2019 Facturacion Supertiendas Olimpica

DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS PARA EL DEPARTAMENTO DE
FACTURACIÓN DE SUPERTIENDAS OLÍMPICA S.A, GAIRA – SANTA MARTA.
Camilo Andrés Oñate Ebratt
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL.
CONTADURIA PUBLICA
SANTA MARTA
2019
DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS PARA EL DEPARTAMENTO DE
FACTURACIÓN DE SUPERTIENDAS OLÍMPICA S.A, GAIRA – SANTA MARTA.
Camilo Andrés Oñate Ebratt
Trabajo presentado como modalidad de grado para optar por el título de

Profesional en Contaduría Pública
Asesora:
Gregoria Polo De Lobaton
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO
INTERNACIONAL.
CONTADURIA PUBLICA
SANTA MARTA
2019
NOTA DE ACEPTACIÓN
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Asesor
________________________________
Evaluador
_________________________________
Evaluador
Santa Marta, D.T.C.H. 16 de julio de 2019.

DEDICATORIA
Los sueños sin metas, son sólo sueños; y te llevarán a desilusiones. Las metas,
son el camino hacia tus sueños; pero no se pueden lograr sin disciplina y
consistencia.
(Denzel Washington)
AGRADECIMIENTOS
A DIOS,
Por darme la sabiduría y fuerzas para terminar mi carrera y lograr mis metas.
A MI FAMILIA,
Por su apoyo incondicional, por brindarme su comprensión y su ayuda en los

momentos más difíciles y sobre todo por ayudarme en todo este proceso
.
A MI TUTORA,
Por guiarme durante todo este proceso y ayudándome con sus conocimientos
para este largo proceso.
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN .............................................................................................................. 8
ABSTRACT ............................................................................................................. 9
0. INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 10
0.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................. 12
Descripción del problema ................................................................................... 12
Pregunta problema ......................................................................................... 13
0.2 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................... 14
0.3 OBJETIVOS ................................................................................................ 15
0.3.1 Objetivo general ........................................................................................ 15
0.3.2 Objetivos específicos ................................................................................ 15
0.4 MARCO REFERENCIAL ................................................................................. 16
0.4.1 MARCO TEÓRICO ................................................................................... 16
0.4.2 MARCO CONCEPTUAL- LEGAL .............................................................. 18
0.5 DELIMITACIÓN ............................................................................................... 19
Delimitación geográfica o espacio temporal ....................................................... 19
Delimitación teórica y sustancial ........................................................................ 19
0.6 METODOLOGIA .......................................................................................... 20
Técnicas para el tratamiento de la información .................................................. 21
Recolección de la información ........................................................................ 21
Análisis de la información ............................................................................... 21
1 DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN ........................... 22
1.1 RAZÓN SOCIAL .......................................................................................... 23
1.2 NATURALEZA ............................................................................................. 23
1.3 MISIÓN ........................................................................................................ 23
1.4 VISIÓN ......................................................................................................... 23
1.5 VALORES .................................................................................................... 24
1.6 ORGANIGRAMA .......................................................................................... 24
1.8 INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO ................................... 26
1.9 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ................................................................. 26
PROCESOS ....................................................................................................... 27
PROCEDIMIENTOS .......................................................................................... 31
2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR .......................................... 54
2.6 DIAGNOSTICO ........................................................................................ 54
2.2 PLAN DE ACCIÓN ....................................................................................... 54
2.3 LOGROS Y LECCIONES APRENDIDAS..................................................... 55
4 CONCLUSIONES ..................................................................................... 57
5 RECOMENDACIONES ................................................................................... 58
6 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS................................................................ 59
7 ANEXOS ......................................................................................................... 60
7.1 Acta de conformidad de la organización. ..................................................... 60
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Valores de la empresa .............................................................................. 24

Tabla 2 Devolución de proveedores ...................................................................... 27
Tabla 3 Aceptación de facturas ............................................................................. 28
Tabla 4 Contabilización de facturas ...................................................................... 29
Tabla 5 Correr procesos causados ....................................................................... 30
RESUMEN
Para las empresas el departamento de facturación presenta una considerable

importancia ya que este se encarga de múltiples actividades como la recolección,
identificación, procesamiento y almacenamiento de información necesaria para
optimizar los procesos financieros de cualquier organización. Por esto es
necesario la implementación de textos o documentos donde se describan de forma
detallada el procedimiento a seguir para cada actividad.
Con base en lo anteriormente mencionado se lleva a cabo el presente trabajo, que

tiene como objetivo final desarrollar un manual de procesos para el departamento
de facturación de la organización “Supertiendas Olímpica S.A” ubicado en el
sector de Santa Marta, Gaira, con el fin de facilitar los procesos de inducción de
los futuros practicantes de esta área.
El trabajo se desarrolló teniendo en cuenta una metodología cualitativa que

permitirá cumplir los objetivos de este proyecto, con base en ellos se argumentará
el marco referencial y se realizará una breve descripción del problema para un
mayor entendimiento por parte del lector.
Palabras claves: Manual, procesos, facturación, empresas.

