MA-FOCO-01 V00 Manual de Controles Internos

Coloque logo aquí
COOPERATIVAS ………..
Manual de Funciones y Controles Internos

CÓDIGO:
Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00
Página 2 de 53
Santo Domingo, D.N

Abril 2017
CÓDIGO:
Página 3 de 53
INTRODUCCION
CÓDIGO:
Página 4 de 53
El manual de control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las

funciones de los empleados y los procedimientos establecidos en la empresa, de tal
manera que la administración de la Cooperativa puede depender de estos elementos para
obtener informaciones seguras.
Por tanto hemos diseñado este “Manual de Control” para contribuir a salvaguardar los
intereses de la Cooperativa como empresa y de sus socios y con esto promover la
eficiencia y alentar el apego a las políticas administrativas establecidas por la empresa.
I. PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
LAS COOPERATIVAS …………….: Son empresas de economía solidaria que procuran

mejorar las condiciones de vida de ciudadanos(as) beneficiarios(as) del Programa
Progresando con Solidaridad.
CÓDIGO:
Página 5 de 53
La Cooperativa debe verse como una empresa desde el punto de vista del logro de metas
y objetivos, sus propietarios son un grupo de personas, las cuales no persiguen lucros,
pero si procurando su mejoría de vida.
II. ALCANCE Y EXCLUSIONES
El presente manual es para uso y aplicación de empleados(as) y usuarios(as) que

componen las Cooperativas Progresando en función al Listado de Cooperativas (Anexo I).
III. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Cooperativas Progresando: Cooperativas con capital de personas beneficiarias del

Programa Progresando con Solidaridad.
CÓDIGO:
Página 6 de 53
Asamblea General: Es el organismo superior de expresión de la voluntad de la sociedad

de la Cooperativa y sus acuerdos obligan a todos los asociados presentes o ausentes a
ejecutar.
Consejo de Administración: Es el órgano ejecutivo de la Cooperativa.
Consejo de Vigilancia: Es el encargado de supervisar todas las actividades de la

sociedad de la Cooperativa.
Comité de Crédito: Es el árbitro de todas las solicitudes de créditos solicitadas por los
socios.
Arqueo: Análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el

objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que
CÓDIGO:
Página 7 de 53
arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero
efectivo, cheques o vales.
IV. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LAS COOPERATIVAS
- Se entiende por Cooperativa de Consumo aquellas organizadas por consumidores

primarios para auto-abastecerse mancomunadamente de los bienes y servicios que
necesitan para su uso personal y el de sus familias.
Las cooperativas de consumo no podrán iniciar sus operaciones, aunque hayan celebrado
su asamblea constitutiva, si no cuentan con un mínimo de cien (100) socios activos y un
capital mínimo pagado de RD$3,000.00 (tres mil pesos).
Toda Cooperativa de consumo llevará un Registro de venta a socios donde se anotarán las
ventas individuales de cada socio.
CÓDIGO:
Página 8 de 53
Las cooperativas de consumo podrán iniciar y llevar a cabo actividades industriales y de

producción, siempre y cuando las mismas conduzcan al auto-abastecimiento de sus
necesidades fundamentales.
- Se entiende por Cooperativas Agropecuarias aquellas organizaciones por no menos de

cincuenta (50) agricultores y campesinos con el propósito de incrementar el ingreso
proveniente de la actividad agrícola ganadera, mejorar la calidad de los productos del
agro, levantar el nivel de la vida rural, dar al productor una mayor participación del
ingreso total que resulta de su riesgo y esfuerzo mediante la compra y venta
mancomunada de los bienes y servicios necesarios inherentes a la actividad agrícola y
ganadera. Las Cooperativas Agropecuarias podrán crear cuantos departamentos sean
necesarios para satisfacer las necesidades de sus asociados.
Las Cooperativas Agropecuarias tendrán un radio de acción limitada, pudiendo organizarse

a nivel local o regional.
CÓDIGO:
Página 9 de 53
Los excedentes de los departamentos de las cooperativas Agropecuarias se repartirán

entre los asociados en relación con el uso total que hayan hecho de la cooperativa, sin
considerar los departamentos por separado.
- Se entiende por Cooperativas de Producción y Trabajo aquellas organizadas por

trabajadores para la producción y/o distribución de bienes y servicios destinados al
consumo, en cualquier etapa de esta a terceros.
Las Cooperativas de Producción y Trabajo no podrán contratar servicios de no asociados,

excepto en casos de que sea necesario mano de obra o servicios profesionales
especializados.
Los asociados de Cooperativas de Producción y trabajo recibirán semanal, quincenal o

mensualmente anticipos laborales, en cuantía similar a los salarios medios del país
conforme a los distintos puestos de trabajo o categorías profesionales. Dichos anticipos
CÓDIGO:
Página 10 de 53
son percepciones periódicas abonadas a cuenta de los resultados finales de la actividad

económica de la cooperativa.
- Se entiende por Cooperativas de Viviendas aquellas organizadas por personas

naturales para proveerse de un hogar propio.
Para la constitución de una Cooperativa de Vivienda se requerirá un mínimo de cien

