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DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN

RECURSOS HUMANOS EN LA GESTIÓN


PÚBLICA

Sesión 6: Trabajo Remoto en el sector público

MG. MGALI MEZA MUNDACA


No estamos
trabajando desde
casa,
estamos atravesando
una crisis mundial
tratando de trabajar
Martha Alles
desde casa.

Referencia: Martha Alles- Guía de RRHH en tiempos de pandemia


Índice

1. Trabajo en el Sector Público 2020

2. Reglas del Trabajo Remoto


3. Mitos del Trabajo Remoto
4. Como organizar el Trabajo Remoto

5. Retos del Trabajo Remoto


1. Trabajo en el
Sector Público 2020
Trabajo Remoto en el 2020
15 de marzo 5 de mayo 3 de junio
DS 044-2020-PCM RM 103-2020-PCM RES 039-2020-
SERVIR PE
Declara Estado de Lineamientos para el
funcionamiento de las Directiva para la
Emergencia Nacional
entidades durante aplicación de trabajo
por COVID
emergencia sanitaria remoto

Marzo … Mayo Junio … Diciembre

Empieza la Cuarentena Nueva Convivencia Social


31 de diciembre
16 de marzo 10 de mayo
DL 1505
DU 026-2020 DL 1505
Culmina la autorización
Medidas excepcionales y Medidas temporales
para realizar trabajo
temporales para evitar excepcionales en materia
remoto
propagación de COVID de gestión de RRHH

Título II: Trabajo Remoto Se autoriza realizar trabajo


03 de agosto
remoto hasta el 31 de
Voto de Confianza
diciembre de 2020
Se anuncia TR hasta julio
2021
Alternativas de trabajo en tiempos de COVID
Siempre que sea Potestad del
Trabajo compatible con la
remoto naturaleza de empleador
funciones.

Alternativas: • Dentro de su órgano o unidad orgánica


Trabajo remoto y Modalidad
de origen de la propia entidad pública
presencial. mixta Variación excepcional de las • En órganos o unidades orgánicas
funciones del servidor: distintas a las de su origen asumiendo
las obligaciones, deberes y
responsabilidades del receptor.

Trabajo
• Permite que un servidor cumpla funciones
presencial. Cooperación laboral en otra entidad pública en actividades
esenciales.

Atención: El servidor en grupo de riesgo no debe hacer trabajo


presencial
Variación excepcional de funciones

¿QUÉ SUPONE?
• Posibilidad para realizar TR.
• Variación de funciones dentro de su área.
• Variación de funciones en otra área de la entidad.
• No es una rotación.
• Excepcional hasta el 31 de diciembre de 2020.
• No requiere cambio de contrato ni adenda.
• Potestad del empleador.
Trabajo remoto (TR) es la prestación de servicios sujeto a subordinación,
con presencia física de los servidores en su domicilio o lugar de aislamiento
domiciliario, utilizando cualquier medio o mecanismo que posibilite realizar las labores
fuera del centro de trabajo, siempre que la naturaleza de las labores lo permita.

En el TR, SOLO cambia el lugar de prestación.

El sector público puede implementar el TR desde el 16 de Marzo de 2020


(DL 026, DL 1505, Directiva aprobada mediante RPE N° 039-2020-SERVIR-PE )

Importante No se limita al trabajo que puede ser realizado a través de


medios informáticos, de telecomunicaciones u análogos
¿Qué es el trabajo remoto?
• Los servidores reciben encargos para realizar productos o
tareas
• Los jefes o líderes de equipos
o Identifican a los servidores
o Encargan los productos o tareas que realizarán los servidores y los
plazos para realizarlos
o Acompañan a sus equipos y hacen seguimiento al cumplimiento de
los encargos.