ABSTRACT
The billing department has a great importance because this is in charge of different
activities like recollection, identification, processing and storage of necessary
information to optimize the financial processes of any companie.
In accordance with the aforementioned, this work is carried out. whose final
objective is to develop a process manual for the invoicing department of the
company "Supertiendas Olimpica S.A" located in the sector of Santa Marta, Gaira.
In order to facilitate the induction processes of future practitioners
The work was developed taking into account a qualitative methodology that will
allow to achieve the objectives of this project, based on which the referential
framework will be argued and a brief description of the problem will be made for a
better understanding by the reader.
Keywords: Manual, processes, billing, companies.

0. INTRODUCCIÓN
En Colombia algunas empresas están obligadas a incluir dentro de su grupo de

empleados a aprendices para los diferentes procesos que allí se realicen, como
reza la ley 789 de 2002 en su artículo 32:
Las empresas privadas, desarrolladas por personas naturales o jurídicas,

que realicen cualquier tipo de actividad económica diferente de la
construcción, que ocupen un número de trabajadores no inferior a quince
(15), se encuentran obligadas a vincular aprendices para los oficios u
ocupaciones que requieran formación académica o profesional metódica y
completa en la actividad económica que desempeñan .
Con base en lo anterior, estas empresas se encuentran en la obligación de

vincular este tipo de personal y brindarle la capacitación necesaria para un óptimo
desarrollo de su etapa practica y por consiguiente brindar un apoyo adecuado a
los procesos del área donde se encuentre. Este tipo de vinculación tiene periodos
establecidos y dependen tanto de la institución que ofrece el capital humano como
de la organización que lo recibirá.
Sin embargo, estos procesos pueden ser demorados debido a la ausencia de

procedimientos detallados que le indiquen al practicante o aprendiz cuáles son sus
funciones dentro del área en el cual se desempeña. Para esto, es necesario la
utilización de un documento donde se describan cada una de las actividades que
se deben realizar según el cargo asignado.
El presente trabajo tiene como finalidad desarrollar este texto o documento donde
se enumeren y describan las diferentes actividades que se deben realizar
específicamente en el área de facturación de la empresa Supertiendas Olimpica
S.A, para agilizar el proceso de adaptación de futuros practicantes.
El trabajo se encuentra dividido en 5 partes, la primera donde se plantea la
formulación del problema, los objetivos, la justificación y el alcance o delimitación
bajo las cuales se desarrolló el proyecto.
La segunda, donde se encuentra el marco referencial, allí se describen los

antecedentes a la situación problemática y se establece el marco conceptual y
teórico los cuales fueron utilizados como eje argumentativo y líneas base para el
desarrollo del trabajo.
La tercera, donde se expone la metodología utilizada por el autor, así como el tipo
de investigación y las diferentes herramientas utilizadas para la recolección de los
datos pertinentes.
En la cuarta y quinta parte se analizan los resultados y se expone una conclusión

para dar como resultado el manual de procesos para el departamento de
facturación de Supertiendas Olímpica S.A que consta de (3) faces las cuales son,
devoluciones a proveedores, aceptación y contabilización de facturas.
0.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Descripción del problema
De acuerdo a lo anteriormente mencionado en la introducción del presente trabajo

la organización Supertiendas Olímpica S.A al ser una empresa privada cuya
actividad comercial es diferente de la construcción está en la obligación de
vincular a un practicante o aprendiz a su grupo de trabajadores. Lo cual, cumple a
cabalidad a través de los convenios que mantiene con las diferentes instituciones
de formación superior de la ciudad de Santa Marta.
El tiempo que se estipula para la realización de esta etapa practica en esta

organización es de seis (6) meses calendario, lo cual permite determinar que
anualmente son vinculados dos (2) practicantes a cada uno de los departamentos
existentes, este proceso de adaptación debe ser ágil no solo para el aprendiz sino
también para la organización cuya actividad depende de un correcto engranaje
entre las diferentes áreas.
Sin embargo, para el área contable de esta organización esta tarea presenta una
constante dificultad por la ausencia de un texto donde se enumeren y describan
las actividades que se deben realizar y en consecuencia facilitar la adaptación del
practicante para afectar en la menor manera posible el cumplimiento de la
actividad comercial de esta organización.
El presente trabajo profundiza la importancia de poseer un documento donde se

describan específicamente las actividades de este departamento por ser una de
las áreas que presenta mayor importancia dentro de las organizaciones. De la
misma forma también plantea los beneficios que abarcan desde un mayor
conocimiento y sentido de pertenencia de los empleados hacia su organización
hasta un aumento en la productividad de los practicantes debido a la disminución
del periodo de inducción.
Pregunta problema
Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado, es necesario establecer una

interrogante que sirva como guía para el desarrollo de esta investigación, en ese
sentido, la pregunta problema sería: ¿Cómo agilizar el proceso de inducción de los
practicantes del área de facturación para no afectar la actividad comercial de
Supertiendas Olímpica S.A.?
Asimismo, se propone resolver algunos interrogantes que surgen al realizar las

preguntas anteriores:
 ¿La elaboración de un manual de procedimientos ayudara a la mejora de

los procesos de aprendizaje?
 ¿Servirá de guía para los practicantes?
 ¿Hay claridad en los aprendizajes por partes de los practicantes?
 ¿Se reducirá el tiempo de inducción y adaptación a el cargo?
0.2 JUSTIFICACIÓN
Este trabajo tiene como fin aumentar la productividad de Supertiendas Olimpica

