MÓDULO DE ESTUDIO

Unidad 2. DESARROLLO DE COLECCIONES

 Concepto - Procesos involucrados en el Desarrollo y Gestión de Colecciones

 Política de Gestión de Colecciones: definición – propósitos – utilidad –

componentes – Pautas para su redacción.

Gestión y Desarrollo de colecciones:

El Desarrollo de Colecciones (DC) es una actividad que tiene como meta, dotar a la
biblioteca de materiales documentales, mediante el diseño de un Plan que contemple
no sólo la selección, conservación y actualización del material sino también el expurgo
o descarte y la revisión continua con el fin de incorporar novedades, detectar
necesidades, descartar lo obsoleto y mejorar los servicios en función de las nuevas
situaciones que los usuarios solicitan.

El Desarrollo de Colecciones es un proceso, y como todo proceso, es dinámico, flexible

e inacabado.

Desde la década del 50, diferentes autores han propuesto una serie de
conceptualizaciones, tales como: los que veremos en los siguientes cuadros. Unos
definiendo como Desarrollo de colecciones y Otros como Gestión de Colecciones,
aunque nosotros nos referiremos como Gestión de Desarrollo de Colecciones

* Evans (1979-2005): Proceso universal mediante el cual los bibliotecarios adquieren

diversos materiales con los que hacer frente a las demandas de los usuarios. Proceso que
permite identificar las fortalezas y debilidades de la colección de materiales de una
biblioteca con base en las necesidades de los usuarios y los recursos de la comunidad, y el
intento de corregir las necesidades que se detecten.

*ALA (1983): Término que abarca cierto número de actividades relacionadas con el desarrollo de la colección de una
biblioteca, incluyendo la determinación y coordinación de políticas de selección, la evaluación de las necesidades de los
usuarios actuales y potenciales, la identificación de las necesidades de la colección, la selección de los materiales, la
planificación para compartir recursos, el mantenimiento y el descarte de la colección.
 * Johnson (2004): Diversas actividades encaminadas a la conformación de la colección de una
biblioteca, entre ellas: selección, valoración de las necesidades de los usuarios, análisis de la colección y de
su uso, gestión del presupuesto, planificación para compartir recursos, relaciones con la comunidad.

Regos Varela (1999): La realización de las tareas de selección y adquisición de todo tipo de materiales
informativos, en cualquiera de sus soportes; el acceso a las colecciones internas y externas, ya sea en acceso directo,
préstamo domiciliario, préstamo interbibliotecario, planes cooperativos de adquisiciones a través de redes, acceso
electrónico a bases de datos y otros recursos informativos de interés para el usuario; la disponibilidad y conservación de
los materiales; la evaluación de las colecciones; y el expurgo.

 Negrete (2003): Proceso que permite identificar las fortalezas y debilidades de la colección de materiales
de una biblioteca, en términos de las necesidades de información de la comunidad y del uso que hacen
de los materiales que se localizan dentro y fuera de la biblioteca, permitiendo corregir las debilidades
detectadas, balancear sus áreas de interés y responder a los servicios que se ofrecen.

Política de Gestión de Colecciones: definición – propósitos – utilidad – componentes –

Pautas para su redacción

Toda Biblioteca mediante su proceso de Gestión debe establecer:

 políticas,
 criterios y
 procedimientos que rijan objetivamente la toma de decisiones para la
formación y mantenimiento de las colecciones.

Esto debe quedar plasmado en un documento escrito, consensuado por el personal de

la Biblioteca y avalado por las autoridades de la institución, conocido como la política
de gestión de colecciones.

 Edward Evans (2005), afirma que el eficaz desarrollo de la colección requiere

de la creación de un plan que procure corregir las debilidades/deficiencias de
la colección mientras mantiene sus puntos fuertes. En este sentido, define a la
Política de Gestión de Colecciones como una declaración escrita de ese plan,
un documento que representa un plan de acción, que proporciona información
 útil para orientar al personal de la biblioteca en la toma de decisiones.

