DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARA UNA ENTIDAD

SIN ÁNIMO DE LUCRO DEFENSORA DE DERECHOS HUMANOS

CAROLINA HOLGUÍN GARCÍA

DEISY YULIANA VÉLEZ MAYA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA ACADÉMICO DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2022

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DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARA UNA ENTIDAD
SIN ÁNIMO DE LUCRO DEFENSORA DE DERECHOS HUMANOS

CAROLINA HOLGUÍN GARCÍA - CÓD. 1236231

DEISY YULIANA VÉLEZ MAYA - CÓD. 1230230

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE CONTADORAS PÚBLICAS

Director:
WILLIAM ROJAS ROJAS PhD

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA ACADÉMICO DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2022

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 RESUMEN

El presente trabajo de investigación se centra en la construcción de un Sistema de Información

Contable para una entidad sin ánimo de lucro defensora de Derechos Humanos del Sur
Occidente colombiano.

Su planteamiento surge de la revisión del marco normativo y teórico aplicable para la entidad
y de acuerdo con los lineamientos expuestos por el profesor Diego Israel Delgadillo se
realizaron análisis de los entornos internos y externos permitiendo el desarrollo de un
diagnóstico que evidenció las oportunidades de mejora, las fortalezas que posee tanto a nivel
estructural, político y humano y así mismo las necesidades de la organización en términos de
producción de información contable.

Así se diseñó un Sistema de Información Contable que permita establecer procedimientos,

políticas contables y administrativas para la elaboración, manejo y divulgación de la
información para la adecuada toma de decisiones.

Palabras claves: entidades sin ánimo de lucro, Derechos Humanos, sistema de información
contable.

3
 TABLA DE CONTENIDO

ABREVIACIONES __________________________________________________________________________________________________ 11
GLOSARIO _________________________________________________________________________________________________________ 12
INTRODUCCIÓN __________________________________________________________________________________________________ 13
1. GENERALIDADES ______________________________________________________________________________________________ 14
1.1 ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN _____________________________________________________________________ 14
1.2 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ___________________________________________________________________________ 19
1.2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ____________________________________________________________________________ 19
1.3. OBJETIVOS ___________________________________________________________________________________________________ 21
1.3.1 OBJETIVO GENERAL _________________________________________________________________________________________ 21
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS _____________________________________________________________________________________ 21
1.4. JUSTIFICACIÓN ______________________________________________________________________________________________ 22
1.5. POSICIONALIDAD: NUESTRO LUGAR EN LA INVESTIGACIÓN ________________________________________ 24
1.6. MARCO DE REFERENCIA ___________________________________________________________________________________ 25
1.6.1 MARCO CONTEXTUAL ________________________________________________________________________________________ 25
1.6.2 MARCO TEÓRICO - CONCEPTUAL _____________________________________________________________________________ 29
1.6.3 MARCO NORMATIVO_________________________________________________________________________________________ 34
1.7 METODOLOGÍA_______________________________________________________________________________________________ 36
1.7.1 MÉTODOS ___________________________________________________________________________________________________ 36
1.7.2 INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ______________________________________________________ 38
2. ANÁLISIS INTERNO Y EXTERNO DEL CASO DE ESTUDIO ________________________________________________ 39
2.1 CASO DE ESTUDIO ___________________________________________________________________________________________ 39
2.2 ANÁLISIS INTERNO __________________________________________________________________________________________ 42
2.2.1 ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA OPERATIVA _____________________________________________________________________ 43
2.2.2. DIAGNÓSTICO INTERNO GENERAL DE LA ESAL _______________________________________________________________ 47
2.2.3 ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA _______________________________________________________________ 49
2.2.4. DIAGNÓSTICO INTERNO DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE LA ESAL____________________________________ 58
2.2.5 ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA CONTABLE _____________________________________________________________________ 60
2.2.6 DIAGNÓSTICO INTERNO DE LA ESTRUCTURA CONTABLE DE LA ESAL ___________________________________________ 67
2.3 ANÁLISIS EXTERNO _________________________________________________________________________________________ 69
2.3.1 ANÁLISIS DEL ENTORNO LEGAL _______________________________________________________________________________ 69
2.3.2 ANÁLISIS DEL ENTORNO FISCAL ______________________________________________________________________________ 71
2.3.3 ANÁLISIS DEL ENTORNO SOCIAL Y POLÍTICO ___________________________________________________________________ 72
2.3.4 DIAGNÓSTICO DEL ANÁLISIS EXTERNO DE LA ESAL ___________________________________________________________ 74
3. DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARA LA ESAL CASO DE ESTUDIO _______ 76
3.1 DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE_____________________________________________ 76
3.1.1 OBJETIVO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE _________________________________________________________ 77
3.2 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ___________________________________________________________________________ 77

4
3.3 PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN DEL PLAN ÚNICO DE CUENTAS ___________________________ 113
3.4 PRESENTACIÓN DE INFORMES A LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN___________________________ 121
3.5 RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIC _________________________________________ 125
4. CONCLUSIONES ______________________________________________________________________________________________ 127
5. BIBLIOGRAFÍA _______________________________________________________________________________________________ 129

5
 ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1 - NORMATIVIDAD COLOMBIANA APLICABLE A UNA ESAL ______________________________________________________ 34

TABLA 2 – DIAGNÓSTICO INTERNO GENERAL DE LA ESAL ______________________________________________________________ 47
TABLA 3 – ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA _____________________________________________________________ 50
TABLA 4 – ANÁLISIS DEL CARGO DE ADMINISTRADORA. ________________________________________________________________ 54
TABLA 5 – ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA _____________________________________________________________ 60
TABLA 6 – ANÁLISIS DEL CARGO DE AUXILIAR CONTABLE ______________________________________________________________ 64
TABLA 7 - SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO._______________________________________________________ 78
TABLA 8 - PROCESO CONTABLE DE LA CAJA GENERAL Y DIAGRAMAS DE FLUJO. __________________________________________ 79
TABLA 9 - PROCESO CONTABLE DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO. _________________________ 83
TABLA 10 - PROCESO CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR Y DIAGRAMA DE FLUJO. ____________________________________ 87
TABLA 11 - PROCESO CONTABLE DE CUENTAS POR PAGAR Y DIAGRAMA DE FLUJO. _____________________________________ 88
TABLA 12 - PROCESO CONTABLE DE HONORARIOS Y DIAGRAMA DE FLUJO. _____________________________________________ 91
TABLA 13 - PROCESO CONTABLE DE PAGOS Y DIAGRAMA DE FLUJO. ____________________________________________________ 92
TABLA 14 - PROCESO CONTABLE DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.___________________________________________________ 95
TABLA 15 - PROCESO CONTABLE DE LAS DEPRECIACIONES Y DIAGRAMA DE FLUJO. _____________________________________ 96
TABLA 16 - PROCESO CONTABLE DE LOS GASTOS DE COOPERACIÓN. ___________________________________________________ 97
TABLA 17 - PROCESO CONTABLE DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA Y DIAGRAMA DE FLUJO._______________________________ 99
TABLA 18 - PROCESO CONTABLE DE LA SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS Y DIAGRAMAS DE FLUJO. ___________ 101
TABLA 19 - PROCESO CONTABLE DE LOS INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS Y DIAGRAMA DE FLUJO._______________ 104
TABLA 20 - PROCESO CONTABLE DE LA CONTABILIDAD Y DIAGRAMA DE FLUJO. ______________________________________ 107
TABLA 21 - PROCESO CONTABLE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Y DIAGRAMA DE FLUJO ______________________________ 111
TABLA 22 – PLAN ÚNICO DE CUENTAS PROPUESTO PARA ENTIDAD CASO DE ESTUDIO. ________________________________ 113
TABLA 23 – CALENDARIO DE INFORMES FINANCIEROS Y NARRATIVOS. _______________________________________________ 121

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 ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICA 1 - ASPECTOS PARA EL DISEÑO DE UN SIC ____________________________________________________________________ 33

GRÁFICA 2 - METODOLOGÍA PARA DISEÑO DE UN SIC __________________________________________________________________ 34
GRÁFICA 3 - INSTRUMENTOS Y TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS ___________________________________________________ 38
GRÁFICA 4 - ORGANIGRAMA __________________________________________________________________________________________ 46

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 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES

ILUSTRACIÓN 1 - ‘DESCRIPCIÓN DEL FENOMENO DE TENSIONES Y CONTRADICIONES EN LAS ONGD’______________________ 28

ILUSTRACIÓN 2 – RESPONSABILIDADES TRIBUTARIAS DE LA ESAL CASO DE ESTUDIO. ___________________________________ 72

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 AGRADECIMIENTOS

Queremos agradecer a la Universidad del Valle, a La Facultad de Ciencias de la Administración

y a nuestro programa académico de Contaduría Pública con todo el personal docente que ha
sido parte de nuestro proceso de formación profesional y personal, en especial al docente y
actual director de nuestro programa el PhD William Rojas Rojas quien sufrió tanto o más por
el lento proceso de culminación de este trabajo de investigación, por su acompañamiento y
tutoría, sin sus llamados el proceso no hubiese sido el mismo.

A la entidad caso de estudio que nos permitió llegar a todos sus rincones, acceder y procesar
su información para lograr nuestro objetivo.

Agradecemos a nuestra futura colega, comadre y amiga Lina Fernanda Lucumí Mosquera –
MA en Desarrollo Económico de la University of Sheffield (UK) y estudiante de doctorado en
Economía Política de la University of Leicester (UK) por su acompañamiento, por su entera
disposición y su inmensa ayuda, su colaboración fue también fundamental en nuestro proceso.

Agradecemos a Dios por la vida, la salud y el propósito para culminar este proceso que fue
largo, lleno de retos y aprendizajes.

Agradecimientos personales

Agradezco a mi familia, especialmente a mi madre, María Zoila García Angulo, mi cielito, por
su apoyo, su amor y sus deliciosos alimentos en cada jornada, a mi padre José Elde Holguín
Mosquera por su apoyo y guianza en mi formación académica, a mi hermana Zuleimy, por su
apoyo, colaboración y consejería, y a mis hermanos José y Johan al igual por ser parte de mi
formación personal y profesional, a mis chicas, las de siempre por la presión para esta
culminación, a mis amistades por buscar en mis espacios el tiempo para compartir y
acompañarnos. A mi familia, a las de siempre y a mis amistades, gracias por la motivación para
lograrlo.

Agradezco enormemente, a mi compañera de trabajo de grado Yuliana, por acogerme, por

permitirme y permitirnos este logro juntas, por ceder ante mis imposiciones, por enseñarme en
este camino, por las alegrías, las molestias, las tristezas y los cansancios que fueron todo el
conjunto para este bello resultado, por lo que somos en lo personal, en lo laboral, en lo
académico y ahora, en lo profesional. Gracias futura colega.
Carolina Holguín García

A mi hija Ayleen Sofia por ser ese rayito de luna que me impulsa a ser mejor persona. A mi
esposo Javier por su apoyo incondicional y brindarme la motivación para culminar este proceso
de formación. A mi familia: Marleny, Camilo, Angelica, Leyla, Adriana, Leidy, Alejandro, por
siempre estar presentes y por apoyarme en cada proyecto. A mi abuelo Misael Gracias.

9
A mi comadre y amisita Lina, por demostrarme que los lazos de amor van mucho más allá de
la sangre y la cercanía.

A Carolina Holguín por recorrer este camino conmigo y hacer de cada tarde de domingo de
escritura, un espacio de crecimiento personal y profesional. Gracias por fomentar los debates,
las conversas y por enseñarme que en la vida hay que tener esas confrontaciones que nos
permiten salir de nuestra zona de confort.

A doña Zoila – El cielito de Carito – por ese delicioso suda´o de gallina ahumada que nos dio
la fuerza para poner el punto final, Dios le bendiga.

A cada uno de mis amigos y amigas a los que dejé esperando en algún momento, gracias, he
aquí el resultado.
Yuliana Vélez Maya

10
 ABREVIACIONES

SIC Sistema de Información Contable

DDHH Derechos Humanos

CORMAPAC Corporación Madres y Padres en Acción

SCI Sistema de Control Interno

ONGD Organización no gubernamental de desarrollo

OSAL Organización sin ánimo de lucro

ESAL Entidades Sin Ánimo de Lucro

CIDH Comisión Interamericana de Derechos Humanos

RUT Registro Único Tributario

TGS Teoría General de los Sistemas.

CIIU Clasificación Industrial Internacional Uniforme

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 GLOSARIO

Entidad Sin Ánimo de Lucro: ‘es por excelencia una persona jurídica de naturaleza civil (...),
resultante de la voluntad de un número plural de asociados, afiliados o comuneros (...) cuyos
esfuerzos comunes estarán orientados a la primacía del interés general, público o social en
actividades que atienden necesidades básicas de sus afiliados o beneficiarios, como salud,
educación, cultura, investigación, deporte, tecnología, Derechos Humanos, acceso a la justicia
y el desarrollo social’ (Montaño Orozco, 2016, p. 27).

Corporaciones: de acuerdo con la Corte Constitucional en su sentencia C-316-95, ‘la

característica principal de las corporaciones y fundaciones con naturaleza de sin ánimo de lucro
indicando que estas entidades tendrán tal naturaleza cuando “una vez efectuados los aportes
iniciales para su constitución o los posteriores a este acto, el aportante, afiliado o beneficiario
no puede recuperarlos, ni percibe ninguna utilidad o dividendo ni en general contraprestación
económica alguna (…)”’ (Montaño Orozco, 2016, p. 23).

Contabilidad: el profesor Mauricio Gómez, en su texto Breve introducción al estado del arte
de la orientación crítica en la disciplina contable, distingue dos tipos de concepciones de
contabilidad. La primera es una concepción de la contabilidad (con c minúscula) ‘como una
técnica que representa de forma neutral el mundo’ (2005, pp. 28-29). Por otro lado, la segunda
es una concepción de la Contabilidad (con C Mayúscula) que permite ‘regularizar
comportamientos, controlar formas de actuar y aporta elementos para construir una realidad
que organiza y determina formas de actuar de agentes, organizaciones y la sociedad en general’
(2005, p. 29). En este sentido y haciendo hincapié en lo dicho por Gómez (2005, pp. 15-16),
‘la conjunción de ámbitos teóricos, tecnológicos y técnicos permiten reconocer que la
contabilidad ha pasado del espacio aplicativo, técnico y empirista a posicionar a la Contabilidad
como disciplina del conocimiento’.

12
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de investigación es el resultado de las frustraciones e insatisfacciones de las

autoras de esta monografía. Al estar vinculadas laboralmente a la Entidad Sin Ánimo de Lucro
(ESAL) caso de estudio, han tenido que vivenciar muchas dificultades en la elaboración de
informes y registros contables en cumplimiento de las obligaciones normativas (fiscales y
contables). En ocasiones, se han encontrado frente a casos en los que el deber ser contable y
administrativo no se ajusta a la misión de la contabilidad de reflejar los hechos económicos
pasados y viceversa. Dicho esto, la presente monografía da cuenta de la complejidad del diseño
de un Sistema de Información Contable de una entidad sin ánimo de lucro y Defensora de
Derechos Humanos en un país como Colombia. Las autoras consideran además que los
resultados de esta investigación podrían ofrecer algunas ideas que permitirían mejorar los
procesos con los que se pretende responder a los usuarios de la información.

Buscando abordar el problema anteriormente descrito, se ha desarrollado esta investigación de

corte cualitativa. A continuación, se presenta el problema de investigación y en esta sección se
describen los antecedentes que han permitido establecer puntos de partida para la presente.
Seguido, se establecieron los objetivos y se expresó la justificación vista desde tres puntos de
enfoque: disciplinario, asociativo y personal. Dada la relación existente entre las autoras y la
ESAL, se describió la posicionalidad: nuestro lugar en la investigación y se analizó sobre cómo
nuestra vinculación laboral pudo haber impactado el desarrollo de este trabajo.

Posteriormente, se presenta el marco de referencia que está conformado por la presentación de

la ESAL caso de estudio, la cuál por responsabilidad y seguridad de la información aquí
expresada ha sido anonimizada por tanto su identificación jurídica no será expuesta, informada,
ni divulgada. Seguido, se planteó el marco teórico, el marco normativo y finalmente, la
metodología de la investigación a utilizar para la recolección y el cumplimiento del objetivo
principal propuesto: diseñar un Sistema de Información Contable para una Entidad Sin Ánimo
de Lucro defensora de Derechos Humanos (DDHH).

13
 1. GENERALIDADES

El presente apartado tiene como propósito ofrecer una descripción y delimitación del problema
de investigación de esta monografía. Para este fin, a continuación, se presentan los antecedentes
de la investigación y el planteamiento del problema.

1.1 ANTECEDENTES DE INVESTIGACIÓN

Con el propósito de establecer un punto de partida, se ha realizado una revisión de

investigaciones que han antecedido la realización del presente trabajo de grado.
Metodológicamente, se recurrió a bases de datos de diferentes universidades, entre ellas las de
la Universidad del Valle, los repositorios digitales de las Universidades del Rosario, Nacional,
Pontificia Universidad Javeriana, Universidad EAFIT y Universidad de Antioquia. Además, la
plataforma Google Académico fue consultada durante esta búsqueda. Las palabras claves
utilizadas fueron: ‘Sistema de Información Contable’ (SIC), ‘Información Contable’,
‘Entidades Sin Ánimo de Lucro’ (ESAL) y ‘Derechos Humanos’ (DDHH). La búsqueda fue
condicionada a que los documentos tuvieran por lo menos tres (3) palabras claves
seleccionadas.

El tipo de documentos encontrados en español fueron mayoritariamente artículos académicos

y trabajos de grado. Inicialmente se hallaron 52 documentos. Después, palabras claves y
resúmenes fueron revisados con el fin de seleccionar aquellos trabajos que tienen estrecha
relación con los objetivos de esta investigación. Como resultado, cinco (5) documentos fueron
seleccionados; de los cuales, cuatro (4) son tesis de pregrado y, una (1) tesis doctoral, los cuales
serán presentados a continuación.

El modelo de información contable en las entidades privadas sin ánimo de lucro: una
propuesta de mejora para las asociaciones

Esta investigación fue presentada por González Quintana (2003) como tesis doctoral en el
departamento de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de Málaga. Según el autor, el
propósito de este trabajo fue estudiar la proliferación, diversificación y dimensión social de las
asociaciones en España a principios de los años 2000. González Quintana (2003) sostiene que
las nuevas condiciones económicas y corporativas de estas entidades sin ánimo de lucro,

14
exigen, cada vez con más fuerza, una mayor transparencia informativa y una mejor eficacia en
la gestión.

El autor (2003, p.33) construyó un ‘modelo complementario de información contable que

facilite una adecuada interpretación de la información contenida en las cuentas anuales, con la
finalidad de satisfacer las necesidades de los destinatarios de dicha información’. Además, el
sistema de información para estas entidades en particular, según el autor, debe permitir la
gestión de los recursos y la creación de confianza por parte de todos los terceros interesados.

En busca del cumplimiento del objetivo investigativo, González Quintana utilizó la encuesta
como instrumento de recolección de datos, por medio del cual se examinó la predisposición de
las organizaciones al cambio de la estructura de su SIC. Además, se realizaron reflexiones
sobre las principales problemáticas contables halladas. Al mismo tiempo, se propuso modelos
complementarios de balance, cuenta de resultados, presupuestos desagregados por actividades
o programas y estado de tesorería. Finalmente, se apostó por la inclusión de indicadores que
permitieran evaluar la gestión llevada a cabo por la organización en términos de eficacia,
eficiencia y economía.

Plan de mejoramiento y de estructuración contable y administrativa para la Corporación

Madres y Padres en Acción ubicada en la localidad de Ciudad Bolívar

Este trabajo de investigación fue desarrollado por Melo Villaraga & Forero Alvarado (2017)
para optar al título de Administradora de Empresas y Contadora Pública en la Universidad de
la Salle de Bogotá D.C. De acuerdo con los autores de la investigación, el objetivo de este
trabajo fue ‘diseñar un plan de mejoramiento para la implementación de un sistema contable y
administrativo básico de la Corporación Madres y Padres en Acción’ (pp.13) ubicada en la
localidad de Ciudad Bolívar en Bogotá D.C. El principal objetivo de los autores era pensar en
un modelo que permitiera principalmente fortalecer la estructura organizacional de la entidad.
CORMAPAC, expresado por Melo Villaraga & Forero Alvarado (2017), ‘tiene como propósito
la defensa del bienestar de la calidad de vida de los grupos vulnerables de la sociedad,
especialmente mujeres y hombres cabezas de familia, adultos mayores desplazados de la
violencia, personas con problemas de drogadicción y alcoholismo’ (pp. 11-12).

15
De acuerdo con Melo Villarraga y Forero Alvarado (2017, p. 12), se hallaron diferentes vacíos
en el área administrativa. No existía una estructura organizacional. Además, no se habían
construido políticas, organigrama, misión, visión, estructura de cargos y que así mismo, se
encontraron deficiencias en el área contable, no había sistematización ni integración de la
información, no existía un lineamiento adecuado en la forma de manejar la información
contable y, por tanto, no existía seguridad en los sistemas de información.

En el desarrollo de la investigación de Melo Villarraga y Forero Alvarado (2017) se estableció

como propósito diseñar un manual de funciones, organigrama, políticas, matriz DOFA, entre
otras herramientas que permitieran al área administrativa plantear una estructura
organizacional. Por su parte, en el área contable, se buscó establecer un orden en la información
existente y construir políticas para la caja menor, comprobantes de egresos, soportes contables.
Ambos procesos tuvieron como fin implementar un sistema de información para la toma de
decisiones.

Diseño de un Sistema de Información Contable para el Hotel Pacífico de la Ciudad de

Palmira

Esta investigación llevada a cabo por Martínez Guevara (2015), fue presentada como trabajo
de grado para optar por el título de Contador Público de la Universidad del Valle. ‘A partir de
un estudio de tipo descriptivo y análisis de la matriz DOFA, Martínez Guevara exploró la
relación de la organización con su entorno de manera interna y externa, examinando las
potencialidades de diseñar e implementar un SIC para el hotel Pacifico, ubicado en la ciudad
de Palmira’ (pp. 13-14)

En la fase del diseño del SIC, se partió de la división de actividades de cada una de las áreas
del Hotel, evidenciando el flujo de la información entre ellas. Además, se establecieron los
parámetros de operación y la metodología para la implementación del SIC. Martínez Guevara
(2015) identificó los procesos organizacionales y elaboró un flujograma para determinar las
actividades y la relación de las áreas funcionales en el proceso Contable, especificando
funciones, flujo de mando y responsabilidades. Por otra parte, el autor propuso un manual de
funciones para el área contable.

Una vez concluida la investigación, Martínez Guevara (2015, p. 72) evidenció que:

16
 estudiar el SIC tuvo efectos colaterales en la organización, como son: i. el
fortalecimiento del Sistema de Control Interno (SCI), ii. la actualización de información
contable de forma veraz y racionalmente confiable, iii. la alimentación de una cultura contable
que trasciende los fines tributarios y iv. el fortalecimiento en términos generales del control de
las operaciones que permitan a la gerencia analizar y tomar medidas correctivas para mejorar
el desempeño del Hotel.

Diseño de un sistema de Información Contable que facilite el Control y la Gestión de la

Fundación Los Niños del Mar

Este trabajo fue desarrollado por Lemos Delgado (2018), para optar por el título de Contadora
Pública de la Universidad del Valle. En él se indica que el objetivo principal de la investigación
fue realizar un diagnóstico de la Fundación Los Niños del Mar para la elaboración de su SIC.
La autora desarrolló un marco teórico que se centra en las Entidades Sin ánimo de lucro en
relación con los componentes del sistema contable. De esta manera, se elaboró un ‘diagnóstico
de la fundación con el fin de identificar las principales falencias y oportunidades para la
entidad’ (p. 24).

De acuerdo con lo expresado en la investigación se puede decir que el diseño del SIC parte de

La identificación de los componentes de acuerdo con las funciones contables que se desarrollan
dentro de la Fundación. Además, en ella se elaboró una descripción de los procesos sintetizando
en tablas: tareas, responsables, variables que controlan cada tarea y documentos que se
involucran en cada proceso. Posteriormente, se construyó el modelo de presentación de los
informes financieros y se expuso la importancia de implementar paralelamente al SIC un SCI,
que permita proteger los activos de la fundación y ejercer un debido control sobre las
actividades que se desarrollan para el cumplimiento del objeto social. (Lemos Delgado, 2018,
pp. 11-13).