S.A a través de la implementación de un documento donde se describan de forma
detallada los procesos realizados en el área de facturación, para que de esta
manera la adaptación de los practicantes sea sencilla y eficaz, lo que en
consecuencia permitirá que estas labores sean desarrolladas de la mejor forma
posible.
Desde una perspectiva social este trabajo se hace necesario para facilitar el
proceso de adaptación de los futuros practicantes de esta área en específico. De
esta manera los próximos vinculados podrán cumplir con su etapa practica sin el
traumatismo de tener que memorizar todos los procedimientos dictados en la
capacitación.
Por otro lado, desde una perspectiva académica la enumeración y caracterización

de estas actividades casi mecánicas permitirá identificar en futuras investigaciones
que pasos de cada procedimiento podrían obviarse por ser repetitivos e
innecesarios.
Finalmente, desde una perspectiva empresarial el conocimiento de los

procedimientos de forma detallada y de los pasos que podrían resultar
innecesarios permitirá establecer nuevos procedimientos más eficaces que
mejoren tanto la productividad de la organización como la calidad del servicio.
0.3 OBJETIVOS
0.3.1 Objetivo general
 Elaborar un manual de procesos para el departamento de facturación de la

empresa “Supertiendas Olímpica S.A” ubicado en el sector de Santa Marta,
Gaira.
0.3.2 Objetivos específicos
 Identificar los procesos que se llevan a cabo en el departamento de

facturación.
 Caracterizar los diferentes procesos que se llevan a cabo en el
departamento de facturación.
0.4 MARCO REFERENCIAL
Dado que el objetivo principal del presente trabajo es optimizar los procesos de
inducción del área de facturación de Supertiendas Olímpica S.A es preciso
plantear algunos parámetros que sirvan de eje conceptual y argumentativo del
mismo.
0.4.1 MARCO TEÓRICO
Como se ha expuesto en las paginas anteriores, en Colombia algunas empresas

se encuentran en la obligación de vincular nuevo personal con fines prácticos para
terminar su etapa de formación ya sea superior o técnica. Para esto es necesario
que al igual que con todos los empleados, a estos se les brinde una etapa
inductiva que permitirá su adaptación a las actividades a realizar y por ende al
cargo que se le asignará.
Como plantea Vallejo (2011) los programas de inducción deben incluir:
La información de la organización (historia, misión, visión, políticas,

filosofía, valores, reglamento interno, entre otros). Información del cargo
(mostrarle la importancia del cargo para la organización), presentación de
los compañeros de trabajo y jefes. Entrega del manual de funciones y del
manual de procedimientos y finalmente el entrenamiento en las labores
propias del cargo.
Todos estos aspectos son necesarios para que cualquier empleado, o en este
caso el practicante, se adapte de la mejor manera posible, lo que permitirá no solo
una correcta realización de sus actividades sino una productividad optima por
parte del mismo.
La ausencia de alguno de estos componentes puede ocasionar como plantea

Vallejo (2011
Que cada vez sea más frecuente la rotación y deserción en las
organizaciones y no es por falta de aptitudes o competencias para
desempeñarse eficientemente, sino por la dificultad para adaptarse a las
condiciones de trabajo, a la organización, al cargo, al jefe, a los
compañeros de trabajo o al entorno laboral, lo que a su vez afecta la
productividad, la calidad y la rentabilidad de la organización.
Con base en lo anterior entonces podemos determinar que la productividad, la

eficacia y la calidad del servicio prestado por los trabajadores está relacionado con
su perspectiva de la organización y su interacción con ella, que a su vez mantiene
una estrecha relación con la adaptación del trabajador a su cargo por medio de la
inducción previa.
Componentes como la información de la empresa permiten que este se sienta

identificado con su direccionamiento estratégico, la información del cargo le
permite entender cuál es el objetivo de las funciones que realizará y su
participación dentro del engranaje de la organización.
Por otra parte, la presentación de compañeros de trabajo y jefes le permitirá

conocer la estructura jerárquica y sus posibles colaboradores, además del
ambiente en el que se va a desarrollar. Y, por último, pero no menos importante,
tanto el manual de procedimientos como la capacitación le permitirán entender las
actividades específicas que realizará.
Sin embargo, en algunas organizaciones componentes como el manual de

procedimientos son obviados por tratarse de actividades estandarizadas
aprendidas y transmitidas de un trabajador a otro. Pero, ¿Qué entendemos por
manual de procedimientos o procesos?
Según Franklin (2014), los manuales de procesos “constituyen un documento

técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de
operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en una unidad para la
realización de una función, actividad o tarea específica en una organización”.
Por otra parte, Ceja (1997) plantea que “es un documento que contiene la
descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas”.
Pero la definición más acertada de acuerdo a lo que plantea este trabajo la

expresa Munera (2002) “es la forma en la cual se gestionan, dentro de los
diferentes procesos de la empresa, mecanismos mediante los cuales se pueda
aprovechar de una forma inteligente todo el conocimiento que se maneja en la
organización”.
Basándonos en todas estas definiciones de un manual de procesos se puede

