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Area auditoría Viii

C cuenta, entre otras, las siguientes reco-


o Informe Especiales mendaciones:
N a) Las existencias de efectivo podrán
t ............................................................................ VIII-1
AUDITORIA: Caja y Bancos (Parte III) estar constituidas por fondos fijos o
e variables. En ambos casos los arqueos
N Auditoria de Créditos (Parte I) ............................................................................................. I-3
i podrán hacerse en cualquier fecha,
Auditoria Integral (Tercera Parte) ....................................................................................... VIII-4
d dependiendo de la efectividad del
o control interno.
b) Los arqueos de efectivo y valores si-
Auditoria: Caja y bancos milares deben efectuarse siempre con
la presencia del encargado del fondo y
de ser necesario con la participación de
algún otro funcionario de la empresa.
c) El arqueo de los fondos debe hacerse
Fondo de Caja Chica y otros tivo y que los cheques en los fondos sean
de preferencia en forma simultánea
fondos hechos efectivos o sean ajustados con
a la misma fecha y hora, para evitar
Los fondos de caja chica por lo general la cuenta de caja. Generalmente todo el
cualquier posible maniobra de «cubrir-
se manejan sobre una base fija. Esto dinero deberá ser arqueado por el auditor.
se» con el efectivo de los fondos entre
significa que se establece el fondo por Los paquetes de monedas por lo general
sí.
una cantidad definida y que deberá se aceptan por las cantidades indicadas,
d) En caso de no poder concluirlos arqueos
contener efectivo o comprobantes que siempre y cuando se abran algunos como
en el mismo día, deberán guardarse los
sumen la cantidad total del fondo en prueba de su contenido.
fondos, para evitar su manejo, en cajas
todo momento. El propósito de tal fondo Para su propia protección, el auditor debe selladas por el propio auditor y personas
es permitir que se hagan erogaciones pe- examinar los fondos y valores sólo en pre- que intervienen en el recuento.
queñas sin la formalidad de ser revisadas sencia inmediata del custodio. Considérese e) Al concluir cada arqueo, el auditor de-
por el contralor antes del desembolso. Tal la posición del auditor si existiera un faltante berá obtener la firma de conformidad
procedimiento evidentemente constituye y el custodio estuviera ausente en el mo- del encargado responsable, indicando
una medida débil, ya que se pueden mento del recuento. El custodio bien podría que tales fondos pertenecen a la em-
cubrir desembolsos ficticios con docu- alegar que no existía ningún faltante al presa, que son los únicos que estaban
mentos falsificados. La evidente debilidad momento que entregó los fondos al auditor. en su poder a la fecha del arqueo y que
se compensa por otros determinados El auditor también deberá obtener un recibo le fueron devueltos en su totalidad y a
requisitos, de los cuales son típicos los del regreso del fondo al custodio. su entera conformidad.
siguientes: Para tener la certeza de que las eroga- f) En el caso de que en el arqueo se in-
1. El importe del fondo es limitado ciones del fondo de caja chica están de cluyan ingresos pendientes de depósito,
2. El importe de los desembolsos indivi- acuerdo con los procedimientos prescri- el auditor deberá examinar posterior-
duales es limitado tos, deberán examinarse comprobantes mente las boletas o comprobantes de
3. Los propósitos de los desembolsos son seleccionados de reembolso. En este depósito expedidos por instituciones de
específicos por ejemplo, portes pos- examen, el auditor deberá examinar crédito y cerciorarse de que hayan sido
tales, suministros de oficina, artículo particularmente el monto y propósito de depositados a más tardar el día siguien-
para la cafetería de los empleados, las erogaciones individuales del fondo de te laborable después de su recepción o
entregas, fletes y cargos por paquetes caja chica. bien, investigar las causas de porqué no
postales, y servicio de artículos sani- Arqueos del efectivo y valores similares lo fueron y su justificación.
tarios. Con base en el juicio profesional del g) En los casos en que al cierre del ejer-
4. Se requieren los reembolsos del fondo auditor, en los criterios de «importancia cicio se encuentren cheques expedidos
a intervalos frecuentes relativa» y «riesgo probable» y sobre todo, y retenidos por la empresa, a favor de
5. Los gastos están sujetos a auditoría con el conocimiento previo o que poste- terceros en poder del cajero o respon-
al momento del reembolso. riormente adquiera de la empresa y sus sable del fondo, deberán considerarse
Se pueden establecer otros fondos por características peculiares de operación como efectivo propiedad de la empresa
cantidades específicas (1) para propor- (una tienda de descuento, un banco, etc.), a esa fecha, incrementando el saldo de
cionar cambio para las cajas registrado- se efectuará una apreciación de los aspec- la cuenta bancaria.
ras, (2) para comodidad en cambios de tos importantes a tomar en consideración h) Cuando se trate de arqueos en fecha
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cheques, y (3) para otras necesidades en el examen de este renglón. distinta del cierre del ejercicio, el auditor
operacionales específicas. En los grandes Para poder elaborar un programa de tra- debe comprobar en fecha posterior a la
establecimientos al menudeo, el total bajo será necesario previamente investigar del arqueo, la adecuada contabilización
de todos los fondos registrados puede el número e importe de cajas y/o fondos de los documentos o comprobantes que
ascender a una suma importante. existentes en la empresa, los nombres de estén formando parte del fondo y la re-
Si son de importancia, el fondo para las personas responsables de los mismos, posición del mismo, así como la boleta
caja chica y los demás fondos deben ser su localización precisa y el destino de cada o comprobante bancario por los ingresos
aprobados por el auditor a la fecha del ba- uno de ellos. Además, habrá que planear que haya tenido en su poder pendiente
lance general, particularmente si existen y determinar la cantidad y calidad de per- de depósito. Sin embargo, cuando los
otros fondos e instrumentos negociables, sonas a intervenir por parte del auditor y, arqueos se efectúen al cierre del ejerci-
de modo que el control simultáneo sea el funcionario que por parte de la empresa cio y tomando en cuenta el criterio de
esencial o si se requiere la seguridad de presenciará los arqueos. «importancia relativa» el auditor debe
cerciorarse de la aplicación contable VIII-1
que se han eliminado las partidas que no Los arqueos son una técnica de inspección
representan efectivo. A este respecto, los que consiste en el examen y recuento correspondiente dentro del ejercicio
fondos de caja chica deben ser reembol- físico de los bienes o documentos que que termina, de todos los documentos
sados a la fecha del balance general. Si no amparan un activo determinado. Es utili- o comprobantes de egreso que estén
han sido reintegrados los fondos y si las zada básicamente para revisar el efectivo formando parte integrante del fondo e
cantidades son de importancia, el auditor y valores similares de los diversos fondos igualmente, de los que se refieran a
deberá insistir en que los comprobantes o cajas de la empresa. ingresos por cualquier concepto (ventas,
no reembolsados sean ajustados con efec- Para efectuar arqueos, deben tenerse en cobros, préstamos, etc).

