GUÍA DE AP

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Recomendaciones Generales:
Como una forma de agilizar el presente documento, es importante que Usted se
familiarice con los siguientes conceptos, su ubicación, funcionalidad; y los haga de
su conocimiento, debido a que serán utilizados en la mayoría de procesos que
usted realice. Cuando en alguna parte de esta guía sean referenciados, solo se
mencionarán de manera general, sin más detalles de los mismos; porque se
supondrá que usted ya los conoce.

Barra de Herramientas: La Barra de Herramientas contiene 20 iconos cada cual

cumple determinada función.

ICONO ACCION DESCRIPCIÓN

Nuevo Se inserta un nuevo registro.
Encontrar Despliega la Ventana de Búsqueda.
Mostrar Navegador Despliega las opciones de Navegación.
Grabar Grabación / Guarda los cambios.
Paso Siguiente
Cambiar Responsabilidad Muestra la Ventana con las
Responsabilidades que tiene el
usuario.
Imprimir Muestra la Ventana de Impresión.
Cerrar Pantalla Cierra la Ventana que se esta
utilizando.
Cortar Corta el texto seleccionado.
Copiar Copia el texto seleccionado.
Pegar Pega el texto seleccionado.
Limpiar Registro Limpia el registro seleccionado.
Suprimir Suprime / Elimina el registro
seleccionado.
Editar Campo Edita el dato del campo seleccionado
Zoom Muestra la Ventana del Zoom de
Localizaciones.
Traslaciones
Anexos Adjunta Archivos
Herramientas de Carpeta Permite Ocultar / mostrar campos
Visualizar Detalles de Divisa
Ayuda Ventana Muestra la Ventana de Ayuda
Opciones de Ventana:

 Si desea cerrar, minimizar ó maximizar una ventana lo hará presionando

los siguientes símbolos respectivamente que están ubicados en la esquina
superior derecha de cualquier ventana.:

 Existen dos tipos de Campos, los que se presentan de color blanco, se

definen como opcionales, es decir no es imprescindible que presenten
información; los que se presentan de color amarillo son considerados
obligatorios, es decir requieren el ingreso de datos para poder continuar con
el proceso.

Atajos Existentes:

Como una forma de agilizar la interacción del usuario con la aplicación se

recomienda el uso de “Atajos“, quiere decir que todas las opciones tanto de la
barra de Menú y botones de las ventanas, pueden ser accionados .

Existe un gran número de atajos para acceder a las opciones de la Aplicación,

para visualizar cuales son Usted debe acceder a la ventana “Teclas”, mediante
la combinación Ctrl K
 Los Atajos mas usados son los siguientes:

COMBINACION DE DESCRIPCION
TECLAS
Shift F5 Copiar un campo de una línea anterior.
Shift F6 Copiar una línea anterior.
F11 Activar campos para una búsqueda.
Ctrl F11 Efectuar una búsqueda.
F4 Detener una búsqueda.
Ctrl L Visualizar lista de valores

Existen estas opciones con la finalidad de abreviar tiempo; esta funcionalidad

deberá ser tomada en cuenta para todo el documento.

Para mayores detalles consultar con el manual de Navegación.

1. Registro de Facturas de Gastos
Generales
1.1 Descripción
Registro de documentos que afectan las cuentas de Costos
indirectos (Gastos Generales cuenta 906).

1.2. Recomendación:
1. Antes de ingresar los documentos se recomienda codificar la
Cuenta Contable de Costos, Frente, Partida de control (Centro
de Costos de ser el caso). Para “Concar” se debe codificar el
Centro de Costos
2. Al ingresar a la ventana Facturas cambiar al formato Standard
GyM como se muestra en la figura:

1.3. Secuencia:
Desde la responsabilidad de Administrador de obra la ruta es la
siguiente:
Cuentas por Pagar > Registro de Información > Registro de
documentos.
Se recomienda agregar esta opción en la “lista pantallas frecuentes”
para un acceso más rápido, al pasarlo cambiará de nombre a
“Facturas”.
1.4. Síntesis:
1. Registro de Información en la cabecera
2. Registro de información en el Zoom de Localizaciones.
3. Registro de información en la distribución
4. Validación
5. Crear Cuenta
6. Pagar Documento

1.5. Pasos:

1.5.1. Ingreso de Información en la cabecera:

Para un documento en Soles, se deberá registrar
información en los campos obligatorios requeridos:

Tipo: Standard (el sistema lo muestra por defecto).

