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Contenido
Capítulo 1……………………………………………………………………………………………………..7
Presentación y Bienvenida…………………………………………………………………………………..7
Oficinas Neodata ..…………………………………………………………………………………………...8
Capítulo 2…………………………………………………………………………………………………....10
2.1 Instalación…………………………………………………………………………………………….....10
2.2 Requerimientos de equipo………………………………………………………………………….….11
2.3 Recomendaciones para la instalación ...……………………………………………………………..12
2.4 Instalación del sistema………………………………………………………………………….……...15
Capítulo 3……………………………………………………………………………………………………20
3.1 Funciones estándares del sistema ..………………………………………………………………....20
3.2 Estándares Neodata ..………………………………………………………………………………….21
3.3 Ventanas…………………………………………………………………………………………………21
3.4 Tamaño de las ventanas……………………………………………………………………………….21
3.5 Teclas rápida …………………………………………………………………………………………...21
3.6 Teclas de Función………………………………………………………………………………………24
3.7 Menús estándares del sistema ..………………….………………………………………..…….…..26
3.8 Menú aplicación ..…………………………………..……………………………………………....….26
3.8 Configuración de Hardwarelock ………………….……………………………………………....….26
3.9 Panel inicio ..………………………………………………………………………………………….…27
Capítulo 4……………………………………………………………………………………………………28
4.1 Parámetros del sistema ..…………………………………………………………..……………..…...29
4.1.1 Empresa ..……………………………………………..…………………………………………..…..29
4.1.2 Contabilidad ..………………………………………..……………………………………………..…31
4.1.3 Operatividad ..………………………………………..……………………………………………....34
4.1.4 Niveles ..…………………………………………………………………………………………….…36
4.1.5 Rutas ...……………………………………………...…………………………………………….…..37
4.1.6 Leyendas ...………………………………………..…………………………………………………38
4.1.7 Obra ..……………………………………………………………………………………………….…38
4.1.8 Cuentas DIOT……………………………………..…………………………………………………40
Capítulo 5……………………………………………………………………………………………………41
5.1 Catálogos……………………………………………………………………….……………………….41
5.2 Administración de catálogos………………………………….……………………………………….42
5.2.1 Acreedores (SAP) ….………………………………………………………………………………..43
5.2.2 Categoría Activo Fijo ………………………………………………………………………………..43
5.2.2 Ciudades ..……………………………………………………………………………………………43
5.2.3 Clientes ..……………………………………………………………………………………………..44
5.2.4 CME (SAP) …………………………………………………………………………………………..44
5.2.5 Conceptos Nómina…………………………………………………………………………………..44
5.2.6 Conceptos para IETU.……………………………………………………………………………….44
5.2.7 Cuentas Bancarias ..………………………………………………………………………………...45
5.2.8 Descuentos para estimaciones……………………………………………………………………..45
5.2.9 Destajistas…………………………………………………………………………………………….46
5.2.10 Estados…………..…………………………………………………………………………………..46
5.2.11 Familias……………………………………………………………………………………………….46
5.2.12 Giros…………………………………………………………………………………………………..47
5.2.13 Insumos ...……………………………………………………………………………………………47
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
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ERP Construcción
Capítulo 6…………………………………………………………………………………………………..104
6.1 Contabilidad……………………………………………………………………………………………104
6.2 Captura de pólizas………………………..………………………………………………...………...105
6.2.1 Copiar pólizas…………………………………………...…………………………………………..110
6.2.2 Considerar para póliza repetitiva……………………...…………………………………………..111
6.3 Cuentas contables………………………………………………………..……………………………112
6.4 Asignar mes contable ...………………………………………………………………………………112
6.5 Asignación de tipo de flujo a pólizas ...…………………………………………….………………..113
6.6 Pólizas repetitivas ...…………………………………………………………………………………..115
6.7 Bloqueo de procesos ...…………………………………………………………………………….…118
6.8 Opciones………………………………………………………………………………………………..119
6.9 Cierre de ejercicio ...……..…………………………………………………………………………....120
6.10 Cambio de cuenta ...…………………………………………………………………………………123
6.11 Unidades de Negocio ...……………………………………………………………………………..125
6.12 Proyectos……………………………………………………………………………………………...125
6.13 Tipos de cuentas……………………………………………………………………………………..126
6.14 Catálogo de Insumos………………………………………………………………………………...128
6.15 Tipos de pólizas………………………………………………………………………………………129
6.16 Captura de cargos a proyectos……………………………………………………………………..131
6.17 MO / EQ …….…………..…….…………………….………….…….…….………….…………….134
6.18 Categoría……………………………………………………………………………………………...136
6.19 Balance General……………………………………………………………………………………...138
6.20 Balanza de comprobación…………………………………………………………………………..140
6.21 Auxiliar de cuentas…………………………………………………………………………………...143
6.22 Consulta de pólizas…………………………………………………………………………………..145
6.23 Estado de resultados………………………………………………………………………………...147
6.24 Contabilidad a Excel……………………………………………………………………...………….149
6.25 Declaración DIOT…………………………………………………………………………………….152
6.26 Generar DIOT-SAT…………………………………………………………………………………..154
6.27 IETU……………………………………………………………………………………………………156
6.28 Prerrequisitos de Nómina y ERP…...…………………………………………………...…………161
6.29 Modelos de Nómina.……………………………………………………………………...…………165
6.30 Proyectos vs Modelos de Nómina.……………………………………………………...…………169
6.31 Generador de póliza de Nómina .……………………………………………………………….....171
6.32 Cancelar póliza de Nómina .……………………………………………………...……...…………175
Capítulo 7…………………………………………………………………………………………………..177
7.1 Clientes…………………………………………………………………………………………………177
7.2 Lista de Clientes…………………………………………………………………………………….…178
7.3 Tipos de cliente………………………………………………………………………………………...179
7.4 Tipos de conceptos ...…………………………………………………………………………………181
7.5 Registro de cliente……………………………………………………………………………………..183
7.5.1 Generales…………………………………………………………………………………………….184
7.5.2 Domicilio……………………………………………………………………………………………...185
7.5.3 Contacto………………………………………………………………………………………………186
7.5.4 Dirección envío………………………………………………………………………………………187
7.5.5 Dirección cobranza...……………………………………………………………………………….188
7.6 Partidas por proyecto…………………………………………………………………………………190
7.7 Conceptos por proyecto ...……………………………………………………………………………192
7.8 Contratos ...…………………………………………………………………………………………….195
7.9 Órdenes de cambio……………………………………………………………………………………201
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Capítulo 8…………………………………………………………………………………………………..237
8.1 Proveedores……………………………………………………………………………………………237
8.2 Tipos de proveedores…………………………………………………………………………………238
8.3 Registro de proveedores……………………………………………………………………………...242
8.4 Lista de proveedores ...……………………………………………………………………………….250
8.5 Requisiciones…………………………………………………………………………………………..252
8.6 Autorización de requisiciones………………………………………………………………………...255
8.6.1 Consultar requisiciones……………………………………………………………………………..256
8.6.2 Revisar requisiciones ...…………………………………………………………………………….257
8.7 Pedidos basados en requisiciones…………………………………………………………………..260
8.8 Autorización de pedidos ...……………………………………………………………………………268
8.9 Modificación de pedidos .....………………………………………………………………………….271
8.10 Facturas de pedidos ...………………………………………………………………………………274
8.10.1 Calcular cantidades para llegar a un importe..………….………………………………………278
8.11 Facturas sin pedido ………………………………………………………………………………….279
8.12 Facturas de anticipo de proveedor…………………………………………………………………284
8.13 Notas de crédito………………………………………………………………………………………287
8.14 Cambiar folio de facturas ……...……………………………...………………………..……….….291
8.15 Facturas de anticipo para estimaciones…………………………………………………………...294
8.16 Facturas de estimaciones…………………………………………………………………………...298
8.17 Contrarecibos ...…………………………………………………………………………….………..302
8.17.1 Generar contrarecibo……………………………………………………………………….……..303
8.17.2 Consultar contrarecibo……………………………………………………………………….……304
8.17.3 Cancelar contrarecibo…………………………………………………………………….……….304
Capítulo 9…………………………………………………………………………………………………..305
9.1 Bancos………………………………………………………………………………………………….305
9.2 Tipos de cheques……………………………………………………………………………………...307
9.3 Tipos de depósitos…………………………………………………………………………………….311
9.4 Monedas y paridades……………………………………………………………………………….…314
9.5 Cheques vs. Cuenta de cargo…………………………………………………………………….….316
9.5.1 Recargos……………………………………………………………………………………………..320
9.6 Autorización De cheques vs cuenta de cargo ..……………………………………………………322
9.7 Modificar consecutivo ...………………………………………………………………………………324
9.8 Antigüedad de saldos ...………………………………………………………………………………326
9.7 Programación de pagos ...……………………………………………………………………………331
9.8 Consultar Programación de pagos…………………………………..………………………………335
9.9 Autorización de montos de pagos programados .…...……………………………………….……338
9.10 Generar cheques proveedor………………………………………………………………………..339
9.10 Emisión de cheques………………………………………………………………………………….343
9.12 Consultas y cancelaciones ...……………………………………………………………………….349
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ERP Construcción
9.13 Reimpresión…………………………………………………………………………………………..355
9.13.1 Regenerar póliza…………………………………………………………………………………...357
9.15 Reembolsos y gastos por comprobar……………………………………………………………...358
9.16 Gastos financieros……………………………………………………………………………………365
9.16 Traspasos………..……………………………………………………………………………………370
9.16 Compra / Venta de Inversiones……………………………………………………………….……374
9.17 Depósitos vs cuenta de abono……………………………………………………………………...382
9.18 Depósitos de clientes ...……………………………………………………………………………..385
9.19 Reclasificación de depósitos………………………………………………………………………..392
9.20 Asignación de tipo de flujo…………………………………………………………………………..398
9.21 Estado de flujo……………………………………………………..…………………………………402
9.22 Importación de estado de cuenta…………………………………………………………………..406
9.23 Conciliación bancaria………………………………………………………………………………..408
9.24 Generar TXT para CW …….………………………………………………………………………..409
Capítulo 10…….…..….….….….…………………………………………………………………………414
10.1 Presupuesto……………………………………………………………..……………………………414
10.2 Presupuesto de Control ...…………………………………………………………………………..415
10.2.1 Opciones en el presupuesto de control………………………………………………………….420
10.2.2 Accesorios…………………………………………………………………………………………..422
10.2.3 Presupuesto de control cerrado ...…………………………………………………………….…426
10.2.4 Presupuesto de control abierto …………………………………………………………………..435
10.3 Cálculo de Explosión de Insumos ...……………………………………………………………….442
10.4 Importar presupuesto de precios unitarios ………………………………………………………..447
10.5 Costos por Proyecto ...………………………………………………………………………………452
10.6 Ordenes de cambio al presupuesto de control……………………………………………………454
10.7 Insumos ...…………………………………………………………………………………………….457
10.8 Explosión de Insumos ...…………………………………………………………………………….458
10.8.1 Aditivas a la Explosión de insumos ..………………………………………………..................461
10.9 Conceptos…………………………………………………………………………………………….462
10.10 Aditivas………………………………………………………………………………………………465
10.11 Tipos de Insumos ..………………………………………………………………………………...467
10.12 Proyectos ..………………………………………………………………………………………….469
10.13 Unidades de Negocio………………………………………………………………………………469
10.14 Ubicaciones…………………………………………………………………………………………469
10.15 Partidas……………………………………………………………………………………………...469
10.16 Prototipos……………………………………………………………………………………………469
10.17 Programa de obra…………………………………………………………………………………..470
10.18 Programa de Suministros .………………………………………………………………………..473
10.19 Captura de avance físico………………………………………….……………………………….481
10.19 Avance físico por partida………………………………………….……………………………….485
Capítulo 11……………………………………………………….………………………........................487
11.1 Contratos……………………………………………………..……………………….......................487
11.2 Contratistas…………………………………………………………………………………………...488
11.3 Contratos……………………………………………………………………………………………...491
11.4 Ordenes de cambio a contratos de proveedores…….………………………………….............501
11.5 Estimaciones de Subcontrato……………………………………………………………………….502
11.6 Plantillas de Contratos de proveedores……………………………………………………………506
11.7 Conceptos por destajistas ...………………………………………………………………………..507
11.8 Estimaciones destajistas…………………………………………………………………………….510
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Capítulo 12.………………………………………………………………………………………………...516
12.1 Almacén……………………………………………………………………………………………….516
12.2 Entradas en base a pedidos………………………………………………………………………...517
12.3 Entradas por facturar de proveedores……………………………………………………………..521
12.4 Consulta de entradas / Devoluciones……………………………………………………………...525
12.4.1 Consulta de entradas……………………………………………………………………………...526
12.4.2 Devoluciones de materiales………………………………………………………………………528
12.5 Salidas de Almacén………………………………………………………………………………….529
12.5.1 Recuperación de materiales………………………………………………………………………532
12.6 Salidas de Almacén por Kit………………………………………………………………………….533
12.7 Traspasos entre almacenes………………………………………………………………………...536
12.8 Cálculo de costo promedio………………………………………………………………………….539
12.9 Generador de pólizas de Almacén…………………………………………………………………542
12.9.1 Generar pólizas de Almacén…………………………………………………………….………..543
12.9.2 Generar pólizas Pendientes………………………………………………………………………545
12.9.3 Desvincular y cancelar pólizas generadas………………………………………………………546
12.10 Regenerador de pólizas de Multi-Proyecto………………………………………………………547
12.10.1 Generar pólizas de Almacén……………………….…………………….……………………..548
12.10.2 Consulta de pólizas por movimiento .……………….…………………………………...…….548
12.10 Inventario inicial por proyecto……………………………………………………………………..550
12.11 Cálculo Multi-Proyecto...…...………………………………………………………………………552
12.12 Existencia en almacén……………………………………………………………………………..555
12.13 Movimientos…………………………………………………………………………………………557
12.14 Movimientos por insumo…………………………………………………………………………...563
Capítulo 13 Herramientas……………………………………………………………………………….565
13.1 Seguridad del sistema……………………………………………………………………………….566
13.1.1 Crear nuevo perfil ... ...…………………………………………………………………………….567
13.1.2 Asignación de permisos para perfil………………………………………………………………568
13.1.3 Eliminar perfil……………………………………………………………………………………….569
13.1.4 Crear nuevo usuario……………………………………………………………………………….570
13.1.5 Edición de usuarios………………………………………………………………………………..571
13.1.6 Cambiar contraseña……………………………………………………………………………….573
13.1.7 Eliminar usuario…………………………………………………………………………………….573
13.1.8 Edición de datos……………………………………………………………………………………573
13.2 Seguridad por proyecto……………………………………………………………………………...574
13.3 Cambio de usuario…………………………………………………………………………………...575
13.4 Bloqueo de procesos………………………………………………………………………………...575
13.5 Bitácora………………………………………………………………………………………………..576
13.6 Importación de usuarios……………………………………………………………………………..577
13.7 Opciones………………………………………………………………………………………………580
13.8 Personaliza empresa………………………………………………………………………………...581
13.9 Importar contabilidad 2007.…………………………………………………………………………582
13.10 Importar obra.…………………………………………………………………………………….....584
13.11 Importar catálogos 2009…...………………………………………………………………………591
13.12 Importar contabilidad 2009 ………………………………………………………………………..592
13.13 Estado de movimientos ……………………………………………………………………………593
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ERP Construcción
CAPITULO 1
Presentación
Bienvenida
ERP Construcción es una herramienta diseñada para simplificar y agilizar todos los procesos
administrativos que se lleven a cabo dentro de las empresas constructoras que van desde las
requisiciones de materiales, hasta la impresión de los cheques de sus proveedores. Así mismo
podrá capturar contratos y facturas de sus clientes, controlando la cobranza de las mismas.
En Neodata nos preocupamos siempre por mejorar la calidad de nuestros sistemas. Por ello, ERP
Construcción está disponible en PC y tecnología Cliente-Servidor utilizando Microsoft SQL Server,
incluyendo una serie de mejoras que hacen mucho más sencilla y ágil la captura.
Si trabaja con NEODATA PRECIOS UNITARIOS, los presupuestos generados ahí pueden
importarse a ERP Construcción, para obtener el catálogo y la explosión de insumos con
cantidades tope y precios directamente del presupuesto. De esta forma puede controlar los
insumos comprando sólo aquellos, cuyas cantidades y costos fueron incluidos en el presupuesto.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
OFICINAS NEODATA
Oficina Matriz:
Astrónomos No.22
México D.F.
Fax. 52 78 38 50 Ext.116
Departamento de Ventas
El departamento de ventas brinda servicio en horario de 9:00 A.M. a 2:00 P.M. y de 3:30 P.M. a
6:30 P.M. de Lunes a Viernes
Ext. 103
NEODATA cuenta con el Departamento de Soporte Técnico, el cual podrá responder vía
telefónica cualquier duda respecto al manejo del sistema, El horario es de 9:00 A.M. a 6:30 P.M. de
Lunes a viernes.
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ERP Construcción
2. Anote las características de su equipo, así como las versiones de los productos instalados.
Extensión: 105
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
CAPITULO 2
Instalación
Requerimientos de equipo.
10
ERP Construcción
Requerimientos de equipo
Ahora que conoce la plataforma sobre la cual trabaja Neodata es necesario hacer mención de los
requerimientos de equipo y hardware para que el sistema pueda ejecutarse óptimamente, en
realidad Neodata ERP Construcción no requiere de alguna configuración en especial sin embargo
sí es necesario que se tomen en cuenta los requerimientos de hardware.
Considerando que se trata de una aplicación de 32 y 64 bits es necesario contar con una
computadora en donde se tenga instalado Windows 2000 ó superior con Internet Explorer 6.0 o
superior, ya que Neodata correrá en cualquier equipo en donde corra Windows, solo que al igual
que éste, es recomendable que se trate de un equipo con 512 Mb en memoria RAM como mínimo
ya que de lo contrario el sistema correrá muy lento.
Otro aspecto importante es el espacio en disco duro que requerirá el sistema, ya que antes de
iniciar la instalación el sistema hará una revisión al espacio disponible en su disco duro para poder
determinar si es posible realizar la instalación total del archivo o los archivos que requerirá
Neodata para su perfecto funcionamiento, por lo tanto, es necesario que verifique que su equipo
cuente por lo menos con 800 MB de espacio libre en disco duro, que es lo requerido para instalar
los componentes de NEODATA, sin embargo, dependiendo de la versión de Windows que se
tenga instalada el espacio requerido puede crecer hasta los 800 MB, esto ocurrirá solo con
versiones muy atrasadas de Windows.
11
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Es recomendable que antes de instalar el sistema conozca la plataforma sobre la cual trabajará,
ERP Construcción ha sido diseñado para trabajar sobre una plataforma de 32 Y 64 bits, por lo
cual para que pueda funcionar se necesita contar con algunos requerimientos mínimos en
hardware y software.
Windows XP Profesional
Software requerido:
12
ERP Construcción
Mínimo: Recomendado:
Procesador Pentium III a 700 MHz o Procesador Pentium IV o equivalente de 1.7 GHz
equivalente. o superior.
Para que la instalación del sistema sea óptima es necesario cerrar todos los controladores y
programas que se encuentren residentes en memoria como: Barra de Microsoft Office ó antivirus,
también debe asegurarse que no se encuentre ninguna aplicación abierta, de esta forma la
instalación se desarrollará sin ningún contratiempo.
Si ya ha instalado la misma versión del sistema con anterioridad, deberá desinstalarlo antes de
iniciar una nueva instalación, al hacerlo el sistema respetará toda la información nueva que haya
generado el usuario, es decir las carpetas ó libros de reportes que no incluya el sistema en la
instalación, si ha hecho modificaciones incluidas por el sistema durante la instalación deberá
respaldarlas antes de iniciar la desinstalación ó nueva instalación ya que el sistema las
sobrescribirá.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para desinstalar debe seguir el mismo proceso de instalación, ya que al detectar que existe una
instalación anterior envía una ventana en la cual debe elegir el proceso a seguir, esta ventana se
verá como sigue:
Reparar: Realiza la instalación completa tal y como se hizo la última vez, los archivos son
sobrescritos, es decir no elimina los anteriores.
Eliminar: Elimina todos los archivos instalados por el sistema durante la última instalación, esta es
la forma correcta de realizar la desinstalación ya que se eliminarán todas las librerías, archivos de
Neodata y archivos de sistema que haya generado la instalación.
Si usted utiliza una versión anterior y ya tiene mucho tiempo con ella y si escoge la opción de
modificar le provocará errores.
Si tuviese alguna duda favor de comunicarse a Soporte Técnico con gusto le podremos ayudar.
14
ERP Construcción
Ya conoce los requerimientos de su equipo, ahora podrá continuar con la instalación del sistema,
para ello solo es necesario que siga los pasos correspondientes para la instalación, a continuación
se describe el proceso:
La caja de Neodata contiene dos CD el cual uno es de utilerías y el otro de los productos que
ofrece Neodata. Inserte su CD de Neodata en su unidad de CD y espere un momento ya que el
sistema automáticamente se ejecutará. En caso contrario ubíquese en la unidad correspondiente al
CD y ejecute
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
La primera ventana que verá es la de bienvenida, antes de continuar es recomendable que lea las
instrucciones y demás textos que aparecen en su pantalla, si está de acuerdo oprima Siguiente >,
de lo contrario oprima Cancelar con lo que abortará la instalación de ERP Construcción.
La siguiente ventana que aparecerá en su pantalla es Contrato de Licencia, ésta le fue entregada
en original al adquirir el sistema, sin embargo, es necesario que la lea antes de continuar con la
instalación del sistema, pueda continuar si está de acuerdo en las condiciones de uso.
16
ERP Construcción
La siguiente ventana se refiere a la información del usuario, en ella deberá escribir el nombre del
usuario y el nombre de la organización, recuerde que la razón social se encuentra escrita en la
Licencia de uso que le fue entregada al adquirir su sistema.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
A continuación, haga clic en el botón Instalar para dar inicio al proceso de instalación.
En la siguiente pantalla podrá ver el avance de la instalación la cual mostrará el porcentaje con
respecto al total de la instalación.
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ERP Construcción
El mensaje sólo indicará que ha concluido la instalación y le pedirá que oprima Finalizar para
cerrar la ventana, después de lo cual podrá trabajar con ERP Construcción.
Otro mensaje le solicitará que reinicie su equipo, después de lo cual podrá trabajar con ERP
Construcción, desde luego podrá reiniciarlo más adelante, sin embargo ERP Construcción no
podrá ejecutarse correctamente sino hasta después de haber reiniciado el equipo.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
CAPITULO 3
Funciones Estándares
del sistema
Este capítulo se ha sido diseñado para brindarle al usuario una recopilación de las funciones
estándares del sistema, opciones que pueden hacer más fácil el uso cotidiano del sistema
mediante accesos rápidos a las ventanas del sistema.
Una vez que haya leído éste capítulo el usuario conocerá el uso de los estándares de NEODATA
Como lo son:
Estándares de Neodata.
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ERP Construcción
Estándares Neodata
ERP Construcción cuenta con varias generalidades en las diferentes ventanas del sistema, lo que
permite una mayor comprensión y el pronto aprendizaje del mismo, además si ya ha trabajado con
algún sistema Office notará la similitud existente entre él y NEODATA, he aquí los estándares con
que cuenta:
Ventanas
Por ejemplo uno de ellos es que todas las ventanas son totalmente flexibles y dan total libertad al
usuario de personalizarlas de acuerdo a sus requerimientos, es decir, tiene la flexibilidad de definir
el orden, ancho y alto de las columnas y filas que integran cada ventana del sistema, esto tiene
como finalidad brindarle la posibilidad de organizar la información que desea ver en cada ventana,
de esta forma tendrá mayor comodidad en la captura de datos. Esta característica está presente en
la mayoría de las ventanas de NEODATA.
Para cambiar la posición de una columna haga Clic en el título de ésta de tal manera que quede
sombreada toda la columna, haga nuevamente Clic y sin soltar el botón, arrastre hasta que la
columna quede en la posición deseada.
Para hacer un cambio en el tamaño de la ventana bastará con señalar con el mouse la línea de
división de la columna ó fila que desea ampliar (con esto el puntero del mouse tomará una
apariencia diferente ↔ o ↕), oprima el botón izquierdo del mouse mientras arrastra el puntero hasta
obtener el tamaño deseado.
Teclas rápidas
Uno de los estándares más importantes y que encontrará en todas las ventanas de Neodata son
las teclas rápidas, estas son combinaciones de teclas que realizan una determinada acción, con la
finalidad de dar mayor rapidez a la captura de datos ya que permiten acceder opciones
directamente desde el teclado, sin necesidad de tomar el mouse.
21
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Entre las teclas rápidas podemos contar también las que se obtienen con la combinación de las
teclas Alt +X en donde X será cualquiera de las letras subrayadas en las opciones que se
encuentren activas dentro de la ventana en uso. Las teclas rápidas más comunes son:
Ctrl + C (Copiar)
Ctrl + D (Detalle)
Esta combinación de teclas hace un llamado a la ventana de Detalle del registro que se
encuentre activo, en ella puede verificar y modificar los datos correspondientes al mismo,
es necesario mencionar que el detalle no está disponible en todas las pantallas del
sistema.
Al oprimir esta combinación el sistema enviará el cursor a la última columna del registro
ubicado.
22
ERP Construcción
Al oprimir esta combinación el sistema enviará el cursor a la primera columna del registro
de la pantalla activa.
Ctrl + V (Pegar)
Ctrl + Z (Deshacer)
Esta opción permite deshacer la última acción efectuada siempre y cuando aún se
encuentre en la celda en donde se hizo el cambio, esto sin haber guardado el dato.
Ctrl + F4 (Cerrar)
Seguramente reconoce usted ésta opción como “típica” de Windows ya que es la forma
más común de cerrar alguna ventana que se encuentre en uso, esto sin salir totalmente del
sistema, en NEODATA tiene la misma función, permite cerrar la ventana en uso colocando
el cursor en la ventana abierta antes de ésta.
Alt + F4 (Salir)
Esta opción también típica de Windows está presente en NEODATA y su función es salir
totalmente del sistema sin importar que base de datos ó ventana se encuentre abierta ó si
está realizando algún proceso, al presionar éstas teclas el sistema se cerrará totalmente,
es equivalente a oprimir la opción Salir del menú Archivo.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Teclas de función
No todas las teclas rápidas son combinaciones, en NEODATA podrá además utilizar las teclas de
función de su teclado lo que le permite un mayor aprovechamiento de las mismas, (no es necesario
que estas opciones se llamen con teclas de función, podrá llamarlas también desde menú ó en
algunos casos haciendo Clic en los iconos).
F1 (Ayuda)
Si usted ha trabajado con Windows relacionará esta tecla con la ayuda, en NEODATA es
precisamente ésta la función que tiene esta tecla, por lo tanto, si tiene alguna duda sobre el
sistema solo oprima F1 con ello se abrirá la ventana de ayuda del sistema.
F5 (Actualizar)
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ERP Construcción
Además de las teclas de función cuenta con teclas que seguramente está muy acostumbrado a
usar, a continuación se detallan las funciones de cada una de estas teclas cuando las oprime
dentro de NEODATA.
<Re Pág> Despliega una página hacia arriba en caso de estar en una ventana que
abarque más de una, si no es así, regresará el cursor al primer registro.
<Av Pág> Despliega una página hacia abajo en caso que la ventana en uso tenga
suficientes registros para que utilice más de una página, en caso contrario avanza el cursor
hasta el último registro de la ventana en uso.
Flecha derecha Mueve el cursor una celda hacia la derecha de su posición actual.
Flecha izquierda Mueve el cursor una celda hacia la izquierda de su posición actual.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Además de las teclas el sistema cuenta con menús estándares, los cuales están integrados por
opciones generales que estarán disponibles para cualquier ventana activa. Los menús estándares
son:
Menú de Aplicación
En el menú Aplicación encontrará las funciones básicas con respecto al manejo de archivos e
impresión, tales como:
Agregar Servidores: Permite grabar el nombre de los servidores con los que se puede
tener acceso.
Agregar Base de Datos: Permite grabar el nombre de la base de datos con las cuales se
tendrá acceso.
Configurar Hardware lock: Para configuración del Hardware lock deberá instalar el
Sentinel Protection Installer 7.4.0 que se encuentra en el CD de Utilerías, de acuerdo a la
licencia que se compre el hardware lock podrá ser local o de red. En caso de que sea un
candado de red capture el nombre del servidor o la dirección IP, no es necesario capturar
el puerto si no se captura toma el default.
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ERP Construcción
Panel Inicio
En el panel Inicio contiene las funciones usadas para editar los registros contenidos en cualquiera
de las ventanas del sistema, actualizar la base de datos, entrar al detalle y la manipulación del grid.
Actualizar. Esta opción permite actualizar los registros de la Base de datos o haciendo clic
con F5.
Seleccionar columnas. Esta opción permite mostrar u ocultar las columnas disponibles de
algunas ventanas del sistema.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
CAPITULO 4
Parámetros del Sistema
En este capítulo el usuario encontrará la información necesaria para poder integrar en la base de
datos los parámetros necesarios que se emplearán para el uso y buen funcionamiento del sistema
ERP Construcción.
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ERP Construcción
Una vez abierta la base de datos nueva lo primero es definir los parámetros de operación de la
base de datos.
Esta ventana cuenta con 7 fichas por medio de las cuales puede configurar los parámetros propios
del sistema.
1. Empresa
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
En está ficha es necesario capturar los datos generales relacionados a la empresa. Los campos
contenidos en esta ficha son:
Nombre Empresa. Es el nombre o razón social de la empresa. Puede ser de una persona moral
(empresa) o una persona física.
RFC. Es la clave del Registro Federal de Contribuyentes o cédula fiscal. Es el registro que
identifica a la empresa en la secretaría de hacienda.
C.P. Es el código postal que identifica la zona de la ciudad o estado donde se encuentra la
dirección de la empresa, es muy importante si se espera recibir comunicación por correspondencia
a partir de reportes enviados a otras zonas geográficas.
Código Empresa SAP. Está opción la deberá capturar cuando cuente con la interfaz del sistema
SAP. Este Código sirve para identificar la empresa en el sistema de SAP. Actualmente permite
capturar 20 caracteres en el código empresa SAP y al momento de generar el archivo .txt solo
tomará los primeros 4 caracteres.
Una vez llenados estos campos puede cambiar a las siguientes fichas de esta ventana para definir
más aspectos de operación del sistema ERP Construcción.
El botón Aceptar cierra la ventana de Opciones guardando los cambios efectuados en cada una
de las fichas que la forman. El botón Aplicar solo aplica las modificaciones de la ficha en que se
está capturando. Estos botones pueden usarse desde cualquiera de las fichas de la ventana de
Opciones.
Los datos de la empresa se guardan dentro de la base de datos de ERP Construcción. Así que si
necesita controlar las obras de empresas diferentes por separado, bastará con crear una base de
datos para cada empresa.
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ERP Construcción
2. Contabilidad
Esta ventana es de gran importancia para Contabilidad, en ella se definen parámetros propios que
se utilizarán para la contabilidad.
Año: En esta celda debe capturar el año fiscal en que se trabajará, este dato es necesario
para la realización de las pólizas.
