MEEG Directiva para El Tramite Control y Archivo de Expedientes Ed Contratacion de Bienes Servicios Consultorias y Obras de La MDVA 19

MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE VISTA ALEGRE
DIRECTIVA N° -----------2019/MDVA
“PROCEDIMIENTO PARA EL TRAMITE, CONTROL Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE
CONTRATACION DE BIENES, SERVICIOS, CONSULTORIAS Y OBRAS DE LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE VISTA ALEGRE”
I. OBJETIVO
Normar el procedimiento para la conformación, tramitación, control y archivo de los

expedientes de contratación de bienes, servicios, consultorías y obras mediante los
procedimientos de selección convocados por la Municipalidad Distrital de Vista Alegre,
en concordancia con la normatividad vigente.
II. FINALIDAD
Establecer los procesos para el adecuado tramite de los expedientes de contratación

desde el momento que surge la necesidad del bien, servicio, consultoría u obras a
contratar, a la etapa de ejecución contractual hasta la conformidad final, pago y
archivamiento definitivo; regulando los mecanismos de control e información
permanente de los resultados de las contrataciones realizadas en el ejercicio
correspondiente; y orientando las unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de
vista Alegre involucradas en la organización de los expedientes de contratación de
bienes, servicios, consultorías y obras, durante el desarrollo de los procedimientos de
selección y en la Etapa de ejecución contractual.
III. BASE LEGAL
 Constitución Política del Perú

 Ley 27972 – Ley Orgánica de Municipalidades.
 Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
 Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República.
 Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
 Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado.
 Ley N° 27806, Ley de Transferencia y Acceso a la Información Pública.
 Decreto Supremo N° 350-2015-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 30225, Ley
de Contrataciones del Estado.
1PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE, CONTROL Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE

DISTRITAL DE VISTA ALEGRE
DE VISTA ALEGRE
 Decreto Legislativo N° 1341, que modifica la Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del
Estado.
 Decreto Legislativo N° 056-2017-EF, que modifica el Reglamento de la Ley N°30225,
Ley de Contrataciones del Estado.
 Decreto Supremo N° 006-2017-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N°
27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
 Decreto Supremo N° 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley
N° 27806, Ley de Transferencia y Acceso a la Información Pública.
 Resolución de Contraloría General N° 320-2006, que aprueba las Normas de Control
Interno.
 Ordenanza N° 238-2016/MDVA y su modificatoria, que aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones, Estructura Orgánica y Organigrama de la Municipalidad
Distrital de Vista Alegre.
IV. ALCANCE
Las disposiciones contenidas en, la presente Directiva serán de aplicación obligatoria

para todos los órganos y unidades orgánicas que conforman la Municipalidad Distrital
de Vista Alegre.
V. DEFINICIONES
a) Área Usuaria : Órgano y/o Unidad orgánica cuyas necesidades pretenden ser
atendidas con determinada contratación , o que, dada su especialidad y
funciones, canaliza los requerimientos formuladas por otros Órganos y/o
Unidades Orgánicas, que colabora y participa en la planificación de las
contrataciones efectuadas a su requerimiento, previas a su conformidad.
b) Expediente de Contratación; Es la documentación sistemática, ordenada y

preclusiva que respalda a las actuaciones realizadas desde la formulación del
requerimiento del área usuaria hasta el cumplimiento total de las obligaciones
derivadas del contrato, incluido las incidencias del recurso de apelación y los
medios de solución de controversias de la ejecución contractual, según
corresponda.
c) Documentación Ordenada: Se refiere a que cada actuación dentro de las fases

o etapas tiene un orden correlativo variable, lo cual se evidencia en las fechas
en cada documento que se deriva entre los órganos o unidades orgánicas.

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Debido al orden consecutivo, cada actuación o fase actual no es susceptible de

modificación, enmendadura o alteración alguna (salvo que se declare la
nulidad de los documentos).
d) Órgano encargado de las contrataciones: Unidad orgánica que realiza las

actividades relativas a la gestión del abastecimiento al anterior de la entidad,
incluida la gestión administrativa de los contratos. De acuerdo a la
organización interna de la Municipalidad este órgano es l Sub gerencia de
Logística y Control Patrimonial.
e) Requerimiento: Solicitud del bien, servicio u obra formulada por el área

usuaria de la entidad y comprende la formulación de las especificaciones
técnicas, términos de referencia o expediente técnico , respectivamente.
f) Documentación Sistemática: Los documentos de gestión que se derivan de

cada actuación del proceso de contratación se ejecutan sobre la base de la
regulación prevista por la Ley su Reglamento de modo que al culminar el
contrato forma un todo orgánico incólume.
VI. RESPONSABILIDAD
La Gerencia de Administración y Finanzas a través de la Sub Gerencia de logística Y
control Patrimonial, es la encargada de cautelar los procedimientos, tramites, control
y archivo de los expedientes de contratación de bienes, servicios, consultorías y obras
de la Municipalidad Distrital de Vista Alegre.
VII. DISPOSICIONES GENERALES
VII.1 La conformación, tramitación, custodia, control y archivo de los

Expedientes de Contratación es de responsabilidad de la Sub Gerencia de Logística
y Control Patrimonial. Los Comités de Selección, en los procedimientos que
corresponda, tendrán la custodia de los Expedientes de Contratación durante la
tramitación de los procedimientos de selección.
VII.2 Los documentos que deben conformar el expediente de Contratación se

irán incorporando al mismo en orden cronológico, de acuerdo a las etapas de
contratación (actuaciones preparatorias, procedimientos de selección y ejecución
contractual) y al método de contratación empleado, conforme a lo establecido en
la Ley de Contrataciones del estado y su Reglamento.
VII.3 Para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones (PAC) se considerara

en los procedimientos mayores, los bienes, servicios, consultorías y obras que son

