PROCESO

Código: VN-PR-PO-02
Rev. 0
INCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE NOTAS Fecha Rev.: 12-07-22

Rev. Fecha Identificación de cambios en el documento y justificación

0 12-07-22 Documento Inicial.

UCB SC Página 1 de 7
Cualquier copia impresa sin sello, copia electrónica o reproducción de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”
 PROCESO
Código: VN-PR-PO-02
Rev. 0
INCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE NOTAS Fecha Rev.: 12-07-22

1. Objetivo
Establecer las actividades, responsabilidades y controles para la inclusión y/o modificación de
notas, en un periodo académico dado (semestral/anual) de todas las carreras de pregrado de la
Universidad Católica Boliviana “San Pablo”.

2. Alcance
Aplica a la corrección de notas de todos los estudiantes en asignaturas de todas las carreras de
pregrado de la Universidad Católica Boliviana “San Pablo”.

3. Definiciones

Acta de calificaciones: Es el documento oficial en el que se da constancia de las calificaciones

finales logradas por los estudiantes. Por ser un documento de uso oficial queda en archivo de la
Universidad.

Asignatura: Es una selección ordenada, lógica y pedagógica, de los saberes que se movilizarán
para el cumplimiento de los propósitos u objetivos vinculados al ámbito y al perfil profesional de la
disciplina a la que pertenece.

Calendario Académico: Documento oficial que organiza cronológicamente los eventos previstos
para cada año académico. Comprende las fechas de inicio y final de los semestres, de los cursos
intensivos de invierno y verano, los feriados con suspensión de actividades, las fechas límite de
abandono y pago de colegiatura, entre otros.

Examen Final: Se realiza al finalizar el proceso formativo del periodo académico (semestre –
año), su finalidad es de verificación del logro de la competencia de la asignatura en su integralidad
y por consiguiente se constituye en el momento en el que se toma la decisión sobre la aprobación
(acreditación) o no, de la asignatura.

Nota de habilitación: Es la calificación lograda por el estudiante, que surge de la evaluación

continua realizada a lo largo del periodo académico (semestral/anual), la misma que debe ser
como mínimo 60 puntos y que otorga al estudiante el derecho a presentarse a la Evaluación Final
en un periodo académico.

Periodo Académico: Parte de un año académico, tiempo durante el cual una institución educativa
imparte clases a los estudiantes. Un periodo académico regular tiene una duración de 20 semanas
(carreras semestrales) o 40 semanas (carreras anuales) en las que se desarrolla el contenido de
las asignaturas.

Planilla de habilitación: documento de uso interno en el que se da constancia de la nota de

habilitación de los estudiantes.

Planilla de Examen Final – 1ra instancia: Documento de uso interno en el que se da constancia
de la nota de examen final (1ra instancia) de los estudiantes para una asignatura determinada.

UCB SC Página 2 de 7
Cualquier copia impresa sin sello, copia electrónica o reproducción de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”
 PROCESO
Código: VN-PR-PO-02
Rev. 0
INCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE NOTAS Fecha Rev.: 12-07-22

Planilla de Examen Final – 2da instancia: Documento de uso interno en el que se da constancia
de la nota de examen final (2da instancia) de los estudiantes para una asignatura determinada.

SIAAN: Sistema Integrado Académico Administrativo Nacional.

4. Referencias

Código Descripción
- Reglamento de Régimen Estudiantil de Pregrado

5. Responsabilidades

- Docente
- Director de Carrera
- DAS
- Jefe del departamento de Registros

UCB SC Página 3 de 7
Cualquier copia impresa sin sello, copia electrónica o reproducción de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”
 PROCESO
Código: VN-PR-PO-02
Rev. 0
INCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE NOTAS Fecha Rev.: 12-07-22

6. Flujograma
PROCEDIMIENTO DE INCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE NOTAS

Docente Dirección de Carrera DAS

Inicio

1
Ingresa al SIAAN y emite el
Formulario
1 de Inclusión y/o
modificación de notas

2
Completa el Formulario de
Inclusión y/o modificación de
nota y presenta en Dirección de
Carrera 3
Revisa y analiza la
información contenida en
el formulario

4
Solicita al docente un SI ¿Tiene alguna
informe detallado del
observación?
caso

NO
6
Solicita a DAS la apertura
del Sistema con la
justificación y respaldo
correspondiente
5
Elabora el informe detallado y
anexa al Formulario de Solicitud 7
de Inclusión y/o modificación Revisa la solicitud de inclusión y/
de notas o modificación de notas y analiza
la justificación correspondiente

8
Instruye la apertura
¿La solicitud es SI del Sistema a la UTSI e
anterior al semestre incluye y/o modifica la
precedente? nota correspondiente
NO
12 A
Instruye la apertura del Sistema
a la UTSI y comunica al Director
de Carrera que autoriza la
14 13 solicitud
Comunica al docente que proceda
Introduce y/ modifica la nota
con la solicitud de inclusión y/o
correspondiente en el SIAAN
modificación de nota en el SIAAN

15
Imprime la Planilla de Notas
modificada y presenta en
Dirección de Carrera
16
Emite el Acta de Calificaciones
(cuando sea necesario) y remite al
departamento de Registros junto a la
Planilla modificada, el Formulario de
solicitud y sus respaldos, para archivo
y custodia.

