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LOS LIBROS CONTABLES – CONTABILIDAD GENERAL -

Máster YOLISMA J. MOLINA / UTH


Los Libros Contables. Descripción

CUENTAS DEL BALANCE GENERAL


(Estado de Situación Financiera)

Cuentas de Activo: DEBE (+) HABER (-)


 Empiezan cargando Se carga: Se Abona:
 Aumentan cargando Al iniciar el ejercicio Durante el ejercicio
 Disminuyen abonando Durante el ejercicio Al finalizar el ejercicio
Al finalizar el ejercicio
 Tienen saldo deudor

Caja:
Registra aumentos y disminuciones que sufre el dinero en efectivo propiedad de la
entidad, el cual está representando por la moneda de curso legal o sus equivalentes.
Efectivo que no ha ido a banco.
Fondo Fijo de Caja Chica:
Registra movimientos que experimente el fondo fijo de caja chica, la cual representa el
importe del valor nominal del dinero efectivo propiedad de la entidad establecido en un
importe fijo, destinado a efectuar pagos menores.
Bancos:
Registra los aumentos y las disminuciones que experimenta el efectivo propiedad de la
entidad, depositado en cuentas de cheques de instituciones del sistema financiero.
Valores disponibles en el banco, ahorros, cheques
Inversiones Temporales:
Registra los aumentos y disminuciones que experimentan las inversiones que con
carácter temporal realiza la entidad, ya sea en casas de bolsa o cualquier otro
organismo del sistema financiero nacional, con el propósito de obtener un rendimiento
o ganancia en un breve tiempo, durante el cual ha invertido el efectivo ocioso que
sobrepasa los requerimientos normales de operación. Menores de un año.
Clientes:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de mercancía
(inventario) o la prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito, ya sea
documentado (factura) o no. Todo dado al crédito
Estimación para cuentas de cobro dudoso de clientes:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a las estimaciones que se
efectúan con la finalidad de determinar las partidas que se consideran de difícil
cobro. Su saldo es acreedor y representa la cantidad que razonablemente no se
recuperará en efectivo (cobro) de las ventas de mercancías o prestación de servicios.
Documento x Cobrar:
Aumentos y disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a las
mercancías (inventario) o a la prestación de servicios, única y exclusivamente a
crédito documentado (Letra de cambio, pagarés)
Deudores Varios:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a
las mercancías (inventario) o la prestación de servicios, los préstamos concedidos y
otros conceptos de naturaleza análoga, única y exclusivamente a crédito abierto, sin
exigir garantía documental representada por títulos de crédito (letras de cambio y
pagarés)
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Funcionarios y Empleados:
Registra aumentos y disminuciones derivados de los préstamos concedidos al
personal de la empresa o deudas que éstos tengan con la entidad.

ISV Acreditable:
Registra los aumentos y disminuciones del impuesto al valor agregado que la
empresa paga en la adquisición (compra) de mercancías, bienes o servicios, por el
cual obtiene el derecho de acreditarlo contra el impuesto al valor agregado cobrado a
sus clientes en la venta de mercancías o prestación de servicio.
Anticipo de Impuestos:
Registra los aumentos y disminuciones que experimentan los pagos provisionales a
cuenta de impuestos a cargo de la entidad, como sujeto de las leyes fiscales
respectivas (principalmente los pagos provisionales de la ley del ISR)
Inventarios, Almacén, Mercaderías:
Registran los aumentos y disminuciones que sufren las mercancías propiedad de la
entidad, las cuales son adquiridas para ser vendidas, como actividad principal y
normal de toda entidad comercial. Mercadería (inventario) para la venta.
Mercancías en Tránsito:
Registra los aumentos y disminuciones que experimentan las mercancías adquiridas
fuera de la plaza, las cuales viajan por cuenta y riesgo de la entidad.
Anticipo a Proveedores:
Registra los aumentos y disminuciones por los importes que se anticipan a los
proveedores de mercancías o servicios, a cuenta de futuras compras.
Papelería y Útiles:
Registra los aumentos y disminuciones que experimentan aquellos materiales y útiles
de oficina, eje papel, facturas, recibos, sobres, lápices, plumas, etc.
Propaganda y Publicidad:
Registra los aumentos y disminuciones que sufren las inversiones efectuadas por la
empresa en los medios de comunicación, para informar al público sobre las
mercancías, productos o servicios que ofrece. Prensa, radio, tv, revistas, folletos,
volantes, etc.
Primas de Seguros y Fianzas:
Registra los aumentos y disminuciones que experimentan aquellos pagos efectuados
por la empresa a las compañías de seguro y fianzas, por las cuales adquiere el
derecho de asegurar sus bienes contra siniestros tales como robo, incendio, riesgos,
accidentes, etc.
Rentas Pagadas por Anticipado:
Registra los aumentos y disminuciones relativos a los importes de una o varias rentas
mensuales, trimestrales, semestrales, anuales, etc. Pagadas anticipadamente y
pendientes de devengarse.
Intereses Pagados por Anticipado:
Registra los aumentos y disminuciones relativos a los importes de los intereses
pagados por anticipado, antes del vencimiento del crédito, pendientes de devengarse
por los cuales la empresa obtiene el derecho de utilizar el dinero recibido y efectuar el
pago hasta el fin del periodo contratado.