Podemos decir entonces que una Política de Gestión de Colecciones es el plan maestro
de la biblioteca para construir y mantener sus colecciones.

 María del Carmen Negrete (2003, 2008) considera que la Política de Gestión de
Colecciones representa el plan principal que establece e implementa la Biblioteca
para construir, orientar, balancear y mantener colecciones adecuadas y coherentes a
las necesidades y demandas de información de su comunidad. Gobierna el proceso
de desarrollo de colecciones, por lo que no permite improvisaciones en esta actividad.

De ahí que las bibliotecas deben asumir la responsabilidad que les corresponde para
coordinar y elaborar su Política de Gestión de Colecciones tanto para los recursos
impresos como para los electrónicos en el marco de la misión y visión de la institución
de la que dependen.

Por qué es necesario definir la Política de Gestión de Colecciones:

 Porque establece los fines y objetivos de la Biblioteca

 identifica los grupos de usuarios y los servicios
 indica las prioridades que se establecen entre éstos
 es un instrumento de primer orden para la buena gestión del presupuesto

Para entender y comprender mejor los elementos que constituyen la Politica de

Gestión de Desarrollo de Colecciones descriptos por Evans, se tendra en cuenta, su
acción dentro y fuera de la Biblioteca: entonces consideraremos.
 Elementos Estructurales o Internos: son aquellos indispensables para la puesta
en marcha de un Plan para el Desarrollo de Colecciones. Hacen a la estructura y gestión de la
biblioteca.

 Elementos Dinámicos o Externos: son los que presentan una variación o

evolución permanente. Se establecen a partir de una relacion estrecha con el
contexto cambiante en el cual la biblioteca está inmersa.

Estos elementos poseen un denominador común: son productos de un Proceso de

análisis y síntesis cuidadoso y detallado.

Ellos son: Evaluación de la Colección – Estudio de la comunidad – Cooperación

bibliotecaria – Selección y Adquisición.
A continuación analizaremos cada uno de estos elementos o componentes:
Elementos Estructurales o Internos:
o Misión
o Presupuesto
o Políticas
o Estándares
o Responsables

 Misión
La Misión determina quiénes somos;
la evolución y los perfiles de la qué hacemos y
organización acerca de:
hacia dónde nos dirigimos.

 Declara las intenciones que tiene la biblioteca para delimitar su perfil y una
posición determinada.
 Es la expresión escrita del propósito de la organización.
 Define la dirección futura de la biblioteca
 Sirve como guía para lo que ésta hará y lo que llegará a ser
Una misión bien formulada expresa el propósito distintivo que establece una
organización, independientemente del alcance de sus operaciones en términos de
productos/servicios ofrecidos o usuarios a los que sirve.4

- Cuáles son los principales valores, aspiraciones y prioridades

filosóficas de la unidad de información?
- Quiénes son los usuarios, lectores de la biblioteca o unidad
Una Misión
de información?
debe responder
- Cuáles son los productos/servicios que brinda la unidad?
las siguientes
- En qué medio compite la unidad de información? Cuáles son
preguntas: sus principales fortalezas y ventajas competitivas?
- Cuál es su compromiso básico en términos económicos?
- Qué tecnología básica posee y cómo la utiliza?
- Cuál es la actitud de la unidad de información hacia sus
empleados?

 Presupuesto
Constituye la versión monetaria del Plan de G.DC.

 cuál es su origen,
 la partida que tiene asignada,
El profesional  las limitaciones presupuestarias
bibliotecario debe  cuáles son los rubros en que se distribuye el monto disponible y
conocer:
 cuánto específicamente corresponde a DC.
 deberá también, tener en cuenta modos alternativos para
obtener fondos en el caso que sea necesario.

