TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 2
2. OBJETIVO 2
3. ALCANCE 2
4. COMPONENTES 2
5. PERSONAL 3
6. INFRAESTRUCTURA 4
7. EQUIPOS Y MATERIALES 5
8. DOCUMENTACIÓN 5
9. DESPACHO Y TRANSPORTE 9
10. RECLAMOS 11

 ANEXO 1 11

1
 

1. INTRODUCCIÓN

Las Buenas Prácticas de Almacenamiento, constituyen un elemento fundamental dentro

de toda actividad destinada al manejo de productos agropecuarios, que engloba políticas,
actividades y recursos con el objeto mantener y garantizar la calidad, conserv
conservación
ación y el
cuidado de los productos agropecuarios.

El presente Instruct
Instructivo
ivo surge como respuerespuesta
sta a la necesidad de poseer un
instru
instrument
mento
o eficaz
eficaz,, destin
destinado
ado a est
estable
ablecer
cer y eval
evaluar
uar las cond
condici
iciones
ones y práct
prácticas
icas
involuc
involucrada
radass en la recepció
recepción,
n, alm
almacen
acenami
amiento
ento y exp
expend
endio
io aplicab
aplicable
le a almacenes de
expendio de insumos agropecuarios y empresas de aplicación terrestre.

El presente documento,
documento, está íntimíntimamente
amente ligado con otras normas y procesos
relacionados, como son las Normas de Buenas Prácticas de Manufactura, Normas INEN,
contribuyendo de esta manera a establecer un sistema integral de garantía de calidad,
que permita la utilización de los productos agropecuarios.

2. OBJETIVO

El objetivo de este Instructivo es establecer pautas y requisitos mínimos necesarios que

permitan
perm itan gara
garantiz
ntizar
ar el cumcumpli
plimie
miento
nto de las BuenBuenas
as Prác Práctic
ticas
as de recepc
recepción,
ión,
 Almacenamiento y expendio,
expen dio, en conformidad con la No
Norma
rmativ
tiva
a llega
egall vige
vigente
nte..

3. ALCANCE

Este Ins
Este Instruc
tructi
tivo
vo es apl
aplicab
icable
le a los los alm
almac
acene
eness que exexpen
penden
den produc
productos
tos
agropecuarios y empresas de aplicación terrestre de Agroquímicos y bodegas de
almacenamiento de personas naturales o jurídicas que no se dedique al expendio de estos
productos.

4. COMPONENTES

Losrecepción,
de elementosalmacenamiento
básicos necesarios
ne cesarios para considerados
y expendio, el cumplimiento
en elde estas Buenas
presente Prácticas
Instructivo son:

  Personal
   Infraestructura
   Equipos y materiales
   Documentación
     Productos caducados o en mal estado

2
 

  Despacho
  Reclamos

5. PERSONAL

5.1 Los almacenes deben contar con el número adecuado de personal calificado bajo
la resp
responsa
onsabil
bilidad
idad de un RespResponsa
onsable
ble Técn
Técnico,
ico, Ing. Agrón
Agrónomo,
omo, Médi
Médicoco
Veterinar
Vete rinario,
io, o Ing. Zoot
Zootecni
ecnista
sta en los caso
casoss que aplique,
aplique, con la aut autori
oridad
dad
suficiente
suficiente para diseñar, implem
implementar
entar y mantener un sistema
sistema que garantice
garantice el
cumplimiento de unas buenas Prácticas.

5.2 Las tareas específicas de cada persona deben estar claramente definidas. Cada
tarea debe ser delega
tarea delegadada a la pers
persona
ona idónea y no deben haber vacío
vacíoss o
superposiciones
superposiciones en las responsabil
responsabilidades
idades relacionad
relacionadas
as al cumplim
cumplimiento
iento de su
trabajo.

5.3 El personal de almacenes o de las empr

empresas
esas de apli
aplicació
cación
n terrestre
terrestre debe informar a
su superior, acerca de las instala
instalaciones
ciones,, equipos o condiciones, que considere
pueda influir negativam
negativamente
ente en la calidad y est
estabili
abilidad
dad de los productos.
productos.

