LOS SÍNTOMAS

DE UN ALMACÉN
INEFICIENTE:
¿CÓMO TRATARLOS?

www.mecalux.es
Índice

4 POR QUÉ NO ES EFICIENTE TU ALMACÉN

5 LOS SÍNTOMAS HABITUALES DE UN ALMACÉN INEFICIENTE Y SU TRATAMIENTO

5 SÍNTOMA 1: El almacén está desordenado

7 SÍNTOMA 2: Existen agujeros negros en el inventario

8 SÍNTOMA 3: Operativa descontrolada y poco eficaz ante imprevistos

10 SÍNTOMA 4: Salen pedidos con errores o fuera de plazo

12 SÍNTOMA 5: Hay desorganización en el equipo de trabajo

13 EASY WMS, LA SOLUCIÓN INTEGRAL PARA TODAS LAS INEFICIENCIAS DEL ALMACÉN

15 CONCLUSIÓN

16 SOBRE MECALUX
Por qué no es eficiente tu almacén

En el mundo de la compra omnicanal y de la logística 4.0, el ecosistema del almacén está sometido a
múltiples fuerzas que ponen a prueba su rendimiento cada día. Es posible que gestionar la
complejidad de los procesos logísticos sea el gran desafío al que se enfrentan los gestores de
almacenes hoy por hoy. Esa creciente complejidad se convierte en muchos casos en el origen de gran
parte de las ineficiencias del almacén.

En este ebook desgranamos los problemas latentes que más quebraderos de cabeza dan a
responsables de logística y jefes de almacén. Profundizamos, además, en cómo las funciones de un
sistema de gestión de almacenes (SGA) pueden allanar el camino y lograr ofrecer un servicio de gran
calidad para los clientes. Todo ello, por supuesto, sin olvidarnos de abordar otros consejos, soluciones y
sistemas relacionados cuando corresponda.

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 Los síntomas habituales de un almacén
ineficiente y su tratamiento
En el día a día del trabajo en el almacén es común encontrar contratiempos inesperados. Sin embargo,
cuando estos se convierten en una tendencia prolongada en el tiempo, se transforman en lo que hemos
denominado los “síntomas de un almacén ineficiente”. El tratamiento comienza normalmente con la
implementación de un sistema de gestión de almacenes, encargado de automatizar la distribución de
tareas. Vamos a verlo en detalle.

Síntoma 1 El almacén está desordenado

Una colocación deficiente de la mercancía es el origen de grandes ineficiencias en el almacén y la razón
que, en muchos casos, se oculta tras la afirmación “se nos ha quedado pequeño”.

El desorden provoca que el espacio esté siendo desaprovechado

y ralentiza los flujos de materiales en el almacén.

El problema suele estar relacionado con que:

• Los criterios de ubicación de la mercancía no están claros o definidos.

• No se planifica con eficacia la gestión de ubicaciones, sobre todo cuando se dan situaciones
imprevistas. Un ejemplo son las recepciones ciegas, es decir, llega mercancía sin que se tenga orden de
entrada para ella. Esto da lugar a interrogantes como: ¿dónde se coloca?, ¿cómo se etiqueta?
• La distribución de la mercancía no se ajusta a la estrategia comercial de la empresa. Por ejemplo, si se
hace una campaña flash, no se deben emplazar estos productos en el otro extremo del almacén, puesto
que ralentizaría el picking y la preparación de pedidos.
• La disposición de los sistemas de almacenaje no es la adecuada, sobre todo si estamos hablando de
almacenes que funcionan con unidades de carga cuyas características son muy variadas.

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 ¿Cómo tratarlo?
Una de las principales ventajas de un sistema de gestión de almacenes es su capacidad de optimizar
el inventario en función de las variables logísticas que determine la empresa: rotación de stock,
criterios FIFO o LIFO, características especiales de la mercancía (temperatura, peligrosidad…).

Gestionar las ubicaciones con un SGA como Easy WMS de Mecalux aumenta
el espacio de almacenamiento hasta un 40%.

Además, el uso de un software SGA (1) también permite recopilar información y crear un histórico. Con
él podemos detectar ineficiencias en la colocación de productos y determinar la estrategia de
slotting de los productos en el almacén.

No obstante y a pesar de que el sistema de gestión de almacenes ofrece una radiografía digital del
funcionamiento del almacén, parte de la problemática puede estar relacionada con un layout
desfasado respecto a las necesidades de la empresa. En este caso, el tratamiento del síntoma de
desorden debe abordarse desde una perspectiva más holística. Para ello, habrá que realizar un análisis
en profundidad de la zonificación del almacén con el fin de ver si es la conveniente, comparándola con
los flujos de materiales y la rotación de existencias efectiva.

(1) www.mecalux.es/software/sga

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 Existen agujeros negros
Síntoma 2 en el inventario
No hay mayor ineficiencia que un operario vaya a recoger un producto y descubra que no está en el
lugar indicado. Además, si hay un descuadre entre el inventario real y el que muestra el sistema, se
producen las temidas roturas de stock, que complican el servicio a los clientes y comprometen las
entregas en los plazos acordados. Esto puede darse al ejecutar operaciones sin realizar los controles o
registros pertinentes (por prisas, desconocimiento...).