Esta investigación enfatiza la importancia que posee el ejercer un control adecuado de las
operaciones contables en las entidades sin ánimo de lucro permitiendo la obtención de
información confiable para la toma de decisiones. Así como cita Lemos Delgado (2018, p. 15)
‘con la implementación del SIC se podrán estandarizar los métodos y procedimientos de
registro y clasificación de las operaciones que desarrolle la Fundación Niños del Mar’ Gutiérrez
(2012).

17
Diseño e implementación de un sistema de información contable para Empresas de Carácter
Especial Indígena aplicado a la Comercializadora Sat Fxinxi Kiwe

Este trabajo de investigación fue elaborado por el estudiante Ruiz Giraldo (2017), con el
objetivo de diseñar e implementar el SIC. El autor, desarrolla su trabajo bajo la modalidad de
Práctica Empresarial como requisito para la obtención de su título profesional de Contaduría
Pública de la Universidad del Valle. Este trabajo se desarrolla de manera diferente a los
expuestos anteriormente; el diseño del SIC, no se elabora en una organización que está en
marcha, sino que se desarrolla e implementa paralelamente a la creación de la comercializadora
Sat Fxinxi Kiwe.

El autor desarrolla un análisis de los entornos internos y externos con el ánimo de identificar
las principales características de la comercializadora. Para ello, se realiza una propuesta de un
organigrama y de manuales de funciones para los cargos requeridos. Además, se diseña el
manual de procesos y procedimientos y de un flujograma para cada uno de los procesos
contables identificados. El autor elabora una descripción de cada proceso, identificando su
objetivo, responsables, participación y realiza una caracterización detallada de cada uno,
asignando responsabilidades, especificando la documentación aplicable y los documentos que
se deben de registrar en el Software Contable.

A manera de conclusión, Ruiz Giraldo da cuenta de la implementación del SIC y asegura que
se pudo completar este proceso en un 80%, entregando en funcionamiento el área de
contabilidad. Además, expresa que el desarrollo de esta investigación fue un paso importante
en el diseño de un SIC debido a que no se tenían antecedentes en este tipo de organizaciones,
y por tanto, es considerado un modelo base para una empresa que es concebida dentro de los
principios culturales y políticos indígenas. Menciona también que la necesaria culminación de
la implementación total requerirá contratar y capacitar al personal necesario para el correcto
desarrollo de la comercializadora.

Mencionado todo lo anterior se puede decir que estas investigaciones permitieron evidenciar
metodológicamente como ha sido abordado y aplicado el tema en otras investigaciones,
brindando a las autoras comprensión de la funcionalidad del SIC en diferentes contextos dentro
de las ESAL.

18
 1.2 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.2.1 Planteamiento del problema

La Contabilidad es descrita como el lenguaje de los negocios (Vlaemminck & González-

Ferrando, 1961). Según López y Rodríguez citado por Rincón (2016), existe una representación
de la realidad financiera de una organización que permite transmitir un mensaje elaborado bajo
parámetros preestablecidos. Siguiendo a Rincón (2016, p. 44) ‘la finalidad de la contabilidad
es desarrollar un producto que sirve para divulgar la situación de un objeto, basado en la
necesidad de un grupo de usuarios para el control y la toma de decisiones’.

De acuerdo con la Ley 43 de 1990 en su artículo cuarto del título primero, la Contaduría Pública
tiene como fin satisfacer las necesidades de la sociedad mediante la medición, evaluación,
ordenamiento, análisis e interpretación de la información. Uno de los objetivos principales de
la contabilidad ha sido contribuir a la toma de decisiones basándose en la información
resultante de la aplicación de técnicas contables.

Por su importancia para los usuarios de la información financiera, las técnicas y procedimientos
contables se encuentran regulados por entes gubernamentales nacionales e internacionales. En
la legislación colombiana1, se establecen los objetivos y cualidades que debe tener la
información contable, esperando que esta permita, conocer los recursos y obligaciones de un
ente económico, predecir flujos de efectivo, apoyar y evaluar la gestión de los administradores.

Basándose en lo anterior, se puede concebir que las organizaciones emplean la contabilidad

con el ánimo de representar su realidad económica y generar información para la toma de
decisiones. En las organizaciones con ánimo de lucro, dichas decisiones van encaminadas a
maximizar el capital para el beneficio de los inversionistas (generación de riqueza). Por lo
contrario, de acuerdo con Villegas De Bedout, B. E. et al. (2019, p. 18), en las entidades sin
ánimo de lucro, aunque si bien buscan maximizar el capital, la finalidad que persigue este
incremento responde a fines asociativos con miras a beneficiar a la comunidad en general o a
un grupo particular de personas que tienen características comunes.

1
Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios 2420 de (14 Dic. 2015) y 2496 de (24 Dic. 2015).

19
La información contable que se genera en las organizaciones sin ánimo de lucro es usada por
un grupo de usuarios con diferentes intereses, bien conocidos como stakeholders, entre ellos,
socios, directivos, asesores internos, cooperantes, entidades financieras y de control,
empleados, Estado y comunidad en general. Cada uno percibe y usa la información contable
generada por las organizaciones de manera diferente. Por ejemplo, en el caso de las ESAL que
reciben recursos financieros de apoyo por cooperantes nacionales e internacionales, por medio
de la información contable analizan la distribución y la ejecución de sus donaciones
permitiéndoles saber si se está cumpliendo con el propósito de las mismas. Es importante
resaltar que, algunas asociaciones sin ánimo de lucro reciben dinero de organismos
multilaterales de Estados Unidos y Europa Occidental, lo cual, también impone otros
requerimientos e intereses para la información contable.

Existen otros actores que usualmente no son considerados en la elaboración de la información

contable, tales como las comunidades beneficiarias de organizaciones sin ánimo de lucro, las
cuales suelen tener preguntas sobre los recursos recibidos y su destinación. Estos interrogantes
no son menos importantes , considerando que este tipo de dudas pueden desencadenar un sin
número de comentarios negativos que conllevan a la pérdida de confianza. Peor aún, estas
inconformidades podrían escalar hasta los cooperantes quienes eventualmente restringirán el
envío de recursos suponiendo que no están siendo bien administrados. En el caso de las ESAL,
la destrucción de lazos de confianza también representaría la imposibilidad de realizar una
protección efectiva de los DDHH de comunidades ubicadas en zonas de alto riesgo.

La entidad caso de estudio se ha encargado en los últimos 20 años de brindar herramientas a

las comunidades, pueblos y sectores del Suroccidente Colombiano con los cuales trabaja para
la defensa de los territorios y el respeto hacia sus derechos económicos, sociales, culturales,
ambientales y humanos. Sin embargo, pese al arduo trabajo que se ha desarrollado con las
comunidades y atendiendo a los factores que condicionan la forma de desempeño de la ESAL,
es preciso reconocer que el área contable presenta falencias al momento de la elaboración de
información que permita evaluar el correcto desarrollo de los proyectos de financiación que se
ejecutan con las comunidades, impidiendo conocer de manera certera las condiciones
económicas generales de la organización.

¿Cómo la información contable podría contribuir a la construcción de confianza entre

comunidades, entidades sin ánimo de lucro y cooperantes? ¿Cuáles son las particularidades de

20
un SIC en una organización que defiende los DDHH en Colombia? ‘¿Cómo producir
información contable con significado?’ (Delgadillo, 1998, p. 111) ¿Qué significa información
contable con significado para una organización defensora de DDHH? ¿Qué cualidades debe
tener la información contable de una ESAL para satisfacer las necesidades de los usuarios de
la información, incluyendo las comunidades beneficiarias?

El objetivo de este trabajo, considerando la entidad como caso de estudio, se puede resumir en
conocer ¿Cúales son las caracteristicas que debe contener la información contable con
significado de una ESAL para los usuarios de la información?. Desde orillas contables, lo
anterior se logra mediante el diseño de un SIC que permita construir información contable para
tomar decisiones de manera verídica y oportuna conociendo óptimamente la situación contable
de la organización.

1.3. OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General

Proponer un Sistema de Información Contable en una entidad sin ánimo de lucro defensora de
DDHH.

1.3.2 Objetivos Específicos

● Identificar los procedimientos contables y administrativos necesarios de un Sistema de

Información Contable (SIC).

● Describir las características de la estructura Legal, Fiscal, Operativa, Administrativa y

Contable de la sociedad sin ánimo de lucro.

● Diseñar un sistema de información contable para una sociedad sin ánimo de lucro
teniendo en cuenta sus particularidades sociales, políticas y organizativas.

21
 1.4. JUSTIFICACIÓN

A continuación, se presenta la justificación de la presente monografía, cuyas razones se

resumen en aspectos disciplinarios, asociativos y personales, los cuales se ilustran en la
siguiente anécdota.

En noviembre de 2018, la ESAL realizó un recorrido territorial en una zona

rural del Suroccidente de Colombia. En el marco del cumplimiento de los objetivos de
un proyecto de cooperación internacional, nos movilizamos 50 personas a esta zona
montañosa. Se realizaron gestiones tales como compras de alimentos, materiales
didácticos, pagos de tutores y pagos de transporte. Sin embargo, hubo una transacción
económica que nos puso entre la espada y la pared. Necesitábamos contratar un
servicio de hospedaje para los participantes, quienes no sólo son líderes sociales y
defensores de DDHH; sino que también, algunos cuentan con medidas cautelares ante
la Comisión Interamericana de Derechos Humanos (CIDH). Por un lado, de acuerdo
con las exigencias contables y de los cooperantes, la contratación debería realizarse
con una persona natural o jurídica que tuviera Registro Único Tributario (RUT) y
licencias hoteleras. Por otro lado, en el lugar de la actividad no existe centro de
hospedaje. Además, movilizarse a un lugar donde exista un centro con las condiciones
requeridas estaba a 3 horas de camino atravesando la trocha y, colocaba en riesgo a
los asistentes debido a las condiciones de seguridad y topográficas del territorio. Sin
embargo, ni siquiera se contaba con un medio de transporte adecuado y seguro.
Anécdota de un recorrido territorial

En términos disciplinarios, este trabajo tiene como motivación ahondar en los retos de un SIC
para una entidad que defiende los DDHH. La experiencia de las autoras como parte del equipo
contable y administrativo de la ESAL, les permite avizorar que existen tensiones entre defender
la vida y cumplir con los requerimientos contables y administrativos de manera tradicional. Tal
como se refleja en la anécdota anterior, en donde está en juego por un lado el cuidado de la
vida de las 50 personas que hacían parte del ejercicio de recorrido territorial, y por el otro, la
obtención de un soporte contable que cumpliera las necesidades tanto fiscales como contables
que son solicitadas por los cooperantes para validar la justificación de los gastos en los informes
financieros, y el Estado.

22
Es por esta razón que este trabajo de grado ambiciona identificar los procesos contables que se
llevan a cabo, a fin de proponer una estructura de información que permita primero, controlar
la correcta ejecución de las actividades que se programan en el desarrollo de los proyectos;
segundo, registrar la información contable de manera que reflejen fiel y correctamente las
operaciones; y tercero, producir información que permita la toma de decisiones, aún más
importante, un SIC que esté en armonía con las realidades de la ESAL.

¿Cómo garantizar un control estricto y efectivo de los recursos, cuando los únicos proveedores
de servicios pueden no contar con los requisitos fiscalmente establecidos? ¿Por qué fue
necesario pensar en alternativas para que los participantes se quedarán en un hospedaje seguro
y no exponer su vida por una factura? ¿Por qué no contribuir al desarrollo económico
comunitario adquiriendo los productos y servicios requeridos, así no cuenten con la
documentación fiscal? ¿Cuál es el rol del personal contable y administrativo de la ESAL en la
formación de los beneficiarios de proyectos de cooperación para cumplir con los requisitos
contables establecidos por los entes de control y los cooperantes?

Desde lo asociativo, el mérito de esta investigación es su contribución para pensar cómo se

puede producir una información contable que ayude a que este tipo de organizaciones que son
verdaderos agentes de cambio social en un país como Colombia. Las entidades sin ánimo de
lucro defensoras de derechos económicos, sociales, culturales, ambientales y humanos surgen
en medio de un contexto de descontento social dada la incapacidad del Estado colombiano en
satisfacer las necesidades que constitucionalmente deben asegurar a los ciudadanos. Tal como
lo plantea el profesor Montaño Orozco (2016, p. 19):

la actividad del Estado en tanto contribuye a la satisfacción de necesidades, facilitan la

concertación, la ayuda mutua y, en no pocas ocasiones, subsidian las necesidades más sentidas
de la población en materia de salud, alimentación, defensa de los derechos humanos y otras
muchas cuya enumeración resulta insuficiente.

Además, ‘la finalidad no lucrativa direcciona este tipo de entidades hacia la producción de
bienes y servicios que beneficien a la comunidad en general y que en muchas ocasiones entran
a suplir carencias del Estado, en la producción de bienes y servicios ‘cuasi’ públicos’
(Matsunaga y Yamauchi, 2006, p. 260 citado en Puyo Velásquez & Gómez Cardona 2015).

23
Como resultado, se puede concluir que en medio de la realidad económica y social que atraviesa
Colombia, estas entidades han contribuido a mejorar la calidad de vida de las comunidades.
En palabras de la Razonpublica.Com (25 de mayo de 2020), ‘la crisis ha demostrado que el
sector sin ánimo de lucro es uno de los pocos –o quizás el único– que respalda a los más
necesitados en medio de la adversidad’.

De manera personal, las autoras encontraron interes en este caso de estudio debido al vínculo
laboral con la ESAL y consideraron que esta investigación puede brindar algunas reflexiones
sobre el qué hacer frente a ciertos procesos administrativos y contables que redunden en el
bienestar de la organización y de los controles que ella requiere para cumplir su misión, como
el planteado en la anécdota introductoria a este apartado

Además, decidieron examinar en el campo de las asociaciones sin ánimo de lucro, debido a
que la formación universitaria se centra en la Contabilidad y sus efectos en las entidades con
ánimo de lucro y su relación con la economía nacional, dejando las entidades sin ánimo de
lucro como un tipo de entidades secundarias, las cuales resultan ser un escenario laboral muy
común en la Colombia del pos-acuerdo de paz. Con el desarrollo del presente trabajo, se podrá
además posicionar la importancia de la información contable resaltando tal como lo expresa
Delgadillo (1998, p. 109), que ‘la contabilidad tiene sentido, no por sí misma, sino por su
contenido y relación con el entorno que la afecta’.

1.5. POSICIONALIDAD: NUESTRO LUGAR EN LA INVESTIGACIÓN

Como ha planteado el sociólogo jamaiquino Hall (1996), el ejercicio de escribir e investigar es

una actividad académica que da cuenta de una posición política. La investigación atraviesa
nuestras construcciones personales, identitarias y nuestra comprensión del mundo que nos
rodea. Por esta razón, a continuación, se presenta una reflexión sobre cómo nos relacionamos
con el objeto de la investigación. Este apartado busca prevenir al lector sobre nuestros posibles
sesgos.

Trabajamos en la entidad caso de estudio, desde el año 2015 y 2020. Actualmente

desempeñamos los cargos de Coordinadora del Área Administrativa y Auxiliar Contable.
Pertenecer a la ESAL nos ha brindado la posibilidad de conocer su composición, funciones,
procesos administrativos y contables de manera directa. El hacer parte de la ESAL nos coloca

24
en distintos roles en diversas fases de la investigación. Por ejemplo, durante el desarrollo de
las entrevistas, la relación entre los participantes no sólo será como entrevistados y
entrevistadores, sino también, como la de personas que tienen un vínculo laboral en una
estructura jerárquica. Consideramos que esta situación podrá ser aprovechada en tanto existirá
una transparencia en las respuestas a las entrevistas semi estructurada, generando un ambiente
de confianza entre las personas presentes que permitirá inquirir más profundo en cada una de
las respuestas, resaltando el anonimato del caso de estudio en la recolección y procesamiento
de los datos.

Políticamente, nos identificamos como mujeres activistas en favor de los DDHH, por tanto,
creemos en las causas políticas y sociales que constituyen la filosofía de la organización. En
este sentido, estamos convencidas que los procedimientos contables y administrativos deberían
contribuir a la defensa de la vida y no ser un obstáculo para el desarrollo de las actividades que
se llevan a cabo en las entidades sin ánimo de lucro.

1.6. MARCO DE REFERENCIA

A continuación, se presenta el marco contextual, el marco teórico y el marco normativo de la

presente investigación. Primeramente, se posiciona el tipo de organización y las tensiones que
se presentan en el desarrollo de las técnicas de dirección y gestión en las entidades del tipo del
caso de estudio, seguido se expone el marco teórico que aborda los conceptos necesarios para
entender los SIC y finalmente, el marco normativo da cuenta de la estrecha relación entre la
contabilidad y el sistema normativo en Colombia para las entidades sin ánimo de lucro.

1.6.1 Marco Contextual

Entender la profundidad del presente trabajo de investigación exige centrar la mirada en

elementos que permitan, primero posicionarse en el tipo de organización objeto de esta
investigación y segundo dimensionar las implicaciones de la aplicación de las teorías
construidas para las entidades con ánimo de lucro en las entidades sin ánimo de lucro como lo
plantea la norma.

Para la ampliación contextual del presente apartado, las autoras centraron la mirada en el texto
de Solarte (2018), el cual invita a situarse en las organizaciones sin ánimo de lucro y presenta

25
elementos importantes sobre el surgimiento, posicionamiento y cambio de los paradigmas del
management tradicional.

Solarte Pazos (2018, p. 13) plantea que dentro de las organizaciones que componen el tercer
sector se encuentran las organizaciones no gubernamentales de desarrollo - ONGD-, ‘las cuales
comparten características con asociaciones u organizaciones sin ánimo de lucro y centran su
trabajo en las intervenciones sociales a través de programas o proyectos de desarrollo en
esquema de cooperación Norte - Sur.’

Tras la divulgación de los objetivos del milenio en el año 2000, y teniendo en cuenta el contexto
de surgimiento de las entidades sin ánimo de lucro mencionado anteriormente, el autor expresa
que se abrió un nuevo panorama para las ONGD:

al enfocar su colaboración con organizaciones locales y gobiernos para disminuir la

pobreza en el mundo, ya que asumen un rol activo en la construcción de capacidad institucional
en los países, trabajando y negociando con gobiernos y ONG locales apoyando la innovación
social, la defensa de los derechos humanos, la lucha anticorrupción, la ampliación de la
democracia y la creación de mecanismos de redistribución de riqueza (Solarte Pazos, 2018, p.
36)

Uno de los planteamientos más fuertes del autor en el texto, se centra en resaltar que existe
suficiente teoría frente a las técnicas de dirección y gestión (management) para las
organizaciones con ánimo de lucro, y que tras la expansión de la participación de las Entidades
sin ánimo de lucro en la economía mundial se empezaron a utilizar dichas técnicas para la
dirección y el manejo de las OSAL2, generando con ello tensiones, paradigmas, contradicciones
al interior de las organizaciones.

Dichas tensiones, paradigmas y contradicciones, tal como lo expresa Solarte Pazos, (2018, p.
30) ´en parte se explican por el desprecio y desinterés que existe por parte de las OSAL hacia
el management por considerarlo distante y contradictorio con sus valores y fines altruistas´. En
este sentido, este tipo de organizaciones no cuentan con suficiente desarrollo teórico frente a
sus formas de manejo y control, ya que sus fines en sí están centrados no a la maximización de

2 Asociaciones u Organizaciones sin ánimo de Lucro, como son llamadas por el autor Solarte Pazos (2018, p.
13)

26
las utilidades - sino como lo expresa el autor - en ‘la maximización de sus presupuestos’
(Ibidem, p. 26), presentándose además una multiplicidad de intereses en ocasiones
contradictorios. Solarte Pazos (2018, p. 15), precisa que estas tensiones o paradojas, se reflejan
‘principalmente en las formas de pensar de dos de los componentes claves de las ONGD, por
un lado, los administradores y por otra parte los ejecutores de las actividades’.

Ahora bien, el autor Solarte Pazos (2018, p. 55), en su ánimo de ahondar en el origen de las
tensiones que se presentan en las OSAL expresa que:

Existen al menos cuatro (4) componentes básicos que son fundamentales para analizar las
tensiones y contradicciones que se producen. Estos corresponden de cierta manera a intereses
de los stakeholders implicados en la acción de la ONGD: El donante o financiador (el que
aporta), la comunidad o beneficiarios (el que recibe), los administradores (el que administra) y
los practicantes sociales o expertos que diseñan y realizan la intervención social directamente.

Con la finalidad de sintetizar en lo expuesto por Solarte (2018, pp. 64–66) frente a las tensiones
y contradicciones que se pueden presentar en la ONGD y considerando el papel de cada uno
de los Stakeholders, se presenta a continuación esta ilustración.

27
Ilustración 1 - ‘Descripción del fenomeno de tensiones y contradiciones en las ONGD’

Nota: Solarte Pazos (2018, p. 66) Cuadro Conceptual 1: descripción del fenomeno de tensiones y
contradiciones en las ONGD.

28
 Las ONGD se enfrentan a demandas del sector del desarrollo en relación con la necesidad de
implantar estrategias de empoderamiento y de responsabilidad (ver ítem a) esto produce al
interior de la ONGD una tensión entre los administradores y los técnicos sociales, que consiste
en la oposición entre enfoques de procesos y enfoques de resultados (Ver ítem b). La adopción
de las estrategias puede requerir algún tipo de ajuste organizacional por parte de la dirección,
en donde se pueden reproducir o generar tensiones por los cambios realizados en la ONGD.

A su vez el director o manager de la ONGD tiene la tarea de alinear de manera conveniente los
intereses de los donantes y de las comunidades con la misión y los valores institucionales (Ver
ítem c). Este alineamiento debe de estar plasmado en el modelo o programa de intervención de
la ONGD en las comunidades (ver ítem d), el cual involucra las dos estrategias demandadas:
empoderamiento y responsabilidad.

La aplicación de estas dos estrategias, que hacen parte del modelo de intervención, produce
choques en el terreno (ver ítem e) representados en conflictos por el cumplimiento de requisitos
de las estrategias (manejo contable, problemas de programación, etc.), los cuales deben de ser
resueltos de alguna forma por los empleados de terreno de la ONGD.
Entre los cuatro componentes de la ONGD existen también una serie de tensiones relacionadas
con la aplicación de las dos estrategias (ver ítem f).

De acuerdo con lo expuesto por Solarte (2018), es preciso resaltar que la entidad caso de estudio
se enmarca dentro de lo considerado como OSAL. Por lo tanto, las consideraciones que precisa
frente a las tensiones que se presentan de acuerdo con los intereses de cada uno de los
stakeholders atraviesan transversalmente la realidad de la organización. Esta conceptualización
explica teóricamente muchas de las contradicciones que se presentan en el desarrollo de sus
actividades.

1.6.2 Marco Teórico - Conceptual

Esta sección tiene como objetivo describir qué es un SIC y cuáles son los elementos que lo
componen. El término Sistemas de Información Contable será abordado a partir de una
exposición del significado de ‘sistema’ en escenarios contables y administrativos, entre otros
aspectos relevantes para el desarrollo de esta investigación.
Sistema: La integración de un todo

29
Un sistema, según el diccionario de filosofía ilustrado de Martinez Echeverri & Martinez
Echeverri (1997, p. 519) se puede entender como ‘un conjunto de elementos relacionados entre
sí, que conforman un «todo» estructuralmente coherente. (...) Sin embargo, este vocablo puede
ser entendido en otros sentidos: como una forma de «organizar» (Sistema de Taylor); en medios
científicos, para unificar las bases en el estudio de cualquier disciplina’. Dado lo anterior y de
acuerdo con Bertalanffy (1986, p. 29), el estudio de los sistemas ‘sentó las bases para lo que
hoy se conoce como la Teoría General de los Sistemas’ (TGS).

TGS fue presentada por Ludwing Von Bertalanffy (1986) como un movimiento científico
importante en la biología y la física, tras estudiar que a lo largo de la evolución de la ciencia
moderna es recurrente encontrarse con el surgimiento de problemas y concepciones similares
en campos de conocimientos independientes y distintos. Parafraseando al autor (ibidem), la
formulación y derivación de los principios para los «sistemas» en general sin importar de qué
naturaleza sean, buscan hallar modelos, principios y leyes que sean aplicables a los sistemas
en general. Bertalanffy (1986) afirma que una TGS sería un instrumento útil al dar, por una
parte, modelos utilizables y transferibles entre diferentes campos, y evitar, por otra, vagas
analogías que a menudo han perjudicado el progreso en dichos campos.

Bertalanffy (1986) advierte que conceptos como los de organización, totalidad, directividad,
teleología y diferenciación son ajenos a la física habitual. Sin embargo, asoman a cada paso en
las ciencias biológicas, del comportamiento y sociales, y son de veras indispensables para
vérselas con organismos vivientes o grupos sociales. De esta manera, un problema fundamental
planteado a la ciencia moderna es el de una teoría general de la organización. La teoría general
de los sistemas es capaz en principio de dar definiciones exactas de conceptos semejantes y, en
casos apropiados, de someterlos a análisis cuantitativos.