En el TR se trabaja por producto y la supervisión se hace a


los encargos y productos realizados y no al
cumplimiento del horario.
Distribución de la aplicación del Trabajo Remoto
En el sector privado Percepción de resultados por modalidad de trabajo

La mayoría (83%) de los


encuestados se encontraba La mayor parte, tanto quienes trabajan de manera
realizando trabajo remoto remota o con una modalidad mixta, perciben que los
Fuente: SOOM Personas resultados son los mismos
Muestra: 351 encuestados
Aplicación: 04 al 06 de abril
De acuerdo al total de servidores por modalidad de trabajo:

MARZO: Total MAYO: Total 115,878


142,818 servidores Resultados de servidores

23%
modalidades de 24%
29%
trabajo:
Marzo, Abril y Mayo
2020
ABRIL: Total
109,532 servidores 37%
24% 10%
24% 53%
33%
LICENCIA CON GOCE TRABAJO REMOTO LICENCIA CON GOCE TRABAJO REMOTO
TRABAJO PRESENCIAL MIXTO TRABAJO PRESENCIAL

6%

37%

LICENCIA CON GOCE TRABAJO REMOTO


MIXTO TRABAJO PRESENCIAL
Resultados de modalidades de trabajo por Nivel
Nacional: marzo, abril y mayo 2020
A tomar en cuenta: hasta el 31 de mayo, ya se habían generado 576 horas de compensación para un contrato de 40 horas
semanales.

Total de servidores por modalidad de trabajo, según nivel de gobierno:

61%

48%
50%
31%
36%

24%
17%
8%
11%
7% 6%

Marzo Abril Mayo

Trabajo presencial Trabajo remoto Licencia con goce Mixto


Resultados de modalidades de trabajo por Nivel
Regional: marzo, abril y mayo 2020
A tomar en cuenta: hasta el 31 de mayo, ya se habían generado 576 horas de compensación para un contrato de 40 horas
semanales.

Total de servidores por modalidad de trabajo, según nivel de gobierno:

42%
48%
36%

39%
34%
30%

22% 19%

17%

10%

3%

Marzo Abril Mayo

Trabajo presencial Trabajo remoto Licencia con goce Mixto


Resultados de modalidades de trabajo por Nivel
Local: marzo, abril y mayo 2020
A tomar en cuenta: hasta el 31 de mayo, ya se habían generado 576 horas de compensación para un contrato de 40 horas
semanales.
Total de servidores por modalidad de trabajo, según nivel de gobierno:

52%

35% 52%

42% 43%

33%

13%

9% 8% 9%
7%

Marzo Abril Mayo

Trabajo presencial Trabajo remoto Licencia con goce Mixto


2. Reglas del Trabajo
Remoto
Casi todo se puede hacer por TR

• Utilizando medios • Utilizando las telecomunicaciones


informáticos u análogos: o sin medios informáticos
Diseño y redacción de instrumento Atención a consultas de usuarios
técnico
Brindar asistencia técnica a usuarios
Diseño de Términos de Referencia (TDRs)
para estudio Soporte técnico a servidores (TI)
Gestionar pago de planillas y asistencias Resolución de expedientes
Gestionar compras de insumos básicos Ordenamiento de documentación
Asistencia técnica a usuarios vía correo Atención de llamadas
electrónico Derivación de documentos (por Sistema)
Organizar carpeta compartida del área Reuniones de coordinación en línea
Actividades secretariales o de apoyo Ordenar el acervo documentario digita
Actores clave

Oficina de Recursos • Velan por los aspectos referidos a la implementación de


los procesos de recursos humanos como la organización
Humanos del trabajo, al bienestar de los trabajadores.

• Rol fundamental, siendo los encargados de planificar,


Jefes implementar, supervisar el trabajo remoto y motivar al
equipo.

• Tienen el reto de trabajar de una forma nueva,


Servidores manteniendo sus responsabilidades con la entidad.
Obligaciones ORH
1. Solicitar al titular del órgano la identificación de servidores
que realizan TR.
2. Informar al servidor las medidas y condiciones de SST para
el TR.
3. No afectar la naturaleza del vínculo laboral, la
remuneración y demás condiciones económicas.
4. Recibir y canalizar las solicitudes, reclamos o quejas por
parte de los servidores/jefes que realizan TR.
5. Consolidar la información respecto de los servidores y su
modalidad de trabajo (presencial, TR, mixta, licencia,
cambio funciones, vacaciones, etc).
6. Comunicar a SERVIR la situación laboral de todos los
servidores de la entidad (cada dos meses).
Obligaciones Jefe
• Asignar tareas o actividades a los servidores que realizan TR, a través de medios o
canales prioritariamente, informáticos, digitales o telefónicos.

• Supervisar el cumplimiento de las tareas asignadas al servidor.

• Validar la realización del TR realizado por el servidor.

