MATRIZ DE RIESGOS
VERSIÓN: 0
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CÓDIGO RIESGO
Incumplimiento de los planes de
1 No se cumple los plazos de los planes de acción. * Falta de Recursos (Humanos, Financieros y
acción.
Ofrecer programas sin registro
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calificado.
Ofrecer programas sin
3 Desempleo en graduados.
pertinencia regional.
Falta de acceso a la pagina de
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la Universidad.
No se les da la atención y tratamiento
Lenta gestión de solicitudes de
5 suficientemente ágil y velóz a la percepción del
servicio, quejas o reclamos.
usuario a la respuesta de las solicitudes
6 Inconsistencia de notas.
Consolidados e informes
7 * Falta de ética del personal que realiza
inoportunos y poco veraces.
Inconsistencias en las
8 mismo, asignación de salones no adecuados
asignación de espacios físico.
9 Cruce de horarios.
Convocatoria para banco de
hojas de vida que no cumple
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con las necesidades de la
Universidad.
Inconsistencias en la evaluación
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de hojas de vida de docentes
Incumplimiento de la
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programación académica.
Perdida y/o deterioro de
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archivos de gestión.
Graduar estudiantes que no
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cumplen con los requisitos.
Resultados de la evaluación
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docente poco confiables.
Elaborado por:
Cargo:
Firma:
Fecha: : Febrero 12 de 2009
MATRIZ DE RIESGOS MATRIZ DE RIESGOS MATRIZ DE RIESGOS MATRIZ DE RIESGOS CODIGO: DOC-DO-004
PROCESO DOCENCIA PROCESO DOCENCIA PROCESO DOCENCIA PROCESO DOCENCIA PROCESO DOCENCIA FECHA: 22-Ene-2010
ANALISIS DE RIESGOS EVALUACIÓN DE RIESGOS CALIFICACIÒN DE RIESGO RESIDUAL TRATAMIENTO
(3) (6) (7)
(12) (14) (15) (16) ESTA (19) (20) (28)
DESCRIPCIÓN CAUSAS CONSECUENCIAS (8) (9) (10) (11) (13) (17) DONDE ESTA (18) (21) (22) (23) (24) (25) (26) (27) (29) (30)
SEVERIDAD DESCRIPCIÓN DEL TIPO DE DOCUMENTADO EFICACIA DEL FRECUENCIA DEL TIEMPO DE
VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO CONTROL DOCUMENTADO APLICACIÓN CONSECUENCIAS VALOR PROBABILIDAD VALOR IMPACTO SEVERIDAD ACCIÓN DE TRATAMIENTO COSTO RESPONSABLE
(Riego Inherente) CONTROL CONTROL ? CONTROL CONTROL IMPLEMENTACIÓN
* Falta de Seguimiento a las actividades del
plan de acción. Actas de reuniones de
No se cumplen los objetivos del plan Reuniones trimestrales de No se cumplen los objetivos del plan Rectoria, Vicerrector de
20 alta 2 media 40 Reuniones de seguimiento Preventivo SI Direccionamiento SI Media Trimestral 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Seguimientos Trimestrales Largo Plazo Bajo
estrategico institucional evaluación de plan de acción estrategico institucional Docencia, Decanos
Tecnológicos). Estrategico
* Inapropiada formulación de las metas.
* Falta de seguimiento a los plazos de
vencimiento de R.C.
Matriz administrada y
Publicación de oferta de programa sin registro * Desactualización de la información de las Sanciones estatales, perdida de Matriz de seguimiento de vencimiento Archivo de Vicerrectoria Sanciones estatales, perdida de Seguimiento de Fechas de Vencimiento de Registro
baja 3 alta 15 actualizada por Funcionarios de Preventivo SI SI Media Mensual 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 Largo Plazo Bajo Vicerrectoria de Docencia
calificado. publicaciones institucionales. imagen, demandas de estudiantes. de R.C. de Docencia imagen, demandas de estudiantes. Calificado
Vicerrectoria de Docencia
* Desconocimiento de la normatividad de
autoevaluación.
Encuestas y documentación Sistema de Planeación
Programa con poca acogida en la región o sin * Falta de planeación y estudios de demanda y Rectoria, Vicerrector de
20 alta 1 baja 20 Autoevaluación de programa recopilada para autoevaluacion Preventivo SI Institucional Acuerdo 007 SI Media Semestral Desempleo en graduados. 5 BAJA 1 LEVE 5 Autoevaluación Curricular Corto Plazo Bajo
campo laboral en el perímetro regional. requerimientos en la industrias. Docencia, Decanos
de programa. de 2000
* Cambios de proveedores de internet.
Que las aplicaciones que se encuentran en la * Cortes de servicio.
pagina para consultas, inscripciones, matriculas * No se habilitan las aplicaciones en fechas Retraso en procesos de docencia. Retraso en procesos de docencia. Director de Oficina de
alta 3 alta 60 No hay controles No hay controles No hay controles No hay controles No hay controles No hay controles No hay controles No hay controles N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.
de estudiantes y reporte de notas no pueda se publicadas. Perdida de imagen de universidad. Perdida de imagen de universidad. Informatica
realizada. * Insuficiente capacidad para manejar el
volúmen de usuarios.
