Problemas y soluciones para la

adecuada gestin logstica y de

almacenes
Autor: Eduardo Navarro
Canales de distribucin y administracin logstica
05 / 2004
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En el entorno actual, cada vez ms competitivo y con menores mrgenes, las
organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga ms
competitivas. En este sentido, cada vez son ms conscientes de la importancia de la
gestin de almacenes (y la gestin logstica en general) como parte esencial a la hora
de aportar ms valor a sus clientes y reducir sus costes.
En este artculo se va a desarrollar un caso prctico real que muestra la realidad en la
problemtica de la gestin logstica y de almacenes de muchas PYMEs as como las
soluciones y resultados alcanzados en este caso concreto.
La situacin de partida.
El presente caso se desarrolla en una empresa industrial de 34 millones de euros de
facturacin y que tiene el firme deseo de alinear su gestin logstica y de almacenes
hacia una filosofa Just in Time/Lean Manufacturing.
A nivel estratgico, la compaa -que est en un mercado puro de commodities- haba
perdido el liderazgo en cuanto a servicio al cliente y en costes, situacin agravada por
la entrada de competidores internacionales.
Adems, los almacenes estaban sobredimensionados (valorados en un 7% respecto a
la facturacin), valor excesivamente alto comparado con sus competidores directos y
teniendo en cuenta que la produccin se realiza bajo pedido.
Aunque fuese de menor importancia, tambin existan unos costes excesivos de los
procesos relacionados con la gestin de compras, produccin y almacenes debido a
las ineficiencias que a continuacin se describirn.
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Por ello, desde la Alta Direccin de la empresa se decide lanzar un proyecto para que
-tras un anlisis general de la empresa tanto a nivel estratgico como operativo- se
analicen, planteen e implanten las soluciones logsticas adecuadas para alcanzar
nuevas ventajas competitivas alineadas con la estrategia.
Para ello, se crea un equipo mixto de trabajo entre la consultora externa y personas
claves en el rea logstica de la empresa que tras realizar un diagnstico, identifican
cuatro grandes reas de mejora:
1. Procesos inadecuados y gestin de la informacin en el rea logstica
2. Problemas en la gestin de aprovisionamientos
3. Disposicin fsica del almacn
4. Disponibilidad y fiabilidad de la informacin debido a la introduccin manual de
datos
A continuacin se pasa a describir cada una de estas problemticas.
Procesos inadecuados y gestin de la informacin en el rea logstica
La carencia de una visin global de los procesos logsticos por parte de la empresa
estaba generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la informacin como
los materiales no fluan correctamente.