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Las cuentas papelería y útiles, propaganda, primas de seguros, rentas y/o


intereses pagados por anticipado, aumentarán cada vez que se adquieran y
disminuirán por el precio de costo de estos bienes que se vayan utilizando o
consumiendo; es decir conforme se vayan “gastando” se considerarán como un
gasto y deberán descargarse de la cuenta de activo y aplicarse a los resultados
(Estado de Resultados) de operación.

Terrenos:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los terrenos propiedad de
la empresa, valuados al precio de costo.

Edificios:
Registra los aumentos y disminuciones relativos a los edificios adquiridos o
construidos, propiedad de la entidad, a precio de costo.
Depreciación Acumulada de Edificios:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de edificios,
la cual representa la parte recuperada del costo de adquisición, a través de su vida
útil de uso o servicio y considerando un valor (o no) de desecho. Su saldo es acreedor
y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de edificios que se ha
recuperado a través de los cargos efectuados a los resultados del período, es decir,
representa la depreciación acumulada.
Mobiliario y Equipo de Oficina:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los muebles y el equipo de
oficina de la empresa, valuados a precio de costo.
Depreciación Acumulada de Mobiliario y Equipo de Oficina:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de mobiliario
y equipo de oficina, la cual representa la parte recuperada del costo de adquisición, a
través de su vida útil de uso o servicio y considerando un valor (o no) de desecho. Su
saldo es acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de
mobiliario y equipo de oficina que se ha recuperado a través de los cargos efectuados
a los resultados del período, es decir, representa la depreciación acumulada.
Muebles y Enseres:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los muebles y enseres
propiedad de la empresa, valuados a precio de costo.
Depreciación Acumulada de Muebles y Enseres:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de muebles y
enseres, lo cual representa la parte recuperada del costo de adquisición, a través de
su vida útil de uso o servicio y considerando un valor (o no) de desecho. Su saldo es
acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de muebles y
enseres que se ha recuperado a través de los cargos efectuados a los resultados del
período, es decir, representa la depreciación acumulada.
Equipo de Transporte:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los vehículos propiedad de
la empresa, los cuales son usados para el transporte de sus empleados o ejecutivos,
valuados a precio de costo.

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Depreciación Acumulada de Equipo de Transporte:


Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de equipo de
transporte, lo cual representa la parte recuperada del costo de adquisición, a través
de su vida útil de uso o servicio y considerando un valor (o no) de desecho. Su saldo
es acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de equipo de
transporte que se ha recuperado a través de los cargos efectuados a los resultados del
período, es decir, representa la depreciación acumulada.
Equipo de Entrega y Reparto:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en los vehículos que la
empresa utiliza para el reparto y la entrega de mercancía o productos que vende a
sus clientes, propiedad de la empresa, valuados a precio de costo.
Depreciación Acumulada de Equipo de Entrega y Reparto:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la depreciación de equipo de
entrega y reparto, lo cual representa la parte recuperada del costo de adquisición, a
través de su vida útil de uso o servicio y considerando un valor (o no) de desecho. Su
saldo es acreedor y representa la cantidad del precio de costo de adquisición de
equipo de entrega y reparto que se ha recuperado a través de los cargos efectuados a
los resultados del período, es decir, representa la depreciación acumulada.
Derechos de Autor:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan al registrar una obra ya sea
técnica, científica, literaria, musical, etc., por lo cual, el gobierno concede al autor de
la misma el derecho exclusivo de publicar, difundir o vender su obra durante toda su
vida.
Patentes:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan debido a los pagos efectuados
al gobierno, para el registro de las patentes por inventos de maquinarias,
procedimientos técnicos, compuestos, etc., con los cuales se adquiere el derecho
exclusivo de explotar comercialmente, producir y vender un determinado producto.
Marcas:
Registra los aumentos y disminuciones relacionados con el pago en el desarrollo de
una marca o nombre comercial, así como los relativos a los derechos de su registro.
Crédito Mercantil:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan con base en el hecho de que la
empresa realiza sus operaciones en tal forma que sus clientes están convencidos que
sus negocios futuros con ella habrán de ser tan buenos como en el pasado, cuando
los clientes continúan realizando con ella el mismo tipo de operaciones, o cuando su
buena reputación atrae a nueva clientela.
Gastos Pre-operativos:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan en la etapa pre-operativa de
una empresa, cuyas actividades se encuentran encaminadas a iniciar sus
operaciones comerciales e industriales, tales como adquirir equipos, organizar su
administración y su producción, desarrollar los productos o servicios que planea
vender, desarrollar su mercado, contratar su personal, etc.
Gastos de Constitución:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por concepto de las
erogaciones que la empresa paga cuando se lleva a cabo el proceso de constitución
como sociedad mercantil.