Mes: Es el mes contable que se asigna para trabajar con contabilidad, este dato también
es necesario para la realización de la pólizas.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Consecutivo por proyecto: Al marcar esta opción el sistema indica que al grabar una
póliza creará el número consecutivo en automático por proyecto en cada uno de los tipos
de póliza que generé.
Mes Contable con base a fecha del servidor: Si esta opción es marcada el sistema
tomará de forma automática el mes contable para las pólizas automáticas de acuerdo a la
fecha del sistema, en caso de no marcar esta opción el sistema tomará el mes definido en
las celdas Mes y Año hasta que el usuario lo cambie y si no lo tiene definido, toma el mes
asignado en la ventana Asignar mes contable local.
Tipo de Póliza para cancelación de Cheques: Determine el tipo de póliza para cancelar
un cheque. Es importante definirlo, ya que los cheques llevan un número consecutivo
póliza-cheque y si se cancela un cheque de otro mes, se debe cancelar con un tipo de
póliza diferente para no afectar el consecutivo.
Cabe aclarar que si se cancela un cheque en el mismo mes contable en que se generó,
solamente se cancela la póliza, pero si se cancela el cheque en un mes contable diferente,
se genera una póliza inversa.
Tipo de póliza para prorrateo de costos. Determine el tipo de póliza que se generará al
realizar el prorrateo de costos a proyectos.
Tipo de Póliza para depósitos: Determine el tipo de póliza que se generará cuando se
registre un depósito.
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ERP Construcción
Tipo de Póliza para Traspasos bancarios: Determine el tipo de póliza que se generará
cuando se registre un traspaso bancario.
Cuenta resultado ejercicio (reportes): Esta opción sirve para determinar una cuenta
contable para reportar los resultados del ejercicio. Los reportes a consultar son: Balance
general, Estado de resultados y Estado de origen y aplicación, que se encuentran en la
carpeta de Contabilidad.
Cuenta Monto ISR venta inversiones. Determine la cuenta contable a la que se cargará
el porcentaje o monto de ISR en la venta de inversiones.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
3. Operatividad
En esta ventana podrá asignar todos aquellos parámetros necesarios en pedidos, bancos,
proyectos y proveedores de acuerdo a las necesidades de la empresa para el buen uso y
funcionamiento del sistema.
Días revisión y Días Pago. Estas opciones se refieren a los pedidos, asigne los días de la
semana en que recibirá y pagará los pedidos de proveedores.
GUATEMALA: Esta opción está diseñada para los usuarios de dicha región, ya que los
Insumos en ese país tienen implícito el IVA. Para usar dicha opción, debe marcar el cuadro
Manejar IVA incluido y capturar el porcentaje de IVA que se incluirá en los insumos. Es
indispensable que en la captura de cada proyecto especifique IVA cero para evitar errores
en los cálculos. En la opción de forzar captura tipo fiscal, si marca este cuadro de
verificación obligará la captura de este parámetro en los pedidos.
Conciliar los abonos en la conciliación bancaria. Esta opción permite conciliar los
abonos (Depósitos) ya que si no marca esta opción solo concilia cargos.
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ERP Construcción
Trabajar con órdenes de producción Esta opción es creada para aquellas empresas que
requieran llevar un control más estricto de sus pedidos para producción y solicitar material
únicamente cuando el stock en almacén lo requiera.
Es importante mencionar que una vez marcada está opción y al tener órdenes de
producción activas, ya no se podrá quitar el parámetro de la base.
Así mismo, al trabajar con órdenes de producción se deshabilitan del panel de Almacén las
opciones de: salidas de almacén y salidas de almacén por kit al igual que traspasos entre
almacenes y solo queda en activo la opción de salidas en base a orden de producción.
Para obtener más información consulte el archivo “Guía rápida para Orden de Producción”,
ubicado en: C:\NeodataERP2009\Documentos
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
4. Niveles
Aquí se define la estructura y formato de las cuentas contables, centros de costo, partidas y
unidades de negocio.
En cada una de las divisiones hay siete campos los cuales representa un nivel de la estructura, en
el cual puede definir la cantidad de caracteres que formarán dicho nivel. Cabe mencionar que no
hay límite de caracteres para cada nivel, siempre y cuando la suma no exceda de veinte
caracteres.
La estructura de niveles definida en esta ficha tiene una forma jerárquica o de un árbol, de tal
manera que cada código de cuenta, centro, partida o unidad de negocio capturado debe incluir los
códigos de los niveles previos.
Por ejemplo:
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ERP Construcción
Si desea incluir caracteres de separación entre los niveles, tales como guiones o líneas diagonales,
utilice para ese fin el campo Carácter máscara. El carácter o símbolo que agregue en este campo
se usará como separador entre cada nivel del código de cuentas contables y centros de costo.
Por ejemplo:
Para ver el centro de costo 001-001-01 debe definir los niveles así:
Nivel 1, 3 caracteres.
Nivel 2, 3 caracteres.
Nivel 3, 2 caracteres.
El carácter máscara “-” es agregado por el sistema entre los niveles 2 y 3. Usted debe capturar los
códigos de cuentas contables y centros de costo sin guiones o separadores.
5. Rutas
Aquí podrá especificar la ruta donde se encuentran almacenados los reportes, la ubicación del
logotipo que se utilizará en ellos, las rutas de las plantillas y la ruta donde se almacenarán los
contratos generados.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
6. Leyendas
Esta ficha cuenta con tres celdas en las cuales debe escribir las leyendas o texto que desee se
impriman en los reportes de pedidos, Contrarecibos y cheques. Las leyendas se imprimirán al pie
del reporte.
7. Obra
En esta ventana se determinarán aquellos parámetros que se vinculan con administración de obra.
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ERP Construcción
Cuenta padre para subcontratos. Asigne la cuenta contable padre que pedirá al generar
subcontratos, de tal manera que al capturarlos manualmente solo filtrará las cuentas hijas
que correspondan a la cuenta padre del subcontrato.
Cuenta padre para destajos. Asigne la cuenta contable padre que pedirá al generar
destajos, de tal manera que al capturarlos manualmente solo filtrará las cuentas hijas que
correspondan a la cuenta padre del destajo.
Familia default para subcontratos. Asigne una familia que se tomará por default para los
subcontratos al momento de capturar manualmente los conceptos. En caso de que desee
modificar la familia lo podrá hacer.
Familia default para destajos. Asigne la familia que se tomará por default para los
destajos al momento de capturar manualmente los conceptos.
Cuenta entradas por facturar. Determine la cuenta contable que se utilizará para las
entradas por facturar.
Cuentas traspasos / Almacenes. Determine la cuenta contable que se utilizará para los
traspasos de almacén.
Aplicar el fondo de garantía antes de IVA. Esta opción determina que al generar las
estimaciones el fondo de garantía se deberá aplicar antes de calcular el IVA.
IMPORTE $ 100.00
ANTICIPO $ 10.00
FONDO GARANTIA $ 5.00
SUBTOTAL $ 85.00
IVA $ 12.75
TOTAL $ 97.75
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Requerir partida en captura. Esta opción determina que es forzoso asignar una partida al
insumo cuando se realicen aditivas a la explosión de insumos.
8. Cuentas DIOT
En esta ventana se determinan las cuentas de IVA Acreditable y de retenciones de IVA las cuales
deberá considerar en el cálculo del DIOT.
Para dar de alta las cuentas para DIOT realice los siguientes pasos:
2. Elija el concepto DIOT, el cual le permite clasificar los tipos de IVA (IVA Acreditable al 15%,
IVA No Acreditable al 15%, IVA Acreditable al 10%, IVA No Acreditable al 10%, IVA
retenido).
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ERP Construcción
CAPITULO 5
Catálogos
En este capítulo el usuario encontrará la información necesaria para poder integrar en su totalidad
los catálogos que se emplearán para realizar movimientos en el sistema de ERP Construcción,
los cuales están diseñados en brindar al usuario la información necesaria para que la captura o
creación de los catálogos sea más rápida y sencilla.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Administración de Catálogos
La administración de catálogos permite al usuario dar de alta catálogos o campos que de acuerdo
a las necesidades de la empresa requieren ser almacenados en la base de datos y que no se
encuentran contemplados en el sistema. Este tema se recomienda a los especialistas en sistemas
ya que ellos serán los responsables de la manipulación correcta de los nuevos campos y catálogos
que se den de alta.
Descripción de campos:
Catálogo base. Es el nombre de la tabla que pertenece a la base de datos, la cual contiene todos
los datos capturados.
Solo lectura. Si se encuentra activada esta opción los usuarios solo podrán leer los datos de estos
catálogos y por lo tanto no se permite borrar ni escribir en ellos.
No insertar. Si se encuentra activada esta opción los usuarios no podrán insertan ningún dato en
este catálogo, por lo tanto solo tendrán permisos para leer los datos que contenga.
No borrar. Si se encuentra activada esta opción los usuarios no podrán borrar los datos que se
encuentran en este catálogo.
Usuario. En este campo permite registrar al usuario del sistema que dio de alta el catálogo.
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ERP Construcción
Ciudades. Es el nombre del área urbana la cual pertenece a un estado. En este catálogo
se darán de alta las ciudades que utilizará principalmente en registro de clientes y
proyectos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Clientes. Este catálogo muestra los datos principales del cliente, los cuales fueron
capturados en el registro de cliente. Cabe mencionar que este catálogo es de solo lectura y
si requiere de alguna modificación lo tendrá que hacer desde la ventana de registro de
cliente.
CME (SAP). Este catálogo es indispensable capturarlo cuando se trabaje con el sistema
de SAP. En él se capturar los códigos para las cuentas contables que sean de mayor para
anticipo, fondo de garantía y descuentos. Este dato el sistema lo tomara en automático de
acuerdo a las cuentas que tenga en el tipo de proveedores.
Conceptos para IETU. En este catálogo se darán de alta los conceptos que participarán
para el cálculo de IETU. Este catálogo se utilizará principalmente en la ventana de IETU.
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ERP Construcción
Cuentas Bancarias. Este catálogo sirve para dar de alta las cuentas que tenga la
empresa, las cuales se utilizan para registrar el origen de los fondos con los que se
efectúan los pagos a los proveedores, cabe mencionar que no es indispensable capturar el
número real de la cuenta bancaria; sólo bastará con capturar un código que identifique la
cuenta bancaria o chequera empleada al hacer los pagos.
Para dar de alta este catálogo deberá tener capturados los catálogos: Moneda y Cuenta
Contable.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Estados. Este catálogo viene precargado al actualizar por primera vez su base de datos,
este catálogo es utilizado al dar de alta las ciudades.
Familias. En este catálogo se deben capturar todas las familias que servirán para clasificar
y ordenar a los insumos. Este catálogo será utilizado al dar de alta insumos.
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ERP Construcción
Giros. En este catálogo dará de alta las claves que representa la actividad preponderante
del proveedor es decir; la familia o género de insumos en que se especializa, tales como:
aceros, maderas, pinturas, ferretería, entre otros. Este catálogo será utilizado en el registro
de proveedores.
Insumos. En este catálogo se pueden dar de alta los insumos materiales y equipos que
deban ser controlados por el almacén. Este catálogo es utilizado en requisiciones, pedidos,
facturas, comprobación de gastos y almacén.
Replicar el costo a todos los proyectos. Permite replicar el costo asignado al insumo
para todos los proyectos.
Asignar cuenta contable. Permite asignar o modificar una cuenta contable para el insumo
o los insumos seleccionados.
Asignar familia. Permite asignar o modificar la familia para el insumo o los insumos
seleccionados.
Asignar tipo de insumo. Permite asignar o modificar el tipo de insumo para uno o varios
insumos seleccionados.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Asignar unidad. Permite asignar o modificar la unidad para el insumo o los insumos
seleccionados.
IVA (SAP). Este catálogo es indispensable capturarlo cuando se trabaje con el sistema de
SAP. En dicho catálogo se capturan los códigos que identificarán la cuenta de IVA en el
sistema de SAP. Este dato deberá asignarlo en el catálogo de cuentas contables en las
cuentas de IVA.
Monedas. En este catálogo se dan de alta todas aquellas divisas que tendrá en sus
cuentas bancarias e inversiones y que usará para hacer sus pagos o cobros. Este catálogo
es utilizado en insumos, registro de cliente, registro de proveedor, conceptos, etc.
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ERP Construcción
Responsables. En este catálogo se dan de alta los diferentes responsables en cada uno
de los módulos del sistema, quienes se encargan de autorizar o dar visto bueno a sus
movimientos realizados. Este catálogo es utilizado en pedidos, salidas, contratos, etc.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Tipo Proveedor. En este catálogo se dan de alta Son todos aquellos tipos de facturas que
reciba o emita la empresa, ya que no todas las facturas se pagan de la misma forma y
cada tipo tiene una forma distinta de registro contable, por ejemplo, un proveedor de
materiales no presentará las mismas retenciones que un proveedor de equipos, por lo
tanto se requiere definir un modelo diferente de acuerdo con el tipo de póliza que aplica
cada uno.
Tipos del Cliente. En este catálogo se dan de alta En este catálogo usted puede clasificar
a los clientes de acuerdo al motivo por el cual se emitirán facturas y se harán cobros. A
partir de esta ventana se determinarán las cuentas contables que tendrá el tipo de cliente
utilizándolo como modelo para llevarse acabo los movimientos contables.
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ERP Construcción
Tipos de Flujo. En este catálogo se determinan qué flujos son considerados como
ingresos y cuales para egresos. En dado caso de que quieran generar IETU y/o DIOT, de
acuerdo al tipo de flujo deberá activar Generar IETU y Generar DIOT.
En caso de que genere DIOT, deberá asignar a las cuentas contables un conceptos DIOT
ubicado en Cuentas DIOT del menú Herramientas /Opciones.
Tipos de proyectos. Esta opción permite seleccionar el tipo de proyecto que se realizará,
los tipos son: Urbanización, Edificación, Postventa, Casa Muestra y Misceláneos. Este dato
lo podrá consultar en el reporte de carátula de costo que se encuentra en el apartado de
contabilidad.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Tipos de notas de crédito. Esta opción permite dar de alta las notas de crédito que se
utilizarán para clientes y proveedores.
Unidades. En este catálogo se dan de alta las diferentes unidades de medida para los
insumos y conceptos.
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ERP Construcción
Al generar una base nueva se podrá copiar catálogos que vienen precargados en una plantilla,
para llevar a cabo este proceso realice los siguientes pasos:
4. Sí al intentar entrar al catálogo manda el mensaje de que no tiene privilegios para ver la
vista del catálogo, deberá entrar a la seguridad del sistema en vistas de usuario y dar el
permiso correspondiente.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Si una vista está dada de alta y requiere guardarla con otro nombre bastará que seleccione el
nombre del catálogo y haga clic derecho, seleccione Guardar como y capturé el nuevo nombre
para la vista.
Agregar campos
De acuerdo a las necesidades de la empresa usted podrá agregar campos con los que no cuenta
la base de datos y requiere que sean almacenados. Para realizar el siguiente proceso realice lo
siguiente:
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ERP Construcción
7. Haga doble clic sobre la vista para comprobar los cambios realizados.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Cuentas Contables
Este es uno de los catálogos más importantes del sistema, en él debe capturar todo el catálogo de
cuentas contables con que cuente la empresa, la captura de los códigos de cada cuenta debe
corresponder a cada uno de los niveles previamente definidos en la ficha Niveles en Opciones del
menú Herramientas.
Descripción de campos:
Cuenta. Es el código de la cuenta contable el cual sigue una estructura jerárquica. Es requerido
capturar primero los niveles superiores para ingresar posteriormente los niveles inferiores. El
sistema valida que éstas correspondan a la estructura definida en la ficha Niveles de las Opciones
del sistema.
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ERP Construcción
De la misma forma, para la cuenta 501-02-01 que representa los costos de pago de destajos, la
estructura es así:
Recuerde que si desea incluir guiones separadores entre niveles, debe agregar el carácter
máscara al definir la estructura de niveles.
Tipo. Esta columna se refiere a la clasificación de las cuentas, dadas de alta en el panel
Contabilidad/Tipo de cuenta.
Proveedor. Si se tiene el check marcado indica que esa cuenta será usada como filtro para
distinguir las cuentas de proveedores en ciertas partes del sistema.
Cliente. Si se tiene el check marcado indica que esa cuenta será usada como filtro para distinguir
las cuentas de clientes en ciertas partes del sistema.
Es Dólar. Si se tiene el check marcado indica que la cuenta contable será en dólares y requerirá
de una cuenta complementaria.
Cuenta Complementaria. Es una cuenta contable que se usará para calcular el importe que se
tiene en pesos con respecto al monto que se tiene en dólares.
Emitir Cheques. Esta opción si se encuentra activada determina que la cuenta contable podrá
emitir cheques.
Topar vs Saldo. Al activar esta opción el sistema validara que en la emisión de cheques no se
pueda girar más del saldo disponible o permitido.
Permitir depósito. Al seleccionar está opción permite que la cuenta contable pueda tener
depósitos.
Deudor. Permite que la cuenta contable sea clasificada como Deudor, ya que se utiliza en el
proceso de reembolsos y gastos por comprobar.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Saldo límite. Permite capturar el saldo límite que se le puede prestar a un deudor.
Acreedor. Permite que la cuenta contable sea clasificada como Acreedor, ya que se utiliza en el
proceso de reembolsos y gastos por comprobar.
Cta. IVA. Permite identificar las cuentas de IVA que se utilizaran para la comprobación de gastos
en la ventana de reembolsos y gastos por comprobar.
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ERP Construcción
Tipos de Pólizas
En este catálogo deberá definir los diferentes tipos de pólizas que se generarán en el sistema al
realizan movimientos contables.
Tipo póliza: Agregue el código que identifica el tipo de póliza. Puede ser alfanumérico y
máximo 3 caracteres.
Contador x mes. Toda póliza que se elabora en Neodata debe llevar un número de póliza,
en el caso de las pólizas automáticas Neodata agrega el número consecutivo
correspondiente. Al marcar esta celda el sistema seguirá asignando el consecutivo, pero al
encontrar un mes diferente iniciará un nuevo consecutivo a partir de 1.
Usar Núm. cheque. Al marcar esta opción ERP Construcción llevará una numeración a la
par entre sus cheques y sus pólizas de egreso, mismas que se generan en automático. Es
decir, si generó el cheque 520 se creará la póliza de egreso automática 520.
Es Automática. Esta opción es para identificar las pólizas que se generarán de manera
automática en el sistema.
Para grabar el nuevo tipo de póliza sólo debe cambiar el cursor de renglón.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Tipos de Cuentas
Esta ventana es de gran importancia para crear correctamente las Cuentas Contables, en ella se
definen el rango que tendrán las cuentas.
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ERP Construcción
Descripción de campos:
Tipo: Es un número consecutivo por medio del cual se define al tipo de cuenta, los tipos asignados
son:
1 ACTIVO
2 PASIVO
3 CAPITAL
4 RESULTADOS
5 ORDEN
Sub tipo: Al igual que la celda anterior es un número consecutivo para definir un segundo nivel a
cada tipo antes definido.
De tal forma que al agregar una cuenta ésta quede perfectamente definida, por ejemplo:
Texto Sub Tipo: Asigne el rubro que pertenece al tipo generado de la cuenta contable.
Es Acreedora: Si se trata de una cuenta de naturaleza acreedora debe hacer clic en esta celda, el
sistema pondrá una marca, si se trata de una cuenta deudora esta celda debe quedar en blanco.
Cuenta inicial y Cuenta final: Es el rango numérico, que se le va asignar a las cuentas contables
dependiendo de su tipo. Este rango se basa en el primer nivel que haya definido en la Opción de
Niveles, Cuentas Contables, Nivel 1.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Estos rangos se definen antes de llenar el catálogo de cuentas contables. Por ejemplo el Activo
está representado por el número 1000, el Pasivo por los 2000, entonces el rango de el Activo
Circulante sería de 1000 a 1499, de Activo Fijo del 1500 al 1799 y el Activo Diferido de 1800 a
1999.
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ERP Construcción
Unidades de Negocio
Las unidades de negocio son estructuras administrativas de una empresa cuyo objetivo es el de
medir y comparar la rentabilidad de un proyecto para efectos de mayor control.
En este catálogo se podrán de alta todas aquellas unidades de negocio que participarán en la
empresa y el cual deberá estar ligado en un proyecto.
Descripción de campos:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Lista de Cliente
Los clientes son aquellas dependencias gubernamentales, empresas privadas o personas físicas
para quienes se realiza la obra en ejecución. Por lo tanto en esta ventana mostrará un listado de
los clientes del sistema con la finalidad de consultar cualquier dato que sea de interés.
Para obtener más información sobre Lista de clientes consulte el capítulo # 7 Clientes.
Tipos de Cliente
En este catálogo usted puede clasificar a los clientes de acuerdo al motivo por el cual se emitirán
facturas y se harán cobros. A partir de esta ventana se determinarán las cuentas contables que
tendrá el tipo de cliente utilizándolo como modelo para llevarse acabo los movimientos contables.
Para obtener más información sobre Tipos de clientes consulte el capítulo # 7 Clientes.
Tipos de proveedores
Son todos aquellos tipos de facturas que reciba o emita la empresa, ya que no todas las facturas
se pagan de la misma forma y cada tipo tiene una forma distinta de registro contable, por ejemplo,
un proveedor de materiales no presentará las mismas retenciones que un proveedor de equipos,
por lo tanto se requiere definir un modelo diferente de acuerdo con el tipo de póliza que aplica cada
uno.
Para obtener más información sobre Tipos de proveedores consulte el capítulo # 8 Proveedores.
Lista de proveedores
En esta ventana se mostrará un listado de todos los proveedores registrados en el sistema con la
finalidad de consultar cualquier dato que sea de interés.
Para obtener más información sobre Lista de proveedores consulte el capítulo # 8 Proveedores.
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ERP Construcción
Monedas y Paridades
Son todas aquellas divisas que tendrá en sus cuentas bancarias e inversiones y que usará para
hacer sus pagos o cobros. Así como capturar la paridad de la divisa local con una divisa extranjera.
Descripción de campos:
Tipo de moneda. Es el código con que se identificará a la divisa que manejará en alguna cuenta
bancaria.
Remate. En este campo capture el remate para la divisa capturada. Este dato será visible en sus
reportes.
Fecha. Capture la fecha en que define la paridad de la divisa local contra la divisa extranjera.
Para capturar un tipo de moneda escriba estos campos y haga clic en aceptar si el tipo de moneda
contempla una paridad realice lo siguiente:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Tipos de Cheques
Los tipos de cheques son los modelos que se utilizarán al generar un proceso que involucre el
pago con cheque; es decir, los tipos o modelos son los que se determinan las cuentas contables
que afectarán al hacer un pago con cheque; por ejemplo: pago a proveedor, pago por honorarios,
etc.
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ERP Construcción
Descripción de campos:
Tipo de cheque: Agregue el código que identifica el tipo de cheque, puede ser alfanumérico.
Tipo de flujo: Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los
movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.
Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se generará al hacer un pago con cheque.
Dividir entre: Es un factor que dividirá al importe del cheque para obtener el monto base.
Cuenta: Es la cuenta contable (IVA y/o retenciones) que se verá afectada al hacer el movimiento
con el tipo de cheque.
Es cargo: Si se encuentra activada esta opción, contablemente indica que la cuenta será cargo.
Secuencia del cálculo: Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir del monto base.
Paridad factura en IVA. En caso de pagar con dólares, el monto del IVA será calculado a partir de
la paridad del día en que se generó la factura y no tomara la paridad en la que se emite el cheque.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
4. Capture el factor dividir entre, este varía de acuerdo al tipo de cheque que se emita.
7. En seguida capture las cuentas contables que se verán afectadas en el tipo de cheque.
8. En caso que su cheque maneje retenciones deberá dar de alta las cuentas contables que
se verán afectadas en la emisión.
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ERP Construcción
Tipos de Depósitos
En el catálogo de tipos de depósito podrá dar de alta los modelos que se utilizarán al generar un
proceso que involucre el depósito de un cliente, ya que los tipos de depósitos son los que se
determinan las cuentas contables que afectarán al hacer un depósito.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Tipo de depósito: Agregue el código que identifica el tipo de depósito, puede ser alfanumérico.
Tipo de flujo: Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los
movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.
Dividir entre: Es un factor que dividirá al importe del depósito para obtener el monto base.
Cuenta: Es la cuenta contable que se verá afectada al hacer el movimiento con el tipo de depósito.
Es cargo: Si se encuentra activada esta opción, contablemente indica que la cuenta será cargo.
Secuencia de cálculo: Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir del monto base.
Paridad factura en IVA. En caso de registrar un depósito con dólares, el monto del IVA será
calculado a partir de la paridad del día en que se generó la factura y no tomará la paridad en la que
se genera el depósito.
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ERP Construcción
6. Seleccione las cuentas contables que deberá afectar el sistema al realizar un depósito; de
acuerdo al tipo de depósito seleccionado.
Nota: El campo Dividir entre es un factor que dividirá al monto del depósito para obtener el monto
base.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Tipos de Insumo
Los tipos de insumos sirven para agrupar a los insumos que participan en el Presupuesto de
Control y/o Explosión de Insumos que se manejarán en NEODATA ERP PYME. En este catálogo
se incluyen todos los tipos de insumos que participan en el presupuesto y que se diferenciaran
sobre los demás, así como identificarlos en la participación de ciertos movimientos dentro del
sistema, como es en el control de almacén, subcontratos, entre otros.
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ERP Construcción
Descripción de campos:
Tipo: Es la clave que identifica al tipo de insumo tanto en el presupuesto como en la Explosión de
Insumos. Este tipo es el que se le asignara a cada uno de los insumos para su participación dentro
del sistema.
Descripción: Es el nombre que se le asignara al tipo de insumo y el cual será identificado dentro
del sistema.
Inventariable: En esta casilla se marcara cuando el tipo de insumo va a ser controlado por
Almacén.
Es MO: En esta casilla se indicara el tipo de insumo que va a ser identificado como Mano de Obra
en la matriz del concepto.
Es Destajo: En esta casilla marcara cuando se identificara a determinado tipo de insumo como
Destajo. El destajo se toma en base a la columna destajo q se encuentra en el presupuesto, si la
matriz contiene mano de obra, el sistema generará un insumo llamado destajo al realizar el cálculo
de la Explosión.
Es subcontrato: En esta casilla será identificada para los tipos de insumos que serán
subcontratados, esto es para la elaboración de Contratos de obra.
Es Administrativo: Los insumos identificados con este tipo, serán contemplados como
Administrativos (Papelería, Luz, Teléfono entre otros gastos de Oficinas Centrales).
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Familias
En este catálogo se deben capturar todas las familias que servirán para clasificar y ordenar a los
insumos, es un catálogo muy sencillo pero de gran utilidad.
Descripción de campos:
Cuenta. En la cuenta contable que estará ligada a la familia, la cual será afectada en cada uno de
los movimientos del sistema donde participen los insumos.
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ERP Construcción
Partidas
En este catálogo se capturarán las partidas y subpartidas para vincularlas con los conceptos en la
captura de presupuesto de control y para las ubicaciones.
Descripción de campos:
Descripción Larga. Este campo contiene el texto completo donde se puede detallar a fondo sobre
la partida o subpartida.
En caso de que se haya importado el presupuesto este catálogo se llenará en automático con la
importación.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Proyectos
En este catálogo deberá agregar las obras o proyectos en ejecución, preferentemente antes de
que den comienzo para así establecer un control de las mismas desde el inicio y poder ligarle el
archivo de PRECIOS UNITARIOS que va ser la base a controlar.
Proyecto
Ciudad
Cuenta intercentro
Unidad de Negocio
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ERP Construcción
Al hacer clic derecho sobre este catálogo permite entrar al detalle de un proyecto seleccionado así
como registrar un nuevo proyecto.
Detalle. Esta opción permite mostrar los datos capturados del proyecto que se encuentra
seleccionado, para hacer una modificación deberá hacer clic en el botón Editar una vez
realizados los cambios haga clic en aceptar.
Nuevo Registro. Permite crear un nuevo proyecto. Los datos que se capturan en esta
ventana están clasificados en 5 fichas:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de Campos:
Dirección. Es la calle, número exterior y número interior del sitio donde se realiza la
obra.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Permitir efectuar movimientos en: Este es un permiso que se aplica a nivel proyecto
para generar nuevos registros o hacer modificaciones en requisiciones, pedidos,
facturas (proveedores y clientes), bancos, Explosión de insumos, pólizas manuales e
inventario inicial.
3. FIRMAS PEDIDOS. En esta ficha debe elegir a los responsables que aparecerán en
las impresiones de los pedidos. Para consultar el Catálogo de responsables puede
hacer clic en el botón de búsqueda que aparece a la derecha de cada celda.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Permitir agregar. Son permisos para agregar nuevos contratos, hacer órdenes de
cambio al presupuesto de control cuando se encuentre cerrado, estimaciones,
movimientos de almacén y agregar órdenes de cambio a contratos de obra.
No permitir que el costo actual Subcontrato sea mayor que Costo máximo
subcontrato. Cuando se encuentre desactivada esta opción le permitirá modificar el
costo rebasando el costo máximo de subcontrato, siempre y cuando tenga el permiso
“Exceder el costo actual del costo máximo calculado”, ubicado en el grupo de
presupuesto.
No permitir que el costo actual destajo sea mayor que Costo máximo destajo.
Cuando se encuentre desactivada esta opción le permitirá modificar el costo
rebasando el costo máximo de destajo, siempre y cuando tenga el permiso “Exceder
el costo actual del costo máximo calculado”, ubicado en el grupo de presupuesto.
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ERP Construcción
Permitir que el costo contrato sea mayor al costo actual. Cuando se encuentre
activada esta opción le permitirá modificar el costo del contrato rebasando el costo
actual, siempre y cuando tenga el permiso “Permitir costo contrato mayor a costo
presupuesto”, ubicado en el grupo de Contratos.
Permitir que el costo destajo sea mayor al costo actual. Cuando se encuentre
activada esta opción le permitirá modificar el costo del destajo rebasando el costo
actual, siempre y cuando tenga el permiso “Permitir costo destajo mayor a costo
presupuesto”, ubicado en el grupo de Contratos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Periodicidad. Al activar esta opción podrá definir el periodo en que se deberá estar
trabajado para la ejecución del programa de obra.
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ERP Construcción
Manejar IVA en el almacén. Al activar está opción se tendrá que asignar una cuenta
contable de IVA en el campo cuenta IVA almacén, por lo tanto todos los insumos que
entren al almacén contemplará el IVA en la cuenta asignada, cabe destacar que el IVA
no se integra al almacén y no afectará al costo del insumo al momento de generar
salidas.
Cuenta IVA almacén. Es la cuenta contable del IVA que se utilizara cuando se hagan
entradas al almacén y los insumos estén contabilizando IVA. Cabe destacar que si
usted maneja IVA en almacén los tipos de proveedores no deberán contener IVA.
85
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Cabe mencionar que al marcar está opción ya no habrá ninguna validación actual en
salidas. Es importante que si trabajan con este parámetro no lo desactiven, ya que si
se generaron salidas e intentan generar nuevas es posible que no les deje hacer las
salidas o mandará mensaje que ya se pasaron de la cantidad disponible para el
concepto.
En esta ficha se incluyen dos permisos nuevos para las salidas de almacén: Agregar
insumos no existentes en la matriz y Permitir pasarse de la explosión de
insumos por matriz, los cuales serán validados a nivel proyecto.
