INSTRUCTIVO PRESTAMO DEL AUDITORIO Código: IPGAF-9.

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PROCESO: Gestión Administrativa/ Fecha: 27/10/11

Administración de la Infraestructura Versión: 1

1. OBJETIVO: Administrar y controlar el uso del Auditorio en las diferentes

actividades programadas por estudiantes, docentes y personal
administrativo, con el fin de apoyar y mejorar los procesos de enseñanza y
aprendizaje de la comunidad universitaria.

2. ALCANCE: Planificar el uso del auditorio, desde la solicitud, recepción de la

información, ejecución del préstamo y entrega del usuario.

3. CONDICIONES GENERALES:

El auditorio podrá ser utilizado para realizar diversas actividades que apoyen
las funciones académicas de cada programa.
Quien requiera la prestación del servicio deberá solicitarlo con tres (3) días de
anticipación, salvo con condiciones especiales debidamente autorizadas por
Rectoría o Vicerrectoría. Dicha solicitud podrá realizarse de forma presencial o
a través de una llamada telefónica a la Oficina de Vicerrectoría, con el objeto
de conocer la disponibilidad, condiciones y realizar la reserva inmediata.

Condiciones de Préstamo del Auditorio

 Debe presentar el carnet, permitiendo conocer que es un personal activo de

la universidad.
 Solo se prestara para grupos superiores de 30 personas.
 Para préstamos a estudiantes, solo se realiza reserva con el respectivo
desprendible de pago.

Condiciones de desempeño

La Coordinación de Gestión Administrativa, coordinara con servicios generales,

la limpieza, organización y buen estado del auditorio. Asimismo, contara con el
apoyo de la Coordinación de Gestión Tecnológica para garantizar el buen
funcionamiento de equipos y materiales necesarios para desarrollar una
actividad.

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Administración de la Infraestructura Versión: 1

Se requiere por parte de los usuarios, el manejo de las siguientes condiciones:

 Abstenerse de fumar y/o ingerir alimentos y bebidas dentro de este.

 Velar por la conservación de los equipos que allí se utilizan.
 Contribuir con el aseo y el buen uso de dichas aulas.
 Respetar las reservaciones y horarios de otros usuarios.
 Apagar los equipos cuando no los estén utilizando.
 Antes de salir del auditorio, debe informar a Gestión Tecnológica para su
revisión y entrega del carnet correspondiente

Sanciones

El responsable directo del uso y manejo del auditorio será el docente

encargado. Por tanto este no podrá abandonar el lugar hasta tanto no haga
entrega satisfactoria.

Al encontrarse posibles inconsistencias en la entrega del Auditorio, se

suspenderá al docente encargado, el servicio de préstamo por un mes.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Para realizar la reserva deberá tener en cuenta el siguiente procedimiento:

No ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

Para dar inicio al préstamo, el Estudiante,

usuario debe dirigirse o realizar una docente o
1 ------
llamada a la oficina de Vicerrectoria, personal
para realizar su reserva. administrativo
Se verifica la asignación y
disponibilidad del Auditorio, y se
informa inmediatamente la Programación
disponibilidad al solicitante. Secretaria de del auditorio /
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En caso de no cumplir con el vicerrectoría Programación
requerimiento se informa la del aulas
disposición de otras aulas similares
para la ejecución de la actividad.

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Aceptada la solicitud, se procede a

diligenciar el Formato de Solicitud
de Programación de eventos y/o Programación
Secretaria de
3 actividades. de eventos y/o
vicerrectoría
Cuando se requiera un medio actividades
audiovisual se informara a Gestión
tecnológica, para su instalación.
Los estudiantes que realicen la
reserva deberán realizar el pago
respectivo ante la oficina de pagos y
recaudos. Recibo de
4 Estudiante
Y presentar el respectivo recibo y pago
carnet estudiantil, ante la secretaria
de vicerrectoria para finalizar la
reserva.
El día de ejecución de la actividad,
el solicitante debe dirigirse a la Estudiante,
oficina de Gestión Tecnológica 15 docente o
5 --------
minutos antes, y presentar el carnet personal
de la institución, con el fin de administrativo
realizar la entrega del auditorio.
Al finalizar, el solicitante y el
docente responsable, deberá
Estudiante,
informar a los auxiliares de Gestión
docente o
6 Tecnológica la terminación de la --------
personal
actividad, donde se realizara la
administrativo
respectiva verificación y evaluación
de los medios prestados.
Evaluada la entrega, el Auxiliar de
Gestión Tecnológica realizara la
Gestión Lista de
7 lista de chequeo. Asimismo,
Tecnológica Chequeo
entrega el respectivo carnet al
solicitante.
Al encontrarse inconformidades en
la entrega, el proceso de Gestión
Tecnológica deberá informar a Notificación
Gestión
8 Gestión Administrativa y a la escrita del
Tecnológica
Secretaria de Vicerrectoria los incidente
hechos presentados, con el fin de
aplicar la respectiva sanción.

En caso de que no se realice entrega formal con el Auxiliar de Gestión

Tecnológica, y presentar insatisfacción en la entrega, se procede a realizar la
lista de chequeo y presentar evidencia fotográfica cuando se requiera.
Permitiendo evidenciar lo ocurrió, y justificar la sanción al docente encargado.

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Administración de la Infraestructura Versión: 1

5. FLUJOGRAMA DEL PROCESO

Aprobó: Firma:
CARMEN CECILIA QUERO DE GONZALEZ
Rectora