Actualidad Empresarial
Viii Informe Especial
i) Cuando el cajero sea responsable de aquellos casos en que sea impráctico para verificar el cumplimiento con el
la custodia de otros valores tales como: efectuar el arqueo de un fondo de sistema de control interno.
acciones, obligaciones, certificados de considerable magnitud, es el de revisar
depósito y otros títulos y documentos, los arqueos practicados por auditores Cortes de ingresos y egresos
se recomieda que se efectúen simultá- internos o por funcionarios de la em- Es muy importante para el auditor el
neamente los recuentos de estos títulos presa y obtener una certificación por determinar claramente las fechas e inclu-
y de los fondos a su cargo. escrito acerca del importe del fondo sive horas en que la empresa hará el corte
y de la forma como está constituído de las operaciones correspondientes a un
j) Habrá ocasiones en que las circuns-
tancias imposibiliten la práctica de (efectivo, gastos u otros conceptos) a período o ejercicio (por ejemplo; última
un arqueo, como es el caso de fondos la fecha requerida. Sin embargo, el entrada de dinero por venta, cobranza
de poca importancia para gastos en auditor debe tener siempre en cuenta o remesa; último cheque expedido,
sucursales fuera de la ciudad donde la menor seguridad que obtiene con entregado o retenido, etc.), a fin de que
está la matriz o en poder de funcio- una certificación y por tanto, procurará este periodo o ejercicio se vea afectado
narios, agentes viajeros, en que por efectuar arqueos. exactamente por las operaciones que le
la lejanía o el costo adicional de un l) En cuanto a practicar «arqueos por corresponden y así, se reflejen adecuada-
viaje no lo justifique. En estos casos sorpresa», su utilidad es considerable mente en los estados financieros.
se podrán obtener certificaciones de más no absoluta, pues como es sabido Todas aquellas operaciones relacionadas
los encargados de los fondos. no se pretende primordialmente en- con el manejo y existencias de efectivo y
k) El procedimiento recomendable en contrar fraudes; sin embargo, sí sirven