Configuración PYME
Cuando se da de alta un proyecto y se activa esta opción lo estará configurando para trabajar
como versión PYME, dicha opción propone los parámetros esenciales para trabajar. Los
parámetros que asignar el sistema por default al configurarlo son los siguientes:
Modificar estimaciones
Agregar estimaciones
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ERP Construcción
Insumos
En el catálogo de Insumos se incluye a todos los materiales y equipos que deban ser controlados
por el almacén. Este catálogo se llena automáticamente con los insumos del presupuesto cuando
se importa el proyecto de un presupuesto de PRECIOS UNITARIOS NEODATA, pero también
permite capturar los insumos manualmente.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Insumo
Descripción larga
Descripción
Moneda
Unidad
Tipo
Familia
Cuenta
Descripción de Campos:
Tipo Insumo. Es el tipo en que se clasifican los insumos. En caso de que el proyecto sea
importado de un presupuesto de PRECIOS UNITARIOS, se respetará el tipo que se haya
especificado para el insumo en el presupuesto.
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ERP Construcción
Costo. Es el precio que tendrá el insumo de manera global para todos los proyectos.
En caso de que se modifiquen los costos de los insumos en el catálogo y se quiera actualizar ese
mismo costo para todos los proyectos bastará hacer clic derecho sobre el catálogo de insumos y
seleccionar del menú contextual la opción replicar costo a todos los proyectos.
Familia. En esta columna se selecciona una familia que servirá para clasificar al insumo de
acuerdo a sus características particulares.
Cuenta Contable. Es la cuenta a la cual se harán contablemente las afectaciones. A cada familia
le corresponde una cuenta contable y esa es la cuenta que se toma para sus afectaciones.
Proveedor Default. Es el proveedor que se tiene contactado para la entrega de dicho insumo.
Es subinsumo. Si el campo tiene un check indica que dicho insumo es un subinsumo y por lo
tanto tendrá que estar ligado a un insumo padre.
Insumo Padre. En esta columna se muestra el código del insumo padre para los subinsumos que
este tenga relacionados.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Replicar costo a todos los proyectos. Permite modificar en el catálogo de insumos los costos y
replicarlos en todos los proyectos.
Participa. Al seleccionar un insumo y hacer clic derecho, eligiendo la opción “Participa” el sistema
mostrará una ventana indicando el nombre del proyecto(s), concepto(s) y descripción en donde se
encuentre participando el insumo seleccionado.
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ERP Construcción
Prototipos
Los prototipos son modelos de viviendas los cuales están integrados por un cierto número de
conceptos. En caso de controlar por prototipo deberá tener activada la opción “Controlar
estimaciones y salidas de almacén por prototipo” que se encuentra en opciones de obra en el
detalle de proyecto.
Para capturar los prototipos es indispensable haber dado de alta los conceptos correspondientes
en el presupuesto de control.
Descripción de campos:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
5. En caso de ser vivienda y necesite controlar el concepto por una cantidad tope por
prototipo, en la ventana de asignación de conceptos podrán capturar la cantidad máxima
del concepto que se deberá destajear o subcontratar por cada ubicación-lote que se
generé.
Existen tres opciones para asignar conceptos a prototipos: Asignar Conceptos a Prototipos,
Asignar Conceptos de Prototipo existente y Asignar todos los conceptos de este proyecto.
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ERP Construcción
Asignar Conceptos a Prototipos: En esta opción podrá asignar conceptos uno por uno.
Asignar todos los conceptos de este proyecto: En ésta opción podrá asignar todos los
conceptos que pertenecen al proyecto en el presupuesto de control.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Las validaciones que se deberán tomar en cuenta para hacer el cambio de prototipo son las
siguientes:
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ERP Construcción
Ubicaciones
Las ubicaciones son áreas de administración o de control dentro de la obra, puede corresponder a
la distribución física de las tareas dentro de la obra (etapas, sectores o frentes) o a la delegación
de responsabilidades (residencias o contratos). En los casos específicos de las inmobiliarias esta
estructura suele cerrarse progresivamente hasta comprender solo una manzana ó edificio.
Para capturar el catálogo de ubicaciones es indispensable haber definido la estructura del mismo
en la ficha Niveles en Opciones del menú Herramientas.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Proyecto. Es el código del proyecto al cual pertenecerá el centro de costo.
Ubicación. En esta columna debe capturar el código de la ubicación o lugar de la obra donde se
ejecutarán las tareas, este sigue una estructura jerárquica y es necesario capturar primero los
niveles superiores.
Descripción. En esta celda debe escribir el nombre del lugar o área de control.
Prototipo. Es el tipo o modelo que tiene asignado a una Ubicación, integrado por uno o varios
conceptos.
1. Capture la ubicación de acuerdo a los niveles de ubicación que estableció en Opciones del
sistema.
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ERP Construcción
Las validaciones que se deberán tomar en cuenta para hacer el cambio de prototipo son las
siguientes:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
3. Capture el texto base para lotes, especifique el rango inicial y final de los lotes que desea
generar.
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ERP Construcción
ACCESORIOS
Cuando en el presupuesto de control maneje viviendas podrá agregar accesorios al prototipo. Los
accesorios son algo extra que contendrá la casa y el cual aumentará el costo de la vivienda.
Antes de ligar accesorios a los prototipos deberá tener dado del alta lo siguiente:
1. En el catálogo de partidas deberá dar de alta los accesorios que pueda tener la casa.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
6. En caso de ser vivienda y necesite controlar el concepto por una cantidad tope por
prototipo, en la ventana de asignación de conceptos podrán capturar la cantidad máxima
del concepto que se deberá destajear o subcontratar por cada ubicación-lote que se
genere.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
NOTA: No olvide calcular la explosión de insumos para que pueda requerir y pagar los accesorios.
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ERP Construcción
Explosión de Insumos
La Explosión de Insumos se incluye como otro catálogo más en el sistema de NEODATA ERP
Construcción, el cual incluye insumos, cantidad y el costo máximo de adquisición autorizado de
los insumos que participan en el presupuesto. Se usa principalmente en la generación de
requisiciones de materiales, a fin de controlar la cantidad requerida contra la cantidad
presupuestada, entre otras posibilidades.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
CAPITULO 6
Contabilidad
Este capítulo ha sido diseñado pensando en brindar al usuario la información necesaria para que la
captura y creación de los catálogos de Contabilidad sea más rápida y sencilla.
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ERP Construcción
Captura de Pólizas
Las pólizas son la parte fundamental del sistema de contabilidad, en Neodata ERP Construcción
existen 2 formas de elaborar las pólizas, la primera es que sean capturadas directamente por el
usuario y la segunda es generarlas en automático, es decir que al realizar determinados
movimientos (como el pago o cobro de una factura) el sistema genere la póliza correspondiente.
Descripción de campos:
Proyecto. Es el código del proyecto donde se está llevando a cabo los movimientos contables en
la realización de la póliza.
Tipo de póliza. Muestra los tipos de póliza disponibles que se dieron de alta en el catálogo tipos
de póliza. En este campo deberá seleccionar el tipo de póliza de acuerdo al movimiento que se
vaya a generar.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Núm. Póliza. Es un número consecutivo que se le asigna a la póliza generada de acuerdo al tipo
seleccionado.
Ejercicio. En este campo deberá seleccionar el año del ejercicio en el que se esté capturando la
póliza.
Mes contable. Debe elegir el mes y año en que se realizará la póliza, puede elegir sólo los meses
y año que haya definido en la ficha Contabilidad de Opciones del menú Herramientas.
Fecha. Es la fecha en que se está realizando la póliza, verifique que la fecha sea correcta y que
corresponda con el mes contable correspondiente, el sistema por omisión propone la fecha
capturada en su sistema.
Proyecto. Es el código del proyecto donde se está llevando a cabo los movimientos contables en
la realización de la póliza, pudiendo afectar a más de un proyecto según sea el caso.
Automática. Este campo si se encuentra activa indica que fue una póliza automática.
Observaciones. En este campo podrá registrar una descripción de acuerdo al movimiento que
está realizando.
Tipo Flujo. Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los
movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.
Monto IETU. Es el monto base del cheque, el cual se muestra en el renglón de afectación a
bancos o a una cuenta de abono.
Revisada. Si la opción se encuentra activada determina que la póliza fue revisada y podrá
consultarse en los reportes del sistema.
Es inversa. Determina si la póliza fue la inversa para cancelar o saldar un movimiento contable.
Una póliza inversa es aquella que se genera para cancelar otra póliza de un mes diferente al mes
local que se tiene registrado en la máquina.
Tiene una inversa. Determina que la póliza tiene una póliza inversa la cual salda los registros
contables que se tiene capturados en dicha póliza.
Considerar para póliza mensual. Esta opción sirve para identificar las pólizas que se realizarán
mes con mes; por ejemplo, las pólizas de depreciación de equipos. En la ventana de pólizas
repetitivas solo se considerarán las pólizas que tengan marcada esta opción.
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ERP Construcción
5. Seleccione las cuentas contables que formará la póliza con sus respectivos cargos
y abonos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
6. Asigne un tipo de flujo a una cuenta de abono para que usted pueda capturar los
conceptos para DIOT.
8. En caso de que quiera hacer una modificación en el total del IVA los podrá hacer,
en caso de que el cheque no haya sido cobrado en el mes que se emitió podrá
modificar el mes en donde se deba aplicar el DIOT.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Copiar pólizas
Neodata ERP Construcción cuenta con la opción de copiar pólizas a partir de pólizas previamente
generadas, con el fin de facilitar algunos procesos. Unos ejemplos pueden ser las pólizas de
nómina y pólizas de depreciación, ya que se generan aproximadamente cada semana o mes.
2. En la parte del grid donde se encuentran las cuentas contables de la póliza haga clic
derecho y seleccione Guardar como.
3. Indique la fecha para la nueva póliza que se va a generar y haga clic en aceptar.
4. Si desea hacer modificaciones en los cargos o abonos lo podrá hacer incluso para las
cuentas contables.
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ERP Construcción
6. Seleccione las cuentas contables que formará la póliza con sus respectivos cargos
y abonos.
Para obtener más información sobre cómo generar pólizas repetitivas consulte el tema Pólizas
repetitivas dentro de este capítulo.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Cuentas Contables
Este es uno de los catálogos más importantes del sistema, en él debe capturar todo el
catálogo de cuentas contables con que cuente la empresa, la captura de los códigos de cada
cuenta debe corresponder a cada uno de los niveles previamente definidos en la ficha Niveles en
Opciones del menú Herramientas.
Para obtener más información sobre el catálogo de Cuentas Contables consulte el capítulo # 5
Catálogos.
Esta ventana sirve para asignar un mes contable de manera local, el cual tiene como función
generar movimientos contables tomando en cuenta el mes local y no el que determina el servidor.
Descripción de campos:
Mes contable. Debe elegir el mes y año al que pertenece la póliza, puede elegir sólo los meses y
año que haya definido en la ficha Contabilidad de Opciones del menú Herramientas, por
ejemplo: Si se trata de un archivo nuevo sólo podrá elegir el mes y año actualmente definido, no
podrá elegir meses anteriores puesto que no se definieron en su momento. Sólo se desplegarán
los meses y años con los que ha trabajado, y fueron definidos en la ficha Contabilidad de
Opciones en el menú Herramientas.
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ERP Construcción
Esta ventana sirve para asignar o cambiar el tipo de flujo a las pólizas generadas por movimientos
bancarios y considerarlas en algunos reportes del ERP Construcción.
Descripción de campos:
Cuenta complementaria: En caso de que la cuenta bancaria sea en dólares mostrará el número
de la cuenta contable que pertenece a la complementaria.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Antes de asignar el tipo de flujo a movimientos bancarios deberá capturar en el catálogo de tipos
de flujos ubicado en el Administrador de catálogos aquellos flujos que servirán de categorías para
agrupar los movimientos bancarios y activar la casilla de verificación „Considerar en flujo’.
Para asignar el tipo de flujo a movimientos bancarios realice los siguientes pasos:
114
ERP Construcción
Pólizas repetitivas
Descripción de campos:
Ejercicio. En este campo deberá seleccionar el año del ejercicio en el que se está capturando la
póliza.
Mes contable. Debe elegir el mes y año en que se realizará la póliza, puede elegir sólo los meses
y año que haya definido en la ficha Contabilidad del panel Herramientas.
Fecha. Es la fecha en que se está realizando la póliza, verifique que la fecha sea correcta y que
corresponda con el mes contable correspondiente.
Marca. Con esta opción permite marcar las pólizas que desea generar de acuerdo al mes contable
y fecha indicada.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Considerar. Identifica la pólizas que tienen activada la opción “considerar para póliza mensual”, la
cual se especifica en la ventana de captura de pólizas.
Generada en mes indicado. Cuando se tiene activada esta opción indica que la póliza se generó
en el mes contable que se está consultando.
4. En la columna marca active todas las pólizas que desea generar en dicho mes contable.
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ERP Construcción
5. Haga clic en el botón Generar, el sistema mandará el número y tipo de póliza, así como en
el mes contable en que se registro.
6. De acuerdo al mes contable seleccionado, usted podrá confirmar las pólizas generadas en
la columna “Generada en mes indicado” o directamente desde la ventana de consulta de
pólizas.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Bloqueo de procesos
Replicar en todos los proyectos las siguientes opciones. Con esta opción se determina que
todas las fechas de bloqueo seleccionadas anteriormente funcionarán para todos los proyectos que
se den de alta en el sistema, en caso de que los proyectos tengan fechas de bloqueo diferentes las
deberá dar de alta en el detalle de proyecto para cada uno.
Replicar en todos los proyectos las siguientes opciones. Al activar estas opciones se le
asignarán los permisos correspondientes a todos los proyecto, en dado cado de que cada proyecto
tenga permisos diferentes se deberá de modificar en el detalle del proyecto.
118
ERP Construcción
Opciones
Esta parte corresponde a la configuración de parámetros, en la cual se específica los datos más
importantes de la empresa, la contabilidad y las rutas de reportes para empezar a trabajar con la
base de datos.
Para obtener más información sobre Opciones consulte el capítulo # 4 Parámetros del Sistema.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Cierre de ejercicio
Con esta opción se genera una póliza de utilidad del ejercicio y además convierte los saldos finales
de un ejercicio en los saldos iníciales para el siguiente ejercicio.
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ERP Construcción
Descripción de campos:
Cuenta de resultado del ejercicio: Es la cuenta de resultados que se afectará al hacer el cierre
del ejercicio.
Marca. Los proyectos que tengan marcados esta casilla de verificación son a los cuales se les hará
el cierre del ejercicio sin afectar a los demás proyectos.
Mes póliza. Es el año mes en que se generó el cierre contable del proyecto.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
2. Seleccione el tipo de póliza que se desee generar al hacer el cierre contable, esta póliza es
la que registra los resultados del ejercicio y prepara los saldos iníciales para el ejercicio
siguiente.
3. Seleccione la cuenta de resultados para el ejercicio correspondiente que es donde se
asentará la utilidad del ejercicio.
4. Seleccione en la opción “marca” el proyecto o los proyectos que desea hacer el cierre.
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ERP Construcción
Cambio de cuenta
Este proceso se utiliza para transferir las pólizas de una cuenta contable origen a una cuenta
contable destino.
Descripción de campos:
Cuenta origen: Es la cuenta contable donde se hicieron todos los movimientos y a la cual se
pretende cambiar a otra.
Cuenta complementaria: En caso de que la cuenta sea dólar mostrará en automático la cuenta
complementaria de la cuenta origen.
Cuenta complementaria: En caso de que la cuenta sea dólar mostrará en automático la cuenta
complementaria de la cuenta destino.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para hacer el cambio de movimientos de una cuenta contable a otra realice lo siguiente:
1. Seleccione la cuenta origen la cual contiene todos los movimientos generados, en caso de
que la cuenta sea dólar la cuenta complementaria la tomará automáticamente.
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ERP Construcción
Unidades de Negocio
Las unidades de negocio son estructuras administrativas de una empresa cuyo objetivo es el de
medir y comparar la rentabilidad de un proyecto para efectos de mayor control.
En este catálogo se podrán de alta todas aquellas unidades de negocio que participarán en la
empresa y el cual deberá estar ligado en un proyecto.
Para obtener más información sobre el catálogo de unidades de Negocio consulte el capítulo # 5
Catálogos.
Proyectos
En este catálogo deberá agregar las obras ó proyectos en ejecución, preferentemente antes de
que den comienzo para así establecer un control de las mismas desde el inicio y poder ligarle el
archivo de PRECIOS UNITARIOS que va ser la base a controlar.
Para obtener más información sobre el catálogo de Proyectos consulte el capítulo # 5 Catálogos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Tipos de Cuentas
Esta ventana es de gran importancia para crear correctamente las Cuentas Contables, en ella se
definen el rango que tendrán las cuentas.
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ERP Construcción
Descripción de campos:
Tipo: Es un número consecutivo por medio del cual se define al tipo de cuenta, los tipos asignados
son:
1 ACTIVO
2 PASIVO
3 CAPITAL
4 RESULTADOS
5 ORDEN
Sub tipo: Al igual que la celda anterior es un número consecutivo para definir un segundo nivel a
cada tipo antes definido.
De tal forma que al agregar una cuenta ésta quede perfectamente definida, por ejemplo:
Texto Sub Tipo: Asigne el rubro que pertenece al tipo generado de la cuenta contable.
Es Acreedora: Si se trata de una cuenta de naturaleza acreedora debe hacer clic en esta celda, el
sistema pondrá una marca, si se trata de una cuenta deudora esta celda debe quedar en blanco.
Cuenta inicial y Cuenta final: Es el rango numérico, que se le va asignar a las cuentas contables
dependiendo de su tipo. Este rango se basa en el primer nivel que haya definido en la Opción de
Niveles, Cuentas Contables, Nivel 1.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Estos rangos se definen antes de llenar el catálogo de cuentas contables. Por ejemplo el Activo
está representado por el número 1000, el Pasivo por los 2000, entonces el rango de el Activo
Circulante sería de 1000 a 1499, de Activo Fijo del 1500 al 1799 y el Activo Diferido de 1800 a
1999.
Catálogo de Insumos
En el catálogo de Insumos se incluye a todos los materiales y equipos que deban ser controlados
por el almacén. Este catálogo se llena automáticamente con los insumos del presupuesto cuando
se importa el proyecto de un presupuesto de PRECIOS UNITARIOS NEODATA, pero también
permite capturar los insumos manualmente.
Para obtener más información sobre el catálogo de Insumos consulte el capítulo # 5 Catálogos.
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ERP Construcción
Tipos de Pólizas
En este catálogo deberá definir los diferentes tipos de pólizas que se generarán en el sistema al
realizan cada movimiento contable.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Tipo póliza: Agregue el código que identifica el tipo de póliza. Puede ser alfanumérico y
máximo 3 caracteres.
Contador x mes. Toda póliza que se elabora en Neodata debe llevar un número de póliza,
en el caso de las pólizas automáticas Neodata agrega el número consecutivo
correspondiente. Al marcar esta celda el sistema seguirá asignando el consecutivo, pero al
encontrar un mes diferente iniciará un nuevo consecutivo a partir de 1.
Usar Núm. cheque. Al marcar esta opción ERP Construcción llevará una numeración a la
par entre sus cheques y sus pólizas de egreso, mismas que se generan en automático. Es
decir, si generó el cheque 520 se creará la póliza de egreso automática 520.
Es Automática. Esta opción es para identificar las pólizas que se generarán de manera
automática en el sistema.
Para grabar el nuevo tipo de póliza sólo debe cambiar el cursor de renglón.
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ERP Construcción
Esta ventana sirve para hacer la captura de cargos a proyectos para el prorrateo de costos ya sea
para mano de obra o equipo.
El prorrateo de mano de obra es calcular el importe de las pagas extras que le corresponden al
trabajador en un periodo de tiempo determinado ya sea por hora, día, semana o mes.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Proyecto para cargo: Es el proyecto al cual se harán los cargos de costos por mano de obra o
equipo.
Concepto: Es una descripción por la cual se está llevando a cabo la captura de cargos a
proyectos.
Código: Este campo pertenece al código del insumo que se está capturando para el cargo de
costo al proyecto y que previamente se dio de alta en el catálogo de insumos para cargos a obra.
Unidad: Es el tipo de unidad que se aplicará en el cargo; esta puede ser por hora, día, semana y
mes y que previamente se dio de alta en el catálogo de categorías de mano de obra y equipo.
Cantidad: Aquí ingresara en base a la unidad de medida la cantidad que participará para generar
el prorrateo.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
MO / EQ
Esta ventana sirve para dar de alta los insumos que se utilizarán para el proceso de cargos a
proyectos por costos de mano de obra y equipo.
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ERP Construcción
Descripción de campos:
Costo hora: Al seleccionar la categoría el sistema asignará el valor de costo hora que se dio de
alta en el catálogo de categorías, si usted desea modificar los montos para el insumo lo podrá
hacer.
Costo día: Al seleccionar la categoría el sistema asignará el valor de costo día que se dio de alta
en el catálogo de categorías, si usted desea modificar los montos para el insumo lo podrá hacer.
Costo Semana: Al seleccionar la categoría el sistema asignará el valor de costo semana que se
dio de alta en el catálogo de categorías, si usted desea modificar los montos para el insumo lo
podrá hacer.
Costo mes: Al seleccionar la categoría el sistema asignará el valor de costo mes que se dio de
alta en el catálogo de categorías, si usted desea modificar los montos para el insumo lo podrá
hacer.
4. Al seleccionar la categoría el sistema le propone por default los costos por hora, días,
semana y mes. Si desea modificar los costos de los insumos lo podrá hacer sin afectar los
costos de la categoría.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Categoría
Esta ventana sirve para asignar un grupo el cual especificará las cuentas de cargo y abono que
afectarán a un proyecto al realizar el pago de mano de obra y equipo
Descripción de campos:
Cuenta cargo: Es la cuenta contable de cargo que se utilizará para mano de obra y equipo.
Descripción cuenta cargo: En este campo el sistema asignará por default la descripción de la
cuenta contable.
Cuenta abono: Es la cuenta contable de abono que se utilizará para mano de obra y equipo.
Descripción cuenta abono: En este campo el sistema asignará por default la descripción de la
cuenta contable.
136
ERP Construcción
1. Capture el código
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Balance General
La consulta del balance general que presenta el sistema refleja la situación patrimonial de la
empresa en un periodo determinado.
Descripción de campos:
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ERP Construcción
1. Seleccione el filtro de acuerdo como desea consultar el balance general ya sea por
proyecto, por una unidad de negocio o todas las unidades de negocio.
3. Haga clic en Aplicar, en la ventana reflejará el activo, pasivo y capital con el que
cuenta la empresa de acuerdo al mes contable seleccionado.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Balanza de Comprobación
La consulta de balanza de comprobación que presenta el sistema es para verificar todos los cargos
y abonos de las cuentas contables, y así poder determinar correctamente los saldos deudor y
acreedor.
Descripción de campos:
Naturaleza. Indica la naturaleza de la cuenta contable, esta puede ser acreedora o deudora.
Saldo inicial. Es el saldo que se tiene en la cuenta antes del periodo consultado.
140
ERP Construcción
Cargos. Son los cargos acumulados del periodo seleccionado, los cuales se llevaron a cabo a
través de los movimientos del sistema.
Abonos. Son los abonos acumulados del periodo seleccionado, los cuales se llevaron a cabo a
través de los movimientos del sistema.
Saldo final. Es el saldo disponible que tiene en la cuenta contable contabilizando los cargos,
abonos y el saldo inicial.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
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ERP Construcción
Auxiliar de Cuentas
La consulta de auxiliar de cuentas que presenta el sistema muestra los cargos y abonos de cada
una de pólizas registradas en la cuenta contable para determinar correctamente los saldos en un
periodo determinado.
Descripción de campos:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Saldo. Es el saldo que se tiene en la cuenta contable de acuerdo con el rango de fechas
establecido en la ventana, contabilizando el saldo inicial, cargos y abonos.
Saldo inicial. Es el saldo con el que se dispone en la cuenta contable antes del rango de fechas
establecidos en la ventana.
Saldo final. Es el saldo que se tiene disponible hasta el momento de acuerdo al rango de fechas
establecido en la ventana.
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ERP Construcción
Consulta de Pólizas
Esta ventana tiene la finalidad de mostrar las pólizas generadas en el sistema de acuerdo a un
rango de filtros establecidos.
Para consultar las pólizas realizadas en el sistema siga los siguientes pasos:
2. Podrá establecer filtros para que muestre las pólizas por proyecto, tipo o rango de
fechas.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
También en esta ventana existe la opción “Repetitiva”, la cual indica si la póliza es considerada
póliza repetitiva.
Mostrar detalle
DIOT
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ERP Construcción
Estado de Resultados
El estado de resultados presenta la situación financiera de la empresa a una fecha determinada,
tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; con la finalidad de proporciona la
utilidad neta de la empresa.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
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ERP Construcción
Contabilidad a Excel
En este proceso le permite exportar su contabilidad de un periodo determinado a un documento de
Excel para que usted pueda elaborar informes.
Descripción de campos:
Todas las unidades de negocio. Al seleccionar esta opción exportaría la contabilidad de todas las
unidades de negocio.
Mes contable inicial. Corresponde al mes y ejercicio contable inicial que desea exportar
Mes contable final. Corresponde al mes y ejercicio contable final que desea exportar.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
1. Seleccione la hoja de cálculo la cual contenga las cuentas contables que desea exportar,
esta hoja deberá tener el siguiente formato:
El campo de Saldo Inicial deberá contener entre llaves la cuanta contable más la
palabra ACUSI, ACU (acumulado) y SI (Saldo Inicial). Ejemplo: {100ACUSI}
El campo de Saldo Final deberá contener entre llaves la cuanta contable más la
palabra ACUSF, ACU (acumulado) y SF (Saldo Final). Ejemplo: {100ACUSF}
150
ERP Construcción
6. Al final de la hoja de sustitución contable que se generó le mostrara las opciones que
utilizo para exportar los datos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Declaracion DIOT
La declaración informativa de operaciones con terceros es una obligación fiscal prevista en la Ley
del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que consiste en proporcionar mensualmente al Servicio de
Administración Tributaria (SAT), información sobre las operaciones con sus proveedores.
En esta ventana podrá exportar los datos reflejados en el sistema que afectaron las cuentas de IVA
y retenciones al generar el DIOT enviándolas a una hoja de cálculo con la posibilidad de que usted
pueda hacer posibles modificaciones al documento.
152
ERP Construcción
5. Para consultar la hoja de Excel del años- mes que generó, ubíquese en la carpeta
donde se encuentra la plantilla, y busque el archivo de Excel llamado Hoja para DIOT
año-mes.
NOTA: Los campos que aparecen en rojo son los datos que exporta NEODATA ERP
Construcción, los demás datos los captura manualmente el contador de la empresa.
153
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Generar DIOT-SAT
Esta ventana permite generar un archivo .txt el cual será presentado mensualmente al Servicio de
Administración Tributaria (SAT), de acuerdo a la hoja de Excel la cual contiene la información
sobre las operaciones con sus proveedores.
154
ERP Construcción
2. Indique el archivo con extensión .txt donde se generará los datos que presentará al
SAT.
155
NEODATA 2009 Manual de Usuario
IETU
Toda la información que se presenta en el Impuesto Empresarial de Tasa Única proviene del
cálculo del DIOT.
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ERP Construcción
Antes de consultar las cuentas contables que fueron consideradas para el IETU deberá activar la
casilla de verificación „Generar IETU‟ en el catálogo de tipos de flujos, ubicado en el Administrador
de catálogos, esto funcionara para aquellos flujos que servirán para agrupar los movimientos
considerados en el Impuesto empresarial de Tasa Única.
Además deberá dar de alta los conceptos que servirán en el cálculo del Impuesto Empresarial de
Tasa Única; en el catálogo Conceptos para IETU ubicado en el Administrador de catálogos.
157
NEODATA 2009 Manual de Usuario
158
ERP Construcción
6. En la ficha Detalle Muestra cada uno de los movimientos contables que fueron
considerados para el cálculo de IETU, desglosando de igual manera la cuenta
contable, tipo de flujo, el nombre de concepto IETU, el mes de la póliza, el monto
de IETU, IVA (Acreditable, no acreditable, retenido y trasladado), sus cargos y
abonos por cada concepto considerado en el catálogo de conceptos para IETU.
159
NEODATA 2009 Manual de Usuario
NOTA: Todo la información que se presenta en el IETU viene del cálculo del DIOT.
La opción de filtrar datos por mes fiscal, mostrará todos los movimientos en el mes fiscal
seleccionado en el rango de fechas. Ejemplo si se selecciona un rango de fechas y el
check se encuentra desactivado solo mostrará los movimientos generados del 06/10/2008
al 06/10/2008.
En caso de que se active la opción de “filtrar datos por mes fiscal” mostrará todos los
movimientos del mes fiscal seleccionado en el rango de fechas. Ejemplo: Mostrara
movimientos del 01/10/2008 al 31/10/2008.
160
ERP Construcción
Prerequisitos en Nómina
Antes de empezar a trabajar con la integración de nómina al sistema ERP Construcción deberá
tomar en cuenta los siguientes puntos:
1.- Catálogo de tipos de cuadrillas. Este catálogo le servirá para indicar los tipos de cuadrilla que
tiene en su base de nómina, con la finalidad de agrupar a sus cuadrillas.
161
NEODATA 2009 Manual de Usuario
3.- Catálogo de conceptos. Para generar la nómina son indispensables varios conceptos para
poder importar desde ERP Construcción. Entre ellos destacan: El sueldo liquido, horas extras, el
ISR o Subsidio al Empleo.
162
ERP Construcción
Antes de empezar a trabajar deberá tomar en cuenta los siguientes puntos en el sistema de ERP
Construcción:
4.- Catálogo de insumos. Se deben incluir en el catálogo de insumos todos los insumos
necesarios, si usted cuenta con ellos desde el presupuesto no es necesario darlos de alta
nuevamente, estos insumos deben estar ligados a su cuenta contable correspondiente. Si usted lo
requiere, todos estos insumos deben pertenecer al catálogo de conceptos de nómina o bien, podrá
agrupar en un mismo insumo todos los conceptos.
Si usted cuenta con los insumos llamados Destajos podrá utilizarlos para el Modelo de Póliza.
5.- Explosión de insumos. Si usted cuenta con insumos que son destajos podrá utilizarlos para
este proceso, solo deberá indicara en el modelo de póliza si se utiliza los insumos destajos.
163
NEODATA 2009 Manual de Usuario
De lo contrario, si va a trabajar con los insumos es indispensable dar presupuesto o tope a los
insumos de nómina agregados en el paso anterior.
Al tener en cuenta todos los prerrequisitos de Nómina y ERP señalados anteriormente, ahora si
podrá empezar a trabajar correctamente.
164
ERP Construcción
Modelos de Nómina
Está ventana tiene como función crear el modelo de póliza a utilizar dependiendo del tipo de
cuadrilla, este modelo suele abarcar distintos insumos.
Descripción de campos:
Modelo de nómina. Es un número que representa el modelo de nómina a utilizar.
165
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Concepto. Es el código del concepto que se importo de nómina y el cual deberá ligarlo al insumo.
166
ERP Construcción
Fórmula. Indica la fórmula que se utilizó para calcular el concepto, dicho dato viene de la
importación de nómina.