Siguiendo con Bertalanffy (1986), parece que existen leyes generales de sistemas aplicables a
cualquier sistema de determinado tipo, sin importar las propiedades particulares del sistema ni
de los elementos participantes. La preocupación principal de una TGS es la formulación de
principios válidos para «sistemas» en general, sea cual fuere la naturaleza de sus elementos,
componentes y las «relaciones» o fuerzas reinantes entre ellos.

Bertalanffy (1986) pone de manifiesto las metas principales de la TGS:

1. Hay una tendencia general hacia la integración en las ciencias naturales y sociales.

30
 2. Tal integración parece girar en torno a una TGS.
3. Tal teoría podría ser un recurso importante para buscar una teoría exacta en los campos
no físicos de la ciencia.
4. Al elaborar principios unificadores que corren «verticalmente» por el universo de las
ciencias, esta teoría nos acerca a la meta de la unidad de la ciencia.
5. Esto puede conducir a una integración, que hace mucha falta en la instrucción científica.

Tamayo Álzate (1999, p. 86), por su parte, plantea que la TGS:

más que teoría se trata de una concepción estructurada o metodología que tiene como
propósito estudiar el sistema como un todo, de forma íntegra, tomando como base sus
componentes y analizando las relaciones e interrelaciones existentes entre estas y mediante la
aplicación de estrategias científicas, conducir al entendimiento globalizante y generalizado del
sistema.

Ahora bien, entendiendo el sistema como una forma de integrar un todo y buscando una
aplicación al problema de investigación, es preciso definir qué se entiende por un SIC.

Sistema de Información Contable

Según Burbano & Albornoz (1993, p. 13), un sistema de información es ‘un conjunto formal
de elementos a través de los cuales se procesan datos y se producen informes’ útiles a los
usuarios. Sus elementos son el sistema mismo, los datos y la información’.

De acuerdo con Delgadillo (1998) a partir de esta definición y acudiendo a los cambios
económicos y legislativos a los que se enfrentó la profesión contable con la expedición del
decreto 2649 de 1993 es pertinente fijar la mirada en los SIC. Este decreto reglamentó la
contabilidad en general y se expidieron principios o normas de contabilidad generalmente
aceptadas en Colombia y más recientemente con la promulgación de la ley 1314 de 2009 y sus
decretos reglamentarios los cuales permitirán entender la importancia de su diseño e
implementación. Las autoras pueden inferir que los SIC son una forma de manejar, registrar e
interpretar la información contable, dotándola de cualidades que la hagan ‘útil, relevante, fiel,
comparable, verificable, oportuna y comprensible’ (Decreto 2420), cumpliendo de esta manera
con las características cualitativas para una información financiera que permita la toma de
decisiones.

31
Para profundizar en los SIC, las autoras acudieron a lo expuesto por el profesor Delgadillo
(1998), el cual centra su atención en los retos a los que se enfrentan los profesionales del área
contable debido a los cambios económicos y legislativos que se presentaron en los años 90,
transformando de esta manera la visión y misión que tenía la información contable dentro de
la organización. Con la nueva legislación se introdujo el paradigma de la información contable
y se llevó así a los profesionales del área a resaltar la importancia que tiene para la toma de
decisiones de los usuarios de la información.

Dichos cambios y retos, además, resaltaron la necesidad de definir de forma certera las
funciones del director del área contable basándose en una caracterización de la contabilidad
como un SIC. Se debe resaltar tal como lo expresa Burbano (1985, p. 7) que:

como un sistema de información formal, la contabilidad tiene los mismos elementos de

cualquier sistema de comunicación, esto es un emisor (el contador público), unos medios de

información (documentos comerciales, libros, máquinas, etc.) un mensaje (informes y estados

financieros), y un receptor ya sea la misma administración o terceros (el usuario).

El profesor Delgadillo (1998) resalta que el trabajo del diseño del SIC es un paso importante
que permite a la compañía preguntarse ¿Cuáles son las cualidades y atributos que debe tener
mi información contable? ¿Qué tipo de información contable voy a producir? ¿Qué voy a
presentar por medio de mi información contable? ¿Quiénes intervienen en la producción de mi
información contable? ¿Es pertinente para mis stakeholders mi información contable?
Reflexionar en torno a estas preguntas permite diseñar e implementar procesos contables que
reflejen la naturaleza del ente económico. Así mismo, Delgadillo Rodríguez (2001, p. 17)
plantea:

El Sistema de Información contable denominado también área, sección, departamento, división

o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa en el cual se desarrollan procesos y
actividades especiales por lo cual, agrupa a personas, recursos y conocimientos con la función
de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a
fin de producir y revelar información con carácter contable - financiero que sea confiable y útil,
de manera que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente para las
decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.

32
Adicionalmente, Delgadillo Rodríguez (2001) plantea que existen 7 aspectos que se precisan
definir para el diseño de un del SIC a saber:

Gráfica 1 - Aspectos para el diseño de un SIC

Fuente: Elaboración propia, basada en Delgadillo Rodríguez (2001, p.17).

El desarrollo de cada uno de estos aspectos permitirá conocer el estado inicial de la

organización e identificar las necesidades propias de la organización. Delgadillo Rodríguez
(2001) plantea que para el diseño del SIC, es necesario abordar la siguiente metodología:

33
Gráfica 2 - Metodología para diseño de un SIC

Fuente: Elaboración propia, basada en Delgadillo Rodríguez (2001, pp 123-146).

1.6.3 Marco Normativo

Teniendo en cuenta que el presente trabajo de investigación se desarrollará para una ESAL, se
considera preciso aclarar como la legislación colombiana ha descrito una entidad sin ánimo de
lucro y cuáles son sus particularidades jurídicas, y tributarias.

Tabla 1 - Normatividad colombiana aplicable a una ESAL

Norma Descripción
Constitución Nacional de 1991 Reconocimiento de ser personas jurídicas, de
asociación y desarrollo de una actividad económica.
Código Civil Reglamentación sobre personas Jurídicas.
Decreto 54 de 1974 Se dictan normas sobre vigilancia de Instituciones de
Utilidad Común.
Decreto 361 de 1987 Se dictan normas sobre la vigilancia de las instituciones
de utilidad común
Ley 22 de 1987 Delega al Gobernador del Departamento de
Cundinamarca y al alcalde Mayor del Distrito Especial
de Bogotá, reconocer y cancelar personería jurídica a
las Asociaciones, Corporaciones, Fundaciones e
Instituciones de utilidad común, que tengan su
domicilio en el departamento de Cundinamarca, y en el

34

Decreto 1318 de 1988
Decreto 2150 de 1995
Decreto 0427 de 1996
Ley 720 de 2001
Estatuto Tributario
Decreto 4400 de 2004
Decreto 640 de 2005
Distrito Especial de Bogotá, respectivamente, cuya
tramitación se venía adelantando ante el Ministerio de
Justicia.
Delega en los Gobernadores de los Departamentos y en
el alcalde Mayor del Distrito Especial de Bogotá, la
función de ejercer Inspección y Vigilancia sobre las
Instituciones de Utilidad Común, domiciliadas en el
respectivo Departamento y en la ciudad de Bogotá,
Distrito Especial, que no estén sometidas al control de
otra entidad.
Establece que las ESAL adquieren la personería
jurídica a partir del registro ante la Cámara de
Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de
la persona jurídica que se constituye.
Modifica el Decreto 2150 de 1995
Por medio de la cual se reconoce, promueve y regula la
acción voluntaria de los ciudadanos colombianos.
Determina las obligaciones tributarias para las ESAL
Por el cual se reglamenta el artículo 19 y el Título VI,
Libro I del Estatuto Tributario referente al Régimen
Tributario Especial y se dictan otras disposiciones.
Modificatorio al decreto 4400 de 2004

Circular externa 4 de 2007 Nuevas disposiciones al respecto del registro de las

Ley 1314 de 2009
Decreto 2420 de 2015
Decreto 1625 de 2016
personas jurídicas sin ánimo de lucro a que hace
referencia el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995.
Por la cual se regulan los principios y normas de
contabilidad e información financiera y de
aseguramiento de información aceptados en Colombia,
se señalan las autoridades competentes, el
procedimiento para su expedición y se determinan las
entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
Por medio del cual se expide el Decreto Único
reglamentario de las Normas de Contabilidad, de
Información Financiera y de Aseguramiento de la
Información y se dictan otras disposiciones.
Por medio del cual se expide el Decreto Único
reglamentario en materia tributaria.

Fuente: adaptación de Montaño (2016, pp. 33-35).

De acuerdo con lo anterior, como primera instanciase evidencia que las sociedades sin ánimo
de lucro en Colombia se rigen contablemente como organizaciones sin tratamiento especial, es
decir, deben presentar la información contable y financiera al igual que una entidad con fines
de lucro. Con base a esto, las normas que principalmente se tendrán en cuenta son: el Decreto
2150 de 1995, Estatuto Tributario, Ley 1314 de 2009, Decreto 2420 de 2015 y el Decreto 1625

35
de 2016. Los tres últimos en mención se enfocan en la regulación, reglamentación y
aseguramiento de la información contable, financiera y tributaria. En esta medida, serán estas
normas las que permitirán inicialmente, conocer la estructura exigida e intentar distinguir y
comprender la utilizada por la organización.

1.7 METODOLOGÍA

En esta sesión se presenta la metodología para dar respuesta a la pregunta de investigación. De

acuerdo con los objetivos planteados, este proyecto será una investigación cualitativa, ya que
los datos necesarios para responder la pregunta de investigación provendrán de los métodos,
análisis de contenido de documentos, auto etnografía y entrevistas semiestructuradas (Ellis et
al., 2015). Dado este enfoque se pueden clasificar los métodos como inductivos puesto que
con lo obtenido del desarrollo de los métodos de recolección de datos podremos reflexionar en
torno a los postulados y regulaciones de los SIC en la ESAL defensora de DDHH. Además,
este trabajo contará con una perspectiva descriptiva porque se pretenderá exponer y examinar
al mayor nivel de detalle posible las actividades y procesos que conforman un SIC.

1.7.1 Métodos

El diseño metodológico de esta investigación contará con tres métodos de investigación:

análisis de contenido de documentos, auto etnografía y entrevistas semiestructuradas, sin
jerarquización entre sí, los cuales se ajustan a la exigencia y alcance de la investigación
teniendo en cuenta que es un caso de estudio sobre una sociedad sin ánimo de lucro no
gubernamental y que posiblemente exista sesgo por la relación laboral preexistente de las
autoras de esta investigación.

Análisis de contenido de documentos

De acuerdo con López Noguero (2002), el análisis de contenido de documentos tiene varias
aristas de funcionalidad y se utilizan de acuerdo con el enfoque de investigación. El autor
sostiene que los documentos son analizados en su dimensión externa e interna. Por un lado, el
análisis externo explora el conjunto de circunstancias que lo forman y explican, interpretando
hechos y estudiando los diferentes factores sociales, políticos, económicos y culturales,
descubriendo el valor del mensaje y el impacto que se puede ejercer. Por otro lado, ‘el análisis

36
interno de los documentos procura destacar su sentido y los caracteres fundamentales
alimentados por una interpretación personal y subjetiva de acuerdo con la intención e intuición
del investigador’.

Dentro del análisis de contenido de documentos se puede identificar que los correspondientes
a la ESAL que brindarán los elementos que permitirán evaluar interna y externamente son:

● Acta de Constitución (2000)

● Certificado de cámara y comercio (2021)
● Registro Único Tributario (2021)
● Manuales de Funciones (2021)
● Proyectos de Cooperación Internacional (2017-2021)
● Informes Financieros de Cooperantes (2018-2021)
● Informes Narrativos de Cooperantes (2018-2021)

Estos documentos fueron revisados y el análisis de los mismos condensados en tablas de

análisis (Gráfica 3).

Auto-etnografía

De acuerdo con Ellis et al. (2015, p. 249), se puede definir la auto-etnografía como:

Un enfoque de investigación que busca describir y analizar sistemáticamente la experiencia

personal con el fin de comprender la experiencia cultural. Esta aproximación desafía las formas
canónicas de hacer investigación y de representar a los otros, a la vez que considera a la
investigación como un acto político, socialmente justo y socialmente consciente. Para hacer y
escribir auto etnografía, el investigador aplica los principios de la autobiografía y de la
etnografía. Así, como método, la auto etnografía es, a la vez, proceso y producto.

En este sentido se realizó proceso de auto-etnografía durante 30 días entre los meses de
noviembre y diciembre, considerando que en este tiempo se deberá preparar la información
contable que servirá como insumo para la presentación de informes financieros y narrativos,
dando forma y paso a los informes finales de cierre de año en cooperación internacional que
son presentados en el primer trimestre del año 2022. La información sistematizó de manera

37
independiente en dos diarios de campo correspondientes a cada una de las autoras en
cumplimiento de sus funciones y, satisfecho el fin serán discutidos y compilados.

Entrevistas semiestructuradas

Como parte importante para la recolección de los datos y la información se realizaron cuatro
entrevistas semiestructuradas con aquellas personas que jerárquica y funcionalmente tienen
relación directa con lo que es actualmente el SIC en la ESAL. Además, serán estás mismas
personas con las cuales se discutirá y presentará los resultados de esta investigación y una
nueva propuesta de SIC. Se entrevistará a una persona que hace parte de la Junta Directiva de
la Organización ESAL, un miembro del equipo coordinador, un representante de una Agencia
de Cooperación Internacional que coordine las actividades operativas del proyecto, y un
beneficiario de las actividades que desarrolla la ESAL.

1.7.2 Instrumentos y técnicas de recolección de datos

Para llevar a cabo el proceso de investigación, se utilizaron los siguientes instrumentos y

técnicas de recolección de datos:

Gráfica 3 - Instrumentos y técnicas de recolección de datos

Fuente: Elaboración propia

38
 2. ANÁLISIS INTERNO Y EXTERNO DEL CASO DE ESTUDIO

En el primer capítulo de este trabajo, las autoras se adentraron en los antecedentes relacionados
con investigaciones sobre Sistemas de Información Contable y Entidades sin ánimo de Lucro
que permitieran fortalecer y construir el planteamiento del problema, los objetivos, la
justificación, definir la posición en la investigación y los marcos de referencia. Apoyadas en
los autores que constituyeron el Marco Teórico, consideran que el punto de partida para el
diseño de un SIC debe ser un análisis del ambiente interno (análisis de la estructura operativa,
administrativa y contable) y un análisis del ambiente externo (análisis del entorno legal, fiscal,
social y político) que permita construir un diagnóstico sobre la organización. Ahora bien,
consideran pertinente antes de realizar estos diagnósticos, exponer una descripción de la
entidad caso de estudio.

2.1 CASO DE ESTUDIO

Los aspectos internos de la ESAL que se evidencian a continuación, fueron tomados de
documentos de circulación interna que se manejan de manera cotidiana.

Reseña Histórica

La sociedad, es una Organización no gubernamental (ONG) de derechos humanos de carácter

nacional. Surgió producto de varios años de trabajo conjunto con las comunidades afectadas
por la agudización del conflicto social e interno colombiano, así como de importantes jornadas
de debate y argumentación del quehacer de la defensa, promoción y protección de los derechos
fundamentales en Colombia, desde una perspectiva Pedagógico-investigativa y socio-jurídica.
La organización está integrada por profesionales de distintas disciplinas que han centrado sus
prácticas en la construcción de propuestas integrales, de participación, empoderamiento de las
comunidades, gestión y desarrollo.

Convencidos/as de la investigación social como un proceso que potencia y posiciona a los y

las líderes comunitarios como sujetos de acción y construcción de alternativas, la organización
ha constituido una pedagogía con una clara apuesta ética y política de transformación a través
del conocimiento de los derechos humanos, y la traducción de las realidades que agobian la
vida digna y plena de las comunidades en acciones, palabras e imágenes que puedan ser
divulgadas, escuchadas y contestadas.

39
Así, los y las diferentes líderes sociales que han hecho parte de las diferentes propuestas
pedagógicas y organizativas de la asociación, han llevado a sus comunidades los saberes
aprendidos y se han reunido con otros/as a escudriñar las semejanzas y causas de los despojos,
muertes, atropellos, gritos y silencios impuestos en sus vidas. El énfasis cualitativo que desde
sus orígenes tiene el proceso de investigación de la ESAL, sustenta sus razones de ser en la
necesidad de comprender a profundidad las realidades humanas, sus relaciones, símbolos y
dinámicas estructurales. Por eso ha rescatado los saberes, experiencias e interpretaciones de
quienes viven a diario las problemáticas a través de técnicas participativas que permiten
interpelar y dialogar con el mundo reconociéndose parte de una realidad histórica, compleja y
cambiante.

Las autoras identificaron elementos de la cultura organizacional de la entidad caso de estudio,

tales como son la misión, la visión, objetivos, principios y valores, que pueden ser replanteados
para dar cumplimiento con las particularidades con las que deben de cumplir para dar cuenta
de las estrategias que permitan el logro de los objetivos propuestos por la entidad caso de
estudio, es por ello que proponen realizar un replanteamiento de la misión y la visión
conservando la esencia misma de la organización.

Misión

Defender los derechos civiles, políticos, económicos, sociales, culturales y ambientales de las
comunidades del sur occidente, eje cafetero y centro de Colombia, buscando el respeto,
participación e inclusión de las comunidades étnico territoriales. Para ello garantiza la
formación integral, intercultural y creativa por medio de sus áreas de educación, investigación,
socio jurídico, comunicaciones, incidencia, redes y administrativa. Guardando como principio
de su propuesta respeto por la sabiduría ancestral y conocimiento de las comunidades buscando
un perfecto equilibrio entre la teoría y la práctica.

Replanteamiento de la Misión

La entidad Caso de Estudio tiene como misión defender los derechos civiles, políticos,
económicos, sociales, culturales y ambientales de las comunidades del sur occidente, eje
cafetero y centro de Colombia, así como garantizar la formación integral, intercultural y
creativa por medio de sus áreas de educación, investigación, socio jurídico, comunicaciones,
incidencias, redes y administrativa. Guardando como principio de su propuesta respeto,

40
participación e inclusión de las comunidades étnico territoriales, así como el perfecto equilibrio
entre la teoría y la práctica.

Visión

Formular estrategias de defensa integral de los derechos humanos por medio de acciones
pedagógicas, socio jurídicas e investigativas dirigidas a las comunidades del Suroccidente de
Colombia, que permitan incorporar sus planes de vida armonía y equilibrio en las políticas
públicas y planes de desarrollo locales, regionales y departamentales.

Replanteamiento de la Visión

Ser reconocida en el 2025 como una asociación de referencia en la formulación de estrategias

de defensa integral de los derechos humanos por medio de acciones pedagógicas, socio-
jurídicas, e investigativas dirigidas a las comunidades del Suroccidente de Colombia, que
permitan incorporar sus planes de vida, armonía y equilibrio en las políticas públicas y planes
de desarrollo locales, regionales y departamentales.

Objetivos

a) Brindar apoyo profesional, asesoría jurídica, educativa y acompañamiento a proyectos

sociales de las comunidades.

b) Promover el conocimiento, divulgación e investigación de los derechos humanos mediante

proceso de educación con las comunidades.

c) Impulsar la participación y el desarrollo de experiencias comunitarias.

d) Brindar apoyo, asesoría y acompañamiento a poblaciones en situación de desplazamiento.

e) Incentivar el desarrollo profesional de los miembros de la sociedad, para una mejor

realización de los objetivos de la misma.

f) Establecer relaciones interinstitucionales con entidades públicas y privadas, nacionales e

internacionales que tengan objetivos similares a los de la sociedad.

41
Principios y valores

Su filosofía de trabajo se basa en el establecimiento de relaciones democráticas y equitativas,

con pleno respeto por las diferencias políticas, culturales y de género, entendiendo que estas
son fuente de riqueza, potencialidad, amplitud y no una limitación para la construcción
colectiva.

Naturaleza

ONG de DDHH de carácter nacional con financiamiento internacional.

Sector

Sector Privado.

Zonas de Influencia

Su trabajo Geográficamente contempla el territorio nacional enfatizando la Región del Sur

Occidente: Departamentos de Valle del Cauca, Cauca, Huila, Quindío, Risaralda y Nariño.

Dentro de esta área geográfica acompaña pueblos que sufren vulneración de sus derechos tales
como, las comunidades negras, indígenas y campesinas donde convergen todos los grupos
poblacionales: niños y niñas, hombres y mujeres adultos y adultos mayores. La organización
también trabaja con sectores organizados, dentro de los que se encuentran sectores estudiantes,
obreros, mujeres y pertenecientes al área urbana. Es decir, abarcan toda la población que no
cuenta con una garantía de protección de sus derechos por parte del Estado.

2.2 ANÁLISIS INTERNO

Presentadas las generalidades del caso de estudio, se realizará tal como se mencionó en el
apartado anterior un análisis interno de la entidad caso de estudio, partiendo de su estructura
operativa, lo cual permitirá visionar de manera integral la estructura interna y así adentrar en
el área administrativa y contable, por ser las áreas propias para el desarrollo de un SIC.

42
2.2.1 Análisis de la estructura operativa

En este apartado se presentan las áreas de trabajo que existen dentro de la ESAL, describiendo
de manera general su funcionamiento interno y estableciendo las relaciones que se dan entre
ellas buscando generar resultados que vayan en concordancia con el proyecto general de la
organización.

Área administrativa y contable: Como internamente se menciona es el eje de toda la

organización, es la responsable de promover y desarrollar un buen ejercicio contable. Sus
actividades abarcan desde los registros, hasta el procesamiento e interpretación asertiva de la
información, en concordancia con la coordinación operativa y con la adecuada distribución de
recursos. Esta área es concebida como encargada de posibilitar que las demás áreas de la
organización se encaminen en función del cumplimiento de los objetivos de la ESAL, por esta
razón, esta área está a cargo de la presentación de los proyectos de cooperación siguiendo las
proyecciones determinadas estratégicamente en función de los ejes de la ESAL, además de
velar por la adecuada comunicación con los cooperantes en conjunto con el área de incidencia,
del efectivo manejo de los recursos y demás aspectos administrativos y logísticos para el buen
funcionamiento.

Área de educación: Coordina las actividades pedagógicas dentro del marco de la promoción
y difusión de los DDHH, trabajo que tiene una cobertura geográfica en varias ciudades de la
Región del Suroccidente Colombiano. El eje de educación es la parte inicial del engranaje del
proceso integral para la promoción y difusión de los DDHH. Desde esta área se realiza el
contacto inicial con las comunidades y organizaciones sociales para posteriormente desarrollar
procesos de articulación e investigación que permitan la generación de procesos colectivos que
respondan a las necesidades e intereses de las comunidades y sectores sociales.
Se enmarca la importancia de la educación en el proceso inicial dado que a través del trabajo
continuo se ha podido evidenciar que su ausencia trae desórdenes, mientras que su práctica
genera nuevas inquietudes, motivaciones y condiciones favorables para el ejercicio
organizativo de la comunidad. La educación, como mecanismo de participación de las
comunidades en resistencia se convierte en estos escenarios en el instrumento esencial para la
práctica y conquista de los derechos fundamentales.

43
Área de investigación: La investigación hoy se presenta como una de las herramientas
esenciales e indispensables para descubrir, conocer, elaborar pensamiento de manera integral
y conocimientos aplicables a las necesidades y realidades de las comunidades. En esta medida
la estrategia educativa asigna a la investigación un papel fundamental como estrategia para la
denuncia a nivel local, nacional e internacional, así como agotar los mecanismos legales y de
lobby político de exigibilidad hasta su cumplimiento. Su rol es la coordinación de
investigaciones que desde las organizaciones sociales y las comunidades se plantean en materia
de violación de los Derechos Fundamentales y procesos para su denuncia.

Dicho de otro modo, la investigación en el ámbito de la promoción de los DDHH trasciende el

análisis y construcción de conocimiento para instaurarse como una aliada de las comunidades
para resistir, en la medida en que estas se apropien de sus elementos y los traducen en acciones
colectivas y políticas para la denuncia. La investigación en el marco de la defensa de los DDHH
pasa a ser una herramienta liberadora y movilizadora para la construcción de una nueva
sociedad.

Área socio jurídico: Coordina y ejecuta actividades de acompañamiento y asesoría jurídica a

casos de violación de DDHH expuestos por la comunidad o los perceptibles en el desarrollo de
sus funciones. Desde aquí se recepcionan y tramitan quejas, denuncias y demandas de
violaciones de DDHH a las oficinas de control del Estado e instancias internacionales de
seguimiento como la ONU y la CIDH. Esta área trabaja con apoyo del área contable y
administrativa. En algunos casos, esta última apoya la escritura de documentos y la tramitación
de los mismos.