determinar que estos son instrumentos administrativos que apoyan y
complementan los procedimientos y actividades de las diferentes áreas o
departamentos o dependencias de una empresa o institución.
0.4.2 MARCO CONCEPTUAL- LEGAL
Para la presente investigación es necesario definir algunos conceptos que le

permitan al lector ubicarse en las diferentes etapas de la misma, de esta forma no
sólo se entenderá el objetivo de la presente, sino que le permitirá al lector
enriquecer su conocimiento sobre la organización.
Se entenderá como procesos a los mecanismos de comportamiento que diseñan

los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o
eliminar algún tipo de problema.
Por otra parte, se entenderá como manual al “documento que contiene la

descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas”. (Ceja, 1997)
Además, se entenderá como departamento o dependencias a las áreas en las que

se divide una organización para facilitar la especialización en las actividades o
tareas. Así mismo también se entenderá como practicante al estudiante que ha
culminado su etapa teórica y procede a la etapa practica para culminar sus
estudios superiores.
0.5 DELIMITACIÓN
Cabe aclarar que todo trabajo de investigación presenta ciertas limitaciones en

cuanto a extensión, ubicación geográfica y profundidad. Esto puede deberse a
factores ya sea monetarios, de ubicación o de interés del investigador.
A continuación, se plantean las diferentes limitaciones del presente trabajo:
Delimitación geográfica o espacio temporal
Desde el punto de vista geográfico el trabajo será desarrollado en Colombia,

específicamente en el departamento del Magdalena, en la ciudad de Santa Marta
y mediante un estudio de caso a una sucursal de Supertiendas Olimpica S.A. En
cuanto a el espacio temporal, se realizará durante el periodo de prácticas del autor
del trabajo, es decir, seis (6) meses.
Delimitación teórica y sustancial
Para la argumentación de este proyecto se utilizarán trabajos relacionados con el

tema de inducción como el de Vallejo (2010). Por otra parte, algunos que estén
enfocados en procesos, procedimientos y manuales como los de Franklin (2014),
Ceja (1997) y Munera (2002) y también relacionados con el aumento de la
productividad en consecuencia de procesos altamente detallados presentado por
Vallejo (2010). En cuanto a lo sustancial, el trabajo tendrá como resultado la
creación de un documento donde se detallen diferentes procesos dados en esta
área que serán útiles para la organización.
0.6 METODOLOGIA
A continuación, se describe la metodología escogida para darle solución a la

problemática planteada por este trabajo, que está enfocada o encaminada a la
creación de un manual de procedimientos para el área de facturación de
Supertiendas Olimpica S.A ubicada en el sector de Gaira en la ciudad de Santa
Marta.
El presente trabajo se realizó bajo la perspectiva del enfoque cualitativo ya que el

propósito es revisar e interpretar las diferentes actividades realizadas por el
personal del área de facturación.
Además, la selección de este enfoque se refuerza cuando Marshall (2011) y

Preissle (2008) nos plantean que “es recomendable cuando el tema del estudio ha
sido poco explorado” (citado por Hernández, Fernández & Baptista, 2014)
El método aplicado para realizar esta investigación es el de estudio de caso, ya

que, permitió revisar diferentes procesos para conocer su esencia, caracterizarlo y
de esta forma determinar variables como el funcionamiento, organización y
personal involucrado.
Técnicas para el tratamiento de la información
Recolección de la información
La recolección de la información se dará mediante la observación y anotación del

procedimiento de las diferentes actividades que se realizan en el área de
facturación de esta empresa.
Análisis de la información
Con base en lo que plantea Hernández, Fernández & Baptista, (2014)
En el análisis de los datos, la acción esencial consiste en que recibimos

datos no estructurados, a los cuales nosotros les proporcionamos una
estructura. Los datos son muy variados, pero en esencia consisten en
observaciones del investigador y narraciones de los participantes.
Por lo tanto, teniendo en cuenta que el objetivo principal de este trabajo es proveer
un manual de procesos para el área de facturación, después de recolectada la
información a través de la observación, se procederá a organizarla por pasos y
caracterizarla por procedimientos, es decir, cada procedimiento tendrá un
consecutivo de pasos, con sus respectivas herramientas auxiliares para el mejor
entendimiento del lector.
1 DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN
Supertiendas Olímpica S.A era una tienda que le pertenecía a Rafael Cuello Manjarrez,
ubicada en la calle de las vacas, en el centro de barranquilla. El establecimiento era una
tienda de variedades sin mucho futuro. Ricardo Char adquirió el establecimiento en 1953.
Ricardo sufrió un accidente el 30 de julio de 1955, por lo que sus hijos mayores,
Fuad, Farid y Jabib, tomaron el mando del establecimiento, que ya empezaba a
mostrar mejoría en el ámbito comercial. Sin tener experiencia alguna, los jóvenes
decidieron implementar dos políticasː no tendrían precios fijos sin antes
establecerse definitivamente e irían por el cliente, usando todos los medios
posibles.
Este negocio no fue del agrado de Ricardo, por lo que, con el tiempo, el hijo
mayor, Fuad Char decidió abrir una filial llamada XYZ no. 2.4 era una farmacia, ya
que Fuad, que estudiaba medicina en la escuela naval,4 había decidido sacarles
provecho a sus conocimientos.
En 1968, Supertiendas Olímpica incursiona en el mercado de víveres y empieza a

consolidarse en diferentes actividades comerciales, convirtiéndose desde
la década de 1980 en una de las cadenas de supermercados, droguerías y
supertiendas más reconocidas de Colombia.
1.1 RAZÓN SOCIAL
La razón social de la empresa es Supertiendas y Almacenes Olímpica S.A.
1.2 NATURALEZA
Supertiendas y almacenes Olímpica S.A es una cadena de retail más grande de