Tipos de cuadrilla
Tipos de nómina
Tipo de nómina. Es el código del tipo de nómina la cual fue importada desde nómina.
167
NEODATA 2009 Manual de Usuario
b) Posteriormente se debe definir la primera parte de la póliza: los Insumos de Cargos. Serán los
cargos en la póliza. Si usted cuenta con insumos llamado Destajo solo marcara la columna de “Es
Sueldo” el sistema tomara dichos insumos para descontar la cantidad a la explosión de insumos
al generar la póliza, se les debe relacionar un concepto de la nómina que se importaron y un tipo
de cuadrilla único por modelo de póliza. De lo contrario deberá relacionar su Insumo con cada
concepto y cuadrilla.
c) Finalmente se deben establecer las cuentas para abonos en la póliza, ligándolas a conceptos de
nómina.
NOTA: Posteriormente deberá asignar el modelo de póliza al proyecto, para más información
consulte el siguiente tema.
168
ERP Construcción
Descripción de campos:
Tipo nómina. Es el código del tipo de nómina que se utilizará en el proyecto, recuerde que las
opciones desplegadas provienen de la importación de nómina.
Modelo nómina. Es el código del modelo que se utilizará y que se dio de alta en la ventana de
Modelos de Nómina.
169
NEODATA 2009 Manual de Usuario
1. Seleccione el proyecto.
170
ERP Construcción
171
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Archivo de nómina.
Proy. Auxiliar. Es un código auxiliar al nombre del proyecto el cual se debió dar de alta en el
catálogo de proyectos en el sistema de nómina.
Fecha inicio. Este campo muestra la fecha de inicio de acuerdo al periodo correspondiente donde
se empieza a contabilizar la nómina, este campo es proporcionado de acuerdo al número de
nómina que se vaya a generar.
Fecha final. Este campo muestra la fecha final de acuerdo al periodo correspondiente donde se
termina de contabilizar la nómina, este campo es proporcionado de acuerdo al número de nómina
que se vaya a generar.
Tipo póliza. Este campo no es parametrizable, por lo que el sistema siempre mandará por default
el tipo de póliza de Diario Automático (DA).
Núm. Póliza. Es el número de la póliza que se generó al momento de dar clic en guardar.
172
ERP Construcción
1. Si no dio de alta la ruta para el archivo de nómina en el detalle del proyecto, haga clic en el
botón Buscar y seleccione el archivo de nómina.
173
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Si existe algún error en la póliza, el sistema notificará que los saldos y abonos no coinciden, para
posteriormente mostrar tanto los cargos como los abonos para identificar la diferencia y corregir el
modelo de póliza.
Este procedimiento afecta al presupuesto, ya sea a la explosión de insumos, así que si el tope del
insumo en el presupuesto es rebasado por el monto importado, el sistema notificará indicando el
código de dicho insumo que no tiene presupuesto disponible.
La póliza podrá consultarse e imprimirse junto con las demás pólizas contables en las ventanas y
reportes correspondientes.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos
Cancelado. Permite identificar las pólizas que han sido canceladas en el sistema.
Póliza DA. Este campo no es parametrizable, por lo que el sistema siempre mandará por default el
tipo de póliza de Diario Automático (DA).
Póliza inversa. Permite identificar las pólizas inversas con respecto a la cancelación de las pólizas
de nómina
176
ERP Construcción
CAPITULO 7
Clientes
En este capítulo encontrará toda la información necesaria para poder realizar todos los
movimientos que intervengan en las facturas hacia sus clientes, tales como la captura de contratos,
emisión de facturas, consultas, movimientos y cobro de facturas. Los procesos anteriores se
pueden hacer en base a la importación de los conceptos de un presupuesto generado en el
sistema de PRECIOS UNITARIOS, importar todo el presupuesto para generar un contrato e
importar conceptos y partidas.
177
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Lista de Cliente
Los clientes son aquellas dependencias gubernamentales, empresas privadas o personas físicas
para quienes se realiza la obra en ejecución. Por lo tanto en esta ventana mostrará un listado de
los clientes del sistema con la finalidad de consultar cualquier dato que sea de interés.
Usted podrá consultar a los clientes a partir de esta ventana o también podrá entrar al detalle del
cliente para hacer posibles modificaciones.
A partir de esta ventana también se podrá agregar nuevos clientes, para obtener más información
consulte el tema Registro de clientes en este capítulo.
178
ERP Construcción
Tipos de Cliente
En este catálogo usted puede clasificar a los clientes de acuerdo al motivo por el cual se emitirán
facturas y se harán cobros. A partir de esta ventana se determinarán las cuentas contables que
tendrá el tipo de cliente utilizándolo como modelo para llevarse acabo los movimientos contables.
179
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Descripción. Es un texto que describe la actividad por el que se emitirá facturas al cliente.
Generar cuentas en automático. Al hacer clic en esta columna a partir de la cuenta que se
seleccione, el sistema generará cuentas contables dedicadas a los clientes, al anticipo y al
fondo de garantía. Estas se generarán como subcuentas por cada cliente generado.
Cuenta anticipo de clientes. Es la cuenta contable que hace referencia a anticipo de cliente
Cuenta fondo de garantía. Es la cuenta contable que hace referencia a fondo de garantía a cliente
Cuenta contable. Es el registro de la cuenta contable que formara parte del modelo de
póliza. En el detalle del grid se capturarán las cuentas de IVA, retenciones, deducciones e
impuestos.
Secuencia. Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir de la base cálculo.
Base cálculo. La base cálculo determina el monto a partir del cual se calculará el IVA,
retenciones, deducciones o impuestos.
Ejemplo:
180
ERP Construcción
Tipos de Conceptos
En este catálogo contiene los tipos de conceptos sobre los que se celebrarán los contratos, así
como cada una de sus cuentas de ingresos y notas de crédito que se verán afectadas al realizar
los contratos.
Campos requeridos:
Tipo
Descripción
Cuenta ingreso
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Cuenta ingreso. Es la cuenta contable que se le va a vincular al tipo de concepto, la cual se verá
afectada al realizar una factura.
Cuenta notas de crédito. Es la cuenta contable que se le va a vincular al tipo de concepto para
hacer notas de crédito.
182
ERP Construcción
Registro de Cliente
Los clientes son aquellas dependencias gubernamentales, empresas privadas o personas físicas
para quienes se realiza la obra en ejecución. En el registro de clientes se dan de alta a cada uno
de los clientes que tiene la empresa.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de Campos:
Razón social. Es la razón social del cliente, si usted activa la casilla de verificación Persona
física aparecerán tres campos que son para Nombre(s), Apellido Paterno y Apellido Materno.
RFC. Es la clave del Registro Federal de Contribuyentes, cédula fiscal o registro ante
Hacienda o la oficina de recaudación de impuestos del país de que se trate.
Tipo de moneda. Es el tipo de moneda que se manejará para el depósito de pagos por
parte del cliente.
Tipo de cliente. Es el modelo que tendrá el cliente en el cual se basará para la realización
de facturas.
Cuenta Cliente. Es la cuenta contable afectada por emisión de facturas y cobros efectuados
a este cliente.
Cuenta fondo de garantía. Es la cuenta contable que se afectará por retenciones del fondo
de garantía en las facturas a clientes.
Días de crédito. Son los días de crédito que tendrá el cliente para liquidar la factura.
Pago electrónico. Si se encuentra activada esta opción los pagos que realizará el cliente
serán electrónicos.
184
ERP Construcción
Área. Se refiere al área geográfica donde se encuentra el cliente, dentro o fuera del país.
Colonia. Es la colonia o sector de la ciudad donde está ubicada la dirección del cliente.
Ciudad. Es la ciudad donde se encuentra la dirección del cliente, se toma del catálogo de
ciudades y por default agrega el Estado.
Código Postal. Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección del
cliente para correo ordinario.
Fax. Es el número telefónico al que está conectado el aparato de fax del cliente.
185
NEODATA 2009 Manual de Usuario
3. CONTACTO. Son los datos de la persona con quien se tendrá contacto en caso de que el
cliente sea una empresa.
Tel. Directo. Es el número telefónico donde se puede localizar al contacto, puede incluir
paréntesis y guiones.
186
ERP Construcción
4. DIRECCION ENVIO. Es el domicilio para los envíos del cliente en caso de que existan.
Dirección. Es la calle, número exterior y número interior donde se podrá hacer el envío
cliente.
Código Postal. Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección del
envío para correo ordinario.
Fax. Es el número telefónico al que está conectado el aparato de fax del cliente.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
5. DATOS COBRANZA
Código Postal. Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección para
correo ordinario.
Fax. Es el número telefónico al que está conectado el aparato de fax del cliente.
188
ERP Construcción
Campos requeridos:
Cliente
Razón Social
RFC
Tipo Moneda
Tipo Cliente
Cuenta cliente
Dirección
Colonia
Ciudad
Delegación
C.P
4. Seleccione el tipo de cliente, en caso de que seleccione un tipo que generé cuentas en
automático le asignará las cuentas correspondientes para cliente, anticipo y fondo de
garantía. En caso contrario deberá seleccionar manualmente cada cuenta contable.
5. Capture los demás datos que le sean necesarios para registrar al cliente.
189
NEODATA 2009 Manual de Usuario
En este catálogo se capturarán las partidas y subpartidas para vincularlas con los conceptos en la
captura de contratos y por lo tanto no tiene relación con el catálogo de partidas.
Campos requeridos:
Partida
Descripción
190
ERP Construcción
Descripción de campos:
Descripción Larga. Este campo contiene el texto completo donde se puede detallar a fondo
sobre la partida o subpartida.
191
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Este es un catálogo muy importante ya que contendrá los conceptos sobre los que se celebrarán
los contratos para clientes.
192
ERP Construcción
Campos Requeridos:
Concepto
Descripción
Descripción Larga
Tipo
Moneda
Descripción de Campos:
Descripción Larga. En este campo, puede escribir un texto y detallar el concepto, con la
ventaja de poder capturar un memo.
193
NEODATA 2009 Manual de Usuario
194
ERP Construcción
Contratos
Los contratos son un acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones para cada una de
partes que participan en dicho contrato.
195
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Contrato
Cliente
Proyecto
Descripción
Fecha
Descripción de campos:
Porcentaje de anticipo. Este campo indica el porcentaje que se recibirá por concepto de
anticipo. El porcentaje de anticipo se da de alta en el botón datos adicionales.
Monto de anticipo. Este campo indica el importe que recibirá la empresa por concepto de
anticipo, este anticipo afecta al importe del contrato.
Porcentaje Fondo de Garantía. Este campo indica el porcentaje que se retendrá por
concepto de fondo de garantía. El porcentaje de fondo de garantía se da de alta en el botón
datos adicionales.
Monto Fondo de Garantía. Este campo indica el monto que se retendrá a la empresa o
cliente por concepto de fondo de garantía y que afecta al importe del contrato.
Autorizar contrato. Permite autorizar el contrato para que se puedan generar facturas y
ordenes de cambio.
196
ERP Construcción
5. Diríjase ahora al área de detalle para capturar las partidas y los conceptos.
197
NEODATA 2009 Manual de Usuario
10. En la ventana de IVA podrá capturar el porcentaje o el importe de IVA. Este IVA se aplica a
la cantidad mostrada en el campo Importe contrato.
11. En la ventana Anticipo podrá capturar el anticipo que tendrá el contrato haciendo clic en el
check aplicar anticipo, posteriormente usted decide capturar el porcentaje o el importe que
recibirá la empresa por concepto de anticipo, este anticipo afecta al Importe contrato.
198
ERP Construcción
13. En la ventana de Firmas podrá elegir a los responsables que respaldarán el contrato,
mostrando en los campos el código, el puesto o cargo y el nombre del responsable.
199
NEODATA 2009 Manual de Usuario
15. La ventana de contratos cuenta con la opción de duplicar contratos de cliente, esto por
razón de las empresas que tienden a repetir sus contratos y tienen muchos clientes;
típicamente los instaladores de Aire acondicionado, Eléctricos, Tablaroca, etc.
En la ventana de contratos de clientes deberá hacer clic en el botón Guardar como y
capturar los datos para el nuevo contrato.
Seleccione los
datos para el
nuevo
contrato.
200
ERP Construcción
Órdenes de cambio
Las órdenes de cambio se aplican aquellos contratos cerrados que necesitan alguna modificación
en los conceptos contratados. Si el contrato no se encuentra cerrado las modificaciones se podrán
hacer directamente en el contrato.
Campos requeridos:
Contrato
Folio
Cliente
Proyecto
Descripción
Fecha
201
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Cliente. Este campo contiene el código y nombre del cliente al cual se le realizó el contrato.
Proyecto. En campo contiene el código y nombre del proyecto de acuerdo a los datos
capturados en el contrato.
Descripción. Es una descripción breve por la cual se está realizando la orden de cambio.
3. Capture en el campo descripción el motivo por el cual se está llevando la orden de cambio.
202
ERP Construcción
203
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para hacer una importación de conceptos desde Neodata Precios Unitarios realice los siguientes
pasos:
204
ERP Construcción
En este proceso del sistema podrá importar el presupuesto elaborado en Precios Unitarios en un
contrato, a partir del cual usted podrá generar facturas de clientes.
205
NEODATA 2009 Manual de Usuario
6. En caso de que deseé importar el presupuesto a una sola partida, active la opción
“A una sola partida” y en el campo Partida seleccione la partida a la cual se
importará el presupuesto seleccionado.
206
ERP Construcción
Facturas
Permite la captura de facturas de los contratos celebrados por la empresa para el cobro de una
estimación.
207
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Contrato
Serie factura
Folio Factura
Cliente
Proyecto
Fecha
2. Seleccione el contrato a partir del cual se realizará la factura y oprima el botón Aceptar. Al
seleccionar el contrato el sistema carga por default el nombre del cliente y proyecto.
5. Usted podrá cambiar los días que tendrá de crédito el cliente para liquidar dicha factura,
siempre y cuando tenga el permiso “Modificar días de crédito” en el grupo de clientes.
208
ERP Construcción
10. En la ficha de Descuento y Cargos podrá consultar las cuentas contables que se afectarán
al realizar la factura (estas cuentas contables se encuentran en el detalle del cliente), si
necesita hacer una modificación en porcentaje o descripción de la factura lo podrá hacer.
11. Si la factura debe contar con algunas firmas lo podrá asignar haciendo clic en el botón
Firmas para mostrar el contenido del Catálogo de responsables y capturar a los que
firmarán la factura. Una vez elegidos los responsables haga clic en el botón Aplicar para
confirmar y clic en Salir para no guardar los cambios o salir de esta ventana.
209
NEODATA 2009 Manual de Usuario
12. Si desea asignar un folio en específico, haga clic en el botón Asignar Folio y capture el
dato correspondiente.
13. Una vez que ha determinado la cantidad a facturar haga clic en el botón Aplicar.
14. El botón de Actualizar según tipo de cliente, permite actualizar el modelo del tipo de cliente
en caso de haya existido una modificación en las cuentas contables para la realización de
pólizas.
NOTA:
1. Seleccione el contrato.
5. El sistema mandará un cuadro de diálogo donde deberá capturar el motivo por el cual se
cancela la factura.
210
ERP Construcción
211
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Facturas de anticipo
Permite la captura de facturas de anticipo que tienen algunos contratos celebrados por la empresa
para el cobro de una estimación.
212
ERP Construcción
Campos requeridos:
Contrato
Serie factura
Folio Factura
Cliente
Proyecto
Fecha
Días de Crédito
Importe
1. En el campo de contrato Busque el contrato a partir del cual generará la factura de anticipo.
2. Haga clic en el contrato y después pulse el botón Aceptar para confirmar. El botón Salir
cierra la ventana sin guardar cambios.
3. Al seleccionar el contrato el sistema pone por default el nombre del cliente y el proyecto.
213
NEODATA 2009 Manual de Usuario
7. Usted podrá cambiar los días que tendrá de crédito el cliente para liquidar dicha factura,
siempre y cuando tenga el permiso “Modificar días de crédito” en el grupo de clientes.
10. Si desea asignar un folio en específico, haga clic en el botón Asignar Folio y capture el
dato correspondiente.
12. El botón de Actualizar según tipo de cliente, permite actualizar el modelo de tipo de cliente
en caso de haya existido una modificación en las cuentas contables para la realización de
pólizas.
1. Seleccione el contrato.
214
ERP Construcción
Serie de Facturas
En esta ventana de podrá capturar la(s) serie(s) de facturas con la que cuenta la empresa asi como
también podrá dar de alta el folio correspondiente que pertenece a dichas factura.
215
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Depósitos
En este proceso le permitirá registrar los cobros al cliente por las estimaciones generadas en los
contratos.
216
ERP Construcción
Campos requeridos:
Folio Depósito
Cliente
Cuenta bancaria
Tipo depósito
Proyecto
Monto depósito
Fecha depósito
Concepto
Dividir entre
Monto base
Descripción de campos:
Tipo depósito: Es el modelo que se ocupará en el depósito para la afectación de las cuentas
contables en la generación de póliza.
Monto aplicar cliente: Si la cuenta bancaria y la cuenta cliente están en pesos el monto aplicar es
lo mismo que el monto de depósito pero si la cuenta bancaria es pesos y la cuenta cliente está en
dólares el monto aplicar cliente correspondería al dividir el monto depósito entre la paridad bursátil
y es el monto que se utilizará en el grid en el campo monto aplicar.
217
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Paridad bursátil: Es el valor monetario establecido por el banco y es con la que se está realizando
el movimiento.
Dividir entre: Es un factor que dividirá al monto depósito para obtener el monto base.
Monte base: Es el resultado que se obtiene al dividir el monto depósito entre el campo dividir
entre, con la finalidad de utilizar este monto en la pestaña de cargos y abonos según el tipo de
depósito.
218
ERP Construcción
Cuando el cliente tenga cualquier tipo de moneda y la cuenta bancaria este en la moneda
base.
219
NEODATA 2009 Manual de Usuario
2. Seleccione al cliente; en automático el sistema cargará la cuenta del cliente, dividir entre y
el tipo de depósito que tiene capturado en el detalle del cliente. En el grid de facturas y
cargos con saldo se puede visualizar las pólizas de las facturas que aún tienen saldo
pendiente.
6. El campo dividir entre lo tomará del tipo de cliente que se tenga capturado pero es posible
modificarlo en esta ventana.
7. El monto base dependerá al dividir el monto depósito entre el campo dividir entre, con la
finalidad de utilizar este monto en la pestaña de cargos y abonos según el tipo de depósito
que tiene el cliente.
220
ERP Construcción
10. El sistema dará por default el monto aplicar cliente que se utilizará en el grid de facturas y
cargos con saldo en el campo monto aplicar.
12. En el grid de Facturas y cargos con saldo capture el monto aplicar a cada póliza, el cual no
podrá pasarse del monto aplicar cliente.
13. En el grid de Cargos y abonos según el tipo de depósito podrá visualizar las cuentas
contables que se tiene capturados en el tipo de depósito.
221
NEODATA 2009 Manual de Usuario
14. Haga clic en Aplicar, de inmediato el sistema mandará un mensaje para confirmar los datos
del depósito, si está seguro haga clic en Sí.
222
ERP Construcción
Reclasificar Depósitos
Este proceso funciona para reclasificar los depósitos ya que en ocasiones los depósitos generados
se aplican por error a otra factura, o cuando primero realizan el depósito y posteriormente se les
entrega la factura.
Campos requeridos:
Cliente
Cuenta
Rango de Fechas
223
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Proyecto. Es el código y descripción del proyecto donde se están efectuando los movimientos.
Fecha inicio. Es un rango inicial de fechas establecido para una consulta determinada.
Fecha fin. Es un rango final de fechas establecido para una consulta determinada.
Factura/Depósito. Cuando se trate de una factura, aparecerá con el número de dicha factura de
acuerdo a la póliza, en caso de tratarse de un depósito, mostrará el número de depósito y banco
correspondiente a la póliza.
Tiene inversa. Indica que si la póliza tuvo una inversa al haber cancelado su movimiento.
Es inversa. Indica que si la póliza es inversa la cual cancelo el movimiento de una póliza existente.
Cargo. Los cargos corresponden al importe total de la factura del cliente, si un cargo está en
números rojos indica que la factura se encuentra pendiente de pago.
Es cargo. Permite filtrar los movimientos de cargo cuando la casilla de verificación se encuentra
activada.
Abonos aplicados. Corresponde a la póliza del depósito la cual indica el monto abonado a la
factura del cliente.
Saldo facturas y otros cargos. Corresponde al saldo pendiente que se tiene en facturas.
224
ERP Construcción
Abono. Los abonos corresponden al monto aplicado en el depósito del cliente, si un abono está en
números rojos indica que el depósito no se ha aplicado a una factura.
Cargos aplicados. Corresponde a la póliza de la factura del cliente la cual indica el monto
abonado en el depósito.
225
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Reclasificación de Depósitos
En ocasiones podemos tener depósitos realizados sin haberles entregado previamente una factura,
para generar la reclasificación siga los siguientes pasos:
3. Haga clic en la celda de abono para que muestre el depósito realizado. En el grid de esta
ventana se mostrarán todas las pólizas de facturas pendientes de pago.
226
ERP Construcción
4. En la celda monto aplicar capture el importe de las facturas que desea aplicar.
227
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Factura
Al tratarse de una póliza de factura en los campos cargos, abonos aplicados, abono y cargos
aplicados mostrará la siguiente información:
228
ERP Construcción
Depósito
Al tratarse de una póliza de depósito en los campos cargos, abonos aplicados, abono y cargos
aplicados mostrará la siguiente información:
229
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Consultar Depósitos
La función de esta ventana es para consultar los depósitos que se han ido registrando en el
sistema de ERP Construcción. Dicha ventana contiene la misma información que la de
Reclasificar depósitos, pero con la finalidad de sólo consultar e imprimir depósitos y en la cual no
podrán ser reclasificados.
Es muy importante aclarar que sólo podrá consultar esta ventana cuando la ventana de
Reclasificar depósitos se encuentre cerrada.
Campos requeridos:
Cliente
Cuenta
Rango de Fechas
230
ERP Construcción
Descripción de campos:
Proyecto. Es el código y descripción del proyecto donde se están efectuando los movimientos.
Fecha inicio. Es un rango inicial de fechas establecido para una consulta determinada.
Fecha fin. Es un rango final de fechas establecido para una consulta determinada.
Factura/Depósito. Cuando se trate de una factura, aparecerá el folio de dicha factura de acuerdo
a la póliza, en caso de tratarse de un depósito, mostrará el número de depósito y banco
correspondiente a la póliza.
Tiene inversa. Indica que si la póliza tuvo una inversa al haber cancelado su movimiento.
Es inversa. Indica que si la póliza es inversa la cual cancelo el movimiento de una póliza existente.
Cargo. Los cargos corresponden al importe total de la factura del cliente, si un cargo está en
números rojos indica que la factura se encuentra pendiente de pago.
Abonos aplicados. Corresponde a la póliza del depósito la cual indica el monto abonado a la
factura del cliente.
Saldo facturas y otros cargos. Corresponde al saldo pendiente que se tiene en facturas.
Abono. Los abonos corresponden al monto aplicado en el depósito del cliente, si un abono está en
números rojos indica que el depósito no se ha aplicado a una factura.
231
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Cargos aplicados. Corresponde a la póliza de la factura del cliente la cual indica el monto
abonado en el depósito.
Factura
Al tratarse de una póliza de factura en los campos cargos, abonos aplicados, abono y cargos
aplicados mostrará la siguiente información:
232
ERP Construcción
Depósito
Al tratarse de una póliza de depósito en los campos cargos, abonos aplicados, abono y cargos
aplicados mostrará la siguiente información:
NOTA: En esta ventana no podrá hacer reclasificaciones de depósitos. Solo podrá consultar esta
ventana cuando la ventana de Reclasificar depósitos se encuentre cerrada.
233
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Antigüedad de saldos
La ventana de antigüedad de saldos sirve para consultar a los clientes con los cuales se tienen
saldos pendientes, esta ventana le permitirá consultar las fechas de vencimiento de pagos por
medio de rango de fechas establecidos.
Descripción de campos:
Todas las cuentas. Mostrará todas las cuentas que se encuentren marcadas como Cliente en el
catálogo de Cuentas Contables.
Mostrar sólo cuentas con saldo. Muestra cuentas de cliente con saldo pendiente.
Primer rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango
menor a X.
Segundo rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el
rango de X hasta Y.
234
ERP Construcción
Tercer rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango
mayor a Y.
Fecha de corte. Indica la fecha donde se hará el corte para la consulta de antigüedad de saldos a
Cliente.
Cuenta. Es el código de la cuenta contable, recuerde que esta ventana solo muestra cuentas de
cliente.
Saldo Contable. Es el saldo que tiene la cuenta contable, el cual debe corresponder al saldo final
en la balanza de comprobación.
Total vencido. Es el monto que se debió cobrar y su plazo de pago se encuentra vencido.
235
NEODATA 2009 Manual de Usuario
2. Para mostrar cuentas con saldo, deberá activar la opción “Mostrar sólo cuentas con saldo”.
236
ERP Construcción
CAPITULO 8
Proveedores
En este capítulo el usuario encontrará que en NEODATA además de poder generar contrarecibos,
en automático el sistema creará su póliza correspondiente, realizar notas de cargo y notas de
crédito. Así como podrá generar los Contrarecibos por un anticipo del Proveedor y facturas por
monto parcial o total.
Este capítulo también se ve el tema de requisiciones dentro de ERP Construcción ya que todo
control administrativo de una obra inicia con las requisiciones, las cuales pueden ser capturadas
durante todo el tiempo que dure la obra así como la elaboración de los pedidos que surten los
proveedores.
Contrarecibos
237
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Tipos de proveedores
Son todos aquellos tipos de facturas que reciba o emita la empresa, ya que no todas las facturas
se pagan de la misma forma y cada tipo tiene una forma distinta de registro contable, por ejemplo,
un proveedor de materiales no presentará las mismas retenciones que un proveedor de equipos,
por lo tanto se requiere definir un modelo diferente de acuerdo con el tipo de póliza que aplica cada
uno.
238
ERP Construcción
Descripción de campos:
Descripción. Capture un texto relacionado con el tipo de producto o servicio proporcionado por el
proveedor.
Generar cuentas en automático. Al marcar esta opción el sistema genera subcuentas para cada
proveedor que se registre en el sistema.
Consecutivo cuentas. Es un numero a partir de cual se van a empezar a generar las cuentas
contables que se vayan generando en automático.
Cuenta Fondo Gtía. Es la cuenta contable que corresponderá al fondo de garantía y a sus
subcuentas generadas en automático.
Factor de IVA incluido. Es un factor que aplica al importe y solo lo utilizan en los países de
Latinoamérica para quitar el IVA incluido, para México no aplica y siempre se le corresponderá 1.
Cuenta Contable. Es la cuenta que participara en el registro contable para el tipo de proveedor.
Cargo. Al activar la casilla de verificación indica que la cuenta es un cargo por lo tanto al generarse
la póliza el monto se cargara a la cuenta contable.
Secuencia de cálculo. Determina el orden en que se deberá llevar el cálculo de las operaciones a
partir del monto base.
239
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Tipo de proveedor
Cuenta proveedor
Descripción
Tipo de cheque
Tipo de póliza
3. Seleccione el tipo de cheque y el tipo de póliza que tendrá el modelo del proveedor.
240
ERP Construcción
10. Active el check de la columna Es Cargo en caso de que la cuenta contable sea un cargo y
deberá asignar un porcentaje el cual se aplicara al monto de la cuenta así como la
secuencia en que se deberá estar llevando el cálculo para el movimiento contable.
11. En caso que su tipo de proveedor maneje retenciones deberá capturarlas con su
porcentaje y secuencia correspondiente.
241
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Registro de proveedores
242
ERP Construcción
1. Generales
Esta ventana sirve para capturar datos generales que ayudan a la identificación de proveedor y los
cuales son requeridos en el registro de proveedores .Para cambiar de persona moral a persona
física, desactive la casilla de verificación y se sustituirá el campo Razón social por los campos
Nombres (s), Apellido paterno y Apellido materno.
Persona moral. Esta opción indica si el proveedor es una persona moral o física.
Suspendido. Esta opción indica que el proveedor ya fue suspendido por lo tanto no se le
podrá generar pedidos.
Gastos Financieros. Al activar esta opción indica que el proveedor es de gastos financieros,
y tiene la finalidad de filtrar aquellos proveedores con este tipo en la ventana la cual lleva su
nombre, “Gastos Financieros”.
243
NEODATA 2009 Manual de Usuario
RFC. Es la clave del Registro Federal de Contribuyentes, cédula fiscal o registro ante la
oficina de recaudación de impuestos.
Tipo de proveedor. Seleccione la clasificación para el proveedor que se está dando de alta,
de acuerdo al Tipo de proveedores que se capturo anteriormente.
Cuenta anticipo. Seleccione la cuenta contable afectada por efectuar o amortizar anticipos.
Cuenta fondo garantía. Seleccione la cuenta contable que se afectará por retenciones del
fondo de garantía a los proveedores.
Cuenta Deudor. Para hacer uso de esta opción deberá dar de alta a su proveedor como
deudor en el catálogo de cuentas contables y se utiliza en el caso de que al proveedor se le
vayan a dar anticipos sin factura.
244
ERP Construcción
2. Productos
Esta ficha sirve para capturar los principales productos que surte este proveedor, así como el
Precio negociado, la Fecha de negociación, Observaciones y se agregó el campo “unidad”,
con la finalidad para que la persona de compras sepa en qué unidad esta cotizando. Está
unidad proviene del catálogo de insumos.
245
NEODATA 2009 Manual de Usuario
3. Contacto
En esta ficha se colocan datos adicionales acerca del Contacto con el cual se tiene el trato directo
del proveedor.
Jefe. Es el jefe o superior inmediato del contacto o agente del proveedor que atiende a la
empresa y ante quien se puede dirigir en caso de reclamos.
Persona(s) que atienden pedidos. Son las personas con quienes se tratan los asuntos de
pedidos de insumos.
Es pago electrónico. Permite identificar que los pagos que se realicen al proveedor será
por medio de transferencia bancarias.
CLABE. Es el número de la cuenta interbancaria en caso de realizar los pagos por medio de
trasferencias electrónicas.
246
ERP Construcción
Giro. Es la clave que representa la actividad preponderante del proveedor es decir; la familia
o género de insumos en que se especializa, tales como: aceros, maderas, pinturas,
ferretería, entre otros.
Días de crédito. Es la cantidad de días de crédito otorgados por el proveedor que pueden
transcurrir entre la fecha de facturación y la fecha de pago.
4. Datos adicionales
Son aquellos datos personales del proveedor como lo es su domicilio en que se localizará, el
número telefónico para contactarlo, CURP, etc.
247
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Código Postal. Es la clave o código de la zona postal donde se encuentra la dirección del
proveedor para correo ordinario.
Estado. Es el Estado o provincia donde se localiza la dirección del proveedor. Se toma del
catálogo de Estados.
Fax. Es el número telefónico al cual está conectado el aparato de fax del proveedor.
Sitio Web. Aquí se indica la dirección electrónica del sitio web del proveedor.
Registro Patronal del IMSS. Es el número de registro del contratista ante el Instituto del
Seguro Social u otro organismo de seguridad social para trabajadores.
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ERP Construcción
5. Datos SAP
Estos datos son para movimientos específicos para un cliente. Por lo tanto no tendrá explicación a
detalle en el manual.