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Amortización Acumulada de Gastos de Constitución:


Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la amortización acumulada
de los gastos de constitución, la cual representa la recuperación del costo de estos
gastos, cargada a los resultados del ejercicio. Su saldo es acreedor y representa la
cantidad que se ha amortizado de los gastos de constitución.
Gastos de Organización:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por concepto de las
erogaciones que la empresa paga a los profesionales (despachos de administradores o
contadores especialistas en consultoría) que hayan llevado a cabo la organización de
la empresa.
Amortización Acumulada de Gastos de Organización:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la amortización acumulada
de los gastos de organización, la cual representa la recuperación del costo de estos
gastos, cargada a los resultados del ejercicio. Su saldo es acreedor y representa la
cantidad que se ha amortizado de los gastos de organización.
Gastos de Instalación:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por concepto de las
erogaciones que la empresa paga para instalar y adaptar las oficinas e instalaciones y
dejarlas en condiciones de uso adecuadas a las necesidades de la entidad.
Amortización Acumulada de Gastos de Instalación:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan a la amortización acumulada
de los gastos de instalación, la cual representa la recuperación del costo de estos
gastos, cargada a los resultados del ejercicio. Su saldo es acreedor y representa la
cantidad que se ha amortizado de los gastos de instalación.
Fondo de Pensiones y Jubilaciones:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por conceptos del
establecimiento de fondos (separaciones de efectivo), con la finalidad de poder pagar a
sus trabajadores que se pensionen o jubilen.
Depósitos en Garantía:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por aquellas cantidades
dejadas en guarda para garantizar bienes o servicios.
Inversiones o Construcciones en Procesos:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por las inversiones en
construcciones que se encuentran en proceso.
Terrenos No Utilizados:
Registra los aumentos y disminuciones que se realizan por aquellos terrenos
propiedad de la entidad que no están siendo utilizados por la empresa y cuyo uso
está sujeto a las decisiones de la administración de periodos futuros.

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Cuentas de Pasivo: DEBE (-) HABER (+)


 Empiezan abonando Se carga: Se Abona:
Durante el ejercicio Al iniciar el ejercicio
 Aumentan abonando
Al finalizar el ejercicio Durante el ejercicio
 Disminuyen cargando Al finalizar el ejercicio
 Tienen saldo acreedor

Proveedores:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra de mercancías única y
exclusivamente a crédito, ya sea documentado (títulos de crédito) o no.
Documentos por Pagar:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la compra de conceptos distintos
a las mercancías o la prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito
documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a cargo de la empresa.
Acreedores:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de las compras de conceptos
distintos a las mercancías o la prestación de servicios, los préstamos recibidos y otros
conceptos de naturaleza análoga, única y exclusivamente a crédito abierto, sin
otorgar garantía documental representada por títulos de crédito (letras de cambio y
pagarés).
Acreedores Bancarios:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la obtención de créditos
(financiamiento) de las instituciones financieras (bancos) a corto plazo.
Anticipo a Clientes:
Registra los aumentos y disminuciones provenientes de aquellos anticipos que la
empresa recibe de sus clientes a cuenta de futuras ventas de mercancías.
Dividendos por Pagar:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la determinación por parte de la
asamblea de socios del pago de dividendos, al momento de decretarse su pago, por lo
tanto, representa la obligación de pagar a los socios o accionistas de la sociedad el
importe de sus dividendos.
ISV Causado:
Registra los aumentos y las disminuciones derivadas de la obligación que las
autoridades imponen a la empresa de retener impuesto al valor agregado (cobrar), por
la venta de mercancías o la prestación de servicios, y posteriormente, efectuar el
entero correspondiente, previa disminución (acreditamiento) del IVA pagado en la
adquisición (compra) de mercancías, bienes o servicios (IVA acreditable). Esta cuenta
no tiene saldo al finalizar el ejercicio, ni cada mes, ya que en ambos casos, su saldo
se salda contra el IVA acreditable o contra los impuestos por pagar.
Impuestos y Derechos por Pagar:
Registra los aumentos y las disminuciones derivados de los impuestos y derechos a
cargo de la entidad, en la cual ésta es el sujeto.
Impuestos y Derechos Retenidos por Enterar:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la obligación que tiene la
empresa de actuar como retenedora. INPREMA. Retenciones.