• Identificar a los servidores que no pueden realizar TR en su propio órgano.

Titular del órgano o unidad orgánica


• Remitir a la ORH una lista de servidores donde se indique expresamente (a) si realizan
TR, mixta, o variación de funciones (b) licencia con goce de haber sujeta a compensación
posterior, (c) mecanismos compensatorios, (d) cooperación laboral.

• Comunicar a ORH, cualquier modificación que se efectúe a la lista del punto anterior.
¿De quién hablamos cuando hablamos de jefes?
La Directiva para la aplicación del Trabajo Remoto, establece dos tipos de
jefes:
Jefe: Es aquel servidor que
tiene a su cargo equipo(s) de a) Titulares de órganos o unidades orgánicas y
trabajo. b) Jefe inmediato o quienes se encuentran a cargo de equipos
funcionales.
Aprobada mediante Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 039-2020-SERVIR-PE

Director General

Director Director Director

Ejemplos

Jefe

Supervisor Coordinador

* Solo los Jefes de órganos o unidades orgánicas comunican información formal a ORH.
Obligaciones servidores
• Cumplir responsablemente con las labores encomendadas.

• Estar disponible durante la jornada de trabajo.

• Cumplir con la normativa vigente sobre seguridad de la información, proyección y


confidencialidad de los datos e información.

• Cumplir las medidas y condiciones de SST informadas por el empleador.

• Las coordinaciones de carácter laboral entre servidor y sus jefes se efectúan durante la
jornada de trabajo del servidor, salvo casos de urgencia o cuando la naturaleza de las
actividades no lo permita.

• El servidor que advierta alguna dificultad o incidencias que dificulte el ejercicio de su


trabajo, debe comunicar a su jefe inmediato para el tratamiento respectivo.
3. Mitos del Trabajo Remoto
Mitos de TR:
- Falta de productividad
- Ocio social, las colaboradores hacen cualquier cosa menos
trabajar
- Modalidades de control, supervisión , se percibe como muy
complejo
- Tenemos una estructura organizacional que se ha roto, no
estábamos preparados : de pronto nos encontramos con jefes que
no tienen a quien gerenciar y la apariencia que los servidores
están haciendo lo que quieren en sus casas, sin ningún control.

Los mitos se derivan porque no teníamos políticas ni marcos


normativos claros, ni metodologías ni protocolos hechos para
implementar el trabajo remoto, en este sentido hay 3 dimensiones
en las que vamos rompiendo los paradigmas:
o Tecnología – vamos a necesitar un ancho de banda mas
potente para lo q se viene, uso desordenada de las tics y
mayor seguridad de la información
o Políticas y vacíos legales a partir de esto
o Habilidades blandas , q se necesitan en trabajo remoto ?
aquí el trabajo será fuerte con los colaboradores
Entonces cuales son los retos y riesgos :
- Dejo de ser una moda, tendencia , para ser una realidad
- Gestionar equipos, es el reto
- Hoy tenemos un modelo de liderazgo que nos hemos dado cuenta que hay
que reevaluarlo, el sistema que sostiene este modelo actual de liderazgo ya
no va mas. , conocer mas sobre el
Mindset digital – para ejercer liderazgo
- Pasamos del Micro managment al managment integral
El WEF ya nos habla que el mundo necesita nuevas competencias –
“ liderazgo e influencia social” es la nueva competencia del wef, esto
ya cuestiona el modelo actual de liderazgo, hoy la motivación remota,
el impacto de nuestro liderazgo mas allá de tu equipo de trabajo, como impactas
en el entorno, si era difícil presencial como será ahora? El Mindset No Es Más Que La
Reconfiguración De La Mente Que Hoy
Tienes, A Una Mente Ganadora Y
El reto esta en la : Perseverante.
 Creatividad e innovación Si piensas que no es fácil cambiar las creencias,
 Equipamiento tecnológico
 Asesorías virtuales
limitaciones o pensamientos que tu mente
 Capacitación : habilidades blandas mas q técnicos, team building alberga, eso se debe justamente
 Durante la Cuarentena : Gestión de equipos, control y seguimiento de trabajo al Mindset erróneo que hoy tienes y que te
remoto y soporte emocional
 Post Cuarentena : Wellnes (bienestar), tipo de liderazgo, trabajo en equipo
está impidiendo romper con esa cadena de
pensamientos limitantes.
Mitos y beneficios del Trabajo Remoto
Beneficios
Mitos
✓ Evitar tiempos de traslado al trabajo
✕ El trabajo remoto nos hará menos ✓ Reducir costos propios de la infraestructura
productivos.
física
✕ Sin control de las horas de trabajo, los ✓ Priorizar los resultados por encima del tiempo en
servidores no cumplirán las metas e la oficina
incrementará el ocio. ✓ Desarrollar autodisciplina para el cumplimiento
✕ Es imposible conciliar el trabajo con la ✓ Mayor balance entre la vida familiar y el trabajo
familia. ✓ Identificar nuevas oportunidades de
capacitación
✕ Las reuniones no son efectivas. ✓ Escenario propicio para ajustar nuestras
✕ No se puede contactar a los servidores que prioridades
trabajan de forma remota. ✓ Cambios y ajustes en nuestros modelos de
liderazgo
4. Cómo organizar el Trabajo
Remoto
Relación entidad pública y del servidor