249
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Lista de proveedores
En esta ventana se mostrará un listado de todos los proveedores registrados en el sistema con la
finalidad de consultar cualquier dato que sea de interés.
El contenido del catálogo de Proveedores no puede capturarse sobre las columnas en línea, pero
puede capturarse usando la ventana de detalle, la cual se compone de seis fichas.
250
ERP Construcción
2. Sin cambiar de renglón, haga clic derecho para mostrar el menú contextual.
251
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Requisiciones
Para efectos de controlar la solicitud de insumos en la obra y que estas solicitudes se apeguen a
las cantidades presupuestadas originalmente, en el sistema ERP Construcción se pueden
capturar requisiciones limitadas por la explosión de insumos del proyecto en cuestión.
252
ERP Construcción
1. Debe indicar para que Proyecto se hará la requisición posteriormente haga clic en el botón
Nueva requisición.
2. Indique quién es el Solicitante de material, quién da la Autorización técnica para el uso del
material y quien da la Autorización de compra.
5. En las columnas de registro o detalle de la requisición puede capturar los insumos que
participan en la explosión de insumos del proyecto ligado a ese proyecto.
El botón Finiquitar le permitirá terminar la requisición que se había requisitado anteriormente pero
regresando los insumos requisitados a la explosión de insumos. Es importante recordar que una
requisición que no tiene pedidos no se puede finiquitar, por lo tanto las requisiciones sin pedido
solo se cancelan.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
254
ERP Construcción
Autorizar/Consultar Requisiciones
Toda requisición debe pasar por un proceso de autorización ya que si una requisición no está
autorizada no puede utilizarse en ERP Pyme para elaborar pedidos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Consultar Requisiciones
1. Seleccione el proyecto donde realizará la consulta o si usted lo desea puede mostrar todas
las requisiciones de todos los proyectos activando la opción Todos los proyectos.
256
ERP Construcción
1. Seleccione el proyecto donde realizará la consulta o si usted lo desea puede mostrar todas
las requisiciones de todos los proyectos activando la opción Todos los proyectos.
Revisado/ No revisado
Con esta opción el encargado de autorizar las requisiciones deberá verificar que los insumos que
se están contemplando en la requisición hagan falta realmente en el Almacén.
1. Seleccione el proyecto donde realizará la consulta o si usted lo desea puede mostrar todas
las requisiciones de todos los proyectos activando la opción Todos los proyectos.
4. Haga clic en el botón Revisado si realmente se comprobó que los insumos requisitados no
existen en almacén y si no se ha revisado aún los insumos haga clic en el siguiente botón
No revisado el cual indica que los insumos no fueron revisados si existían en Almacén.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
En la siguiente ventana podrá visualizar las requisiciones que han sido revisadas identificándolas
por un check en la columna Revisión Almacén del grid principal.
Con esta opción el encargado de revisar las requisiciones deberá dar el visto bueno antes de que
se autoricen.
1. Seleccione el proyecto donde realizará la consulta o si usted lo desea puede mostrar todas
las requisiciones de todos los proyectos activando la opción Todos los proyectos.
4. Haga clic en el botón VoBo para dar el visto bueno a la requisición generada o si por
alguna razón se dio el visto bueno a una requisición por equivocación, podrá quitárselo
haciendo clic con el siguiente botón Quitar VoBo.
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ERP Construcción
En la siguiente ventana podrá visualizar las requisiciones que tiene visto bueno identificándolas por
un check en la columna VoBo del grid principal.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
260
ERP Construcción
Para capturar un pedido en base a una requisición realice los siguientes pasos:
261
NEODATA 2009 Manual de Usuario
También puede cambiar la cantidad a pedir, siempre que no sea mayor a la cantidad definida en la
requisición.
Una vez definido el proveedor, si el pedido lleva algún descuento, cargo, anticipo o alguna
observación deberá agregar sus datos adicionales, para esto seleccione un insumo que tenga
asignado el proveedor deseado. Haga clic en Datos pedido.
262
ERP Construcción
Esta ventana contiene 5 fichas las cuales son datos adicionales al pedido. A continuación
explicaremos cada una de ellas.
1. Descuentos
En esta ficha se podrá especificar los descuentos, cargos, impuestos e IVA que contendrá el
pedido que se elabora. Todos estos datos se calcularan en base al Subtotal de insumos.
263
NEODATA 2009 Manual de Usuario
2. Anticipo
En caso que este pedido requiera de un anticipo puede capturarlo en esta ficha.
Debe marcar la casilla de Aplicar anticipo y poner el porcentaje o el monto del anticipo.
Los días de revisión y pago son definidos en Opciones del menú Herramientas y no son
modificables en los datos del pedido.
264
ERP Construcción
3. Observaciones
En esta ficha podrá capturar alguna observación que se desea anexar al pedido y en la parte
Inferior aparece el lugar de entrega de materiales, este dato viene del detalle del proyecto que
definimos, pero puede ser modificado en esta parte.
4. Adicionales
En esta ventana se podrá capturar las condiciones de pago en que se le pagará al proveedor,
además deberá capturar el Libre a Bordo, Embárquese, así como la fecha de entrega y la fecha de
cuando fue solicitado al proveedor.
Se agregó en los datos del pedido la fecha de última modificación del pedido para su respectiva
consulta e impresión del pedido.
265
NEODATA 2009 Manual de Usuario
5. Proveedor
Esta ventana contiene datos adicionales como son límite de crédito, días de crédito, días de
entrega, calificación en puntualidad, calificación en calidad y condiciones de pago que fueron
capturados cuando se registro al proveedor, estos datos no pueden ser modificados a partir de
esta ventana, si requiere modificarlos lo podrá hacer en el registro del proveedor.
Para salir y guardar los cambios hechos a esta ventana haga Clic en Aceptar, si sólo desea salir
sin guardar los cambios, haga Clic en Salir.
Si es necesario, puede agregar datos adicionales para cada proveedor, siguiendo el mismo
proceso descrito anteriormente.
Podrá agregar al los pedidos un tipo fiscal pero estos tipos están orientados a usuarios de
Guatemala y se despliegan en el campo Tipo fiscal (se contienen en un catálogo interno de
sistema), y puede ser de tres tipos: Compras, Importación y Servicios. Este parámetro puede ser
obligatorio si así se define en la ficha Operatividad de las Opciones del sistema.
266
ERP Construcción
Una vez definidos todos los datos del pedido, solo falta generarlo, para ello haga Clic en el icono
de Generar, que aparece en la parte superior derecha de la ventana.
El sistema mostrará los responsables que tenga que ver con la elaboración del pedido, si desea
modificarlos lo podrá hacer desde aquí. Para continuar haga clic en Aceptar.
En seguida enviará un mensaje en una ventana indicando que el pedido ha sido creado.
267
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Autorizaciones de pedidos
Todo pedido debe pasar por un proceso de autorización, ya que si un pedido no está autorizado,
no puede utilizarse en ERP Pyme para elaborar facturas.
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ERP Construcción
1. Seleccione el proyecto donde realizará la consulta o si usted lo desea puede mostrar todos
los pedidos de todos los proyectos activando la opción Todos los proyectos.
2. Determine un rango de fechas las cuales corresponderán a la captura del pedido o si usted
lo desea puede mostrar todas los pedidos que fueron generados en todos los proyectos
activando la opción Todas las fechas.
269
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Con esta opción el encargado de revisar los pedidos deberá dar el visto bueno antes de que se
autoricen.
1. Seleccione el proyecto donde realizará la consulta o si usted lo desea puede mostrar todos
los pedidos de todos los proyectos activando la opción Todos los proyectos.
2. Determine un rango de fechas las cuales corresponderán a la captura del pedido o si usted
lo desea puede mostrar todos los pedidos que fueron generados en todos los proyectos
activando la opción Todas las fechas.
4. Haga clic en el botón VoBo para dar el visto bueno al pedido o si por alguna razón se dio el
visto bueno a un pedido por equivocación, podrá quitárselo haciendo clic con el botón
Quitar VoBo.
En la siguiente ventana podrá visualizar los pedidos que tiene visto bueno identificándolos por un
check en la columna VoBo del grid principal.
270
ERP Construcción
Modificación de Pedido
En este proceso se permite hacer modificaciones a los pedidos siempre y cuando no se
encuentren autorizados.
271
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para realizar una modificación o imprimir un pedido realice los siguientes pasos:
2. Seleccione el Pedido que desea modificar, recuerde que el pedido lo deberá desautorizar
en caso de que se encuentre autorizado.
3. En seguida se cargarán los datos del pedido seleccionado, aquí podrá hacer las
modificaciones correspondientes a pedidos.
5. En caso de que quiera ver el reporte del pedido haga clic en el botón imprimir.
6. Si por alguna razón el pedido está mal o no lo va a surtir el proveedor lo podrá cancelar.
272
ERP Construcción
273
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Facturas de Pedidos
Dentro de esta ventana podrá generar los contrarecibos a todas las facturas que no sean de
anticipo, las cuales se basan primordialmente de un pedido ya capturado.
274
ERP Construcción
4. Capture la fecha (el sistema toma por default la fecha del servidor) si usted requiere
modificarla lo puede hacer.
7. El campo “Días de crédito” se deshabilito con la finalidad de que nadie pueda modificar
dicho dato. Este campo podrá ser modificado si cuenta con el permiso “Modificar días de
crédito” en el grupo de proveedores
275
NEODATA 2009 Manual de Usuario
9. Si desea consultar las cuentas contables que se afectarán al realizar la factura de acuerdo
al tipo de proveedor seleccionado haga clic en la ficha de descuentos y cargos.
10. Haga clic en el botón Aplicar para generar la póliza correspondiente a la factura.
276
ERP Construcción
13. Si desea cancelar la factura haga clic en el botón cancelar, en automático el sistema
cancelará la póliza y el contrarecibo.
277
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Esta ventana cuenta con la opción de indicar el importe al que se quiere llegar en una factura
siempre y cuando el importe no rebase la entrada en almacén.
Para llevar a cabo un ajuste de cantidades seleccione la factura de pedidos a modificar, sobre el
detalle de la factura haga clic derecho y seleccione la opción “Calcular cantidades para llegar a un
importe”.
El sistema le pedirá el nuevo importe al que quiere llegar, en dado caso que el importe que
capture es mayor al actual le mandará un mensaje diciendo que el importe indicado fue mayor al
total por facturar.
De acuerdo al nuevo importe indicado, las cantidades de los insumos se ajustarán (considerando el
importe y al dividirlo por el costo); haga clic en aplicar o aceptar para confirmar los datos de la
factura y así poder regenerar la póliza.
278
ERP Construcción
Dentro de esta ventana podrá generar los contrarecibos a todas las facturas que no requieren de
pedido.
279
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para realizar una factura sin pedido realice los siguientes pasos:
6. Capture la fecha (el sistema toma por default la fecha del servidor) si usted requiere
modificarla lo puede hacer.
280
ERP Construcción
9. Si desea consultar las cuentas contables que se afectarán al realizar la factura de acuerdo
al tipo de proveedor seleccionado haga clic en la ficha de descuentos y cargos.
10. Haga clic en el botón Aplicar para generar la póliza correspondiente a la factura. Si desea
imprimir la póliza haga clic en el botón Póliza y seleccione el reporte.
11. Si desea generar el contrarecibo de la factura haga clic en el botón contrarecibo y verifique
que en la factura se encuentre marcada la opción “incluir”, haga clic en aplicar.
281
NEODATA 2009 Manual de Usuario
13. Si desea cancelar la factura haga clic en el botón cancelar, en automático el sistema
cancelará la póliza y el contrarecibo.
282
ERP Construcción
NOTA:
Cuando en el detalle de proyecto se cuente con la opción capturar facturas topadas contra
explosión de insumos, al seleccionar el insumo en el grid debe mostrar los insumos de la
explosión.
283
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Facturas de anticipo
Por medio de esta opción podrá generar contrarrecibos, pero sólo de las facturas de anticipo, para
ello, se debió indicar un Anticipo en el botón Datos pedido que se encuentra en la ventana de
Pedidos basados en requisiciones o para el caso de contratos haber marcado un anticipo al
contrato.
284
ERP Construcción
Campos requeridos:
Pedido
Factura
Fecha factura
Fecha póliza
Importe
Descripción
Descripción de campos:
Pedido: Es el folio del pedido en el cual se basará para realizar la factura de anticipo.
Días de Crédito: Son los días de crédito con que se cuenta para hacer el pago de la factura.
Fecha probable de pago: Es la fecha en que se deberá pagar de acuerdo a la fecha en que se
generó la factura y los días de crédito.
Por facturar: Es el monto que resta por facturar si es que no se ha pagado totalmente la factura.
285
NEODATA 2009 Manual de Usuario
286
ERP Construcción
Notas de crédito
287
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Folio Monto
Descripción de campos:
Tipo de nota: Es el identificador que se utiliza para realizar una nota de crédito.
Monto:
Monto IVA
Factura/ abono: Es el número de factura o abono a la cual se realiza una nota de crédito
En el grupo datos de la factura o abono se carga por default de acuerdo al nombre del proveedor y
el número de factura.
Saldo: Es el monto que resta por facturar si es que no se ha pagado totalmente la factura.
288
ERP Construcción
289
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Usted también podrá consultar la nota de crédito generada en esta misma ventana, al hacer clic
sobre el botón de buscar en la columna factura/cheque.
Nota de
crédito
Las notas de crédito actualmente funcionan para facturas sin pedido, facturas de
anticipo de pedido, facturas de pedido, facturas de anticipo de estimaciones y factura
de estimaciones.
No se podrán realizar notas de crédito a facturas que se encuentren totalmente
pagadas o que el monto de la nota de crédito sea mayor al saldo de la factura.
No se podrán realizar notas de crédito a facturas que se encuentren programadas
para su pago o que se encuentren autorizadas.
Las notas de crédito no podrán modificarse, sólo permite la cancelación.
290
ERP Construcción
Descripción de campos:
NOTAS:
291
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Ejemplo:
En la ventana de facturas de pedido podemos observar que existe la factura 433 del proveedor
Matpes.
292
ERP Construcción
Para hacer el cambio de factura deberá especificar el proveedor para hacer la búsqueda de la
factura, deberá seleccionar el folio de la factura y posteriormente capture el nuevo folio.
Cuando usted necesite buscar la factura, lo deberá hacer con el folio nuevo.
293
NEODATA 2009 Manual de Usuario
294
ERP Construcción
Descripción de campos:
Contrato: Es el número del contrato a partir del cual se hicieron las estimaciones.
Días de Crédito: Son los días de crédito con que se cuenta para hacer el pago de la factura.
Fecha probable de pago: Es la fecha en que se deberá pagar de acuerdo a la fecha en que se
generó la factura y los días de crédito.
295
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para realizar una factura de anticipo para estimación realice los siguientes pasos:
1. Seleccione el Proyecto.
2. Seleccione el contrato en el cual se basará para hacer la factura de anticipo, para ello el
contrato deberá tener anticipo y estar autorizado, sino no podrá generar la factura.
5. Capture la fecha de la factura (el sistema toma por default la fecha del servidor) si usted
requiere modificarla lo puede hacer y capture la fecha de la póliza.
6. El campo “Días de crédito” se deshabilito con la finalidad de que nadie pueda modificar
dicho dato. Este campo podrá ser modificado si cuenta con el permiso “Permitir modificar
días de crédito” en el grupo de proveedores.
10. En el grid se verán las cuentas afectadas en la factura de acuerdo al tipo de proveedor
que genero.
11. Haga clic en Aplicar o Aceptar para generar la póliza del movimiento contable
correspondiente.
296
ERP Construcción
12. Haga clic en el botón contrarrecibo para que pueda generarlo y haga clic en Aceptar.
297
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Facturas de Estimaciones
En esta ventana podrá realizar las facturas de acuerdo a cada estimación que se generé a partir
del contrato.
298
ERP Construcción
Descripción de campos:
Contrato: Es el número del contrato a partir del cual se hicieron las estimaciones.
Días de Crédito: Son los días de crédito con que se cuenta para hacer el pago de la factura.
Fecha probable de pago: Es la fecha en que se deberá pagar de acuerdo a la fecha en que se
generó la factura y los días de crédito.
1. Seleccione el Proyecto.
2. Seleccione el contrato en el cual se basará para hacer la factura de estimación, para ello el
contrato deberá estar autorizado, sino no podrá generar la factura.
5. Capture la fecha de la factura (el sistema toma por default la fecha del servidor) si usted
requiere modificarla lo puede hacer y capture la fecha de la póliza.
6. El campo “Días de crédito” se deshabilito con la finalidad de que nadie pueda modificar
dicho dato. Este campo podrá ser modificado si cuenta con el permiso “Permitir modificar
días de crédito” en el grupo de proveedores.
299
NEODATA 2009 Manual de Usuario
10. Haga clic en Aplicar o Aceptar para generar la póliza del movimiento contable
correspondiente.
300
ERP Construcción
11. Haga clic en el botón contrarecibo para que pueda generarlo y haga clic en Aceptar.
301
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Contrarecibos
En este proceso del sistema podrá consultar los contrarecibos de proveedores así como generar
aquellos contrarecibos que se encuentran pendientes.
302
ERP Construcción
Descripción de campos:
Generar contrarecibo
2. Seleccione al proveedor.
3. En este caso le mostrara el número de la factura que corresponde al folio del contrarecibo
buscado.
4. Marque en la celda Incluir la factura que desea generar su contrarecibo y haga clic en
aplicar.
303
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Consultar contrarecibo
2. Seleccione el proveedor.
Cancelar contrarecibo
2. Seleccione el proveedor.
304
ERP Construcción
CAPITULO 9
Bancos
El control de las Cuentas Bancarias es sin duda uno de los procesos de mayor importancia durante
el control y la contabilidad que se llevara a cabo. Es decir, hacer la Programación de pagos de las
facturas generadas de los Proveedores, imprimir el cheque, movimientos entre cuentas y
reimpresión de cheques. Así también podrá llevar el control de sus depósitos y sus respectivas
reclasificaciones.
Este capítulo contiene la información necesaria, para realizar cualquier movimiento que tenga
relaciones con sus Cuentas Bancarias:
Tipos de cheques
Tipos de depósitos
Monedas y Paridades
Modificar consecutivo
Antigüedad de Saldos
Programación de pagos
Emisión de cheques
Consultas y Cancelaciones
Reimpresión
305
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Gastos Financieros
Traspasos
Compra/Venta Inversiones
Depósitos de clientes
Reclasificar depósitos
Estado de flujo
Conciliar
306
ERP Construcción
Tipos de Cheques
Los tipos de cheques son los modelos que se utilizarán al generar un proceso que involucre el
pago con cheque; es decir, los tipos o modelos son los que se determinan las cuentas contables
que afectarán al hacer un pago con cheque; por ejemplo: pago a proveedor, pago por honorarios,
etc.
307
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Tipo de cheque: Agregue el código que identifica el tipo de cheque, puede ser alfanumérico.
Tipo de flujo: Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los
movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.
Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se generará al hacer un pago con cheque.
Dividir entre: Es un factor que dividirá al importe del cheque para obtener el monto base. Este
campo contempla 16 decimales por la razón de calcular el fondo de garantía después de IVA. Para
obtener más información al respecto, consulte el archivo “Calcular dividir entre para FONGAR”
ubicado en: C:\NeodataERP2009\Documentos.
Cuenta: Es la cuenta contable que se verá afectada al hacer el movimiento con el tipo de cheque.
Es cargo: Si se encuentra activada esta opción, contablemente indica que la cuenta será cargo.
Secuencia del cálculo: Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir del monto base.
Paridad factura en IVA. En caso de pagar con dólares, el monto del IVA será calculado a partir de
la paridad del día en que se generó la factura y no tomara la paridad en la que se emite el cheque.
308
ERP Construcción
4. Capture el factor dividir entre, este varía de acuerdo al tipo de cheque que se emita.
7. En seguida capture las cuentas contables que se verán afectadas en el tipo de cheque.
309
NEODATA 2009 Manual de Usuario
8. La configuración del tipo de cheque para calcular el Fondo de Garantía después de IVA
sería la siguiente:
310
ERP Construcción
Tipos de Depósitos
En el catálogo de tipos de depósito podrá dar de alta los modelos que se utilizarán al generar un
proceso que involucre el depósito de un cliente, ya que los tipos de depósitos son los que se
determinan las cuentas contables que afectarán al hacer un depósito.
311
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Tipo de depósito: Agregue el código que identifica el tipo de depósito, puede ser alfanumérico.
Tipo de flujo: Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los
movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.
Dividir entre: Es un factor que dividirá al importe del depósito para obtener el monto base.
Cuenta: Es la cuenta contable que se verá afectada al hacer el movimiento con el tipo de depósito.
Es cargo: Si se encuentra activada esta opción, contablemente indica que la cuenta será cargo.
Secuencia de cálculo: Es el orden en que se harán los cargos o abonos a partir del monto base.
Paridad factura en IVA. En caso de registrar un depósito con dólares, el monto del IVA será
calculado a partir de la paridad del día en que se generó la factura y no tomará la paridad en la que
se genera el depósito.
312
ERP Construcción
6. Seleccione las cuentas contables que deberá afectar el sistema al realizar un depósito; de
acuerdo al tipo de depósito seleccionado.
Nota: El campo Dividir entre es un factor que dividirá al monto del depósito para obtener el monto
base.
313
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Monedas y Paridades
Son todas aquellas divisas que tendrá en sus cuentas bancarias e inversiones y que usará para
hacer sus pagos o cobros. Así como capturar la paridad de la divisa local con respecto a una divisa
extranjera.
314
ERP Construcción
Descripción de campos:
Tipo de moneda. Es el código con que se identificará a la divisa que manejará en alguna cuenta
bancaria.
Remate. En este campo capture el remate para la divisa capturada. Este dato será visible en sus
reportes.
Fecha. Capture la fecha en que define la paridad de la divisa local contra la divisa extranjera.
Para capturar un tipo de moneda escriba estos campos y haga clic en aceptar si el tipo de moneda
contempla una paridad realice lo siguiente:
Capture la paridad
315
NEODATA 2009 Manual de Usuario
316
ERP Construcción
Descripción de campos:
Cuenta bancaria. Es la cuenta contable donde disminuirá el saldo al cubrir el monto del cheque.
Cuenta de cargo. Es la cuenta contable donde se cargará el monto del cheque, la cual aumentará
su saldo al momento de emitir el cheque.
Tipo de flujo. Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los
movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.
Dividir entre. Es el factor que dividirá al monto del depósito para obtener el monto base.
Transferencia. Al activar esta opción significa que el cheque será generado por medio de una
transferencia bancaria.
Saldo contable Cta. de cargo. Es el saldo total de la cuenta que se ha emitido hasta el momento.
Importe cheques generados no emitidos. Es el importe total de los cheques que se han
generado, pero que no han sido emitidos hasta el momento.
Proyecto
Cuenta bancaria
Tipo de cheque
Tipo de flujo
Dividir entre
317
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Beneficiario
Cuenta de cargo
Importe
Para generar un cheque contra cuenta de cargo realice los siguientes pasos:
1. Seleccione el proyecto.
4. Al seleccionar el tipo de cheque cargará el campo dividir entre, el cual podrá ser modificado
en caso que lo desee antes de generar el cheque.
5. En caso de que el cheque se vaya a generar por medio de una transferencia bancaría
deberá activar el check de transferencia.
8. Seleccione la cuenta contable a la cual se cargará en monto del cheque al ser emitido.
318
ERP Construcción
10. Si desea ver los cheques que han sido generados pero que hasta el momento no se han
emitido, bastará que haga clic en el botón de explorar que se ubica en la columna “Importe
cheques generados no emitidos”.
11. En la ficha de Cuentas podrá consultar aquellas cuentas que se verán afectadas al generar
el cheque de acuerdo al modelo o tipo de cheque especificado.
319
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Recargos
Con el cheque contra cuenta de cargo también podrá pagar impuestos, en ocasiones cuando no se
paguen los impuestos en la fecha límite de vencimiento se cargarán recargos, los cuales deberán
pagar.
Para generar un cheque contra cuenta de cargo donde realice recargos siga los pasos:
1. Seleccione el proyecto.
4. Al seleccionar el tipo de cheque cargará el campo dividir entre, el cual podrá ser modificado
en caso que lo desee antes de generar el cheque.
5. En caso de que el cheque se vaya a generar por medio de una transferencia bancaría
deberá activar el check de transferencia.
8. Seleccione la cuenta contable a la cual se cargará en monto del cheque al ser emitido.
320
ERP Construcción
10. En la ficha de Recargos deberá seleccionar el insumo de tipo no inventariable que dio de
alta en el presupuesto y deberá capturar el importe que pagara como recargo para dicho
insumo.
11. En la ficha de Cuentas podrá consultar aquellas cuentas que se verán afectadas al generar
el cheque de acuerdo al modelo o tipo de cheque especificado, recuerde que para hacer
pagos de impuestos no tiene IVA.
NOTA: Usted podrá modificar un cheque contra cuenta de cargo generado, siempre y cuando no
se encuentre emitido.
321
NEODATA 2009 Manual de Usuario
En esta ventana permitirá autorizar los cheques vs cuenta de cargo que se generen en el sistema,
siempre y cuando no cuente con el permiso “Autorizar en automático cheque vs cuenta de cargo”,
con la finalidad de emitir el cheque.
Para autorizar un cheque contra cuenta de cargo realice los siguientes pasos:
2. Seleccione un rango de fechas o active la casilla de verificación para todas las fechas.
3. Seleccione por una cuenta bancaria en específico o todas las cuentas según sea su
preferencia.
322
ERP Construcción
5. En la columna autorizar active la casilla de verificación para aquellos cheques que desee
Autorizar, lo podrá hacer también con el botón Marcar/Desmarcar pero teniendo
seleccionado el registro.
6. Haga clic en el botón Autorizar.
323
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Modificar consecutivo
En esta ventana permite cambiar los consecutivos de cheques de una cuenta bancaria, con la
finalidad de poder modificar el folio inicial actual de cheques o transferencias, y así poder reservar
folios.
Descripción de campos:
Tipo de movimiento por modificar: En esta opción se elige el movimiento que se va a modificar,
ya se cheque o transferencia.
Folio inicial actual: Es el folio consecutivo que tiene los cheques o transferencias actualmente de
acuerdo a la cuenta bancaria seleccionada.
Folio por asignar: Es el nuevo folio que se pretende modificar para los movimientos de cheques y
transferencias.
324
ERP Construcción
Para modificar el consecutivo de cheques o transferencias de una cuenta bancaria realice los
siguientes pasos:
3. En el campo folio por asignar, capture el nuevo folio que se asignará al movimiento.
325
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Antigüedad de Saldos
La ventana de antigüedad se saldos sirve para consultar a los proveedores con los cuales se tiene
saldos pendientes, en esta ventana le permitirá consultar las fechas de vencimiento de pagos por
medio de rango de fechas establecidos. También le permitirá hacer una consulta inmediata a
programación de pagos de acuerdo al rango de fechas que desea consultar así como autorizar o
programar un pago.
326
ERP Construcción
Descripción de campos:
Todas las cuentas. Mostrará todas las cuentas que se encuentren marcadas como Proveedor en
el catálogo de Cuentas Contables.
Sólo mostrar cuentas con saldo pendiente. Muestra cuentas de proveedor con saldo pendiente.
Primer rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango
menor a X.
Segundo rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el
rango de X hasta Y.
Tercer rango. Este campo indica que los días que lleva vencido el pago se encuentran en el rango
mayor a Y.
Fecha de corte. Indica la fecha donde se hará el corte para la consulta de antigüedad de saldos a
proveedor.
Cuenta. Es el código de la cuenta contable, recuerde que esta ventana solo muestra cuentas de
proveedor.
Saldo Contable. Es el saldo que tiene la cuenta contable, el cual debe corresponder al saldo final
en la balanza de comprobación.
Total vencido. Es el monto que se debe pagar y su plazo para pagarlo se encuentra vencido.
327
NEODATA 2009 Manual de Usuario
De acuerdo a la cuenta contable del proveedor en el siguiente grid se visualizara las facturas o
pólizas con saldo del proveedor seleccionado, los campos a mostrar son los siguientes:
328
ERP Construcción
2. En caso de mostrar cuentas con saldo, deberá activar la opción “Sólo mostrar cuentas con
saldo pendiente”.
Muestra el detalle de
acuerdo a la cuenta
seleccionada.
329
NEODATA 2009 Manual de Usuario
330
ERP Construcción
Programación de pagos
Dentro de esta ventana podrá elegir las facturas pendientes de pago, las cuales requieren una
programación para que posteriormente pueda emitir un cheque.
331
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Proveedor: Es el nombre del proveedor al cual se desea consultar el saldo o programar pagos
pendientes.
Fecha inicio y Fecha Fin: Es el rango de fechas donde se realizaron las facturas.
Factura-Cheque: En caso de que sea la póliza de una factura mostrará el número de factura y al
hacer clic sobre ésta mostrará el cheque o los cheques que amparan la factura. En caso de
tratarse de una póliza de cheque mostrará el número de cheque y el nombre del banco del que fue
emitido, al hacer clic sobre este campo mostrará la factura que ampara dicho depósito.
Tiene inversa. Indica que la póliza tiene una póliza inversa al haber cancelado su movimiento.
Es inversa. Una póliza inversa se origina cuando se cancela el movimiento y el mes contable
actual es diferente al mes contable en que se genero la factura.
Fecha vencimiento para flujo: Es la fecha en que se vence el plazo para pagar las facturas.
Es cargo: Este parámetro indica las pólizas con cargo y servirá para filtrar movimientos de cargo.
Cargo: Es el monto que se le carga a una cuenta contable al haber generado un cheque vs cuenta
de cargo.
Abono: El abono indica el importe total de la factura, además mostrara que tipo de movimiento fue,
si fue una factura sin pedio, factura de pedido, facturas de anticipos y facturas de estimaciones..
Cargos aplicados: Son los pagos totales o parciales realizados a las facturas.
332
ERP Construcción
Monto a pagar: Es la cantidad programada para pagar (total o parcial) una factura.
5. Si desea consultar las fechas de vencimiento de flujo en vez de las fechas de póliza
marque la casilla de verificación utilizar fecha de vencimiento.
6. Si desea consultar solo los movimientos pendientes de pago haga clic en la casilla de
verificación mostrar sólo movimientos sin aplicar
333
NEODATA 2009 Manual de Usuario
NOTA: Al hacer doble clic sobre el renglón nos mostrará la póliza de la factura o del cheque
según sea el caso.
334
ERP Construcción
Es muy importante aclarar que sólo podrá consultar esta ventana cuando la ventana de
Programación de Pagos se encuentre cerrada.
335
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Proveedor: Es el nombre del proveedor al cual se desea consultar el saldo o programar pagos
pendientes.
Fecha inicio y Fecha Fin: Es el rango de fechas donde se realizaron las facturas.
Factura-Cheque: En caso de que sea la póliza de una factura mostrará el número de factura y al
hacer clic sobre ésta mostrará el cheque o los cheques que amparan la factura. En caso de
tratarse de una póliza de cheque mostrará el número de cheque y el nombre del banco del que fue
emitido, al hacer clic sobre este campo mostrará la factura que ampara dicho depósito.
Tiene inversa. Indica que la póliza tiene una póliza inversa al haber cancelado su movimiento.