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Impuestos sobre la Renta (ISR) por Pagar:


Registra los aumentos y disminuciones derivados del cálculo del impuesto sobre la
renta a cargo de la empresa.
Participación de los Trabajadores en las Utilidades de la Empresa por Pagar (PTU):
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la obligación que establece la
Ley Federal del Trabajo, de participar a los trabajadores en las utilidades de la
empresa.
Rentas Cobradas por Anticipado:
Registra los aumentos y disminuciones de los cobros por concepto de rentas.
Intereses Cobrados por Anticipado:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los cobros anticipados por
concepto de intereses. Es una cuenta de pasivo, porque representa la obligación de
dejar usar al deudor el dinero prestado, por lo cual se cobró un interés en forma
anticipada.
Acreedores Hipotecarios:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los préstamos que la empresa
obtiene de instituciones financieras, por los cuales se ha otorgado como garantía
bienes inmuebles (terrenos, edificios). Estos préstamos son a largo plazo.

Cuentas Capital Contable DEBE (-) HABER (+)


 Empiezan abonando Se carga: Se Abona:
 Aumentan abonando Durante el ejercicio Al iniciar el ejercicio
Al finalizar el ejercicio Durante el ejercicio
 Disminuyen cargando Al finalizar el ejercicio
 Tienen saldo acreedor

Capital, Patrimonio:
Registra los aumentos y disminuciones que se efectúan en el capital del propietario
de la empresa.
Capital Social:
Registra los aumentos y disminuciones derivadas de las aportaciones que efectúan
los socios o accionistas de sociedades mercantiles.
Aportaciones para Futuros Aumentos de Capital:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de las cantidades aportadas por los
socios, decretados por la asamblea de accionistas, para ser aplicados posteriormente
como aumentos de capital social.
Capital Donado:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los donativos recibidos por la
empresa, los que por sus características no puedan considerarse como un ingreso del
periodo contable en el cual se recibieron.
Utilidad Neta del Ejercicio:
Registra los aumentos y disminuciones que experimenta la utilidad neta del ejercicio.
Pérdida Neta del Ejercicio:
Registra los aumentos y disminuciones que experimenta la pérdida neta del ejercicio.
Su saldo es deudor y representa la pérdida neta del ejercicio.
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Utilidades (Acumuladas) Retenidas:


Registra los aumentos y disminuciones derivados de los traspasos de las utilidades
netas del ejercicio (de cada periodo contable).
Pérdidas Acumuladas:
Registra los aumentos y disminuciones de las pérdidas acumuladas. Su saldo es
deudor y representa las pérdidas acumuladas.
Resultados de Ejercicios Anteriores:
Registra los aumentos y disminuciones de las utilidades y pérdidas acumuladas; es
empleada por aquellas empresas que en lugar de utilizar las cuentas de utilidades y
pérdidas acumuladas, prefieren hacer uso de una sola. Su saldo es deudor o
acreedor; según represente pérdidas o utilidades acumuladas, respectivamente.
Reserva Legal:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la creación e incrementos de
reservas, establecidos por la Ley General de Sociedades Mercantiles.
Reserva Estatutaria:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la creación e incrementos de
reservas, establecidas en los estatutos de la sociedad (escritura constitutiva o sus
modificaciones).
Reserva Contractual:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de la creación e incrementos de
reservas, establecidos por contratos celebrados por la empresa con sus clientes,
proveedores, etc.