4
Ponjuán Dante, Gloria. Gestión de Información en las organizaciones: principios, conceptos y
aplicaciones. Santiago de Chile, CECAPI.1998. p.62
La importancia y ventajas del sistema presupuestario son:
 Obliga a la planificación y evaluación de acciones.
 Favorece tener una dimensión monetaria de la biblioteca.
 Motiva a la declaración y el seguimiento de objetivos.
 Posibilita la coordinación del trabajo, pues organiza un plan de actividades que
pueden dividirse, delegarse y coordinarse.
 Sirve como instrumento de corrección de decisiones
 Permite efectuar comparaciones entre gastos reales y planeados.
 Mejora la distribución de recursos, pues cuantifica los planes: distribución de
dinero.
 Favorece la comunicación entre los mandos medios de la organización.
Es necesario elaborar criterios de distribución aplicables al DC.
Se debe planificar los rubros sobre los cuales se efectuarán las inversiones y los
porcentajes de dinero que se destinará a cada ítem.
A continuación veremos a modo de ejemplo una serie de Planillas de registro:
Planillas Modelos
Distribución del Presupuesto DC (asignación de partidas)
RUBRO $
Materiales a comprar (Libros; Obras de referencia; materiales especiales)

Nuevas suscripciones a publicaciones periódicas

Renovación de suscripciones del año anterior

Mantenimiento de la colección existente (encuadernaciones; reparaciones generales; renovación

de pedidos)
RUBRO $
Libros:Obras Generales
Obras de Referencia
Obras específicas
Publicaciones Periódicas:
Suscripciones nuevas
Renovación de suscripciones
Materiales Especiales:
Videos
Bases de Datos en CD
Discos
 RUBRO %
Libros Infantiles
Libros para Adultos
Libros para Público general
Cronograma de implementación del Presupuesto para compras

RUBRO TOTAL 1º TRIMESTRE 2º TRIMESTRE 3º TRIMESTRE 4º TRIMESTRE

Libros
Literatura
Libros para
docentes
Publicaciones
periódicas
Mapas-Cds
Música
Libraría y
Papelería
Insumos
Tecnológicos
Mobiliario

Arts. Limpieza

Cronograma de implementación del Presupuesto para manteniemiento

RUBRO TOTAL 1º TRIMESTRE 2º TRIMESTRE 3º TRIMESTRE 4º TRIMESTRE
Encuadernación
libros
Encuadernación
Publicaciones
Servicios técnicos
informática
Mobiliario
Limpieza
 Cronograma de ejecución
RUBRO TOTAL ANUAL TRIMESTRES
1º 2º 3º 4º
LIBROS
PUBLICACIONES
TECNOLOGICOS
MATERIAL
AUDIOVISUAL
MATERIAL
DIDÁCTICO
TOTALES

Recuerda que:

Identificación de necesidades; Identificación de

ingresos; Determinación de prioridades; Redacción
El Presupuesto ELABORACIÓN del Proyecto del Presupuesto; Presentación ante
involucra o las autoridades; Aprobación.
contempla el
desarrollo de tres
etapas: Cronograma de ejecución
IMPLEMENTACIÓN de gastos,
generalmente trimestral.