(100) asociados y un capital pagado no inferior a los cien mil pesos (RD$100,000.00)
Las Cooperativas de Viviendas podrán adquirir tierras y otros bienes tales como
materiales y equipos de construcción para el uso individual y mancomunado de sus
asociados.
Las Cooperativas de Viviendas podrán contratar los servicios para la dirección y

administración de la obra, en cualquier etapa de la misma, de particulares o entidades
especializadas en la materia, bien sean nacionales o extranjeras.
CÓDIGO:
Página 11 de 53
- Se entiende por Cooperativas de Ahorro y Crédito aquellas organizaciones con el

objeto de fomentar el ahorro, otorgar préstamos a sus asociados y capacitarlos en el
orden económico y social.
Los préstamos serán concedidos con fines útiles y productivos o de carácter providente.
El capital mínimo para que una Cooperativa de Ahorro y Crédito puede solicitar
reconocimiento oficial será de RD$3,000.00 (Tres mil pesos).
Durante los primeros (5) años de su existencia legal las Cooperativas de Ahorro y
Crédito no concederán créditos por términos mayores de tres años.
- Se entiende por Cooperativa de Seguros aquellas organizadas por la propia

cooperativa, para proveer a los usuarios todo tipo de seguro contra riegos personales o
patrimoniales.
CÓDIGO:
Página 12 de 53
Las Cooperativas de Seguros presentarán evidencia de que poseen un capital mínimo

de RD%500,000.00 (Quinientos mil pesos) antes de concedérsele la personería jurídica.
Las Cooperativas de Seguros podrán reasegurarse sus riesgos con compañías de

seguros privados, estatales, nacionales o extranjeras.
Se entiende por Cooperativa de Salud aquellas organizadas por los consumidores de

servicios médicos y farmacéuticos para el mantenimiento óptimo de la salud y la
prevención de enfermedades.
El capital mínimo para que una cooperativa de salud pueda solicitar reconocimiento
oficial será de RD%50,000.00 (Cincuenta mil pesos).
Las cooperativas de salud podrán operar hospitales o clínicas bajo cualquier título y
podrán subcontratar servicios profesionales, pero sin asociarse con ello. No obstante,
CÓDIGO:
Página 13 de 53
cualquier profesional de la medicina tiene derecho a ser socio y la cooperativa a

contratar sus servicios.
Se entiende por Cooperativa estatal aquellas en las cuales el Estado Dominicano

participa en el capital y en la administración de la empresa cooperativa.
Para la creación de cooperativas de participación estatal y cuando ello resulte

necesario, se formará un convenio de inversión con las personas físicas o morales
interesadas. Este convenio proveerá la forma y cuantía de la participación del Estado.
La representación del Estado en las Asambleas Generales de las cooperativas de

participación Estatal será a través de sus representantes en los Consejos de
Administración de las cooperativas, en las formas en que se indique en los Estatutos y
tendrá la proporción de votos
CÓDIGO:
Página 14 de 53
V. ÓRGANOS DE ADMINISTRACION Y CONTROL
Asamblea General
La Asamblea General estará legalmente constituida por un quórum de dos quintas

(40%) partes de los asociados activos de la Cooperativa.
La Asamblea General será convocada por el Presidente por lo menos con diez días de
anticipación, por los medios de publicidad que se dispongan señalando el orden del día,
fecha, hora y el lugar de la misma. Si una hora después de la señalada en la
convocatoria de reunión no se completa el quórum establecido (40%), la asamblea
quedará legalmente constituida con 20% de los asociados sin necesidad de una
segunda citación.
CÓDIGO:
Página 15 de 53
Cuando los asociados pasen de mil y residan en localidades distintas de aquella en

donde se celebrará la Asamblea General, ésta podrá efectuarse por delegados
asociados los cuales serán previamente elegidos por secciones o distritos.
No se admitirán votos por poder, excepto en cooperativas organizadas por secciones o

distritos y en las cooperativas organizadas por cooperativas.
La Asamblea General tiene como función resolver los asuntos de importancia de la

sociedad de la Cooperativa y establecer las reglas generales que deben regir el
funcionamiento social.
Para la Asamblea General Anual Ordinaria, los socios serán informados por escrito con
antelación a la misma sobre la gestión económica, de modo que estos puedan tener
una participación activa en los debates de la misma.
Los asociados presentes deberán ser también socios activos.

CÓDIGO:
Página 16 de 53
Consejo de Administración
El Consejo de Administración es aquel elegido por los asociados. Dentro de sus

funciones se encuentran: dirigir y administrar la Cooperativa, tomar decisiones sobre
situaciones particulares, convocar la Asamblea General.
El Consejo de Administración estará integrado por un número de consejeros no menor

de 5, que desempeñarán los cargos de:
 Presidente
 Vice-Presidente
 Tesorero
 Secretario
 Vocales
CÓDIGO:
Página 17 de 53
Podrán elegirse además dos consejeros suplentes, para que reemplacen aquellos que
cesaren antes de vencer su periodo. Los miembros del Consejo serán elegidos
mediante votación secreta. Ningún periodo podrá ser mayor de tres años, ni ningún
consejero podrá ser reelecto por más de dos periodos consecutivos.
Se deberán definir estatus para el Consejo de Administración dentro de los cuales