Entidad Pública Servidor Civil

Mantener Vínculo Respetar


laboral confidencialidad

Informar sobre Cumplir con medidas


medidas de SST de SST

Tener disponibilidad
Comunicar trabajo y cumplir con las
remoto actividades
encomendadas
Relación Jefes y ORH

Oficina de Recursos Humanos

Jefe de órgano y/o unidad orgánica


Evaluar la variación excepcional de funciones
en otro órgano o unidad orgánica de la entidad
pública (se requiere la conformidad del/de la
titular del órgano o unidad orgánica receptora).
Identificar quienes no pueden realizar trabajo remoto en su Norma: DL 1505.
propio órgano o unidad orgánica de origen, con el fin de Recibir y canalizar las consultas formuladas de
comunicarlo a la ORH, o la que haga sus veces. manera virtual por parte de los/as servidores/as
Remitir a la ORH: lista de servidores/as en TP, TR o TM, que realizan trabajo remoto.
detallando si se ha efectuado o no variación excepcional de Consolidar la información respecto a la
funciones; y lista de quienes están en Licencia con goce. situación de los servidores (TP, TR, o TM, y
Asignar y supervisar el cumplimiento de tareas/ actividades quienes en licencia con goce) .
de quienes realizan trabajo remoto, a través de medios
digitales o telefónicos.
Validar la realización del trabajo remoto.
Registro de la distribución según la modalidad de trabajo
Debe ser remitido por el jefe del órgano y/o unidad orgánica, la ORH
consolida
Formato conformidad de Cumplimiento
Debe ser remitido por el jefe del órgano y/o unidad orgánica, la ORH
consolida
Consideraciones sobre la asignación del TR
Las ORH deberán considerar:
● El tipo de modalidad de trabajo de un servidor en la entidad
puede modificarse en el tiempo.

Respecto al control de asistencia


● En el TR no se marca asistencia, y son los jefes o líderes de equipo
quienes supervisan el trabajo y por ende la asistencia.

● El jefe o líder de equipo reporta a la ORH sobre el cumplimiento del trabajo


durante el mes.
Escenarios alternos
● El derecho y uso de vacaciones no se altera durante el
funcionamiento del TR.

● Se recomienda a la ORH, remitir la disponibilidad de


vacaciones (pendientes u acumuladas) del personal
para la evaluación del jefe

● En los casos en los que no puedan considerarse el TR, es


posible evaluar la Cooperación laboral entre entidades o la
licencia con goce sujeta a compensación posterior a la
Declaración de Emergencia Sanitaria.
Respecto a las medidas de SST
Considerar las siguientes medidas:

● Mantener canales de comunicación activos para comunicar


y recibir denuncias
● Capacitar al personal sobre las medidas de seguridad
recomendadas
● Establecer medidas de seguridad cuando se requiera el
trabajo o atención al ciudadano
● Mantener activa a la Comisión de SST.
Respecto a las vacaciones y licencias con goce
● El derecho y uso de vacaciones no se altera durante el funcionamiento del TR.

● Se recomienda a la ORH, respecto a la lista de personal bajo licencia con goce,


remitir la disponibilidad de vacaciones (pendientes u acumuladas) para
dicho personal, a fin de que los jefes de órganos y/o unidades orgánicas evalúen la
salida de vacaciones del personal a su cargo.