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requeridos de manera recurrente que tengan una naturaleza similar, de acuerdo a

los tipos de procedimientos de selección establecidos en las Ley de Contrataciones
del estado y Reglamento, en salvaguardia de los interese de la Municipalidad
Distrital de Vista Alegre.
VII.4 Los Expedientes de Contratación se deberán tramitar, mantener y archivar

de acuerdo a la normativa vigente, a fin de garantizar el desarrollo optimo de los
procedimientos convocados, bajo la modalidad que corresponda de acuerdo a la
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
VIII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
VIII.1 ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACION
a) Actuaciones preparatorias.
b) Procedimientos de selección.
c) El contrato y su ejecución.
VIII.2 CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACION.
El expediente de contratación contendrá todas las actuaciones del proceso de

contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del
contrato, debiendo incluir las ofertas ganadoras. Los demás Órganos y/o Unidades
Organices de la entidad, según sus competencias deben facilitar copia de todas las
actuaciones debidamente documentadas para mantener el expediente completo,
tales como aprobación de ampliaciones de plazo, adicionales, reducciones,
comprobantes de pago, resultados de los mecanismo de solución de
controversias, entre otros.
Detalle del contenido del Expediente de Contratación:
a) En la Etapa de Actuaciones preparatorias, el expediente de contratación debe

contener:
 El requerimiento .
 Informe técnico de evaluación de software, conforme a la normativa de la
materia, cuando corresponda.
 Indagaciones de mercado y su actualización, cuando corresponda.
 Resumen ejecutivo.
 Valor referencial, según corresponda.
 Certificación de crédito presupuestario y/o la previsión presupuestal.
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 Determinación del procedimiento de selección, sistema de contratación,

modalidad de contratación con el sustento correspondiente.
 Formula de reajuste, de ser el caso.
 Declaratoria de viabilidad y declaración de viabilidad cuando esta última
exista, en el caso de contrataciones que forman parte de un proyecto de
inversión publica.
 En el caso de obras contratadas bajo la modalidad llave en mano que
cuenten con componentes, equipamiento, las especificaciones técnicas de
los equipos requeridos.
 Aprobación del expediente de contratación.
 Otros documentos necesarios, conforme a la normativa que regula el
objeto de contratación.
b) En la etapa de Procedimiento de selección , al expediente de contratación

debe adicionarse:
 Resolución de designación e comité de selección y su respectiva acta

de instalación, cuando corresponda.
 Bases administrativas, solicitud de expresión de interés para selección
de consultores individuales o solicitud de cotización para comparación
de precios con su respectiva aprobación por parte de Gerencia DE
Administración y finanzas.
 Ficha de la convocatoria a través del Sistema Electrónico de
Contrataciones del estado – SEACE.
 Consultas y/o observaciones formulada por los participantes al
procedimiento de selección, de ser el caso.
 Pliego absolutorio de consultas y observaciones con la sustentación
respectiva, de ser el caso.
 Solicitud de elevación de cuestionamientos del pliego absolutorio de
consultas y observaciones, de ser el caso.
 Pronunciamiento del OSCE a la elevación de cuestionamientos al
pliego absolutorio de consultas y observaciones, de ser el caso.
 Base integradas.
 Reporte de registro de participantes.
 Ofertas de los postores.
 Cuadro de evaluación de ofertas.
 Acta de otorgamiento de buena pro.
 Ficha de otorgamiento de buena pro.

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 Ficha de consentimiento de buena pro.

 Otros documentos generados durante el desarrollo del procedimiento
de selección.
c) En la Etapa contractual y de ejecución se incluye al expediente de contratación

lo siguiente:
 Documentos para perfeccionamiento de contrato presentados por el postor

ganador de la buena pro
 Contrato.
 Documentos que modifiquen el contrato.
 Documentos de los mecanismos de solución de controversias.
 Comprobantes de pago.
 Documentos de conformidad, o liquidación final, según corresponda.
 Otros documentos necesarios conforme al desarrollo de la ejecución
contractual.
VIII.3 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE CONTROL DEL EXPEDIENTE DE

CONTRATACION.
La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial, tiene a su cargo la custodia del

expediente de contratación, salvo en el periodo en el que dicha custodia este a
cargo del Comité de Selección:
VIII.3.1 Actuaciones Preparatorias.

La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial apertura el
expediente de contratación de los procedimientos de selección
programados en el plan Anual de Contrataciones PAC del ejercicio
fiscal en curso y solicita al área usuaria realizar sus requerimientos,
formulando las especificaciones técnicas, términos de referencia o
expediente técnico, según corresponda.
El área usuaria realiza su requerimiento y lo deriva a la Gerencia de

Administración y finanza para su autorización y visto bueno del
requerimiento y lo deriva a la sub Gerencia de Logística y Control
Patrimonial para su trámite correspondiente, la misma que realiza las
indagaciones de mercado para determinar el valor referencial, según
sea el caso, proponer al área usuaria ajustes al requerimiento, de
acuerdo a las indagaciones realizadas, determinar el método de
contratación, sistema y modalidad de contratación, elaborar resumen
ejecutivo, gestionar la certificación de crédito presupuestario,
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elaborara Ficha Técnica del procedimiento y solicitar la aprobación del

expediente de contratación a la Gerencia de Administración y
Finanzas.
La Gerencia de Administración y finanzas, a prueba el expediente de

contratación y lo deriva a la Sub Gerencia de Logística y Control
Patrimonial para el correspondiente procedimiento de selección.
Si el órgano a cargo del procedimiento de selección es un Comité de

Selección , la sub Gerencia de Logística y control Patrimonial, remitirá
el expediente de contratación ala respectivo Comité , para la
preparación, conducción y realización del procedimiento de selección
hasta su culminación.
VIII.3.2 Procedimientos de Selección.
El órgano a carago del procedimiento de selección (Comité de