deberá definirse el periodo de selección de los miembros del Consejo, la cantidad de
consejeros que serán renovados en cada término, la forma de su elección y
limitaciones necesarias para ocupar dichos cargos.
Los acuerdos realizados para la administración de la sociedad cooperativa deberán ser

tomados por la mayoría de los consejeros presentes en sesión ordinaria o
extraordinaria del Consejo de Administración legalmente constituido.
CÓDIGO:
Página 18 de 53
El Consejo de Administración se reunirá dentro de los 8 días siguientes a su elección

para la designación de los cargos correspondientes.
Consejo de Vigilancia
El Consejo de Vigilancia ejercerá la supervisión de todas las actividades de la sociedad

y tendrá derecho de veto, con el objetivo de que el Consejo de Administración
reconsidere las resoluciones vetadas. El derecho de veto debe ejercerse ante el
Presidente del Consejo de Administración dentro de las 48 horas de haber recibido el
Consejo de Vigilancia la notificación de los acuerdos del Consejo de Administración
mediante una comunicación realizada por el Secretario del Consejo de Administración
al Presidente del Consejo de Vigilancia dentro de las 48 horas de aprobadas. El Consejo
de Administración podrá ejecutar su decisión bajo su responsabilidad.
CÓDIGO:
Página 19 de 53
El Consejo de Vigilancia estará constituido por un número impar de miembros no

mayor de cinco (5) y por lo menos un suplente. Dentro de sus integrantes debe
encontrarse un Presidente, Secretario y los demás deberán ser vocales. Serán
designados en la misma forma y con igual duración que las establecidas para el
Consejo Administrativo y adoptarán sus acuerdos por mayoría de sus miembros en
sesión regularmente constituida.
Dentro de las principales funciones del Consejo de Vigilancia se encuentran:

a) Examinar trimestralmente los libros, documentos, balances y verificar el estado
de caja.
b) Presentar a la Asamblea general un informe de las actividades ejercidas durante
el periodo en que el haya actuado.
c) Denunciar los errores o violaciones que se hayan cometido; sugiriendo las
medias que tiendan a impedir esas circunstancias
CÓDIGO:
Página 20 de 53
d) Convocar extraordinariamente la Asamblea general, cuando a su juicio se

justificare esa medida.
El Consejo de Vigilancia se reunirá mensualmente, y en caso urgente, las veces que

fuese necesario. La reunión extraordinaria del Consejo de Vigilancia puede ser
convocada ya sea por el Consejo de Administración o por los asociados en la forma que
se estipula en los estatutos.
Comité de Crédito
Las Cooperativas que por su naturaleza tengan que conceder crédito a sus asociados
en calidad de préstamo o anticipo, sea de dinero, materiales, equipos o géneros,
deberán tener dentro de su estructura un Comité de Crédito que será solidariamente
responsable con el Consejo de Administración y con el Consejo de Vigilancia, de la
buena marcha de la sociedad cooperativa.
CÓDIGO:
Página 21 de 53
El Comité de Crédito estará constituido por tres (3) miembros titulares y un suplente
elegidos por los socios en la Asamblea General ordinaria. El primer año se elegirá uno
por año, uno por dos años y uno por tres años. Después del primer año el mandato de
los miembros que se elijan será por tres años.
El Comité de Crédito servirá como árbitro de todas las soluciones de préstamos y

créditos de los socios que deberán realizar a través del “FO-FOCO-09 Solicitud de
Créditos y Préstamos” con excepción de aquellos casos de consejeros o miembros del
mismo Comité que solicitan préstamos en exceso a sus aportaciones de capital. Las
solicitudes de préstamos y créditos deberán ser aprobadas por una mayoría simple del
Consejo de Administración, con el Consejo de Vigilancia y con el Comité de Crédito en
reunión conjunta y el acuerdo figurará en el libro de actas del primero o en el Mayor
Auxiliar de Socios.
VI. CONSTITUCIÓN E INCORPORACIÓN

CÓDIGO:
Página 22 de 53
Todos los miembros de la Cooperativa sin excepción deben pertenecer al Programa

Progresando con Solidaridad.
En las cooperativas organizadas por distrito o secciones, solo habrá un Consejo de

Administración y un Consejo de Vigilancia Centrales, seleccionados por la Asamblea
General conformada por los delegados de los distritos según lo estipulen los Estatutos
de la Cooperativa.
Al seleccionarse los Consejos de Administración y de Vigilancia deberá señalarse

claramente en el Acta correspondiente el término por el cual se escoge a cada
Consejal. Esto deberá hacerse fijando el período de acuerdo con el número de votos
que recibe cada individuo correspondiendo a los períodos y más largos a aquellos
individuos que recibieron mayor número de votos y así sucesivamente en orden
ascendente.
CÓDIGO:
Página 23 de 53
Ningún funcionario de un Consejo o Comité tomará posesión de sus funciones hasta