Colombia con un capital social 100% colombiano. somos reconocidos como una
compañía líder en la comercialización del producto de consumo masivo de óptima
calidad.
1.3 MISIÓN
Somos unas de las empresas compañía líderes en la comercialización de producto

de consumo masivo de óptima calidad a través de una cadena privada de
droguerías, superdroguerias, supertiendas y superalmacenes, orientada a
satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad ofreciendo un buen servicio
y los mejores precios , con el respaldo del talento humano compromiso y
capacitación integral , con la confianza de sus proveedores y un avanzado
desarrollo tecnológico procurando el bienestar de la sociedad.
1.4 VISIÓN
Ser una de las compañías líderes con el más alto nivel de competitividad y
eficiencia en la comercialización de producto de consumo masivo de optimas
calidad a través de una cadena claramente diferencia de droguerías, combinación
de supermercados y droguerías, tiendas de convivencia y almacenes, orientadas a
satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad colombiana, ofreciendo el
mejor servicio del mercado, los mejores precios y la mejor disponibilidad de
producto.
1.5 VALORES
Tabla 1 Valores de la empresa
Compromiso Comunicación
• Cumplir con empeño lo prometido • capacidad de apertura, interacción
en bien de todos, procurando más y dialogo con otros, aptitud para
allá de lo pactado. trasmitir ideas, información a
conocimiento en formas sincera, en
búsqueda de resultados.
Servicio Trabajo en equipo

• Satisfacer las expectativas de los • Participar en grupo con el objetivo
demás ante nuestro trabajo. común, interactuando con los
demás para el beneficio de todos
Fuente: Elaboración propia.
1.6 ORGANIGRAMA
SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLÍMPICA S.A., trata datos personales de sus

grupos de interés en ejecución de su objeto mercantil consistente principalmente
en la comercialización de productos de consumo masivo.
Los datos personales en custodia de SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS

OLÍMPICA S.A., en su condición de responsable y/o Encargado según el caso,
serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes
colombianas y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos
personales. En consecuencia, serán tratados conforme las siguientes finalidades
de carácter general:
 Para la comercialización de productos de consumo masivo dentro y fuera
de Colombia, sin perjuicio de otros servicios y/o actividades conexas y
complementarias a estos.
 Para el cumplimiento de las obligaciones y/o compromisos derivados de las
relaciones, contractuales o no, existentes con sus grupos de interés.
 Para el cumplimiento de las obligaciones legales que involucren datos
personales de sus grupos de interés.
 Para la gestión comercial y relacionamiento con sus grupos de interés.
 Para comunicar a sus grupos de interés información sobre sus productos,
servicios, publicaciones, eventos, actividades y comunicaciones
comerciales asociada a su actividad empresarial, sea que se realice de
manera directa o no.
 Para desplegar hacia sus grupos de interés actividades de responsabilidad
social empresarial.
 Para gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de
información en custodia de la organización.
 Para el relacionamiento entre sus grupos de interés y sus empresas
vinculadas o aliadas con el fin de compartir información comercial y
actividades de estas en el marco de un interés legítimo.
En cada proceso empresarial, y acorde con los datos personales recolectados y

tratamientos a realizar, en el respectivo aviso de privacidad se informarán de
forma previa las finalidades particulares; nombre o razón social y datos de
contacto del responsable o encargado del tratamiento, si el tratamiento se
efectuará por un encargado, caso en el que tal encargado estará bajo la dirección
de SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLÍMPICA S.A.
Los derechos que le asisten al titular y los mecanismos dispuestos por

SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S.A. para dar a conocer las
políticas de privacidad. Así mismo, cumpliendo las normas vigentes, se informa
que los datos personales podrán ser tratados directamente y/o a través de
terceros, en condición de encargados del tratamiento de datos, en centros de
datos ubicados dentro o fuera de Colombia, en territorios como Estados Unidos,
Europa, Latinoamérica u otros territorios.
1.8 INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO
EMPRESA: Olímpica S.A

DIRECCION: Olímpica Gaira Cra 13#64 Gaira, santa marta, Colombia
TELEFONO: 4236327
JEFE INMEDIATO: Carlos romero

CARGO: Gerente
TELEFONO: 3127845397
1.9 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
Descrito tanto la actividad comercial como la estructura de esta organización se

procede a la descripción de los procesos y procedimientos. Primero se
enumerarán los pasos a realizar en cada uno y después se presentará de forma
explícita la descripción del proceso.
Durante el tiempo de practica del autor en el departamento de facturación de la

empresa Supertiendas Olímpica S.A Gaira, Santa Marta desarrolle (3) procesos
que son:
 Devoluciones de proveedores
 Aceptaciones de facturas
 Contabilización de facturas
PROCESOS
Tabla 2 Devolución de proveedores
SUPERTIENDAS OLIMPICA S.A

