Manual Atención A Contingencias

PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE OPERACIÓN
TÍTULO:
ATENCIÓN A CONTINGENCIAS PARA PREVENIR SU IMPACTO EN LA CALIDAD Y
CONSERVACIÓN DE LOS MEDICAMENTOS Y DEMAS INSUMOS PARA LA SALUD
TIPO DE DOCUMENTO: CÓDIGO: VERSIÓN: SUSTITUYE A:
MANUAL
VIGENTE A PARTIR DE: PRÓXIMA REVISIÓN: PÁGINA:
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CONTENIDO
1. Propósito.............................................................................................................................................................................2
2. Alcance...............................................................................................................................................................................2
3. Desarrollo:...........................................................................................................................................................................2
I. Introducción...............................................................................................................................................................2
II. Conceptos:.................................................................................................................................................................2
III. Huracán......................................................................................................................................................................3
IV. Inundación.............................................................................................................................................................4
V. Incendio por cortocircuito...........................................................................................................................................5
VI. Tornado / Tromba..................................................................................................................................................7
VII. Falla eléctrica........................................................................................................................................................8
4. Control de cambios.............................................................................................................................................................9
5. Referencias.........................................................................................................................................................................9
6. Firmas de conocimiento....................................................................................................................................................10
TÍTULO:
MANUAL
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1. Propósito
Describir las actividades que debe realizar el colaborador de Farmacias Darovi, ante la presencia de: huracanes,
trombas, inundaciones, tornados, fallas eléctricas e incendios.
2. Alcance
Aplica a todas las Sucursales de Farmacias Darovi.
3. Desarrollo:
I. Introducción
El presente manual describe los siguientes tipos de contingencias naturales:

 Huracán.  Falla eléctrica.
 Tromba/ tornado.  Incendio.
 Inundación.
Así como las actividades que deben realizar los Colaboradores de las Sucursales de Farmacias Darovi, antes, durante y
después de la presencia de algunos de los fenómenos que se puedan presentar en las diferentes localidades, con la
finalidad de apoyar a los colaboradores en la conservación de los medicamentos y demás insumos para la salud.
II. Conceptos:
Huracán.
Es un movimiento de masa de aire a gran velocidad que se origina en regiones tropicales, es decir es un conjunto de
tormentas que giran en torno a un centro de baja presión causando vientos y lluvia.
Inundación.
Es un fenómeno que se produce por el exceso de agua, que sumerge partes de tierra que normalmente se encuentran
secas, en otras palabras es la invasión o cubrimiento de agua.
Incendio:
Es “fuego fuera de control” que inicia de manera instantánea o gradual.
Tornado.
Es una columna de aire que gira violentamente y que inicia a partir de una tormenta eléctrica hasta la superficie, son
capaces de destruir por completo estructuras de construcción sólida, derribar árboles y lanzar objetos por el aire como
misiles.
Tromba:
Es una nube en forma de embudo y poco diámetro animado de un fuerte movimiento de rotación, cuyo tubo desciende
hasta la superficie del agua, o de la tierra, y arrastra todo lo que encuentra, presenta las mismas características que los
tornados, sin embargo tiene menos violencia y su diámetro es más pequeño.
Falla eléctrica:
Es el aislamiento de cualquier componente de un circuito eléctrico, que provoca la interrupción de la corriente. También
llamada fuga de corriente, pérdida de corriente.
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III. Huracán
Posibles Daños:
Derribe de árboles y arbustos, así como de señales y anuncios, daños en techos de viviendas de láminas de cartón,
inundación en zonas habitacionales en donde el sistema de drenaje no es suficiente.
Medidas de Prevención:
Antes:
Gerente y/o Jefe de Ventas
1. Prestar atención a los medios de comunicación (radio) sobre el desarrollo y la trayectoria del
huracán.
2. Mantener a la mano ropa abrigadora e impermeable.
3. Mantener un botiquín de primeros auxilios.
Durante:
1. Conservar la calma.
2. Salir de la sucursal lo menos posible.
3. Estar informado sobre la trayectoria del huracán.
4. De existir mucho viento acompañado de agua que humedezcan los medicamentos y demás
insumos para la salud.
a) Retirar los productos que sean necesarios para evitar su deterioro, colocar en
bolsas de plástico para evitar algún tipo de afectación y ubicar las bolsas en el
anaquel de mayor altura.
5. En caso de Servicios a Domicilio, solicitar vía telefónica y/o correo electrónico al Gerente de
Servicios y Ventas a Crédito la suspensión del servicio (especificar el motivo).
6. Verificar la existencia de filtración de agua en la sucursal.