Área de incidencia: Esta área es la encargada de desarrollar actividades de cabildeo a nivel

nacional e internacional. Articular los procesos de continuidad y complementariedad de los
ejes de investigación y educación como ejes principales del engranaje con la incidencia social
y política. En términos de exigibilidad de protección y de prevención frente a la defensa de los
DDHH. Desde aquí se interlocuta con las instancias nacionales e internacionales encargadas
de monitorear el sistema de resguardo de los DDHH en los Estados, como la CIDH o la ONU.

Área de comunicaciones: Como su nombre lo indica esta es el área encargada de comunicar,

transmitir, evidenciar y promover que la información llegue a diferentes destinos, visibilizando
tanto el trabajo para revertir las afectaciones de violaciones de DDHH como promover las

44
acciones afirmativas para el resguardo de los mismos. El enfoque de este equipo es externo, es
decir, están a cargo de la comunicación de la organización con sus stakeholders. También, esta
área se encarga del registro y la producción audiovisual a través de entrevistas, videos,
cortometrajes, podcast, entre otros de procesos sociales, educativos, comunitarios y jurídicos
que apoya o lidera la entidad, permitiendo de esta manera la creación de confianza, el
fortalecimiento de los procesos sociales, el tejido y fortalecimiento de redes de trabajo y el
acercamiento a las comunidades y territorios.

Área de redes: Su enfoque principal es la creación, fortalecimiento y mantenimiento de lazos

y de tejidos sociales, acompañando a las comunidades en sus procesos organizativos,
asesorándolos en miras de la elaboración de sus avances legales y planes de trabajo,
promoviendo el levantamiento de acciones afirmativas. Esta área se encarga de articular
información de los ejes de educación e investigación en el trabajo con las comunidades,
verificando las fuentes y la veracidad de dicha información. Dinamizar acciones colectivas de
educación, denuncia, visibilización y participación ciudadana de los habitantes de las zonas
impactadas por el proyecto de denuncia (Acciones Urgentes).

De acuerdo con la descripción de las áreas de trabajo que componen la ESAL caso de estudio,
es importante resaltar que el ánimo organizativo deja de lado la verticalidad en los cargos y se
ha planteado su forma de trabajo desde la horizontalidad y el espíritu colectivo, es por ello que
se plantea la representación gráfica de la estructura interna de la organización en un
organigrama circular.

45
Gráfica 4 - Organigrama

Fuente: Elaboración propia

Es preciso resaltar que la ESAL caso de estudio cuenta con una coordinación general, un equipo
coordinador encargado de tomar las decisiones misionales y visionales de la organización, unos
coordinadores de área y personal interno y externo que permiten el cumplimiento del proyecto
general de la organización.

Además, el ánimo colectivo y los lineamientos organizativos de la entidad caso de estudio

proponen su dirección y proyección por medio del equipo coordinador, el cual está conformado
por la coordinadora general quien además es la encargada del área de incidencia, la
coordinadora del área de redes, el coordinador del área de comunicaciones y la coordinadora

46
del Área Administrativa y Contable quien además es la administradora. Este equipo se reúne
semanalmente para tomar las decisiones de acción, proyección, corrección y mejora, que
resultan estructurales para el desarrollo de los proyectos de la entidad caso de estudio. Una vez
tomadas estas decisiones son socializadas con el resto del equipo en la reunión institucional
que es llevada a cabo al inicio de cada semana y se ponen en consideración los demás temas
relevantes sobre el desarrollo de las actividades de cada área.

Presentada la estructura operativa de la entidad caso de estudio donde se describieron sus áreas
y la relación entre ellas, las autoras realizarán ahora el diagnóstico interno general, donde
tomarán como base diversos elementos los cuales permitirán establecer en cierta medida el
grado de organización de la estructura interna y el cumplimiento de las disposiciones legales.

2.2.2. Diagnóstico interno general de la ESAL

Una vez presentadas las áreas de trabajo pertenecientes a la ESAL caso de estudio, las autoras
se permiten presentar un diagnóstico interno general sobre la misma, teniendo en cuenta los
elementos básicos generales que consideran las autoras debe cumplir la ESAL caso de estudio
al pertenecer al régimen especial, con la finalidad de evidenciar una estructura interna funcional
que permita un engranaje adecuado entre su dinámica interna y el cumplimiento de las
necesidades externas.

Tabla 2 – Diagnóstico interno general de la ESAL

ELEMENTO DESCRIPCIÓN EJECUCIÓN

Protocolo interno Lineamientos y procedimientos a cumplir Cumple

dentro de la ESAL de manera regular buscando
la armonía entre el equipo de trabajo y los
beneficiarios de la entidad.

Manuales de funciones Descripción de actividades a ejecutar y Cumple

responsabilidades que contiene cada
colaborador de la ESAL.

Sistema de gestión de Proceso organizativo para evitar y mitigar los No cumple

seguridad y salud en el trabajo riesgos laborales.

Manuales de procedimientos Lineamientos sobre como accionar o proceder No cumple

para cumplir los objetivos, con paso a paso
específicos del quehacer de cada función.

47
Organigrama Representación gráfica de la estructura Cumple
jerárquica de la ESAL.

Plan Estratégico Presentación de la organización, se expone su Cumple

misión, visión, objetivos, principios y valores,
su área de influencia, su estructura
organizacional, normatividad aplicable, se
expone un análisis DOFA y un análisis de
DOFA cruzado.

Código de Ética /conducta o Lineamientos básicos, donde se especifican los Cumple

manual anticorrupción riesgos de corrupción, sus causas y sus
consecuencias inherentes al desarrollo de las
actividades de la entidad caso de estudio.

Estructura Organizativa Elementos básicos de la estructura organizativa, Cumple

tales como: la Misión, Visión, Registro de Libro
de actas, Registro de Libro de Socios e Informes
de Gestión.

Reglamento Interno Disposiciones de cumplimiento obligatorio que No Cumple

regulen el trabajo y la colaboración al interior
de la ESAL.

Documentación Legal Documentación legal colombiana tal como: Cumple

Colombiana Acta de Constitución, Estatutos Internos,
Certificado de Cámara y Comercio, RUT.
Fuente: Elaboración Propia.

Expuesta la estructura operativa donde se presentaron las áreas de trabajo y se evidenciaron sus
relaciones, se pudo determinar que la entidad caso de estudio cuenta, en términos generales,
con la estructura adecuada de cargos que permite abarcar todos los ámbitos que se presentan
en el desarrollo de sus actividades.

Así mismo, en cuanto a los elementos básicos que se consideran relevantes, se encuentra que
existe un alto grado de cumplimiento de los mismos, lo cual genera una certeza suficiente para
determinar que existe una estructura interna funcional que permitirá una estabilidad y
credibilidad de la ESAL caso de estudio para el desarrollo de los proyectos en el corto, mediano
y largo plazo.

48
2.2.3 Análisis de la estructura administrativa

Guiadas por los objetivos de este proyecto de investigación, y tras presentar la organización
caso de estudio, en este apartado se toma como base la estructura planteada para el área
administrativa y contable, de manera que permita describir sus características funcionales y
determinar su estado actual.

Para abordar de manera amplia la estructura administrativa, es preciso centrar la vista en el área
administrativa como un todo, entendiendo tal como lo expresa (Aktouf, 2009) que la función
del administrador:

se relaciona siempre a actividades o tareas en serie que el administrador debe de

asegurar permanentemente: desde Fayol, en 1916, casi nada nuevo mejor se ha encontrado que
el nudo integrador que resumen los grandes ejes del trabajo del dirigente: Planificar, organizar,
dirigir, controlar. (p. 120).

Estas funciones deben de ser la hoja de ruta de los administradores para la gestión de las
organizaciones, con el presente análisis de la estructura administrativa, se busca detectar
debilidades y fortalezas con respecto a la aplicabilidad de las funciones de planeación,
organización, dirección y control en la entidad caso de estudio permitiendo también identificar
qué elementos debe fortalecer la entidad y cuáles son las oportunidades de mejora que se deben
considerar para el diseño del SIC. Cabe mencionar que, un análisis del área administrativa de
la entidad caso de estudio tiene la especificidad de responder a una estructura horizontal y con
ánimo colectivo.

Así, para abordar esta sección, se partirá de los elementos con que cuenta la organización en
términos de cumplimiento de requerimientos administrativos y se harán los comentarios al
respecto de cada uno de ellos. Así mismo se considerarán las funciones desarrolladas por la
administradora, se evaluará el grado de cumplimiento de las mismas y se harán comentarios al
respecto de aquellas que lo requieran.

49
Tabla 3 – Análisis de la estructura administrativa

ELEMENTOS COMENTARIOS

Plan Estratégico La organización caso de estudio, cuenta con

un documento titulado “Plan Estratégico” en
donde se hace una presentación de la
organización, se expone su misión, visión,
objetivos, principios y valores, su área de
influencia, su estructura organizacional,
normatividad aplicable, se expone un análisis
DOFA y un análisis de DOFA cruzado.

Este documento debería ser actualizado de

manera anual, considerando las líneas de
trabajo que se plantean de acuerdo con los
proyectos de cooperación vigentes para cada
periodo.

Código de Ética /conducta o manual La ESAL cuenta con un manual

anticorrupción anticorrupción sencillo, el cual puede ser
objeto de mejoras.

Estructura Organizativa La ESAL cuenta con una base sólida para el

● Misión cumplimiento de su misión, lo cual le permite
● Visión fortalecer los pasos de sus proyecciones para
● Organigrama alcanzar su visión. El organigrama como ya se
● Registro de Libro de actas presentó es circular porque se propende por
● Registro de Libro de Socios un lineamiento organizativo horizontal sin
● Informes de Gestión marcar esquemas de superioridad jerárquica.
La ESAL cuenta también con los registros de
libros tanto de actas como de socios frente a
la autoridad competente, y además realiza
informes de gestión anuales en donde plantea
el alcance general de sus objetivos de acuerdo
con los proyectos de cooperación ejecutados,
los cuales son requisitos indispensables para
la renovación y permanencia en el régimen
tributario especial.

Objetivos La ESAL no cuenta con un documento

● El plan de acción ayuda a lograr los
objetivos.
● Los objetivos apuntan al
cumplimento de la misión
específico determinado “plan de acción” pero
es posible relacionarlo directamente con los
proyectos de cooperación que, aunque no son
planes de acción en sí, se evidencian en ellos
las actividades propuestas y proyectadas, las
cuales se cumplen en su mayor porcentaje.
Es de comprender también, que cada proyecto
de cooperación y sus objetivos están
construidos de acuerdo a la misión de la

50
 ESAL y su proyecto general, por ende, su
ejecución propende al cumplimiento de su
misión.

Manual de Funciones El área administrativa y contable, cuenta con

manuales de funciones, que sirven de ruta
para el desarrollo de las tareas propias del
área.

Manual de procedimientos La ESAL cuenta con procedimientos

establecidos y replicados de manera verbal, de
cómo desarrollar cada una de las funciones de
cada uno de los cargos. pero no están
depositados en medio textuales, ni físicos, ni
digitales.

Reglamento Interno La ESAL no cuenta con reglamento interno

establecido, pero sí cuenta con un protocolo
interno, el cual brinda las pautas para
mantener la armonía al interior de la entidad.

Documentación Legal Colombiana La ESAL ha gestionado la expedición y

● Acta de Constitución actualizacion de los documentos legales que
● Estatutos Internos se requieren para el funcionamiento dentro
● Certificado de Cámara y Comercio de los parámetros de una entidad sin ánimo
● RUT de lucro.
Fuente: Elaboración Propia

Los elementos considerados anteriormente en el análisis de la estructura administrativa deben

ser la hoja de ruta de quién opere en función del cargo y debe de propender por el
mantenimiento, actualización y cumplimiento de los mismos.

Ahora bien, para continuar es preciso resaltar que el Área Administrativa y Contable, está
compuesta por cuatro cargos: 1) Coordinador del área Administrativa y Contable; 2)
administradora; 3) Auxiliar Contable y 4) Contadora (Externa). Actualmente las funciones de
la coordinación del área administrativa y contable y la administración están siendo
desarrollados por la misma persona. Con estás claridades, se continua teniendo como foco
central el análisis del manual de funciones existente para el cargo, precisando que en la
descripción del cargo hace referencia a las funciones que desarrolla la administradora y no
existe un manual específico para la coordinadora del área administrativa y contable. Por lo
anterior, a continuación, se presenta inicialmente el cargo como un todo y seguido se desarrolla
un análisis frente al cumplimiento de sus funciones.

51
PRESENTACIÓN DEL CARGO DE ADMINISTRADORA

Cargo:
Administradora

Misión del cargo:

La administradora deberá garantizar un adecuado soporte, apoyo y acompañamiento
administrativo y financiero para el desarrollo de los proyectos previstos y aprobados para la
ESAL, basado en los principios de transparencia, participación e igualdad.

Objetivo del cargo:

Planificar, coordinar y desarrollar en conjunto con el equipo coordinador actividades en pro de
cumplimiento del objetivo de la ESAL, optimizar el proceso administrativo y financiero para
el desarrollo presupuestal de los proyectos vigentes, controlar los recursos económicos
destinados para cada proyecto, analizar situaciones, liderar y contar con actitud objetiva y
disposición para trabajar en equipo. Está encargado de manejar los recursos financieros.

Funciones del cargo:

● Organizar y presentar en conjunto con el equipo coordinador la realización de los informes
narrativos (fuentes de verificación – registros audiovisuales, listados de asistencia,
relatorías).
● Leer los proyectos de financiación presentados y su ejecución para la correcta asignación
de los recursos.
● Recopilar los informes de actividades y listas de verificación de las áreas respectivas que
deben ser presentados a las entidades cooperantes de los proyectos.
● Mantener actualizados los documentos que se soliciten desde los agentes de cooperación.
● Realizar las negociaciones de divisas de los giros recibidos por los cooperantes y realizar
las gestiones pertinentes ante las entidades bancarias.
● Liquidar y pagar la planilla SOI de los prestadores de servicios internos
● Realizar pago de honorarios y servicios del personal.
● Realizar los pagos electrónicos correspondientes a servicios públicos y demás inherentes
para el buen funcionamiento de la ESAL.
● Manejar los recursos económicos de la caja general de la ESAL.
● Coordinar en conjunto con el equipo coordinador la logística de las jornadas y actividades
que se realicen en la entidad.

52
● Coordinar y programar con los demás integrantes de la entidad el buen uso y
mantenimiento del espacio de trabajo.
● Mantener buenas relaciones con miembros del equipo y demás organizaciones aliadas.
● Procurar la buena comunicación con todas las áreas de forma clara y periódica de la
asociación.
● Elaborar el presupuesto para los gastos de la oficina.
● Rendir informe de control de gastos al equipo coordinador.
● Realizar cotizaciones y contrataciones a proveedores en caso de ser requerido por el equipo
coordinador.
● Realizar las compras requeridas para el buen funcionamiento de las áreas de trabajo.

Conocimientos:
● Formación tecnológica o profesional en el área de Administración o afines.
● Administración de personal.
● Administración financiera.
● Técnicas de negociación.
● Técnicas de comunicación.
● Bases de contabilidad.
● Manejo de inventarios.
● Planificación de presupuestos.
● Curso en Gestión y compra de recursos.
● Conocimiento en Administración Gerencial.
● Cursos complementarios de Administración.

Cualidades:
● Capacidad para discernir. Liderazgo. Compromiso, cumplimiento. Previsor.
● Destreza numérica. Bases en comunicación y psicología. Habilidad para organizar, planear
y evaluar. Dominar su labor y tener un carácter adaptable.
● Atención al detalle. Capacidad para tomar decisiones. Habilidad de planeación.
● Ética, respeto, carisma, transparencia.

Buscando el análisis a profundidad del área administrativa, y enfocadas en encontrar las

fortalezas y oportunidades de mejora del cargo en mención, las autoras expondrán las funciones
establecidas para el cargo, el cumplimiento de cada una de ellas facilitando la elaboración de
un diagnóstico integral del área contrastándolo con las notas autobiográficas.

53
 Tabla 4 – Análisis del cargo de Administradora.
CARGO: ADMINISTRADORA

FUNCIÓN OBJETIVO EJECUCIÓN OBSERVACIONES

Organizar y Demostrar y Se analizaron los informes narrativos

presentar en describir el Cumple presentados a los cooperantes desde el
conjunto con el desarrollo de las año 2018 hasta la fecha, en ellos se
equipo coordinador actividades puede evidenciar que se realiza un
la realización de los realizadas en la ejercicio de descripción detallada de las
informes ejecución de los actividades realizadas y se da cuenta
narrativos. proyectos de del impacto que estas tienen dentro de
cooperación. las comunidades, pueblos y sectores
con los cuales se trabaja.

Leer los proyectos Garantizar una Se analizaron los proyectos de

de financiación efectiva Cumple cooperación presentados y ejecutados
presentados y su administración y desde el año 2017 hasta la fecha, en
ejecución para la coordinación de ellos se pudo valorar varios aspectos: el
correcta asignación actividades y primero fue evidenciar que año tras año
de los recursos. recursos partiendo se proyectan actividades en procura del
de los objetivos y las cumplimiento de la misión y la visión
proyecciones general de la organización.
realizadas dentro de
cada proyecto. El segundo aspecto que se observó
corresponde a que de manera general se
cumple con las actividades y
proyecciones planteadas en cada uno de
los proyectos de cooperación, sin
embargo, debido al contexto en el que
la ESAL caso de estudio desarrolla las
actividades, estas planeaciones han
sido alteradas en algunos momentos sin
previo aviso lo que implica el
replanteamiento sobre la marcha del
desarrollo de las actividades afectadas.

Recopilar los Proveer insumos de La administradora cumple con la

informes de las manera anticipada Cumple función de solicitar y recopilar los
actividades y listas para la elaboración informes de actividades y las fuentes de
de verificación de eficiente de los verificación que producen cada una de
las áreas informes narrativos las áreas, sin embargo, este ejercicio no
respectivas que sobre desarrollo y se genera del todo fluido y existen
deben ser ejecución de los retrasos en su entrega, lo cual genera a
presentados a las proyectos. su vez retrasos en la realización de
entidades informes narrativos y cumplimiento de
cooperantes de los tiempos a los cooperantes.
proyectos.

54
 CARGO: ADMINISTRADORA

FUNCIÓN OBJETIVO EJECUCIÓN OBSERVACIONES

Mantener Poder dar No se cumple a cabalidad, debido a que

actualizados los cumplimiento y No cumple no se mantiene una comunicación
documentos que se atender fluida con los cooperantes, muchas
soliciten desde los oportunamente a los veces por condiciones de contexto no
agentes de requerimientos de se pueden cumplir los tiempos ni las
cooperación. los agentes de peticiones concretas realizadas por
cooperación. parte de ellos.

Realizar las Asegurar oportuna y La administradora ejecuta a cabalidad

negociaciones de correctamente el Cumple esta función, esto se puede determinar
divisas de los giros ingreso de recursos a partir del conocimiento y revisión de
recibidos por los para desarrollo y informes financieros presentados en los
cooperantes y ejecución de las cuales se puede evidencia primero, el
realizar las actividades ingreso de los recursos y segundo la
gestiones contenidas en los debida ejecución de los mismo.
pertinentes ante las proyectos.
entidades
bancarias.

Liquidar y pagar la Asegurar el La entidad caso de estudio, a pesar de

planilla SOI de los cumplimiento de la No cumple tener contratos de prestación de
prestadores de obligación de servicio con sus colaboradores, ha
servicios internos. aportes a la implementado desde hace algunos
seguridad social. años, asumir como responsabilidad del
área administrativa el pago de la
seguridad social, y realizar el
respectivo descuento del pago de
honorarios, ello con el fin de tener la
certeza de que se realizan los aportes
con la base de cotización requerida, en
el tiempo estipulado y aportando a las
prestadoras de servicio de manera
regular.
Ahora bien, aunque la administradora
no cumple la función, la tarea
actualmente es ejectuada por la auxiliar
contable.

Realizar pago de Asegurar que cada Esta función es ejecutada por la auxiliar
honorarios y uno de los Cumple contable desde el mes de junio del
servicios del colaboradores presente año.
personal. tengan
oportunamente la
retribución de sus
labores.

55
 CARGO: ADMINISTRADORA

FUNCIÓN OBJETIVO EJECUCIÓN OBSERVACIONES

Realizar los pagos Mantener el estado De manera regular, esta actividad era
electrónicos de endeudamiento Cumple desarrollada únicamente por la
correspondientes a de la ESAL lo más administradora, debido a las
servicios públicos y bajo o nulo posible y condiciones del contexto que surgieron
demás inherentes promover un a raíz del paro Nacional de 2021, esta
para el buen funcionamiento función es desarrollada irregularmente
funcionamiento de óptimo. también por parte la auxiliar contable.
la ESAL.

Manejar los Gestionar Esta función es ejecutada por la auxiliar

recursos oportunamente los No cumple contable desde el mes de junio del
económicos de la gastos necesarios de presente año.
caja general de la la entidad.
ESAL.

Coordinar en Gestionar Esta función es compartida con la

conjunto con el oportunamente lo Cumple auxiliar contable por ser momentos
equipo coordinador necesario para el especiales de ejecución.
la logística de las desarrollo óptimo de
jornadas y las actividades de
actividades que se cada proyecto
realicen en la
entidad.

Coordinar y Promover el buen La administradora se mantiene

programar con los ambiente, clima y Cumple dispuesta para promover el buen uso
demás integrantes espacio laboral entre del espacio tanto de los colaboradores
de la entidad el todos los internos como de los aliados con que
buen uso y colaboradores. tejen redes de manera continua y
mantenimiento del coordina con prestadores de servicios
espacio de trabajo. generales para el mantenimiento
regular del espacio de trabajo.

Mantener buenas Promover una La administradora propende de manera

relaciones con comunicación Cumple habitual una comunicación asertiva y
miembros del asertiva, un buen armoniosa externa e interna para
equipo y demás ambiente laboral y mantener y promover un buen ambiente
organizaciones un buen desarrollo de trabajo, donde prime la juntanza, el
aliadas. de las actividades trabajo comunitario y el respeto.
conjuntas.

Procurar la buena Mantener un buen La administradora cumple el papel de

comunicación con ambiente laboral y Cumple ser puente entre las áreas de trabajo,
todas las áreas de permitir que el permitiendo la fluidez en las
forma clara y engranaje de las comunicaciones y propendiendo por
periódica de la áreas se dé, de forma generar vínculos laborales basados en
asociación. oportuna. el respeto, el asertividad y el

56
 CARGO: ADMINISTRADORA

FUNCIÓN OBJETIVO EJECUCIÓN OBSERVACIONES

compañerismo.

Elaborar el Proyectar los gastos Se han definido políticas a nivel del

presupuesto para de las actividades Cumple equipo coordinador frente al manejo de
los gastos de la para la planeación los retiros que se realizan para el
oficina. de los retiros de desarrollo de las actividades, una de
forma organizada y estas políticas responde a la realización
objetiva. de proyecciones para el retiro de los
recursos, esto con la finalidad de no
exceder los presupuestos contenidos en
los proyectos de cooperación y poder
identificar de manera clara y oportuna
los rubros que serán destinados a cada
una de las actividades y posteriormente
asignados a los informes financieros
para los cooperantes.
Esta función es desarrollada a raíz del
contexto del paro nacional de 2021, por
la auxiliar contable.

Rendir informe de Tener claridad de los Esta función es desarrollada a raíz del
control de gastos al recursos adquiridos No cumple contexto del paro nacional de 2021, por
equipo y el nivel de la auxiliar contable.
coordinador. ejecución que tengas
para trabajar
basados en lo
realmente
disponible

Realizar Evaluar con La administradora coordina la

cotizaciones y objetividad el mejor Cumple contratación del personal externo que
contrataciones a elemento a adquirir, presta servicios o provee bienes a la
proveedores en que responda a las entidad caso de estudio.
caso de ser necesidades que se
requerido por el tengan, contratando
equipo proveedores seguros
coordinador. y confiables.

Realizar las Promover el óptimo La administradora atiende de manera

compras requeridas funcionamiento de Cumple oportuna la realización de las compras
para el buen cada uno de las áreas que se requieran para el buen
funcionamiento de funcionamiento de las áreas de trabajo.
las áreas de trabajo.
Fuente: Elaboración Propia

57
Tras analizar los elementos de la estructura administrativa y el cumplimiento de las funciones
estipuladas para el cargo de administradora, las autoras realizaron comentarios al respecto del
cumplimiento y ejecución de los mismos para desarrollar un diagnóstico que permita precisar
las falencias y oportunidades de mejora frente al área en general.