¿Cómo tratarlo?
En lugar de revisar el inventario real disponible una vez al año, los inventarios rotativos o permanentes
(2) permiten tener un mayor control sobre las cantidades de stock disponibles en el almacén,
sobre todo en el caso del permanente (el inventario rotativo se trata de una solución intermedia). Para
poder implementarlo, es imprescindible contar con una solución informatizada como un SGA.

La gestión de inventario a través de un SGA va mucho más allá del mero control de stock
(funcionalidad que un ERP puede ofrecer). Un software de gestión de almacenes:

• Facilita el acceso a la información exacta del stock disponible en tiempo real a los operarios y al
responsable del almacén.
• Se integra con todo tipo de ERP, de donde extrae la información teniendo en cuenta sus reglas y
variables ya establecidas.
• Alerta cuando se detectan incidencias o problemas de stock.

La instalación de un SGA implica un cierto esfuerzo extra en tiempo e inversión, pero los beneficios del
sistema empiezan a notarse desde el primer día en la gestión del inventario.

(2) www.mecalux.es/blog/inventario-permanente-anual-rotativo

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 Operativa descontrolada y
Síntoma 3 poco eficaz ante imprevistos
Según el último informe de la organización Ecommerce Europe, el European B2C Ecommerce Report
2019, el negocio online en el continente crece a un ritmo anual de dos dígitos. No en vano, en 2018 el
crecimiento global europeo del sector fue del 11,87% y la estimación de 2019 es del 13,6%. A la vista
de los datos, el impacto de los negocios online supone un cambio disruptivo para la logística de muchas
empresas y es crucial para algunos sectores como el retail. Estándares como la entrega en 24 horas
han elevado las expectativas de los clientes e incluso están afectando a las cadenas de suministro
más tradicionales.

El negocio online europeo registró un crecimiento de un

11,87% en 2018 y en 2019 la estimación era de un 13,6% interanual.

Muchas veces, la causa de una operativa desorganizada es el aumento en el número de pequeños

pedidos y lotes, característica típica del modelo de negocio de los e-commerce. Esto dificulta las labores
de picking en un almacén sometido a la alta presión que marca el mercado. Un nivel muy alto de
tráfico de operarios y equipos puede saturar la instalación, provocar errores que terminen
paralizando procesos e incluso poner en riesgo al personal y a la mercancía.

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 ¿Cómo tratarlo?
El síntoma de una operativa descontrolada es claro reflejo de un cierto descontrol en la gestión global
del almacén, pero también está intrínsecamente relacionado con los equipos de manutención utilizados
o con las restricciones de espacio que plantea el propio layout. Dependiendo de las causas, el
tratamiento contará con distintos principios activos entre los que no pueden faltar las funcionalidades
operativas de un SGA. Las soluciones de automatización y los sistemas de almacenaje también
pueden formar parte de la receta.

Un SGA como Easy WMS de Mecalux es capaz de gestionar un gran número de tareas y variables
al mismo tiempo. Acompaña a los operarios en todas las actividades del almacén, como por ejemplo
las relacionadas con la recepción de mercancías, el cross-docking o las órdenes de salida en las
expediciones para no dejar nada en manos del azar.

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 Salen pedidos con errores
Síntoma 4 o fuera de plazo
El descontrol en las operaciones de picking es uno de los síntomas del almacén ineficiente más
extendidos en todo tipo de empresas y sectores.

La retirada de mercancía para la preparación de pedidos junto con la reposición

representan, de media, casi la mitad de los costes operativos del almacén.

Tener demasiados errores en la selección de los productos y en el montaje de pedidos es un

importante impedimento para lograr dar salida a las mercancías a tiempo. Las prisas y los descuidos se
pagan muy caro: perdiendo clientes insatisfechos. Además, un envío incorrecto supone tener que
gestionar su posterior devolución y volver a realizar la operación completa, es decir, se traduce en una
enorme pérdida de tiempo y un coste añadido.

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 ¿Cómo tratarlo?
Para mantener el impacto del picking bajo control, estas son algunas soluciones:

• Utiliza un SGA para rebajar hasta un 30% el número de operaciones de manipulación de mercancías
y optimizar los desplazamientos de los trabajadores en el almacén. Todo ello reduce la incidencia de
errores en más de un 90%. Además, el software de gestión de almacenes se integra sin problema con
todo tipo de soluciones de almacenaje automatizadas.
• Analiza si te conviene contar con sistemas semiautomáticos como el picking por voz, pick-to-light o
put-to-light.

Un WMS reduce hasta en un 90% los errores en la operativa del almacén y disminuye
hasta un 30% el volumen de operaciones de manipulación necesarias.

• Valora cambiar de un paradigma de picking hombre-producto a uno producto-hombre (3), que

incorpore soluciones de automatización de almacenes.
• Evalúa otras estrategias de picking como la agrupación de pedidos o el picking por olas (conformando
varios a la vez).