● Para adelantar o emplear las vacaciones debe haber un acuerdo entre el


servidor y el jefe directo, así como tomar las necesidades de la entidad, el cual
deberá ser remitido a la ORH, o la que haga sus veces.

● En los casos en los que no puedan considerarse el TR, es posible evaluar la


Cooperación laboral entre entidades o la licencia con goce sujeta a compensación
posterior a la Declaración de Emergencia Sanitaria.
Respecto a la recepción de reclamos
● En tanto se genere la adaptación al trabajo remoto, es importante
abrir canales para que los servidores puedan canalizar sus
consultas y reclamos sobre la aplicación del TR, los cuales
deberán ser atendidos considerando las particularidades de cada caso.

● Mantener activos canales de comunicación para la recepción


de denuncias tipificadas como riesgos psicolaborales
(Hostigamiento Sexual Laboral, hostigamiento laboral) y psicosociales
(carga mental, carga de trabajo, ansiedad), entre otros.
El TR es algo nuevo para todos

• Requiere práctica (y error).


• Cada líder puede buscar la mejor forma de realizar el
TR en función al tipo de trabajo que realiza y a las
herramientas con las que cuenta.
• Habrá servidores a los que les tomará mas tiempo
acostumbrarse.
Paso a paso para la implementación de
trabajo remoto
Cada jefe puede buscar la mejor forma de
realizar el TR en función al tipo de trabajo
que realiza y a las herramientas con las que
cuenta.

Aquí te damos algunas herramientas:


Paso a paso para implementación de trabajo remoto (jefe
inmediato)
PASO 2. Establecer la metodología
PASO 3. Reunión de organización al iniciar
para implementar el TR y realizar
un nuevo proyecto o servicio
seguimiento a las actividades.

PASO 1. Identificar las


actividades y/o servicios que se
pueden realizar por TR y los PASO 4. Son los
servidores que deben realizarlas. esfuerzos que realizamos
Se debe recordar que un puesto para dar seguimiento al
tiene varias funciones a su cargo cumplimiento de las
y no necesariamente todas actividades por parte de
podrán realizarse bajo la los servidores.
modalidad del TR.
Paso a paso para implementación de trabajo remoto (jefe inmediato)

PASO 1: Identificación de equipos de trabajo

• Identificar que actividades pueden realizarse por TR.


• Definir que servidores realizarán TR.
• Establecer tareas o actividades

Personas para trabajo Actividades para cada


remoto servidor

Gestionar el pago Coordinador de Seguimiento del


de las planillas y planillas (Mario) equipo de planillas
asistencias de la
entidad Analistas de planillas Planillas pagadas
(Andrea)
Reportes de asistencia
Personas para trabajo
Actividades para cada servidor
remoto

• Resolución de expedientes
Analista Legal (Francisco) • Atender consultas
Atención de consultas
• Responder consultas por el sistema Documentario

• Realizar estudios de mercado.


Atender los requerimientos • Actualizar la base de datos de los estudios de
de los órganos o unidades Analista en Contrataciones del mercado
orgánicas Estado (María)
• Generar las órdenes de servicio de los
requerimientos
Paso a paso para implementación de trabajo remoto (jefe inmediato)

PASO 2: Establecimiento de metodología para facilitar el trabajo


remoto

• Establecer cronograma y matriz de seguimientos


• Reuniones de seguimiento

Ejemplo de mapeo de actividades y plazos: Cronograma de trabajo


Responsable Actividad Tarea o Plazo Comentarios sobre lo
actividad entregado

María Diseño y redacción de Primer avance del 01/04/2020 Contener todos los capítulos
instrumento técnico informe (25%) indicados en la
videoconferencia
José Carlos Preparación de Respuesta a 20 06/04/2020 Tener un listado con preguntas
respuestas a consultas de consultas frecuentes y respuestas.
usuarios
Alberto Brindar asistencia técnica Asistencia técnica 01/04/2020 Detallar informe sobre
brindada preguntas comunes
Planificación del Trabajo Remoto
Recomendaciones para la matriz de seguimiento
Sobre la fecha programada de entrega:
• Es importante indicar cuándo es necesario contar con el producto.
• Se recomienda considerar las posibles limitaciones de los servidores en el
establecimiento de los plazos de entrega.
• Tomar en cuenta los pasos a seguir que incluye el producto para determinar el
plazo.
Sobre el cumplimiento de las actividades:
• Precisar la cantidad o porcentaje del producto remitido virtualmente, así como
la fecha en la cual se realiza
• Se recomienda incluir comentarios que puedan precisar la calidad del
entregable, así como aquellos elementos que pudieron haber dificultado el
cumplimiento.
Planificación del Trabajo Remoto
Definir las herramientas a utilizar