Selección) , recepciona el expediente de contratación prepara,
conduce y realiza el procedimiento de selección hasta su culminación.
Culminado el procedimiento de selección, el comité de selección

remite el expediente de contratación a la sub Gerencia de Logística y
Control Patrimonial para recepcionar la documentación necesaria por
parte del contratista para la suscripción del contrato en el plazo
establecido. De haber llevado a cabo el procedimiento de selección la
Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial conservara y
mantendrá el Expediente de Contratación.
La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial es responsable del

expediente de Contratación, según lo establecido en el siguiente
capítulo y lo mantendrá en custodia.
VIII.4 DEL CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN.
VIII.4.1 Del requerimiento
VIII.4.1.1 Al momento de formular el requerimiento de bienes,

servicios, consultorías y obras, las áreas usuarias considerarán
que estos deben estar previamente programados en sus
respectivos cuadros de necesidades; caso contrario paras u
inclusión deberán efectuar las modificaciones y

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coordinaciones necesarias con la sub Gerencia de Presupuesto

para la asignación de ala partida presupuestal y con la Sub
Gerencia de Logística y control patrimonial para el registro en
el catalogo interno de bienes y servicios. Asimismo se deberán
tener en cuenta las Mediadas de Austeridad, Racionalidad y
Disciplina en el Gasto vigente en la fecha, si como las normas
técnicas y/o restricciones legales respecto del objeto de
contratación.
VIII.4.1.2 Conjuntamente con el Requerimiento, el área usuaria

deberá elaborar y presentar el documento que contenga las
Especificaciones técnicas del bien o los Términos de referencia
del servicio u obra a contratar, definiendo con precisión su
cantidad y calidad, indicando la denominación de la
contratación, finalidad pública, antecedentes, objetivos de la
contratación y cualquier otra información necesaria que
permita una contratación eficiente y oportuna; incluyendo los
requisitos de calificación que se consideren necesarios.
VIII.4.1.3 Para tal efecto, las Especificaciones Técnicas del bien o los
Terminas de Referencia del servicio u obra, deberán estar
visados por el funcionario responsable del Órgano y/o Unidad
Orgánica usuaria.
VIII.4.1.4 En el caso de obras se debe remitir además de los

Términos de Referencia, el expediente Técnico completo
(impreso y en CD) con su Resolución de aprobación y la ficha
del sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de
Inversiones (Invierte.pe) y/o del Sistema Nacional de Inversión
Publica (SNIP) con la viabilidad del Proyecto de Inversión
Publica, según corresponda.
VIII.4.1.5 El requerimiento de adquisición de software deberá

contar con el informe técnico precio de la Sub Gerencia de
Tecnología de la Información, de acuerdo a la normativa
vigente de la materia.
VIII.4.1.6 En el caso que la contratación de bienes, servicios,

consultorías y obras esté relacionado a la ejecución de un
Proyecto de Inversión Publica , debe contarse con la
declaratoria de viabilidad y verificación de viabilidad, cuando

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esta ultima exista , en el marco del Sistema Nacional de

Programación Multianual y Gestión de Inversiones
(Invierte.pe) y/o Sistema Nacional de Inversión Publica (SNIP)
según corresponda.
VIII.4.1.7 El requerimiento de prendas de vestir que conforman

uniformes para el personal y confección de materiales
impresos (revistas, folletos, carteles, banners, etc.) deberá
contar con el modelo adjunto en un CD de ser necesario y las
características, condiciones, ente otros debidamente
detallados en los Términos de Referencia.
VIII.4.1.8 En los requerimientos que comprendan prestaciones de

naturaleza diversa (bienes y servicios), el objeto de la
contratación se determinara en función de la prestación de
mayor incidencia porcentual en el costo.
VIII.4.2 Plazo de Presentación
VIII.4.2.1 El Requerimiento deberá presentarse ante la Gerencia de

Administración y Finanzas para su autorización y lo derivara a
la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial, con una
anticipación no menor a 15 días calendario a la fecha en que
se encuentre previsto en el Plan Anual de Contrataciones
(PAC) para efectuar la convocatoria del respectivo procedimeo
de selección, ao a la fecha en que se prevea se prodcia un
desbaestacimietno del bien o del servido requerido, según sea
el caso.
VIII.4.2.2 La Sub Gerencia de Logística y control Patrimonial a través

de su personal especialista gestionara los actos
administrativos previsto a la aprobación el Expediente de
Contratación. Para tal efecto revisara la docuemtnaicon y
verificara la correcta elaboración del requerimetino de
contratación y que ese cumpla con lo dispuesto en al
normativa de contrataciones de l Estado; caso contrario
coordinara con el área usuaria la correcion del mismo,
suspendiendo el trmaite hasta que se subsane lo observadoi.
Subsanados las obsevaciones o , de no tener las mismas, se
procedera a realizar la indagación de mercado correpsondiete
para determinar el valor referencial de la contratación.