5.4 Debe proveerse a todo el personal la capacitación y entrenamiento apropiado en

para la realización de su trabajo. La capacitación debe ser inicial y continua; y su
impl
implem
emen
enta
taci
ción
ón será
será ev
eval
alua
uada
da peri
periód
ódic
icam
amen
ente
te,, llev
lleván
ándo
dose
se loloss re
regi
gist
stro
ross
respectivos.

5.5 Se deben establecer programas especiales de capacitación para el personal que

trabaja en áreas donde se manipulan material
materiales
es altamente activos, tóxicos
tóxicos y
sensibilizantes. Los programas de capacitación deben estar al alcance de todo el
personal involucrado y se debe llevar un registro de dichos programas.

5.6 Todo el personal debe recibir capacitación en las prácticas de higiene personal y
seguridad laboral y someterse a exámenes médicmédicos
os anuales
anuales,, los cuales deben
registrarse con mayor frecuencia para los que manejan materiales o productos
peligrosos.

5.7 Cualquier persona con enfermedad transmisible o lesiones abiertas en superficies

descubiertas del cuerpo no debe trabajar en áreas de almacenamiento.

5.8 Se debe llevar vestimenta de trabajo apropiada, incluyendo aditamentos

protectores de acuerdo a las necesidades propias de sus actividades laborales.

5.9 Está prohibid

prohibido
o fumar, comer, beber o masti
masticar,
car, como también el mante
mantener 
ner 
plantas, alimentos, bebidas u otros objetos de uso personal en el almacén.

5.10
5.10 Se p ro hí be el ingre
ingreso
so de per
perso
sona
nass no autori
autorizad
zadas
as a la
lass ár
áreas
eas de
almacenamiento.

3
 

6. INFRAESTRUCTURA

6.1 La infraestructura y el espacio físico, deben responder a las necesidades de

almacenamiento de acuerdo al volumen de productos agropecuarios manejados, a
la racionalidad en el manejo y a los criterios del expendio.

6.1. En el diseño del almacén se debe considerar los siguientes aspectos:

a. Ubicación. El área de almacenamiento debe es estar

tar ubicada en un lugar 
separado donde se eviten riesgos de contaminación de otros materiales o de
productos.

b. Áreas. Según las condiciones del almacén, tamaño y tipo de materia materiales
les
almacenados,
almacen ados, se debe contar con los sigui siguientes
entes espacios: recepción
recepción,,
despachos, administración, y área de almacenamiento propiamente dicha. El
almacén
almacé n propiam
propiamente
ente dicho debe contar con un área para cuarentena
cuarentena
(productos
(produc tos agr
agropecuar
opecuarios
ios deteriorados, caducados, en mal estado, etc.), área
de prepa
preparaci
ración
ón de mesc
mesclas
las para el caso que apliqu
aplique,
e, y un sitio
sitio con llave
destinado a los medicamentos controlados o que necesiten temperaturas de
refrigeración.

c. Fácil movimiento. El espacio en el interior

in terior del almacén debe facilitar el
movimiento del personal y de los productos. Son recomendables los diseños de
una sola planta. Si se utilizan divisiones, situar las paredes y las puertas de tal
manera que faciliten el flujo. Se debe procurar que las operacion operaciones
es se
desarrollen de manera unidireccional.

d. Condiciones ambientales. Para mantener las características (físicas, químicas,

farmacológicas, etc. de los productos agropecuarios, es necesario controlar los
factores
factores ambient
ambientales:
ales: tempera
temperatura,
tura, radiaciones, luz, aireaci
aireación
ón y humedad,
según requerimiento del producto
p roducto los cuales debe
debenn estar descritos en sus
etiquetas.

