7 Apoyo

7.1. Recursos
Se deben determinar y facilitar los recursos necesarios para el establecimiento,
desarrollo, ejecución y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión. Para
realización del SIG se tiene que contar con recursos físicos, humanos,
financieros las cuales nos ayudaran a lograr los objetivos establecidos. Para lo
cual la empresa debe considerar en su presupuesto anual los costos de la
elaboración e implantación del SIG.
Mediante reuniones se determinarán y proveerán de manera oportuna los
recursos necesarios para:
 Implementar, mantener y mejorar continuamente el SIG.
 Cumplir con los requisitos de los clientes.
7.2 Recursos Humanos.
La empresa debe contratar una persona capacitada y especializada que tome
el liderazgo y manejo de la implementación del sistema integrado de gestión y
que trabajara con la directamente con todas las áreas de la empresa.
7.3 Infraestructura.
La empresa, cuenta con un amplio espacio de estacionamiento de las unidades
y las plataformas, cuenta con un edificio que tiene espacios para las oficinas,
almacén y servicios de apoyo con hardware y software, se realiza
mantenimiento de infraestructura de la empresa.
7.4 Recursos financieros.
La empresa debe de asignar un presupuesto para la adquisición de software,
hardware y otros equipos que se necesita para mantener el SIG actualizado.
7.5 Recursos de datos.
Utilizar computadoras, servidores y otros dispositivos necesarios como
software SIG y programas necesarios para la implementación del sistema,
datos geográficos precisos en el seguimiento de unidades (goldcar, tracklog)
que ayuden a los controles.
7.6 Ambiente para la operación de los procesos
Para poder lograr la conformidad dentro del alcance del Sistema Integrado de
Gestión, se han creado protocolos donde se detallan lineamientos en relación a
las condiciones ambientales de salubridad, iluminación, limpieza y orden del
área de trabajo. Todos estos lineamientos están basados en la Ley N° 29783
(Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, su reglamento y modificatorias).
7.7 Recursos de seguimiento y medición
Con el fin de constatar el cumplimiento de los requisitos del SIG y de sus
respectivos recursos, se mantendrá la documentación codificada para permitir
la trazabilidad y el desempeño de los procesos. Por último, se completará un
acta de reunión donde se determinará quiénes serán los responsables de las
acciones correctivas para eliminar las no conformidades, evitar su reincidencia,
y de proponer mejoras continuas.
7.8 Competencia
Se realizó una revisión completa del MOF y se hizo una revalidación y
actualización de los perfiles y funciones de cada puesto de la empresa.
Posterior a ello, se verificó que los colaboradores de la empresa cumplen con
los requisitos formativos, de competencias y experiencia estipulados en el
MOF, respectivamente a sus puestos.
7.9 Toma de conciencia
Se realizó la revisión y actualización de las políticas de la empresa, objetivos
estratégicos, misión y visión, la cual fue compartida e interiorizada por los
trabajadores. En primera instancia, fueron directamente compartidas y
aprobadas por la Gerencia, y posteriormente, se enviaron vía correo electrónico
a todos los colaboradores. Además, se colocaron paneles en el área y en las
oficinas administrativas para tener la información presente en el área de
trabajo.
En adición a ello, se propuso a la empresa realizar charlas de sensibilización e
inducción para que todos los colaboradores de la organización puedan tomar
conciencia sobre la gestión del cambio, la política de calidad, la política
ambiental, entre otros temas relevantes al SIG. Por tanto, se elaboró un
cronograma detallado de capacitación y sensibilización del SIG para los
colaboradores y la elaboración de un presupuesto asignado a esta tarea.
7.10 Comunicación
Con el fin de desarrollar canales de comunicación apropiados para aspectos
referentes al SIG, se ha diseñado la Matriz de Comunicaciones la cual se han
identificado los aspectos a comunicar según el SGC y el SGA; para cada uno
de estos aspectos existe una información documentada pertinente. Asimismo,
se ha determinado quién debe comunicar y quién debe recibir el mensaje,
estos pueden ser la Alta Dirección. El Líder de las partes interesadas, los
responsables de los procesos o los colaboradores en general. También se ha
determinado cuáles serán los medios para comunicarse, tales como el correo
electrónico, el WhatsApp, las Redes Sociales, las capacitaciones, charlas y
talleres. Finalmente, la periodicidad también se determina en esta matriz.
7.11 Información documentada
Para la creación, actualización y control de la información documentada, se ha
desarrollado un procedimiento de gestión. Asimismo, se propuso una matriz de
gestión de documentos del SIG, la cual lleva el código del documento, la
identificación, la descripción, la fecha de actualización y la versión (último nivel
de actualización del documento).
Como requisito de las normas ISO en referencia, todos los registros de
información deben ser revisados y aprobados por la gerencia. Además, se
deben asegurar que estén disponibles cuando se solicite, por lo que se ubicará
la información en una carpeta compartida debidamente protegida ante uso
inadecuado o pérdida de integridad, esta tiene que ser comunicada y/o
publicada. Es responsabilidad de los gerentes del área dar a conocer el
procedimiento de gestión documental y capacitar a los empleados al ingresar al
puesto sobre el control de la información documentada; además, deben asignar
un responsable de revisar y aprobar los documentos referentes del SIG.