Evaluacion de Control Interno


El equipo de auditoría debe brindar especial atención a los procedimien- F. Los cheques anulados deben ser parcialmente destruidos, guar-
tos de control establecidos en el objeto de asegurar integridad, validez y dando en el talón la numeración del cheque que justifique dicha
exactitud de los fondos. anulación.
A. Verificar la adecuada segregación de funciones G. Comprobar la elaboración periódica de las conciliaciones banca-
• Los empleados que manejan dinero en efectivo, deben tener super- rias.
visión continua por persona responsable y se debe realizar arqueos H. Comprobar el control establecido para la recepción de dinero en
sorpresivos. efectivo.
• Los empleados que manejan fondos no deben tener acceso a los I. Respecto a los sobre giros bancarios, verificar si existen adecuada
registros contables y libros auxiliares relaciones con el manejo autorización.
de fondos. J. Fondo para Pagos en Efectivo (Fondo Fijo).
B. Comprobar el adecuado control sobre la captación de ingresos Deberá verificar la razón de la existencia del FPPE y que su
diarios destino sea para efectuar gastos menores y urgentes, además
• Verificar la segregación de funciones entre los empleados que deberá contar con la autorización respectiva y la designación
realizan cobros (tesorería) y empleados que emitan recibos de de la persona encargada así como el monto máximo por cada
ingresos. gasto.
• Comprobar si se elabora un reportes diarios de ingresos emitidos y K. Fianzas
los ingresos recibidos por caja y si los reportes por caja coinciden El manejo de fondos y/o cheques requiere estar afianzado.
con el deposito a bancos. L. Firmas Mancomunadas
C. Verificar el adecuado control sobre la emisión de cheques y/o Los cheques deben ser expedidos siempre con dos firmas.
salidas diarias de efectivo. LL. Firmas Autorizadas
Comprobar, si previamente a la emisión de cheques se realiza A través de la Alta Gerencia de Finanzas y funcionarios respon-
control previo de la compra o servicio que se paga, mediante la sables se autorizan las firmas.
revisión de los documentos sustentatorios, autorizaciones efec- O. Depósitos Diarios
tuados, conformidad de la recepción de los bienes o servicios. Lo recaudado y otros tipo de captación de ingresos deben depo-
D. Verificar si los comprobantes de pago están debidamente auto- sitar al día siguiente en forma permanente.
rizados, firmados, sellados y sustentados. P. Arqueos de caja periódicos y conciliaciones bancarias en forma
E. En cuanto a los talonarios de cheques, estos deben estar custo- regular
diados por personas responsables y afianzadas.

Evaluación del Riesgo de Control


FACTORES DE RIESGO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORíA A APLICAR
1. La entidad realiza cambios continuos de cuantas corrientes y de 1. Se deberá rastrear y analizar las autorizaciones verificando las causas que
ahorros las motivan.
2. Los motivos entre bancos (Transferencias internas) son frecuentes 2. Revisar y analizar las transferencias internas e indagar sobre su frecuencia,
y no se encuentran adecuadamente autorizados. su motivación y autorización.
3. Realización de transferencias de egresos de fondos significativos 3. Revisar la documentación sustentatoria de transacciones significativas y
cercanas al cierre del periodo. efectuar pruebas de corte de las operaciones.
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4. Volumen , tipo y valor de ingresos y egresos de fondos que fluctúan 4. Análisis detallado de operaciones relevantes, comprobación de origen y
significativamente. destino de los fondos.
5. La protección física del efectivo en caja no son adecuados. 5. Inspeccionar las seguridades que se han establecido para proteger los fondos
en efectivo.
6. Las conciliaciones bancarias son inoportunas y no se realizan con 6. Efectuar reconciliaciones bancarias y comprobar los saldos bancarios es-
regularidad o no son adecuadamente revisadas. pecialmente los que se revelan en los EE.FF al cierre del ejercicio.
7. Los cheques pendientes de cobros no son adecuadamente con- 7. Verificar y rastrear los cheques pendientes de cobro y recomendar su anu-
trolados ni se realizan un adecuado seguimiento . lación en los casos comprobados de perdida o sustracción.
8. Las cobranzas significativas de las cajas periféricas no son inme- 8. Conciliar la integración y deposito de las cajas periféricas para comprobar
diatamente transferidas y depositadas a caja central. que no tengan lugar irregularidades en el manejo de fondos.