2.2.4. Diagnóstico interno de la estructura administrativa de la ESAL

Tras realizar un análisis del entorno administrativo de la ESAL caso de estudio, en el cual se
presentó una descripción del cargo de administradora y se pusieron en consideración elementos
de la estructura administrativa. Los métodos de investigación seleccionados, les permitieron a
las autoras realizar un diagnóstico que permita evidenciar las debilidades y fortalezas con que
cuenta el área y obtener herramientas que respalden y brinden solidez a la propuesta de un SIC.

De acuerdo con lo anterior, las autoras evaluaron el cumplimiento de ocho elementos

propuestos, de los cuales solo seis son acatados en su totalidad por la ESAL, esto sin desconocer
que existen homólogos para los restantes, como es el caso del plan estratégico en donde se
cuenta con cronogramas de actividades correspondientes a cada proyecto brindando una hoja
de ruta para las metas propuestas y en el caso del reglamento interno se cuenta con un protocolo
que esboza los elementos principales para suplir dicho elemento.

Además, este análisis permitió identificar la importancia de actualización y formalización de

los elementos propuestos, considerando que las condiciones de contexto y el panorama
cambiante de la cooperación internacional, llevan a la organización a mantenerse en un
constante cambio que no la exime de mantener sus procesos y documentos actualizados.

Las autoras hicieron un énfasis especial en el análisis del cumplimiento de las funciones
propuestas para el cargo de administradora con la finalidad de determinar el nivel de ejecución
de las funciones detalladas en el manual en su día a día, evidenciando especialmente lo
siguiente:

Si se realiza un contraste de estos hallazgos con lo dispuesto por las autoras en el ejercicio auto
etnográfico, se puede evidenciar que existe una cultura organizacional que privilegia las
actividades que surgen debido al contexto cambiante, las cuales en muchos casos comprometen
la vida e integridad las comunidades en donde se desarrollan las actividades la entidad caso de
estudio.

58
 Hoy, mi agenda marcaba como principal pendiente la terminación de un informe
financiero para un cooperante – el cual espera hace un mes – y del cual depende la continuidad
de la financiación para el próximo año, sin embargo, no estaba en ninguna agenda que le robaran
el vehículo al conductor de confianza en medio de una actividad. Dicha situación primero, nos
pone en alerta frente al panorama en términos de seguridad para los defensores de derechos
humanos, y segundo internamente nos pone en revuelo para responder – como se debe - a un
hecho tan grave como este. Así es como terminé apoyando en la redacción de un S.O.S de
emergencia que nos permitiera informar sobre los hechos y blindar de alguna manera la
integridad tanto de la organización como de las personas que en ella trabajamos, dejando de
lado la realización del informe que era “urgente”.
Memorias Auto etnográficas – Administradora.
Así, tomando como referencia lo expuesto en las memorias auto etnográficas, se puede
evidenciar que desde el cargo de administradora se suplen muchas funciones que no se
desarrollan oportunamente por los demás cargos, generando con ello un represamiento en las
cargas de trabajo del área administrativa y contable. De esta manera, las autoras consideran que
se deben de revisar las asignaciones de responsabilidades para cada uno de los puestos de
trabajo de manera que cada uno pueda responder con diligencia y oportunidad a sus tareas y a
las emergencias que se puedan presentar, de forma tal que no se desarrollen tareas propias de
otras áreas.

Considerando que las funciones administrativas no dan espera, la auxiliar contable ha asumido
algunas de las funciones de la administradora que son fundamentales para el óptimo
funcionamiento de la entidad caso de estudio. Aun cuando el asumir estas funciones vaya en
contravía de las políticas de control interno.

Así las cosas, se cierra este acápite mencionando los hallazgos específicos sobre la estructura
administrativa:

- Es necesario actualizar y formalizar elementos de la estructura interna para asegurar su

cumplimiento integral.
- No existe una adecuada distribución de funciones para la administradora, se evidencia
por el no cumplimiento total de sus funciones y por el cumplimiento o la ejecución de
funciones pertenecientes a otros cargos.
- Es importante revisar y distribuir de manera adecuada las funciones de la
administradora y la auxiliar contable, ya que las funciones asumidas y que no
corresponden a la auxiliar contable van en contravía de las políticas de control interno

59
 incrementando los riesgos a que se desarrollen prácticas deshonestas o inadecuadas.
- Existe un porcentaje alto de cumplimiento global de funciones y elementos
considerados dentro de la estructura administrativa.

Presentados estos hallazgos, se continua con el análisis de la estructura contable.

2.2.5 Análisis de la estructura contable

Como se mencionó en el apartado anterior, en esta sesión se enfocó en la estructura contable

de la ESAL, considerando que está compuesta por una auxiliar contable y por una contadora
externa. Sin embargo, en la actualidad, la presencia de la contadora en la organización caso de
estudio se limita a una visita mensual para la revisión constante y firma de los estados
financieros.

Para desarrollar este apartado se tomó como referencia elementos relevantes en la estructura
contable, uno de ellos para dar cumplimiento a términos legales y otros que promueven el
desarrollo eficiente de las actividades.

Tabla 5 – Análisis de la estructura administrativa

ELEMENTO COMENTARIOS

Resolución de numeración de documento Dando cumplimiento a lo establecido en el

soporte. comunicado de prensa No. 55 de la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN,
en donde instan a la solicitud de rango de
numeración de documentos soporte para la
justificación de las actividades comerciales
desarrolladas con no obligados a facturar, la
entidad caso de estudio cuenta con una
resolución de numeración con vigencia
numérica de 1 a 1.000.

Responsabilidades Tributarias La entidad caso de estudio da cumplimento a

las obligaciones tributarias contenidas en el
RUT: 04 – Impuesto de Renta y
Complementarios del régimen especial; 07 –
Retención en la fuente a título de renta y 14 –
Informante de exogena, dentro del tiempo
estipulado por la DIAN.

Permanencia en el Régimen Especial La entidad caso de estudio presenta de

manera anual la documentación requerida
para permanecer en el régimen tributario

60
 especial, de acuedo con las fechas estipuladas
por la DIAN.

Estados Financieros Después del cierre del año fiscal, se realiza el

conjunto de estados financieros obligatorios
para las entidades pertenecientes al Grupo II
de NIIF - Pymes: Estado de situación
financiera, Estado de resultados, Estado de
cambios en el patrimonio y Estado de flujos
de efectivo, con sus respectivas notas.

Rut actualizado Su última actualización fue la realizada de

manera automática por la DIAN, sin
embargo, se observa que se debe de realizar
una actualización de domicilio, ya que no
coincide con la ubicación actual.

Manuales de procedimientos La ESAL no cuenta con ningún manual de

procedimiento de manera escrita, pese a que
● Manejo de caja general estas actividades se desarrollan de manera
● Anticipos habitual.
● Compras
● Declaración de impuestos
● Presentación de información exógena
● Permanencia del régimen tributario
especial

Plan de Cuentas Actualmente existe un plan de cuentas que

está parametrizado de acuerdo a las
necesidades de la ESAL por operar bajo
proyectos de cooperación internacional, sin
embargo, se considera se debe depurar solo a
aquellas cuentas que se utilizan y realizar una
actualización de nombres de acuerdo con las
políticas NIIF.

Políticas NIIF Las políticas NIIF existen desde las

convergencias a las normas en el año 2015,
sin embargo, se observa que desde esa fecha
no se han realizado actualizaciones a dicho
documento.
Fuente: Elaboración Propia

Los anteriores elementos permitieron evidenciar que existe un alto grado de cumplimiento
especialmente en los que tienen que ver con disposiciones legales, y es importante resaltar que
el elemento al que no se le da cumplimiento no es obligatorio. Sin embargo, las autoras
consideran que al cumplirse se pueden desarrollar de manera más efectiva y eficiente las otras

61
actividades que si son vinculantes y se podría fortalecer el SCI de la entidad caso de estudio.

Para dar continuidad a este ejercicio se abordará como foco principal la presentación del cargo
de la auxiliar contable. Es importante resaltar que no existe un manual de funciones para el
cargo de contadora, lo cual se genera porque actualmente su participación es limitada.

PRESENTACIÓN DEL CARGO DE AUXILIAR CONTABLE

Cargo:
Auxiliar contable

Misión del cargo:

La auxiliar contable deberá garantizar un adecuado procesamiento de la información contable
de la entidad, registrar y procesar los documentos contables de manera correcta en
cumplimiento de las normas que rigen la entidad, brindar soporte, apoyo y acompañamiento
administrativo y financiero a la administradora, promover el cumplimiento de obligaciones en
términos contables para los cooperantes, basada en los principios de transparencia,
participación e igualdad.

Objetivo del cargo:

Ejecuta labores de registro, control de datos y análisis en el área contable que requieren la
aplicación de principios técnicos de contabilidad y mantiene actualizado el sistema contable
Helisa, manejar adecuadamente los recursos que estén a su cargo y velar por el mantenimiento
óptimo y verificable de la información contable y financiera de la cual es responsable.
Funciones del cargo:
● Registrar las facturas mes a mes en el programa contable.
● Recibir la documentación contable que sirve de soporte a las operaciones y transacciones
de la entidad, revisando su exactitud y devolviendo aquellos que presentan datos ilegibles
e incompletos.
● Realizar conciliaciones de las diferentes cuentas bancarias de la empresa.
● Organizar y presentar en conjunto con la coordinadora administrativa la realización de los
informes financieros y sus fuentes de verificación. (Listados de asistencia, copia de las
facturas)
● Mantener actualizados los documentos que se soliciten desde los agentes de cooperación.
● Efectuar en coordinación con la administradora y el equipo coordinador los pagos

62
 respectivos de la organización, tanto electrónicos como físicos en medio de Jornadas
especiales.
● Realizar otras actividades inherentes al cargo que le sean asignadas por el equipo
coordinador.
● Mantener buenas relaciones con miembros del equipo y demás organizaciones aliadas.
● Procurar la buena comunicación con todas las áreas de forma clara y periódica de la
asociación.
● Realizar y reportar presupuesto mensual de gastos de la organización.
● Mantener de manera ordenada la información contable.
● Revisar los soportes contables que se reciben y asignar un centro de costos de acuerdo
con los proyectos vigentes.
● Hacer los cierres de los centros de costos, de acuerdo con los proyectos presentados y
aprobados.
● Realizar la presentación de la información exógena ante la DIAN.
● Realizar y presentar de manera mensual la Declaración de Retención en la fuente.

Conocimientos:
● Estudiante de nivel técnico, tecnológico o en formación profesional de primeros
semestres, certificados en el área de Contaduría Pública.
● Cursos complementarios de Contabilidad.
● Manejo de los programas de Office (Word, Excel).
● Conocimientos actualizados contabilidad y tributaria.
● Conocimiento como mínimo de un programa contable.
Cualidades:
● Capacidad de análisis.
● Dinamismo.
● Honradez.
● Competencias comunicacionales, interpersonales, intrapersonales y de gestión.
● Trabajo en equipo
● Iniciativa, creatividad, prudencia y proactividad.
● Orientación al servicio

Como se abordó en el análisis de la estructura administrativa, se realizará de manera detallada

una exploración de las funciones propuestas para el cargo de auxiliar contable lo que permitirá

63
 precisar las falencias y las oportunidades de mejora que la misma área contiene.

Tabla 6 – Análisis del Cargo de Auxiliar Contable

CARGO: AUXILIAR CONTABLE / DEPENDENCIA: COORDINADORA ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

FUNCIÓN OBJETIVO EJECUCIÓN OBSERVACIONES

Registrar las facturas Mantener actualizada la De manera regular, se realiza el

mes a mes en el información contable. No cumple registro de las facturas en el sistema
programa contable contable considerando las
Helisa. particularidades para la
contabilización por centros de
costos.
Es importante mencionar que
actualmente la contabilidad se
encuentra desactualizada.

Recibir la Mantener óptima y La auxiliar contable recibe la

documentación correctamente la Cumple documentación soporte de las
contable que sirve de documentación actividades desarrolladas por las
soporte a las contable, evitando áreas y propende porque esta
operaciones y errores, incumplimiento cumpla a cabalidad con las
transacciones de la e ilegalidades. disposiciones legales que debe de
entidad, revisando su cumplir los soportes para ser
exactitud y reconocidos contablemente.
devolviendo aquellos
que presentan datos
ilegibles e
incompletos.

Realizar Asegurar que la La auxiliar contable al realizar el

conciliaciones de las información No cumple cierre mensual, efectúa las debidas
diferentes cuentas correspondiente al conciliaciones bancarias, con la
bancarias de la disponible de la ESAL finalidad de mantener la
empresa. se mantenga actualizada información bancaria actualizada.
y controlar de manera
oportuna los recursos. En este momento, debido a que la
contabilidad se encuentra atrasada,
estas conciliaciones no se han
realizado.

Organizar y presentar Demostrar la ejecución En conjunto con la administradora,

en conjunto con la de actividades por Cumple se realiza la organización y
coordinadora medio de los gastos presentación de los informes
administrativa la realizados en función de financieros requeridos por los
realización de los su cumplimiento dentro agentes de cooperación.
informes financieros y de los proyectos de
sus fuentes de cooperación. Esta función se cumple a pesar de no
verificación. tener digitada la información en el

64
 CARGO: AUXILIAR CONTABLE / DEPENDENCIA: COORDINADORA ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

FUNCIÓN OBJETIVO EJECUCIÓN OBSERVACIONES

sistema contable, debido a que los

soportes contables existen
fisicamente.

Mantener actualizados Poder dar cumplimiento No se cumple a cabalidad, debido a

los documentos que se y atender No cumple que no se mantiene una
soliciten desde los oportunamente a los comunicación fluida con los
agentes de requerimientos de los cooperantes, muchas veces por
cooperación. agentes de cooperación. condiciones de contexto no se
pueden cumplir los tiempos ni las
peticiones concretas realizadas por
parte de ellos.

Efectuar en Mantener el estado de Esta función es compartida con la

coordinación con la endeudamiento de la Cumple administradora por ser momentos
administradora y el ESAL lo más bajo o especiales de ejecución.
equipo coordinador los nulo posible y promover Está considerado que la auxiliar
pagos respectivos de la un funcionamiento contable realice pagos, solo en los
organización, tanto óptimo. momentos especiales de ejecución.
electrónicos como
físicos en medio de
Jornadas especiales.

Realizar actividades Dar apoyo en diferentes Cumple La auxiliar contable está presta para
inherentes al cargo que actividades. brindar apoyo a las diferentes
le sean asignadas por actividades que surgen en la entidad
el equipo coordinador. caso de estudio.

Mantener buenas Promover una La auxiliar contable propende de

relaciones con comunicación asertiva, Cumple manera habitual una comunicación
miembros del equipo y un buen ambiente asertiva y armoniosa externa e
demás organizaciones laboral y un buen interna para mantener y promover
aliadas. desarrollo de las un buen ambiente de trabajo, donde
actividades conjuntas. prime la juntanza, el trabajo
comunitario y el respeto.

Procurar la buena Mantener un buen La Auxiliar Contable cumple el

comunicación con ambiente laboral y Cumple papel de ser puente entre las áreas de
todas las áreas de permitir que el trabajo, permitiendo la fluidez en las
forma clara y engranaje de las áreas se comunicaciones y propendiendo por
periódica de la dé, de forma oportuna. generar vínculos laborales basados
asociación. en el respeto, la asertividad y el
compañerismo.

Realizar y reportar Retirar y tener manejo Se han definido políticas a nivel del
presupuesto mensual de los gastos de forma Cumple equipo coordinador frente al manejo
de gastos de la organizada y objetiva. de los retiros que se realizan para el

65
 CARGO: AUXILIAR CONTABLE / DEPENDENCIA: COORDINADORA ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

FUNCIÓN OBJETIVO EJECUCIÓN OBSERVACIONES

organización. desarrollo de las actividades, una de

estas políticas responde a la
realización de proyecciones para el
retiro de los recursos, esto con la
finalidad de no exceder los
presupuestos contenidos en los
proyectos de cooperación y poder
identificar de manera clara y
oportuna los rubros que serán
destinados a cada una de las
actividades y posteriormente
asignados a los informes financieros
para los cooperantes.
Esta función es desarrollada a raíz
del contexto del paro nacional de
2021, por la auxiliar contable.

Mantener de manera Promover el orden y la Cumple La auxiliar contable de manera

ordenada la buena operación. permanente organiza los soportes
información contable. contables, considerando la
temporalidad y las condiciones
requeridas para su reconocimiento
contable.

Revisar los soportes Registrar correctamente Cumple La auxiliar contable al momento de

contables que se la documentación recibir y archivar los soportes, les
reciben y asignar un contable, dando asigna un centro de costo de acuerdo
centro de costos de cumplimiento a la a los proyectos que se encuentran en
acuerdo con los ejecución de actividades ejecución, tarea que facilita la
proyectos vigentes. de cada proyecto. contabilización.

Hacer los cierres de los Terminar los ciclos de Cumple De manera mensual, la auxiliar
centros de costos, de cada periodo y dar cierre contable realiza el cierre de los
acuerdo con los oportuno a cada centros de costos de acuerdo con lo
proyectos presentados proyecto de cooperación ejecutado en cada proyecto.
y aprobados
Dado que la contabilidad se
encuentra atrasada, esta actividad no
se está desarrollando de manera
regular.

Realizar la Dar cumplimiento a las Cumple La auxiliar contable presenta de

presentación de la obligaciones fiscales manera mensual la información
información exógena exógena que corresponde a los
ante la DIAN. pagos por honorarios y de manera
anual lo correspondiente a todas sus

66
 CARGO: AUXILIAR CONTABLE / DEPENDENCIA: COORDINADORA ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

FUNCIÓN OBJETIVO EJECUCIÓN OBSERVACIONES

operaciones, dando cumplimiento a

los requerimientos estipulados por la
DIAN.

Realizar y presentar de Dar cumplimiento a las Cumple La auxiliar contable presenta la

manera mensual la obligaciones fiscales declaración de retención en la fuente
Declaración de en los tiempos estipulados siempre
Retención en la fuente. que exista la obligación, dando
cumplimiento a los requerimientos
estipulados por la DIAN.
Fuente: Elaboración Propia

Tras analizar los elementos de la estructura contable y el cumplimiento de las funciones

estipuladas para el cargo de auxiliar contable, las autoras realizaron comentarios al respecto
del cumplimiento y ejecución de los mismos para desarrollar un diagnóstico que permita
precisar las falencias y oportunidades de mejora frente al área en general.

2.2.6 Diagnóstico interno de la estructura contable de la ESAL

Tras realizar un análisis del entorno contable de la ESAL caso de estudio, en el cual se presentó
una descripción del cargo de auxiliar contable y se pusieron en consideración elementos de la
estructura contable. Los métodos de investigación seleccionados, les permitieron a las autoras
realizar un diagnóstico que permita evidenciar las debilidades y fortalezas con que cuenta el
área y obtener herramientas que respalden y brinden solidez a la propuesta de un SIC.

De acuerdo con lo anterior, las autoras evaluaron el cumplimiento de ocho elementos

propuestos, de los cuales siete son acatados en su totalidad por la ESAL, siendo estos los de
obligatorio cumplimiento. Este análisis permitió identificar la importancia de actualización y
formalización de los elementos propuestos, considerando que las condiciones de contexto y el
panorama cambiante de la cooperación internacional, llevan a la organización a mantenerse en
un constante cambio que no la exime de mantener sus procesos y documentos actualizados.

Ahora bien, para que el diagnóstico sea completo y detallado, las autoras harán énfasis en el
análisis de las funciones desarrolladas en la cotidianidad por la auxiliar contable con la
finalidad de determinar los puntos de mejora, los cuales se considerarán el punto de partida
para el diseño del SIC.

67
De manera general, las autoras pudieron evidenciar que el asumir actividades propias de la
administradora ha retrasado el oportuno cumplimiento de las funciones propias de la auxiliar
contable, evidenciando con esto, que el desarrollar tareas que no corresponden al área
administrativa y contable, retrasan las actividades y funciones que deben de ser desarrolladas
de manera general por el área.

Hoy fue el día institucional de reunión de equipo, mientras dio inicio continué en mi labor de
registrar en el sistema contable los soportes de los meses que se encuentran retrasados en busca
de ir actualizando la información.

En el desarrollo de la reunión se determinó que próximamente se iba a llevar a cabo una de las
actividades que dan cumplimiento al objeto social de la ESAL que tiene una duración de 2 días
lo cual implica hacer pausa del registro contable que estaba realizando y disponerme para dos
funciones específicas, la primera que está dentro de mi cargo y es coordinar y gestionar parte
de la logística para el desarrollo de la actividad y la segunda que aunque no corresponde
propiamente a mi cargo la estoy ejecutando actualmente y es el manejo de los recursos
económicos de la caja general.

Se termina el día y resalto dos situaciones que son recurrentes la primera es que en cada
actividad que se desarrolle se va a generar una pausa frente a las actividades propias contables
que se estén ejecutando y la segunda que en este momento con la actividad administrativa que
se está ejecutando se está generando una contravía en las políticas del SCI.

Memorias Auto etnográficas – Auxiliar contable.

Expresado lo anterior se da cierre al diagnóstico mencionando los hallazgos sobre la estructura

contable:

- No existe una adecuada distribución y determinación de funciones para la auxiliar

contable, puesto que se pudo evidenciar desde el análisis administrativo que la auxiliar
contable ejecuta funciones de la administradora y viceversa.
- No existe una adecuada ejecución de la tarea principal y es el registro de la información
contable, lo cual obstruye el cumplimiento de otras funciones.
- Es necesario realizar actualización de algunos elementos correspondientes a la
estructura contable, con la finalidad de dar cabal cumplimiento a los requerimientos
legales.

68
 - No existen manuales de procedimiento para ninguna de las actividades que son
ejecutadas, lo cual genera limitantes por dos razones, la primera es que no se atesora el
conocimiento de quien ejerce las funciones de auxiliar contable, generando reprocesos
al momento de una nueva contratación, debido a que el proceso de inducción estará
vinculado específicamente a otra persona que tenga el conocimiento del manejo de los
procedimientos contables. La segunda es que no se conserva una línea homogénea
frente a las formas de ejecutar y llevar a cabo las actividades lo cual puede generar
reprocesos.
- Al contar con la presencia limitada de la contadora en la ESAL caso de estudio, las
funciones que deberían ser llevadas a cabo por esta, son desarrolladas por la auxiliar
contable generando una sobrecarga en sus funciones.
- Las funciones que han sido asumidas por la auxiliar contable que corresponden a la
administradora e implican el manejo de los recursos denotan un incumplimiento a las
políticas generales del SCI.
- Las autoras consideran que la influencia del contexto afecta gravemente el desarrollo
de los planes y proyecciones que se tienen no solo para el área contable, sino para la
organización en general.

Presentados estos hallazgos continuaremos con el análisis externo de la ESAL caso de estudio.

2.3 ANÁLISIS EXTERNO

Como otra esfera importante para el análisis completo de la ESAL y a partir del análisis y
diagnóstico interno presentado anteriormente se realiza ahora el análisis externo
correspondiente a la ESAL caso de estudio, en donde se describen tres enfoques del entorno
externo los cuales son: el entorno legal, el entorno fiscal y el entorno social y político.

2.3.1 Análisis del entorno legal

El entorno legal de toda organización parte de las normas que de acuerdo a las características
propias que contenga la rigen, para la ESAL caso de estudio como para las entidades a nivel
nacional existen unas normas básicas de aplicación general y otras que la ESAL, debe aplicar
por su carácter especial, las cuales se mencionan a continuación.

69
Normas de aplicación general:
- Constitución Nacional de 1991: Reconocimiento de ser personas jurídicas, de asociación y
desarrollo de una actividad económica.
- Código Civil: Reglamentación sobre personas Jurídicas.
- Ley 1314 de 2009: Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e
información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se
señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan
las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.
- Decreto 2420 de 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único reglamentario de las
Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información
y se dictan otras disposiciones.

