PMO de la Empresa Spectra Ingenieria

TATIANA ALEJANDRA CARDENAS GONZALEZ

JHOAN FELIPE LARA VARGAS
FABIO ANDRES MUÑOZ CERON
DIEGO FERNEY MARIACA CAMPO

Profesor Ing. Carlos Humberto Gómez

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE POCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERIA, DPTO. OPERACIONES Y SISTEMAS
SANTIAGO DE CALI
2023

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Contenido
INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3
1. Spectra Ingeniería .................................................................................................................. 4
1.1. Quienes Somos ................................................................................................................ 4
1.2. Reseña Histórica .............................................................................................................. 4
1.3. Misión y Visión de la Organización ............................................................................... 5
2. PMO de Control de Spectra Ingeniería ............................................................................. 5
2.1 Objetivos de la PMO ............................................................................................................. 5
2.2. Misión de la PMO ................................................................................................................. 5
2.3. Visión de la PMO .................................................................................................................. 5
3. Portafolio de Proyectos de la PMO.................................................................................... 6
3.1 Cantidad de portafolios que administra, como los selecciona? Ejemplo ..................... 6
4. Administración de los programas ..................................................................................... 6
¿Cantidad de programas que administra, como los selecciona? Ejemplo.......................... 6
5. Administración de los Proyectos ....................................................................................... 7
¿Cantidad de proyectos que administra, como los selecciona? Ejemplo ........................... 7
6. Estándar del Mercado ........................................................................................................... 7
7. Tipo De PMO ............................................................................................................................ 8
8. Ubicación de la PMO en la Estructura Organizacional ................................................ 8
9. Tipo de Servicios que presta la Organización ................................................................... 8
10. Software que se utiliza para la administración de la gestión corporativa
proyectos.......................................................................................................................................... 9
11. Métricas que se utilizan para monitorear y control de proyectos, programas,
portafolios y PMO. ......................................................................................................................... 9
12. Fortalezas y debilidades de la PMO.................................................................................. 10
Conclusiones................................................................................................................................. 11

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 INTRODUCCION

La PMO actualmente a nivel nacional e internacional ha tomado gran importancia

en las organizaciones ya que se encargan de la gestión y la centralización de los
proyectos y de garantizar que estos se realicen de la manera más ágil y que genere
valor agregado a la compañía. Es por eso que uno de los pilares esenciales en la
formación del PMO es la aplicación de metodologías y herramientas gerenciales
usadas para la administración y gestión de proyectos para hacerlo los PMO se
basan en estándares internacionales como el establecido por el Project
Management Institute (PMI), que les permite iniciar y finalizar proyectos ejecutando
satisfactoriamente cada uno de los procesos del ciclo de vida. En el siguiente trabajo
emplearemos la PMO de control como desarrollo y ejecución de la oficina de
Spectra ingeniería.

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 PMO Torre de Control de la Empresa Spectra Ingeniería

1. Spectra Ingeniería
1.1. Quienes Somos
Spectra ingeniería es una empresa enfocada en soluciones de tecnología e
información, seguridad electrónica y Redes de Comunicación, conformada por
ingenieros y técnicos altamente calificados y especializados en cada una de las
áreas que actualmente se desarrollan.
1.2. Reseña Histórica
Para el año 2003 fue Spectra ingeniería limitada, por el ingeniero electrónico
Mauricio Alberto Zuluaga, en la ciudad de Cali, Spectra nace como un sueño que
tenía el señor Mauricio con el objetivo de prestar un servicio de calidad en la
integración de sistemas de seguridad. Para el año 2005 Spectra pasa a hacer
conformada por 3 socios. En el año 2007 Spectra ingeniería le es adjudicado un
proyecto de seguridad electrónica para el puerto de buenaventura, el cual es de
gran importancia para la compañía, ya que este permite el crecimiento de la
compañía. En el año 2008 sigue el crecimiento de la compañía, adjudicándose un
contrato de actualización del sistema de control de acceso y la ampliación del
sistema de CCTV para la sociedad portuaria regional de buenaventura s.a. para el
año 2012 Spectra ingeniería, abre una oficina en Panamá, paralelamente empieza
la construcción de su nueva sede en la ciudad de Cali. Para el año 2016 Spectra
ingeniería es reconocida como la empresa #1 en integración en sistemas de
seguridad electrónica en la región andina según la revista ventas de seguridad. Este
mismo año es inaugurada el edificio de Spectra ingeniería, nueva sede de la
compañía, ubicada en el norte de la ciudad. Para el año 2017 la empresa Bosch
otorga a Spectra un reconocimiento al mejor proyecto Bosch Smart Awards, por el
proyecto de CCTV en el aeropuerto internacional El Dorado, este mismo año
Spectra ingeniería amplía su cobertura en las ciudades de Bogotá, El eje Cafetero,
Buenaventura, Cali y Sur Occidente, costa atlántica y Ciudad de Panamá. En el año
2018 Spectra ingeniería es reconocida como la empresa integradora #1 de la
Región Andina Y #2 en la Región Centroamérica y el Caribe por la revista Ventas
de Seguridad. Para el año 2021 Spectra vuelve a ser reconocida como la empresa
integradora #1 de la Región Andina por la revista Ventas de Seguridad. En el año
2022 Spectra vuelve a ser reconocida como la empresa integradora #1 de la Región
Andina por la revista Ventas de Seguridad.