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CUENTAS DE ESTADO DE RESULTADOS


(Pérdidas y Ganancias)
Cuentas de Resultados Acreedoras: Cuentas de Resultados Deudoras:
DEBE (-) HABER (+) DEBE (+) HABER (-)
Se carga: Se Abona: Se carga: Se Abona:
Al finalizar el ejercicio Durante el ejercicio Durante el ejercicio Al finalizar el ejercicio

Ventas (Ingresos por Ventas, Ingresos por servicios, Ventas Brutas):


Registra las disminuciones y los aumentos relativos a la operación de ventas de
mercancías de la entidad, las que constituyen su actividad o giro principal, ya sea al
contado, a crédito o con documento. Registradas a precio de venta. Su saldo es
acreedor.
Devoluciones sobre Venta:
Registra los aumentos y disminuciones realizados por concepto de la mercancía que
los clientes devuelven a la empresa, por o ser la que ellos pidieron, o por no estar de
acuerdo con la misma, ya sea por cuestiones de calidad, color, tamaño, etc., es decir,
estas devoluciones pueden ser sobre ventas de contado, crédito o documentadas,
registradas a precio de venta. Su saldo es deudor.

Rebajas sobre Ventas:


Registra los aumentos y disminuciones derivados de las bonificaciones que sobre el
precio de venta se concede a los clientes, sobre ventas de mercancías de contado, a
crédito o documentadas, registradas a precio de venta. Su saldo es deudor.
Descuentos sobre Ventas:
Registra los aumentos y disminuciones que por descuentos por pronto pago (pago
anticipado es decir, antes del vencimiento) se concede a los clientes. Su saldo es
deudor.
Compras:
Registra los aumentos y disminuciones de las operaciones de mercancías al contado,
a crédito o con garantía documental, las cuales constituyen el objetivo o giro principal
de la entidad, registradas a precio de costo de adquisición. Su saldo es deudor.
Gastos de Compra:
Registra los aumentos y disminuciones de las erogaciones efectuadas para hacer
llegar las mercancías adquiridas desde las bodegas del proveedor hasta las bodegas
de la empresa, que incluye fletes y acarreos, maniobras de carga y descarga,
permisos, impuestos, derechos, etc. Su saldo es deudor.
Devoluciones sobre Compra:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de las mercancías que la empresa
devuelve físicamente a sus proveedores, por no estar satisfecha en cuanto a
condiciones de calidad, color, tamaño, precio, estilo, talla, etc., Registradas a precio
de costo. Su saldo es acreedor.

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Rebajas sobre Compra:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de las bonificaciones que sobre el
precio de costo de las mercancías compradas conceden los proveedores a la empresa.
Su saldo es acreedor.
Descuentos sobre Compra:
Registra los aumentos y disminuciones que por pronto pago (pago anticipado antes
del vencimiento) conceden los proveedores a la empresa. Su saldo es acreedor.
Costo de Ventas (Costo de la Mercadería Vendida):
Registra los aumentos y disminuciones que representan el precio de costo de las
mercancías vendidas. Su saldo es deudor.
Gastos de Venta:
Registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa
realiza con la finalidad de incrementar el volumen de sus ventas, o derivados del
departamento de ventas. Su saldo es deudor.
Gastos de Administración:
Registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa
realiza con la finalidad de lograr los objetivos para los que fue establecida, es decir,
aquellos gastos relacionados con las personas y oficinas encargadas de la dirección o
administración del negocio. Su saldo es deudor.
Gastos Financieros:
Registra los aumentos y disminuciones relativos a las erogaciones que la empresa
realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, préstamos, servicios
bancarios, etc) es decir, derivados del manejo del dinero. Su saldo es deudor.
Productos Financieros:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de los ingresos o las ganancias que
obtiene la empresa por el uso o manejo del dinero. Su saldo es acreedor.

Otros Gastos:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de las pérdidas o gastos como
consecuencia de aquellas operaciones que no corresponden a la actividad o giro
principal de la entidad y que son esporádicas o eventuales. Eje. Pérdida en venta de
activos fijos, robos, faltantes, sobrantes. Su saldo es deudor.
Otros Productos:
Registra los aumentos y disminuciones derivados de las ganancias o productos
consecuencia de aquellas operaciones que no corresponden a la actividad o giro
principal de la entidad y que son esporádicas o eventuales. Su saldo es acreedor.
Pérdidas y Ganancias:
Conocida como cuenta liquidadora, registra los aumentos y disminuciones que
corresponden a todas y cada una de las cuentas de resultados, de ingresos, costos,
gastos y productos con la finalidad de obtener la utilidad o pérdida neta del ejercicio.
Su saldo puede ser deudor o acreedor, según presente utilidad o pérdida neta del
ejercicio, pero hay que tener presente, que en cualquier caso, este saldo deberá
traspasarse a las cuentas de utilidad o pérdida neta del ejercicio, según corresponda
y la cuenta quedará saldada.

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