Normas de aplicación por carácter especial

- Decreto 54 de 1974: Se dictan normas sobre vigilancia de Instituciones de Utilidad Común.
- Decreto 361 de 1987: Se dictan normas sobre la vigilancia de las instituciones de utilidad
común
- Ley 22 de 1987: Delega al Gobernador del Departamento de Cundinamarca y al Alcalde
Mayor del Distrito Especial de Bogotá, reconocer y cancelar personería jurídica a las
Asociaciones, Corporaciones, Fundaciones e Instituciones de utilidad común, que tengan su
domicilio en el departamento de Cundinamarca, y en el Distrito Especial de Bogotá,
respectivamente, cuya tramitación se venía adelantando ante el Ministerio de Justicia.
- Decreto 1318 de 1988: Delega en los Gobernadores de los Departamentos y en el Alcalde
Mayor del Distrito Especial de Bogotá, la función de ejercer Inspección y Vigilancia sobre
las Instituciones de Utilidad Común, domiciliadas en el respectivo Departamento y en la
ciudad de Bogotá, Distrito Especial, que no estén sometidas al control de otra entidad.
- Decreto 2150 de 1995: Establece que las ESAL adquieren la personería jurídica a partir del
registro ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona
jurídica que se constituye.
- Decreto 0427 de 1996: Modifica el Decreto 2150 de 1995
- Ley 720 de 2001: Por medio de la cual se reconoce, promueve y regula la acción voluntaria
de los ciudadanos colombianos.
- Circular externa 4 de 2007: Nuevas disposiciones al respecto del registro de las personas
jurídicas sin ánimo de lucro a que hace referencia el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995.

70
Presentadas las normas que rigen a la ESAL caso de estudio tanto a nivel general como
especial, se puede evidenciar que existe una fuerte regulación frente a este tipo de entidades,
haciendo un especial énfasis en el fortalecimiento de los controles que se realizan para la
creación y sostenimiento de las mismas.

2.3.2 Análisis del entorno fiscal

Presentadas las normas que la rigen tanto de aplicación general como por carácter especial en
el ámbito legal ahora se presentan aquellas que la rigen en el ámbito fiscal, en lo cual se
enmarca lo tributario.

- Estatuto Tributario: Determina las obligaciones tributarias para las ESAL

- Ley 1819 de 2016: Reforma tributaria estructural.
- Decreto único reglamentario 1625 del 2016: Por el cual se exponen los términos aplicables
para los procesos de calificación, readmisión y actualización de la permanencia en el
régimen tributario especial.

Presentadas las normas que rigen la ESAL caso de estudio a nivel fiscal y/o tributario, las
autoras consideran pertinente hacer énfasis en el RUT, visionando únicamente las obligaciones
tributarias que le han sido asignadas y su actividad principal que de acuerdo a la revisión del
mismo documento corresponde a la 9499, dicho esto describimos lo siguiente:
Basadas a la Cámara de Comercio de Bogotá el CIIU 9499 corresponde a:

Las actividades de asociaciones que no están directamente afiliadas a un partido político,

que promueven una causa o temática pública mediante campañas de educación al público,
influencia política, recaudación de fondos, entre otros. - Iniciativa de los ciudadanos y
movimientos de protesta. - Movimientos ambientales y ecológicos. - Asociaciones de apoyo a
servicios comunitarios y educativos n.c.p. - Asociaciones para la protección y el
mejoramiento de grupos especiales, por ejemplo, grupos étnicos y grupos minoritarios. -
Asociaciones con fines patrióticos, incluyendo asociaciones de veteranos de guerra.
(Negrita y cursiva por fuera del texto original)

Al observar esta clasificación podemos evidenciar como la ESAL caso de estudio pertenece
certeramente a la misma, tanto por su protección y mejoramiento de grupos especiales y
étnicos, como por la promoción de la educación étnica, cultural y territorial. Dicho esto, se

71
presenta ahora de acuerdo a los documentos internos de libre circulación las responsabilidades
tributarias dispuestas por la DIAN en el RUT de la ESAL.

Ilustración 2 – Responsabilidades Tributarias de la ESAL caso de estudio.

Fuente: Documentos internos de libre circulación dentro de la ESAL Caso de Estudio.

Es posible evidenciar las obligaciones tributarias que contiene la ESAL caso de estudio, las
cuales solo marcan la diferencia frente a las demás entidades con ánimo de lucro en dos
aspectos: el primero es que no tiene responsabilidades frente al Impuesto al Valor Agregado
(IVA). Adicionalmente, el impuesto de renta y complementario con el porcentaje asignado al
régimen especial del 20% sobre el beneficio neto o excedentes.

La Ley 1819 del 2016 incrementó los controles por parte de las entidades de vigilancia, de
acuerdo al fortalecimiento de los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal,
con el fin de evitar la creación de este tipo de entidades sin un sentido social.

2.3.3 Análisis del entorno social y político

Para abordar este análisis, es importante situarse en la zona geográfica en donde la entidad caso
de estudio desarrolla sus actividades. Entender el contexto social y político del Sur Occidente
Colombiano brindará elementos importantes para entender el quehacer y las dinámicas que se
presentan al interior de la organización.

Como lo expresa Moreno (2012), el Sur occidente colombiano está compuesto por los
departamentos del Valle del Cauca, Cauca, Huila, Putumayo, Quindío y Nariño, territorios que
han sufrido vulneración de sus derechos económicos, sociales, culturales y ambientales a causa

72
del conflicto estructural de la guerra y el desarrollo de megaproyectos que vulneran a las
comunidades, pueblos y sectores que habitan este territorio desde finales de los años 90.

Roberto Romero Ospina en su investigación titulada “Expedientes contra el olvido” (2012),

expresa que la zona del sur occidente colombiano ha sido azotada por la guerra desde el año
1985, cuando se presentó la primera masacre en el municipio de yumbo y hoy, casi 36 años
después, esta zona sigue siendo blanco de disputas territoriales y fuerte presencia de hechos
que amenazan contra la vida e integridad de sus pobladores.

La región del sur Occidente Colombiano permanece en una constante disputa debido a la
riqueza de su territorio y su ubicación estratégica ya que comunica al interior del país con el
principal puerto marítimo del país, Buenaventura. Según la Cámara de Comercio de
Buenaventura3 basándose en cifras de la Superintendencia de Transporte, el 15,78% de las
exportaciones, el 48,48% de las importaciones y el 64.26% del comercio exterior de Colombia.

Es importante además no perder de vista, que la región del Sur Occidente a causa de la
diversidad de las comunidades que la componen (Comunidades indígenas, campesinas y
afrodescendientes), han librado históricamente luchas populares en procura de la conquista de
sus derechos, logrando una autonomía política y económica que se expresa en la conformación
del movimiento indígena del cauca, la consolidación de guardias indígenas, cimarronas y
campesinas como autoridades reconocidas por las comunidad.

Como lo expresa el artículo de la Corporación Nuevo Arcoíris (Corporación Nuevo Arcoíris,

n.d.)
Ese empoderamiento desde la base y lo local, ha cualificado la capacidad política del
movimiento indígena, afro y campesino, que ha llevado a que el gobierno nacional, deba
negociar la agenda de reivindicaciones sociales con los voceros de estas comunidades, sin la
intermediación de los cacicazgos regionales o los operadores políticos que dirigen el poder
regional.

3
Ver:
https://www.ccbun.org/images/multimedia/20201231_informe_no_06___trafico_portuario_buenaventu
ra_2020___3t.pdf

73
Ahora bien, todo este contexto del sur occidente atraviesa de manera transversal las actividades
de la entidad caso de estudio, debido a que gracias a la actividad de defensa de los DDHH que
desarrolla, cada uno de los factores que afectan a las comunidades de manera positiva o
negativa influye en el trabajo que se desarrolla. Ejemplo de ello, es como el contexto social y
político puede desviar la planeación estratégica de la organización. La agenda política y de
movilización del país es capaz de cambiar de manera radical los planes y proyectos que se
tengan para el desarrollo de las actividades.
Terminado el análisis correspondiente al entorno social y político se presenta el diagnóstico
correspondiente al análisis externo completo de la ESAL donde se pretende identificar cómo
influye el entorno legal, tributario, social y político en su interior.

2.3.4 Diagnóstico del análisis externo de la ESAL

Presentado el análisis del entorno externo, las autoras presentarán en este apartado un
diagnóstico donde pretenden identificar los puntos de mejora que sentarán las bases para el
diseño del Sistema de Información Contable.

Ahora, para llevar a cabo este diagnóstico las autoras tendrán dos puntos de enfoque de acuerdo
con el marco teórico, el primero que corresponde a los entornos legal y fiscal y el segundo que
corresponde a lo social y político, de esta manera buscan significar que, aunque ambos
enfoques son influencias externas, resultan contrarias, debido a la dinámica interna de la ESAL
caso de estudio.

Tal como se mencionó en el primer capítulo de este trabajo, el objeto que dinamiza a la
organización es la defensa de las comunidades, pueblos y sectores, el cual se sobrepone en su
quehacer frente a las pretensiones que disponen las leyes. Esto se puede evidenciar, por
ejemplo, al momento de hacer una compra y escoger el proveedor, debido a que debería
siempre primar el apoyo a las economías locales que promueven las comunidades, así no
cuenten con los requisitos legales y fiscales.

De acuerdo con lo planteado en el análisis del entorno social y político, las condiciones del
contexto nacional e internacional influyen de manera directa en la continuidad del desarrollo
de las actividades planeadas para el cumplimiento de los proyectos de cooperación, esto debido
a que como se ha expresado anteriormente, la organización tiene por misión y visión la defensa

74
de la vida, aunque esta labor pueda ir en contravía de la planeación y proyecciones anuales en
un momento coyuntural determinado.

Es preciso considerar en el análisis del ambiente externo, la dependencia y la variabilidad que

tiene la entidad caso de estudio con las fuentes de financiación por cooperación internacional,
debido a que se depende en gran medida del comportamiento de los mercados, para asegurar
los ingresos proyectados y también la continuidad de los proyectos a mediano y largo plazo
dependen en gran medida de las condiciones políticas y del enfoque de los planes estratégicos
de los cooperantes para la incidencia estructural en el territorio nacional.

75
 3. DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARA LA ESAL
CASO DE ESTUDIO

Hasta el momento se ha desarrollado un análisis interno y externo de la entidad caso de estudio

y realizado un diagnóstico que permite entrever el alcance, las particularidades y necesidades
de la entidad en términos del uso y manejo de la información contable. A continuación, se
propone un SIC que permita el adecuado manejo y control de la información Contable y sea
útil en el proceso de toma de decisiones.

Siguiendo con la metodología planteada por Delgadillo Rodríguez (2001, pp 123-146), las
autoras partieron del conocimiento actual de la entidad, realizando una caracterización y un
diagnóstico permitiendo definir un punto de partida y el alcance en el diseño del SIC. Luego,
se establecieron los principios fundamentales que se requieren para que el SIC opere de manera
lógica y produzca los resultados que se esperan, estructurando los datos, el proceso de
transformación , asignación y salida y se proponen en este acápite representar de manera lógica
evidenciando los procedimientos, los medios y los componentes del SIC, estableciendo
claramente las relaciones entre cada uno y los responsables dentro de la entidad, determinando
además políticas y controles propios de cada una de las partidas.

De esta manera, en el presente capítulo las autoras se disponen a dotar de características propias
el SIC para la entidad caso de estudio, brindando una definición, unos objetivos, planteando
los procedimientos del SIC, proponiendo un Plan Único de Cuentas y un modelo para la
presentación de los estados financieros. Por último, considerando que la entidad caso de estudio
no cuenta con un SIC implementado, se brindarán algunas recomendaciones para la
implementación del mismo.

3.1 DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Parafraseando lo planteado por Delgadillo Rodríguez (2001), un sistema de información

contable es un segmento de la entidad en donde confluyen procesos, actividades, personas,
recursos, responsabilidades con la función de manejar la información que surge del desarrollo
de las actividades y transacciones que se lleven a cabo, dotando esta información de cualidades
que la hagan confiable y útil para la toma de decisiones para los usuarios de la información,
tanto internos como externos.

76
3.1.1 Objetivo del Sistema de Información Contable

El Sistema de Información Contable tiene como misión organizar la información contable y

dar tratamiento adecuado a los datos producidos por el área administrativa-contable dotando la
información de utilidad, pertinencia y orden, permitiendo de esta forma desarrollar el objetivo
del SIC en la entidad caso de estudio que se centra en suministrar información Contable útil
para la toma de decisiones de carácter económico.

3.2 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Tras reconocer que la entidad caso de estudio no cuenta con un SIC definido, las autoras han
considerado los procesos de trabajo existentes, pero no documentados. Los medios y los
componentes observados en la fase de conocimiento y diagnóstico de la entidad y plantean a
partir de ellos un esquema que permite definir el procedimiento, su objetivo, las actividades
que dan vida a cada uno de ellos, los documentos que intervienen en dicha actividad, las
personas responsables, las políticas, los controles y particularidades propias de cada proceso.

La organización de dichos procesos y procedimientos constituye una base fundamental para el

adecuado y eficiente manejo y operatividad de la entidad caso de estudio, contribuyendo así al
mejoramiento integral del área administrativa-contable, incrementando exponencialmente con
ellos el control interno.

Buscando abarcar las principales actividades que puede contener un SIC en la entidad caso de
estudio, las autoras han identificado los procesos y procedimientos que brindan la estructura
tanto para el área contable, como para las operaciones que se realizan en la cotidianidad, los
cuales son:

1. Caja General.
2. Compras.
3. Cuentas por cobrar.
4. Cuentas por pagar.
5. Honorarios
6. Pagos.
7. Propiedad, planta y equipo.

77
8. Depreciaciones.
9. Gastos de cooperación.
10. Conciliación bancaria.
11. Anticipo - Solicitud y legalización.
12. Ingresos recibidos para terceros.
13. Contabilidad
14. Estados Financieros.

Tabla 7 - Simbología utilizada en los diagramas de flujo.

Fuente: Elaboración Propia

78
Tabla 8 - Proceso contable de la Caja General y diagramas de flujo.

PROCESO CONTABLE DE CAJA GENERAL

DEFINICIÓN Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente
económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma
inmediata.

OBJETIVO Llevar y mantener el control continuo del movimiento diario de la caja general.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LA CAJA GENERAL

DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES QUE AFECTAN LA
# CAJA GENERAL
INTERVIENEN EN LA VÁLIDOS PARA EL RESPONSABLE
ACTIVIDAD REGISTRO CONTABLE

Gastos efectuados en Documento Documento Elabora:

efectivo por compras o soporte. soporte. Administradora
servicios adquiridos. Factura de compra. Factura de compra.
Cuenta de cobro. Cuenta de cobro.
1 Al momento de generar una afectación en el saldo de la caja, se debe contar con el
documento correspondiente a esa afectación, asegurándose que estos documentos se
encuentren debidamente diligenciados (Sin tachones, enmendaduras y completamente
llenos), que cuenten con numeración consecutiva, que correspondan a los objetivos de la
empresa y que se encuentren dentro de límites del quehacer de la caja general.

Realizar el cuadre diario Libro de cuadre N/A Elabora:

de la caja general. diario de caja. Administradora
2 Con el ánimo de mantener cuadrados los saldos de la caja general se debe de elaborar al
cierre de la jornada laboral, de manera diaria el cuadre de la caja, consignando los
movimientos de entradas y salidas de efectivo en el libro de cuadre diario de caja.

Realizar los asientos Documento Documento Elabora: Auxiliar

contables y financieros de soporte. soporte. contable
los gastos pagados en Factura de compra. Factura de compra. Revisa:
efectivo. Cuenta de cobro. Cuenta de cobro. Administradora
3
Cuadre de caja.

Revisar de manera física los soportes contables, asignarles un centro de costo de acuerdo
con los presupuestos de cada uno de los cooperantes y registrar en el sistema contable.

Ingresos recibidos por Elabora:

Legalización u otro. Legalización u otro.
diversos conceptos Administradora
4 Según cómo sea el caso se da reconocimiento de ingreso a caja a aquellos dineros que sean
percibidos con naturaleza diferente a valores por cooperación, como ejemplo de ello está la
diferencia en legalizaciones, donaciones u otros.

Realizar el cuadre y Libro de cuadre Elabora:

5 N/A
reporte Semanal de la diario de caja. Administradora

79
 Caja General. Relación de Caja Revisa: Equipo
Semanal. Coordinador

Semanalmente, tras la realización del cuadre de la caja, se elaborará un reporte en donde

consten todos los movimientos en efectivo llevados a cabo, especificando beneficiarios,
descripción de compras y montos y serán reportados a un miembro del equipo coordinador
junto con el saldo de la caja, para su revisión y aprobación de reembolso de ser el caso.

POLÍTICAS

1. Montos: máximo es de 2.000.000, mínimo es de 200.000.

2. Límites para pagos: por medio de esta caja, solo se pagarán recibos inferiores a 90.000.
3. Cierre semanal de caja: finalizando la semana laboral el día sábado se debe reportar el estado
actual de la caja, con la relación de gastos y el saldo actual.
4. Evitar en mayor medida que la persona responsable de la caja sea la misma persona que
revisa y realiza los registros contables.
5. Para la realización del reembolso de caja, se debe contar con la revisión y aprobación por
parte del equipo coordinador de los gastos efectuados con el dinero anteriormente
aprobado y ejecutado.

CONTROLES

- CONTROL DE AUTORIZACIÓN: Promover y garantizar que todas las afectaciones generadas en

la caja cuenten con los soportes y autorizaciones de quien corresponda.
- CONTROL DE EXISTENCIA: Promover y garantizar que el saldo generado en el cuadre de la caja
exista de manera tangible.
- CONTROL DE EXACTITUD: Promover y garantizar que las áreas participantes de la caja trabajen
de manera conjunta para que sus afectaciones y saldo sean los correctos.

OBSERVACIONES

1. La entidad no cuenta con caja menor debido a su naturaleza y sus movimientos de manera
regular.

80
Diagrama de flujo de Caja General - Compras

81
Diagrama de flujo de Caja General - Cuadre diario

Diagrama de flujo de Caja General - Reporte semanal

82
 Diagrama de flujo de Caja General - Ingresos en efectivo.

Tabla 9 - Proceso contable de compras de bienes y/o servicios y diagramas de flujo.

PROCESO CONTABLE DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS

DEFINICIÓN Adquisición de bienes o servicios necesarios para la ejecución del objeto social de la entidad.

OBJETIVO Definir los parámetros y condiciones para seleccionar los bienes o servicios que se van a adquirir,
teniendo en cuenta la eficacia, la afinidad, la experiencia, el costo y la satisfacción de la necesidad.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LAS COMPRAS

DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS VÁLIDOS

ACTIVIDADES QUE INFLUYEN EN LAS
# COMPRAS
INTERVIENEN EN LA PARA EL REGISTRO RESPONSABLE
ACTIVIDAD CONTABLE

Reconocimiento de la necesidad de Presupuestos de N/A Elabora:

realización de la compra y proyectos Administradora
verificación de la existencia Revisa: Coordinadora
1 presupuestal de Redes.

Los diferentes equipos, realizan la solicitud formal de los insumos que requieren para el desarrollo de sus
actividades, se realiza una revisión presupuestal en los diferentes proyectos de cooperación y en caso de
existencia de presupuesto para la compra, se procede a la solicitud de las cotizaciones que soporten la compra.

83
 Definir la mejor opción a comprar Cotizaciones N/A Elabora:
entre las cotizaciones percibidas. Administradora
Revisa: Coordinadora
2 de Redes.

Tras solicitar y estudiar las cotizaciones recibidas para la realización de la compra, se estudiará en conjunto con
el equipo coordinador la mejor opción para la compra.

Verificar que el soporte entregado Soporte de compra Soporte de compra Elabora:

por el proveedor cumple con los Administradora
3 requisitos de Ley.
Los soportes de venta del proveedor deben ser revisados, verificando que cumplan con los requisitos de Ley.

Realizar el pago de la compra y Comprobante de pago. Comprobante de Administradora

elaborar el comprobante de pago. pago.
4 En todo comprobante debe existir la firma de quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza.
Intentar con gran proporción que, al momento de recibir los productos o servicios comprados, la persona
responsable de la compra se encuentre acompañada de otra, para lograr una revisión e inspección detallada.

Realizar los registros contables Soporte de compra Soporte de compra. Auxiliar contable.
correspondientes Comprobante de pago. Comprobante de
5 pago.

Al momento de registrar contablemente la adquisición se deben tener en cuenta las retenciones y los anticipos
a que haya lugar.

POLÍTICAS

1. Para cada compra correspondiente a propiedad, planta y equipo o que su costo sea superior a 1.000.000 se debe
solicitar mínimo 3 cotizaciones para su evaluación, comparación y aprobación.
2. La compra de bienes será autorizada de acuerdo con los siguientes topes:
a. Compras Inferiores a 1.000.000 - Pueden ser aprobadas por la Administradora.
b. Compras entre 1.000.000 a 3.000.000 - Aprobadas por un miembro del equipo Coordinador
c. Compras superiores a 3.000.000 - Aprobadas por la coordinación general.

CONTROLES

- CONTROL DE AUTORIZACIÓN: Se realiza la compra sobre la cotización debidamente autorizada de acuerdo a los
criterios de selección.
- CONTROL DE EXISTENCIA: Registrar de manera adecuada con cantidades y especificaciones los productos y
servicios adquiridos.
- CONTROL DE EXACTITUD: Garantizar la efectiva revisión de los productos o servicios adquiridos, velando porque
correspondan adecuadamente a la compra realizada.

OBSERVACIONES

Este procedimiento no aplica para los siguientes tipos de compras de productos o servicios: a) Compras de tiquetes
aéreos b) Compras de elementos de aseo c) Compras de elementos de papelería d) compras menores realizadas
por caja general. Estos conceptos están a cargo de la Administración

84
Diagrama de flujo de Compra de Bienes y/o Servicios.

85
86
Tabla 10 - Proceso Contable de Cuentas por Cobrar y Diagrama de Flujo.

PROCESO CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR

DEFINICIÓN Registra los valores pendientes por hacer efectivos como ingresos en la entidad ya
sea en dinero efectivo, en cheques o por transferencias tanto en moneda nacional
como extranjera.

OBJETIVO Llevar y mantener el control continuo de los valores pendientes por ingresar de
manera efectiva en la entidad.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

ACTIVIDADES QUE DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS

# GENERAN CUENTAS POR INTERVIENEN EN LA VÁLIDOS PARA EL RESPONSABLE
COBRAR ACTIVIDAD REGISTRO CONTABLE

Reconocimiento de la Anticipos, pagarés, letras Anticipos, pagarés, Auxiliar contable

cuenta por cobrar. de cambios, convenios, letras de cambios,
contratos, actas. convenios,
1 contratos, actas.

Reconocimiento del derecho a cobrar valores resultantes de una operación realizada entre la
entidad y prestadores de servicios, socios y agentes de cooperación.

Reporte Mensual de Informe Mensual de N/A Elabora:

Cuentas por Cobrar Cuentas por cobrar Administradora
Revisa: Equipo
2 Coordinador

Con el ánimo de identificar y generar una gestión constante de cobro frente a los valores
contenidos en las cuentas por cobrar se debe elaborar un estado de cuenta mensual, el cual
será enviado a los deudores.

POLÍTICAS

1. Solo se reconoce la cuenta por cobrar cuando exista un documento veraz y legítimo del derecho
al cobro de valores.

CONTROLES

- CONTROL DE EXACTITUD: Promover y garantizar que los valores registrados sean los reales
correspondientes a los valores con derecho de reclamación.
- CONTROL DE EXISTENCIA: Promover y garantizar que el saldo generado en los libros contables
coincide efectivamente con los valores de saldo con derecho de reclamación.

OBSERVACIONES

La organización por ser una entidad sin ánimo de lucro no reconoce cuentas por cobrar de parte de
clientes ya que no tiene naturaleza de venta o prestación de servicios y no reconoce clientes en sus
operaciones.

87
Diagrama de flujo de Cuentas por Cobrar.

Tabla 11 - Proceso Contable de Cuentas por Pagar y Diagrama de Flujo.

PROCESO CONTABLE DE CUENTAS POR PAGAR

DEFINICIÓN Registra la existencia de valores pendientes por pagar, resultado de bienes o servicios
adquiridos.

OBJETIVO Llevar y mantener el control continuo de los bienes o servicios adquiridos que se
encuentran pendientes por pagar, así como mantener el control de las deudas que la
entidad posea.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LAS CUENTAS POR PAGAR

DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS VÁLIDOS

ACTIVIDADES QUE GENERAN
# CUENTAS POR PAGAR
INTERVIENEN EN LA PARA EL REGISTRO RESPONSABLE
ACTIVIDAD CONTABLE

Adquisición de bienes o Documento soporte Documento soporte Administradora

servicios sin remuneración Factura de venta Factura de venta
de manera inmediata. Cuenta de cobro Cuenta de cobro
1
Para la generación de una cuenta por pagar se debe llegar al momento de adquisición de un bien
o servicio, a un acuerdo de ambas partes con la claridad de que el pago no será inmediato y en ese
momento considerar las políticas para cuentas por pagar.

Realizar los asientos Documento soporte Documento soporte Auxiliar contable

contables y financieros Factura de venta Factura de venta
Cuenta de cobro. Cuenta de cobro
2
Al momento de generar el asiento contable se debe contar con los documentos correspondientes
legales que soporten la adquisición de bienes o servicios. Así mismo revisar la validez del
documento a contabilizar y que cumpla con las políticas para ser una cuenta por pagar.