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Área auditoría Viii

FACTORES DE RIESGO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORíA A APLICAR


9. No existen autorizaciones y limites de aprobación de egresos de 9. Indagar la frecuencia y los beneficiarios de los egresos y la aplicación de l
fondos. gasto para comprobar la veracidad de las transacciones e integridad de las
transacciones.
10. Ausencia de ajustes en las partidas de conciliación originan 10. Verificar el control adecuados sobre entradas y salidas diarias de efectivo.
errores. 11. Inspeccionar el depósito integro e inmediato de la cobranza de los recursos
11. Los documentos provisionales se consideran como parte de la financieros.
rendición del FPPE. 12. Verificar la aprobación de la firmas autorizadas y que estás deben ser man-
12. Falta de unidad de caja en la administración de fondos. comunadas.
13. Verificar la autorización previa de las salidas de dinero mediante cheques y
13. Existencia de faltantes de efectivo en forma periódica. su correspondiente sustentación documentaría.
14. Indagar sobre las políticas establecidas para: la segregación adecuada de
funciones, manejo del Fondo fijo, Ingresos, custodia, pago de fondos , registro
y control.
15. Comprobar la fianza otorgada para el personal que maneja dinero en efecti-
vo.
16. Verificar la existencia de registros adecuados con la finalidad de obtener
información oportuna.
17. Confirmar el establecimiento de arqueos periódicos y sorpresivos.

Principios de contabilidad a verificar


ASEVERACIONES ACCIONES A REALIZAR / COMPROBAR Y VERIFICAR qUE:
Veracidad Los saldos de caja representan efectivo en mano o entregado en depósito a bancos y los saldos negativos de bancos, repre-
sentan sobre giros o avances en Cta. Cte.
Integridad Todos los saldos de Caja y Bancos están adecuadamente representados e integramente contabilizados en los registros corres-
pondientes.
Valuación y Exposición Los saldos de caja – banco reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan valuación, incluyendo las modificaciones
en el tipo de cambio de los saldos en moneda extranjera.
Las disponibilidades han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descritas y se han expuesto en todos sus aspectos
necesario para una adecuada compresión.
Existencias Inspeccionar que los activos y pasivos señalados y revelados en los estados financieros existen a una fecha dada.
Cuantificación Verificar que las transacciones señaladas han sido registradas por su monto apropiada y los ingresos y gastos han sido asig-
nados al periodo que corresponden.
Disponibilidad Los fondos no deberan estar comprometidos o restringidos

auditoria de Créditos (Parte I)