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VIII.4.3 DeL Estudio de Mercado.
VIII.4.3.1 El Estudio de Mercado, para la determiancion del valor

referencial de la contratación , serán llevadas a cabo por la
Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial, dentro del
marco de las disposiciones de la Ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamento, sobre la base del reuqerimeitno,
tomando en cuenta las especificaicones técnicas o términos
de referencia, asi como los requeisitos de calificación
definidoa por el área usuaria.
El Estudio de Mercado, se realizará sobre la base de los
reuqeriemtimo, tomando en cuenta las especificiaones
técnicas o términos de referencia de la contratación y en el
caso de consultorías en general y consultorias de obras,
considerando los componente o rubros, asi como los
requisitos de calificación defindos y proporcionados por las
unidades orgánicas (área usuaria).
VIII.4.3.2 Durante la realaizaicon del estudio de Mercado , la Sub

Gerencia de Logística y Control Patrimonial puede solicitar la
opinión especializada del área usuaria correspondiente, para
determinar sui la información obtenida corresponde a lo
solicitado en el Requerimeitno.
VIII.4.3.3 Asimismo de ser necesario realizar ajustes,

modificaciones, mejoras , precisiones o acalaraciones a las
Especificaciones técnicas o Términos de referencia, o de ser el
caso, optar po alternativas existentes en el mercado, la Sub
Gerencia de Logística y Control Patrimonial, comunicara ala
rea ususaria parq eu proceda a implemear aquellas o señale la
altenraitva requerida , suspendiéndose el procediemtino en la
fasd de actuaciones preparatorias hasta que se cuente con
alcitada información.
VIII.4.3.4 El resultado del estudio de mercado, constar en

undocumetno debidamente sustentado con l la información
obtenids y será suscrito por elSug Gerente de Logística y
Control Patrimonial, con visto bueno del personal especialista
a cargo de su elaboración.

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VIII.4.3.5 El estudio de mercado debe contener como mínimo la

siguiente información:
 Existencia de pluraliad de marcas o postores.

 Si existe o no la posibilidad de distribuir la buena pro.
VIII.4.3.6 El estudio de mercado debe indicar los criterios y la

metodología utilizados a partir de las fuentes previamente
identificadas para la cual se recurre a cotizaciones,
presupuestos, portales o paginas web, catalogos, precios
hsitoricos, estructuras de costos entr otros, según
corresponda al objeto de la contratación. LAS cotizaciones
debern provenir de proveedores cuyas actividades esten
direcamente relacionados con el obejto de la contratación.
VIII.4.4 De la Certificación de Crédito Presupuestario.
VIII.4.4.1 De conformidad a la Ley N° 30225 y su modificación

efectuada mediante decreto Legislativo N° 1341, es requisito
para convocar un procediemtino de selección, bajo sanción de
nulidad, contar con la certificación de crédito presupuestario
de conformidad con las reglas previstas en la normatividad
del sistema Nacional de Presupuesto Publico, considerando ,
además y según corresponda, las reglas previstas en dicha
normatividad para ejecuciones contractuales que suepren el
año fscal. En las porceidmeitno de selección, cuya
convocatoria se realice dentro del último trimeste de una ño
fiscal, y el otorgamiento de la Buena Pro y srucripcion del
contrato se realice en el siguiente año fiscal. La Oficina de
Presupuesto de la entidad o la que haga sus veces, otrogar de
forma previa a la convocatoria del procediemtino de
selección, una constancia respecto a la previsison de recursos
correpondietnes ala valor refernecial de dich a convocatoria.
La citada constancia debe señalar el motno de lso reucrosos
porgramdos. Asimsimo, debe señalar las metas prevsitas y la
fuente de fiannaciameitno con cargo a la caul se atendera su
financiamiento.
VIII.4.4.2 Contando con el valor referencial, según corresponda de

acuerdo a Ley de Contrataciones del Estado y lainformacion
del periodo de contratcion, la Sub Gerencia de Logistica y

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Control Patrimonial, solicitara a la Sub Gerencia de

Presupuestp que emita la Certificación de Crédito
Presupuestario existente dentro del año en cuarco. En caso la
ejecución de la contratación se prolongue hasta ejercicios
fisclas posteriores la Sub Gerencia de Presupuesto deberá
comunicar la previsión presupuestal para los subsiguientes
ejercicios.
VIII.4.4.3 En este supuesto , previo a otorgar la buena pro, se debe

contar con la certificación de crédito presupuestario emitida
por la Oficina de Presupuesto o la que haga sus veces, sobre la
existencia de crédito presupuestario suficiente, orientado a la
ejecución del gasto en el año fiscal en que se jecutarn el
contrato. Para tal efecto el comité de selección o la oficina a
cargo del procediemtino de selección, según corresponda
anes de otorgar la Buena pro, debe solicitar a al oficina de
Presupuesto de la Entidad o a la que haga sus veces la referida
certificación.
VIII.4.4.4 El documento de Certificación de Crédito Presupuestario

será emitido por la Sub Gerencia de Presupuesto no cubar el
cien por ciento (100%) del valor referencial de la contratación,
la Sub Gerencia de Logstica y Control Patrimonial comunicara
ala rea usuaria dicha situación afin que adecue su
requeriemtino a la disponibilidad prespuestal existente o
efectue ls coordinaciones respectivas para que se gestiones y
apruebe una modificación presupuestal.
VIII.4.5 De la modificaicon del Plan Anual de ontrataciones (PAC)
VIII.4.5.1 Toda contratación realizada mediante procedimiento de

selección, salvo el caso de Comparación de Precios, deben
estar prevista en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) del
año fiscal que corresponda . La Sub Gerencia de Logistica y
Control Patrimoail verificara dicha condición antes de
continuara con el tramite.
VIII.4.5.2 En caso la contratación reuqerida no estuviera prevista en

el Plan Anual de Contrataciones (PAC) o estando prevista
como resultado de las indagaciones de mercado se deba
sustituir el procedimiento de selección programado; la Sub