e. Las paredes, pisos y techos deben ser de fácil limpieza y diseñados de tal
manera que se evite el ingreso de insectos, aves, roedores, polvo y otros
contaminantes.
f. Ilumi
Iluminación.
nación. Se ddeb
ebee garantizar una ilu
iluminación
minación que dé llugar
ugar a condiciones
condiciones
agradables de trabajo. Sin embarembargogo deben evevitarse
itarse vventanales
entanales grandes o
claraboyas que permitan la entrada directa de la luz solar sobre los productos
o estantes ya que la radiacradiación
ión solar, además de elevar la temper
temperatura
atura
ambiental, inestabiliza gran parte de los productos agropecuarios.

g. Ventilación. Se debe asegurar los cambios de aire necesarios o permitir la

circulación de aire adecuado a fin de evitar los riesgos de contaminación
cruzada ocasionados por poca ventilación.

4
 

h. Humeda
Humedad d relativa. Debe estar entre 60% y 70% a fin de manten
mantener
er las
condi
condici
cion
ones
es adecu
adecuada
adass par
para
a el alm
almac
acena
enami
mient
ento
o de los pro
produc
ducto
toss
agropecuarios.

i. Tempera
Temperatura.
tura. Se consid
consideran
eran condici
condiciones
ones normal
normales
es de almace
almacenamiento
namiento,, un
local seco, bien ventilado a temperaturas entre 2ºC y 25°C o, dependiendo de
las condiciones climáticas
climáticas hasta 30°C. Los rangos de temperatura
temperatura de
almacenamiento, utilizados como guía y recomendados por la OMS (Anexo1).

6.2 Áreas de almacenamiento.

6.2.1 Los ambientes destinados a almacenamiento deben estar debidamente

identificados
identificados y debe tomarse precauciones para impedir que personas no
autorizadas ingresen en las áreas de almacenamiento.

6.2.2 El almacén deberá contar con áreas separadas, delimitadas o definidas destinadas
a man
mantene
tenerr los productos e insumo
insumoss en forma ordenad
ordenadaa y en condic
condicione
ioness
adecuadas para conservar sus características de calidad, según corresponda.

a. Área de recepción: destinada a la revisión de los documentos y verificación de

los productos antes de su almacenamiento. Debe diseñarse y equiparse de tal
forma que permita realizar una adecuada recepción y limpieza de los
embalaje
emba lajess si fuer
fuera
a neces
necesario
ario y debdebee prot
proteger
egerse
se de las con
condici
diciones
ones
climatológicas.

b. Área de cua
cuaren
rentena
tena:: deb
debe
e iden
identifi
tificar
carse
se cla
claram
ramente
ente y su acceso
acceso debe ser 
restringido
restringido a personal autoriz
autorizado.
ado. Cualquier sistema que reemplace a la
cuarentena física debe proveer una seguridad equivalente.

c. Área administrativa: destinada a la preparación y archivo de los documentos.

d. Áreas acces
accesorias
orias tales com
comoo servicio
servicioss sanitari
sanitarios,
os, ves
vestidores
tidores y come
comedor:
dor: debe
deben
n
ubicarse fuera del área de almacenamiento.

7. EQUIPOS Y MATERIALES

7.1. El almacén debe contar con estantes, tarimas, armarios o vitrinas que guarden
una distancia
distancia adecu
adecuada
ada entr
entre
e ellos
ellos y sepa
separad
rados
os de la pare
pared
d para
para faci
facilit
litar
ar el
manejo de los productos, y la limpieza de los estant
estantes.
es. En ningún caso deben
colocarse los productos directamente en el piso.

7.2. Se debe contará con termómetros e hidrómetros de acuerdo a las características

de los productos a almacenarse.

7.3. Se debe contar con extintores e implementos exigidos en las normas de seguridad
industrial, ubicados en lugares de fácil acceso y según corresponda.

7.4. Se deb
debe
e cont
contar
ar co
con
n boti
botiquines
quines de pri
primeros
meros auxilios
auxilios,, ubi
ubicados
cados en lug
lugares
ares
adecuados y accesibles.
5
 

7.5. El almacén debe contar con los materiales de limpieza de derrame

derramess necesarios.

7.6. Los materiales deben almacenarse con rotación adecuada de manera que las
existencias más antiguas se usen primero. Debe seguirse el principio PEPE que
indica primero que expira primero que se entrega.

