HERRAMIENTA REFERENCIA Y

CONTRAREFERENCIA HOSPITALARIA -
ROL IPS
JEFATURA DE REFERENCIA Y CONTRAREFERECIA
GERENCIA OPERATIVA EN SALUD
VICEPRESIDENCIA DE SALUD

2023
HERRAMIENTA RYC
OBJETIVO

Optimizar el proceso de
referencia, facilitando a las
IPS el tramite para solicitar
una remisión y su
seguimiento.
HERRAMIENTA RYC
BENEFICIOS IPS REMITENTE

• Solicitud directa sin gestión telefónica.

• Confirmación de la apertura del caso.
• Posibilidad de validación del estado del caso.
• Notificaciones del caso a través de la
herramienta.
• Soportes en línea para inicio de gestión
oportuna.
HERRAMIENTA RYC
BENEFICIOS IPS REMISORA

• Recibir los casos que apliquen para la complejidad y servicios

ofertados.
• Garantizar que reciban los soportes.
• Identificación fácil de los casos que se les presentan.
• Identificación fácil de los casos que dejan como pendientes.
• Unificación de las respuestas a las solicitudes.
• Cancelación oportuna de los casos que se les comentan.
HERRAMIENTA RYC
ROL IPS – PWA: https://pwa.referencias.nuevaeps.com.co/login

Ingreso con Nit. y una

única contraseña por IPS
HERRAMIENTA RYC

Digitar el Nit., posterior

clic en el botón de
“Ingresar”
HERRAMIENTA RYC

Se debe seleccionar la sede

HERRAMIENTA RYC

Si la IPS tiene varias sedes,

se despliega el listado de las
mismas. Se debe seleccionar
la sede donde esta el
paciente.
HERRAMIENTA RYC

Una vez se visualice la sede

donde esta el paciente,
ingresar la contraseña.
HERRAMIENTA RYC

Una vez ingresa la

contraseña , se da clic en la
barra de ingresar.
HERRAMIENTA RYC

Una vez ingresa a la

herramienta, esta es la
visual que tendrán las IPS.
HERRAMIENTA RYC

A través de este ítem

realizaran las
radicaciones o
solicitudes de
traslados
HERRAMIENTA RYC

A través de este ítem

visualizaran las
solicitudes de
traslados radicadas o
solicitados por la IPS.
HERRAMIENTA RYC

A través de este ítem

visualizaran las solicitudes
de traslados que escalan o
les comentan desde
referencia de Nueva EPS.
HERRAMIENTA RYC
RADICACION DE SOLICITUDES DE TRASLADOS
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Para radicar una solicitud

deben seleccionar tipo
de documento e ingresar
número de documento .
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

El listado de tipos de
documentos se visualiza
desplazando el cursor
hacia la parte inferior.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Una vez se seleccione el

tipo de documento se da
clic en el botón “OK”.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Posterior se digita el
número de documento y
se da clic en “verificar
derechos”.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

La herramienta inicia la
verificación.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Una vez termina la

verificación, se
visualizan los datos del
afiliado.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Si el sistema no trae la
información del correo,
se debe dejar en blanco
este campo para que
permita realizar la
radicación.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Si se evidencia que no es el
paciente, se desplaza la pantalla
al final y se da clic en la barra de
“regresar”, para ingresar el
documento correcto.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Se visualiza el campo
donde se debe
seleccionar el “tipo de
traslado” que requiere el
paciente
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Se debe seleccionar el
tipo de traslado
requerido. Cada uno
tiene un formulario
especifico para
diligenciar.
 HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Tipo traslado:
• Ambulancia servicios
programados: Solicitud de
ambulancia para trasladar al
paciente a una cita o apoyo
diagnóstico ya programado o
agendado, el servicio al que
va el paciente debe estar
relacionado con el motivo de
internación.
 HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Tipo traslado:
• Ambulancia servicios
programados: Importante
diligenciar el procedimiento
que tiene programado el
paciente, la fecha y hora de
la cita, la IPS donde tiene la
cita y los datos clínicos
relevantes.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Tipo traslado:
• Ambulancia Egreso:
Solicitud de
ambulancia para
trasladar al paciente a
su domicilio.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Tipo traslado:
• Ambulancia Egreso: Se
debe diligenciar los
datos del domicilio al
cual se debe trasladar
el paciente.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Tipo traslado:
• Ambulancia Egreso: El
motivo de la solicitud
debe cumplir alguno
de los criterios
relacionados.
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RADICAR REFERENCIAS