SEDE GAIRA, SANTA MARTA
DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN
PROCESO: DEVOLUCIÓN DE PROVEEDORES
INFORME SOBRE PRODUCTOS PARA DESCUENTOS MERCANCIA PARA

DEVOLUCIÓN DEVOLVER DEVOLVER
ADMINISTRADOR
Crear usuario
JEFE DE RECIBO
PRACTICANTE
Encargado de
Establecer
delegar
productos a
funciones y
devolver
verificación.
PRACTICANTE
Elaborar la
respectiva relación PRACTICANTE
PRACTICANTE
con los productos
Enviar e
Verificar y
imprimir las
contabilizar la
devoluciones
devolución
para su entrega.
PRACTICANTE
Archivar el
documento con
su respectivo
número de orden
y contabilización
Fuente: elaboración propia (2019)

Tabla 3 Aceptación de facturas

PROCESO: ACEPTACIÓN DE FACTURAS
CONDICIONES DE LA INFORMACIÓN DE FACTURAS PAGOS

EMPRESA
ADMINISTRADOR PRACTICANTE
Crear usuario Verificar las facturas
PRACTICANTE
Establecer si la factura
cumple con las leyes
correspondientes.
PRACTICANTE
Establecer si la factura
cumple con las leyes
correspondientes.
PRACTICANTE
Establecer si la factura PRACTICANTE

cumple con las leyes Enviar a su respectiva
correspondientes. liquidación
LIQUIDACIÓN
Contabilizar y pagar.
Fuente: elaboración propia (2019)

Tabla 4 Contabilización de facturas

PROCESO: CONTABILIZACIÓN DE FACTURAS
INFORMACIÓN DE REGISTRO Y COMPROBANTES PAGOS

FACTURAS EXAMINACIÓN
PROVEEDOR RECIBO
Enviar facturas a Aceptar facturas

cliente si tiene todas las
condiciones
PRACTICANTE
PRACTICANTE Contabilizar la
Recibir facturas factura ya sea
y mercancías. manual o por radio
frecuencia.
PRACTICANTE
Enviar a
facturación para
su liquidación y
pronto pago.
LIQUIDACIÓN
Liquidación y
pagos de
factura.
Fuente: Elaboración propia (2019)

Tabla 5 Correr procesos causados
Correr procesos causados
Verificar Correr procesos Contabilizar
Fuente: Elaboración propia.

PROCEDIMIENTOS
Devoluciones
Fuente: captura de pantalla de software SAP.
Se ingresa al software que se usa en la compañía con el usuario respectivo.

Luego de ingresar al programa, se abre la página de inicio donde se encuentran

todas las transacciones utilizadas.
Fuente: Captura de pantalla de software SAP.
Se va a búsqueda y se escribe la transacción me21n, que es en la cual se hará la

respectiva devolución del proveedor.
Dentro de la respectiva transacción, se dirige a la parte superior, se escoge la

transacción zpde y se coloca el número que le es asignado al proveedor.
Ahora se ingresan los productos por sus respetivos códigos de barra o códigos
SAP.
Luego que esta creada la orden con los respectivos productos, se da clic en
guardar y automáticamente se generará un número material, lo que permite llevar
el respectivo control de cada una de las devoluciones del negocio
Luego se imprimen las devoluciones y se le entrega una a el proveedor o persona

encargada de llevar la devolución. se imprimirán 2 hojas una queda en el negocio
firmada por el que se lleva la mercancía y la otra se la lleva el responsable de la
devolución.
Luego, se vuelve a inicio de la página donde se coloca la transacción migo en la

cual vamos a contabilizar la devolución que se le acaba de hacer a el proveedor.
Dentro de la transacción migo se busca nota de entrega y se coloca el número

material que arrojó en la transacción me21n, ahí mismo arrojará todos los ítems
que se le descontaran a el proveedor.
Después se vuelve de nuevo a la página de inicio y se busca la transacción me22n

donde se va a cambiar el estado a la devolución para archivar.
Ya acá en la transición me22n se llama a la devolución con su respectivo número

material el cual arroja la información de cuando se creó la devolución.
Dentro, se dirige a versiones, ubicados en “versiones” se escoge donde dice

status se pone el número 1, luego se dirige a “versiones” y se escoge estado 4,
que significa retirada por el proveedor, y en test se coloca el nombre de la persona
que recoge el producto y la placa del carro de la persona que recogió la
mercancía.
Aceptación de facturas
Se ingresa al sistema SAP y se busca la transición me2n.

Dentro de la transición me2n, se coloca el numero material que trae la respectiva

factura, el cual colocamos documento material.
Después arroja el numero material de la factura y se visualiza con doble clic en el

número material.
Ya que esta el número de pedido se verifica que todavía este activo y no tenga
ítems erróneos, se procede a imprimir la orden de compra de la respectiva factura.
Contabilización de facturas
Para la contabilización de factura de usan dos métodos los cuales son recibir la
mercancía de forma manual y la otra manera, es con una radiofrecuencia que
tiene el programa instalado en ella, acá se definirán cada uno de estos
procedimientos.
Se ingresa el usuario que fue asignado por la compañía.