Este problema era bsicamente debido a dos motivos:
1. Procesos diseados de manera que no existe un flujo de informacinentre los
distintos departamentos. Los procesos se haban definido por cada uno de los
departamentos habiendo diseado procesos estancos que generan ineficiencias
cuando el proceso cruza varias reas. Por ejemplo, en el anlisis se encontraron
documentos que eran validados hasta en tres ocasiones por varios departamentos ya
que unos no eran conscientes que los otros lo hacan o planificaciones de
necesidades de materiales que generaba produccin y que compras no empleaba por
desconocer su existencia.
2. Existan claras ineficiencias debido al modelo de informacin empleado por el
software de gestin (ERP) recientemente implantando en la empresa y que no cubra
las necesidades de informacin de la compaa provocando unos procesos
excesivamente manuales y duplicidades de tareas entre departamentos. As, haba
mucha informacin que no se poda consultar en tiempo real y por ejemplo, para
conocer el nivel de stock de determinados productos se tena que ir al almacn e
inspeccionarlo de manera visual.
Problemas en la gestin de aprovisionamientos
En este sentido y asociado con el concepto de procesos, especialmente grave era el
problema en las reas de compras/aprovisionamientos.
Debido a la falta de informacin y de procedimientos en la organizacin, el
departamento de compras no poda tomar decisiones basadas en la informacin sino
en las sensaciones, lo que llevaba a una situacin catica con almacenes
sobredimensionados y al mismo tiempo con continuas roturas de stocks.
Todas las debilidades anteriormente comentadas provocaban la imposibilidad de
realizar anlisis sobre la rotacin de productos tanto para comprar las cantidades
correctas como para su disposicin fsica en el almacn.
Disposicin fsica de almacenes
Los almacenes tenan un lay-out tpico de almacenes pequeos que al ir creciendo y
al no haberlos replanteado nunca, muestran algunas ineficiencias muy habituales:
Incorrecta distribucin en planta (lay out) que provocaba ineficiencias en el manejo
de los materiales de almacn.
Plantilla sobredimensionada debido a las ineficiencias provocadas por el lay-out,
manejo de materiales y la falta de procedimientos.
Inadecuado tipo de de almacenaje para algunos productos, como es el caso de los
que se encontraban confinados en cajas de cartn (y ms an teniendo en cuenta
que el almacn estaba a la intemperie).
El sistema de almacenaje por el que se haba optado (productos apilados sin
estanteras), no permita tener un almacn con una filosofa FIFO (First In First Out),
provocando una rotacin inadecuada de los productos y por tanto que hubieran
artculos sin rotacin durante largos periodos del almacn, aumentando
considerablemente la presencia de artculos obsoletos y de mermas.
Disponibilidad y fiabilidad de la informacin debido a la introduccin manual de datos
La introduccin manual de los datos, tanto para el caso del almacn de materias
primas como para el de producto acabado, tena dos consecuencias:
1. La posibilidad de errores por la introduccin manual de los datos.
2. El desconocimiento en tiempo real de las existencias en los dos almacenes.
Este ltimo punto era especialmente grave si se tiene en cuenta que la empresa
produce durante los fines de semana, y que el alta manual de los productos en el
almacn de producto acabado implicaba el descuento de sus componentes en el
almacn de materias primas, lo cual haca que existiera un desfase mximo de 2,5
das entre el consumo de los artculos y su introduccin en el sistema.
La falta de fiabilidad en el sistema afectaba gravemente tanto a Compras, que la
solventaba aumentando los niveles de stock, como a Expediciones, dificultando la
optimizacin de las mismas.

La solucin propuesta
Tras el diagnstico, la solucin se plante con tres lneas bsicas de trabajo.
Partiendo de la estrategia y del posicionamiento deseado -y teniendo el rea de
procesos como el eje central- se disearon soluciones tal y como se muestra en la
siguiente figura:

Reingeniera de procesos
En este caso se redefini todo el proceso logstico desde el aprovisionamiento hasta
la expedicin, eliminando todas las ineficiencias que se producan cuando el proceso
"cruzaba" a travs de los distintos departamentos e implantando una gestin por
procesos en lugar de una organizacin departamental pura.
A partir del proceso logstico se redefinieron los siguientes subprocesos:
Gestin de compras
Gestin de almacenes y stock.
Gestin de expediciones
Gestin de la produccin
Adems, se implant el concepto de lder del proceso para que gestionase el proceso
a travs de todos los departamentos y planteando as una estructura organizativa
matricial que dotase de ms eficienciaa los procesos y subprocesos.
Adems de la reingeniera del proceso, tambin se form al personal en tcnicas de
mejora continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en
eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo en lugar de perderla.
Para ello se emple la siguiente metodologa:


Almacn fsico
Para la problemtica referida al sistema de almacenaje se plante la necesidad de
redisear los almacenes y as alcanzar los siguientes objetivos:
Racionalizar el nmero de personas destinadas en el almacn debido a la
disminucin drstica del tiempo de operaciones de almacenaje.
Mejorar la rotacin, y por tanto reducir el nivel de stocks y de obsoletos.
Disminucin del nmero de mermas.
Permitir la aplicacin de procedimientos que aseguraran una gestin adecuada del
almacn.
Para ello, a nivel fsico, hubo dos grandes lneas de trabajo:
1. Sistemas de almacenaje
2. Distribucin fsica (lay out)


