INVENTARIO

INVENTARIO se refiere a las existencias de un artculo o recurso que se

usa en la organizacin, para satisfacer alguna demanda futura. En
manufactura los inventarios se conocen como SKU (stockkeeing Units) y
se mantiene en sitios de almacenamiento. Las SKU comnmente
consisten en:
Materias Primas
Productos en Proceso
Productos Terminados
Suministros
3.2 CONTROL DE INVENTARIO
Es una tcnica que permite mantener la existencia de los productos a los
niveles deseados.
PORQUE SE DEBE MANTENER INVENTARIOS?
La razn fundamental porque se debe llevar inventarios es que resulta
fsicamente imposible y econmicamente imprctico el que cada artculo
llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita, aunque para un
proveedor resulte posible suministrar materias primas con intervalos de
unas cuantas horas esto resultara prohibido debido al costo involucrado.
Otras de las razones son que reduce el grado de incertidumbre de
quedarse sin existencia, reduce los costos de manejo de materiales y las
compras masivas o al mayoreo.
3.3 EXISTENCIA DE SEGURIDAD
Cuando la demanda vara considerablemente se requiere de alguna
proteccin contra los altos costos que se originan no tener existencias.
De la misma manera el tiempo de espera para surtir, que es el tiempo
que transcurre entre la fecha en que se hace el pedido y la fecha en que
se recibe, no siempre es constante. La existencia de seguridad se puede
emplear para protegerse contra los fuera de existencia ocasionados
por una demanda inesperada durante el tiempo de espera de surtido del
pedido.
3.4 LA DOCTRINA DE OPERACIN
Los gerentes de operaciones deben tomar dos decisiones bsicas sobre
el sistema de inventarios: cundo reordenar existencias y que cantidad
debe pedirse?. Estas decisiones se conocen como la doctrina de
operaciones del control de inventarios.

El tiempo para reordenar se conoce como punto de reorden.

Normalmente un nivel predeterminado de existencia avisa cuando es el
momento de reordenar existencia. La cantidad a pedir se conoce como
cantidad por pedir. El nivel de inventario que seala la necesidad de
reordenar y la cantidad de pedido es el ncleo de la funcin de control
de inventarios.
3.5. SISTEMA DE INVENTARIO
Un sistema de inventario es un conjunto de polticas y controles que
supervisan los niveles de inventario y establece cuales son los niveles
que debe mantenerse, cuando hay que ordenar un pedido y de qu
tamao deben hacerse.
Una forma prctica de establecer un sistema de inventario es llevar la
cuenta de cada artculo que sale del almacn y colocar una orden por
ms existencias cuando los inventarios lleguen a un nivel
predeterminado. Cuando la demanda es variable (como para nuestro
caso de estudio) no se sabe por adelantado cuando se terminara el
inventario o que tan rpido se har. Es difcil establecer una doctrina de
operaciones econmica cuando vara la demanda, y an ms difcil
cuando tambin vara el tiempo de reorden. Cuando la demanda o el
tiempo de reorden varan el intervalo entre rdenes varia, pero la
cantidad ordenada siempre permanecen constante.

OTRA DEFINICION
Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, mtodos y
procedimientos aplicados de manera sistemtica para planificar y
controlar los materiales y productos que se emplean en una
organizacin. Este sistema puede ser manual o automatizado. Para el
control de los costos, elemento clave de la administracin de cualquier,
existen sistemas que permiten estimar los costos de las mercancas que
son adquiridas y luego procesadas o vendidas.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE
El control de los
Inventarios
es realizado
mediante dos
sistemas: Sistema de inventarios permanente y Sistema de
inventarios peridico.
El sistema de inventarios permanente, o tambin llamado perpetuo,
permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de
cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva

mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de

cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisicin, el valor de la
salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta
forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los
inventarios y el valor del costo de venta.
Adems del control permanente de los inventarios, este sistema permite
la determinacin del costo al momento de hacer la venta, debido a que
en cada salida de un producto, es registra su cantidad y costo.
Valuacin de los inventarios en el sistema permanente.
La valuacin de los inventarios y la determinacin del costo de
venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores
de las mercancas, puesto que stas se adquieren en fechas diferentes
con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad
en los valores de las mercancas compradas.
Para sortear este problema, la valuacin de los inventarios se realiza
mediante diferentes mtodos que buscan determinar el costo de la
forma ms real, dependiendo del tipo de empresa.
Entre los mtodos de valuacin tenemos: Mtodo del promedio
ponderado, Mtodo, Mtodo Ueps, Mtodo retail, etc.
Contabilizacin de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancas o Materia
prima se contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolucin de compras de mercancas, se afecta directamente la
cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crdito a la
respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta
de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al
momento de cada venta, se determina tambin su costo.
Ejemplo:
1. Se vende 1.000.000 en mercancas con una utilidad del 25% el costo
del producto. Iva del 16% y Retencin en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilizacin: (Plan de cuentas colombiano)
Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000
Retencin en la fuente (1355) [Debito] 35.000

Ventas (4135) [Crdito]1.000.000

IVA (2408) [Crdito] 160.000
Costo de venta.
1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo ms una utilidad del
25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el
costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.
Contabilizacin:
Costo de venta (6135) [Debito] 800.000
Inventarios (1435) [Crdito] 800.000
2. Se compran mercancas por 500.000. Iva del 16% y Retencin en la
fuente por compras del 3.5%.
Contabilizacin:
Inventarios (1435) [Debito] 500.000
Iva (2408) [Debito] 80.000
Retencin en la fuente (236540) [Crdito] 17.500
Proveedores (2205) [Crdito] 562.500

SISTEMA DE INVENTARIOS PERIDICO

El sistema de inventarios peridico, como su nombre lo indica, realiza
un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es
necesario hacer un conteo fsico. Para poder determinar con exactitud
la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la
utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en determinado
momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo de los
productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo
de venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general
se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o
anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es
preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en
tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las
devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de
las ventas del periodo.

El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control

constante, es un sistema que facilita la prdida de los inventarios. Solo
se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo
cuando se hacen los conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles
fraudes.
Contabilizacin en el inventario peridico.
En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima,
no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en
la cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el
valor all acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar
el costo de venta.
Las devoluciones de mercancas compradas se contabilizan tambin en
la cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc
Colombiano), lo mismo que la devolucin en ventas (4175 Puc
Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se
determina el inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la
cuenta de activos (Inventarios).
Aspectos tributarios.
El decreto 187 de 1975, en su artculo 27, establece que cuando el costo
de venta se determine mediante el juego de inventarios, no deben
incluirse ni las mercancas en trnsito, ni las mercancas recibidas en
consignacin.
En el caso de las mercancas en trnsito, si se llegare a vender esas
mercancas estando en trnsito, el costo de venta que se considera
provisional, se contabilizar como diferido. La utilidad o prdida por esas
ventas, se determinar e incluir en la renta del ao en que se liquide
definitivamente el respectivo costo.
Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el
inventario peridico para los contribuyentes que de acuerdo
al Estatuto tributario deban presentar la declaracin tributaria firmada
por contador pblico. (Vea: Declaraciones tributarias que deben ser
firmadas por contador pblico).
Fiscalmente se acepta la disminucin del inventario final hasta en
un 3%. Esta disminucin bien puede ser por deterioro o por prdida,
obsolescencia, etc.

Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro,

obsolescencia o por cualquier otro motivo que la empresa considere
prudente provisionar algn valor, no son aceptadas fiscalmente. La
nica disminucin permitida es la del inventario final slo en el 3%.
..
El sistema peridico es generalmente utilizado para contabilizar los
artculos del inventario que tienen un costo unitario bajo.
El anlisis <ABC>
Uno de los instrumentos mas utilizados para realizar la clasificacin de
los productos en categoras de <alta, media y baja> rotacin es el
llamado ABC, tambin conocido como ley 80:20.
El anlisis ABC se realiza con el fin de determinar la importancia de los
distintos productos en funcin de su aporte a las ventas totales de la
empresa y a los margenes brutos de beneficios generados.
Para realizar el analis ABC:

El primer paso consiste en ordenarlos, de mayor a menor, de

acuerdo con el tanto por ciento que representa respecto al total de las
ventas de la empresa.