7.7. Para lla

a ubicación de los productos en el almacén se debe considerar un sistema
que garantice la correcta ubicación y distribución de los productos.

8. DOCUMENTACIÓN

8.1. La docum
documentaci
entación
ón es u una
na parte fundam
fundamental.
ental. TTiene
iene por objeto de
definir
finir las
especificaciones
especific aciones de todos los material
materiales
es y métodos de almacenamiento
almacenamiento e
inspección;
inspecc ión; asegurar que todo el personal involucr
involucrado
ado en el almacena
almacenamiento
miento
sepa lo que tiene que hacer y cuándo hacerlo; asegurar que todas las personas
autorizadas posean toda la información necesaria para la toma de decisiones; y
proporcionar a la auditoria los medios necesarios.

8.2 Todo
Todoss los doc
docume
umentos
ntos deb
deben
en ser dis
diseñad
eñados,
os, revisad
revisados
os y con
contro
trolado
ladoss
cuidadosamente.

8.3. El contenido de los documentos debe estar libre de expresiones ambiguas: deben
expresarse claramente el título, la naturaleza y el propósito. Deben redactarse en
forma ordenada y deben ser fáciles de verificar. Las copias de los mismos deben
ser claras y legibles. Los documentos de trabajo reproducidos a partir de
los originales no deben contener errores originados en el proceso de reproducción.

8.5. Los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados. Si se

modifica un documento, se debe establecer un sistema por el cual se impida el
uso accidental de documentos que hayan sido modificados.

8.6. Cuando en un documento deban registrarse datos, estos deben ser claros,
legibles e indelebles. Debe haber suficiente espacio para el ingreso de todos los
datos solicitados.

8.7. Si se modifica un documento, la modificación debe ser firmada y fechada y

se debe poder leer la información original que ha sido modificada. En caso que
sea apropiado, debe expresarse el motivo de la modificación .

8.8. Debe mantenerse un registro de todas las acciones efectuadas o contempladas de

tal forma que se pueda tomar conocimiento de todas las actividades importantes
relacionadas
relacionadas con el almacenamie
almacenamiento
nto de produc
productos
tos agropecuario
agropecuarios.
s. Todos los
registros y procedimientos se deben mantener por un año, como mínimo, después
de la fecha de vencimiento del producto terminado.

6
 

8.9. Está permitido registrar datos por medio de sistemas electrónicos de

procesamiento de datos, o bien por sistemas fotográficos u otros medios
confiables.

8.10. Los registros archivados electrónicamente deben ser protegidos mediante una
grabación
grabaci ón de reserv
reserva.
a. Es especial
especialmente
mente important
importantee que, durante el periodo de
retención, pueda disponerse fácilmente de los datos pertinentes.

8.12. Los siguient

siguientes
es documentos debe
deben
n ser conocidos y accesibles al personal
personal
involucrado en el sistema de almacenamiento:

a. Manual de organización y funciones

b. Procedi
Procedimientos
mientos específicos sobre: recepción, almacenamiento,
almacenamiento, distri
distribución,
bución,
medidas sanitarias tales como procedimientos de limpieza detallando
frecuencia y método, retiro de productos vencidos, caducados o en mal estado,
política de inventarios, auto inspecciones, capacitación y otros.

8.13
8.13 Debe
Debenn archiv
archivars
arse
e todos los docum
documento
entoss gene
generad
rados
os referent
referentes
es a: compr
compras,
as,
recepciones, registros y controles.
8.14 Instrucciones escritas y registros

8.14.1 Los registros que documentan las actividades de las áreas de almacenamiento
deben estar siempre disponibles.

8.14.2 Debe existir información escrita para cada producto o material almacenado
indicando las condiciones recomendadas
recomendada s de almacenamiento, cualquier tipo de
precauciones
precauc iones para ser observa
observadas.
das. Las regulaciones nacion
nacionales
ales actuales
actuales en lo
que concierne a etiqueta y recipientes deben respetarse en todo momento.