C.P.A. Jairo Mercado
Consideraciones Para la los préstamos constituyen un rubro muchos casos, entre las diferentes
Planifica cio n significativo del balance general en etapas de cada una de ellas. Para al-
a) Visión general del negocio tanto que las cartas de crédito o los gunas transacciones (por ejemplo, un
El concepto de crédito aparece, en compromisos de préstamo son con- préstamo), el monto total de la misma
mayor o menor medida, en práctica- ceptos no incluidos en el mismo. (más el interés devengado) representa
mente todas las actividades financie- un riesgo crediticio. Para muchas
1) Riesgos del Sector Financiero
ras. Se ha otorgado un crédito en los otras (por ejemplo, una operación
casos en que una transacción produce 1.1 riesgos asociados al proceso de futuros en moneda extranjera), el
(o puede producir) montos adecuados crediticio riesgo normalmente esta limitado a la
para la financiera. El riesgo crediticio es el riesgo de que diferencia entre los valores pactados
un tercero (prestatario, banco u otra y los vigentes en el mercado para un
El área del Cuentas Corrientes genera
contraparte) no cumpla sus obligacio- contrato de reposición. Sin embargo,
riesgo crediticio en la forma de crédi-
nes ( o no se le permita cumplirlas) de a su vencimiento una operación de
tos en descubierto, ya sea a través de
conformidad con los plazos acordados. futuro normalmente origina un corto
un error o por medio autorizaciones
El ejemplo más obvio de riesgo crediti- periodo de riesgo crediticio (de can-
formales para girar en descubierto.
cio es la posibilidad de que un cliente celación) por el monto total de la
El sistema de caja genera riesgo cre- no cancele un préstamo. Sin embargo
diticio en la medida de que los fondos transacción.
dicho préstamo no esta limitado a la
son mantenidos en otros bancos. Aun Entre los riesgos adicionales asociados
función de préstamos; alcanza un am-
la función de transferencia de fondos plia variedad de actividades realizadas con el proceso crediticio se incluyen:
no ocurren en forma instantánea. Los por una institución financiera incluyen- Riesgo colateral - La institución finan-
participantes de prácticamente todos
Primera QUINCENA - Marzo 2022

do el otorgamiento de compromisos y ciera puede estar expuesto a pérdidas


los sistemas de compensaciones acep- garantías, aceptaciones, transacciones con respecto a los préstamos con ga-
tan algún grado de riesgo de que otros de financiación comercial, depósitos rantía colateral si no puede efectivizar
participantes individuales caigan en en bancos u otras instituciones, o controlar la garantía. Aún a pesar del
falencia, y de que, como consecuencia transacciones en moneda extranjera, control efectivo de la institución sobre
de ello, todo el sistema se desajuste mercado de futuros, bonos, acciones, la garantía, su valor puede disminuir,
por una serie de falencias provocadas opciones y otros. exponiendo a la institución a una
por la primera. Esta lista no es completa, y la na- pérdida.
Los créditos pueden no estar reflejados turaleza del riesgo crediticio varia Riesgo de concentración - La inade-
en el balance general. Normalmente según las distintas actividades y, en cuada diversificación de la cartera de

Actualidad Empresarial
VIII-3
Viii Informe Especial
la institución financiera por industrias, 1.2 otros riesgos del Sector fondos sin autorización adecuada, sin
regiones o cantidad de clientes puede Otros riesgos además del puramente garantías colaterales o sin documen-
ocasionar pérdidas significativas. Por crediticio pueden tener un serio impac- tación legal podrían ocasionar una
ejemplo, un alto nivel de créditos to en el riesgo de la institución even- pérdida a la institución financiera.
a compañías en una industria con tualmente vinculado con el crédito: Riesgo de fraude, legales y reglamen-
problemas económicos constituye un Riesgo tipo de cambio – Los cambios tarios - Las transacciones que no
riesgo de concentración. en los tipos de cambio pueden afectar son reales, que no están de acuerdo
Riesgo país o transferencia - Las desfavorablemente a la institución con los usos y costumbres normales,
condiciones económicas, sociales, financiera en diversas formas. Los que son ilegales o que están en des-
jurídicas y políticas de un país extran- prestatarios que están obligados a acuerdo con las reglamentaciones
jero pueden afectar en forma adversa cancelar sus deudas en dólares pue- locales o con las facultades legales
la capacidad de un prestatario de den encontrar dificultad para hacerlo del prestamista y el prestatario pueden
cumplir sus obligaciones. Problemas en virtud de las devaluaciones del ocasionar una pérdida a la institución
en la balanza de pagos de un país nuevo sol . Por otra parte, los prés- financiera.
pueden provocar que la cancelación tamos denominados en un moneda Riesgo gerencial – La competencia,
del préstamo en la moneda pactada devaluada pueden ser cancelados pero juicio e integridad de la gerencia para
no sea posible, aun cuando la gene- en cualquier caso representarán una iniciar, desembolsar, supervisar, cobrar
ración de fondos en la moneda local pérdida para la institución financiera, y revisar las transacciones que involu-
del prestatario cumpla las expectativas ya que el monto recibido en la mone- cran la inversión de los recursos de la
originales. Las decisiones o reglamen- da local será menor que lo previsto institución financiera podrían afectar
taciones gubernamentales pueden inicialmente. en forma sustancial la cobrabilidad de
tener el mismo resultado. Riesgo operativo – El desembolso de los fondos desembolsados.