que el funcionario saliente no haya entregado satisfactoriamente las cuentas y
documentos al día, muy especialmente, el libro de actas y los libros de contabilidad.
Para constituir una cooperativa se procederá de la siguiente manera:
a. Los dirigentes responsables de la promoción y educación previa, convocarán por

escrito a todos los interesados y participantes en reuniones y asambleas pre-
constituyentes para una asamblea general.
b. La asamblea quedará constituida con un número de asistentes no menor de
quince (15) asociados.
c. La asamblea nombrará provisionalmente un Presidente y un Secretario de
Actas.
d. El Presidente hará un resumen de las actividades previas a la formación de la
Cooperativa y explicará el proceso necesario para su reconocimiento oficial, así
como también los objetivos fundamentales de la Cooperativa.
CÓDIGO:
Página 24 de 53
e. Si el grupo cuenta con un asesor voluntario o un promotor, este dará las

explicaciones técnicas pertinentes, pero no asumirá la dirección de la Asamblea
bajo ninguna circunstancia.
f. El Secretario dará lectura a un proyecto Estatuto preparado por el grupo gestor

de la Cooperativa, el cual será discutido y aprobado por la Asamblea.
g. La Asamblea escogerá los integrantes de los cuerpos directivos según lo

dispongan los Estatutos aprobados.
h. Una vez elegidos los órganos de administración y control estos se reunirán por
separado y seleccionarán de entre los mismos los cargos correspondientes e
informarán a la Asamblea, todavía en funciones, el resultado de la elección
interna de dichos órganos.
CÓDIGO:
Página 25 de 53
i. Todos los presentes firmarán el Acta Constitutiva de la cual se enviarán cinco

(5) copias certificadas por el Secretario al Poder Ejecutivo a través del Instituto
de Desarrollo y Crédito Cooperativo (IDECOOP), junto a los siguientes
documentos.
 Solicitud de incorporación firmada por el Secretario

 Nómina de los asociados especificando nombre completo, domicilio,
estado civil, ocupación, nacionalidad, capital suscrito y pagado, número
de cédula de identidad y serie
 Estudio técnico que determina la viabilidad de la cooperativa
 Cuatro (4) copias de los Estatutos aprobados y firmados por no menos
de quince (15) de los asociados, nombre y direcciones de los directivos
elegidos, con sus cargos correspondientes.
 Certificación de la entidad bancaria, evidenciando el depósito de los
fondos del grupo, o en su defecto un Estado de situación demostrativo
de la condición económica del grupo.
CÓDIGO:
Página 26 de 53
 Certificación de un funcionario del Instituto de Desarrollo y Crédito

Cooperativo (IDECOOP), de que el Acta Constitutiva fue debidamente
firmada por los socios participantes en la Asamblea.
El Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo (IDECOOP), dentro de un plazo de 30

días desde la fecha de recibo de los documentos mencionados, señalará los errores y
deficiencias, si los hubiere, procediéndose a devolver a los interesados los documentos
para las correcciones pertinentes, en caso contrario, el IDECOOP en un plazo no mayor
de quince (15) días enviará toda la documentación al Poder Ejecutivo para que se
proceda a la emisión del Decreto de incorporación, según lo previsto en el artículo 9 de
la Ley No. 127.
VII. IMPUESTOS Y PROTECCIÓN A LOS ORGANISMOS COOPERATIVOS

CÓDIGO:
Página 27 de 53
Todos los actos relativos a la Constitución, autorización y registro de las sociedades

cooperativas, de las Federaciones y de la Confederación Nacional quedarán exentos de
todo impuesto.
Quedan también exonerados de todo impuesto, tasa o contribución sea fiscal, regional
o municipal las sociedades cooperativas que generen sus excedentes de las
transacciones con sus socios.
Las solicitudes de exoneraciones se formulan en virtud del artículo anterior, se

transmitirán por vía del Instituto de Desarrollo y Crédito Cooperativo (IDECOOP), el
cual velará porque los objetos importados sean del uso y consumo de los mencionados
Organismos y Federaciones. Las exoneraciones en ningún caso beneficiarán a terceros.
VIII. AFILIACIÓN A COOPERATIVA

CÓDIGO:
Página 28 de 53
Los requisitos que los socios deben cumplir para pertenecer a la Cooperativa son:
a) El socio debe ser mayor de edad o legalmente emancipado, con excepción de

Cooperativas de crédito y ahorro.
b) Reunir los requisitos y condiciones exigidos en el Reglamento de la Ley No. 127.
c) Pago de la cuota de admisión (No Reembolsable).
d) Pago como aportación de por lo menos el valor de un certificado de aportación del
total del capital suscrito para ser considerado socio con todos los derechos y
obligaciones correspondientes.
Los documentos requeridos para la afiliación de socios a la Cooperativa son los

siguientes:
1. Formulario de Admisión FO-FOCO-08.