8.15 Etiquetado y recipientes

8.15.1 Se debe en todo momento precautelar que las e etiquet

tiquetas
as en llos
os e
env
nvas
ases
es de
de lo
loss
productos agropecuarios mantengan su integridad.

8.15.2 Todos los productos agropecuarios deben almace almacenarse

narse en recipie
recipientes
ntes o
tarimas
tarimas que no afecten adversam
adversamente
ente la calidad del material y que ofrezcan
protección adecuada de las influencias externas.

8.16 Recepción de materiales entrantes

8.16.1. Sobre la recepción de los productos, se debe revisar los documentos

presentados por el proveedor que acompañan al producto, verificando lo siguiente:

8.16.2 Cada emembalaje

balaje o recipiente debe inspeccionarse y registrarse cuidadosamente
por posi
posible
ble cont
contami
aminaci
nación,
ón, alte
alterac
ración
ión y daño
daño,, est
estos
os debe
deben
n limpiar
limpiarse
se y si
fuera necesario aislar para una investigación adicional.

8.16.3 Al momento de la recepción, se verificará la cantidad recibida y se realizará una

inspección
revisión de:de las características externas del producto. La inspección incluirá la
7
 

a. Embalaje

b. Envases

c. Rotulado

d. Contenido

8.16.3.1 En el embalaje se debe revisar:

a. Que no demuestre signos de deterioro del producto

b. Que no se encuentre abierto

8.16.6.2 En el envase se debe revisar:

a. Que la identificación corresponda al producto

b. Que el envase esté limpio, no agrietado, quebrado o húmedo que

indique el deterioro del producto

c. Que no se encuentre abierto

d. Que no se observen manchas o cuerpos extraños
e. Que el cierre o sello sea seguro o cuando llleve
leve la banda de seguridad,
ésta se encuentre intacta

f. Que no se encuentre deformacion

deformaciones
es

8.16.6.4 Los rótulos deben ser legibles (español), indelebles, en caso de etiquetas
estas deben estar bien adheridas al envase.

8.17. Muestreo

8.17.1 calificado
Los muestreos, según corresponda,
estrictamente, de acuerdodeben realizarse únicamente
a instrucciones escritas por
de elmuestreo.
personal
Los muestreos deben ser representativos del lote.

8.17.2 Seguido al muestreo de mercadería, ésta debe experimentar un período de

cuarentena.

8.17.3 Los materiales deben permanecer en la condición de cuarentena hasta que se

obtenga por escrito un rechazo o liberación del mismo.

8.17.4
8.17.4 Debe
Debenn tom
tomarse
arse las med
medidas
idas necesa
necesarias
rias para que los mat
materi
eriales
ales rechazados
rechazados no
puedan utilizarse. Estos materiales deben almacenarse separadamente de otros
materiales que están en espera de su destrucción o de su devolución al proveedor 
de acuerdo a lo establecido.

8
 

8.18. Control y rotación de stock

8.18.1 Los registros de existencias (manuales o computarizados) deben mantenerse de

manera comprensiva, documentada y revisada periódicamente mostrando todo lo
ingresado y lo despachado de acuerdo a un sistema específico que consigne el
número de lote y fecha de vencim
vencimiento
iento d
de
e los producto
productoss y debe vverificars
erificarse
e
periódicamente esta información.

8.18.2 Se debe controlar la s exist

existencias
encias a través de invent
inventarios
arios periódicos de los
mismos, el que será de utilidad para:

a. Verificar el registro de existencias

b. Identificar las existencias de excedentes

 c. Verificar la existencia de pérdidas

d. Controlar la fecha de vencimiento de los productos

e. Verificar condiciones de almacenamiento y estado de

conservación f. Planificar futuras adquisiciones

8.18.3. La conciliación periódica de existencias debe hacerse comparando la cantidad

real (actual)
(actual) y la cantidad registrada.
registrada. La no conciliac
conciliación
ión de los datos debe ser 
investigada.