De existir filtración:
b) Verificar que no exista contacto o corrientes eléctricas que pueda ocasionar corto
circuito que ponga en riesgo la integridad del colaborador y la conservación de los
medicamentos.
c) Informar vía correo electrónico al Gerente de Desarrollo de Farmacias, Gerente y
Supervisor de Mercadeo la necesidad de realizar el mantenimiento a la sucursal.
d) Retirar los objetos y medicamentos que se encuentre cerca de la filtración para
evitar su deterioro.
7. Permanecer alejado de las puertas u objetos que puedan ser arrojados por el exceso de
viento.
8. De presentar encharcamiento de agua, realizar lo mencionado en la sección de inundación
de este manual.
TÍTULO:
MANUAL
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Después:
1. Realizar lo mencionado en el procedimiento “Limpieza de áreas, mobiliario, medicamentos y

demás insumos para la salud” AOP-PR-011.
2. Solicitar a los Vendedores, la colocación de los productos en la ubicación asignada por el
sistema Ldcom.
3. De identificar posibles productos No conforme, realizar lo mencionado en el procedimiento
“Control de producto No Conforme” PCM-PR-002.
IV. Inundación
Antes:
Gerente y/o Jefe de Ventas:
1. Prestar atención a los medios de comunicación (radio) sobre el posible riesgo de inundación.
2. Informar vía telefónica al Supervisor de Mercadeo el posible riesgo de inundación.
Supervisor de Mercadeo:
3. Confirmar con las autoridades de protección civil el riesgo de inundación.
4. Informar vía correo electrónico y/o telefónico al Subdirector Operativo, Subdirector de Sistemas y Tecnologías y Gerente
de Mercadeo el riesgo de inundación de la sucursal (especificar nombre y dirección de la sucursal).
5. Solicitar al Coordinador de Servicios Generales memoria USB para el respaldo de información en caso necesario.
*El respaldo aplica cuando la sucursal no tenga servicio de internet y se requiera el respaldo de la base de datos de manera
local.
Durante:
1. Conservar la calma.
2. Salir de la sucursal lo menos posible.
3. De presentarse encharcamiento de agua monitorear el nivel del agua, si es de 10cm.
4. Informar vía telefónica al Supervisor de Mercadeo el nivel del agua.
5. Desconectar, refrigerador de medicamentos, refrigerador de refrescos de la corriente eléctrica y equipo de cómputo.
*Cuando se trate del refrigerador de medicamentos colocar los medicamentos en bolsas de plásticos dentro de la nevera
con suficiente Gel refrigerante.
*Si el servicio de energía eléctrica no se restablece durante de 2hras, relacionar los productos en formato libre y enviar a la
sucursal más cercana, solicitando nombre y firma de recibido.
6. Colocar los siguientes documentos en bolsas de plástico:
 Libros de control, recetas y facturas de medicamentos psicotrópicos.
 Recetas y formatos del Reporte “Control de antibióticos”.
 Sabanitas de devoluciones por excedente y/o merma.
 Suplemento de la farmacopea.
 PNO (Procedimientos Normalizados de Operación).
 Carpeta de requisitos Legales y documentación legal exhibida.
7. Solicitar vía telefónica al Gerente de Sistemas y Tecnologías el respaldo de las bases de datos local de la sucursal.
*Aplica cuando la sucursal genere ventas de manera local, es decir sin conexión a internet.
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8. Mantener un botiquín de primeros auxilios.
Después:
1. Esperar a que las autoridades indiquen que el peligro ha pasado e informar al Supervisor de
Mercadeo el paso del peligro.
a) Solicitar a los Vendedores, la colocación los productos en la ubicación asignada por
el sistema Ldcom.
b) Conectar los equipos a la corriente eléctrica.
c) Reanudar el Servicio a domicilio.
d) Retirar los documentos de las bolsas de plástico y reguardar en el área asignada
para el control de los documentos.
e) Realizar lo mencionado en el procedimiento “Limpieza de áreas, mobiliario,
medicamentos y demás insumos para la salud” AOP-PR-011.
f) De identificar posibles producto No conforme, realizar lo mencionado en el
procedimiento “Control de producto No Conforme” PCM-PR-002.
Supervisor de Mercadeo
1. Realizar visita a la sucursal de acuerdo al procedimiento “Visitas del Supervisor de
Mercadeo a Sucursal” AOP-PR-020.
V. Incendio por cortocircuito