Dentro del programa se busca la transición migo, la cual se utilizará para

contabilizar las facturas.
Cuando se ingresa a la transición migo, lo primero que se realiza es digitar el

número de material de la orden de compra la cual se imprime en la verificación y
aceptación de la factura.
Luego que ya se ingresa el numero material se debe seleccionar los ítems que
llegaron con la respectiva factura modificando o corrigiendo las cantidades que se
pidieron, después se ingresa el número de la factura y se le da clic en contabilizar.
Después de contabilizar arrojará un numero material que se anota en la factura

para llevar el registro de su contabilización.
Se regresa a la página de inicio y se busca la transición me22n para verificación

de los productos y verificar si los saldos son correctos.
Se escoge la barra que dice status que muestra las unidades escogidas y se
verifica con la factura cuantas unidades llegaron y cuantas se contabilizaron.
2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR
2.6 DIAGNOSTICO
Actualmente la empresa Supertiendas Olímpica S.A cuenta con un departamento

de facturación la cual les da a estudiantes de carreras profesionales la oportunidad
de realizar sus prácticas.
Durante el tiempo del autor en el departamento de facturación se encontró que las

inducciones no tienen un tiempo promedio en el cual los estudiantes puedan
aprender todos los pasos correspondientes para sus respectivas labores a
realizar, con la creación de este manual se busca la implementación de este,
como guía para los futuros practicantes que realicen estas labores.
La propuesta de valor de este trabajo radica en la oficialización de estos pasos

anteriormente detallados como manual de procesos del área de facturación que
gracias al ejercicio de observación y a la experiencia obtenida en el periodo de
prácticas se pudo obtener. Esto permitirá como se ha recalcado en el desarrollo
del trabajo la adaptación eficaz de los futuros practicantes a esta área y
específicamente a estas actividades que allí se describen para afectar de la menor
manera posible la actividad comercial de esta empresa.
2.2 PLAN DE ACCIÓN
Durante la realización de este manual fueron planteadas las siguientes etapas:
 Identificar la falta de procedimientos y acompañamientos del proceso de

inducción en donde reposan las funciones y que haceres del practicante.
 Diseño de un modelo o documentos de los procesos, actividades y
procedimientos a realizar.
 Elaboración de un manual de procedimientos del departamento de
facturación de la empresa XYZ S.A Gaira Santa Marta
2.3 LOGROS Y LECCIONES APRENDIDAS
 Diseño de procesos.
 Elaboración de un manual que contenga los procesos y actividades a
realizar y que esté dirigido a los futuros practicantes de la empresa
Supertiendas Olimpica S.A Gaira, Santa Marta.
 El acompañamiento de los practicantes durante los procesos de inducción y
durante el tiempo de las practicas.
 La importancia de tener un documento donde se encuentren plasmados
cada uno de los procedimientos y actividades que realiza el practicante
durante su periodo de práctica.
3 LIMITACIONES
Durante la elaboración del manual de procedimientos para el área de facturación

de Supertiendas Olimpica S.A se encontraron las siguientes limitaciones:
 No se encontró ningún manual donde se detallen los procedimientos y

actividades a realizar, por eso el aprendizaje es más lento.
 El acceso a la información del manual estaba restringido, ya que solo los

gerentes y administradores era las personas con este tipo de información.
 También se encontró que el tiempo de inducción es corto y el practicante no

presenta un amplio nivel de conocimiento sobre las labores que realizará.
4 CONCLUSIONES
Los manuales de procesos son de gran importancia para el conocimiento y buen

funcionamiento de los distintos departamentos de una organización, permiten
conocer de forma detallada tanto las actividades a realizar como los responsables
de las mismas.
Por otra parte, también podemos determinar, que el mejor complemento de una
inducción es un texto donde se presenten cada uno de los procesos y labores del
aspirante al cargo, esto se convertirá en una herramienta útil tanto para la persona
como para la organización.
Así mismo, con base en lo anterior se puede decir que cuando se elabora un
manual de procedimientos, se busca revisar, detallar y caracterizar todas las
actividades realizadas no solo por los practicantes sino también por empleados
regulares esto significa que los trabajadores conocerán cuáles son sus funciones y
responsabilidades con mayor profundidad.
Gracias al proceso de elaboración del presente manual como opción de grado se

busca no solo la rápida adaptación de los practicantes al cargo, sino también la
menor afectación posible de las actividades de la organización, producto de una
inducción superficial.
5 RECOMENDACIONES
Le recomendamos a la empresa Supertiendas Olímpica S.A Gaira Santa Marta en

su departamento de facturación hagan uso de este manual el cual está diseñado a
los futuros practicantes el cual contiene todos los procedimientos a realizar en sus
actividades durante el proceso de prácticas.
Mediante esta implementación los procesos de inducciones serán más eficiente y

tendrán un mejor acompañamiento durante sus prácticas ya que este manual sirve
como guía durante todo este proceso, el uso del mismo reducirá el tiempo de
aceptación del practi
6 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Vallejo, O. (2011). Adaptación laboral: Factor clave para el rendimiento y la

satisfacción en el trabajo. Cultura, Educación y Sociedad. Vol 2 (1), pp 171-
176. Recuperado desde:
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Hernández, S. R., Fernández, C. C. & Baptista, L. M. (2014). Metodología de la