Registros adecuados para documentar

CONTROL el modo en que ha sido gastado el dinero

 Estándares:
Son pautas o normas, establecidas a nivel internacional, que presentan los ideales de
funcionamientos mínimos y óptimos para las diferentes unidades de información.
Los estándares permiten marcar un nivel de comparación entre lo ideal y la situación
real de la biblioteca.
Hoy todos los autores expertos en el tema, coinciden en decir que: poseer una
normativa internacional es importante para la evolución permanente del trabajo
bibliotecológico, pero NO constituyen un fin en sí mismo, como ocurrió en sus
comienzos (Standards for Public Liraries. IFLA. 1973) ya que la finalidad de referencia
en la valoración y cuantificación de servicios, es de imposible aplicación universal.
Esta consideración sin embargo, no excluye la responsabilidad como profesionales de
hacer contacto y conocer los estándares elaborados por algunos organismos
internacionales, entre ellos IFLA (Internacional Federation Librarian Assiciation) y ALA
(American Library Association).
Para ello, se recomienda consultar los sitios web de ambos organismos y realizar la
búsqueda sobre este tema. IFLA: www.iflanet.org - ALA: www.ala.org
Sin embargo, la Cátedra propone mantener el concepto de Modelo Ideal, pero desde
una visión que contribuya a una construcción integral, dinámica y continua de la
Gestión de las Unidades de Información, por sobre un determinismo pragmático
cuantitativo.
Desde esta perspectiva ese Modelo Ideal, es una herramienta de conocimiento
profundo para el quehacer bibliotecológico. Un documento capaz de servirnos de
fundamento para nuestras acciones presentes y futuras, que puede ser expuesto a
todos nuestros usuarios como una Declaración Universal. Éstas características quedan
representadas en principio en dos Manifiestos básicos:
El Manifiesto de la UNESCO/IFLA sobre Bibliotecas Escolares y los enunciados de la
Biblioteca Nacional del Maestro en su Misión y Visión: http://www.bnm.me.gov.ar –
link la biblioteca- como Institución Madre de todas las BIE del país.