El segundo paso se completa colocando al lado del tanto por

ciento sobre las ventas el tanto por ciento que representa cada producto
respecto al margen bruto total generado por la venta de todos los
productos de la empresa.

El tercer paso consiste en separar en tramos o categoras, con el

fin de clasificaren productos de alta, media, y baja importancia
relativa.Este analisis permite determinar cuales son los productos
realmente importante en la empresa.
MODELOS DE INVENTARIO.
Comnmente los inventarios estn relacionados con la manutencin de
cantidades suficientes de bienes (insumos, repuestos, etc.), que
garanticen una operacin fluida en un sistema o actividad comercial.
La forma efectiva de manejar los inventarios es minimizando su impacto
adverso, encontrando un punto medio entre la poca reserva y el exceso
de reserva. Est actitud prevaleci en los pases industrializados de
Occidente, incluso despus de la segunda guerra mundial, cuando Japn
instaur con gran xito el sistema (famoso ahora) Just in time,
ambiente que requiere un sistema de produccin (casi) sin inventario.

La gestin de inventario preocupa a la mayora de las empresas

cualquiera sea el sector de su actividad y dimensin.
Por tres factores imperativos:
No hacer esperar al cliente.
Realizar la produccin a un ritmo regular, aun cuando fluctu la
demanda.
Comprar los insumos a precios ms bajos. Una buena gestin de los
inventarios es definir perfectamente:
Mercadera a pedir.
Fechas de pedido.
Lugar de almacenamiento.
La manera de evaluar el nivel de stock.
Modo de re-aprovisionamiento.
Los modelos en que basar la planificacin de aprovisionamiento se
agrupan en dos categoras principales, segn la demanda sean
dependientes o independientes.
Modelos para Re-aprovisionamiento no programado, en los que la
demanda es de tipo independiente, generada como consecuencia de las
decisiones de muchos actores ajenos a la cadena logstica (clientes o
consumidores), el modelo ms comn es el Lote Econmico de Compras.

Modelos para Re-aprovisionamiento programado, en los que la demanda

es de tipo dependiente, generada por un programa de produccin o
ventas. Responden a peticiones de Re-aprovisionamiento establecidas
por MRP o DRP basadas en tcnicas de optimizacin o simulacin.
A su vez los modelos no programados se clasifican en otras dos
categoras:
Modelos de Re-aprovisionamiento continuo, en los que se lanza una
orden de pedido cuando los inventarios decrecen hasta una cierta
magnitud o "punto de pedido". La cantidad a pedir es el "lote econmico
de compra".
Modelos de Re-aprovisionamiento peridico, en los que se lanza una
orden de pedido cada cierto tiempo previamente establecido. La
cantidad a pedir ser la que restablece un cierto nivel mximo de
existencias nivel objetivo.

Estos ltimos modelos podran, a su vez, subdividirse en funcin de

demanda es determinista o probabilista, constante o variable que no
aportan diferencias metodolgicas relevantes. Se utilizaron por muchos
aos los modelos clsicos de Re-aprovisionamiento no programados, lo
que produca resultados anmalos y extenda en las empresas ciertas
dudas sobre la bondad de los modelos analticos como sustitutos del
buen hacer, intuitivo de los gestores de inventarios. Hasta que en 1965
se defini los conceptos de demanda dependiente y demanda
independiente era claro que los modelos clsicos eran los nicos
aplicables a casos de demanda no programada o independiente.

Tipos de sistemas y modelos de inventario

Los sistemas de inventarios se enfocan a a partir del VALOR del
producto, ya que con ello pueden establecer las dimensiones de los
pedidos para los productos, periodos de tiempo en cada uno, entre
otros. Esto conduce a lo que se conoce como modelos de inventario los
cuales se destacan de la siguiente forma:
1- Modelos deterministas
Toma como punto de referencia los datos que supone cada inventario
para su pedido, estableciendo as factores como demanda plazo de
entrega, precios, costos de almacenamiento, periodos de los pedidos, y
todo lo dems referente a la caractersticas de cada producto.
2- Modelos probabilistas
Similar al modelo determinista, con la diferencia de que, basndose en
datos tales como la distribucin de los productos en su entorno
determinado, hace PROBABLE ciertos hechos como variacin en la
demanda y el mercado, stock de seguridad, entre otros.