Es inversa. Una póliza inversa se origina cuando se cancela el movimiento y el mes contable
actual es diferente al mes contable en que se genero la factura.
Fecha vencimiento para flujo: Es la fecha en que se vence el plazo para pagar las facturas.
Es cargo: Este parámetro indica las pólizas con cargo y servirá para filtrar movimientos de cargo.
Cargo: Es el monto que se le carga a una cuenta contable al haber generado un cheque vs cuenta
de cargo.
Abono: El abono indica el importe total de la factura, además mostrara que tipo de movimiento fue,
si fue una factura sin pedio, factura de pedido, facturas de anticipos y facturas de estimaciones..
Cargos aplicados: Son los pagos totales o parciales realizados a las facturas.
336
ERP Construcción
Monto a pagar: Es la cantidad programada para pagar (total o parcial) una factura.
Nota: Solo podrá consultar esta ventana cuando la ventana de Consultar programación de
pagos se encuentre cerrada, tiene el mismo funcionamiento a la ventana de Programación de
pagos pero solo para consultar los movimientos.
337
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para autorizar un monto programado bastará que tenga el permiso y active la casilla Autorizar.
338
ERP Construcción
Descripción de campos:
Generar cheque multiproyecto. Con esta opción indicará que el cheque que se generará está
involucrado en más de un proyecto.
339
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Por factura – Indique cuenta. Esta opción permite filtrar los montos programados de acuerdo a la
cuenta contable seleccionada.
Es multimoneda. Con esta opción indicará que el cheque que se generará tiene otro tipo de
moneda diferente al de la moneda base.
Factura. Está opción se habilita siempre y cuando se haya seleccionado la opción “Por factura –
Indique cuenta”, la cual indica el número de factura pendiente de pago, que corresponde a la
cuenta que seleccionó previamente, con la finalidad de que el usuario pueda generar cheques de
una o varias facturas en específico.
Tipo moneda. Es el código con que se identificará a la divisa que manejará el proveedor.
Importe otra moneda. Indica el monto del cheque generado en otra moneda diferente a la de la
moneda base.
Es transferencia. En caso de que al generar el cheque se pretenda hacer por trasferencia deberá
activar esta casilla de verificación.
Tipo de flujo. Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los
movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo, pero
que es posible modificarlo en esta ventana.
340
ERP Construcción
341
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para generar cheques de proveedores a partir de esta opción realice los siguientes pasos:
342
ERP Construcción
Emisión de cheques
En esta ventana podrá Emitir los cheques contra cuenta de cargo así como los generados en la
Programación de pagos para realizar el pago total o parcial de una factura. En la emisión de
cheques se ve reflejado la afectación del DIOT.
343
NEODATA 2009 Manual de Usuario
1. Esta ventana tiene la opción para emitir cheques de un solo proyecto o multiproyecto (de
varios proyectos). En la parte superior izquierda está la opción de Emitir cheques
multiproyecto, marque esta casilla si tiene cheques multiproyecto por emitir, de lo contrarío
elija el proyecto del cual realizará el Pago.
2 3
1 1
1
1
4
1
5. En caso de que la cuenta bancaria sea en dólares pedirá capturar la paridad bursátil.
344
ERP Construcción
5 6
5 6
5
1
7. Si desea modificar el folio del cheque o transferencia haga clic en proponer y asigne el
nuevo folio. Cuando se vayan a emitir varios cheques y se proponga un folio, todos los
números de cheques del grid se ponen en cero y cuando se seleccione un cheque a
imprimir (sólo uno) se insertará en el grid el número de cheque propuesto, por lo tanto no
permite seleccionar más que un folio en la emisión cuando se propone el folio.
8. Si desea modificar el nombre del beneficiario lo podrá hacer para ello deberá deberán tener
el permiso “Permitir modificar beneficiario del cheque”, ubicado en la seguridad del
sistema en la sección Bancos del grupo cheques.
9. En el grid aparecerán todos los cheques que se deberán de emitir de acuerdo a los filtros
establecidos anteriormente.
345
NEODATA 2009 Manual de Usuario
10. Si desea consultar las cuentas contables que se verán afectadas en la emisión del cheque,
de clic en la columna cuentas donde aparece una lupa.
10
11. Para emitir un cheque active la casilla de verificación en la columna Emitir o si desea emitir
todos haga clic en el botón Marcar emitir todo.
11
346
ERP Construcción
13. Aparecerá una ventana mostrando los resultados de la emisión de los cheques donde se
le específica el numero de cheque, el tipo, beneficiario y monto. Si desea imprimir el
cheque o la póliza de los cheques generados lo podrá hacer haciendo clic en el botón
correspondiente.
14
347
NEODATA 2009 Manual de Usuario
14. Si solo desea consultar la póliza lo podrá hacer dando clic sobre el registro del cheque
emitido.
15. Para determinar los montos de DIOT deberá hacer clic en el símbolo de DIOT para
que muestre la ventana de desglose de conceptos para el DIOT. En esta ventana el
contador de la empresa deberá determinar el monto correspondiente al IVA y deberá
asignar el año y mes donde se aplicara el DIOT del cheque emitido.
348
ERP Construcción
Consultas / Cancelaciones
A partir de esta ventana usted podrá consultar los cheques que fueron generados en el sistema de
igual forma podrá consultar los cheques que fueron emitidos. Si desea cancelar o eliminar un
movimiento bancario lo podrá hacer a partir de esta ventana.
Campos requeridos:
Rango de fechas
349
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Cuenta banco: Es la cuenta bancaria a partir de la cual se emite el cheque o la cuenta bancaria
donde se realiza un depósito.
Impreso: Esta opción identifica todos los cheques que han sido emitidos.
Cancelado: Esta opción identifica todos los cheques y depósitos que han sido cancelados en el
sistema.
Número: Es el número de cheque que se le asigno al hacer emitido o bien el número de depósito.
Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se llevo a cabo al realizar un movimiento contable.
Multiproyecto: Es opción identifica los cheques en los cuales estaban involucrados más de un
proyecto.
Vs cta cargo: Esta opción identifica a los cheques generados a partir de la ventana cheque vs
cuenta de cargo.
Es cheque: Esta opción identifica a los cheques generados a partir de la programación de pagos o
desde cheques vs cuenta de cargo.
Permitir eliminar: Esta opción identifica los movimientos bancarios que se podrán eliminar a partir
de esta ventana.
Permitir cancelar: Esta opción identifica los movimientos bancarios que se podrán cancelar a
partir de esta ventana.
350
ERP Construcción
NOTA: En esta ventana solo mostraran pólizas manuales que tengan registros de cargos y abonos
de bancos. A partir de esta ventana se podrán realizar los siguientes movimientos:
Consulta de movimientos
2. En caso de que desee incluir los movimientos cancelados haga clic en incluir
cancelados.
351
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Cancelación de movimientos
Para cancelar un cheque o un depósito vs cuenta de abono realice los siguientes pasos:
NOTA: Recuerde que al cancelar un cheque o un depósito vs cuenta de abono no podrá reutilizar
el número de cheque generado, esta opción es recomendable cuando hubo un error en la
impresión del cheque.
352
ERP Construcción
Al cancelar un cheque en otro mes contable, el sistema informará al usuario que generará una
póliza inversa, permitiendo al usuario cancelar la operación para cambiar el mes contable.
En caso de tener
movimientos de
programación de
pagos, el sistema le
mandara un mensaje.
Posteriormente el sistema le mandará otro mensaje, el cual indicará que se generará una
póliza inversa al cancelar, es aquí donde podrá elegir si debe cancelar el movimiento
bancario en ese mes contable o cancelar el proceso para cambiar el mes contable con la
finalidad de que no generé póliza inversa.
353
NEODATA 2009 Manual de Usuario
NOTA: Recuerde que al eliminar usted podrá reutilizar el número de cheque que se eliminó al
momento de generar otro.
354
ERP Construcción
Reimpresión
En esta ventana podrá reimprimir los cheques y las pólizas de cheques las veces que desee y
necesite.
Campos requeridos:
Cuenta bancaria
355
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Cheque manual: Esta opción permite identificar los cheques que fueron generados en la ventana
de reembolsos y comprobación de gastos.
Multiproyecto: Esta opción identifica los cheques en los cuales están involucrados más de un
proyecto.
Es cheque: Esta opción identifica cuando fue generado un cheque y no una transferencia.
Tipo de póliza: Es el tipo de póliza que se llevo a cabo al realizar un movimiento contable.
Para reimprimir un cheque o una póliza de cheque realice los siguientes pasos:
5. Haga clic en el botón Imprimir cheques o imprimir pólizas según sea el caso.
NOTA: En esta ventana se agregó la opción para modificar el beneficiario, para ello deberán tener
el permiso “Permitir modificar beneficiario del cheque”, ubicado en la seguridad del sistema en
la sección Bancos del grupo cheques.
356
ERP Construcción
Regenerar póliza
Esta opción se utiliza cuando se modifica el tipo de cheque, ya sea por cambio de cuenta o por
algún porcentaje y no se quiere eliminar los movimientos generados hasta el momento.
357
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Proyecto
Deudor/Acreedor
Folio
Fecha de póliza
358
ERP Construcción
Proyecto
Factura
Insumo
Cantidad
Costo
Proveedor
Descripción de campos:
Cuenta IVA: Es la cuenta contable del IVA que se utilizará al comprobar los gastos.
359
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para realizar una comprobación de gastos a un Acreedor realice los siguientes pasos:
9. Seleccione el insumo que se requirió, recuerde que solo se filtraran los insumos no
inventariables.
12. Capture el monto del IVA o en su defecto capture el porcentaje de IVA que se le
aplicara al importe.
13. Seleccione la cuenta de IVA que se utiliza en la comprobación, recuerde que solo
se mostraran las cuentas contables que tengan asignado el parámetro Cta. IVA en
el catálogo de cuentas contables.
360
ERP Construcción
16. Si desea ver reflejado el DIOT en la comprobación de acreedor, deberá dar clic
sobre el campo DIOT para presentar el desglose del IVA.
361
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Una vez realizada la comprobación de gastos del acreedor podrá generar el cheque
correspondiente al monto especificado en la comprobación, ya que se le tiene que reembolsar el
dinero que prestó.
362
ERP Construcción
Para realizar una comprobación de gastos a un Deudor realice los siguientes pasos:
9. Seleccione el insumo que se requirió, recuerde que solo se filtraran los insumos no
inventariables.
12. Capture el monto del IVA o en su defecto capture el porcentaje de IVA que se le
aplicara al importe.
363
NEODATA 2009 Manual de Usuario
16. Si desea ver reflejado el DIOT en la comprobación del Deudor, deberá dar clic
sobre el campo DIOT.
Una vez realizada la comprobación de gastos del deudor y en dado caso de que los gastos fueron
menores al cheque emitido, podrá generar un depósito vs cuenta de abono correspondiente a la
diferencia del monto que se tuvo al hacer a la comprobación, ya que se le tiene que reembolsar el
dinero que no se utilizó.
364
ERP Construcción
Gastos Financieros
En esta ventana permite realizar los pagos de intereses hipotecarios.
365
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Proyecto
Cuenta Bancaria
Proveedor
Folio
Fecha de póliza
Proyecto
Factura
Insumo
Cantidad
Costo
IVA
Descripción de campos:
366
ERP Construcción
Cuenta IVA: Es la cuenta contable del IVA que se utilizará al comprobar los gastos.
367
NEODATA 2009 Manual de Usuario
3. Seleccione el proveedor al cual le está pagando, recuerde que solo filtrará aquellos
proveedores que tengan activada la opción “Gastos Financieros” que se encuentra
en el detalle del proveedor.
8. Seleccione el insumo que se requirió, recuerde que solo se filtraran los insumos no
inventariables y que tengan activada la opción “Gasto Financiero”.
11. Capture el monto del IVA o en su defecto capture el porcentaje de IVA que se le
aplicara al importe.
368
ERP Construcción
NOTA: Al generar el cheque, el sistema no valida que se pase del importe, esta es responsabilidad
de la persona que se encargue de generar el cheque.
369
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Traspasos
En esta ventana permite realizar traspasos bancarios entre las diferentes cuentas bancarias del
sistema. La condición para realizar traspasos bancarios es que las cuentas bancarias deben estar
en la misma moneda.
370
ERP Construcción
Campos requeridos:
Fecha
Importe
Referencia
Descripción de campos:
Cuenta bancaria (Origen): Es la cuenta bancaria la cual traspasará el importe capturado. Por lo
tanto el saldo contable de la cuenta bancaria disminuirá al generarse el traspaso.
Proyecto (Destino): Es el nombre del proyecto quien recibirá el importe del traspaso.
Cuenta bancaria (Destino): Es la cuenta bancaria en la que se cargará el importe capturado. Por
lo tanto el saldo contable de la cuenta bancaria aumentará al generarse el traspaso.
5. Seleccione la cuenta bancaria donde se aplicará el monto del traspaso dando como
resultado el aumento del saldo de la cuenta bancaria.
371
NEODATA 2009 Manual de Usuario
NOTA: Solo podrá generar traspasos bancarios con cuentas bancarias en la misma moneda.
Una vez generado el traspaso, en esta misma ventana podrá consultar la póliza de traspaso
generada. Para consultar la póliza realice los siguientes pasos:
372
ERP Construcción
Cancelación de traspasos
A partir de esta misma ventana, el sistema le permitirá cancelar un traspaso mal generado. Para
cancelar un traspaso realice los siguientes pasos:
373
NEODATA 2009 Manual de Usuario
374
ERP Construcción
Fecha
Referencia
Fecha ISR
375
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Compra: Este check permite identificar que el movimiento a generar será una compra de inversión.
Venta: Este check permite identificar que el movimiento a generar será una venta de inversión.
Cuenta bancaria (Origen): Es la cuenta bancaria que invertirá el importe capturado. Por lo tanto el
saldo contable de la cuenta bancaria disminuirá al generarse la inversión.
Cuenta bancaria (Destino): Es la cuenta bancaria en la que se cargará el importe invertido. Por lo
tanto el saldo contable de la cuenta bancaria aumentará al generarse la inversión.
Capturar porcentaje: Está opción determina si la retención de ISR es determinada por porcentaje
o monto.
Compra de inversión
1. Para realizar una compra de inversiones debe hacer clic en la opción Compra.
2. Haga clic en nuevo folio.
3. Seleccione el proyecto donde se realizará el movimiento origen.
4. Elija una cuenta bancaria origen (la cual debe ser cualquier tipo de cuenta bancaria
excepto cuentas de inversión).
5. Seleccione el proyecto donde se realizará el movimiento destino.
6. Elija la cuenta bancaria destino (solo filtra las cuenta de inversión marcadas en el
catálogo de cuentas bancarias).
7. Seleccione la fecha en la cual se registra la compra de inversión.
8. En el campo importe por invertir capture el monto.
9. Capture una referencia para la compra de inversión.
376
ERP Construcción
377
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Venta de inversión
1. Para realizar una compra de inversiones debe hacer clic en la opción Venta.
2. Haga clic en nuevo folio.
3. Seleccione el proyecto donde se realizará el movimiento origen.
4. Elija una cuenta bancaria origen (solo filtra las cuenta de inversión marcadas en el
catálogo de cuentas bancarias).
5. Seleccione el proyecto donde se realizará el movimiento destino.
6. Elija la cuenta bancaria destino (la cual debe ser cualquier tipo de cuenta bancaria
excepto cuentas de inversión).
7. Seleccione la fecha en la cual se registra la compra de inversión.
8. En el campo importe por invertir capture el monto a depositar en chequera.
9. Capture una referencia para la venta de inversión.
10. En el campo importe producto financiero, capture el monto del producto financiero
(intereses ganados), este dato es proporcionado por el banco o en su estado de cuenta
bancario.
11. Capture el porcentaje o monto de ISR que el banco retiene, este dato es proporcionado por
el banco.
12. Haga clic en aplicar, el sistema le mandará un mensaje confirmando el movimiento de la
póliza generada.
13. Haga clic en el botón ver póliza para consultar la póliza generada.
378
ERP Construcción
Póliza generada:
379
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Póliza generada:
380
ERP Construcción
Póliza generada:
381
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Proyecto
Cuenta bancaria
Depósito
Cuenta abono
Fecha
Tipo depósito
Dividir entre
Concepto
382
ERP Construcción
Importe
Tipo flujo
Descripción de campos:
Tipo depósito: Es el modelo que se utilizará para afectar las cuentas contables correspondientes
al generar un depósito.
Dividir entre: Es un factor que dividirá el importe del depósito para obtener el monto base.
Tipo flujo: Es un tipo de agrupador el cual determina hacia donde se están canalizando los
movimientos contables, el cual funciona para considerar los movimientos en IETU y en flujo.
4. El sistema por default toma la fecha del servidor, usted lo podrá modificar.
383
NEODATA 2009 Manual de Usuario
10. Mostrará un mensaje con el número de depósito generado así como la cuenta contable
afectada en el movimiento.
384
ERP Construcción
Depósitos de Clientes
En este proceso le permitirá registrar los cobros al cliente por las estimaciones generadas en los
contratos.
385
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Folio Depósito
Cliente
Cuenta bancaria
Tipo depósito
Proyecto
Monto depósito
Fecha depósito
Concepto
Dividir entre
Monto base
Descripción de campos:
Tipo depósito: Es el modelo que se ocupará en el depósito para la afectación de las cuentas
contables en la generación de póliza.
Monto aplicar cliente: Si la cuenta bancaria y la cuenta cliente están en pesos el monto aplicar es
lo mismo que el monto de depósito pero si la cuenta bancaria es pesos y la cuenta cliente está en
dólares el monto aplicar cliente correspondería al dividir el monto depósito entre la paridad bursátil
y es el monto que se utilizará en el grid en el campo monto aplicar.
386
ERP Construcción
Paridad bursátil: Es el valor monetario establecido por el banco y es con la que se está realizando
el movimiento.
Dividir entre: Es un factor que dividirá al monto depósito para obtener el monto base.
Monte base: Es el resultado que se obtiene al dividir el monto depósito entre el campo dividir
entre, con la finalidad de utilizar este monto en la pestaña de cargos y abonos según el tipo de
depósito.
387
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Cuando el cliente tenga cualquier tipo de moneda y la cuenta bancaria este en la moneda
base.
388
ERP Construcción
2. Seleccione al cliente; en automático el sistema cargará la cuenta del cliente, dividir entre y
el tipo de depósito que tiene capturado en el detalle del cliente. En el grid de facturas y
cargos con saldo se puede visualizar las pólizas de las facturas que aún tienen saldo
pendiente.
6. El campo dividir entre lo tomará del tipo de cliente que se tenga capturado pero es posible
modificarlo en esta ventana.
7. El monto base dependerá al dividir el monto depósito entre el campo dividir entre, con la
finalidad de utilizar este monto en la pestaña de cargos y abonos según el tipo de depósito
que tiene el cliente.
389
NEODATA 2009 Manual de Usuario
10. El sistema dará por default el monto aplicar cliente que se utilizará en el grid de facturas y
cargos con saldo en el campo monto aplicar.
12. En el grid de Facturas y cargos con saldo capture el monto aplicar a cada póliza, el cuál no
podrá pasarse del monto aplicar cliente.
13. En el grid de Cargos y abonos según el tipo de depósito podrá visualizar las cuentas
contables que se tiene capturados en el tipo de depósito.
390
ERP Construcción
14. Haga clic en Aplicar, de inmediato el sistema mandará un mensaje para confirmar los datos
del depósito, si está seguro haga clic en Sí.
391
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Reclasificación de depósitos
En esta ventana podrá consultar y reclasificar los depósitos de clientes para cubrir las facturas
realizadas de cada uno de los contratos establecidos.
Campos requeridos:
Cliente
Cuenta
392
ERP Construcción
Descripción de campos:
Factura/Depósito. Cuando se trate de una factura, aparecerá con el número de dicha factura de
acuerdo a la póliza, en caso de tratarse de un depósito, mostrará el número de depósito y banco
correspondiente a la póliza.
Tiene inversa. Indica que la póliza tiene una póliza inversa al haber cancelado su movimiento.
Es inversa. Una póliza inversa se origina cuando se cancela el movimiento y el mes contable
actual es diferente al mes contable en que se genero la factura o el depósito.
Fecha vencimiento para flujo: Es la fecha en que se vence el plazo para pagar las facturas.
Es cargo. Permite filtrar los movimientos de cargo cuando la casilla de verificación se encuentra
activada.
Abonos aplicados: Es el monto aplicado a una factura por medio de los depósitos realizados.
393
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Reclasificación de Depósitos
En ocasiones podemos tener depósitos realizados sin haberles entregado previamente una factura,
para generar la reclasificación siga los siguientes pasos:
3. Haga clic en la celda de abono para que muestre el depósito realizado. En el grid de esta
ventana se mostrarán todas las pólizas de facturas pendientes de pago.
394
ERP Construcción
4. En la celda monto aplicar capture el importe de las facturas que desea aplicar.
395
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Factura
Al tratarse de una póliza de factura en los campos cargos, abonos aplicados, abono y cargos
aplicados mostrará la siguiente información:
396
ERP Construcción
Depósito
Al tratarse de una póliza de depósito en los campos cargos, abonos aplicados, abono y cargos
aplicados mostrará la siguiente información:
397
NEODATA 2009 Manual de Usuario
398
ERP Construcción
Campos requeridos:
Descripción de campos:
Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se asignarán o modificarán los tipos de flujo a
movimientos bancarios.
Cuenta bancaria: Es el nombre de la cuenta bancaria donde se asignarán o modificarán los tipos
de flujo a movimientos bancarios.
Proyecto: Es el nombre del proyecto o de todos los proyectos en caso de aplicar todas o una
unidad de negocio en específico.
Año/Mes: Es el año y mes contable en que se realizó la póliza con afectación a una cuenta
bancaria.
Requisitos previos:
399
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para asignar o modificar un tipo de flujo a movimientos bancarios realice los siguientes pasos:
1. Seleccione el filtro establecido de acuerdo a la manera en que desea que se muestren los
datos; es decir, seleccioné unidad de negocio o proyecto, si es que requiere una cuenta
bancaria en específico y un rango de fechas a mostrar.
3. Ubíquese en el registro que desea asignar y en el campo flujo haga clic para seleccionar el
tipo de flujo deseado.
Para asignar o modificar un tipo de flujo a varios movimientos bancarios realice los siguientes
pasos:
1. Seleccione el filtro establecido de acuerdo a la manera en que desea que se muestre los
datos; es decir, seleccioné unidad de negocio o proyecto, si es que requiere una cuenta
bancaria en específico y un rango de fechas a mostrar.
400
ERP Construcción
5. Elija el tipo de flujo que se le asignaran a todos los movimientos bancarios seleccionados.
Para borrar un tipo de flujo a movimientos bancarios realice los siguientes pasos:
1. Seleccione el filtro establecido de acuerdo a la manera en que desea que se muestre los
datos; es decir, seleccioné unidad de negocio o proyecto, si es que requiere una cuenta
bancaria en específico y un rango de fechas a mostrar.
3. Seleccione el movimiento y haga clic derecho sobre éste, del menú contextual elija la
opción Borrar tipo de flujo.
401
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Estado de flujo
El estado de flujo permite identificar el flujo de ingresos y egresos sobre las operaciones de las
empresas.
402
ERP Construcción
Campos requeridos:
Descripción de campos:
Unidad de Negocio: Es el nombre del proyecto o de todos los proyectos en caso de aplicar todas
o una unidad de negocio en específico.
Fecha inicial y Fecha final: Es el rango de fechas que servirán para determinar los movimientos
de los flujos.
Requisitos previos:
403
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para asignar o modificar un tipo de flujo a movimientos bancarios realice los siguientes pasos:
1. Seleccione el filtro establecido de acuerdo a la manera en que desea que se muestren los
datos; es decir, seleccione unidad de negocio o proyecto, si es que requiere una cuenta
bancaria en específico y un rango de fechas a mostrar.
3. Ubíquese en el registro que desea asignar y en el campo flujo haga clic para seleccionar el
tipo de flujo deseado.
Para asignar o modificar un tipo de flujo a varios movimientos bancarios realice los siguientes
pasos:
1. Seleccione el filtro establecido de acuerdo a la manera en que desea que se muestre los
datos; es decir, seleccioné unidad de negocio o proyecto, si es que requiere una cuenta
bancaria en específico y un rango de fechas a mostrar.
404
ERP Construcción
5. Elija el tipo de flujo que se le asignaran a todos los movimientos bancarios seleccionados.
405
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Campos requeridos:
Periodo Bancario
Cuenta Bancaria
Descripción de campos:
Hoja de cálculo: Es la ruta donde se encuentra ubicada la hoja de cálculo la cual contiene el
estado de cuenta bancaria de la empresa.
Año-mes: Es el periodo bancario que se importará, el formato de la fecha de cálculo debe estar
personalizada como: aaaa/mm/dd
Cuenta bancaria: Es la cuenta contable que pertenece a la cuenta bancaria que se va a importar.
406
ERP Construcción
Para realizar la importación de estado de cuenta bancario deberá tener el siguiente formato:
1. Seleccione la ruta donde se encuentra la hoja de Excel con sus respectivos movimientos.
407
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Conciliación Bancaria
Por medio de esta opción puede importar un estado de cuenta bancario de alguna de las cuentas
de su catálogo, el cual debe tener el formato predefinido en Excel para que pueda hacer una
conciliación bancaria.
Recuerde que para la conciliación bancaria solo tomara en cuenta cheques emitidos y que no
estén cancelados.
NOTA: Sí en el mes fueron conciliados algunos cheques, en la cuenta bancaria aparecerá activada
la columna conciliada.
408
ERP Construcción
409
NEODATA 2009 Manual de Usuario
410
ERP Construcción
2. Para agregar un layout haga clic en nuevo y capture una descripción que
identifique al layout que se está generando.
411
NEODATA 2009 Manual de Usuario
6. Elimine los registros que no se utilizarán en el layout, para ello deberá seleccionar
el registro y hacer clic en el botón suprimir.
7. Capture un carácter de relleno para cada registro.
412
ERP Construcción
10. Si desea enviar el archivo a Excel solo bastará con que haga clic en para abrirse
en Excel.
413
NEODATA 2009 Manual de Usuario
CAPITULO 10
Presupuesto
El panel de Presupuesto es una opción más dentro de la operatividad del sistema de NEODATA
ERP PYME, aquí es en donde se llevara la labor de control sobre los insumos y actividades
(conceptos) de sus proyectos que se desean controlar. Del mismo modo podrá efectuar
modificaciones a sus presupuestos y manipular determinados catálogos que en este apartado
tenga acceso.
Tipos de Insumos
Cálculo de Explosión de Insumos
Proyectos
Importar presupuesto de PRECIOS
UNITARIOS NEODATA
Unidades de Negocio
Órdenes de cambio a presupuesto de
Ubicaciones
control
Partidas
Costos por Proyecto
Prototipos
Programa de obra
Insumos
Programa de suministros
Explosión de Insumos Captura de avance físico
414
ERP Construcción
Presupuesto de Control
El presupuesto de control nos servirá para elaborar el presupuesto y los análisis de precios
elementales para determinado proyecto u obra. Si bien el llenado de esta ventana se puede hacer
mediante la importación de un Presupuesto de PRECIOS UNITARIOS DE NEODATA; el sistema
le permitirá elaborar de forma manual su propio presupuesto de control.
Descripción de campos:
415
NEODATA 2009 Manual de Usuario
416
ERP Construcción
Cantidad destajo anterior: Es la cantidad de destajo que existía en el presupuesto antes de una
reimportación.
417
NEODATA 2009 Manual de Usuario
8. Para entrar a la matriz del concepto bastará con hacer doble clic sobre el concepto o clic
derecho sobre el concepto, y seleccione la opción ver matriz del menú contextual.
9. Seleccione los insumos que integran la matriz del concepto, en caso de que seleccione
insumos de tipo 2 (Mano de obra) pedirá asignar una cuenta contable para destajo antes
de cerrar la matriz.
418
ERP Construcción
10. En esta ventana podrá capturar un análisis de precio unitario o simplemente consultarlo si
es que realizo la importación de un Presupuesto de Precios Unitarios. Las columnas que
puede utilizar son:
Insumo: Donde elegirá un insumo del catálogo de Insumos el cual los integrara al análisis.
Cantidad: Aquí ingresara en base a unidad de medida del insumo, la cantidad que
participara en el análisis para llevar a cabo la actividad o concepto.
Salida por paquete: Marcando esta casilla, podremos dar salida al insumo por la cantidad
ingresada en el análisis, la cual será exclusiva para el mismo concepto. Los insumos
marcados en esta casilla solo podrán ser surtidos mediante la Salida de Almacén por Kit y
no podrá salir del almacén menos de la cantidad especificada en el análisis. Al momento
de registrar la salida todos los insumos marcados por kit son los que tendrán que salir del
almacén no podrá elegir unos y otros no, esta opción es por paquete es decir; todos o
nada.
419
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Las opciones con las que cuenta el presupuesto de control ya sea capturado manualmente en el
sistema de ERP Construcción o generado por medio de la importación de presupuesto de Precios
Unitarios son las siguientes:
Modificar costos: Permite modificar el costo máximo para subcontrato y destajo sin
importar el contenido de la matriz de análisis.
Modificar cantidades a Pto Cerrado: Permite modificar las cantidades para subcontrato,
subcontrato de mano de obra y destajo, esto se llevará a cabo siempre y cuando tenga el
permiso
Ver matriz: Nos mostrara una ventana en la cual se visualizara como está integrado el
análisis de precio para el concepto seleccionado.
Guardar Matriz como…: Permite guardar la matriz con otro nombre del concepto.
Copiar los conceptos seleccionados a otro presupuesto: Permite copiar los conceptos
a otro presupuesto, siempre y cuando se encuentre activada la celda “Marca” en cada uno
de los conceptos.
Copiar todo el presupuesto a otro proyecto: Permite copiar todo el presupuesto a otro
proyecto, siempre y cuando se encuentre activada la celda “Marca” en cada uno de los
conceptos.
Participa: Esta opción indica los prototipos, contratos, contratos de mano de obra y las
estimaciones de destajista donde está participando el concepto seleccionado.
420
ERP Construcción
Para hacer esta modificación deberá activar la opción “Costo actual subcontrato”.
421
NEODATA 2009 Manual de Usuario
ACCESORIOS
Cuando en el presupuesto de control maneje viviendas podrá agregar accesorios al prototipo. Los
accesorios son algo extra que contendrá la casa y el cual aumentará el costo de la vivienda.
Antes de ligar accesorios a los prototipos deberá tener dado del alta lo siguiente:
1. En el catálogo de partidas deberá dar de alta los accesorios que pueda tener la casa.
422
ERP Construcción
423
NEODATA 2009 Manual de Usuario
6. En caso de ser vivienda y necesite controlar el concepto por una cantidad tope por casa,
en la ventana de asignación de conceptos podrán capturar la cantidad máxima del
concepto que se deberá destajear o subcontratar por cada ubicación-lote que se generé.
424
ERP Construcción
9. Al continuar con el proceso, se hará el re cálculo de los accesorios utilizados en los lotes.
Cuando usted calcule se actualizará la cantidad original y la cantidad de subcontratos
dependiendo de los accesorios asignados a Las ubicaciones.
NOTA: No olvide calcular la explosión de insumos para que pueda requerir y pagar los accesorios.