 Responsables:
Puede parecer que este elemento es obvio, pero en algunas bibliotecas no existen
profesionales y en otras, sus acciones no brindan la visibilidad requerida en la
actualidad por un sinnúmero de situaciones y circunstancias.
Si bien la Colección es trascendente, el Bibliotecario y sus capacidades son
imprescindibles.
Al decir de la Prof. Dra. Gloria Ponjuán Dante, el Profesional de la Información, es el
actor de los cambios.
El Manifiesto de UNESCO/IFLA establece que: “La persona encargada de la biblioteca
escolar será el miembro del personal de la escuela profesionalmente cualificado para
planificar y administrar su funcionamiento y contará, en lo posible, con la ayuda de
personal suficiente. Este profesional cooperará con todos los miembros de la
comunidad escolar y actuará de enlace con la biblioteca pública y otros centros de
documentación.
La función que cumple el bibliotecario escolar variará en función del presupuesto, del
plan de estudios y de los métodos pedagógicos de cada centro escolar, dentro del
marco jurídico y financiero establecido en cada país. En algunos contextos específicos,
hay áreas generales de conocimiento que son fundamentales para que los
bibliotecarios de las escuelas estén en condiciones de crear y hacer funcionar servicios
de biblioteca eficaces en el centro escolar: gestión de recursos, bibliotecas e
información, y pedagogía.
En un entorno caracterizado por el incremento de la conexión en redes, las personas
encargadas de la biblioteca escolar deben ser competentes para planificar distintas
técnicas de utilización de la información y enseñarlas tanto al profesorado como al
alumnado, de modo que tienen que seguir formándose y evolucionando
profesionalmente”.
Roser Lozano en Nuevos perfiles de profesionales para nuevos proyectos de
bibliotecas públicas (2008) escribe (…) “hay que tener en cuenta el tipo o tipos de
perfiles profesionales que se necesitan para desarrollar con éxito las tares.
Personalmente, creo que debemos reflexionar y abrir un debate sobre cómo tienen
que ser los profesionales que se necesitan para responder a los retos que tiene
actualmente planteados la biblioteca pública y para atender eficientemente a los
ciudadanos de este siglo XXI.
Las competencias necesarias para trabajar en una biblioteca pública deben incluir
como mínimo una amplia gama de conocimientos específicos necesarios,
conocimientos en Biblioteconomía y Documentación, pero también idiomas, cultura
general, conocimiento de su comunidad, conocimientos tecnológicos…etc. Además, se
necesitan habilidades como la capacidad de adaptación al entorno, autoaprendizaje,
auto-confianza, orientación a resultados, trabajo en equipo, iniciativa, auto-
motivación, autocontrol, flexibilidad en las normas, empatía con el público, facilidad
para la comunicación…etc.
Pero además de estos conocimientos y habilidades generales, cada vez más se
necesitan diferentes especializaciones y la elaboración, ya desde la Universidad, de un
itinerario curricular formativo que permita dotar a las bibliotecas públicas con
profesionales especializados y capacitados para diferentes funciones y perfiles, más
allá de unos conocimientos estrictamente técnicos, generales y similares para todos.
En la biblioteca pública no se puede hablar de un único perfil de competencias, sino
que hay perfiles diferenciados de acuerdo a los diferentes puestos de trabajo y, por
tanto, se tendría que hablar de conocimientos y de habilidades asociadas específicas.
Algunos de ellos pueden ser: dirección-gerencia, referencista, animador cultural,
especialista en animación y literatura infantil, educador y formador, conservador y
especialista en patrimonio, Web master, etc. Cada uno de ellos ha de tener un perfil de
competencias completamente diferenciado, con conocimientos y habilidades
específicas y con el compromiso común de servir a los objetivos estratégicos de la
biblioteca como organización.
Sabemos que uno de los lastres más importantes que arrastran las bibliotecas públicas
aún y que impiden su modernización es la pobre imagen social que ofrece la biblioteca
“hacia fuera”, que de alguna manera va unida a la imagen que se tiene del
bibliotecario. Por suerte, esta tendencia va cambiando, pero no con la rapidez que
muchos desearíamos.
La profesionalización y el “saber hacer” del bibliotecario incide directamente en la
calidad de los servicios y en la percepción que tienen los políticos y los ciudadanos de
la biblioteca pública. Y cuando escribo esto pienso tanto en una biblioteca de grandes
dimensiones como en aquella rural o de barrio a cargo de un único bibliotecario,
donde incluso recae en el profesional mucha más responsabilidad en este sentido,
puesto que la vinculación persona-institución es aún mucho más importante”.
Estas reflexiones presentadas por la autora española que
enfatizan el rol del profesional dentro de Biblioteca Pública,
bien pueden ser sostenidos para la Biblioteca Escolar,
complementando y ampliando la visión presentada en el
Manifiesto.
Estamos hablando de Desarrollar Colecciones (en cualquier
soporte y formato) indispensable para la concreción del
concepto Biblioteca, por lo tanto el profesional o los
profesionales que llevan adelante esta responsabilidad,
tendrán que poseer las competencias pertinentes que lo/los
habilite a saber cómo debe ser pensado el proceso de
Desarrollo y cómo debe ser ejecutado.

 Quiénes participan en el proceso de DC? (bibliotecarios;

especialistas; asesores externos; docentes; directivos;
usuarios; comisiones asesoras; sectores administrativos
de la biblio, etc.)
Entonces  Qué áreas de la biblioteca están involucradas?
es indispensable (Dirección; Referencia; Procesos)
preguntarse:  Quiénes toman las decisiones en cada caso? Quiénes
seleccionan?
 Quiénes ejecutan las decisiones?

Cuando hemos identificado los participantes, sus roles y

responsabilidades hay que escoger el modo de organización de
ese grupo humano.

Algunas cuestiones a tener en cuenta:

 Distribución de roles y responsabilidades dentro del proceso de DC
 Elección de un sistema de interacción con la
comunidad que posibilite la participación activa
de los usuarios.

Elementos Externos o Dinámicos

Ellos son:
 Evaluación de la Colección
 Estudio de la comunidad
 Cooperación bibliotecaria
 Selección y Adquisición.
Se reiteran temas que son necesarios para la redacción de las POLÍTICAS EN EL
PLAN.

Recordando que se debe poner:

La Biblioteca realizará la selección teniendo en cuenta……. O bien, esta

Biblioteca asume las siguientes acciones para contar con el Presupuesto
necesario……..