POLÍTICAS

88
1. El monto mínimo de bienes o servicios adquiridos a crédito es de 90.000 y debe de ser pagado en los
3 días hábiles siguientes a la recepción del bien o servicio adquirido.
2. El monto máximo de bienes o servicios adquiridos a crédito es de 5.000.000 y debe ser pagado en los
ocho días hábiles siguientes a la recepción del bien o servicio adquirido.
3. Para generar cuentas por pagar que no cumplan con las políticas uno y dos de este procedimiento
debe existir un acuerdo establecido, consensuado y firmado por ambas partes, el cuál debe contener:
plazos, formas de pago y montos de pago mínimos y máximos.

CONTROLES

- CONTROL DE AUTORIZACIÓN: Validar que al momento de contabilizar la cuenta por pagar exista una
previa autorización de no pago de manera inmediata.
- CONTROL DE EXISTENCIA: Verificar que al momento de hacer el asiento contable exista el bien o se
haya efectuado el servicio proveniente para este asiento.
- CONTROL DE EXACTITUD: Validar que el monto a contabilizar corresponda efectivamente al bien o
servicio que se adquirió.

89
Diagrama de flujo de Cuentas por Pagar

90
Tabla 12 - Proceso Contable de Honorarios y Diagrama de Flujo.

PROCESO CONTABLE DE HONORARIOS

DEFINICIÓN Registra los valores correspondientes a la remuneración para los prestadores de

servicios internos de base en la ESAL.

OBJETIVO Mantener el control continuo de la remuneración brindada a los prestadores de

servicios.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LOS HONORARIOS

DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES QUE
# REPRESENTAN HONORARIOS
INTERVIENEN EN LA VÁLIDOS PARA EL RESPONSABLE
ACTIVIDAD REGISTRO CONTABLE

Adquisición de servicios Cuenta de cobro Cuenta de cobro Administradora

de los prestadores Seguridad social
internos continuos de pagadas
1 base en la ESAL

La adquisición de servicios técnicos y/o profesionales de manera continua en la ESAL se

reconocen como honorarios dada las condiciones laborales.

Realizar los asientos Cuenta de cobro. Cuenta de cobro. Auxiliar contable

contables y financieros
2 Contar al momento de generar el asiento contable con la cuenta de cobro y el soporte del
pago de la seguridad social correspondiente a adquisición de servicios que cumplan con los
parámetros legales.

POLÍTICAS

1. La adquisición de servicios técnicos y/o profesionales de forma continua e interna en la ESAL

debe ser aprobada por el equipo coordinador de la ESAL, previo conocimiento de la hoja de
vida y reconociendo las condiciones en las que se va a prestar el servicio.

CONTROLES

- CONTROL DE EXISTENCIA: Verificar que al momento de hacer el asiento contable se haya dado
inicio a la relación laboral y se encuentre vigente.
- CONTROL DE EXACTITUD: Validar que el monto a contabilizar corresponda efectivamente al
servicio que se adquirió.

91
Diagrama de Flujo de Honorarios

Tabla 13 - Proceso Contable de Pagos y Diagrama de Flujo.

PROCESO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE PAGOS

DEFINICIÓN Indica el proceso operativo de realizar los pagos, y el proceso contable de registrar
los valores que se han remunerado o pagado por los bienes o servicios que hayan
sido adquiridos de contado o a crédito.

OBJETIVO Mantener el control continuo de los pagos realizados por los bienes o servicios
adquiridos y regular las deudas que tenga la ESAL.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS

DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS
ACTIVIDADES QUE GENERAN
# PAGOS
INTERVIENEN EN LA VÁLIDOS PARA EL RESPONSABLE
ACTIVIDAD REGISTRO CONTABLE

Adquisición de bienes o Soporte de compra Soporte de compra Elabora:

1 servicios. Factura de venta Administradora
Documento soporte

92
 Cuenta de cobro

Al momento de generar una afectación en el saldo de la caja o de los bancos, se debe contar
con el documento correspondiente a esa adquisición, asegurándose que cumpla con aspectos
básicos (Sin tachones, enmendaduras y completamente diligenciados), que cuenten con
numeración consecutiva, que correspondan a los objetivos de la empresa y que se
encuentren dentro de límites del quehacer de la entidad.

Realizar el pago de la Comprobante de Comprobante de Elabora:

compra y elaborar el pago. pago. Administradora
comprobante de pago.
2 En todo comprobante debe existir la firma de quien lo elabora, revisa y aprueba.
Intentar con gran proporción que, al momento de recibir los productos o servicios
comprados, la persona responsable de la compra se encuentre acompañada de otra, para
lograr una revisión e inspección detallada.

Realizar los asientos Comprobante de Comprobante de Elabora:

contables y financieros pago. pago. Auxiliar contable
Documento soporte. Documento soporte
Factura de venta. Factura de venta
3 Cuenta de cobro. Cuenta de cobro.

Contar al momento de generar el asiento contable con el comprobante de pago, documento

soporte, factura o cuenta de cobro correspondiente a la adquisición de servicios que cumpla
los parámetros legales, así mismo debe contar con la firma de quien lo elabora, revisa y
aprueba.

POLÍTICAS

1. Se deben pagar en los tres días hábiles siguientes los bienes o servicios adquiridos a crédito
con cuantía menor a 90.000.
2. Se deben pagar en los ocho días hábiles siguientes los bienes o servicios adquiridos a crédito
con cuantía máxima de 5.000.000.
3. Para realizar pagos que no cuentan con las condiciones expresas en las políticas uno y dos de
este procedimiento se debe contar con el acuerdo establecido, consensuado y firmado por
ambas partes, que contiene: plazos, formas de pago y montos de pago mínimos y máximos.
4. Los pagos correspondientes a honorarios y servicios públicos.

CONTROLES

- CONTROL DE AUTORIZACIÓN: Promover y garantizar que todas las afectaciones generadas en

la caja y en el banco cuenten con los soportes y autorizaciones de quien corresponda.
- CONTROL DE EXISTENCIA: Promover y garantizar que el saldo generado en el cuadre de la caja
exista de manera tangible, así mismo que la conciliación bancaria manual coincida con los
soportes bancarios.
- CONTROL DE EXACTITUD: Promover y garantizar que las áreas participantes de la caja y el
banco trabajen de manera conjunta para que sus afectaciones y saldo sean los correctos.

93
Diagrama de Flujo de Pagos

94
Tabla 14 - Proceso Contable de Propiedad, Planta y Equipo.

PROCESO CONTABLE DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

DEFINICIÓN Registra la existencia tangible de bienes muebles e inmuebles que se encuentran

bajo control o a nombre de la entidad.

OBJETIVO Llevar y mantener el control continuo de los bienes muebles e inmuebles

reconocidos y en control de la entidad, que representen activos en la entidad.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES QUE AFECTAN LA
# PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
INTERVIENEN EN LA VÁLIDOS PARA EL RESPONSABLE
ACTIVIDAD REGISTRO CONTABLE

Adquisición de bienes Documento soporte Documento soporte Elabora:

muebles e inmuebles Factura de venta Factura de venta Administradora
reconocidos en la Cuenta de cobro Cuenta de cobro
1 propiedad, planta y
equipo.

Dentro del proceso previo a la adquisición de los bienes muebles e inmuebles se debe haber
identificado al proyecto que corresponda y continuar.

Realizar los asientos Documento soporte Documento soporte Elabora:

contables y financieros Factura de venta Factura de venta Auxiliar contable
Cuenta de cobro. Cuenta de cobro
2 Al momento de generar el asiento contable se debe contar con los documentos
correspondientes legales que soporten la adquisición de bienes o servicios. Así mismo revisar
la validez del documento a contabilizar y que cumpla con las políticas para su reconocimiento
ya sea como gasto o como propiedad, planta y equipo en el activo.

POLÍTICAS

1. Para poder reconocer los bienes muebles e inmuebles que se identifican como propiedad,
planta y equipo como activo los agentes de cooperación deben enviar una carta de
autorización para reconocimiento de la propiedad por parte de la ESAL.

CONTROLES

- CONTROL DE AUTORIZACIÓN: Promover y garantizar que todas las afectaciones generadas a

propiedad, planta y equipo cuenten con los soportes y autorizaciones de quien corresponda.
- CONTROL DE EXISTENCIA: Promover y garantizar que el saldo existente en las cuentas de
propiedad, planta y equipo reconocido como activo exista efectivamente, teniendo en cuenta
las afectaciones por depreciaciones.
- CONTROL DE EXACTITUD: Promover y garantizar que los saldos generados sean precisos de
acuerdo a la vida útil y a las depreciaciones efectuadas

95
Tabla 15 - Proceso Contable de las Depreciaciones y Diagrama de flujo.

PROCESO CONTABLE DE LAS DEPRECIACIONES

DEFINICIÓN Registra el reconocimiento de la pérdida de valor de la propiedad, planta y equipo

ya sea por su uso, desgaste u obsolescencia en cada cierre de año fiscal.

OBJETIVO Verificar y mantener actualizado el valor en el que se encuentra la propiedad,

planta y equipo.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LAS DEPRECIACIONES

DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES QUE AFECTAN
# LAS DEPRECIACIONES
INTERVIENEN EN LA VÁLIDOS PARA EL RESPONSABLE
ACTIVIDAD REGISTRO CONTABLE

Identificar la vida útil que Inventario N/A Elabora:

posee cada uno de los Auxiliar contable
elementos registrados en
la propiedad, planta y
1 equipo de acuerdo a la
legislación colombiana.

Para iniciar el proceso para calcular la depreciación de las propiedades, planta y equipo es
necesario siempre tener la claridad de tiempo útil de cada uno ya que ese tiempo es parte
fundamental de la ecuación para el resultado.

Calcular el tiempo de Factura de compra N/A Elabora:

usufructo, obsolescencia o Auxiliar contable
desgaste de la propiedad
planta y equipo de
acuerdo al tiempo de vida
útil identificado
2
determinado por la
legislación colombiana.

El cálculo para identificar el valor de depreciación es “((costo de la PPyE / vida útil) *tiempo
de uso, desgaste u obsolescencia que es contando desde el día de compra hasta el periodo
de cierre fiscal) = Depreciación.

Registro contable para Cálculo de la N/A Elabora:

reconocimiento de la depreciación Auxiliar contable
depreciación.
3
Obtenido el valor correspondiente a la depreciación se debe registrar en la cuenta del activo
depreciación acumulada generando una disminución al valor de la PPyE y reconociendo el
gasto.

POLÍTICAS

96
 1. Se debe revisar previo a cada cálculo de depreciación las actualizaciones de la legislación
colombiana con respecto a la vida útil de los bienes para el cálculo de las depreciaciones.

CONTROLES

- CONTROL DE EXISTENCIA: Promover y garantizar que aún exista reconocimiento positivo de

la PPyE a depreciar.
- CONTROL DE EXACTITUD: Promover y garantizar que el reconocimiento de la depreciación
corresponda específicamente a la PPyE, basado en las disposiciones de ley colombiana.

Diagrama de flujo de las Depreciaciones

Tabla 16 - Proceso Contable de los Gastos de Cooperación.

PROCESO CONTABLE DE GASTOS DE COOPERACIÓN

DEFINICIÓN Registra los dineros ejecutados en el desarrollo de las actividades propuestas y

llevadas a cabo de acuerdo a cada proyecto de cooperación que se tenga y que
son distintos a los dineros ejecutados en el mantenimiento y puesta en marcha
de la ESAL.

OBJETIVO Llevar y mantener el control continuo de los dineros ejecutados sobre cada
proyecto de cooperación.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LOS GASTOS DE COOPERACIÓN

97
 DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS
ACTIVIDADES QUE AFECTAN
# LOS GASTOS DE COOPERACIÓN
INTERVIENEN EN LA VÁLIDOS PARA EL RESPONSABLE
ACTIVIDAD REGISTRO CONTABLE

Gastos efectuados en Documento Documento Elabora:

efectivo por compras o soporte. soporte. Administradora
servicios adquiridos. Factura de compra. Factura de compra.
Cuenta de cobro. Cuenta de cobro.

1 Al momento de generar una operación que represente gastos de cooperación se debe contar
con el documento correspondiente a esa afectación, asegurándose que estos documentos se
encuentren debidamente diligenciados (Sin tachones, enmendaduras y completamente
llenos), que cuenten con numeración consecutiva, que correspondan a los objetivos de las
actividades propuestas y llevadas a cabo en el marco de algún proyecto de cooperación, así
como demarcar en ella a cuál corresponde.

Realizar los asientos Documento Documento Elabora: Auxiliar

contables y financieros de soporte. soporte. contable
los gastos ejecutados Factura de compra. Factura de compra. Revisa:
Cuenta de cobro. Cuenta de cobro. Administradora

2 Revisar de manera física los soportes contables, y registrar en el sistema contable de acuerdo
al centro de costo asignado previamente por la administradora, en caso de que no se
encuentre demarcado asignarle un centro de costos de acuerdo con los presupuestos de
cada uno de los proyectos de cooperación y de acuerdo al marco de la actividad donde se
compró.

POLÍTICAS

1. Evitar en mayor medida que la persona responsable de hacer las compras sea la misma
persona que revisa y realiza los registros contables.
2. Los gastos correspondientes a propiedades, planta y equipo deben contener información clara
sobre su reconocimiento, si aplicará como gasto corriente o si posee aprobación para
reconocerse como activo.

CONTROLES

- CONTROL DE EXACTITUD: Promover y garantizar que todas las afectaciones generadas en los
gastos de cooperación tengan relación directa con las actividades presupuestadas y/o llevadas
a cabo en el marco del proyecto.

OBSERVACIONES

La entidad tiene reconocimiento de gastos por proyectos de cooperación y tiene reconocimiento

de gastos de no cooperación que se enmarcan en sí está financiado por algún proyecto o si
corresponde a gastos de mantenimiento y puesta en marcha de la ESAL.

98
Tabla 17 - Proceso Contable de la Conciliación Bancaria y Diagrama de flujo.

PROCESO CONTABLE DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA

DEFINICIÓN Registra la verificación comparativa de los saldos de las cuentas bancarias

registrados en los libros contables frente a los movimientos registrados en el
extracto bancario expedido por el banco.

OBJETIVO Verificar y mantener el control continuo de los movimientos bancarios.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA

DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES QUE AFECTAN LA
# CONCILIACIÓN BANCARIA
INTERVIENEN EN LA VÁLIDOS PARA EL RESPONSABLE
ACTIVIDAD REGISTRO CONTABLE

Identificar en el libro Libro contable. Comprobantes de Elabora:

contable los movimientos pagos electrónicos. Auxiliar contable
registrados en las cuentas
1 bancarias.

Para iniciar el proceso de conciliación bancaria es necesario tener como instrumento de

trabajo el libro auxiliar con los registros contables correspondientes a los movimientos
bancarios realizados y el extracto bancario

Comparar los Extracto bancario. Extracto bancario. Elabora:

movimientos identificados Auxiliar contable
en el libro auxiliar frente al
extracto bancario.
2
El resultado de la comparación entre el libro auxiliar y el extracto bancario da el resultado de
la conciliación, en caso de encontrar diferencias se debe revisar su existencia y ajustar donde
sea necesario.

Diligenciar formato de Formato de N/A Elabora:

conciliación Auxiliar contable
conciliación bancaria.
bancaria
3
Después de los ajustes a que haya lugar se diligencia el formato de conciliación bancaria, en
donde se debe evidenciar la igualdad de saldos tanto en el extracto bancario como en el libro
auxiliar contable.

POLÍTICAS

1. Para la realización de la conciliación bancaria se debe tener en cuenta el mismo periodo de

ejecución entre los papeles de trabajo.
2. El formato diligenciado de la conciliación bancaria debe contener las firmas de quien elabora,
revisa y aprueba antes de archivarse.

CONTROLES

99
- CONTROL DE APROBACIÓN: Promover y garantizar que todas las conciliaciones bancarias
diligenciadas se encuentre la firma de quien aprueba el proceso.
- CONTROL DE EXISTENCIA: Promover y garantizar que los movimientos conciliados contengan
los soportes correspondientes en cumplimiento de la ley.
- CONTROL DE EXACTITUD: Promover y garantizar que la conciliación diligenciada coincida con
exactitud a los movimientos efectivamente realizados con afectación a las cuentas bancarias.

OBSERVACIONES

1. La entidad cuenta con diversas cuentas bancarias tanto corrientes como de ahorro, dado que
entre las políticas de los agentes de cooperación para realizar convenios es que existe una
cuenta exclusiva para el manejo de recursos de los proyectos.

Diagrama de flujo de Conciliación Bancaria

100
Tabla 18 - Proceso Contable de la Solicitud y Legalización de Anticipos y Diagramas de
Flujo.

PROCESO CONTABLE DE SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS

DEFINICIÓN Registra los dineros entregados a los trabajadores de la ESAL como viáticos para
ejecutar o llevar a cabo actividades enmarcadas en los proyectos de cooperación
principalmente cuando se desplazan a otros territorios.

OBJETIVO Llevar y mantener el control continuo de los dineros entregados a las y los
prestadores de servicios para ejecución de actividades y que no cuentan, para
posteriormente contar con el soporte de gastos.

ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS

ACTIVIDADES QUE AFECTAN LA DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS

# SOLICITUD Y LEGALIZACIÓN DE INTERVIENEN EN LA VÁLIDOS PARA EL RESPONSABLE
ANTICIPOS ACTIVIDAD REGISTRO CONTABLE

Solicitud de anticipo Soporte de anticipo Soporte de anticipo Elabora:

Administradora
1 Al momento de recibir la manifestación de la necesidad de un anticipo se debe especificar
para qué tipo de gastos sería, dentro de qué actividad se va a utilizar y en el marco de
proyecto de cooperación corresponde.

Registro contable Soporte de anticipo Soporte de anticipo Elabora:

Auxiliar contable
2
Al momento de entregar el anticipo, la administradora entrega soporte para el proceso
contable.

Realizar reporte semanal Soporte de anticipo N/A Elabora:

de anticipos entregados. no legalizados Administradora
3 Dentro del proceso de los cierres semanales de caja se ejecutará uno con los anticipos
entregados sin legalización, donde se informe los anticipos pendientes por legalizar con los
tiempos restantes para ello.

Legalización del anticipo. Documento Documento Legaliza:

soporte. soporte. Solicitante del
Factura de compra. Factura de compra. anticipo
Cuenta de cobro. Cuenta de cobro. Recibe y revisa:
Administradora

4 La persona responsable del anticipo debe entregar en los tiempos establecidos la legalización
del anticipo solicitado, justificando los gastos ejecutados en el desarrollo de la actividad y
devolviendo o solicitando los rubros a que haya lugar de acuerdo a los gastos justificados. En
este proceso la administradora debe recibir los documentos soportes de gastos y revisar su
pertinencia tanto en fechas, montos y legalidad de los soportes, aplicar al reembolso del valor
superado o a la recepción del dinero sobrante según corresponda.

101
 Registro contable Legalización de Legalización de Elabora:
anticipo anticipo Auxiliar contable
5
Recibido el proceso de legalización por parte de la administradora, pasa la documentación a
la auxiliar contable para hacer los ajustes y registros contables correspondientes al anticipo.

POLÍTICAS

1. La legalización del anticipo debe realizarse a más tardar siete días hábiles después de
desarrollada la actividad dentro de los horarios establecidos para ello. Una vez se cumplan los
siete días establecidos para la legalización y no se cuente con la evidencia de su debida
ejecución, se informará al responsable de pago de honorarios para que efectúe el descuento
al trabajador de los dineros que fueron entregados como anticipo.
2. La legalización debe entregarse con el formato dispuesto para ello debidamente diligenciado
y los soportes pegados y fotocopiados en hojas individuales.

CONTROLES

- CONTROL DE EXACTITUD: Garantizar la efectiva revisión de los soportes entregados para

legalización de anticipo revisando su pertinencia tanto en fechas, montos y legalidad de los
soportes.

102
Diagrama de Flujo de Solicitud de Anticipo

Diagrama de flujo Reporte Semanal de Anticipos

103
Diagrama de flujo de Legalización de Anticipo

Tabla 19 - Proceso Contable de los Ingresos Recibidos para Terceros y Diagrama de Flujo.

PROCESO CONTABLE DE LOS INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS

DEFINICIÓN Registra los dineros recibidos por medio de los cooperantes que son base para el
desarrollo y llevada a cabo del objeto social de la ESAL.

OBJETIVO Llevar y mantener el control continuo de los dineros recibidos por medio de los
cooperantes para el desarrollo de los proyectos y convenios obtenidos.

104
 ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DE LOS INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS

ACTIVIDADES QUE AFECTAN DOCUMENTOS QUE DOCUMENTOS VÁLIDOS

# LOS INGRESOS RECIBIDOS INTERVIENEN EN LA PARA EL REGISTRO RESPONSABLE
PARA TERCEROS ACTIVIDAD CONTABLE

Convenio y presupuesto Presupuesto N/A Elabora:

aprobado y firmado firmado Administradora
Equipo
1 coordinador

Para dar inicio a los tratamientos financieros y contables con cualquier cooperante es
necesario un convenio firmado que incluye el presupuesto contenido y aprobado.

Solicitud de recursos a Formato de N/A Elabora:

cooperantes solicitud de Administradora
remesas Auxiliar contable
2
A partir del convenio realizado y para dar inicio a la gestión de los recursos se debe hacer
solicitud formal de los mismos a cada cooperante.

Recepción de recursos Formato de Soporte bancario Elabora:

confirmación de de ingreso de Administradora
remesas o correo recursos Auxiliar contable
confirmando la
recepción de
3 remesas

Al aprobarse el envío de recursos por parte de los cooperantes y se haga efectivo el recurso
en el banco se debe notificar a los cooperantes la efectiva transacción ya sea por medio de
un formato específico o por correo electrónico según corresponda.

Negociación de divisas Notificación de N/A Elabora:

para recepción de envío de recursos Administradora
recursos por medio de los
cooperantes o del
banco para
negociación de
divisas
3.1
1. Proceso tradicional: Comunicarse a la mesa de dinero e informar que es para negociación
de divisas con la cantidad de moneda extranjera a recibir, finalizado el proceso de
negociación se debe enviar un correo electrónico con un formato de aceptación de
negociación y esperar el abono del dinero.
2. Proceso moderno: ingresar al portal bancario en su pestaña de comercio exterior - venta
de divisas - negocia la moneda extranjera, culminado el proceso esperar el abono.

Registro contable Formato de Formato de Elabora:

confirmación de confirmación de Auxiliar contable
4
remesas remesas
Extracto bancario

105
 Culminado el proceso de solicitud y confirmación de recursos por medio de remesas recibidas
efectivamente se registra contablemente el valor recibido por medio de la cuenta de ingresos
recibidos para terceros contrastada con el movimiento en los bancos.

POLÍTICAS

1. El reconocimiento contable de los ingresos recibidos para terceros se debe hacer sí y solo
sí existe abono de recursos en los medios bancarios de la entidad, no se debe reconocer
por medio de los presupuestos sino lo efectivamente recibido.
2. Una vez recibidos los recursos se deben contabilizar en la cuenta 28 de ingresos recibidos
para terceros y a medida que se ejecutan realizar reconocimiento de ingreso contra la 28.

CONTROLES

- CONTROL DE EXISTENCIA: Promover y garantizar que el saldo generado en la cuenta de ingresos

recibidos para terceros efectivamente exista entre los recursos del banco y la caja.
- CONTROL DE EXACTITUD: Promover y garantizar que el saldo generado en la cuenta de ingresos
recibidos para terceros corresponda efectivamente a la diferencia entre lo recibido y lo
ejecutado por medio de las actividades.

OBSERVACIONES

Es importante resaltar que los ingresos obtenidos en la ESAL son reconocidos por medio de una
cuenta de pasivo dado que esos recursos percibidos son entendidos no como propios para
cualquier tipo de acción, sino que son propios para ejecutar y usufructuar con las personas
beneficiarias de la ESAL por medio de cada uno de los enfoques que se mantienen.

106
Diagrama de flujo de Ingresos Recibidos para Terceros

Tabla 20 - Proceso Contable de la Contabilidad y Diagrama de Flujo.

PROCESO DE LA CONTABILIDAD

OBJETIVO Explicar el proceso general de contabilización dentro de la ESAL.

RESPONSABLE Auxiliar contable / Contadora.

GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD

A partir de las actividades y la puesta en marcha de ESAL en su día a día se generan gastos y
necesidades suplidas lo que le da vida a la generación de soportes y funcionalidad a sus
1
registros, para iniciar la contabilización se debe tener en cuenta los siguientes documentos y
sus naturalezas.