RUC: Digitar el RUC del proveedor, este campo esta
relacionado con la razón social, podrá ingresar cualquiera
de los dos y el sistema retornará el valor en ambos campos.
Razón Social: Razón Social del proveedor.
Sucursal: Factura.
Fecha Factura: Fecha de emisión de la factura.
 Nro Factura: Número de la factura, debe digitarse primero
la serie y luego el número, deberá incluir todos los dígitos
del número tal cual viene el documento, ejemplo: 001-
00002545.
Moneda: Moneda del documento, el sistema desplegará el
valor por defecto que tiene en la configuración el
proveedor, la moneda puede ser: Soles (SOL) / Dólares
(USD).
Importe Factura: Monto por pagar (es el neto a pagar).
Fecha Contable: Fecha de contabilización, tener presente
que el mes indicará el periodo de contabilización, se
recomienda tener especial cuidado con esta fecha,
sobretodo en los cierres de mes, debido a que el sistema
muestra por defecto la fecha del día.
Tipo de Doc: No es Obligatorio, dejar en blanco.
Descripción: Glosa, Breve descripción del concepto.
Fecha de Recep: Fecha de recepción del documento, el
sistema usará esta fecha como inicio del conteo del plazo de
vencimiento del pago.
Términos: Términos comerciales pactados con el
proveedor, se usará para el vencimiento de pago, el sistema
mostrará por defecto los términos comerciales configurados
en el proveedor.
Método pago: El sistema nos da por defecto el configurado
en el proveedor, puede ser Cheque o Pago Electrónico de
ser el caso.

Nivel de cálculo de impuestos: El sistema nos da por

defecto Línea, no modificar.
IGV %: % del impuesto General a las Ventas (IGV), el
sistema mostrará el valor registrado en la configuración del
proveedor.
Importe IGV: Dejar en Blanco, el sistema calculará este
importe por línea de distribución.

1.5.2. Guardar Cambios:

Para guardar los datos ingresados, se utiliza la opción
Grabar situada en la Barra de Herramientas.
Después de grabar, el sistema mostrará en el campo
correlativo el número de asiento contable respectivo; este
número es único a nivel de empresa.
NOTA: Si el documento es en Dólares entonces se deberá completar
información en los siguientes campos:

Fecha de TC: Debe ser igual al campo fecha factura

Clase TC: Ventas (el sistema lo muestra por defecto)
TC: Importe del Tipo Cambio, esta en función de la fecha
de cambio.

1.5.3. Ingreso de Información en el Zoom de localizaciones:

El icono denominado Zoom es la puerta de entrada

para el registro de información relacionado con las
localizaciones peruanas, este icono esta ubicado en la barra
de herramientas como puede verse en la siguiente figura:

Después de ingresar la información requerida en la

cabecera, se deberá registrar información de las
localizaciones peruanas, para lo cual deberá presionar
sobre el icono zoom , para que el sistema despliegue la
ventana Facturas TS Extensiones como se puede ver en la
figura siguiente:

En esta venta ingresar información en los siguientes

campos: Documento Sunat, Motivo de Excepción, Aplicar
retención, Tipo Doc Referencia, Nro Doc Referencia, Fecha
de Expiración, Tipo de Servicio.
 Se deberá tener especial cuidado con el campo Tipo de
servicio, que esta relacionado con la detracción del IGV, el
sistema retornará la información configurada en el catálogo
de proveedores, esta información puede ser modificada de
acuerdo al servicio que presta el proveedor, teniendo en
cuenta si esta afecto y en que porcentaje.
Grabar transacción y cerrar la ventana TS Extensiones.

1.5.4. Ingreso de información de distribución:

Para ingresar la distribución (o detalle) del documento,
deberá presionar el botón Distribuciones.

El sistema desplegará la ventana Distribuciones, antes de

digitar alguna información se recomienda usar la ventana
Que tiene una configuración especial de acuerdo a la forma
de trabajo de GyM.

La ventana tendrá por defecto una línea habilitada vacía

(línea de color amarillo), lista para ingresar información en
los campos:
Nro: Correlativo del sistema, no debe modificarse.
Tipo: Artículo
Importe: Monto de detalle (que afectará al Costo de ser el
caso).
Fecha contable: Tiene por defecto la fecha de la cabecera
Cuenta: FlexField Contable, completar la información en
los segmentos componentes, para acceder a la lista de
valores haga clic sobre los tres puntos, si conoce algún alias
puede usarlo para asociar la cuenta contable, en caso
contrario presione el botón Cancelar, mediante lo cual el
sistema nos mostrará la ventana del Accounting FlexField,
para completar los datos que faltan en los segmentos
división, cuenta (cuenta de costos 906), proyecto, frente y
partida.
En caso se cierre la ventana, se muestra

Se completan todos los campos:

Después de completar la información y presionar el botón

Aceptar, el sistema desplegará la siguiente ventana:

En este caso presionar el botón Aceptar.