POLÍTICA DE SELECCIÓN
La responsabilidad en la selección de los recursos bibliográficos es
compartida por los profesores, y los bibliotecarios relacionados con el
desarrollo de la colección.
La Biblioteca promueve la colaboración de los profesores representantes
de las diferentes áreas para participar como especialistas temáticos en la
selección del material.
Las fuentes a consultar para realizar la selección son:
Los programas de estudio, las solicitudes de los usuarios (desideratas), los
catálogos de libreros y editores, las bibliografías y reseñas, y los catálogos
cooperativos.
Tener en cuenta:
Correspondencia del tema en relación a la currícula –
Tratamiento del tema (nivel académico) –
Actualidad de la información –
Prestigio del autor y del editor –
Cualidades físicas y técnicas (impresos: papel, tipografía, legibilidad,
encuadernación; materiales especiales: calidad técnica de la edición,
durabilidad del soporte) –
Demanda (previsión de uso) –
Precio –
Cobertura del tema en otros recursos ya presentes en la colección –
Disponibilidad en otros formatos –
Disponibilidad del título en otras bibliotecas

POLÍTICA DE ADQUISICIÓN
Se trata de localizar y adquirir los ítems identificados como apropiados para la
colección en el tiempo más rápido posible y con el costo por unidad lo más bajo
posible.

Para el material impreso, se adquiere el material de manera directa con las

editoriales, obteniendo descuentos y precios cómodos reduciendo los
gastos de la biblioteca escolar.Así mismo se adquieren en las distintas ferias
del libro que se realizan en nuestro país.
Por otra parte, se adquieren libros usados originales, obteniendo material
de calidad con precios favorables.
En cuanto a los recursos electrónicos de acceso abierto, adquirirlos pueden ser
de varias maneras:

Descargando E-books de carácter gratuito por medio de la Webs

autorizadas,
Adquiriéndolos por medio de editoriales,
 Pagando la suscripción a las diferentes Bases de Datos que nos ofrecen este
tipo de material de acceso abierto.

En la actualidad muchas editoriales venden libros electrónicos a precios bajos,

existen portales que los ofrecen gratis, respetando los derechos de autor.

En la web una gran cantidad de títulos que se encuentran en formatos impresos

pero que ya están digitalizados y facilitan su acceso abierto a ellos. Portales
como casadellibro.com o el aleph.com. De modo que los beneficios son muchos,
ya que los libros electrónicos son mucho más económicos, no necesitan espacio
físico, no tienen riesgo de deterioro, su disponibilidad es más amplia
comparándola con los recursos impresos y por supuesto su adquisición es más
factible

Las formas de adquisición aplicadas son:

Compra (pedido en firme a proveedores, libreros y / o editores nacionales y

extranjeros, para monografías y materiales audiovisuales);
Suscripción (revistas y bases de datos),
Canje:
Se realiza canje de material bibliográfico con otras bibliotecas.
Los costos de los envíos son asumidos por la biblioteca proveedora del
material.
Se destina para canje los documentos duplicados, que no amerite contar
con más copias para la Biblioteca, y todo lo que no se ajuste a uno o más de
los criterios y parámetros establecidos en la política de selección.
Donación: Es otra forma de adquisición y tiene su política.

Política de DONACIONES
Se solicitan y promueven siempre y cuando el material responda a las
necesidades de la Biblioteca, siguiendo los criterios y parámetros establecidos
en la política de selección.

La Biblioteca acepta donaciones no condicionadas, reservándose el derecho de

disponer del 1 material que por alguna razón no decida ingresar a la colección,
para el destino que considere más acorde.

En todos los casos se solicita al donante la entrega de un listado con los

títulos a donar, para su previa selección.

Presupuesto
Establecer porcentajes de asignación por colecciones:

Referencia, Ficción, Textos Escolares, Materiales Docentes, Materiales

informativos
O por tipo de documento