Investigación, sexta edición. México D.F: Mcgraw-Hill.
Congreso de Colombia, (27 de diciembre de 2002). Artículo 32, EMPRESAS

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Deming, W., Karatsu, J., & Ohmae, K. &. (s.f.). Manual de procesos y
procedimientos (guía básica). Recuperado desde:
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Franklin. (2014). Manuales administrativos. Recuperado desde:

https://educativopracticas.files.wordpress.com/2014/05/manualesadministrat
ivos.pdf
(Preissle, 2008)
(Cejas, 1997)
(Marshall, 2011)
(Munera, 2002)
7 ANEXOS
7.1 Acta de conformidad de la organización.

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DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCESOS PARA EL DEPARTAMENTO DE

FACTURACIÓN DE SUPERTIENDAS OLÍMPICA S.A, GAIRA – SANTA MARTA.

Camilo Andrés Oñate Ebratt

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Camilo Andrés Oñate Ebratt

Trabajo presentado como modalidad de grado para optar por el título de

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA

Santa Marta, D.T.C.H. 16 de julio de 2019.

Por su apoyo incondicional, por brindarme su comprensión y su ayuda en los

Tabla 1 Valores de la empresa .............................................................................. 24

Para las empresas el departamento de facturación presenta una considerable

Con base en lo anteriormente mencionado se lleva a cabo el presente trabajo, que

El trabajo se desarrolló teniendo en cuenta una metodología cualitativa que

Palabras claves: Manual, procesos, facturación, empresas.

Keywords: Manual, processes, billing, companies.

En Colombia algunas empresas están obligadas a incluir dentro de su grupo de

Las empresas privadas, desarrolladas por personas naturales o jurídicas,

Con base en lo anterior, estas empresas se encuentran en la obligación de

Sin embargo, estos procesos pueden ser demorados debido a la ausencia de

La segunda, donde se encuentra el marco referencial, allí se describen los

En la cuarta y quinta parte se analizan los resultados y se expone una conclusión

Descripción del problema

De acuerdo a lo anteriormente mencionado en la introducción del presente trabajo

El tiempo que se estipula para la realización de esta etapa practica en esta

El presente trabajo profundiza la importancia de poseer un documento donde se

Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado, es necesario establecer una

Asimismo, se propone resolver algunos interrogantes que surgen al realizar las

 ¿La elaboración de un manual de procedimientos ayudara a la mejora de

Este trabajo tiene como fin aumentar la productividad de Supertiendas Olimpica

Por otro lado, desde una perspectiva académica la enumeración y caracterización

Finalmente, desde una perspectiva empresarial el conocimiento de los

0.3.1 Objetivo general

 Elaborar un manual de procesos para el departamento de facturación de la

0.3.2 Objetivos específicos

 Identificar los procesos que se llevan a cabo en el departamento de

0.4.1 MARCO TEÓRICO

Como se ha expuesto en las paginas anteriores, en Colombia algunas empresas

Como plantea Vallejo (2011) los programas de inducción deben incluir:

La información de la organización (historia, misión, visión, políticas,

La ausencia de alguno de estos componentes puede ocasionar como plantea

Con base en lo anterior entonces podemos determinar que la productividad, la

Componentes como la información de la empresa permiten que este se sienta

Por otra parte, la presentación de compañeros de trabajo y jefes le permitirá

Sin embargo, en algunas organizaciones componentes como el manual de

Según Franklin (2014), los manuales de procesos “constituyen un documento

Pero la definición más acertada de acuerdo a lo que plantea este trabajo la

Basándonos en todas estas definiciones de un manual de procesos se puede

0.4.2 MARCO CONCEPTUAL- LEGAL

Para la presente investigación es necesario definir algunos conceptos que le

Se entenderá como procesos a los mecanismos de comportamiento que diseñan

Por otra parte, se entenderá como manual al “documento que contiene la

Además, se entenderá como departamento o dependencias a las áreas en las que

Cabe aclarar que todo trabajo de investigación presenta ciertas limitaciones en

A continuación, se plantean las diferentes limitaciones del presente trabajo:

Delimitación geográfica o espacio temporal

Desde el punto de vista geográfico el trabajo será desarrollado en Colombia,

Delimitación teórica y sustancial

Para la argumentación de este proyecto se utilizarán trabajos relacionados con el

A continuación, se describe la metodología escogida para darle solución a la

El presente trabajo se realizó bajo la perspectiva del enfoque cualitativo ya que el

Además, la selección de este enfoque se refuerza cuando Marshall (2011) y

El método aplicado para realizar esta investigación es el de estudio de caso, ya

La recolección de la información se dará mediante la observación y anotación del

Con base en lo que plantea Hernández, Fernández & Baptista, (2014)

En 1968, Supertiendas Olímpica incursiona en el mercado de víveres y empieza a