Código de Impuesto: Representa la ubicación dentro del
Registro de Compras, contiene los siguientes valores:
El sistema siempre retornará el valor configurado en el
catálogo de proveedores, pero es posible cambiarlo de ser el
caso..
Este dato también se usa para el cálculo de impuestos. A
continuación se muestra la línea de distribución
correspondiente a un artículo y su monto base (sin IGV).

Importante:
De tratarse de un factura por consumo en un restaurante y
considere el servicio 10% entonces se deberá registrar el
servicio en una línea adicional cambiando el valor a No
grabado (es decir no se considerará para el cálculo del IGV).

Cálculo del impuesto:

Existen dos formas de calcular el impuesto:
 La primera forma es presionado el

botón , tengamos presente

que el cálculo se basará solo en las líneas afectas al
IGV (campo: Código de impuesto); como se muestra
en la siguiente imagen:

Para el caso de una factura por consumo en

restaurante, la distribución, para el siguiente
ejemplo, quedará de la siguiente manera:

Verificar que el valor del campo Total Factura sea

igual a Total Distribución:

Grabar la transacción.
  La otra forma se realiza a través de la opción
“Validación” del documento, es decir al momento de
ingresar la distribución de la factura solo ingresara el
importe total de la misma (valor incluido el IGV), ya
no utilizará el botón “Calcular Impuesto”; después
de ingresar los datos correspondientes a la
distribución, con las diferencias que se está
explicando, grabe la operación y cierre la ventana de
Distribuciones. Una vez hecho esto en la ventana
Facturas presionar el botón “Procesos” para validar
la factura.
El proceso de validación además de calcular el
impuesto de una factura, presenta otras
funcionalidades como se explica en el siguiente
punto.

1.5.5. Validación
Después de registrar un documento de deberá validarlo
para que sea contabilizado; sin validación nunca se
contabilizará y existirá descuadre entre el modulo AP y
Contabilidad General GL, por tanto todos los documentos
deben ser validados, cabe resaltar que al ejecutar la
validación el sistema realizará el cálculo de impuestos en
caso no se hubiera realizado con el botón cálculo de

impuesto en la distribución del

documento.
Para validar un documento deberá presionar el botón
procesos en la ventana de Facturas, aparecerá la ventana de
Acciones Factura como se muestra a continuación:
Hacer check sobre el campo Validar y luego

aceptar , el sistema realizará la validación

respectiva.
Ud. deberá comprobar que la validación terminó con éxito,
para lo cual deberá observar la región estado de la ventana
Factura, que muestre el estado “Validado”:
1.5.6. Crear Cuenta
Posteriormente creará la Cuenta respectiva. Ingresando
nuevamente a la misma ventana marcara con un check en la
casilla “Crear Cuenta”:

Esta opción creará el asiento contable respectivo, dejándolo

listo para ser transferido a GL.
Para visualizar el asiento generado se deberá ir al Menú
Principal, opción Herramientas y Visualizar Contabilidad,
como se muestra a continuación:
Ventana “Visualizar Contabilidad de Factura”:
1.5.7. Validar Documento:
En caso el documento no ha sido validado, se deberá
efectuar la validación ingresando nuevamente a la ventana
“Acciones Factura” y completando los datos como en la
siguiente pantalla.

Se puede verificar que el estado se ha actualizado a “Validado”.

1.5.8. Pagar Documento:
Bajo la misma responsabilidad donde se encuentra
seleccionar la opción “Pagos”.
Es necesario que ingrese información en los siguientes
campos requeridos:

Tipo: Rápido
Cuenta Bancaria: Seleccionar la cuenta Bancaria
correspondiente
Documento: Seleccionar la chequera correspondiente
Nro. Documento: El sistema nos proporciona el número de
cheque correspondiente, este número no debe ser
modificado.
Fecha pago: El sistema por defecto nos muestra fecha del
día, debemos cambiarla de ser necesario, esta también es
la fecha contable.
Moneda: Nos muestra la moneda de pago.
Razón Social: Nos muestra la razón social del proveedor.
RUC: nos muestra el RUC del proveedor.
Sucursal Proveedor: nos muestra factura

Luego presionar el botón Ingresar/Ajustar Facturas.

Usted puede buscar las facturas a pagar en el campo
Número factura, las cuales aparecerán en una lista
desplegable al hacer clic en los tres puntos que aparecen
cuando se posiciona sobre ese campo, enseguida ingrese el
Importe a pagar y luego grabe la operación.
Cerrar la ventana si todo está correcto.