Auditoría integral
C.P. A Jairo Mercado
Este método propuesto de comunicar los resultados en nuestra experiencia al utilizarlo Conclusiones
ha demostrado que es una manera útil de examinar la evidencia obtenida, tanto como 1. El nuevo entorno económico que rodea
un medio práctico y eficaz de presentar el informe. a las empresas, requiere que los ser-
A continuación en el cuadro N° 6 se presenta un modelo de Resumen Ejecutivo. vicios de auditoría le aseguren que los
modelo de resumen ejecutivo riesgos de auditoría le aseguren que
los riesgos vinculados a su estrategia
se encuentren adecuadamente geren-
A los Señores Accionistas de INDUSTRIA MODELO S.A. ciados.
Nuestro estudio y evaluación de la gestión administrativa por el período comprendido 2. La oportuna percepción de la visión
entre el 01 de Enero de 1999 al 31 de Diciembre de 1999 estuvo orientado hacia empresarial moderna en las empresas
el cumplimiento de los requerimientos indicados en nuestra propuesta de servicios por parte del profesional contable y la
profesionales de auditoría consistente en la evaluación del funcionamiento del sistema flexibilidad que puede mostrar ante ellos
administrativo y financiero de INDUSTRIA MODELO S.A., respecto a los planes y pro- servirá para poder consolidar en el mer-
gramas proyectados para el logro de las metas y objetivos previstos para 1999. cado, el servicio de auditoría integral.
Nuestra revisión tuvo como uno de sus objetivos obtener un claro entendimiento de: i)
En este contexto el presente trabajo
la naturaleza del negocio, ii) su filosofía de negocios y sus lineamiento generales para
lograr el desarrollo de la empresa, iii) diseño de los controles generales implementados puede servirle al contador de referencia,
por la Gerencia, así como los controles internos vigentes para la operatividad de sus en la medida que lo adecue a las carac-
ciclos operacionales y; iv) el grado de desarrollo logrado durante su primer año de terísticas y necesidades de las empresas
operación. en las cuales se proponga el servicio.
Dichos objetivos se lograron mediante: i) el estudio, evaluación y percepción de la 3. Es importante resaltar que en un ini-
organización, ii) análisis y revisión de sus estados financieros y seguimiento a las prin- cio la Auditoría Integral podría no ser
cipales cuentas (ventas y compras), iii)entrevistas con los responsables de las áreas más llevada a cabo en su integridad, en tal
importantes (ventas, administración, contabilidad y la Gerencia General), iv) entendi- caso, podrían los auditores financie-
miento de los controles establecidos en las diferentes áreas, y v) otros procedimientos ros iniciarse paulatinamente en este
que consideramos necesarios en las circunstancias.
servicio a través de una adecuación
De acuerdo al resultado de las entrevistas con personal clave, el relevamiento de la
del Enfoque de Auditoría Integral a los
información en referencia al proceso auditado y el ambiente computarizado de la em-
servicios relacionados a la Auditoría
presa, hemos identificado el alcance del problema de la Industria Modelo S.A., empresa
dedicada a la elaboración y comercialización de refrigeradoras, los cuales se encuentran Financiera.
en el área de recursos humanos. 4. Se hace necesario que la profesión
Nuestra auditoría revelo que los problemas planteados han sido originados principal- contable a través de sus organismos
mente por: representativos formalice un marco
conceptual que sirva de guía para
Primera QUINCENA - Marzo 2022

- Falta de un adecuado programa de reclutamiento de personal


- Falta de un programa permanente de capacitación desarrollar la auditoría integral.
- Evaluación y seguimiento del desempeño del personal 5. El Proceso de Cambio exigido por el
- Deficiencia en el control de tiempo de la mano de obra. servicio de Auditoría Integral requiere
Cabe resaltar finalmente, que la gerencia de la Compañía ha tomado la acción inmediata de los profesionales contables una
para implementar las recomendaciones presentadas en nuestro informe integral, que mayor capacitación en temas relacio-
se acompaña dentro de los plazos y alcances precisados en el mismo. nados a tecnología de la información,
administración y temas de actualidad
en general.

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