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Gerencia de Logística y Control Patrimonial previa certificación

de crédito presupuestaria correspondiente emitirá un informe
dirigid a l Gerencia de Administración y Finanzas solicitándose
gestiones la modificación de dicho Plan Anual de
Contrataciones (PAC) , a fin que se incluya la nueva
contratación y se excluya el procedimetino sustituido, según
sea el caso.
VIII.4.5.3 La Gerencia de Administración y Finanzas mediante

informe solicitara a la Gerencia Municipal la modificación del
Pan Anual de Contrataciones (PAC), adjuntando la
documentación tramitdad hasta ese momento.
VIII.4.5.4 La Gerencia Municipal expedirá la Resolución aprobando

la modificicacion del Plan Anual de Contrataciones (PAC) y
derivara la documentación a la Sub Gerencia de logística y
Control Patrimonial para la continuación del trámite.
VIII.4.5.5 La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial,

procederá a registrar la modificación del Plan Anual de
Contrataciones (PAC) en el Sistema Electrónico de
Contrataciones del Estado (SEACE), dentro del plazo previsto
en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
VIII.4.6 Dela aprobación del Expediente de Contratación
VIII.4.6.1 Con la documentación del requerimiento de contratación,

las especificaciones técnicas o términos de referencia, los
documentos de indagación de mercado que sustentan el valor
referencial y a disponibilidad presupuestal, la Sub Gerencia de
Logística y Control Patrimonial conformara el Expediente de
Contratación.
VIII.4.6.2 La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial,

mediante informe remitirá a la Gerencia de Administración y
Finanzas el Expediente de Contratación, el cual previamente
deberá garantizar el respeto a los Principio de Libertad de
Concurrencia, Comopetenci e Igualdad de Tarto para su
aprobación.

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VIII.4.6.3 La gerencia de Administración y Finanzas, mediante

delegación expresa y previa verificación de la docuemtnacion
remitidad , aprobara el Expediente de Contrataion mediante
la emisison de una Resolucion.
VIII.4.7 De la designación del Comité de Selección
VIII.4.7.1 Con el Expediente de Contratación aprobada la Gerencia

de Administración y Finanzas, previo informe de la Sub
Gerencia de Logistica y Control Patrimonial, designara el
Comité de Selección que conduira el procediemtino de
selección; adjuntando la propuesta con nombres compeltos
de las personas que lo conformara como miembros titulares y
suplentes.
VIII.4.7.2 La Gerencia de Administración y Finanzas , previa

verificación de la documentación remitida, designara a los
miembros titulares y suplentes del Comité de Selección
mediante la emisión de una Resolución ; la misma que será
notificado a los miembros de manera personal.
VIII.4.7.3 Para la designación de los miembros del Comité de

Selección se tomaran en cuenta los criterios basados en el
conoociemitno y experiencia del personal a elegir, en la
naturaleza del bien, servicio u obra y en asuntos propios de la
contratación pública.
VIII.4.7.4 Los Comités de Selección deberían estar conformados por

tres (03) miembros titulares e igual número de suplentes, con
participación de representantes de la Sub Gerencia de
Logística y Control Patrimonial, y por lo menos, un integrante
que tenga conocimiento técnico del objeto de la convocatoria.
VIII.4.7.5 La Gerencia de Administración y Finanzas remitirá el

Expediente de Contratación a la Sub Gerencia de Logística y
Control Patrimonial para que, por su intermedio, con la mayor
prontitud y celeridad procesa a la entrega del mismo al
Presidente del Comité de Selección dejando constancia con
cargo, para los fines de la responsabilidad del caso.

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VIII.4.7.6 Los integrantes del Comité de Selección solo podrán ser

removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el
servicio, u otra situación justificada, mediante documentos
debidamente motivados. Los integrantes no podrán renuncias
al cargo encomendado.
VIII.4.7.7 En caso de ausencia de uno de lso miembros del Comité

de Selección se procederá conforme a lo establecido en el
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. La Sub
Gerencia de Logística y Control Patrimonial evaluará los casos
de ausencia y reemplazo de los miembros del Comité de
Selección.
VIII.4.8 De las bases del Comité de Selección , elaboración y arpobacion de

Bases.
VIII.4.8.1 Notificados con la Resolución de designación y contando
en EL Expediente de Contratación, los miembros titualres del
Comité de Selección procederna inmediatamente a realizar el
acto de instalación, que constara en el Acta correspondiente.
VIII.4.8.2 El Comité de Selección , luego de instalado, verificara la

documentación alcanzada y de ser necesario, devolverá el
Expediente de Contratación a la Sub Gerencia de Logística y
Control Patrimonial para que, en coordinación con ela rea
usuaria, procedan a la aclaración o correfion respectiva. De no
existir observaciones, continuará con el trámite.
VIII.4.8.3 El Comité de Selección, con la información técnica y

económica del Expediente de Contratación, procederán a
elaborar los documentos estándar que aprueba el Organismo
Supervisor de las Contrataciones del Estado y su Reglamento,
directivas, comunicados y pronunciamientos expedidos por el
OSCE, asi como en la normatividad conexa, vigente y
relacionada al objeto de contratación.
VIII.4.8.4 El Comité de Selección determinará en los documentos

del procedimetino de selección los requisitos de calificación
de los postores, a fin de determinar para ejecutar el contrato;
y los factores de evaluación, los cuales deben guardar
vinculación, razonabilidad y proporcionalidad con el objeto de
la contratación.

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VIII.4.8.5 Una vez culminada la elaboración de las Bases y

Solicitudes de Expresión de Interés, los cuales deben estar
visados en todas sus paginas por los integrantes del Comité de
Selección , deberán ser aprobados por la Gerencia de
Administración y Finanzas.
VIII.4.9 De la convocatoria y desarrollo del procedimiento de selección.

