CASO DE ESTUDIO EMPRESA GAS NATURAL MANANTIAL

La empresa Gas Natural Manantial es la organización encargada de prestar el servicio de

gas natural a casas, edificios y empresas del sector, específicamente en los Departamentos
del Atlántico, Magdalena y Cesar. Se constituyó hace más de 50 años y ha sobrevivido a los
cambios que con las décadas ha traído la industria, manteniéndose en el sector con solidez,
gracias a que sus socios han tomado decisiones estratégicas y cuentan con una visión de
expansión y vanguardia, lo que garantiza el apoyo constante para realizar actualizaciones
en los procesos, procedimientos, personal, maquinaria y recursos.
Esta empresa cuenta con varias áreas a nivel organizacional que garantizan el cumplimiento
de todas las operaciones correspondientes con su labor. Estas áreas se encuentran
conformadas por los departamentos de:
1. Auditoría: en este departamento se realiza toda la auditoria de las operaciones de
los diferentes departamentos, garantizando el cumplimiento de todas las
disposiciones indicadas por la junta directiva, la gerencia y los entes reguladores
externos. Consignan la información de sus operaciones en documentos físicos,
algunos se digitalizan y otros se archivan.

2. Operaciones y Mantenimiento: este departamento se encarga de monitorear toda

la operación técnica de la empresa, desde el punto de vista de infraestructura
(tuberías, gasoductos, etc.) además de realizar y programar los mantenimientos de
toda la red de gas natural de la empresa. Utilizan un software de monitoreo satelital
y registrar sus operaciones por medio de bitácoras físicas.

3. Contabilidad: este departamento se encarga de consolidar toda la contabilidad de la

empresa, desde los ingresos, costos operativos, hasta la construcción de los balances
generales y estados de resultados. Utilizan un software para manejar y guardar toda
la información, además de libros físicos de los cuales no se controla en su totalidad
el ingreso de la información al sistema.

4. Planeación: este departamento se encarga de consolidar y controlar los

presupuestos de cada departamento, adicionalmente, organiza la presentación de los
resultados mensuales de la empresa que se muestran a la junta directiva. Utilizan el
mismo software de contabilidad para el manejo de sus operaciones, presentan los
resultados en documentos físicos que no se digitalizan, no utilizan ninguna
herramienta de gestión para visualización en tiempo real de la información.

5. Ventas: este departamento se encarga de concretar todas las ventas de los servicios
que se ofrecen en la empresa, además de diseñar estrategias para garantizar la
captación de nuevos clientes en el mercado. Utiliza el mismo software que
contabilidad para registrar sus operaciones, además de libros físicos de registros que
 no son digitalizados, tienen acceso a las redes sociales de la empresa, pero la
información de las campañas no es unificada.

6. Compras: en este departamento se realizan las compras por medio de licitaciones,

de todos los equipos, materiales y herramientas, para la adecuada prestación del
servicio de los clientes. No tienen registro digital de todas sus operaciones,
organizan la documentación de las licitaciones en carpetas físicas que archivan en la
oficina, utilizan en mismo software que contabilidad para ingresar la relación de las
compras.

7. Facturación y Cartera: este departamento se encarga de la facturación y cobro de

todos los servicios que la empresa presta a los diferentes clientes con los que cuenta,
adicionalmente se encarga de diseñar estrategias de financiación para la
recuperación de cartera vencida. Utiliza un software completamente independiente,
los cobros están bien configurados pero las estrategias para recuperación de cartera
no quedan documentadas y no son siempre bien estructuradas.

8. Atención a Usuarios: en este departamento se realiza toda la gestión de atención de

los usuarios de manera personal y telefónica, brindándoles un acompañamiento para
la resolución de problema, quejas o reclamos ante cualquier situación que se le
presente al cliente. Se utiliza un software para el registro de llamadas y atenciones
personales, pero no se tiene contacto vía web con los usuarios, además todas las
solicitudes se realizan de manera física en las oficinas.

9. Tesorería: este departamento es el encargado de realizar el pago de todas las

facturas a proveedores y liquidación de nómina a los empleados de la empresa,
además de realizar toda la gestión de manejo de flujo de caja y operaciones con las
entidades bancarias. Utilizan un software completamente aislado para sus
operaciones, se debe revisar de forma manual algunas veces las compras con las
facturas, además no permite acceder al sistema de nómina desde internet para las
opciones de empleados.