En cuanto a sistemas de almacenaje, se diseo un almacn con sistemas de
paletizacin adaptados a las caractersticas del producto con modernos sistemas de
almacenamiento FIFO y picking dinmico.
En cuanto a la distribucin del almacn, se emple una metodologa propia de la
consultora redefiniendo todas las reas funcionales del almacn (muelles de carga y
descarga, zonas de preparacin de mercanca, zona de picking, etc.)
Gestin de la informacin
En el caso de la problemtica en la fiabilidad y disponibilidad de la informacin se
implant un sistema de captacin de datos (mediante terminales de radio frecuencia)
integrados con el sistema de informacin ERP empleado en la empresa. Esta solucin
asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida
los costes de gestin.
En esta rea, es importante destacar de la complejidad de hacer convivir con xito
conceptos de negocio con conceptos de tecnologa. Para conseguirlo, se cre un
"Comit de Implantacin de Sistema de Informacin"donde participaban los mismos
miembros de la consultora y de la empresa que en el Comit de Proyecto y adems
los representantes de las empresas de soluciones de sistemas de informacin.
De esta manera se consigui que no apareciesen problemas debido a la falta de
informacin o comunicacin con lo que se consigui cumplir el plan de proyecto de
esta rea en tiempo y forma.

La metodologa
Para el desarrollo del proyecto, se cre un equipo mixto de trabajo entre el cliente y la
empresa externa de consultora, donde estaban representados todos los
departamentos implicados (Logstica, Compras, Produccin, Almacn,..), y se
emplearon distintas metodologas en funcin de los distintos elementos del proyecto
aunque siempre con la siguiente estructura:


Toda la implantacin de la metodologa de trabajo y de las soluciones propuestas se
realiz empleando un Comit de Proyecto bajo un liderazgo del proyecto compartido
entre la consultora externa y la empresa y con un total apoyo por parte de la Alta
Direccin.
Especialmente destacable es la metodologa de gestin del cambio, elemento clave
para el xito de cualquier proyecto y cuyo tratamiento tuvo una metodologa
especfica. Nunca se ha de olvidar que los cambios organizacionales acaban siendo
cambios en personas por lo que este elemento -aunque muchas veces sea complejo
de gestionar- es bsico para el xito de cualquier proyecto.
Los Resultados
Tras la implantacin del proyecto, algunos de los resultados cuantificables fueron:
Alcanzar una posicin competitiva en plazos de servicio
Disminucin del stock medio de almacn en un 34,5%.
Disminucin de las mermas en un 27%.
Disponer de informacin en tiempo real para la toma de decisiones debido a la
implantacin de un cuadro de mando logstico.
Mejora de los costes de los procesos administrativos de un 23%
Mayor satisfaccin de los clientes debido a la mejora en el servicio
Aumento de la satisfaccin del equipo humano gracias a tener procesos
colaborativos, claramente definidos, comunicados e implantados.
Todas estas mejoras, conseguidas con un retorno de la inversin muy interesante
permitieron a la empresa recuperar su posicin de liderazgo en su sector.