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1.3. Misión y Visión de la Organización

1.3.1. Misión Organizacional

Establecer sistemas integrales de seguridad electrónica, soluciones de tecnología
de la información y redes de comunicación, cumpliendo a cabalidad con los
compromisos adquiridos con nuestros clientes, haciendo uso de tecnologías de
vanguardia que permite brindar un producto y servicio de alta calidad, logrando que
la compañía se mantenga en el mercado y garantice el crecimiento humano y
profesional de sus colaboradores.
1.3.2. Visión Organizacional
Para el año 2026 nos consolidaremos como una empresa líder en la integración de
tecnologías innovadoras, aportando al desarrollo económico y social en Colombia.

2. PMO de Control de Spectra Ingeniería

La oficina de gestión de proyectos tiene como objetivo brindar apoyo, soporte y
dirección para administrar eficientemente el portafolio de proyectos de SPECTRA
Ingeniería, brindando herramientas, técnicas, conocimiento y procesos en gerencia
de proyectos, que permitan gestionar su alcance, tiempo, costo, calidad, recursos,
comunicaciones, riesgos, adquisiciones e interesados con el fin de tener
oportunamente las métricas del proyecto para tomar decisiones que aumenten o
mantengan su probabilidad de éxito, adicional del seguimiento de cada uno de las
tareas efectuada por los diferentes líderes asignados a los proyectos.
Los proyectos se gestionan a través de la “POE” (procedimiento operativo
estandarizado), para obtener un proyecto que cumpla con las expectativas del
cliente y de la organización, en cuanto a la planeación, ejecución, control y cierre, y
rentabilidad
2.1 Objetivos de la PMO
El objetivo general de tener una PMO es brindar apoyo, soporte y dirección
mejorando me la gestión de proyectos de la empresa y estandarizar metodologías,
procesos y herramientas que se usan en la gestión de los proyectos
2.2. Misión de la PMO
Mantener la coherencia en los proyectos organizacionales, sin perder el objetivo del
negocio, suministrando el apoyo necesario en la dirección de proyectos.
2.3. Visión de la PMO
Para el año 2026, tener una PMO de control consolidada y robusta que garantice el
éxito de los proyectos, y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la
compañía en la integración de tecnologías.

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3. Portafolio de Proyectos de la PMO
Nuestro Portafolio de Proyectos está Conformados por dos sub-portafolios
relacionados con seguridad Electrónica y otro de Tecnologías de la Información,
donde se facilita la entrega de los proyectos a nuestros clientes y sus necesidades,
como se muestra en imagen 1. Portafolio de la PMO, a su vez se relaciona dos tipos
de proyectos que no están dentro de estos sub-portafolios.
Cada uno de estos proyectos nacen de un requerimiento, una necesidad que
presenta el cliente mediante una ficha TDI “toma de dato inicial”, en donde se
establece los requerimientos para realizar la modelación y el diseño de lo que se
requiere para dimensionar el proyecto, ya que un sistema cerrado de tv no será igual
para un cliente de la alcaldía de Santiago de Cali, que una Pyme, por tanto ambas
requieren un diseño, costos y alcances distintos a pesar de que sean del mismo
portafolio.