UCB SCZ Página 1 de 2

UCB SC Página 4 de 7
Cualquier copia impresa sin sello, copia electrónica o reproducción de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”
 PROCESO
Código: VN-PR-PO-02
Rev. 0
INCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE NOTAS Fecha Rev.: 12-07-22

PROCEDIMIENTO DE INCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE NOTAS

DAS Departamento de Registros

9
Deriva el formulario de solicitud
con todos los respaldos al
departamento de Registros e
instruye que emitan la Planilla y
Acta de Notas modificadas
10

Emite la Planilla de Notas y Acta

de Notas modificadas

11
Archiva toda la documentación
de la solicitud de inclusión y/o
B
modificación de nota en el file del
estudiante

Fin

UCB SCZ Página 2 de 2

UCB SC Página 5 de 7
Cualquier copia impresa sin sello, copia electrónica o reproducción de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”
 PROCESO
Código: VN-PR-PO-02
Rev. 0
INCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE NOTAS Fecha Rev.: 12-07-22

7. Desarrollo

ORIGEN INSUMO/ENTRADA
Necesidad de incluir o modificar una
Dirección de Carrera
nota en el SIAAN

Documento (s)
RESPONSABLE N° TAREA Entrante (s)/
Saliente (s)
S: Formulario de
Solicitud de Inclusión
Ingresa al SIAAN y emite el Formulario de y/o modificación de
1 notas
Inclusión y/o modificación de notas
Docente
VN-PR-PO-01-F01
Completa el Formulario de Inclusión y/o
2
modificación y presenta en Dirección de Carrera

Revisa y analiza la información contenida en el

3
formulario
Decisión: Si tuviera alguna observación a la
Dirección de Carrera solicitud de inclusión y/o modificación de nota,
solicita al docente un informe detallado del caso.
4
Si no tuviera ninguna observación continua con el
paso 6.
Elabora el informe detallado y anexa al Formulario
Docente 5
de Solicitud de Inclusión y/o modificación de notas

Solicita a DAS la apertura del Sistema con la

Dirección de Carrera 6
justificación y respaldo correspondiente

Revisa la solicitud de inclusión y/o modificación de

7
notas y analiza la justificación correspondiente
Decisión: Si la solicitud es anterior al semestre
precedente, instruye la apertura del Sistema a la
UTSI e incluye y/o modifica la nota correspondiente
DAS 8
Si la solicitud no es anterior al semestre
precedente, continua con el paso 12.
Deriva el formulario de solicitud con todos los
9 respaldos al departamento de Registros e instruye
que emitan la Planilla y Acta de Notas modificadas.
NOTA 1: Una copia del Formulario de Solicitud de Inclusión y/o modificación de notas y los respaldos de este, debe
remitirse al departamento de Recursos Humanos para archivo en el file del docente.

NOTA 2: Si el error corresponde a descuido evidente el docente debe recibir una llamada de atención con copia a su
file.

Departamento de Emite la Planilla de Notas y Acta de Notas

10
Registros modificadas.

UCB SC Página 6 de 7
Cualquier copia impresa sin sello, copia electrónica o reproducción de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”
 PROCESO
Código: VN-PR-PO-02
Rev. 0
INCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE NOTAS Fecha Rev.: 12-07-22

NOTA 1: Emitida la Planilla de Notas y Acta correspondiente debe gestionar las firmas correspondientes.

Archiva toda la documentación de la solicitud de

Departamento de
11 inclusión y/o modificación de nota en el file del
Registros
estudiante
Instruye la apertura del Sistema a la UTSI y
DAS 12 comunica al Director de Carrera que autoriza la
solicitud
Comunica al docente que proceda con la solicitud
Director de Carrera 13
de inclusión y/o modificación de nota en el SIAAN

Introduce o modifica la nota correspondiente en el

14
Sistema
Docente
Imprime la Planilla de Notas modificada y presenta
15
en Dirección de Carrera
Emite el Acta de Calificaciones (cuando sea
necesario) y remite al departamento de Registros
Director de Carrera 16
junto a la Planilla modificada, el Formulario de
solicitud y sus respaldos, para archivo y custodia.

DESTINO PRODUCTO/SALIDA
Dirección de Carrera Solicitud procesada en el SIAAN

8. Formularios/Registros

• Formulario para Solicitud de Inclusión y/o modificación de notas (VN-PR-PO-01-F01).

9. Anexos
No aplica.

UCB SC Página 7 de 7
Cualquier copia impresa sin sello, copia electrónica o reproducción de este documento se considera
“COPIA NO CONTROLADA”