VIII.4.9.1 El Comité de Selección , a trvaes del Especialista en
Contrataciones, procederá a registrar la convocatoria del
procedimiento de selección en el Sistema Electrónico de
Contrataciones del Estado (SEACE) en la fecha prevista en el
calendario consignado en los documentos del procedimiento.
VIII.4.9.2 En caso que las consultas u observaciones presentadas

por los parrticapntrs en el procediemtino de selección estén
referidos la aclaración o corrección de las Especificaciones
Técnicas y/o Términos de Referencia, el Comité de Selección
inmediatamente, solicitar el pronunciamiento del área
usuaria, la que estará obligada bajo responsabilidad a emitir
un informe al respecto antes de la fecha prevista para la
absolución de las consultas u observaciones.
VIII.4.9.3 La publicación en el Sistema Electrónico de Contrataciones

del Estado (SEACE) de los pliegos de absolución de consultas y
observaciones y la integración de bases, así como las
prorrogas o postergaciones de los catos a cargo del Comité de
Selección, será realizado por el Especialista en Contrataciones
en las fecha previstas para cada actividad en el calendario del
procedimiento de selección respectivo.
VIII.4.9.4 Asimismo , el Comité de Selección deberá efectuar la

comunicación al Órgano de Control Institucional (OCI) para
designar a un representante en calidad de veedor y las
coordinaciones de participación de Notaria Público, reserva
del ambiente para los procedimientos de selección de actos
públicos y las coordinaciones de participación de las reas
usuarias y/o especializadas que brinden apoyo al Comité e
Selección en sus actividades , se realizará mediante cualquier
medo de comunicación escrito o virtual.

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VIII.4.9.5 La documentación consistente en actas , informes

memorándum, cartas u oficios, ente otros, será emitidos y
tramitados por el Comité de Selección durante el
procedimiento de selección , quien tendrá en su custodia el
Expediente de Contratación , hasta la culminación del
procedimiento de selección.
VIII.4.10 De la evaluación de ofertas y otorgamiento de la Buena Pro.
VIII.4.10.1 En la fecha y horario establecidos en el calendario del

procedimiento de selección, las oferta de los participantes en
acto privado serán recibidos en Mesa de Partes de la
Municipalidad, debiendo ser puestas a disposición del Comité
de Selección, en el día de presentación.
VIII.4.10.2 Cuando la presentación y apertura de las ofertas se realice

en acto público, el Comité de Selección, coordinada
oportunamente y con la debida anticipación, la reserva del
ambiente apropiado y establecido previamente en alza bases,
asi como el acondicionamiento del mismo para la recepción
de los participantes, de los miembros el Comité de Selección,
del Veedor del Órgano de Control Institucional y del Notario; y
el acto se realizara en la fecha y horario dispuestos, en el
calendario del procedimiento de selección. Asimismo, el
Comité de Contratación para el cumplimiento de su función.
VIII.4.10.3 Concluida la etapa de presentación de ofertas, el Comité

de Selección se reunirá en la fecha prevista en el calendario
del procedimiento para realizar la calificación y evaluación de
las ofertas, según corresponda al atipo de procedimiento de
selección.
VIII.4.10.4 Una vez consentida la Buena Pro, el Comité de Selección

derivara a la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial,
el Expediente de Contratación.
VIII.4.10.5 El Certificado de Crédito Presupuestario (CCP),

comprenderá la reserva de los créditos presupuestarios
máximos de gasto.
VIII.4.11 En la elaboración y suscripción del contrato.

DE VISTA ALEGRE
VIII.4.11.1 Una vez consentida la Buena Pro y remitido el Expediente

de Contratación a la Sub Gerencia de Logística y Control
Patrimonial, deberá verificar que el postor ganador presente
los requisitos para el perfeccionamiento del contrato, dentro
del plazo previsto en el reglamento, conforme a lo establecido
en los documentos del procedimiento de selección.
VIII.4.11.2 De encontrarse alguna observación a la documentación

presentada, el Especialista en Contrataciones deberá solicitar
al postor ganador la subsanación correspondiente, en
observancia de los plazos establecidos en la normativa.
VIII.4.11.3 De no encontrase observaciones a la documentación, se

deberá suscribir el contrato o notificar la orden de compra o
de servicio, según sea la modalidad del procedimiento de
selección y conforme al plazo establecido para el efecto en el
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
VIII.4.11.4 Una vez recibidos, a conformidad, los requisitos para el

perfeccionamiento del contrato exigidos en los documentos
del procedimiento de selección, el Especialista en
Contrataciones deberá proyectar el contrato que
corresponda, con observancia del formato establecido, así
como el contenido relevante de la oferta ganadora y
considerando que el mismo deberá ser suscrito por la
Municipalidad y el postor ganador dentro del plazo
establecido en la normativa vigente.
VIII.4.11.5 Para el caso de consorcios deberá verificarse que las

garantías hayan sido emitidas a favor de los consorciados,
señalando expresamente la denominación social de cada uno.
VIII.4.11.6 En la fecha de suscripción del contrato, previamente a la

firma del funcionario competente, el Especialista deberá
verificar en el SEACE que el postor ganador no se encuentre
inhabilitado para contratar con el Estado, debiendo adjuntar
copia de constancia de RNP vigente, En caso el contrato deba
ser suscrito por la Gerencia de Administración y Finanzas el
documento contractual deber estar visado previamente por la
Sub Gerencia de Logística y control Patrimonial.

DE VISTA ALEGRE
VIII.4.11.7 Una vez suscrito el contrato, en cuatro (04) ejemplares,

uno de ellos se entregara al contratista, otro se adjunta en el
archivo de contratos, otra se anexara al Expediente de
Contratación y un ejemplar para la Gerencia de
Administración y Finanzas, conservando copia e los mismo en
el expediente de contratación.
VIII.4.11.8 El Especialista de Contrataciones deber registra los
contratos en el Sistema Electrónico de Contrataciones del
Estado (SEACE) , dentro del plazo previsto en la normativa.
VIII.4.11.9 En caso que el postor no presente o subsane la

documentación exigida para el perfeccionamiento de
contrato, dentro del plazo previsto, la Sub Gerencia de
Logística y Control Patrimonial, procederá conforme el
procedimiento establecido en la Ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamento.
VIII.4.12 De la Ampliación de plazo contractual
VIII.4.12.1 Procede la ampliación del plazo en los supuestos

establecidos en la Ley de Contratación del Estado y su
Reglamento, debiendo el contratista solicitarlo dentro del
plazo establecido y en cumplimiento de los requisitos
exigidos.
VIII.4.12.2 Para el caso de bienes y servicios, la Sub Gerencia de