10. Informática: en este departamento se realiza toda la gestión, mantenimiento y

soporte de todos los equipos de cómputo y redes de la empresa, además se realiza el
diseño de soluciones para problemas anidados a los diferentes programas de
software con los que trabajan los departamentos. Monitorean el funcionamiento de
los diferentes softwares por medio de la información que el personal les
proporciona, la red de internet en algunos puntos de la empresa es cableada y
requiere actualizaciones, además de solucionar el problema con las copias de
seguridad de la información de los diferentes departamentos, ya que en algunos son
programados y en otros son manuales y son guardadas en repositorios poco seguros.
 11. Gestión Humana: es el departamento encargado de la contratación y preparación
de los empleados que se requieren para ejercer las diferentes labores dentro de la
empresa, además se encarga de implementar programas de capacitación constante
para la actualización en los diferentes puestos de trabajo. Las pruebas psicotécnicas
no se digitalizan, se archivan en físico, además de eso las hojas de vida tampoco se
digitalizan y las campañas de actualización, aunque se planifican y se promocionan
por correo institucional, no siempre se deja registro digital de la asistencia de los
participantes y las evidencias de los cursos son guardadas en memorias USB.

12. Jurídica: este departamento se encarga de procesar, revisar y avalar todos los
contratos que se ejecutan en las diferentes áreas de la empresa, además de responder
todas las solicitudes y demandas realizadas por los clientes desde el ámbito jurídico.
No utilizan ningún repositorio digital para guardar y organizar los contratos y
diferentes documentos legales que gestionan, utilizan correos institucionales y
personales para el envío y recepción de la información.

Cada departamento está organizado de tal forma que aporta a la empresa con su gestión,
información, recursos y resultados necesarios para el cumplimiento de todas las
operaciones, apuntando siempre a garantizar una excelente prestación del servicio a sus
clientes.
Para una empresa tan grande, no ha sido fácil mantener a lo largo del tiempo la
actualización en todos sus procesos, debido a que a medida que pasan los años, los
requerimientos de la industria son más fuertes y cambiantes, por lo que algunos
departamentos han avanzado más que otros en cuanto al desarrollo y adquisición de
recursos tecnológicos.
Teniendo en cuenta las nuevas herramientas digitales que han aparecido en el mercado en
los últimos años, la organización desea continuar actualizando sus procesos internos y para
ello requiere del apoyo de su personal en TI, con el fin de garantizar que se implemente
dentro de los departamentos correspondientes, mejoras y actualizaciones que permitan una
buena y más rápida gestión de sus operaciones.
Por lo anterior, se requiere que cada equipo de trabajo revise las condiciones actuales de su
departamento y analice la posibilidad de implementar todas o algunas de las Seis
Tendencias de Hardware que se expusieron dentro del tema de Plataformas Digitales
Emergentes y todas o algunas de las Cuatro Plataformas Digitales Emergentes para App
Móviles, con el fin de garantizar que la operación dentro de su departamento mejore, se
fortalezcan, se agilicen, se minimicen los riesgos y se actualicen los sistemas de
información.

Requisitos para la entrega de la Actividad:

 1. La actividad se debe desarrollar a modo de presentación gerencial en la
herramienta de PowerPoint o en cualquier otra con la que el grupo se sienta a
gusto trabajando.
2. En la presentación se deben visualizar los nombres de los integrantes del grupo.
Nombre de estudiante que no aparezca en el documento, no podrá reclamar
diligenciamiento de su nota en la actividad.
3. Se deben presentar como mínimo para la implementación de soluciones: 2
Plataformas Digitales Emergentes y 1 Plataforma Digital Emergente para App
Móviles por departamento asignado.
4. Los grupos de trabajo son los creados desde el primer corte, el listado se
encuentra en el grupo de Teams publicado y debajo de cada grupo se asignaron
los nombres de los departamentos con los cuales deben realizar el desarrollo de
la actividad.
5. Tener en cuenta la ortografía y la concordancia en la redacción de los textos,
utilizar imágenes, tablas o gráficas para hacer la presentación más agradable y
fluida.
6. La actividad se debe entregar dentro de los plazos y tiempos establecidos.
7. Un integrante líder de cada grupo será el encargado de ingresar en la plataforma
de Moodle la actividad.

Nota: cualquier duda o inquietud, podrá ser canalizada con el monitor de la clase o por el
chat de Teams y con gusto le será atendida en el menor tiempo posible.

¡Éxitos para todos en el desarrollo de esta actividad!