Soluciones a los problemas ms
habituales que se producen en
el almacn
Lunes dUTC 27 noviembre, 2006, 10:44 am
En el da a da del almacn surgen, inevitablemente, problemas. Saber reconocerlos,
pero, sobre todo, saber cmo resolverlos es bsico para el perfecto funcionamiento de
la instalacin.La mayor parte de los mercados europeos se encuentran actualmente en
una etapa de madurez, tanto por el elevado desarrollo de la competencia como por el
alto grado de conocimiento del producto y de exigencia de sus clientes. Las empresas
que actan en estos mercados se ven por ello obligadas a buscar ventajas
competitivas en todos los eslabones de la cadena de suministro para sobrevivir. Es en
este contexto donde el almacn, como uno de los ltimos eslabones de la cadena, se
convierte en una pieza estratgica para la competitividad empresarial.
En efecto, en los ltimos tiempos asistimos a un cambio sustancial de mentalidad en la
gestin de almacenes. Se ha pasado de la poca dominada por el principio de cuanto
ms grande, mejor, donde las empresas disponan de instalaciones con capacidad
suficiente para el funcionamiento de toda la cadena de suministro, argumentando que
los elevados gastos de inventario se veran compensados por las ventas, a un tiempo
en el que un exceso de mercanca en la instalacin supone una prdida de recursos
econmicos, fsicos y humanos que limitan el crecimiento y la competitividad de la
organizacin. Por todo ello, las compaas dedican hoy en da un gran empeo a la
implantacin de tecnologas y procesos que optimicen el espacio y los recursos
disponibles en la planta.
Pese a los esfuerzos, el almacn sigue generando una serie de problemas que
dificultan la actividad diaria. A los factores coyunturales, se unen, en el da a da, las
peculiaridades propias de la mercanca que se gestiona, as como las complicaciones
derivadas de los procesos que se desarrollan en el almacn.
Limitaciones constructivas
El objetivo que se plantea a continuacin es analizar dichos factores para determinar la
direccin en la que se debe trabajar para mejorar las prestaciones de una instalacin
de almacenaje.
El primer foco destacable de contratiempos lo constituyen las limitaciones edificativas
derivadas del diseo del almacn. La construccin de un nuevo recinto implica un
proceso previo de diseo que, teniendo en cuenta las caractersticas de la carga, el
volumen de flujos previstos y los procesos internos, ayude a determinar la
organizacin, el espacio y los mecanismos de almacenaje idneos para la actividad.
No cabe duda de que un estudio riguroso evitar en el futuro innumerables problemas.
Sin embargo, en muchos casos, el almacn es la herencia de la mentalidad inicial
comentada anteriormente en la que se construyeron naves enfocadas a proporcionar
gran capacidad de almacenaje sin tener en cuenta los criterios logsticos esenciales
para el desempeo de las operaciones.
De nada sirve poseer una gran cantidad de mercanca almacenada, si se es incapaz de
gestionarla con la rapidez y eficacia que exige el mercado. De esta forma, resulta
habitual encontrar naves con gran capacidad de almacenaje pero con playas y espacios
de maniobra tan reducidos que imposibilitan el correcto flujo de materiales. Este
problema se agrava si se incorporan obstculos constructivos en los recorridos internos
tales como pilares situados en zonas de paso, losas de calidad deficiente, que provocan
irregularidades en el piso, rampas y muelles de acceso estrechos y en nmero
insuficiente, etc. El resultado es un almacn con procesos de entrada y salida lentos,
que alarga los plazos de entrega a los clientes.
Nuevo modelo de negocio
Por otro lado, la gran capacidad de almacenaje pensada en el momento de la
construccin, pasa a ser relativa si nos fijamos en el siguiente obstculo al que se
enfrenta el almacn: la evolucin del modelo de negocio inicial para el que fue
diseado. No cabe duda de que en los ltimos tiempos la globalizacin de los mercados
ha transformado los modelos implantados en Europa. Muchas firmas con una
estructura tradicionalmente productiva han pasado a ser, en pocos aos, distribuidores
de artculos adquiridos en mercados con condiciones productivas infinitamente ms
ventajosas que las locales. Esta situacin obliga a las empresas a producir donde es
ms barato y a vender donde resulte ms rentable hacerlo, sin importar las distancias,
lo que implica mayor necesidad de capacidad, principalmente por dos motivos.
El primero es que se trabaja con proveedores ms lejanos, con mayores plazos de
entrega, lo que obliga a comprar lotes ms grandes para cubrir la demanda durante el
periodo de aprovisionamiento.
En segundo trmino, se diversifican las actividades multiplicndose el nmero de
referencias que hay que gestionar, lo que conlleva un mayor error de previsin de
demanda, que se incrementa al tratarse de artculos en los que se tiene menor
experiencia. Dicho error se cubre con mayores stocks de seguridad.
Todo esto se traduce en un aumento del stock medio necesario para la gestin diaria y