Logística y Control Patrimonial remitirá la solicitud del área
usuaria para que esta, en un plazo no mayor a cuatro (04) días
siguientes a su recepción, emitira su opinión técnica
pronunciándose respecto a los factores relevantes
relacionados con la causal de la solicitud.
VIII.4.12.3 Para el caso de obras, la Sub Gerencia de Obras Publicas,

Tránsito y Transporte recibirá el informe del Supervisor o
inspector de la Obra y deberá emitir su opinión técnica en el
plazo legal establecido, pronunciándose respecto a los
factores relevantes relacionados con la causal de la solicitud.
VIII.4.12.4 Con la opinión técnica, la Entidad a través del funcionario

competente, debe resolver dicha solicitud y notificar su

DE VISTA ALEGRE
decisión al contratista dentro del plazo previsto en el

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
VIII.4.13 De las prestaciones adicionales y reducciones.
VIII.4.13.1 Las prestaciones adicionales en el caso de bienes, servicios

u obras, se autorizaran de conformidad con lo establecido en
la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
VIII.4.13.2 Para su tramitación, el área deberá sustentar que la
prestación solicitada resulta indispensable para cumplir con la
finalidad del contrato, indicando con claridad las cantidades y
características de las prestaciones necesarias, definiendo
cuando corresponda, el moto al que asciende y el porcentaje
que corresponde al monto contractual.
VIII.4.13.3 El Especialista en Contrataciones deberá revisar que la

solicitud cumpla con los requisitos previstos en la normativa
para el efecto, luego de lo cual tramitara la solicitud de
certificación de crédito presupuestario a la Sub Gerencia de
Presupuesto.
VIII.4.13.4 Una vez otorgada la certificación de crédito

presupuestario para las prestaciones adicionales de bienes y
servicios, la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial
emitirá un informe a la Gerencia de Administración y Finanzas
solicitando su aprobación, de corresponder. En el caso de
Obras y Consultoría de Obras, el trámite será realizado por la
Sub Gerencia de Obras Publicas , Tránsito y Transporte.
VIII.4.13.5 Las prestaciones adicionales será aprobados mediante

Resolución, conforme a la Ley de Contrataciones del Estado.
VIII.4.13.6 Las reducciones de prestaciones será solicitado por el área

usuaria, cuando corresponda, verificando que el monto se
encuentre dentro del porcentaje previsto por la norma y
sustentando el motivo de la solicitud, tramitándose su
aprobación mediante Resolución.
VIII.4.14 De la Contratación complementaria.

DE VISTA ALEGRE
VIII.4.14.1 La Municipalidad podrá realizar contrataciones

complementarias de bienes y servicios, con el mismo
contratista y por única vez, dentro de los tres (03) meses
posteriores a la culminación del plazo de ejecución del
contrato y hasta por el máximo del treinta por ciento (30%)
del monto del contrato original.
VIII.4.14.2 Dicha contratación se realizara con las siguientes

condiciones:
 Que se encuentre convocado un procedimiento de
selección para la contratación de los mismos bienes o
servicios.
 Que se trate del mismo bien o servicio contratado
originalmente.
 Que el contratista preserve las condiciones de la
contratación original.
No será necesaria la condición señalada en el literal a), en

aquellos casos en los que con dicha contratación
complementaria se agote la necesidad de la Municipalidad, la
cual deberá estar sustentado por el área usuaria en su
requerimiento.
VIII.4.14.3 El área usuaria formulara, su requerimiento a la Sub

Gerencia de Logística y Control Patrimonial indicando el
detalle de los bienes o servicios a contratar, el monto total de
la contratación y el porcentaje del contrato que representa.
VIII.4.14.4 La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial, en

atención al requerimiento formulado, solicitar a la Sub
Gerencia de Presupuesto la Certificación de Crédito
Presupuestario para la contratación complementaria.
VIII.4.14.5 Luego de otorgado la certificación de crédito

presupuestario, la Sub Gerencia de Logística y Control
Patrimonial, solicitará al contratista la documentación
correspondiente para la suscripción del contrato.
VIII.4.15 De la Conformidad y Pago

DE VISTA ALEGRE
VIII.4.15.1 La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial emitirá

la Orden de Compra o de servicio, según corresponda,
notificando al contratista y al Área de Almacén, en el caso de
bienes, y al área usuaria en el caso de servicios.
VIII.4.15.2 Para el caso de obras, la Sub Gerencia de Obras Publicas,

Tránsito y Transporte remitirá a la Sub Gerencia de Logística y
Control Patrimonial las valorizaciones de obra con su
respectiva conformidad, para el trámite de pago
correspondiente.
VIII.4.15.3 Durante la ejecución de las prestaciones objeto del
contrato, el área usuaria está obligada a supervisar el
cumplimiento de las obligaciones contractuales, informando a
la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial de cualquier
situación observable, de acuerdo a las competencia asignadas
en la presente directiva.
VIII.4.15.4 Culmina la ejecución de la prestación a cardo gel

contratista, en el caso de contratación de servicios el área
usuaria emitirá al conformidad y, en el caso de bienes, se
deberá contar con la firma y sello del Encargado de Almacén y
el informe de conformidad emitido por el área usuaria, en
casos excepcionales la entrega de bienes, suministros,
accesorios, entre otros que por su propia naturaleza
especificas de tamaño, forma, etc, deben ser ingresado en
lugar diferente al Almacén Central, estos debe contar
obligatoriamente con la firma y sello del funcionario del área
usuaria del Encarado del Almacén asimismo debe contener el
informe de conformidad emitida por el área usuaria, luego de
lo cual se proceder a solicitar el proveedor o contratista el
comprobante de pago, a fin de tramitar su cancelación.
VIII.4.15.5 Una vez otorgada la conformidad del bien, servicio y obra,

la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial remitirá la
documentación debidamente sustentada a la Sub Gerencia de
Contabilidad para que efectué el control previo y posterior
trámite de pago.
VIII.4.16 Del archivo del expediente

