Gestión de Procesos

Software de gestión documental

Un software de gestión documental es una herramienta diseñada para organizar, almacenar,
recuperar y gestionar de manera eficiente los documentos y archivos digitales de una organización.
Estos documentos pueden incluir archivos de texto, imágenes, hojas de cálculo, presentaciones,
correos electrónicos y otros formatos de archivo. El software de gestión documental se utiliza para
facilitar la gestión y flujo de información dentro de una empresa, proporcionando las siguientes
funciones y beneficios:

 Almacenamiento centralizado: Permite centralizar todos los documentos en un

repositorio digital, eliminando la necesidad de guardar documentos físicos en archivos
físicos o carpetas dispersas.
 Organización y categorización: Permite organizar los documentos en carpetas,
categorías o etiquetas, lo que facilita su búsqueda y acceso posterior.
 Acceso y búsqueda rápida: Proporciona una forma rápida y eficiente de buscar
documentos utilizando palabras clave, metadatos o criterios de búsqueda avanzados.
 Control de versiones: Permite mantener un historial de versiones de los documentos, lo
que facilita el seguimiento de cambios, la colaboración y la recuperación de versiones
anteriores si es necesario.
 Seguridad y control de acceso: Proporciona controles de seguridad para garantizar que
solo las personas autorizadas puedan acceder y modificar los documentos, lo que ayuda a
proteger la información confidencial y a cumplir con las regulaciones de privacidad.
 Ahorro de espacio y costos: Al eliminar la necesidad de almacenar y mantener
documentos físicos, el software de gestión documental ayuda a reducir los costos
asociados con el almacenamiento físico y ahorra espacio en las instalaciones de la
empresa.