425
NEODATA 2009 Manual de Usuario
En las opciones de obra del detalle del proyecto se puede especificar que el presupuesto de
control se encuentra cerrado activando la opción agregar órdenes de cambio al presupuesto de
control.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
428
ERP Construcción
Ejemplo:
429
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Las cantidad original anterior, cantidad destajo anterior, cantidad subcontrato de MO anterior y
cantidad subcontrato anterior se actualizan de acuerdo a la reimportación.
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ERP Construcción
431
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Ejemplo 2:
432
ERP Construcción
El tope es de acuerdo a
la cantidad contratada o
Cantidad importada se
estimada antes de la
va a subcontrato
reimportación.
Sustituyendo la fórmula:
433
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Al hacer clic en aceptar deberá ver los mensajes de advertencia para consultar las inconsistencias
en el presupuesto de control y por lo tanto no se llevará a cabo la importación.
434
ERP Construcción
En las opciones de obra del detalle del proyecto se puede especificar que el presupuesto de
control se encuentra abierto activando la opción modificar presupuesto de control.
En un presupuesto de control abierto no existen órdenes de cambio, por lo cual podrá hacer las
modificaciones de los conceptos manualmente en cada una de las celdas correspondientes al
presupuesto. Para realizar modificaciones deberá tener activado en seguridad el permiso: Modificar
el presupuesto.
435
NEODATA 2009 Manual de Usuario
436
ERP Construcción
437
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Ejemplo:
438
ERP Construcción
439
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Al hacer clic en aceptar deberá ver los mensajes de advertencia para consultar las
inconsistencias en el presupuesto de control.
440
ERP Construcción
441
NEODATA 2009 Manual de Usuario
442
ERP Construcción
Descripción de campos:
Actualizar costo tope de compra con el costo calculado (No considera aditivas en costo):
Permite actualizar el costo tope que tendrán los insumos de acuerdo al costo calculado por la
explosión.
Calcular el programa de suministros: Permite calcular los suministros que se necesitarán por
periodo en la obra. Este cálculo se hace en base a lo capturado en el programa de obra, el
resultado de dicho cálculo se reflejará en la ventana de Programa de suministros.
Está opción permite explosionar todos los insumos que se requerirán en la obra de acuerdo a lo
establecido en el presupuesto de control. Para realizar el cálculo siga los siguientes pasos:
443
NEODATA 2009 Manual de Usuario
4. Al realizar este paso el sistema mandara un mensaje con los resultados del cálculo.
Para hacer un cálculo de suministros deberá controlar el proyecto por programa de obra con la
finalidad que explosione los insumos por periodo de acuerdo a lo calculado en el programa de
suministros. Para realizar el cálculo siga los siguientes pasos:
444
ERP Construcción
6. Al realizar este paso el sistema mandara un mensaje con los resultados del cálculo.
Está opción permite calcular el programa de suministros que se utilizará en la obra de acuerdo a lo
registrado en el programa de obra. Para realizar el cálculo siga los siguientes pasos:
445
NEODATA 2009 Manual de Usuario
6. Al realizar este paso el sistema mandara un mensaje con los resultados del cálculo.
446
ERP Construcción
Por medio de este catálogo podremos identificar el costo que tendrán los insumos pertenecientes a
determinado proyecto. En ocasiones los costos de los insumos en un proyecto pueden variar con
respecto a otro proyecto, aunque realmente sean los mismos insumos a utilizar en la realización de
las obras.
Proyecto
Moneda en la que está el presupuesto en P.U
Presupuesto de P.U
447
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de Campos:
1. Seleccione un proyecto.
2. Seleccione la moneda en la que se encuentra el presupuesto.
3. En caso que haya especificado la ruta de presupuesto en el detalle del proyecto asignara la
ruta del presupuesto al seleccionar el proyecto, de lo contrario en el campo de presupuesto
seleccione la ruta donde se encuentra almacenado el presupuesto.
4. Haga clic en Importar.
NOTA: Cuando se intente importar por primera vez un presupuesto el cuál se encuentra cerrado, el
sistema mandará un mensaje de validación donde indique que no se pueden generar órdenes de
cambio a un presupuesto vacío.
448
ERP Construcción
1. Seleccione el proyecto.
2. Seleccione la moneda en la que se encuentra el presupuesto.
3. En caso que haya especificado la ruta de presupuesto en el detalle del proyecto asignará la
ruta del presupuesto al seleccionar el proyecto, de lo contrario en el campo de presupuesto
seleccione la ruta donde se encuentra almacenado el presupuesto.
4. Cuando el presupuesto está cerrado la opción generar orden de cambio al presupuesto por
diferencia entre Pto de control Vs Pto de PU se activará en automático.
5. Haga clic en Importar.
449
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Al hacer la importación el sistema genera en automático una orden de cambio, la cual puede
consultar en el panel Presupuesto en la opción Órdenes de cambio del P.C.
NOTA: Las órdenes de cambio que se generan pueden ser negativas o positivas, según sea el
caso.
450
ERP Construcción
Reimportación de presupuesto
Al momento de reimportar un presupuesto se valida de que exista o que tenga cantidad él o los
conceptos ligados a un contrato y estimaciones.
El sistema manda un mensaje de advertencia con el listado de los conceptos que se encuentran en
este caso, e indica cuando la cantidad del concepto en PU es menor a la cantidad contrata +
cantidad estimada en destajos.
451
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Por medio de este catálogo podremos identificar el costo que tendrán los insumos pertenecientes a
determinado proyecto. En ocasiones los costos de los insumos en un proyecto pueden variar con
respecto a otro proyecto, aunque realmente sean los mismos insumos a utilizar en la realización de
las obras.
Proyecto
Insumo
Costo
452
ERP Construcción
Descripción de Campos:
Insumo: En esta campo se desplegara una ventana en la que mostrara el listado del catálogo de
Insumos del cual se tendrá que elegir uno o varios insumos que se desean llevar al catálogo de
Costos de insumos x Proyecto y que actualmente no está participando en el presupuesto. El dato
que se muestra en la celda es el código del insumo.
Descripción: Es el nombre del Insumo y este campo no es modificable.
Unidad: Es la unidad de medida del insumo, preferentemente la usada en compras y movimientos
de almacén.
Costo: Es el valor o el precio sin IVA, el cual aparecerá en Pedidos para el registros de compras
del insumo.
Participa: Nos indica si el insumo tiene participación dentro de algún concepto. Al oprimir doble clic
con el ratón, abrirá una ventana el cual mostrara un listado de los conceptos en donde participa
dicho insumo, este campo no es modificable.
Moneda: Es la moneda en la cual se realizara la compra para ese insumo. Este campo no es
modificable.
453
NEODATA 2009 Manual de Usuario
454
ERP Construcción
Campos requeridos:
Proyecto
Folio
Fecha
Razón
1. Seleccione un proyecto.
2. En el campo Folio oprima el botón Nuevo para generar un nuevo Folio, el cual se
incrementara automáticamente cada vez que se generen nuevas órdenes de cambio.
4. En el Campo Razón debe ingresar una descripción del motivo por el cual se está
realizando la orden de cambio. Este campo no puede permanecer vacio.
5. Una vez llenado estos datos oprima el botón Aplicar para habilitar los campos del grid, al
realizar esta acción nos mandara un mensaje de confirmación.
455
NEODATA 2009 Manual de Usuario
456
ERP Construcción
Catálogos de Insumos
En el catálogo de Insumos se incluye a todos los materiales y equipos que deban ser controlados
por el almacén. Este catálogo se llena automáticamente con los insumos del presupuesto cuando
se importa el proyecto de un presupuesto de PRECIOS UNITARIOS NEODATA, pero también
permite capturar los insumos manualmente.
Para obtener más información sobre el catálogo de Insumos consulte el capítulo # 5 Catálogos.
457
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Explosión de Insumos
La Explosión de Insumos incluye los insumos, la cantidad y el costo máximo de adquisición
autorizado de los insumos que participan en el presupuesto. Se usa principalmente en la
generación de requisiciones de materiales, a fin de controlar la cantidad requerida contra la
cantidad presupuestada. En el caso de pedidos se controla contra la cantidad tope.
458
ERP Construcción
Descripción de campos:
Cantidad Adicional. Es la cantidad extra del insumo. Este dato es agregado por medio de aditivas
o deductivas.
Traspasos Entrada. Es la cantidad total de unidades que han sido incluidas en traspasos de
entrada en almacén.
Traspasos Salida. Es la cantidad total de unidades que han sido incluidas en traspasos de salida
en almacén. Este campo reflejará cantidades negativas cuando la cantidad que ha salido del
almacén por traspasos sea mayor que la que ha entrado del mismo modo.
Salidas Multiproyecto. Indica las salidas de insumos del almacén hacia otros proyectos.
Por requerir. Es la cantidad que resta por requerir, obteniendo dicho resultado de la cantidad
original + cantidad adicional – cantidad requerida - cantidad traspaso de entrada + cantidad
traspaso de salida – cantidad facturada sin pedido – cantidad entradas multiproyecto + cantidad
salidas multiproyecto.
Cantidad Pedida. Es la cantidad de unidades que han sido incluidas cada vez que se genera un
pedido.
Por pedir. Es la cantidad faltante por pedir, de acuerdo con la cantidad requerida.
459
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Costo tope compra. Esta opción sirve para topar el costo del insumo en los pedidos y evitar pedir
el insumo a un costo mayor que el costo tope.
Topar cantidad. Esta opción sirve para topar la cantidad de insumo en las requisiciones y evitar
requerir más de la cantidad tope que se tiene programada.
Topar precio. Es el precio máximo que se pagará por dicho insumo, por lo tanto si se activa esta
opción no permitirá pagar más del precio que tiene el insumo.
Bloquear. Si marca esta columna evita que este insumo sea requerido y por lo tanto afectará a los
procesos posteriores.
No actualizar precio en el cálculo. Cuando se encuentra activada esta opción indicará que los
insumos no modificarán su costo aunque se tenga marcada la opción de actualizar costo tope de
compra al momento de hacer el cálculo de la explosión.
Es subinsumo. Este campo determina que el insumo debe estar ligado a un insumo padre.
Cantidad facturada sin pedido. Es la cantidad de unidades del insumo que se han facturado por
medio de una factura sin pedido.
Cantidad facturada con pedido. Es la cantidad de unidades del insumo que se han facturado con
base a un pedido.
Cantidad entradas con pedido. Es la cantidad de unidades del insumo que han entrado al
almacén con base a un pedido.
Cantidad entradas con facturas. Es la cantidad de unidades del insumo que han entrado al
almacén con base a una factura sin pedido.
Cantidad inventario inicial. Es la cantidad de unidades del insumo que se tiene en el almacén al
comienzo de la obra.
Costo inventario inicial. Es el costo de unidades del insumo que se tiene en el almacén al
comienzo de la obra.
460
ERP Construcción
Cuando es necesario incrementar o reducir la cantidad a requerir de un insumo de modo que sea
diferente a la del presupuesto original, se emplea una aditiva o deductiva a la explosión de
insumos la cual permite controlar las variaciones de las cantidades y costos a ejecutar contra el
presupuesto original.
Para abrir la ventana de Aditivas a la explosión de insumos haga clic en el panel presupuesto y
seleccione la opción Aditivas.
Una aditiva puede ser positiva o negativa, cuando se incrementa la cantidad original a ejecutar
es una aditiva positiva y cuando la cantidad original a ejecutar disminuye es una deductiva.
Para capturar una aditiva una vez dentro de la ventana seleccione el proyecto y asigné un nuevo
folio, es indispensable que agregue un comentario sobre la aditiva y haga clic en aceptar.
Ahora seleccione el (los) insumo(s) a afectar e indique las cantidades en que se afectará. Capture
cantidades positivas para una afectación aditiva y negativas para una afectación deductiva.
461
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Conceptos
Los conceptos son aquellas actividades que se llevaran a cabo para la ejecución física de una obra
o proyecto. Dichos conceptos pueden ser llevados a cabo por personal propio de la empresa
(Destajo) o por personas ajenas a ella (Subcontrato).
Proyecto
Concepto
Descripción Larga
Descripción
Moneda
Cuenta Subcontrato
Unidad
462
ERP Construcción
Descripción de Campos:
Proyecto: Es la clave o código del proyecto al cual tendrá participación determinado concepto.
Concepto: Es el código al cual estará identificado determinado concepto.
Descripción larga: Es la descripción detallada del concepto.
Descripción: Es el nombre el cual se identifican a los conceptos.
Destajo: Es el código con el cual el concepto que será identificado como Destajo. Este campo no
es modificable.
Descripción del destajo: Es el nombre del insumo Destajo, el cual es creado cuando un concepto
contiene un análisis de precio. Este campo no es modificable.
Cuenta subcontrato: Es la cuenta contable asignada al concepto, la cual será afectada en la
generación de pólizas contables cuando se autoricen las estimaciones. Si es conveniente se puede
modificar de cuenta contable.
Cuenta destajo: Es la cuenta contable asignada al concepto de destajo, la cual será afectada en la
generación de pólizas contables cuando se autoricen las estimaciones. Si es conveniente se puede
modificar de cuenta contable.
Unidad: Es la unidad de medida del concepto, preferentemente la usada en contratos y
estimaciones dentro del sistema.
Costo máximo del subcontrato: Es el valor o precio máximo en el que se puede contratar el
concepto, el cual incluye costos de materiales, mano de obra, equipos, etc.; dependiendo de los
insumos que integren el análisis de precio. El dato es calculado del análisis que integra al concepto
por lo tanto no es posible modificar este campo.
Costo máximo del destajo: Es el valor o precio máximo en el que se puede contratar la mano de
obra del concepto. El dato es calculado del análisis que integra al concepto por lo tanto no es
posible modificar este campo.
463
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Menú contextual
En el menú contextual de dicho catálogo existe la opción Guardar matriz como, en la cual podrá
guardar el concepto con diferente código y modificar su respectivo análisis. Para generar un
concepto nuevo a partir de uno existente realice los siguientes pasos:
464
ERP Construcción
Aditivas
Cuando es necesario incrementar la cantidad o el precio al de un insumo de tal forma que sea
diferente a la del presupuesto original, se emplean las Aditivas a la explosión de insumos, del
mismo modo si se desea realizar un decremento tanto la cantidad como el precio, se debe realizar
una Aditiva negativa.
Proyecto
Folio
Comentario
Fecha
465
NEODATA 2009 Manual de Usuario
466
ERP Construcción
Tipos de Insumo
Los tipos de insumos sirven para agrupar a los insumos que participan en el Presupuesto de
Control y/o Explosión de Insumos que se manejarán en NEODATA ERP PYME. En este catálogo
se incluyen todos los tipos de insumos que participan en el presupuesto y que se diferenciaran
sobre los demás, así como identificarlos en la participación de ciertos movimientos dentro del
sistema, como es en el control de almacén, subcontratos, entre otros.
467
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Descripción de campos:
Tipo: Es la clave que identifica al tipo de insumo tanto en el presupuesto como en la Explosión de
Insumos. Este tipo es el que se le asignara a cada uno de los insumos para su participación dentro
del sistema.
Descripción: Es el nombre que se le asignara al tipo de insumo y el cual será identificado dentro
del sistema.
Inventariable: En esta casilla se marcara cuando el tipo de insumo va a ser controlado por
Almacén.
Es MO: En esta casilla se indicara el tipo de insumo que va a ser identificado como Mano de Obra
en la matriz del concepto.
Es Destajo: En esta casilla marcara cuando se identificara a determinado tipo de insumo como
Destajo. El destajo se toma en base a la columna destajo q se encuentra en el presupuesto, si la
matriz contiene mano de obra, el sistema generará un insumo llamado destajo al realizar el cálculo
de la Explosión.
Es subcontrato: En esta casilla será identificada para los tipos de insumos que serán
subcontratados, esto es para la elaboración de Contratos de obra.
Es Administrativo: Los insumos identificados con este tipo, serán contemplados como
Administrativos (Papelería, Luz, Teléfono entre otros gastos de Oficinas Centrales).
No mostrar en Fac. sin ped.: Los insumos identificados con este parámetro no se mostrarán al
momento de hacer una factura sin pedido.
468
ERP Construcción
Proyectos
En este catálogo deberá agregar las obras ó proyectos en ejecución, preferentemente antes de
que den comienzo para así establecer un control de las mismas desde el inicio y poder ligarle el
archivo de PRECIOS UNITARIOS que va ser la base a controlar.
Para obtener más información sobre el catálogo de Proyectos consulte el capítulo # 5 Catálogos.
Unidades de Negocio
Las unidades de negocio son estructuras administrativas de una empresa cuyo objetivo es el de
medir y comparar la rentabilidad de un proyecto para efectos de mayor control.
En este catálogo se podrán de alta todas aquellas unidades de negocio que participarán en la
empresa y el cual deberá estar ligado en un proyecto.
Para obtener más información sobre el catálogo de unidades de Negocio consulte el capítulo # 5
Catálogos.
Ubicaciones
Los centros de costo son áreas de administración o de control dentro de la obra, puede
corresponder a la distribución física de las tareas dentro de la obra (etapas, sectores o frentes) o a
la delegación de responsabilidades (residencias o contratos).
Para obtener más información sobre el catálogo de partidas consulte el capítulo # 5 Catálogos.
Partidas
En este catálogo se capturarán las partidas y subpartidas para vincularlas con los conceptos en la
captura de presupuesto de control y para los centros de costos.
Para obtener más información sobre el catálogo de partidas consulte el capítulo # 5 Catálogos.
Prototipos
Los prototipos son modelos de viviendas los cuales están integrados por un cierto número de
conceptos. En caso de controlar por prototipo deberá tener activada la opción “Controlar
estimaciones y salidas de almacén por prototipo” que se encuentra en opciones de obra en el
detalle de proyecto.
Para obtener más información sobre el catálogo de prototipos consulte el capítulo # 5 Catálogos.
469
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Programa de Obra
Esta ventana sirve para llevar un mejor control en la obra, ya que se necesita ir evaluando por
periodos.
Descripción de Campos:
470
ERP Construcción
Para trabajar con el programa de obra deberá asignar las siguientes opciones antes de empezar a
trabajar:
1. En opciones de programa de obra del detalle del proyecto, deberá seleccionar la opción
“Controlar por programa de obra”.
2. Deberá configurar la periodicidad en que se estará trabajando el programa de obra, en
caso de seleccionar semanal deberá seleccionar el tipo de semana laboral en que se
trabajará.
3. Determine si permitirá modificar el programa de obra.
471
NEODATA 2009 Manual de Usuario
En esta ventana cuenta con un menú contextual que le facilitará la captura del programa de obra.
Para seleccionar una opción haga clic derecho sobre el concepto:
472
ERP Construcción
Programa de Suministros
Esta ventana sirve para llevar un mejor control de los insumos en la obra, el cual indica los insumos
que necesitará en cada uno de los periodos que conforman la obra. Es importante aclarar que esta
ventana funcionará correctamente si el proyecto está controlado por programa de obra.
Descripción de Campos:
Nombre Tipo. Indica el nombre que representa el tipo al cual pertenece el insumo.
Periodo “n”: Es el número de periodos con los que se estará trabajando en la obra de acuerdo al
programa de obra capturado. En este campo se reflejan las cantidades que se capturarán del
insumo en cada uno de los periodos de la obra.
473
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para trabajar con el programa de suministro deberá asignar las siguientes opciones antes de
empezar a trabajar:
474
ERP Construcción
Para entender sobre los cálculos de los insumos se explicará con un proyecto que tiene
dos conceptos:
1. En primer lugar el proyecto deberá estar configurado para controlar por programa de obra.
2. En la ventana de programa de obra, deberá capturar los avances que se deberán realizar
por periodo en la obra. Para el siguiente ejemplo; sólo se capturarán los tres primeros
periodos del concepto Trazo y nivelación con equipo topográfico.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
2. Analizando el concepto Trazo y nivelación con equipo topográfico podemos observar que
se utilizarán 0.0200 kg de varilla por cada m² de trazo y nivelación.
FORMULA SUSTITUCION
Cantidad tope= cantidad del insumo en Cantidad tope= 0.0200 * (1200 +0)
matriz * (Cantidad destajo + Cantidad
subcontrato MO)
Cantidad tope= 24
NOTA: Es importante aclarar que esta fórmula la deberá realizar por cada concepto del
presupuesto donde este participando el insumo.
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ERP Construcción
6. El siguiente cálculo es conocer los suministros que se necesitarán por periodo de acuerdo
al programa de obra.
NOTA: Es importante aclarar que esta fórmula la deberá realizar por cada concepto del
presupuesto donde este participando el insumo.
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1 100 2
2 200 4
3 100 2
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Descripción de Campos:
Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se está realizando la obra y en el cual capturará el
avance físico que se ha tenido de acuerdo a la ejecución de las tareas asignadas.
Ubicación: Es la ubicación o lugar donde se realizó el avance.
Partida: Es el código de la partida donde pertenece el concepto.
Renglón: Es el número de renglón al que pertenece el concepto, los conceptos pueden repetirse
pero el número de renglón es único.
Contratista. Es el código del contratista que se encargará de la ejecución de la tarea, para ello
deberá generar un contrato para asignar los conceptos que realizará en la obra.
Destajista. Es el código del destajista que se encargará de la ejecución de la tarea, para ello
deberá asignar los conceptos que realizará el destajista en la ventana conceptos por destajista.
Anterior. Es la sumatoria del avance realizado durante las semanas anteriores a la actual.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
1. Seleccione el proyecto.
3. Seleccione el año y el número de semana en que registrará su avance, recuerde que esto
dependerá del periodo establecido para el programa de obra.
4. Los conceptos que se mostrarán en pantalla son los que se encuentran registrados en el
presupuesto de control y también dependerá de la opción “Filtrar solo pendientes de
aplicar”.
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ERP Construcción
Anterior. Es la sumatoria del avance realizado durante las semanas anteriores a la actual.
NOTA: En el avance físico, el Contratista que será asignado al concepto topará contra el contrato,
mientras que el Destajista topará contra el presupuesto.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Menú contextual
En la ventana de avance físico podrá desplegar el menú contextual cuando se posicione en algún
concepto y haga clic derecho sobre éste. Las opciones que mostrará el menú son las siguientes:
Marcar todo. Con esta opción podrá marcar todos los conceptos que aparezcan en la
ventana de avance físico, con la finalidad de asignar cantidades a los conceptos. Al
seleccionar esta opción, se activará el check de la columna “M” para todos los conceptos.
Desmarcar todo. Con esta opción podrá desmarcar todos los conceptos que aparezcan
como marcados en la ventana de avance físico.
Marcar seleccionados. Con esta opción podrá marcar todos los conceptos que
únicamente se encuentren seleccionados en la ventana de avance físico, con la finalidad
de asignar cantidades a los conceptos. Al seleccionar esta opción, se activará el check de
la columna “M” para los conceptos seleccionados.
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ERP Construcción
Descripción de Campos:
Proyecto: Es el nombre del proyecto donde se está realizando la obra y en el cual capturará el
avance físico que se ha tenido de acuerdo a la ejecución de las tareas asignadas.
Folio: Es el número de folio con el cual se registra el avance físico por partida.
Fecha: Es la fecha en que se registra el avance físico por partida.
Partida: Es el código de la partida donde pertenece el concepto.
Acumulado. Es el total de avance acumulado en la obra.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para capturar el avance físico por partida realice los siguientes pasos:
1. Seleccione el proyecto.
3. Seleccione la fecha en que registrará el avance de la obra, recuerde que esto dependerá
del periodo establecido para el programa de obra.
4. Las partidas que se mostrarán en pantalla son los que se encuentran registrados en el
presupuesto.
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ERP Construcción
CAPITULO 11
Contratos
Un contrato es la asignación de trabajo a una persona física o moral que está registrada en el
catálogo de Contratistas, a la cual se le otorga uno o más conceptos del presupuesto para su
ejecución. Estos contratos son documentos legales formales con cláusulas de compromiso y
penalización. Pueden referirse a la ejecución íntegra del concepto o solo a la mano de obra que
participa en el mismo. Sea cual sea el caso, deben capturarse los contratos para controlar cuales
conceptos han sido asignados y están pendientes de estimar.
Contratos
Estimaciones Destajistas
Ordenes de cambio
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Contratistas
Los contratistas son aquellas personas o empresas que se encargan de la ejecución física de las
obras a cambio de una remuneración y estas personas no forman parte de la empresa.
Contratista
Razón Social
Proveedor
Ciudad
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Descripción de Campos:
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Fecha escritura del representante: Es la fecha en que tiene la escritura del representante.
Notario del representante: Es el nombre del notario que lleva los aspectos legales del
representante.
Número de notaria: Es la notaria donde se están llevando a cabo los aspectos legales.
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ERP Construcción
Contratos
En esta ventana podrá registrar los contratos celebrados entre los contratistas, en el cual se
indicara la cantidad y costo de los conceptos que deberá realizar, así como deberá especificar si
en el contrato requiere un anticipo y el monto pactado como fondo de garantía en caso de que no
se realicen bien las actividades o trabajos contratados.
Para visualizar la ventana de Contratos:
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8. Una vez llenado estos datos, oprima el botón Aplicar para habilitar los campos del grid. Al
realizar esta acción nos mandara un mensaje de confirmación.
9. Al oprimir Sí deberá capturar la Partida y renglón de los conceptos que desea contratar.
Si necesita capturar anticipo, fondo de garantía o algún otro dato adicional al contrato lo podrá
hacer al oprimir el botón Complementarios. En esta ventana los datos adicionales están
agrupados en 5 apartados los cuales son:
1. Datos generales
Código auxiliar: Es la identificación alterna hacia su contrato, diferente a la del folio que
genera el sistema.
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ERP Construcción
Días de prorroga: Son los días adicionales para concluir las actividades, es en base a la
fecha final de conclusión de actividades.
Autorizado: Cuando se encuentra activado esta opción indica que el contrato se encuentra
autorizado y por consiguiente podrá generar estimaciones.
Cancelado: Cuando se encuentra activado esta opción indica que el contrato se encuentra
cancelado por lo tanto no se podrán generar estimaciones ni facturas.
Importe del contrato (sin IVA): Indica el monto total del contrato sin incluir algún IVA. Este
campo no es modificable.
2. Importes
En la ficha de importe podrá capturar el anticipo y el fondo de garantía que se calculará en
base al importe del contrato.
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ERP Construcción
3. Documentos legales
En esta ventana se podrán dar de alta todos los documentos legales que se tuvieron que
realizar para celebrar el contrato.
Folio del documento legal: Es el campo donde se puede indicar el folio con el que cuente
el documento legal que ampare el Contrato.
Fianza de anticipo: En este campo se debe indicar el número del documento que ampara
la Fianza de Anticipo que se estipulara en el contrato.
Fianza de garantía: En este campo se indicara el número del folio para la fianza de
Garantía, con el fin de hacer un compromiso del cumplimiento de los trabajos dictados en
el contrato.
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Cláusulas del contrato: Se capturar o pegar de otro documento las cláusulas del
contrato más representativas o de mayor interés.
5. Datos adicionales
Objeto del contrato: Es el motivo por el cual se da la prórroga ó algún otro comentario que
se tenga sobre el contrato.
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ERP Construcción
Área: En este campo se captura a que área pertenece el contrato que se está
estableciendo, es tipo alfanumérico, se imprimí en contratos.
Frente: En este campo se captura a que frente o tramo pertenece el contrato que se está
Estableciendo, es tipo alfanumérico, se imprimí en contratos.
Prototipo: En este campo se captura el o los prototipos pertenece los conceptos del
contrato que se está estableciendo, es tipo alfanumérico, se imprime en contratos.
6. Plantillas
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
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ERP Construcción
Cabe mencionar que en la carpeta que seleccionó en herramientas/opciones para almacenar los
contratos, se crearan carpetas al momento de generar el primer contrato con el objetivo de
clasificarlos por proyecto y por contrato.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
8. Al oprimir Sí deberá capturar la Partida y renglón de los conceptos que desea contratar de
mano de obra.
9. Por último indique la cantidad y el costo de las actividades a contratar.
Si necesita capturar anticipo, fondo de garantía o algún otro dato adicional al contrato lo podrá
hacer al oprimir el botón Complementarios.
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ERP Construcción
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Estimaciones de Contratos
Dentro del sistema de NEODATA ERP, se les denomina estimaciones a los pagos que se hacen a
los contratistas por los conceptos del presupuesto que han ejecutado.
Para pagar a un contratista el volumen de actividades ejecutadas NEODATA ERP incluye la
captura de estimaciones. En esta captura se incluye el contrato, así como los conceptos, costos y
cantidades a ejecutar para registrar el pago y avance de la obra.
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ERP Construcción
1. Antes de que genere la estimación debe verificar que el contrato este autorizado.
2. Posteriormente indique el Proyecto al cual pertenece el Subcontrato.
3. Del mismo modo, elija el Contratista el cual llevo a cabo la realización de las actividades.
4. Seleccione el subcontrato al cual generará las estimaciones.
5. Oprima el botón Nuevo folio para asignarle un folio al Subcontrato.
6. Indique la Fecha Inicial y Final, la cual identifica el periodo que se abarco para llevar a cabo
las actividades subcontratadas.
7. Capture la Fecha en la que se está registrando la estimación dentro del sistema.
8. Automáticamente el sistema le mostrara en el grid de datos, los conceptos que integran el
Subcontrato, lo que procede es ingresar la cantidad de avance por cada estimación; esto
desde el campo cantidad. Al ingresar la cantidad, se abrirá la siguiente ventana donde
indicará la cantidad en base a unidad de concepto que se realizo en determinada
ubicación. Oprima Aceptar para volver a la pantalla inicial de captura de estimación.
10. En el campo Monto IVA, se mostrara el equivalente de IVA para la estimación, el cual se
específico en el contrato.
11. El campo Monto Fondo Garantía, nos indicara el equivalente de retención de Fondo de
Garantía para la estimación, el cual se específico en el contrato.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
12. El campo Dev. Fondo de Garantía, es editable en el cual puede capturar el monto que va a
devolver por concepto de Fondo de Garantía al subcontratista.
14. Si es necesario modificar algunas de las retenciones o aplicar algún descuento deberá dar
clic en el botón Retenciones y descuentos. En esta ventana podrá modificar la retención a
anticipo y fondo de garantía. Estos montos propuestos se verán reflejados al momento de
generar la factura.
15. En caso de que la estimación cuente con algún descuento, deberá asignar la cuenta en el
catálogo de descuentos para estimaciones ubicado en el administrador de catálogos.
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ERP Construcción
17. Cuando termine la captura de la estimación oprima el botón Aceptar, el cual le mostrará un
mensaje de confirmación:
18. Si oprime Si, la estimación quedara almacenada dentro de la base de datos de lo contrario,
si se oprime No; el sistema descartara estos movimientos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
En esta pantalla se darán de alta las plantillas de contratos que el sistema reemplacé las variables
por los datos introducidos.
Usted podrá realizar el formato del contrato, el cual debe de agregar ciertas variables a la plantilla
las cuales se encuentran en un documento .HTML y lo podrá observar al dar clic en el botón Ver
campos para la plantilla.
Para agregar una platilla capture el código de la plantilla, descripción y agregue las plantillas que
se mostrarán en complementarios de contratos.