DE VISTA ALEGRE
VIII.4.16.1 Una vez suscrito el contrato, el Expediente de

Contratación, con todas sus actuaciones, en forma cronológica
y debidamente foliado, pasara a integrar el Archivo de la Sub
Gerencia de Logística y Control Patrimonial.
VIII.4.16.2 El personal encargado de Archivo de la Sub Gerencia de

Logística y Control Patrimonial realizara una revisión de los
Expedientes de Contratación, actualizando, de acuerdo con las
actuaciones realizadas y procediendo a su foliación.
IX. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

IX.1 La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial es la única dependencia
responsable de ejecutar los actos administrativos previos a la aprobación de los
Expediente de Contratación de los procedimientos de selección cuyo objeto sea la
adquisición o suministro de bienes o la contratación de servicios , obras y
consultorías.
IX.2 Los funcionarios responsables de cada área deben tomar las previsiones del caso a
efectos de formular con la debida anticipación sus respectivos requerimientos de
bienes y servicios, a fin que no se afecten los productos o resultados de sus
proyectos o actividades , de acuerdo al Plan Anual e Contrataciones (PAC) , sus
metas y objetivos previstos.
IX.3 La determinación del valor referencial de los bienes y servicios para la

convocatoria de los procedimientos de selección, corresponde únicamente a la
Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial.
X. DISPOSICION FINAL
Todo lo no previsto en la presente directiva se regirá por la normatividad vigente
sobre la materia, que resulte aplicable.


MEEG Directiva para El Tramite Control y Archivo de Expedientes Ed Contratacion de Bienes Servicios Consultorias y Obras de La MDVA 19

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MUNICIPALIDAD DISTRITAL

Normar el procedimiento para la conformación, tramitación, control y archivo de los

Establecer los procesos para el adecuado tramite de los expedientes de contratación

III. BASE LEGAL

 Constitución Política del Perú

1PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE, CONTROL Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE

Las disposiciones contenidas en, la presente Directiva serán de aplicación obligatoria

b) Expediente de Contratación; Es la documentación sistemática, ordenada y

c) Documentación Ordenada: Se refiere a que cada actuación dentro de las fases

2PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE, CONTROL Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE

Debido al orden consecutivo, cada actuación o fase actual no es susceptible de

d) Órgano encargado de las contrataciones: Unidad orgánica que realiza las

e) Requerimiento: Solicitud del bien, servicio u obra formulada por el área

f) Documentación Sistemática: Los documentos de gestión que se derivan de

VII. DISPOSICIONES GENERALES

VII.1 La conformación, tramitación, custodia, control y archivo de los

VII.2 Los documentos que deben conformar el expediente de Contratación se

VII.3 Para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones (PAC) se considerara

3PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE, CONTROL Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE

requeridos de manera recurrente que tengan una naturaleza similar, de acuerdo a

VII.4 Los Expedientes de Contratación se deberán tramitar, mantener y archivar

VIII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

VIII.1 ETAPAS DEL PROCESO DE CONTRATACION

VIII.2 CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACION.

El expediente de contratación contendrá todas las actuaciones del proceso de

Detalle del contenido del Expediente de Contratación:

a) En la Etapa de Actuaciones preparatorias, el expediente de contratación debe

 Determinación del procedimiento de selección, sistema de contratación,

b) En la etapa de Procedimiento de selección , al expediente de contratación

 Resolución de designación e comité de selección y su respectiva acta

5PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE, CONTROL Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE

 Ficha de consentimiento de buena pro.

c) En la Etapa contractual y de ejecución se incluye al expediente de contratación

 Documentos para perfeccionamiento de contrato presentados por el postor

VIII.3 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES DE CONTROL DEL EXPEDIENTE DE

La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial, tiene a su cargo la custodia del

VIII.3.1 Actuaciones Preparatorias.

El área usuaria realiza su requerimiento y lo deriva a la Gerencia de

elaborara Ficha Técnica del procedimiento y solicitar la aprobación del

La Gerencia de Administración y finanzas, a prueba el expediente de

Si el órgano a cargo del procedimiento de selección es un Comité de

VIII.3.2 Procedimientos de Selección.

El órgano a carago del procedimiento de selección (Comité de

Culminado el procedimiento de selección, el comité de selección

La Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial es responsable del

VIII.4 DEL CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN.

VIII.4.1 Del requerimiento

VIII.4.1.1 Al momento de formular el requerimiento de bienes,

7PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE, CONTROL Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE

coordinaciones necesarias con la sub Gerencia de Presupuesto

VIII.4.1.2 Conjuntamente con el Requerimiento, el área usuaria

VIII.4.1.4 En el caso de obras se debe remitir además de los

VIII.4.1.5 El requerimiento de adquisición de software deberá

VIII.4.1.6 En el caso que la contratación de bienes, servicios,

8PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE, CONTROL Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE

esta ultima exista , en el marco del Sistema Nacional de

VIII.4.1.7 El requerimiento de prendas de vestir que conforman

VIII.4.1.8 En los requerimientos que comprendan prestaciones de

VIII.4.2 Plazo de Presentación

VIII.4.2.1 El Requerimiento deberá presentarse ante la Gerencia de

VIII.4.2.2 La Sub Gerencia de Logística y control Patrimonial a través

9PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE, CONTROL Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES DE

VIII.4.3 DeL Estudio de Mercado.