(3) www.mecalux.es/manual-almacen/picking/tipos-de-picking

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 Hay desorganización
Síntoma 5 en el equipo de trabajo
No hay duda de que el almacén está aquejado de este síntoma cuando:

• Hay personal exclusivamente dedicado a la planificación del equipo.

• Las tareas no están distribuidas equitativamente entre los operarios. Por ejemplo, los más veteranos
sufren un exceso de carga al ser los que más conocen los entresijos del almacén.
• El equipo de trabajo no tiene claras sus funciones, ya sea porque cuenta con poca experiencia o porque
la plantilla tiene mucha rotación y existe una importante dependencia de mano de obra temporal.

¿Cómo tratarlo?
El Labor Management
Lograr un equipo de trabajo más eficiente en el almacén pasa por: System, módulo
adicional para Easy
• Poner en marcha políticas de fidelización, con el fin de prevenir la WMS, registra los
fuga de talento por la falta de planes de carrera o el bajo nivel tiempos reales de
competitivo de los salarios. realización de tareas de
• Dejar la distribución de tareas en las automatizadas manos de un cada trabajador y los
sistema de gestión de almacén. No solo asigna las tareas de forma compara con los tiempos
optimizada, sino que además resulta intuitivo de usar para los estándares estimados
trabajadores nuevos que se vayan incorporando al equipo. para cada una de ellas,
convirtiéndose así en una
• Controlar la productividad de la plantilla midiendo su desempeño y
potente
rendimiento. Gracias al módulo Labor Management System (4), el SGA
fuente de información
también puede aportar soluciones en este sentido gracias al
para la toma de
seguimiento de las tareas realizadas por parte de cada operario. Esto
decisiones.
permite detectar ineficiencias y poder mejorar los flujos de trabajo.

(4) www.mecalux.es/software/labor-management-system-lms

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 Easy WMS, la solución integral para
todas las ineficiencias del almacén
El software de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux nació para simplificar la compleja logística
del almacenamiento en la actualidad.

Se trata de un sistema versátil que se adapta a las principales operativas que encontramos en todo
almacén, aun manteniendo la puerta abierta a personalizaciones y ajustes específicos gracias a módulos
adicionales (como el dedicado a e-commerce (5), el Labor Management System o el Supply Chain
Analytics Software (6)).

• Documentación y etiquetado
automático de los productos • Control centralizado de la
• Gestión de devoluciones información de stocks
• Asistencia en recepciones, Recepción Gestión de stock • Stock en tiempo real
incluidas las ciegas de mercancías y ubicaciones • Operaciones de cross-docking

• Integración con terminales Reposición Expedición • Operativa de paquetería

RF y otros sistemas como y picking de mercancías • Agrupación de pedidos según
picking por voz y pick-to-light las rutas de envío
• Optimización de los
desplazamientos y del reparto
de tareas
• Compatible por picking por
olas, por zonas y agrupado

Con Easy WMS, el retorno de la inversión se estima generalmente en menos de dos años, aunque la cifra
concreta dependerá de cada caso. Esto se consigue gracias a la mejora en la calidad del servicio logístico
y a la reducción de costes que implica un SGA.

(5) www.mecalux.es/software/sga/e-commerce
(6) www.mecalux.es/software/supply-chain-analytics-software

13
Conclusión

Como hemos visto, contar con un sistema de gestión de almacenes ayuda a lidiar con el manejo de
grandes flujos de información y encontrar respuesta a infinidad de incidencias. La desorganización, la
escasa capacidad de reacción ante imprevistos y la formación de cuellos de botella son algunas de las
problemáticas comunes que un SGA puede resolver.

Sin embargo, no hay que olvidar que instalar un programa de estas características, así como otras
soluciones de automatización, supone cambios considerables en el funcionamiento del almacén y afecta
de manera directa a todos los actores que lo integran.

Por ello, controlar todo el proceso de implementación desde la fase más embrionaria y contar con el
apoyo de un proveedor respaldado por una sólida experiencia como Mecalux es fundamental para
atenuar la incertidumbre y poder sacarle el máximo rendimiento desde el primer día.

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 Sobre Mecalux

Mecalux es una empresa líder en el mercado mundial de sistemas de almacenaje y soluciones de

software para almacenes, con más de 50 años de experiencia y con una plantilla formada por más de
3.900 profesionales. Nuestra actividad consiste en el diseño, fabricación, comercialización y prestación
de servicios relacionados con las estanterías metálicas, almacenes automáticos, software de gestión para
almacenes y soluciones de intralogística en general.

Con cuatro centros tecnológicos en Europa y Estados Unidos, 11 centros productivos en Europa,
América del Norte y del Sur, y ventas en más de 70 países, la compañía fundamenta su crecimiento en
una clara apuesta por la innovación continua y en la expansión internacional, manteniendo al mismo
tiempo fuertes lazos locales en los distintos mercados.

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www.mecalux.es