Tipo traslado:
• Traslado Redondo: Solicitud
de ubicación de una
consulta medica o un apoyo
diagnostico para definir la
conducta medica en la IPS
remitente.
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RADICAR REFERENCIAS

Tipo traslado:
• Traslado Redondo: El
formulario debe ser
diligenciado con la
información clinica
actualizada del paciente.
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RADICAR REFERENCIAS

Traslado Redondo:
• Motivo consultas: Es la
causal que genera el
traslado redondo.
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RADICAR REFERENCIAS

Tipo traslado:
• Integral: Paciente que
debe ser trasladado a
otra IPS para terminar su
manejo en dicha IPS.
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RADICAR REFERENCIAS – LISTAS DESPLEGABLES

PRIORIDAD DEL CASO: Se

debe seleccionar según la
condición clinica del
paciente.
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RADICAR REFERENCIAS - LISTAS DESPLEGABLES

DIAGNOSTICO: Se debe
realizar la búsqueda por
CIE10, seleccionar y
posterior dar clic en OK.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS - LISTAS DESPLEGABLES

PROCEDIMIENTOS: Se debe
registrar el cups del servicio
requerido, seleccionarlo y
posterior dar clic en “OK”: La
búsqueda es por CUPS.
 HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS - LISTAS DESPLEGABLES

SERVICIO REQUERIDO: Se debe

seleccionar el tipo de estancia a
la que debe ingresar el paciente.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS - LISTAS DESPLEGABLES

ESPECIALIDADES: Se
debe seleccionar la
especialidad a la cual el
paciente debe ser
remitido.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS - LISTAS DESPLEGABLES

MOTIVO DE REMISION:
Se debe seleccionar el
que corresponda, de la
lista desplegable.
 HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Los campos de signos vitales,

datos clínicos relevantes y
funcionario que radica se
deben diligenciar. Importante
registrar los últimos signos
vitales del paciente.
 HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

EN NINGUN FORMULARIO SE
DEBE DILIGENCIAR EL CAMPO
DE REGIONAL . ESTE SE DEJA
EN BLANCO.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Para continuar con la

radicación de la solicitud se
da clic en “VERIFICAR
REFERENCIA”
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

El sistema mostrara el
formulario con la
información diligenciada, si
no se debe modificar se da
clic en la barra de “Radicar
referencia”
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

El sistema genera un mensaje

confirmando la radicación de la
solicitud y asigna un número
consecutivo a la solicitud. Se debe
dar clic en el botón de aceptar.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

El sistema los lleva a la ventana en

la cual deben adjuntar los soportes
clínicos.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Se debe seleccionar el ítem de

“Tipo adjunto” y se seleccionar la
opción que corresponda y dar clic
en el botón de OK
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Se registra el asunto y descripción

y se selecciona el archivo a
adjuntar.
HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

Una vez seleccionado el archivo se

debe dar clic sobre el símbolo del
“MAS” y posterior clic sobre la
barra de “adjuntar archivos”
 HERRAMIENTA RYC
RADICAR REFERENCIAS

El sistema arroja un emergente, en

el que confirma que el caso se
radico con soportes adjuntos. Se
da clic en el botón de “aceptar”
HERRAMIENTA RYC
VALIDACION TRASLADOS RADICADOS POR LA IPS – ROL REMITENTE
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Para validar las solicitudes

de referencia radicada,
ingresan por el ítem “VER
MIS REFERENCIAS
RADICADAS”
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS
Tablero con total de solicitudes radicadas y estado del caso

Esta es la visual que tendrán

al ingresar
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Pendiente soportes: Casos radicados por la IPS,

pero que no adjunto los documentos (historia,
anexo, etc.). Sin los soportes no se puede iniciar la
gestión.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Nuevo: En este estado se visualizan los casos que

radican de manera completa. Estos casos ya
ingresan a la bandeja de trabajo del grupo de
referencia de NEPS.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Asignado: Este estado es cuando un funcionario

de referencia de Nueva EPS, toma el caso e inicia
la gestión.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Aceptado: El caso pasa a este estado cuando

alguna IPS a la que se comento el paciente, a
través de la herramienta dio la aceptación.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Confirmado: En este estado registra el caso, una vez

se confirma a la IPS receptora el ingreso del
paciente, esto posterior de validar con la IPS
remitente que la familia y paciente aceptan el
traslado.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Ambulancia: En este
estado se visualiza el caso
una vez se ha solicitado la
ambulancia a los
prestadores, a través de la
herramienta.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