8.19. Control de materiales vencidos y fuera de

uso

8.19
8.19.1
.1.. To
Toda
dass las
las ex
exis
iste
tenc
ncia
iass de prod
producto
uctoss no conforme
conformess o cadu
caducado
cadoss de
debe
ben
n
verificarse regularmente y colocarse en el área de cuarentena, hasta su retorno y
entrega al gestor ambiental autorizado en el Ecuador continental o al almacén en
el cual se adquirió el producto, esto en concordancia con la normativa legal
vigente en esta materia.

9. DESPACHO Y TRANSPORTE

9.1. El despacho de productos debe realizarse en forma tal que evite toda confusión y
contaminación cruzada, debiendo efectuarse las siguientes verificaciones:

a. Que los prod product

uctos
os se
selec
leccio
cionado
nadoss pa
para
ra el d e s p a c h o cor
corres
respond
pondan
an a
los solicitados

c. Que el etiquetado no sea fácilmente desprendible

9.2. Deben existir procedimientos

conservación de embalaje por tipo de producto, para su adecuada
durante el transporte.
9
 

9.3. La distribuc
distribución
ión se debe real
realizar
izar según el ssistema
istema FI
FIFO
FO (primero q
que
ue entra, prim
primero
ero
que sale) y respetando el orden de las fechas de vencimiento (sistema PEPE)
primero que expira, primero que se entrega.

9.4 Todas llas

as rec
recetas
etas pa
para
ra produc
productos
tos ve
veterinarios
terinarios o agroquí
agroquímicos
micos que así lo requieran
requieran
deben estar fácilmente accesibles y disponibles
disponibles..

10. RECLAMOS

10.1 Deben existir m mecanismos

ecanismos que faciliten la presentación de reclamos y
devoluciones de parte de los usuarios; para su atención y manejo oportuno, que
permi
permita
tan
n asasum
umir
ir acci
accion
ones
es corr
correc
ecti
tiva
vass in
inme
medi
diat
atas
as.. Es
Este
te seña
señala
lará
rá la
lass
responsabilidades y medidas a adoptarse.

10.2 Se debe comprobar si el defecto, objeto del reclamo, compromete a otros lotes o a
otros productos, debe describir las medidas que deben adoptarse, incluyendo las
posibilidades de que un producto sea retirado.

12.3 Cada reclamo debe ser registrado para permitir realizar un análisis estadístico; en
donde figure:
a. La naturaleza del reclamo

b. Los resultados de la investigación efectuada

c. Las medidas adoptadas (correctivas y preventivas)

12.4 Los registros de reclamo se revisarán periódicamente para determinar si se repite

algún problema específico que merezca especial atención y que tal vez justifique
su notificación a la autoridad competente.

10
 

ANEXO 1

Condiciones normales de almacenamiento:

 Almacenamiento en un local seco, bien ventilado a temperatura entre 2ºC y 25ºC

o dependiendo de las condiciones climáticas, hasta 30ºC. Indicios de contaminación y luz
intensa tienen que ser excluidos.

Instrucciones definidas de almacenamiento:

Los productos terminados deben ser almacenados bajo condiciones definidas, a menos
que se especifi
especifique
que de otra manera, por ejemplo mantenimiento continuo de
almacenamiento en frío, podría tolerarse una desviación únicamente durante
interrupciones a corto plazo, por ejemplo, durante el transporte local.

Se recomienda las siguientes instrucciones:

Sobre la etiqueta
Significará

No almacenar a más de 30ºC Desde 2ºC a 30ºC

25ºC
No almacenar a más de 1 25ºC
Desde 2ºC a 1
No almacenar a más de 8ºC Desde 2ºC a 8ºC
No almacenar a menos de 8ºC Desde 8ºC a 25ºC

Prot
Proteja
eja de la hu
hume
medad
dad:: No m más
ás de 65 65%% de hum humeda
edad
d relati
relativa
va e
en
n
condiciones
condiciones normales de almac almacenamient
enamiento;
o; proveer al
material un recipiente resistente a la humedad.

Proteja de la luz: Proveer un recipiente resistente a la luz.

11