2. Copia de cédula de identidad.
CÓDIGO:
Página 29 de 53
3. Apertura o creación de libreta de ahorro (se le cobrará al socio el costo de la

compra de dicha libreta).
e) Se deberá crear un archivo con dichos documentos para cada socio.
IX. SOCIOS
Solo podrán constituirse en la Cooperativa los productores y consumidores primarios de

bienes y servicios, incluyendo entre estos a cooperativas de cooperativas.
Se entenderá por productores primarios según la Ley 127, aquellas personas naturales
o morales que producen originalmente un bien o un servicio para ser transferidos
directamente y bajo cualquier título a terceros para su uso y consumo.
CÓDIGO:
Página 30 de 53
Se consideran socios activos aquellos miembros de la Cooperativa que estén al día en

sus obligaciones con la Cooperativa y que hayan utilizado los servicios de la misma de
manera regular durante el año anterior a la Asamblea General Anual Ordinaria, además
de todos los nuevos miembros aceptados durante el año y que estén usando los
servicios de la Cooperativa desde su ingreso.
Toda cooperativa establecerá en sus Estatutos el procedimiento a seguir para atender

el retiro voluntario de un socio, pero las solicitudes de retiro deberá ser discutida por el
Consejo de Administración en la primera reunión ordinaria que celebre después de
recibir dicha solicitud, disponiéndose que la devolución de los certificados de aportación
y cualquier otro derecho pecuario que tenga el socio se efectuará dentro de un año a
partir de la fecha de aprobación de la solicitud de retiro. Los depósitos a plazo fijo y a
la vista, certificados de inversión serán devueltos a vencimiento del contrato
correspondiente.
CÓDIGO:
Página 31 de 53
X. CAPITAL Y FONDOS SOCIALES
La Cooperativa podrá llevar un registro de la libreta individual (Mayor auxiliar de

socios) donde se registrarán las aportaciones de capital de cada socio, sus depósitos,
ahorros y excedentes más intereses distribuidos en otra forma que no sea efectiva.
Esta anotación en la libreta deberá estar iniciada por el oficial que registre la
transacción. La referida libreta no exime a la Cooperativa de entregar un recibo por
cada ingreso que perciba, si fuere necesario.
El Consejo de Vigilancia o Contador autorizados a intervenir los libros de la Cooperativa

deben requerir de los socios la presentación de sus libretas y constatar los datos
consignados en las mismas con sus contrapartidas en los libros y registros originales de
la cooperativa.
CÓDIGO:
Página 32 de 53
No se podrá reducir el capital de una Cooperativa sin el consentimiento escrito de sus

acreedores principales, cuando esta reducción represente una proporción mayor de
acreencias de terceros frente al capital de los socios.
No podrá establecerse crédito ofreciendo como garantía las aportaciones de capital del
socio, ni tampoco se usarán estas para avalar transacciones de otros socios con la
cooperativa excepción hecha de las de ahorro y crédito.
La Cooperativa, en caso de retiro de un socio por cualquier motivo, abonará la totalidad

del capital otorgado por este, o la parte proporcional que sea necesario, al pago de
cualquier obligación del socio con la Cooperativa antes de hacer la liquidación final. Una
vez hecha la liquidación y entregado el documento correspondiente al socio, éste no
tendrá derecho a reclamo alguno contra la cooperativa, terminando de esta forma su
relación legal con ella. Si la Cooperativa ha extendido certificado de aportación, los
mismos deben ser devueltos para su cancelación. Lo mismo se aplica a las libretas que
sustituyen los certificados de aportación.
CÓDIGO:
Página 33 de 53
Los certificados de aportación, depósitos, participaciones y derechos de cualquier clase

correspondan a los asociados, quedan vinculados desde su origen a favor de la
Cooperativa por las obligaciones que los asociados hayan contraído con esta.
Los créditos que adquiera la Cooperativa estarán garantizados por todos los bienes de
que dispone la sociedad, dentro de las limitaciones que fija esta Ley y los Estatutos
respecto a su responsabilidad económica y social.
Para los efectos legales se estimará que las cooperativas no obtienen lucro. Los
excedentes que arroje el balance serán considerados como ahorros producidos por la
gestión económica de la Cooperativa.
En caso de pérdida de los certificados de aportación o de la libreta del socio, este

solicitará por escrito la emisión de sus documentos, los cuales indicarán claramente
que son duplicados y el documento que se sustituya.
CÓDIGO:
Página 34 de 53
Todos los fondos de la Cooperativa serán depositados diariamente en una institución

bancaria de la localidad en que se encuentre su sede. En caso de que no exista una
Institución bancaria que facilite el cumplimiento, se abrirá una cuenta a nombre de la
cooperativa en un banco fuera de la localidad y el Consejo de Administración decidirá la
frecuencia con que deben hacerse los depósitos, lo que no será nunca menos de una
vez a la semana.
Todo cheque u orden de pago contra los fondos de la cooperativa deberá ser firmado
por dos personas, por lo menos.
Toda Cooperativa está obligada a llevar de manera clara y correcta los siguientes
libros:
a. Todos los libros de contabilidad necesarios al buen funcionamiento del sistema

contable que se adopte.
CÓDIGO:
Página 35 de 53
b. Un libro de registro de capital que fungirá a la vez como Registro de Asociados,