En Seguimiento: El caso queda en este estado una vez se

coordina la móvil y solo esta pendiente que el
proveedor de ambulancia confirme el ingreso del
paciente a la IPS receptora.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Cerrado: Cuando el
proveedor de
ambulancia confirme el
ingreso del paciente a la
IPS receptora
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Cancelado: En este
estado se visualiza el
caso, si la IPS
remitente cancela el
tramite de referencia.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Se podrá visualizar los

casos radicas,
desplazando la pantalla
hacia la parte inferior con
la barra gris.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Sobre cada caso radicado podrán adjuntar soportes, realizar

registros o cancelar la solicitud a través de los ítem señalados.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

A través de este ítem se

puede cargar las
evoluciones actualizadas
y/o realizar registros sobre
el caso.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

En el tipo de adjunto se
despliega una lista
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

TIPO ADJUNTO: Si requiere adjuntar

algún documento se debe seleccionar el
ítem de “historia clinica ”o si solo se va a
registrar información se debe seleccionar
“Nota”, y posterior se da clic sobre “ok”
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Se debe seleccionar el archivo que se va a

adjuntar
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

El sistema arroja un emergente, en el que

confirma que se adjunto un archivo al
caso.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

A través de este ítem se

pueden visualizar los registros
que realiza la IPS remitente y
el personal de referencia de
Nueva EPS. .
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS
Documentos
adjuntos
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

A través de este ítem la IPS

remitente puede cancelar la
solicitud de remisión.
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

En el motivo de cancelación
se despliega una lista
HERRAMIENTA RYC
VER MIS REFERENCIAS RADICADAS

Se debe seleccionar una de las

causales de cancelación y
posterior dar clic en “ok”.
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TRASLADOS COMENTADOS – ROL IPS RECEPTORA
 HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

A través de este ítem

visualizaran los pacientes que
comentan desde referencia de
Nueva EPS.
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Visual cuando desde RYC de

Nueva EPS les comenten un
caso.
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS
Tablero con total de casos comentados a la IPS y estado del
mismo
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Radicado: Corresponde a los casos que

RYC de Nueva EPS le radico a través de
la plataforma para validar posible
aceptación.
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Aceptado: Una vez la IPS revisa la

solicitud y da aceptación del caso.
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Pendiente: Una vez la IPS revisa la solicitud, pero no

puede dar aceptación inmediata y deja el caso en
espera.
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Rechazado: cuando el caso no es aceptado.

HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Confirmado: los casos

que aceptaron y
posterior desde Nueva
EPS se confirmar el
ingreso.
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Cerrado: casos ya
gestionados.
 HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Se visualiza datos del caso que se

esta comentado: nombre,
diagnóstico, servicio o especialidad
solicitada e IPS remitente. Adicional
permite visualizar los registros y G
documentos adjuntos.
Tiene respuestas preestablecidas.
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Al ingresar al icono de la hoja, le

permitirá visualizar los registros o notas
realizadas por la IPS y/o referencia NEPS
y a través del icono del “ojo” podrá abrir
la documentación adjunta.
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

ACEPTAR: Se selecciona este ítem

cuando el paciente que se les
comento va a ser aceptado
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

Se registra la información de la
aceptación y posterior se da clic en
“marcar aceptado”.
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

PENDIENTE: Se selecciona este ítem

cuando el caso queda en espera
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

En el botón de pendientes, registra una

lista desplegable, se debe seleccionar
una y posterior dar clic en “OK”
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

RECHAZAR: Se selecciona este ítem

cuando el caso no pueda ser aceptado
HERRAMIENTA RYC
VER Y ACEPTAR REFERENCIAS

En el botón de rechazar, registra una lista

desplegable. Una vez se selecciona la
causal de rechazo y se da “OK” el caso
queda sin posibilidad de emitir una nueva
respuesta.
HERRAMIENTA RYC
RECOMENDACIONES DE USO

• Registrar o diligenciar los formatos con información

clinica actualizada.
• Adjuntar soportes clínicos actualizados.
• No adjuntar soportes innecesarios.
• El caso solo se debe radicar una única vez.
Gracias.