FORMATO DE REGISTRO Y CONTROL CORRESPONDENCIA INTERNA

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Objetivo: Controlar internamente en cada unidad, la correspondencia recibida y tramitada

Responsable:

Número
Nombre persona y/o Nombre o código de la Nombre del funcionario Tiempo de
de Fecha Hora Asunto Anexos Folios Observaciones
Unidad remitente dependencia competente responsable del trámite respuesta
Radicado
Para diligenciar el siguiente formato debemos tener en cuenta:
Todos los campos deben ser totalmente diligenciados, en caso de que no apliquen
se anularán los campos alpha con una línea o (N/A), los campos numéricos con
una línea o un cero.

 Responsable: Persona encargada de la correspondencia que maneja,

clasifica y distribuye.
 Número de radicado: Número que identifica el trámite del documento.
 Fecha y hora de diligenciamiento: Registra la fecha y la hora de entrega
del documento o paquete.
 Nombre persona y/o Unidad remitente: Colocar los nombres y apellidos o
unidad que remite el documento o paquete.
 Nombre o código de la dependencia competente: Colocar nombre,
código o dependencia para quien va dirigido el documento o paquete.
 Nombre del funcionario responsable del trámite: Colocar los nombres y
apellidos de la persona encargada de dar respuesta o dar seguimiento al
trámite.
 Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción. Se
diligencia el asunto que se expone en el documento o guía indicada.
 Anexos: Archivos adicionales al documento, se realiza la verificación si se
cuenta con anexos y se especifica qué tipo de anexo.
 Folios: Hojas del documento, se indica el número de hojas con las que
cuenta el documento.
 Tiempo de respuesta: Colocar el tiempo estipulado para dar respuesta a la
petición o solicitud.
 Observaciones: Indicar comentarios adicionales acerca de la entrega o
recibo del documento.