Medidas de prevención
Antes:
1. Mantener a la vista de los colaboradores el número de los Bomberos y/o Protección Civil de
la localidad.
2. Mantener limpia y ordenada la sucursal.
3. Desconectar los aparatos eléctricos, cuando no se utilice.
4. No sobrecargar los contactos.
5. No colocar cables cerca de los botes o bolsas de basura.
6. Verificar que los cables estén en buen estado y no enredados; en caso de requerir
reparación, llamar al electricista.
7. Mantener señalados y libre de obstáculos los extintores.
Durante:
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Si el incendio está iniciando (incipiente):
1. Buscar el extintor más cercano y tratar de combatir el fuego.
***Si el incendio es de origen eléctrico no intentar apagar con
agua.
2. Presionar los botones de alarma ubicados en las

diferentes áreas de la sucursal y el botón Inalámbrico.
3. Llamar a los bomberos.
4. No gritar o empujar, puedes provocar un pánico.
*Este tipo de situaciones causan más muertes que el
mismo incendio.
5. Evitar perder tiempo buscando objetos personales.
6. De ser necesario salir a través de las llamas para estar a
salvo, debes cubrir la cabeza con una manta, toalla o abrigo húmedo, aguanta la respiración y corre.
De quedar atrapado en el fuego debes:

1. Mantener la calma e informar al servicio de emergencia la ubicación de la sucursal y número de personas atrapadas.
2. Gritar para pedir ayuda para alertar a los vecinos.
3. Espera los servicios de emergencia.
Como escapar del humo:

1. Cubrir la nariz con trapo húmedo, esto permitirá que respires menos humo y avanza “a
gatas”.
Si el humo:
a) Es muy denso y se dificulta respirar por la nariz, cubre la boca con un trapo, aspira
profundamente y saca el aire lentamente.
b) Impide ver el camino para salir, sigue una pared para encontrar la salida.
Qué hacer si tu ropa se incendie:

1. ¡Detente!. Mantener la calma, no correr.
2. ¡Tírate!.. inmediatamente al piso, cubriéndote la cara con las manos
3. Rodar una y otra vez para sofocar las llamas.
¨*Esto lograra que se apaguen las llamas al quitarles oxígeno.
Después:
1. Permanecer retirado del área incendiada ya que en algún momento el fuego puede reavivarse.
2. No interferir en las actividades de los bomberos y rescatistas.
VI. Tornado / Tromba

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Antes:
1. Prestar atención a los medios de comunicación (radio) sobre la presencia del posible tornado o tromba.
2. Verificar la seguridad de la sucursal y de los insumos para la salud.
a) De haber árboles o ramas cerca de la sucursal, informa a los medios de protección
civil de tu localidad para podar.
3. Colocar los medicamentos y demás insumos para la salud ubicados en paredes o
mostrador en bolsas y cajas para evitar la caída o salida ante la presencia del tornado o
tromba.
Durante:
1. No esperar que el tornado o tromba sea visible y permanece refugiado en el área más segura de la sucursal.
*No refugiarse en el baño o mostrador.
*No salir de la sucursal hasta que pase el tornado o tromba.
Después:
1. Esperar a que las autoridades de protección civil de tu localidad informen el paso del tornado o tromba.
2. Programar la limpieza de la sucursal de acuerdo a lo menciona en el procedimiento “Limpieza de áreas, mobiliario,
medicamentos y demás insumos para la salud” AOP-PR-011.
3. Colocar los medicamentos retirados en la ubicación asignada por el sistema Ldcom.
4. Verificar que la infraestructura de la sucursal no presente daños, de ser así informa vía correo electrónico al Gerente
y/o Supervisor de Mercadeo.
VII. Falla eléctrica
Durante:
1. Desconectar de la corriente eléctrica los equipos de cómputo y refrigeradores de refrescos y medicamentos.