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ERP Construcción
Los conceptos por destajistas son aquellos en los cuales en su análisis de precio está integrado
por cualquier categoría de mano de obra. El sistema genera un insumo llamado Destajo, en el que
se desprende solamente el costo que se pagara a las categorías de mano de obra por la
realización de las actividades en las que intervienen y otro insumo llamado SUB MO cuando se
subcontrata mano de obra.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
3. Colóquese en la columna Concepto del grid de datos, se abrirá una ventana mostrándole el
listado de conceptos considerados en su Presupuesto de Control. Cabe señalar que
únicamente le mostrara los conceptos con la misma moneda a los que corresponde su
Destajista y que sean conceptos de destajo.
4. Elija del listado los conceptos que llevara a cabo su Destajista previamente elegido. Esto
permitirá realizar las estimaciones sobre los conceptos.
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ERP Construcción
4. Colóquese en la columna Concepto del grid de datos, se abrirá una ventana mostrándole el
listado de conceptos considerados en su Presupuesto de Control. Cabe señalar que
únicamente le mostrara los conceptos con la misma moneda a los que corresponde su
Destajista y que sean conceptos de destajo.
5. Elija del listado los conceptos que llevara a cabo su Destajista previamente elegido. Esto
permitirá realizar las estimaciones sobre los conceptos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Capturar Estimaciones
A diferencia de la captura de Estimaciones a Contratistas, la captura de Estimaciones a Destajista
solo permitirá capturar el avance de obra por concepto, pero con la característica de que no incluirá
suministro de materiales; sino únicamente el cargo por mano de obra. Sin la necesidad de contar
con un Contrato previo para la generación de Estimaciones.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Autorizar Contratos
En esta ventana podrá autorizar contratos para generar las estimaciones realizadas de los
contratistas, de igual manera podrá desautorizar los contratos cuando se necesiten hacer
pequeñas modificaciones.
Otra de las funciones de esta ventana es para consultar los contratos realizados en el sistema de
acuerdo a los filtros establecidos en la ventana.
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ERP Construcción
Autorizar estimaciones
En esta ventana podrá asignar visto buenos y autorizar estimaciones de subcontrato y destajo para
generar las facturas correspondientes a la estimación, de igual manera podrá desautorizar las
estimaciones cuando se necesiten hacer pequeñas modificaciones. Para realizar facturas es
necesario que por lo menos tenga la opción de autorizado
Otra de las funciones de esta ventana es para consultar las estimaciones realizadas en el sistema
de acuerdo a los filtros establecidos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
5. Si desea imprimir la estimación o estado de cuenta, deberá hacer clic derecho sobre la
estimación y del menú contextual seleccione el reporte a imprimir.
NOTA: Las estimaciones de destajo se podrán identificar en esta ventana por qué no generan
contrato y sus registros están de un tono de azul más fuerte.
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ERP Construcción
NOTA: Las estimaciones de destajo se podrán identificar en esta ventana por qué no generan
contrato y sus registros están de un tono de azul más fuerte.
En esta ventana se agregó en el menú contextual la opción “Retenciones”, con la finalidad que se
puedan consultar las retenciones y descuentos que tiene la estimación que se va a autorizar.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
CAPITULO 12
Almacén
Una parte primordial del control de obra es evitar las pérdidas causadas por la fuga de materiales y
el saqueo en pequeña escala del lugar de la obra. La mejor forma de evitar estos problemas es un
correcto control del material que se requiere en obra y del material que se entrega para la
ejecución de los trabajos, conociendo que material se entrega, a quién y para que trabajo.
NEODATA ERP Construcción permite realizar este control a través de documentos como
entradas y salidas de almacén, traspasos entre almacenes, devoluciones a proveedores y
recuperación de materiales del lugar de la obra.
Existencia en almacén
Salidas de Almacén
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
1. Identifique el pedido al cual desea realizar la entrada a almacén, para ello marque en la
casilla correspondiente a alguno de los filtros de búsqueda:
a. Por rango de fechas: indique la fecha inicial y final, la cual mostrará los Pedidos que
estén dentro de ese rango.
b. Por proyecto: Seleccione el proyecto determinado en el cual se realizo el pedido.
c. Por proveedor: puede indicar a un proveedor en específico para visualizar los
pedidos que se le han hecho.
2. Cabe mencionar que puede combinar los filtros de búsqueda y hacer búsquedas mas
especificas de los pedidos que desea registrar una entrada a almacén.
3. Cuando haya elegido sus opciones de búsqueda, oprima Aplicar y en el grid le arrojará los
resultados de la búsqueda.
4. Identifique el pedido al cual se le hará la entrada, posteriormente tendrá que ingresar al
detalle de ese pedido, para ello hay dos maneras de entrar:
6. En esta ventana mostrara el Proyecto donde se realizo el pedido, indique el tipo de entrada
que va a realizar.
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ERP Construcción
8. El sistema propondrá una fecha para el registro del movimiento, aunque este dato se
puede modificar. Indique la fecha que sea conveniente en el campo Fecha.
10. En la casilla Observación almacenista puede indicar alguna observación, que por lo regular
son especificaciones que el almacenista capturara.
11. Si marca la casilla Imprimir nota de entrada, le mostrara el reporte correspondiente; con los
datos, insumos y características que adiciono en la captura de este movimiento.
12. Oprima Generar entrada para que su movimiento de entrada quede registrado.
Mostrándole un mensaje con el resultado de su entrada:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
13. El sistema generara una póliza contable, la cual se mostrara de la siguiente forma:
Al oprimir Salir, le mostrara la ventana para elección de su archivo RPX para la impresión del
reporte de Nota de Entrada a Almacén:
Elija el archivo con extensión RPX y oprima el botón Aceptar para visualizar el reporte
elegido.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
1. Identifique la factura a la cual desea realizar la entrada a almacén, para ello marque en la
casilla correspondiente a alguno de los filtros de búsqueda:
a. Por rango de fechas: indique la fecha inicial y final, la cual mostrara las facturas sin
pedido que estén dentro de ese rango.
b. Por proyecto: Seleccione el proyecto determinado en el cual se realizo la factura sin
pedido.
c. Por proveedor: puede indicar a un proveedor en específico para visualizar las
facturas que se le han hecho.
2. Al elegir su búsqueda, oprima el botón Aplicar para que se le muestren los resultados de
los filtros de búsqueda.
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ERP Construcción
12. Oprima salir y se mostrará un mensaje informativo que le indicara el folio generado para su
entrada:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
13. Al oprimir el botón Aceptar se mostrara la ventana que le indicara el reporte a imprimir:
14. Elija el reporte Notas de entrada de almacén y oprima aceptar, inmediatamente le mostrara
el reporte seleccionado.
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ERP Construcción
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Consulta de entradas
En esta ventana podrá consultar las entradas de materiales que se han registrado en el almacén
en base a pedidos o facturas sin pedido, en esta misma ventana le da la oportunidad de cancelar la
entrada cuando esta haya sido registrada incorrectamente.
5. Los datos que puede modificar dentro del grid son: Cantidad y Cantidad devolución. Este
último es para indicar la cantidad del insumo que se devolverá al proveedor, por algún fallo
o material en mal estado. Recuerde que las entradas por factura de proveedor no podrán
ser modificadas.
6. Puede agregar alguna observación que haga referencia a la entrada de Almacén, la cual
servirá de información para el almacenista o los responsables de controlar el almacén.
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ERP Construcción
7. Si realizo alguna modificación, oprima el botón Regenera entrada para que su movimiento
quede registrado. Posteriormente se mostrara la ventana del movimiento contable que se
generó:
8. Haga clic en imprimir nota de entrada en caso de que quiera ver impreso su reporte.
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Devoluciones de materiales
Dentro de esta misma ventana, será posible realizar Devoluciones hacia los proveedores; ya sea
por entrega de materiales defectuosos o materiales no solicitados en algún pedido, permitiendo
regenerar la póliza de entradas con los cambios realizados. Para hacer este procedimiento:
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ERP Construcción
Salidas de almacén
Por medio de esta opción podrá surtir de materiales a su contratista, para cubrir las necesidades
en la realización de algún concepto en el proyecto. El sistema validara que los insumos que se
surtirán, correspondan al concepto que se elija. Solo se mostraran aquellos insumos que no estén
marcados en el análisis de precio, como Salida por Paquete. El sistema permite marcar que se
permita incluir en la salida insumos que participen en un paquete o kit, si tiene el permiso para
hacerlo.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
12. Si oprime el botón Observaciones se abrirá una pequeña ventana en donde puede
ingresar algún comentario a este movimiento, referente a algún manejo especial de los
materiales o cualquier nota adicional.
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ERP Construcción
13. Si marca la casilla Imprimir nota de salida, le mostrara el reporte correspondiente con los
datos, insumos y características que adiciono en la captura de este movimiento.
14. Oprima Generar salida para que su movimiento de salida quede registrado.
Posteriormente se mostrara un cuadro de dialogo en el que le indicara el folio para su
movimiento:
15. Al oprimir el botón Aceptar se mostrara una pequeña ventana en donde se debe elegir el
reporte para la impresión del reporte correspondiente:
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Recuperación de materiales
La recuperación de materiales se lleva a cabo cuando los insumos que salieron del almacén no se
utilizaron en la obra y por lo tanto se tienen que regresar, para ello se deberá registrar en el mismo
día en que se realizó la salida.
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Para generarse la salida dependerá del análisis de precio que tenga el concepto, ya que se podrá
dar salida por el número de insumos que estén marcados como salida por paquete.
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Para generar una salida de almacén por kit realice los siguientes pasos:
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11. Oprima Generar salida para que su movimiento de salida quede registrado. Se mostrara
un cuadro de dialogo en el que le indicara el folio para su movimiento:
12. Al oprimir el botón Aceptar se mostrara una pequeña ventana en donde se debe elegir el
reporte para la impresión del reporte correspondiente:
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10. Si marca la casilla Imprimir traspaso, le mostrara el reporte correspondiente; con los datos
de los insumos y características que adiciono en la captura de este movimiento.
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11. Oprima Generar traspaso para que su movimiento de traspaso quede registrado.
Posteriormente se mostrara la ventana con la generación del movimiento contable de este
movimiento:
12. Al oprimir el botón Aceptar aparecerá la ventana para la elección del archivo RPX para la
impresión del reporte correspondiente:
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
También puede realizar un Cálculo total de almacén que le permitirá hacer el re cálculo del
almacén a partir de su primer movimiento.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Nota: Este tema va ligado con el tipo de generación de Pólizas, definida en el Detalle del Proyecto.
Para más información consulte el capítulo # 5 Catálogos.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
5. Al hacer clic en la opción pólizas por movimiento, mostrará los movimientos realizados
en almacén, para ello deberá seleccionar el proyecto e indicar el tipo de consulta que
desea realizar (Entrada, Salida o Traspaso), posteriormente haga clic en Aplicar.
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ERP Construcción
En esta ventana podrá regenerar las pólizas pendientes en el sistema. Para ello deberá
realizar lo siguiente:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
3. Si desea consultar las pólizas pendientes por regenerar haga clic en el link Ver pólizas
pendientes.
4. El sistema le mostrará las pólizas pendientes por regenerar del mes contable local actual
siempre y cuando esté activada la opción de “Ver solamente pólizas del mes contable local
actual”.
5. Si desea regenerar las pólizas, bastará que haga clic en el botón Regenerar pólizas.
En esta ventana podrá desvincular las pólizas de acuerdo al tipo de póliza de movimiento
existente y cancelar en automático las pólizas generadas en sistema, con la finalidad de
cambiar el tipo de póliza de salida en almacén y volverlas a regenerar.
Es importante aclarar que no es recomendable desvincular y cancelar más de una vez ya que
este proceso afecta contablemente en el sistema.
Este proceso se hizo en especial para las empresas que se equivocan al elegir el tipo de salida
adecuado. Para realizar lo anterior siga los siguientes pasos:
1. Seleccione el Proyecto en el que se desvinculará las pólizas.
2. En caso de haber cambiado el tipo de póliza de almacén tendrá que desvincular las pólizas
que se generaron con el tipo de póliza anterior, para ello bastará con hacer un clic en
Desvincular y cancelar pólizas generadas para que genere el nuevo tipo de póliza al
hacer movimientos de salida. Es importante aclarar que ésta desvinculación afectará solo a
las pólizas del mes contable actual y el sistema notificará el número de movimientos
desvinculados.
3. Posteriormente genere las pólizas con el nuevo tipo de movimiento.
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ERP Construcción
Está opción es para regenerar las pólizas pendientes de todo los proyectos siempre y cuando se
encuentren en el mismo mes contable.
Nota: En esta ventana solo mostrará los proyectos que tengan pólizas pendientes por regenerar.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Esta ventana es de gran utilidad, ya que permite regenerar las pólizas pendientes de varios
proyectos. En ella solo indicará los proyectos que tiene pólizas pendientes por regenerar, en la
columna Pólizas pendientes del mes contable actual indicará las pólizas pendientes de
regenerar de acuerdo al mes contable en el que se esté trabajando, la columna pólizas
pendientes totales indicará el total de pólizas pendientes por regenerar en todo el proyecto (está
columna contabiliza las pólizas pendientes del mes contable actual y las pólizas que se encuentran
en otro mes contable), y la columna Fecha de cierre de contabilidad es solo informativa al
usuario para indicarle la fecha en la cual no podrá hacer pólizas. Para generar las pólizas
pendientes realice los siguientes pasos:
Al hacer clic en la opción Consultar pólizas por movimiento, mostrará los movimientos
realizados en almacén, para ello deberá seleccionar el proyecto e indicar el tipo de consulta que
desea realizar (Entrada, Salida o Traspaso), posteriormente haga clic en Aplicar.
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ERP Construcción
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Aquí podrá capturar el saldo inicial del almacén, ya sea por sobrantes de otros proyectos o por
adquisiciones anticipadas de materiales fuera de presupuesto. Esto es muy importante porque
puede comenzar operaciones y tendrá existencias en el almacén para realizar movimientos en él.
Si la operatividad del proyecto está ligada a contabilidad, se generarán pólizas desde el inicio de
las actividades.
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ERP Construcción
3. Si se elige pegar desde un documento de Excel podrá agregar los insumos pegados en la
Explosión de insumos activando la casilla de verificación “Al pegar de Excel agregar
insumos en automático a la Explosión de insumos”.
4. Solo estarán habilitadas las columnas de Cantidad inicial y Costo inicial, los cuales deben
ser alimentados para los insumos que participaran en el inventario inicial.
5. Oprima el botón Aplicar para que el inventario inicial quede registrado. Enseguida
aparecerá un mensaje que le indicara el resultado de la operación:
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Cálculo Multiproyecto
Esta ventana sirve para realizar el cálculo promedio regular a más de un proyecto y para aquellos
proyectos que cuenten con un cálculo mensual pendiente.
Es importante mencionar que para hacer el cálculo, los proyectos seleccionados deberán estar en
el mismo mes de captura en almacén.
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Para realizar el cálculo de costo promedio regular de varios proyectos realice lo siguiente:
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Para realizar el cálculo total para proyectos con cálculo mensual pendiente:
1. Seleccione la opción “Cálculo total para proyectos con cálculo mensual pendiente”. El
sistema en automático filtrará los proyectos que se encuentren con cálculo pendiente.
2. Marque los proyectos a los cuales desea realizar el cálculo.
3. Haga clic en el botón Calcular.
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Existencias en almacén
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Movimientos
En esta ventana podrá consultar las entradas mostrando los insumos que ingresaron al almacén e
indicando si existió una devolución de material para la entrada registrada, en las consultas de
salidas podrá observar los insumos que fueron entregados al destajista para la realización de sus
actividades indicando los insumos que salieron de acuerdo a su ubicación y concepto, en esta
consulta también podrá identificar cuáles fueron las salidas por kit y cuales fueron canceladas, en
las consultas de traspasos podrá observar todos los traspasos de entrada y salida que han tenido
los insumos.
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Consulta de entradas
En la consulta de entrada podrá ver todos los movimientos de entradas que fueron generados en el
sistema, los resultados que muestre dependerá de los filtros seleccionados.
Descripción de campos:
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En el grid inferior de esta ventana mostrara el detalle de la entrada que corresponda al folio
seleccionado indicando los siguientes datos:
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ERP Construcción
Consulta de salidas
En la consulta de salidas podrá ver todos los movimientos de salidas de materiales que fueron
registrados en el sistema, los resultados que muestre dependerá de los filtros seleccionados.
Descripción de campos:
En el grid inferior de esta ventana mostrara el detalle de la salida que corresponda al folio
seleccionado indicando los siguientes datos:
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Consulta de traspasos
En la consulta de traspasos podrá ver todos los movimientos de traspasos de materiales que
fueron registrados en el sistema, los resultados que muestre dependerá de los filtros
seleccionados.
Descripción de campos:
Folio. Es el número de folio generado al haber realizado el traspaso de almacén.
Fecha. Es la fecha en que se registro el traspaso de almacén.
Proyecto origen. Es el nombre del proyecto donde se disminuyo la existencia de los insumos.
Proyecto destino. Es el nombre del proyecto donde se aumento la existencia de los insumos.
Importe. Es el monto del movimiento generado.
Cancelado. Esta celda indica si el traspaso fue cancelado.
Observaciones. Son las observaciones registradas al momento de hacer el traspaso al almacén.
En el grid inferior de esta ventana mostrara el detalle del traspaso que corresponda al folio
seleccionado indicando los siguientes datos:
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ERP Construcción
En esta ventana podrá consultar todos los movimientos que ha tenido el insumo desde su
existencia y costo inicial, las entradas, salidas y traspasos que se han generado con el insumo
hasta llegar a su existencia e importe actual.
563
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Para consultar los movimientos del insumo en un proyecto en específico realice lo siguiente:
564
ERP Construcción
CAPITULO 13
HERRAMIENTAS
El panel de Herramientas es de gran utilidad ya que cuenta con todas las opciones estándares
generales que maneja el sistema ERP Construcción.
Seguridad
Cambio de Usuario
Bloqueo de procesos
Bitácora
Importación de usuarios
Opciones
Personalizar empresa
Importar Obra
Importar Catálogos
Estado de movimientos
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Esta ventana cuenta con tres secciones, la primera del lado izquierdo nos mostrará en forma
jerárquica los usuarios y perfiles con los que cuenta nuestro sistema, en la segunda sección
permite nos muestra los módulos del sistema y en la tercera sección se puede asignar los permisos
de acuerdo al modulo.
566
ERP Construcción
Con esto podrá crear perfiles de permisos para los diferentes roles que existan en la empresa. Una
vez creado el perfil podrá asignárselo a todas las personas que tengan este cargo sin tener que
estar editando uno por uno.
2. Capture el nombre del nuevo perfil y haga clic en aceptar. Repita este paso cuantos
perfiles necesite.
3. Haga doble clic en el cuadro que aparece a la izquierda de cada opción. Las opciones
marcadas son las únicas a las que tendrá acceso el usuario.
Haciendo doble clic en el cuadro que aparece a la izquierda, marcará todas la opciones
disponibles del menú. Podrá identificar el menú con todas las opciones marcadas en
esta forma y con al menos una opción no marcada aparecerá de la siguiente manera .
4. Haga clic en Aplicar para guardar los permisos de los perfiles creados.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
1. En el árbol del lado izquierdo de la pantalla, en la opción perfiles se desplegará los perfiles
creados.
Nombre del
Perfil
Usuarios y
Perfiles
Accesos al
Sistema
2. Para poder activar los grupos de permisos que quiera que tenga el perfil bastará con que usted
ponga en las casillas de verificación. Cada grupo cuenta con sus propios permisos que por
default el sistema da por activados, si usted quiere restringir permisos bastará que desactive la
casilla de verificación donde se encuentra .
568
ERP Construcción
En la parte
izquierda de la
ventana podrá ver
los grupos de
permisos y del
lado derecho cada
uno de los
permisos que
puede asignarle a
los usuarios.
Para que se lleven los cambios de configuración bastará que usted de clic en el botón
Aplicar y si usted ya no va hacer ningún cambio de clic en Aceptar.
Eliminar Perfil
1. Abra la opción Perfiles para mostrar los perfiles dados de alta en el sistema.
4. Haga clic en Sí en caso de que este seguro de eliminar el perfil de lo contrario haga clic en
No.
569
NEODATA 2009 Manual de Usuario
La seguridad del sistema controla el acceso de los usuarios por nombres y contraseñas únicas e
irrepetibles, asignados por el administrador del sistema. De esta forma se evita que ingresen al
programa y a las bases de datos personas ajenas que puedan dañar o extraer información
confidencial.
3. Una vez capturados todos sus usuarios haga clic en Aceptar para cerrar la pantalla de alta
de usuarios.
570
ERP Construcción
Edición de Usuarios
En esta pantalla podrá asignar las opciones del sistema a las cuales tendrá acceso cada uno de
los usuarios del sistema creados, agregándoles permiso por permiso o asignándoles un perfil.
3. En la parte izquierda de la ventana podrá ver los grupos de permisos del sistema y del lado
derecho cada uno de los permisos que puede asignarle a los usuarios. Presione doble clic
en el cuadro que aparece a la izquierda de cada opción. Las opciones marcadas son las
únicas a las que tendrá acceso el usuario.
4. Otra manera de asignarle permisos a los usuarios es asignándoles un perfil, haga clic en la
celda Perfil y elija el que deseé. Una vez elegido podrá ver que en función al perfil cargo
sus opciones correspondientes.
También podrá agregar a quitar mas privilegios al usuario en edición, aunque estas
opciones no estén habilitadas en el Perfil asignado.
571
NEODATA 2009 Manual de Usuario
5. Haga clic en Aplicar para guardar los cambios a la edición de este usuario.
6. Usted deberá quitar en la opción de Usuario bloqueado para que el usuario pueda entrar
y trabajar con el sistema con ese nombre de usuario, si usted no quita al querer entrar al
sistema le aparecerá el mensaje que el Usuario está bloqueado y tendrá que entrar a
seguridad para poder desbloquearlo.
Para evitar accesos indeseados es recomendable que una vez definidos los permisos el
La próxima vez que acceda a Neodata ERP Construcción deberá escribir su nombre de usuario y
contraseña.
572
ERP Construcción
Cambiar contraseña
Una vez dado de alta el usuario, a través de esta opción podrá modificarle la contraseña asignada.
Eliminar usuario
Al activar la casilla de verificación Eliminar usuario de todos los sistemas Neodata borrara
el usuario de la base de datos y no tendrá acceso a ninguno de los sistemas de Neodata.
Edición de datos
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
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ERP Construcción
Cambio de usuario
Esta opción permite terminar la sesión del trabajo actual y dar comienzo a una nueva sesión de
trabajo para otro usuario limitado.
Bloqueo de procesos
Mediante esta opción restringirá la modificación o captura de todos o algunos movimientos con
fecha anterior a la establecida en esta ventana. Los movimientos del sistema a bloquear son:
Requisiciones, Órdenes de compra, Facturas a proveedores, Cheques, Facturas a Clientes y
Contabilidad. Para obtener más información consulte el capítulo # 6 Contabilidad.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Bitácora
La bitácora permite tener un registro de los usuarios cuando realizan modificaciones, eliminaciones
e inserción de datos en un módulo y proceso del sistema.
Descripción de campos:
Módulo. Es el grupo de procesos por el cual está formado el sistema.
Tabla. Es el nombre de la tabla donde se realiza una inserción, modificación o eliminación de datos
Usuario. Es el nombre del usuario que realizo los cambios en la tabla afectada.
Descripción. En este renglón indica si fue una inserción (I), modificación (U) o eliminación de
datos (D) acompañada de los registros afectados en la tabla.
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ERP Construcción
Importación de usuarios
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Este proceso permite importar usuarios que se encuentran dados de alta en otra base de datos en
versiones 2008 y 2009.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Opciones
Al hacer clic en esta opción se abre la ventana de Opciones del sistema, en la cual debe definir los
parámetros de operación de la base de datos, entre otras cosas. Para obtener más información
consulte el capítulo # 4 Parámetros del sistema.
580
ERP Construcción
Cuando no personalizo una imagen, el sistema mostrará un Wallpaper por cada módulo en el que
se encuentre.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Importar Contabilidad
Este proceso sirve para importar la contabilidad que se tiene en bases de datos 2007 y quieran
empezar a trabajar con ERP 2009, de tal manera que puedan tener el control en los resultados
que arrojen los estados financieros.
Uno de los requerimientos indispensables para importar la contabilidad es que solo funciona en
base de datos nuevas las cuales no tengan pólizas generadas.
Descripción de campos:
Importar de otro servidor. En caso de que la base de datos que desea importar se encuentre en
un servidor diferente al que se está firmando, deberá activar está opción.
Servidor BD. En caso de haber activado la opción anterior deberá capturar el nombre del servidor
donde se encuentra la base de datos 2007.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Importar Obra
Actualmente el sistema ERP construcción solo está importando catálogos, presupuesto, contratos
de proveedor y estimaciones.
Para importar Obra versión 2007 deberá realizar los siguientes pasos:
1. Tener una base de datos nueva la cual no debe tener movimientos generados.
584
ERP Construcción
Niveles Niveles
Versión 2007 Versión 2009
4. Los tipos de cuentas contables debe corresponder a los tipos de cuenta de la base de datos
2007.
Tipos de Cuenta
Tipos de Cuenta
Versión 2009
Versión 2007
585
NEODATA 2009 Manual de Usuario
7. Dar de alta tipos de proveedores: Se debe crear un tipo de proveedor que genere cuentas en
automático asignando la cuenta mayor de proveedor, además deberá indicar a partir de que
consecutivo empezará a crear las cuentas contables.
586
ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Otro tipo de proveedor que se deberá configurar es que no genere cuentas en automático,
con la finalidad de asignar aquellos proveedores que contengan una cuenta contable
asignada en versión 2007.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
11. Verificar que todos los insumos de la base de datos 2007 tengan una familia asignada; de no
ser así, no se llevará a cabo la importación.
13. En la ventana debe indicar la base que importará el sistema, seleccione servidor BD, capture
el nombre de la base y seleccione el inicio de sesión para entrar al sistema. Haga clic en
Abrir BD y posteriormente en Importar.
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ERP Construcción
Importar Catálogos
Está opción le permite importar catálogos a una base de datos en versión 2009, los catálogos que
se importan son: Estados, Ciudades, Conceptos para IETU, Tipos de cuentas contables, Giros,
Monedas, Responsables, Unidades, Tipos de póliza, Tipos de insumo, Tipos de flujo, Tipos de
documentos de almacén, Tipos de proyectos, Unidades de negocio, Descuentos de estimaciones,
Destajistas, Cuentas contables, Cuentas bancarias, Familias, Insumos, Tipos de cheques, Tipos de
depósitos, Tipos de proveedores y Tipos de clientes.
1. En la ventana debe indicar la base que importará los catálogos, seleccione servidor BD,
capture el nombre de la base y seleccione el inicio de sesión para entrar al sistema. Haga clic
en Abrir BD y posteriormente en Importar.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Importar Contabilidad
Está opción le permite importar contabilidad a una base de datos en versión 2009, los procesos
que se importan son: Proyectos, Tipos de moneda, Tipos de pólizas, Tipos de cuentas, Cuentas
contables, Cuentas bancarias, Tipos de flujos y Pólizas.
Para importar la contabilidad en versión 2009 deberá realizar los siguientes pasos:
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ERP Construcción
Estado de Movimientos
Está opción le permite consultar información desde requisiciones, pedidos, facturas o cheques.
A partir de la selección determinada (Requisición, Pedido, Factura o Cheque) obtendrá el resto de
la información.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Si necesita consultar el detalle del pedido, bastará con que se posicione en el pedido y del lado
derecho le mostrará el detalle del pedido consultado.
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ERP Construcción
La consulta seleccionada en este caso el pedido aparecerá sombreado en un tono azul, si cuenta
con entradas al almacén, facturas y cheques se mostrarán al hacer la consulta.
Si necesita consultar el detalle del pedido, bastará con que se posicione en el pedido y del lado
derecho será mostrado el detalle del mismo.
Si en una consulta aparecen tres puntos (…) significa que puede hacer una sub-consulta para
poder analizar su detalle, si desea hacerlo solo bastará que se situé en un nivel arriba, en este
caso sitúese sobre la requisición, haga clic derecho y seleccione la opción “Analizar requisición
número”.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
La consulta seleccionada en este caso la factura aparecerá sombreada en un tono azul, si cuenta
con entradas al almacén y cheques que cubran la factura entonces el sistema desplegará ésta
información.
Si necesita consultar el detalle del cheque, bastará con que se posicione en el cheque y del lado
derecho le mostrará el detalle del cheque consultado.
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ERP Construcción
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Si el cheque se muestra más de una vez en la consulta, esto indicará que dicho cheque cubrió el
pago de varias facturas; para el ejemplo anterior el cheque 234 cubrió el pago de la factura de
pedido: 4567, la factura de estimación: 4568, la factura sin pedido: 4566 y una póliza.
Si necesita consultar el detalle del cheque, haga un clic en el cheque consultado y del lado derecho
el sistema mostrará la información del mismo.
598
ERP Construcción
Si necesita consultar el detalle de la factura, bastará con que se posicione en la factura y del lado
derecho le mostrará el detalle de la factura consultada.
599
NEODATA 2009 Manual de Usuario
CAPITULO 14
Vista
El panel de Vista es de gran utilidad ya que cuenta con opciones para modificar la apariencia de
las ventanas o vistas del sistema ERP Construcción.
Ventana
Vista Grid
Restablecer
600
ERP Construcción
Ventana
En este grupo se encuentran aquellas opciones que permitirán manipular el orden y apariencia de
las ventanas que tiene el sistema ERP Construcción.
Organizar: Al hacer clic en esta opción se desplegará un submenú con 3 opciones que son:
Horizontal. Esta opción al ser seleccionada organizará todas las ventanas abiertas de
forma horizontal, dando a todas el mismo tamaño.
Vertical. Organiza las ventanas abiertas de forma vertical, y asigna a todas el mismo
tamaño, sin considerar la importancia de cada una.
Cerrar: Con esta opción se cierra la ventana que este activa en ese momento.
Siguiente: En el caso de tener 2 o más ventanas activas con esta opción, pasaremos de la
ventana activa a la ventana que se consulto anteriormente.
Cambiar ventanas: Permite estar interactuando entre las ventanas del sistema que se encuentren
activas.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Vista Grid
En este grupo se encuentran las opciones que modifican la apariencia del grid. Estas opciones
son:
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ERP Construcción
Forma. Permite modificar la apariencia del grid en columnas, mostrando el encabezado por cada
uno de los registros.
Invertido. Permite modifica la apariencia del grid en columnas, mostrando un solo encabezado
para todos los registros.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Restablecer grid
Acerca de Neodata: Al hacer clic sobre esta opción se abre una ventana de presentación con
información sobre la versión y licencia del programa.
Acerca de Neodata
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ERP Construcción
Estilo
La opción ver iconos en tabuladores permite ver los paneles en iconos para resoluciones de 800
x 600.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
CAPITULO 15
Diagramas
Contabilidad
Clientes
Proveedores
Bancos
Presupuesto
Contratos
Almacén
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ERP Construcción
Contabilidad
El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de contabilidad.
Clientes
El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de clientes.
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NEODATA 2009 Manual de Usuario
Proveedores
El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de proveedores.
Bancos
El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de bancos.
608
ERP Construcción
Presupuesto de control
El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de presupuesto de control.
Contratos
El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de contratos.
609
NEODATA 2009 Manual de Usuario
Almacén
El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de almacén.
Catálogos
El diagrama indica la secuencia de procesos que cubre el módulo de catálogos.
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