señalándose en la parte superior de las hojas foliadas las características de cada
socio, asignado un número a cada socio en orden cronológico.
c. Un libro de inventario de los bienes, muebles e inmuebles de la cooperativa,
incluyendo inventarios anuales de mercancías.
d. Libros de Actas separadas para cada Consejo y Comité, así como también uno
para las asambleas generales.
e. Cualquier otro libro necesario para cada Consejo y Comité, así como también
uno para las asambleas generales.
La toma de inventarios para preparar los balances y estados financieros que sean
sometidos a una asamblea general serán fiscalizados por el Consejo de Vigilancia y el
resultado de los mismos será anotado en triplicado. El Consejo de Vigilancia iniciará
cada hoja de inventario y guardará para sus archivos una copia del mismo.
CÓDIGO:
Página 36 de 53
Cada cooperativa creará desde su primer año de operaciones un fondo que se

conocerá como “Fondo de Reserva General” , representado por lo menos por dos
décimas del uno por ciento de la suma total de sus operaciones brutas, excepción de
las cooperativas de viviendas que dedicarán a tal fin cinco pesos (RD$5.00) por cada
socio inscrito.
El Fondo de Reserva General se usará exclusivamente con la aprobación del IDECOOP.

Se cubrirá con el cualquier contingencia que no esté cubierta por seguros.
Queda prohibido usar el Fondo de Reservas General para subsanar o restituir pérdidas
causadas por negligencias de los Consejos de Administración o pérdidas en las
operaciones normales de la cooperativa causadas por mala administración.
Toda cooperativa que conceda crédito a sus asociados establecerá una reserva para
cuentas incobrables no menor del cinco por ciento (5%) de los intereses percibidos por
dichos créditos.
CÓDIGO:
Página 37 de 53
XI. EFECTIVO
El objetivo de establecer un sistema adecuado de controles internos en el área de

efectivo, es de salvaguardar el mismo como partida de activo y lograr una contabilización
precisa.
La labor del empleado que custodie el efectivo de la Cooperativa por ser el activo más
líquido será verificada periódicamente por el Consejo de Administración o Vigilancia.
CÓDIGO:
Página 38 de 53
Cuando la Cooperativa reciba efectivo por cualquier fuente de pago, como abono a
préstamo, pago de facturas, servicios, ahorros, aportaciones u otros, se procederá de la
siguiente manera:
a. Al momento de recibirse efectivo debe extenderse un recibo de ingreso el cual debe

especificar el origen de dicho ingreso, además debe estar Pre-numerada de
imprenta y sellada con el sello de la Cooperativa en el cual debe detallarse el
concepto con claridad y fecha. Dicho recibo debe de constar de un original y dos
copias, el original debe entregarse a la persona que realiza el pago siendo las copias
para uso de registro contable de la Cooperativa.
b. Quien realiza el deposito no debe ser la misma persona que lo prepare ni quien lo
revisa.
c. Todo dinero recibido debe ser depositado de manera intacta el mismo día o más
tardar el día siguiente.
CÓDIGO:
Página 39 de 53
d. Las copias de los depósitos deben ser entregadas al tesorero, este a su vez, la
remite a contabilidad para su respectivo registro en el libro contable.
e. Si se hace por transferencia bancaria debe de hacerse un comprobante de ingreso y

anexarle el oficio u autorización de dicha transferencia donde detalle el valor, la
fecha, y el concepto claro por lo cual se hace dicho pago.
F. Toda la cuenta bancaria de la Cooperativa debe estar registrada a nombre de la

misma.
XII. DOCUMENTO POR PAGAR Y PASIVO A LARGO PLAZO
Debe llevarse un registro de los documentos por pagar donde muestre lo siguiente:
CÓDIGO:
Página 40 de 53
A. Capital.
B. Intereses.
C. Ahorros efectuados tanto por autorización de intereses como por Capital.

Cuando se paga un documento debe ser cancelado y guardado para cualquier
consulta.
El estatuto de la Cooperativa establecerá la forma en que se evidenciará la aportación

del socio, bien sea mediante anotaciones en una libreta especial, Mayor Auxiliar de
Socios o por la emisión de los certificados correspondientes sin que estos representen
una limitación de los libros de contabilidad y registro auxiliares propios de la sociedad.
CÓDIGO:
Página 41 de 53
Para cualquier negociación que conlleve la firma de un documento por pagar, el

consejo de Administración debe aprobar la negociación, o podrá delegar a un
funcionario específico para que cierre la misma.
XIII CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS.
1. Las funciones de compra, Contabilidad y quien recibe cualquier mercancía, o

servicio, debe estar completamente separada o sea que estas funciones no pueden
ser desempeñada por la misma persona
2. Para realizar cualquier compra hay que dar los siguientes pasos.
2.1 La persona interesada solicita por medio de una requisición la mercancía que
necesita.
CÓDIGO:
Página 42 de 53
2.2 De acuerdo a lo solicitado, se envía a cotizar por lo menos tres proveedores,

para tomar aquella cotización que resulte con el mejor precio.
2.3 Después de seleccionar al proveedor se procede a extender una orden de

compra.
2.4 Después de aprobar la orden de compra, una copia deberá ser enviada a
Contabilidad donde se registrara en el libro para tales fines, o será registrada
como compra en transito hasta tanto se reciba la mercancía, según como se
acostumbre, pero que permita su chequeo cuando se reciba la factura, luego
se registra como una compra final.
2.5. La validez de las salidas de efectivo deberá determinarse. El original de la