2. Colocar los medicamentos refrigerados en bolsas de plástico dentro de la nevera con suficiente gel
refrigerante.
3. Si la falla de la energía eléctrica es por más de 10 minutos, solicitar la Planta de energía, al
Coordinador de Servicios Generales o Gerente de Desarrollo de Farmacias (Tel: 9931 903832 o
9933 580130 extensión 1115 o 1116).
4. Realizar lista de medicamentos refrigerados y realizar el traslado de los medicamentos a la
sucursal más cercana, siempre y cuando hayan pasado más de 2hras como máximo sin el servicio
de energía eléctrica.
5. Solicitar al Gerente y/o Jefe de Ventas de Farmacia nombre y firma de recepción de los
medicamentos refrigerados.
Después:
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1. Programar la limpieza del refrigerador de acuerdo a lo menciona en el procedimiento

“Limpieza de áreas, mobiliario, medicamentos y demás insumos para la salud” AOP-PR-
011.
2. Solicitar al Vendedor de Farmacias el acomodo de los medicamentos refrigerados de
acuerdo al anexo 1 del método de trabajo “Manejo y conservación de medicamentos y
demás insumos para la salud” PCM-MT-001.
3. Encender los equipos de cómputos y los puntos venta.
4. De haber realizado el traslado de los productos, solicitar a la farmacia la entrega de los
productos de acuerdo a la lista realizada previamente. *Los medicamentos deben ser
entregados en bolsas de plástico dentro de la nevera con suficiente gel refrigerante
4. Control de cambios.
Versión Descripción del cambio Justificación Solicitado por: Aprobado por: Fecha
A *Se agrega la actividad a realizar
cuando existe falla de energia electrica Requisito Legal Guillermo Soto Lider del PNO de
en la Sucursal. Alfonso AOP
*Se eliminan las definiciones por cada
tipo de contigencia y algunas imágenes. Gerente Farmacia/ Ing. David Cordova
Xalapa Sayago Cordova
 Se reestructura el orden del
contenido del documento.
 Se realiza en el Encabezado
modificaciones a:
*La sección “revisión” cambia por
“Vigente a partir de”.
*Se elimina la sección de “revisión”.
*Se agrega la sección de “proxima
revisión”.
*Se agrega en el pie de pagina la
sección de “Mejora propuesta por”
5. Referencias
 NMX-CC-9000-IMNC-2005; Sistemas de Gestión de la Calidad; Fundamentos y Vocabulario.
 NMX-CC-9001-IMNC-2008; Sistemas de Gestión de la Calidad; Requisitos.
 Suplemento de la Farmacopea.
TÍTULO:
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6. Firmas de conocimiento.
Sucursal y/o departamento Nombre Firma Fecha

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PROCEDIMIENTOS NORMALIZADOS DE OPERACIÓN

El presente manual describe los siguientes tipos de contingencias naturales:

6. Verificar la existencia de filtración de agua en la sucursal.

1. Realizar lo mencionado en el procedimiento “Limpieza de áreas, mobiliario, medicamentos y

8. Mantener un botiquín de primeros auxilios.

V. Incendio por cortocircuito

Gerente y/o Jefe de Ventas

2. Presionar los botones de alarma ubicados en las

De quedar atrapado en el fuego debes:

Como escapar del humo:

Qué hacer si tu ropa se incendie:

VI. Tornado / Tromba

VII. Falla eléctrica

1. Desconectar de la corriente eléctrica los equipos de cómputo y refrigeradores de refrescos y medicamentos.

1. Programar la limpieza del refrigerador de acuerdo a lo menciona en el procedimiento

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