Imagen 1. Portafolio de la PMO

3.1 Cantidad de portafolios que administra, como los selecciona? Ejemplo
En nuestro Portafolio de Proyectos se administran dos Sub-portafolios uno de
Tecnologías de Seguridad Electrónica y Otro de Tecnologías de la información, por
ejemplo, dentro del proyecto de Seguridad Electrónica tenemos Proyectos de
control de Acceso, Proyectos de sistemas de Detección de intrusos

4. Administración de los programas

¿Cantidad de programas que administra, como los selecciona? Ejemplo

Dentro de nuestro portafolio no se establecen programas entendiendo que son la
agrupación de aquellos proyectos que apuntan a la solución o satisfacción de un
mismo Fin, y el caso de spectra el desarrollo por ejemplo de una alarma contra

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incendio al implementarse, no esta a su vez cumpliendo con el mismo fin de un
proyecto de control de acceso a pesar de esta en el mismo subportafolio ya que son
dos sistema distintos, con un fin diferente e independientes; o en otras palabras el
proyecto Detección de incendios no tiene un objetivo trazado que aporte al
programa de control de acceso o el programa de CCT.

5. Administración de los Proyectos

¿Cantidad de proyectos que administra, como los selecciona? Ejemplo
En nuestro Portafolio se desarrollan 10 tipos de proyectos en los cuales hay 4 que
se agrupan en el portafolio de Seguridad Electrónica y tres que se agrupan en el
portafolio de Tecnologías de la información, hay dos tipos de proyectos que se
manejan individual los cuales son proyectos de eficiencia Energética y Proyectos de
automatización de Edificio. Adicional dentro de estos portafolios los proyectos
pueden ser de grandes cuentas o pequeñas cuentas dependiendo del costo por la
magnitud del diseño y de los equipos a utilizar es decir que depende los
requerimientos del cliente.

6. Estándar del Mercado

Dentro del estándar de mercados que le aplica a la Pmo establecida en la
organización Spectra Ingeniería, se consideró que son los siguientes:
Para establecer bases como herramientas y metodologías para Manejo y poyo de
la gestión de proyectos se considera guias del PMI :
 La Guía PMBOK® – Septima Edición, ya que es una guía para el
conocimiento de la gestión de proyectos (PMBOK® Guide) es la publicación
insignia de PMI y es un recurso fundamental para la gestión eficaz de
proyectos en cualquier industria.

 El Estándar para la Dirección de Portafolios – Cuarta Edición Es una

referencia importante para los directores de portafolios, así como para
directores de proyectos y programas – sin importar la industria o el enfoque
del proyecto.

Y otra que consideramo nos puede ayudar en la guía de elementos ensenciales

para ejecutar proyectos es:

 El PRINCE2 ® Gestión de proyectos ya que proporciona una guía que brinda

a las personas y organizaciones los elementos esenciales para ejecutar un
proyecto, PRINCE2 es fácil de aprender y es un método flexible que se puede
adaptar a todo tipo de proyecto.

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Ambas son una buena guía para una PMO, que apena está iniciando y espera
alcanzar madurez suficiente para llegar a ser un PMO Directiva.

7. Tipo De PMO
Es una PMO de Control, ya que desde ella se brindará soporte e información
requerida de las necesidades de los clientes o información del caso de negocio
estudiado para el proyecto, por otro lado se dará apoyo y dirección en la gestión de
proyectos que suministrara las herramientas; Formulario, plantillas y definición de la
metodología a implementar.
La PMO de control es aplicada en la organización donde se busca tener un cierto
control sobre sus actividades, procedimientos y documentación que permita
estandarizar los procesos y cumplir el objetivo estratégico de la organización.
No lo consideramos Directiva por el grado de madurez que tendría la oficina dentro
de la organización.