por consiguiente en un mayor grado de saturacin del almacn.
Dificultades diarias
En este entorno problemtico surgen una serie de dificultades operativas ligadas a la
actividad diaria, como veremos a continuacin.
La propia apologa de la mercanca que hay que almacenar es fuente de innumerables
dolores de cabeza para sus gestores. De ah que caractersticas tales como los
diferentes volmenes y pesos a tratar, la apilabilidad, las fechas de caducidad, las
cuarentenas, la incompatibilidad de ciertos materiales y las normas de seguridad
ligadas a caractersticas especiales de ciertos materiales generen dificultades
operativas si no se toman las medidas apropiadas para gestionarlas.
La solucin pasa por la creacin de una base datos que registre e informe de todas
estas singularidades. No es habitual que las empresas dispongan de un registro de
datos logsticos de cada uno de sus artculos, aun as, y pese a la carga de trabajo que
ello pueda suponer en un principio, una buena calidad en los datos es sinnimo de
xito empresarial. De esta forma, un maestro de artculos que incorpore datos
logsticos fiables y actualizados se revelar como una fuente de competitividad cuando
llegue la hora de invertir en equipamientos y sistemas de almacenaje.
Si a este maestro se aaden criterios de rotacin y de evolucin histrica de las
ventas, se estar facilitando la solucin al que tal vez sea el problema ms grave al
que se enfrentan diariamente los almacenes: la generacin de obsoletos y acumulacin
de artculos de baja rotacin, que impiden la correcta gestin de las referencias ms
rentables.
Buscar la rotacin
En los mercados actuales, la mxima rotacin de los productos es el factor que genera
rentabilidad, ya que los mrgenes con los que se opera son cada vez ms reducidos.
Con un adecuado sistema de gestin, que permita contabilizar y controlar cada artculo
en particular cuando llega o sale del almacn, se obtendr una imagen precisa de todo
lo que hay en la instalacin. Si se analizan los movimientos, el almacn puede
convertirse en la fuente de informacin que posibilite a los departamentos de
aprovisionamiento y compras hacer una gestin mas eficiente que evite la acumulacin
de obsoletos y productos de baja rotacin.
Del mismo modo, un sistema de gestin que mejore la comunicacin con el
departamento de marketing de la sociedad permitira concertar las polticas de
actuacin consiguiendo eliminar excedentes de stock por medio de promociones, o
mejorar las condiciones de almacenaje, proponiendo modificaciones en los embalajes y
adaptndolos a las condiciones de almacenamiento y transporte existentes.
La interaccin del almacn con otros departamentos de la compaa es por tanto vital
para la eliminacin de los escollos ms comunes. Siguiendo esta lnea, cabe pensar
que llevando la interaccin fuera de las puertas de la empresa, es decir, a
proveedores, distribuidores y clientes se obtendr una gestin ms eficiente.
Ciertamente, integrando el almacn en la cadena de suministro mediante sistemas de
gestin que permitan una visin total del flujo de materiales en toda la cadena, se
resolvern problemas tan habituales hoy en da como la heterogeneidad de las
unidades de carga manipuladas, el etiquetado de las referencias o la necesidad de
volver a envasar o encajar ciertos productos. Estas tareas las harn proveedores tanto
internos como externos, que dispondrn de la informacin necesaria para efectuarlas
correctamente.
Ahorro de costes
La integracin supondr ahorros de costes globales, que debern repartirse entre
proveedor y cliente para que el proceso prospere. Es fundamental que la comunicacin
sea lo ms fluida posible para facilitar la planificacin y equilibrar el flujo de materiales.
Un sistema de gestin de almacn informatizado, que trabaje en tiempo real y con
capacidad para interconectarse, tanto con el proveedor como con el cliente, se
convierte en una herramienta idnea para la gestin logstica actual.
Para optimizar el flujo de mercancas, toda la informacin debe nacer paradjicamente
en el destino final de la cadena de suministro, esto es, en el cliente. Conociendo los
comportamientos diarios en el punto de venta, el almacn podr reaccionar mas
rpidamente, tanto para satisfacer necesidades del usuario como para reponer sus
propias necesidades optimizando el stock.
En este terreno se puede aventurar que las nuevas tecnologas de identificacin por
radiofrecuencia (RFID), que ofrecen informacin en tiempo real sobre los consumos en
el punto de venta, desarrollan un papel decisivo para la adecuada gestin del flujo de
materiales, desde la produccin hasta el cliente final, pasando, lgicamente, por el
almacn. Esta operativa, basada en la gestin de datos actualizada al instante,
ayudar en problemas como la falta de espacio, la generacin de obsoletos, los errores
de preparacin o las roturas de stock, a la vez que permitir asumir nuevos retos
generados por el continuo incremento del nivel de exigencia de los clientes, que
efectan pedidos cada vez ms atomizados y con menores plazos de entrega.