* Posible insuficiencia del personal para cubrir
los procesos con los métodos y herramientas
actuales. * * Propender por la consecución de herramientas
Herramientas informáticas e informativas efectivas para el desarrollo de las actividades de
ineficientes frente a los procedimientos Docencia.
propios del proceso de Docencia. * Realizar estudio actualizado del requerimiento de
* Falta de capacitación de personal en el personal en el Departamento.
* Procedimiento
manejo oportuno y eficaz de manejo de quejas Retraso en procesos de Docencia, * Ver Procedimiento Retraso en procesos de Docencia, * Incluir a todo el personal del DARA que protagoniza Vicerrector de Docencia,
* Plan de capacitación institucional
y solución de conflictos. posible querellas jurídicas, Perdida de 20 alta 2 baja 40 * Plan de capacitación Correctivo SI Manual de Calidad SI Media Según Ocurrencia posible querellas jurídicas, Perdida de 10 MEDIA 2 MODERADO 20 momentos de verdad con los usuarios, en el Plan de Largo Plazo Alto Responsable del proceso
* Registro de comunicaciones
* Cultura de incumplimiento de imagen institucional. institucional. imagen institucional. Capacitación Institucional. Estratégico, Jefe de DARA.
* Instructivos.
procedimientos, fechas y seguimiento de los * Propender por mantener la Planeación inicial en los
procesos académicos por parte de algunos entes de decición académicos.
usuarios. * Información efectiva a los usuarios a cerca de los
* Falta de claridad por parte del usuario, de las procedimientos y actividades a seguir, relacionadas
Dependencias que realizan las actividades con las distintas dependencias de la Universidad.
determinadas que generan traumatismo en el
proceso.
* Error al ingresar las notas. * Propender por la consecución de herramientas
Problemas en las matriculas de Procedimiento, protocolos Problemas en las matriculas de
* Error técnico del sistema de información efectivas para el desarrollo eficiente y garantizable de Vicerrector de Docencia,
estudiantes, deserción de estudiantes, informáticos, solicitud de informes y estudiantes, deserción de estudiantes,
Registro de notas con errores. académica. 20 alta 3 alta 60 Ver Procedimientos Detectivo SI Averiguar Incompleta Baja Según Ocurrencia 20 ALTA 3 CATASTROFICO 60 las actividades de Registro. * Mediano Plazo Alto Responsable del proceso
procesos disciplinarios a docentes y estudios, apertura de acciones procesos disciplinarios a docentes y
* Fallas en la seguridad del Sistema de Aplicación de procedimientos Estratégico, Jefe de DARA.
funcionaros. correctivas funcionaros.
Información Académica. * Apertura de acciones correctivas
* Falta de capacitación de personal.
Informes incompletos, con información Rectoria, Vicerrector de
Retraso en procesos, sanciones. 20 alta 2 media 40 Procedimiento Ver Procedimiento Preventivo SI Manual de Calidad SI Media Según Ocurrencia Retraso en procesos, sanciones. 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Aplicación de procedimiento Bajo
desactualizada o entregados a destiempo Docencia, Decanos
informes.
* Poco espacio físico para cubrir la demanda
Asignación de salones a varios grupos en un
de horas asignadas.
Retraso en procesos académicos. 20 alta 3 alta 60 Procedimiento Ver Procedimiento Preventivo SI Manual de Calidad SI Media Según Ocurrencia Retraso en procesos académicos. 10 MEDIA 3 CATASTROFICO 30 Aplicación de procedimiento Bajo Vicerrectoria de Docencia
* Error humano de asignación de espacios.
para el numero de usuarios.
* Desactualización de recursos disponibles.
* Falta de capacitación en asignación
Cuando se presenta un conflicto entre dos o académica.
varios grupos en una asignatura o varias * Proceso manual. Retraso en procesos académicos. 20 alta 3 alta 60 Procedimiento Ver Procedimiento Preventivo SI Manual de Calidad SI Media Según Ocurrencia Retraso en procesos académicos. 10 MEDIA 3 CATASTROFICO 30 Aplicación de procedimiento Bajo Vicerrectoria de Docencia
asignaturas en un mismo horario. * Desobediencia en asignación.
* Falta de un software para asignación.
Cuando la convocatoria no cumple los plazos y/o * Falta de personal evaluador.
las necesidades de perfiles de docentes * Falta de competencia del personal Retraso en procesos académicos. 20 alta 2 media 40 Procedimiento Ver Procedimiento Preventivo SI Manual de Calidad SI Media Según Ocurrencia Retraso en procesos académicos. 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Aplicación de procedimiento Bajo Vicerrectoria de Docencia
necesarios para las actividades académicas. evaluador.
* Fallas en el procedimiento de recepción de
hojas de vida.
Cuando se presentan evaluación de hojas de vida * Falta de competencia de personal evaluador.