orden de compra va al proveedor, el cual debe presentar la misma anexa a la
factura al cobro.
CÓDIGO:
Página 43 de 53
3. Cuando sea requerido el pago por parte de un proveedor, debe verificarse lo

siguiente.
3.1 Se verificara, en Contabilidad la deuda si está registrada como pendiente de

pago.
3.2 Se verificará que la mercancías o servicios fueron registradas y recibidas

conforme por una persona autorizada de la institución.
3.3 Si la compra fue autorizada previamente por la persona responsable de dicho

estamento (Consejo de Administración o Gerencia).
3.4. Cuando el pago sea requerido por el suplidor el pago deberá efectuarse contra
los documentos originales en que se efectuó la compra de mercancías y/o
servicios.
CÓDIGO:
Página 44 de 53
3.5 Verificar que los precios y las condiciones de pago sean los convenidos en el
momento de efectuar la compra.
3.6. Debe verificarse si existen documentos o rebajas, las cuales no hayan sido
aplicadas.
3.7. Se debe verificar si existe alguna nota de débito o de crédito que haya que
tomar en cuenta al efectuar el pago.
3.8. Las facturas que se paguen deben llevar un sello gomígrafo en donde diga
“PAGADO”.
3.9. Debe guardarse mensualmente el auxiliar de cuenta por pagar con el control
de mayor general.
CÓDIGO:
Página 45 de 53
3.10. Los estados de cuenta recibidos de los proveedores deben conciliarse con los
registros, en caso de existir diferencias debe notificarse al proveedor.
3.11 Los adelantos a los proveedores deben considerarse como un abono.
3.12 Cualquier ajuste a las cuentas por pagar debe ser autorizado por el Gerente o
el Consejo de Administración.
XIV. CONTROL INTERNO DE EGRESOS Y EFECTIVO
La validez de las salidas de efectivo deberá determinarse mediante una evidencia

satisfactoria de la autoridad que tiene poder para hacer los desembolsos:
Esta deberá de realizarse mediante cheque o recibo de egreso prenumerado donde

conste el beneficiario, el concepto y la fecha.
CÓDIGO:
Página 46 de 53
XV. CONTROL SOBRE LOS CHEQUES
 Todos los desembolsos, salvo aquellos que se hagan por el fondo de caja chica,
deberán hacerse mediante cheques.
 Los cheques deben ser PRE-numerados y emitidos en orden secuencial.
 Los cheques que se expidan deberán ser a favor de una persona o a la Compañía
específica, nunca al portador.
 La elaboración de los cheques debe estar acompañada por una autorización

específica y con unas facturas anexas, comprobantes y demás documentación que
justifiquen dicho desembolso.
CÓDIGO:
Página 47 de 53
 Debe llevarse un libro de cheques donde se registre los mismos, con su fecha de
expedición, numeración, beneficiario, y el valor.
 El valor debe ser conciliado mensualmente y balanceado cada vez que se realice
una transacción bancaria.
 Los cheques deben de estar firmados por las personas autorizadas por los
estatutos o el Consejo de Administración.
 Las personas que firman los cheques, no deben ser las mismas encargadas de
laborarlos.
 A quien se le entregue un cheque, debe exigírsele que firme la copia y estampe el

número de su cédula.
CÓDIGO:
Página 48 de 53
 Nunca debe expedirse un cheque si no hay seguridad de balance en el banco que

sea suficiente para cubrir el mismo.
XVI. ARQUEO
Cuando lo considere el Consejo de Vigilancia o el Contador, procederá a realizar

arqueos sorpresivos orientados a mantener los controles establecidos para
salvaguardar los fondos de caja chica.
Es responsabilidad del Consejo de Administración, del Consejo de Vigilancia, Asistente

Administrativa velar por el cumplimiento de estos controles.
XVII. PRESTAMOS Y CUENTA POR COBRAR

CÓDIGO:
Página 49 de 53
a. Las cuentas por cobrar deben ser registradas en un libro auxiliar de cuentas por
cobrar en el Libro Auxiliar de Socios.
b. Las facturas, contratos de prestamos o pagares, estarán bajo la responsabilidad

del Consejo de Administración, cuyos documentos serán custodiados por Asistente
Administrativa.
c. De cada uno de estos documentos, al momento de ser expedidos, es necesario

enviar copia a Contabilidad para ser registrados en los libros correspondientes.
d. Por los menos cada tres meses debe enviársele al socio su estado de cuentas por
pagar.
e. Todos los meses debe cuadrarse, el libro auxiliar de cuentas por cobrar con el libro
mayor (cuenta control).
CÓDIGO:
Página 50 de 53
f. Los cheques por desembolsos de cuenta por cobrar debe estar archivados en
forma secuencial.
g. En aquellas Cooperativas en donde hayan empleados, si estos solicitan cualquier

préstamo o avance al Consejo de Administración deben registrar la cuenta por
cobrar a empleados, además deben realizarse los descuentos según fue acordado.
XVIII. ACTIVO FIJO
Debe llevarse un registro auxiliar para los activos fijos de la Cooperativa y los
mismos deben ser etiquetados.
El método de depreciación recomendable para las Cooperativas es la denominación

línea recta.
CÓDIGO:
Página 51 de 53
XIX. CAPITAL SOCIAL
 Debe tomarse un registro individual por cada socio de manera que en determinado
momento se puedan tener sus balances de inmediato.
 El pago de excedente debe ser controlado, el mismo se efectuara de acuerdo

como los estipulan los estatutos y la ley 127.
 El capital social de la Cooperativa debe mantenerse intacto para responderle a sus

socios.
XX. DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN
La Cooperativa podrá disolverse por cualquiera de las siguientes causas:

CÓDIGO:
Página 52 de 53
a) Por voluntad de las dos terceras partes de los asociados activos

b) Porque el estado económico de la sociedad no permita continuar las
operaciones
c) Por fusión con otras cooperativas de la misma clase legalmente constituidas.
REGISTROS
TIEMPO
CÓDIGO NOMBRE ALMACENADO
RETENCIÓN
Listado de Cooperativas
N/A Físico/Digital 3 años
Progresando
FO-FOCO-08 Formulario de Admisión Físico/Digital 3 años
FO-FOCO-09 Solicitud de Créditos y Físico/Digital 3 años
CÓDIGO:
Página 53 de 53
Préstamos
HISTORIAL DE CAMBIOS
PREPARADO/ APROBADO
VERSIÓN FECHA
DESCRIPCIÓN MODIFICADO POR POR
Creación
00

MA-FOCO-01 V00 Manual de Controles Internos

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

MA-FOCO-01 V00 Manual de Controles Internos

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Coloque logo aquí

Manual de Funciones y Controles Internos

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

Santo Domingo, D.N

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

El manual de control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las

LAS COOPERATIVAS …………….: Son empresas de economía solidaria que procuran

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

II. ALCANCE Y EXCLUSIONES

El presente manual es para uso y aplicación de empleados(as) y usuarios(as) que

III. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Cooperativas Progresando: Cooperativas con capital de personas beneficiarias del

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

Asamblea General: Es el organismo superior de expresión de la voluntad de la sociedad

Consejo de Administración: Es el órgano ejecutivo de la Cooperativa.

Consejo de Vigilancia: Es el encargado de supervisar todas las actividades de la

Arqueo: Análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

IV. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS GENERALES DE LAS COOPERATIVAS

- Se entiende por Cooperativa de Consumo aquellas organizadas por consumidores

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

Las cooperativas de consumo podrán iniciar y llevar a cabo actividades industriales y de

- Se entiende por Cooperativas Agropecuarias aquellas organizaciones por no menos de

Las Cooperativas Agropecuarias tendrán un radio de acción limitada, pudiendo organizarse

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

Los excedentes de los departamentos de las cooperativas Agropecuarias se repartirán

- Se entiende por Cooperativas de Producción y Trabajo aquellas organizadas por

Las Cooperativas de Producción y Trabajo no podrán contratar servicios de no asociados,

Los asociados de Cooperativas de Producción y trabajo recibirán semanal, quincenal o

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

son percepciones periódicas abonadas a cuenta de los resultados finales de la actividad

- Se entiende por Cooperativas de Viviendas aquellas organizadas por personas

Para la constitución de una Cooperativa de Vivienda se requerirá un mínimo de cien

Las Cooperativas de Viviendas podrán contratar los servicios para la dirección y

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

- Se entiende por Cooperativas de Ahorro y Crédito aquellas organizaciones con el

- Se entiende por Cooperativa de Seguros aquellas organizadas por la propia

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

Las Cooperativas de Seguros presentarán evidencia de que poseen un capital mínimo

Las Cooperativas de Seguros podrán reasegurarse sus riesgos con compañías de

Se entiende por Cooperativa de Salud aquellas organizadas por los consumidores de

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

cualquier profesional de la medicina tiene derecho a ser socio y la cooperativa a

Se entiende por Cooperativa estatal aquellas en las cuales el Estado Dominicano

Para la creación de cooperativas de participación estatal y cuando ello resulte

La representación del Estado en las Asambleas Generales de las cooperativas de

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

V. ÓRGANOS DE ADMINISTRACION Y CONTROL

La Asamblea General estará legalmente constituida por un quórum de dos quintas

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

Cuando los asociados pasen de mil y residan en localidades distintas de aquella en

No se admitirán votos por poder, excepto en cooperativas organizadas por secciones o

La Asamblea General tiene como función resolver los asuntos de importancia de la

Los asociados presentes deberán ser también socios activos.

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

El Consejo de Administración es aquel elegido por los asociados. Dentro de sus

El Consejo de Administración estará integrado por un número de consejeros no menor

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

Se deberán definir estatus para el Consejo de Administración dentro de los cuales

Los acuerdos realizados para la administración de la sociedad cooperativa deberán ser

Manual de Funciones y Controles Internos VERSIÓN: 00

El Consejo de Administración se reunirá dentro de los 8 días siguientes a su elección