Cuando hay dificultad en la conectividad y acceso a


herramientas digitales, se pueden usar las
llamadas telefónicas o mensajes de
texto para facilitar la comunicación con las
personas.

Recuerda que:
• La comunicación clara es la clave en el TR.
• Confía en tu equipo y en su responsabilidad para cumplir el TR.
Planificación del Trabajo Remoto
Definir las modalidades de reuniones de trabajo

• Definir cuánto durarán las reuniones y la frecuencia en la que


podrían realizarse.
• Considerar las características de las actividades para definir la
necesidad de las reuniones.
• Establecer la agenda, preparar el material que será discutido y
compartirlo antes del inicio de la reunión.
• De ser posible, se podrían priorizar llamadas telefónicas para las
coordinaciones, antes que una reunión virtual.
Paso a paso para implementación de trabajo remoto (jefe inmediato)

PASO 3: Reunión de organización RETROALIMENTACIÓN

• Reunión virtual para el inicio del TR, la cual


tiene por objetivo explicar al equipo la nueva Identificar las
forma de trabajo. fortalezas y
puntos débiles
• Reunión virtual para el inicio de un nuevo de los
productos
proyecto o servicio, la cual tiene por objetivo
explicar al equipo el nuevo proyecto o servicio.
Definir
PASO 4: Realizar seguimiento retroalimentació
n correctiva o
• Revisión de avances (semanal, quincenal,…) positiva

• Seguimiento a matriz
• Realizar retroalimentación Brindar
retroalimenta
ción sobre los
productos
Seguimiento del TR

Realiza seguimiento periódico a los


productos solicitados

Debe comunicar a la ORH el


cumplimiento del trabajo de los servidores

Coordina con ORH la entrega periódica de


esta información
Incumplimiento de obligaciones

¿CÓMO PROCEDER?

 PAD.
 No hay descuento en remuneraciones.
 En caso de sanción de suspensión, no hay goce de
compensaciones.
5. Retos del Trabajo Remoto
Productos y Plazos
Servidor tiene claridad sobre
Objetivos Claros lo que se espera de él

Líder tiene mecanismo para


conseguir resultados

El área y la entidad se vuelven


más efectivas

Los plazos pueden ser cortos,


medianos o largos
El reto de adaptarnos…
con los servidores y en casa (i)
• Balance: 1 espacio, 2 ámbitos: casa y trabajo
• Lidiar con lo nuevo y lo que no controlamos
• Servidores no están cerca, hay que planificar tareas

• Distribución de equipos
(computadora/internet)
• Distribución de espacios
• Cuidado de niños, adultos mayores o
personas vulnerables
• Obligaciones del hogar o compra de
alimentos
Tips para liderar durante el trabajo remoto
Reuniones virtuales efectivas
• Antes de la reunión:
✔ Prepara con tiempo suficiente. Agéndala en el calendario e incluye recordatorios.
✔ Selecciona adecuadamente a las personas que participarán. No necesariamente todo
el equipo debe participar en todas las reuniones.

• Durante la reunión:
✔ Comienza a tiempo. La puntualidad para iniciar y culminar la reunión es un aspecto
fundamental.
✔ Aclara los puntos fundamentales que se tocarán en la reunión. Comparte los temas
que se van a tratar, el motivo de la reunión, los objetivos y la forma de participación e
intervención.
✔ Sigue el desarrollo del plan de la reunión. Procura que siga el curso y el enfoque
previsto.

• Al finalizar la reunión:
✔ Deja un tiempo para que los participantes expongan sus dudas, sugerencias, comentarios.
✔ Sintetiza las conclusiones esenciales
Muchas gracias
por su atención
MG. MGALI MEZA MUNDACA

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