Mala evaluación de hoja de vida, Baja Mala evaluación de hoja de vida, Baja
sin el cumplimiento de las disposiciones de la * Falta de ética del personal evaluador. 20 alta 3 alta 60 Procedimiento Ver Procedimiento Preventivo SI Manual de Calidad SI Media Según Ocurrencia 5 BAJA 3 CATASTROFICO 15 Aplicación de procedimiento Bajo Vicerrectoria de Docencia
calidad de docentes. calidad de docentes.
convocatoria o las normas vigentes pertinentes. * Falta de organización del trabajo.
* Altos volúmenes de hojas de vida.
* Proceso manual de evaluación.
* Falta de seguimiento de actividad
* Informe de evaluación y
académica. * Posible nueva actividad en la
Deficiente calidad académica en retroalimentación de los resultados de Deficiente calidad académica en Rectoria, Vicerrector de
Cuando no se cumplen con las fechas de la * Retrasos por actividades extracurriculares actividad de Planeación
estudiantes, retraso en procesos de 5 baja 2 media 10 la Planeación realizada y sus Detectivo SI Manual de Calidad ?? SI Media Según Ocurrencia estudiantes, retraso en procesos de 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Aplicación de procedimiento Bajo Docencia, Decanos, Jefe
programación académica. y/o protestas. Académica.
docencia. cambios. docencia. de DARA
* Mala planeación. * Ver Procedimiento
* Procedimiento
* Plazos discordes a los procedimientos.
* Falta de recursos para archivar. Sanciones legales, Demoras para Sanciones legales, Demoras para
Daño o perdida de archivos. * Falta de conocimiento de personal. buscar información, parálisis de 20 alta 2 media 40 Procedimiento Ver Procedimiento Preventivo SI Manual de Calidad SI Media Según Ocurrencia buscar información, parálisis de 10 MEDIA 2 MODERADO 20 Aplicación de procedimiento Bajo Vicerrectoria de Docencia
* Inadecuado archivo de información. procesos por falta de fuentes. procesos por falta de fuentes.
* Falta de información a estudiantes y
aspirantes a grado de los requisitos y
normatividad respectiva que los cobijan.
* Falla en comunicación interdependencias.
* Proceso llevado de forma manual y
Cuando se les da grado a estudiantes sin los paz artesanal, subutilización del módulo de grados * Aplicación de procedimiento
* Procedimiento
y salvo pertinentes, sin los requisitos de grado del sistema de información académica de la Deficiente calidad académica, * Ver Procedimiento Deficiente calidad académica, * Establecer necesidades de información y plan a
* Alimentar en la base de datos y en el Rectoria, Vicerrector de
extra-plan o sin la debida preparación de su Universidad. * Se Sanciones legales, sanciones 20 alta 2 media 40 * Establecer necesidades y Correctivo NO Manual de Calidad ?? SI Media Según Ocurrencia Sanciones legales, sanciones 10 MEDIA 2 MODERADO 20 seguir para completar la información del historial Mediano Plazo Bajo
historial académico de los estudiantes Docencia, Decanos
historial y soporte académico para pasar al percibe falta de efectividad del sistema de disciplinarias internas. Plan a seguir. disciplinarias internas. académico de los estudiantes- aspirantes a
la información faltante.
estado Egresado graduado. información académica en el registro y egresados.
soporte de todo el historial académico de un
estudiante aspirante a grado.
* Desinformación de entes de control.
* Falta de procedimiento.
* Falta de capacitación de personal.
* Falta de ética de funcionarios.
Cuando se presenta sesgo o manipulación * Procesos manuales con alto % de errores Baja calidad de docentes, sanciones Baja calidad de docentes, sanciones
10 media 2 media 20 Procedimiento Ver Procedimiento Preventivo SI Manual de Calidad SI Media Según Ocurrencia 5 BAJA 2 MODERADO 10 Aplicación de procedimiento Bajo Vicerrectoria de Docencia
interna a los datos de la evaluación docente. por digitación. disciplinarias. disciplinarias.
* Evaluación subjetiva de los participantes.
Revisado por: : Ángel Britton Howard Aprobado por: FERNANDO CABARCAS CHARRIS Revisado por: : Ángel Britton Howard Aprobado por: FERNANDO CABARCAS CHARRIS Revisado por: : Ángel Britton Howard Aprobado por: FERNANDO CABARCAS CHARRIS Revisado por: : Ángel Britton Howard Aprobado por: FERNANDO CABARCAS CHARRIS Revisado por: : Ángel Britton Howard Aprobado por: FERNANDO CABARCAS CHARRIS
Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Vicerrector de Docencia Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Vicerrector de Docencia Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Vicerrector de Docencia Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Vicerrector de Docencia Cargo: Representante de la Dirección Cargo: Vicerrector de Docencia
Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: Firma: Firma:
Fecha: Febrero 12 de 2010 Fecha: Febrero 12 de 2010 Fecha: Febrero 12 de 2010 Fecha: Febrero 12 de 2010 Fecha: Febrero 12 de 2010 Fecha: Febrero 12 de 2010 Fecha: Febrero 12 de 2010 Fecha: Febrero 12 de 2010 Fecha: Febrero 12 de 2010 Fecha: Febrero 12 de 2010