8. Ubicación de la PMO en la Estructura Organizacional

9. Tipo de Servicios que presta la Organización

Spectra Ingeniería es una empresa enfocada en soluciones de tecnologías de
Información, Seguridad electrónica y Redes de Comunicación y dentro de los
servicios que ofrece de acuerdo a su capacidad y alcance son:
Seguridad Electrónica
 Automatización de Edificios
 Circuito Cerrado de Televisión
 Control de Acceso

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  Sistemas de Detección y Extinción de Incendios
 Sistemas de Detección de Intrusos
 Soluciones Audiovisuales
 Seguridad Ciudadana
 Ciudades Inteligentes

Diseño, Mantenimiento y Consultoría

 Diseño sistemas de seguridad.
 Mantenimiento de redes de comunicaciones y sistemas de seguridad
Tecnologías de la información
 Seguridad Informática
 Servidores y Sistemas de Almacenamiento
 Data center
 Gestión Documental

10. Software que se utiliza para la administración de la gestión corporativa

proyectos
Para la gestion del Proyecto se manejará el software de asana el cual nos permitirá
establecer y visualizar el flujo de trabajo, el cronograma, tablero con información de
estado de los proyectos de los portafolios, gestionar recursos, automatizar y integrar
aplicaciones.
Para la gestión de las actividades de los proyectos se manejara el software conocido
como Trello (propiedad de Atlassian) ya que es un software de gestión de proyectos
estilo tablero Kanban, y actualmente la compañía viene gestionando sus proyectos
mediante el uso de tarjetas de informacion en un tablero como un kanban de seguimiento
por tanto seria un cambio menos brusco para la operación. En Trello, se almacenarian las
tareas de los proyecto en tableros etiquetados con un tema general. Por ejemplo, podemos
tener un tablero para las tareas “No iniciadas”, “En progreso” y “Finalizadas”. Por otro lado
la configuración facilita el seguimiento del progreso del proyecto de un tablero a otro, lo cual
es útil cuando necesitas una herramienta simple para proyectos pequeños.

11. Métricas que se utilizan para monitorear y control de proyectos,

programas, portafolios y PMO.
Las métricas que se ajustan a nuestra PMO son:
Métricas de portafolio: nos facilita como métricas de seguimiento y de control, para
evaluar el progreso hacia los objetivos que establece la metodología, dentro de la
organización.

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Métricas de oficina de proyectos: se usa la métrica de gestión de proyectos ya que
se ajusta a cualquier tipo de variable que pueda ser usada para medir el desempeño
de los artefactos del proyecto que sea importante y queramos controlar.
Métricas de tiempo y cronograma: la métrica nos ayuda a tener control y medir los
tiempos que se deben trazar para satisfacer las necesidades del cliente, y obtener
resultados óptimos al inicio de la gestión del proyecto, que inicia desde la gestión
de cuentas, aplicando el cronograma de Gantt.
Métricas de costos: debemos tener medidas de los costos operativos del negocio
para así medir desde el inicio el presupuesto que se ajustó a la dimensión del
proyecto a ejecutar.

12. Fortalezas y debilidades de la PMO

Las fortalezas en una PMO de control brindan a la empresa tres grandes áreas:
 Introducir mejoras en el Gobierno Corporativo, ya que facilita la toma de
decisiones y control organizando los proyectos en un subportafolio
priorizado.
 Optimizar la Estructura Organizacional, definiendo asignaciones de recursos,
roles y responsabilidades de forma clara y equilibrada.
 Incorporar mejoras en la Medición y Seguimiento de Proyectos, proveyendo
de herramientas adecuadas para definir metas comunes y evaluar de manera
objetiva el desempeño y beneficios que cada proyecto aporta a la empresa.
Las debilidades son:
Rigidez: La PMO de control puede ser vista como demasiado rigurosa, ya que puede
requerir que los equipos sigan estrictamente los procesos y estándares
preestablecidos, lo que puede limitar la flexibilidad y creatividad necesarias para
adaptarse a situaciones imprevistas que se solucionaban de manera no metódica.
Falta de propiedad del proyecto: La PMO de control puede crear una cultura de
dependencia, en la que los equipos se vuelven dependientes de la PMO para la
toma de decisiones. Esto puede disminuir la propiedad y responsabilidad del equipo
del proyecto y, en última instancia, afectar negativamente el éxito del proyecto.

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 Conclusiones
Finalmente podemos concluir que el desarrollo de esta Pmo, permitirá a la
organización Spectra Ingenieria poder aumentar las garantías del cumplir con
eficiencia y efectividad los proyectos establecidos con un alto grado de satisfacción
en el servicio brindado logrando asi ganar mercado y posicionarse en el tiempo
como lo ha establecido en su visión al futuro de esta manera le genera valor y
cumplimiento a los objetivos estratégicos.

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