FUNCIONALIDADES DE LA CONTABILIDAD

# DOCUMENTO CONTABLE FUNCIONALIDAD

107
 CI: Comprobante de ingreso Se registran en él los ingresos por remesas obtenidas por
1
los proyectos de cooperación.

CE: Comprobante de egreso Se registran en él todos los gastos efectuados por medio
2 de la adquisición de bienes o servicios en el día a día de
funcionalidad de la ESAL.

HO: Honorarios Se registran en él los honorarios a pagar de las personas

3 prestadoras de servicios internos de manera continua en
la ESAL.

LG: Legalizaciones Se registran en él los soportes de legalización de anticipo

4 generados a los prestadores de servicio para desarrollo
de actividades generales del quehacer de la ESAL.

CC: Comprobante de contabilidad Se registran en este documento los movimientos

bancarios internos entre las cuentas que maneja la ESAL,
5
como traslado de honorarios o de recursos para
ejecución a la cuenta principal de la ESAL.

NB: Conciliación bancaria En este documento se registran los gastos bancarios de

cada uno de los bancos a razón de generar la conciliación
6
entre los movimientos bancarios reconocidos en el CE y
la información de los extractos.

PROCEDIMIENTOS DE LA CONTABILIDAD

# PROCEDIMIENTO CONTABLE DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN RESPONSABLE

Archivo Documentos contabilizados Elabora:

Auxiliar contable

1 Por cada documento contable generado se debe imprimir el documento final del sistema
contable incluir las firmas de quien elaboró, revisó y firmó y adjuntar a todos los soportes
incluidos en ese documento contable. Esto aplica para todos los documentos de contabilidad
siempre que exista movimiento en ellos.

Traslado de recursos ejecutados Documentos contabilizados Elabora:

de cada centro de costos Auxiliar contable

2 Terminado el proceso de contabilización de todos los soportes de manera mensual se debe

hacer el reconocimiento de ingresos directamente proporcional a los gastos realizados
haciendo traslado del rubro total mensual gastado de la cuenta del pasivo de ingresos
recibidos para terceros a la cuenta de ingresos.

Cierre contable de centros de Documentos de contabilización Elabora:

costos Auxiliar contable
Contadora
3 Terminado el proceso de traslados de los centros de costos y finalizado el año fiscal se debe
revisar que los movimientos cargados en los centros de costos correspondan y cuadre
completamente con los informes financieros presentados a los agentes de cooperación y
poder proceder en la terminación del año fiscal con los cierres generales correspondientes.

108
 POLÍTICAS

1. Los traslados se deben realizar de manera mensual después de reconocidos los gastos en cada
centro de costos.

CONTROLES

- CONTROL DE EXACTITUD: Garantizar que los movimientos contables correspondan de manera

general y específica a la naturaleza de las cuentas, que los rubros reconocidos estén aprobados
y en concordancia con las políticas contables, con la razón de ser de la ESAL y sus proyectos
de cooperación.

109
Diagrama de flujo de Contabilidad

110
Tabla 21 - Proceso contable de los Estados Financieros y Diagrama de Flujo

PROCESO CONTABLE DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

OBJETIVO Explicar el proceso general de la elaboración de los Estados Financieros.

RESPONSABLE Auxiliar contable / Contadora.

PROCEDIMIENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

# PROCEDIMIENTO CONTABLE DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN RESPONSABLE

Cierre contable general Documentos contabilizados Elabora:

Auxiliar contable

1 Terminados todos los procedimientos de la contabilidad en global se procede a hacer el cierre

contable de manera general para ello se debe ingresar al sistema contable y poner en marcha
este procedimiento que se hace de manera interna y automática para continuar a la
elaboración de Estados de Situación.

Revisión de los estados Cierres contables Elabora:

financieros generados por Auxiliar contable
el sistema Contadora
2
Finalizado el proceso automático del cierre general se hace una revisión general de los
estados financieros con el fin de que no exista alguna inconsistencia en el proceso, en caso
de que exista hacer los debidos ajustes.

Elaboración de estados Estados financieros generados del Elabora:

financieros sistema. Contadora
3
Al tener la certeza de que la información generada es real y coherente se diligencia de
manera manual los formatos de Estados financieros para el proceso de firmas y archivos.

111
Diagrama de flujo Estados Financieros.

La propuesta de este SIC permitirá a la entidad caso de estudio conocer el funcionamiento

interno en lo que respecta a la descripción de las tareas, requisitos, personal encargado y
responsable de su ejecución y seguimiento, además constituirá una herramienta importante para
brindar inducción sobre la ejecución de los procesos que se llevan a cabo diariamente para la
persona que ocupe el cargo tanto administrativo como contable, permitiendo así un manejo
homogéneo de la información.

112
 3.3 PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN DEL PLAN ÚNICO DE CUENTAS

De acuerdo con las normas contables aplicable para las entidades sin ánimo de lucro PYMES,
no existe una estructura de cuentas similar a las incorporadas en el plan único de cuentas (PUC),
tal como estaba establecido en el Decreto 2650 de 1993. Dando la libertad de establecerlo de
acuerdo con las necesidades de cada entidad, de clasificar sus hechos económicos, sin que esto
altere o influya en la presentación y revelación de los Estados Financieros.

Así las cosas, las autoras después de haber realizado la presentación de los procesos y
procedimientos para el área contable y administrativa que conforman el SIC propuesto para la
ESAL caso de estudio, y en consonancia con ofrecer una mejora y actualización de la
información y las actividades desarrolladas, partieron de analizar el plan de cuentas vigente de
la ESAL, revisando los nombres de las cuentas, el uso que se le daba a cada una de ellas y
considerando sus movimientos, presentarán una propuesta de reestructuración del mismo con
el fin de permitir un registro contable más eficiente y para que en función de las finalidades de
la información contable se pueda obtener información certera, precisa y oportuna para la eficaz
toma de decisiones.

Tabla 22 – Plan Único de Cuentas propuesto para Entidad Caso de Estudio.

CÓDIGO DENOMINACIÓN CÓDIGO DENOMINACIÓN
1 ACTIVO 2 PASIVO
11 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 21 OPERACIONES DE BANCA CENTRAL E
INSTRUMENTOS FINANCIEROS
1105 CAJA 2105 INSTITUCIONES FINANCIERAS
NACIONALES
110505 CAJA GENERAL 210505 SOBREGIROS
110510 CAJAS MENORES 210510 PAGARÉS
1110 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES 2195 OTRAS OBLIGACIONES
FINANCIERAS
111005 CUENTAS CORRIENTES 219505 PARTICULARES
1120 DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES 219520 SOCIOS
FINANCIERAS
112005 CUENTAS DE AHORRO 219595 OTRAS
12 INVERSIONES E INSTRUMENTOS 22 CUENTAS POR COBRAR
DERIVADOS
1205 ACCIONES 2205 NACIONALES
120570 OTRAS ACTIV.DE 23 CUENTAS POR PAGAR
SERVICIOS.COMUNITARIOS, SOCIALES Y
PERSONALES
1225 CERTIFICADOS 2335 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
122505 CERTIFICADOS DE DEPÓSITO A TÉRMINO 233505 GASTOS FINANCIEROS
(C.D.T.)
13 CUENTAS POR COBRAR 233510 GASTOS LEGALES
1305 CLIENTES 233515 LIBROS, SUSCRIPCIONES, PERIÓDICOS Y
REVISTAS

113
130505 NACIONALES 233520 COMISIONES
1325 CUENTA S POR COBRAR A SOCIOS 233525 HONORARIOS
132505 A SOCIOS 233527 PAGO HONORARIOS
132515 CUENTAS POR COBRAR ENTRE 233530 SERVICIOS TECNICOS
PROYECTOS
1330 ANTICIPOS Y AVANCES 233540 ARRENDAMIENTOS
133005 A PROVEEDORES 233545 TRANSPORTES, FLETES Y ACARREOS
133010 A CONTRATISTAS 233550 SERVICIOS PÚBLICOS
133015 A TRABAJADORES 233555 SEGUROS
133095 OTROS 233560 GASTOS DE VIAJE
1340 SUBVENCIONES POR COBRAR 233565 GASTOS DE REPRESENTACIÓN Y
RELACIONES PÚBLICAS
134001 RECURSOS RECIBIDOS DE 233580 DIFERENCIA EN LEGALIZACIONES
ORGANIZACIONES INTERNACIONALES
134005 GASTOS POR EJECUTAR PROYECTOS 233595 OTROS
134010 GASTOS EJECUTADOS DE PROYECTOS 2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE E IMPUESTO DE
TIMBRE
1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y 236505 SALARIOS Y PAGOS LABORALES
CONTRIBUCIONES O SALDOS A FAVOR
135505 ANTICIPO DE IMPUESTOS DE RENTA Y 236510 DIVIDENDOS Y/O PARTICIPACIONES
COMPLEMENTARIOS
135515 RETENCIÓN EN LA FUENTE 23651003 HONORARIOS ART. 384 ET
135525 CONTRIBUCIONES 236515 HONORARIOS
135595 OTROS 23651501 HONORARIOS 10%
1365 CUENTAS POR COBRAR A CONTRATISTAS 23651502 HONORARIOS 11%
136530 RESPONSABILIDADES 236520 COMISIONES
136595 OTROS 236525 SERVICIOS
1380 DEUDORES VARIOS 23652501 SERVICIOS 4%
138005 CUENTAS POR COBRAR A COOPERANTES 23652502 SERVICIOS DEL 6%
138095 OTROS 23652503 SERVICIOS 3.5%
14 INVENTARIOS 236530 ARRENDAMIENTOS
1435 MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA 236535 RENDIMIENTOS FINANCIEROS
EMPRESA
15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 236540 COMPRAS
1504 TERRENOS 23654001 COMPRAS 2.5%
150405 URBANOS 23654002 COMPRAS 3.5%
1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 236550 POR PAGOS AL EXTERIOR
151605 EDIFICIOS 236555 POR INGRESOS OBTENIDOS EN EL
EXTERIOR
151610 OFICINAS 236560 ENAJENACIÓN DE PROPIEDADES PLANTA Y
EQUIPO PERSONAS NATURALES
151695 OTROS 236565 POR IMPUESTO DE TIMBRE

1524 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 236570 OTRAS RETENCIONES Y PATRIMONIO

152405 MUEBLES Y ENSERES 236575 AUTORRETENCIONES
152410 EQUIPOS DE OFICINA 2370 DESCUENTOS DE NÓMINA
152415 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE 237005 APORTES A SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
OFICINA DE PROPIEDAD DE TERCEROS
152495 OTROS 237010 APORTES AL I.C.B.F., SENA Y CAJAS DE
COMPENSACIÓN
1528 EQUIPO DE COMPUTACION Y 237015 APORTES ARL
COMUNICACION
152805 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN 237020 APORTES A FONDO PENSIONALES
152810 EQUIPOS DE COMUNICACIONES 237025 APORTES A FONDOS DE CESANTÍAS
152815 EQUIPOS DE RADIO 237095 OTROS DESCUENTOS DE NÓMINA
152820 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y 2380 ACREEDORES VARIOS
COMUNICACIÓN DE PROPIEDAD DE

114
 TERCEROS

152895 OTROS 238005 DEPOSITARIOS

1592 DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE 238020 REINTEGROS POR PAGAR
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
159205 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 24 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS
159210 MUEBLES Y ENSERES 2404 IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y
COMPLEMENTARIOS
159215 EQUIPO DE OFICINA 240405 VIGENCIA FISCAL CORRIENTE

159220 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 240410 VIGENCIAS FISCALES ANTERIORES

159225 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 2408 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
16 INTANGIBLES 2412 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
1635 LICENCIAS 2416 A LA PROPIEDAD RAÍZ
163505 PROGRAMA CONTABLE HELISA 2436 DE VEHÍCULOS
163510 ANTIVIRUS MCAFEE 243605 VIGENCIA FISCAL CORRIENTE
163515 LICENCIAS OFFICE 243610 VIGENCIAS FISCALES ANTERIORES
18 OTROS ACTIVOS 2495 OTROS
1805 BIENES DE ARTE Y CULTURA 25 BENEFICIOS A EMPLEADOS
180505 OBRAS DE ARTE 2505 NÓMINA POR PAGAR
180510 CENTRO DE DOCUMENTACIÓN 2510 CESANTÍAS
180595 OTROS 2515 INTERESES SOBRE CESANTÍAS
2520 PRIMA DE SERVICIOS
2525 VACACIONES
2530 PRESTACIONES EXTRALEGALES
2540 BENEFICIOS POR TERMINACIÓN DEL
VÍNCULO LABORAL O CONTRACTUAL
28 OTRAS CUENTAS POR PAGAR

2805 AVANCES Y ANTICIPOS RECIBIDOS

281095 OTROS
2815 INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS
281505 VALORES RECIBIDOS PARA TERCEROS
281506 INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS
281520 INGRESOS RECIBIDOS FONDOS VARIOS

CÓDIGO DENOMINACIÓN CÓDIGO DENOMINACIÓN

3 PATRIMONIO 4 INGRESOS
32 SUPERÁVIT DE CAPITAL 41 INGRESOS FISCALES
3210 DONACIONES 4170 Otras ACT. DE SERVICIOS COMUNITARIOS,
SOCIALES Y PERSONALES
321005 EN DINERO 417005 ACTIVIDADES PROYECTOS COOPERACIÓN
321015 EN BIENES MUEBLES 417010 ACTIVIDADES DE ASOCIACIÓN
321020 EN BIENES INMUEBLES 42 OTROS INGRESOS
36 RESULTADOS DEL EJERCICIO 4210 FINANCIEROS

3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO 421005 INTERESES

360505 UTILIDAD DEL EJERCICIO 421020 DIFERENCIA EN CAMBIO

3610 PÉRDIDA DEL EJERCICIO 421095 OTROS

361005 PÉRDIDA DEL EJERCICIO
37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

115
3705 UTILIDADES O EXCEDENTES
ACUMULADOS
370501 UTILIDADES ACUMULADAS
3710 PÉRDIDAS ACUMULADAS

CÓDIGO DENOMINACIÓN

5 GASTOS CÓDIGO DENOMINACIÓN

51 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y 52 GASTOS DE COOPERACIÓN
OPERACIÓN
5105 GASTOS DE PERSONAL 5205 GASTOS DE PERSONAL

510506 SUELDOS 520506 SUELDOS

510521 VIÁTICOS 520521 VIÁTICOS

510524 INCAPACIDADES 520524 INCAPACIDADES

510527 AUXILIO DE TRANSPORTE 520527 AUXILIO DE TRANSPORTE

510530 CESANTÍAS 520530 CESANTÍAS

510533 INTERESES SOBRE CESANTÍAS 520533 INTERESES SOBRE CESANTÍAS

510536 PRIMA DE SERVICIOS 520536 PRIMA DE SERVICIOS

510539 VACACIONES 520539 VACACIONES

510542 PRIMAS EXTRALEGALES 520542 PRIMAS EXTRALEGALES

510545 AUXILIOS 520545 AUXILIOS

510548 BONIFICACIONES 520548 BONIFICACIONES

510560 INDEMNIZACIONES LABORALES 520560 INDEMNIZACIONES LABORALES

510569 APORTES A SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD 520569 APORTES EN SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

510572 APORTES CAJAS DE COMPENSACION 520572 APORTES CAJAS DE COMPENSACION FAMILIAR

FAMILIAR

510575 APORTES I.C.B.F. 520575 APORTES I.C.B.F.

510578 SENA 520578 SENA

510584 GASTOS MEDICOS Y DROGAS 520584 GASTOS MEDICOS Y DROGAS

510595 OTROS 520595 OTROS

5110 HONORARIOS 5210 HONORARIOS

511005 JUNTA DIRECTIVA 521010 REVISORIA FISCAL

511010 REVISORÍA FISCAL 521015 AUDITORIA EXTERNA

511015 AUDITORIA EXTERNA 521020 AVALÚOS

511025 ASESORÍA JURÍDICA 521025 ASESORÍA JURÍDICA

511030 ASESORÍA FINANCIERA 521030 ASESORÍA FINANCIERA

511035 ASESORÍA TÉCNICA 521035 ASESORÍA TÉCNICA

511040 HONORARIOS RÉGIMEN ASALARIADOS 521040 HONORARIOS RÉGIMEN ASALARIADOS

511045 APORTES SS HONORARIOS 52104001 HONORARIOS INVESTIGADOR

5115 IMPUESTOS 52104002 HONORARIOS PEDAGOGO

116
511505 INDUSTRIA Y COMERCIO 52104003 HONORARIOS CONTADORA

511510 DE TIMBRES 52104004 HONORARIOS SECRETARIA

511515 A LA PROPIEDAD RAÍZ 52104005 HONORARIOS ABOGADO

511520 DERECHOS SOBRE INSTRUMENTOS 52104006 HONORARIOS ASISTENTE JURIDICO

PÚBLICOS

511525 DE VALORIZACIÓN 52104007 HONORARIOS COORDINADORA

511530 DE TURISMO 52104008 HONORARIOS COMUNICADOR

511535 TASA POR UTILIZACIÓN DE PUERTOS 52104009 HONORARIOS ADMINISTRADORA

511540 DE VEHÍCULOS 52104010 HONORARIOS PSICÓLOGO

511545 DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS 521045 APORTE SS HONORARIOS

511550 CUOTAS DE FOMENTO 521095 OTROS

511570 IVA DESCONTABLE 5215 IMPUESTOS

511595 OTROS 521505 INDUSTRIA Y COMERCIO

5120 ARRENDAMIENTOS 521515 A LA PROPIEDAD RAÍZ

512010 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 521525 DE VALORIZACIÓN

512015 MAQUINARIA Y EQUIPO 521540 DE VEHÍCULOS

512020 EQUIPO DE OFICINA 521545 DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS

512025 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 521595 OTROS

512030 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 521599 AJUSTES POR INFLACIÓN

512040 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 5220 ARRENDAMIENTOS

512045 FLOTA Y EQUIPO FLUVIAL Y/O MARÍTIMO 522005 TERRENOS

512095 OTROS 522010 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES

5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES 522015 MAQUINARIA Y EQUIPO

512505 CONTRIBUCIONES 522020 EQUIPO DE OFICINA

512510 AFILIACIONES Y SOSTENIMIENTO 522025 EQUIPO DE COMPUTACIÓN

5130 SEGUROS 522030 EQUIPO DE COMUNICACIÓN

513005 MANEJO 522040 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE

513010 CUMPLIMIENTO 522045 FLOTA Y EQUIPO FLUVIAL Y/O MARÍTIMO

513060 RESPONSABILIDAD CIVIL Y 522050 EQUIPOS DE SONIDO E IMPLEMENTOS PARA

EXTRACONTRACTUAL EVENTOS

513075 OBLIGATORIO ACCIDENTE DE TRÁNSITO 522095 OTROS

513095 OTROS 5225 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES

5135 SERVICIOS 522505 CONTRIBUCIONES

513505 ASEO Y VIGILANCIA 522510 AFILIACIONES Y SOSTENIMIENTO

513510 TEMPORALES 5230 SEGUROS

513515 ASISTENCIA TÉCNICA 523005 MANEJO

513520 PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE 523010 CUMPLIMIENTO

DATOS

513525 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 523040 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE

117
513530 ENERGÍA ELÉCTRICA 523060 RESPONSABILIDAD CIVIL Y
EXTRACONTRACTUAL

513535 TELÉFONO 523075 OBLIGATORIO ACCIDENTE DE TRÁNSITO

513540 CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS 523095 OTROS

513545 FAX Y TELEX 5235 SERVICIOS

513550 TRANSPORTE, FLETES Y ACARREOS 523505 ASEO Y VIGILANCIA

513555 GAS 523510 TEMPORALES

513560 INTERNET 523515 ASISTENCIA TÉCNICA

513565 PLANES DE CELULAR 523520 PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS

513595 OTROS 523525 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

5140 GASTOS LEGALES 523530 ENERGÍA ELÉCTRICA

514005 NOTARIALES 523535 TELÉFONO

514010 REGISTRO MERCANTIL 523540 CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS

514015 TRÁMITES Y LICENCIAS 523545 FAX Y TELEX

514025 CONSULARES 523550 TRANSPORTE, FLETES Y ACARREOS

514095 OTROS 523555 GAS

5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 523560 PROPAGANDA Y PUBLICIDAD

514510 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 523595 OTROS

514515 MAQUINARIA Y EQUIPO 5240 GASTOS LEGALES

514520 EQUIPO DE OFICINA 524005 NOTARIALES

514525 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 524010 REGISTRO MERCANTIL

514530 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 524015 TRÁMITES Y LICENCIAS

514540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 524020 ARANCELES PROCESOS JURÍDICOS

514570 OTROS 524025 CONSULARES

5150 ADECUACION E INSTALACION 524095 OTROS

515005 INSTALACIONES ELÉCTRICAS 5245 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

515010 ARREGLOS ORNAMENTALES 524505 TERRENOS

515015 REPARACIONES LOCATIVAS 524510 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES

515095 OTROS 524515 MAQUINARIA Y EQUIPO

5155 GASTOS DE VIAJE 524520 EQUIPO DE OFICINA

515505 ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN 524525 EQUIPO DE COMPUTACIÓN

515510 PASAJES FLUVIALES Y/O MARÍTIMOS 524530 EQUIPO DE COMUNICACIÓN

515515 PASAJES AÉREOS 524540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE

515520 PASAJES TERRESTRES 524570 OTROS

515525 PASAJES FÉRREOS 5250 ADECUACION E INSTALACION

515595 OTROS 525005 INSTALACIONES ELÉCTRICAS

5160 DEPRECIACIONES 525010 ARREGLOS ORNAMENTALES

516005 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 525015 REPARACIONES LOCATIVAS

516010 MAQUINARIA Y EQUIPO 525095 OTROS

118
516015 EQUIPO DE OFICINA 5255 GASTOS DE VIAJE

516020 EQUIPO DE COMPUTACIÓN 525505 ALOJAMIENTO Y MANUTENCIÓN

516025 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 525510 PASAJES FLUVIALES Y/O MARÍTIMOS

516035 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 525515 PASAJES AÉREOS

5165 AMORTIZACIONES 525520 PASAJES TERRESTRES

516510 INTANGIBLES 525525 PASAJES FÉRREOS

516595 OTRAS 525530 PEAJES - COMBUSTIBLE

5195 DIVERSOS 525595 OTROS

519505 COMISIONES 5260 DEPRECIACIONES

519510 LIBROS, SUSCRIPCIONES, PERIÓDICOS Y 526005 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES

REVISTAS

519515 MÚSICA AMBIENTAL 526010 MAQUINARIA Y EQUIPO

519520 GASTOS DE REPRESENTACIÓN Y 526015 EQUIPO DE OFICINA

RELACIONES PÚBLICAS

519525 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA 526020 EQUIPO DE COMPUTACIÓN

519530 UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS 526025 EQUIPO DE COMUNICACIÓN

519535 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 526035 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE

519540 ENVASES Y EMPAQUES 5265 AMORTIZACIONES

519545 TAXIS Y BUSES 526510 INTANGIBLES

519550 ESTAMPILLAS 526595 OTRAS

519555 MICROFILMACIÓN 5295 DIVERSOS

519560 CASINO Y RESTAURANTE 529505 COMISIONES

51956010 ALIMENTACIÓN 529510 LIBROS, SUSCRIPCIONES, PERIÓDICOS Y

REVISTAS

519561 VIÁTICOS 529515 MÚSICA AMBIENTAL

519565 PARQUEADEROS 529520 GASTOS DE REPRESENTACIÓN Y RELACIONES

PÚBLICAS

519571 PUBLICACIONES 529525 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERÍA

519572 MORA EN SEG SOCIAL 529530 UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS

519580 APORTES SOLIDARIDAD 529535 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

519595 OTROS 529540 ENVASES Y EMPAQUES

5199 PROVISIONES 529545 TAXIS Y BUSES

519910 DEUDORES 529550 ESTAMPILLAS

519915 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 529555 RECARGAS A CELULARES

519995 OTROS ACTIVOS 529560 CASINO Y RESTAURANTE

52956010 ALIMENTACIÓN

529561 VIÁTICOS

529565 PARQUEADEROS

119
 529570 DOTACIONES INSTITUCIONALES

529580 AYUDAS HUMANITARIAS

529595 OTROS

5299 PROVISIONES

529910 DEUDORES

529920 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO

529995 OTROS ACTIVOS

CÓDIGO DENOMINACIÓN CÓDIGO DENOMINACIÓN

53 NO OPERACIONALES 54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
5305 FINANCIEROS 5405 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
530505 GASTOS BANCARIOS 540505 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS
530515 COMISIONES 59 GANANCIAS Y PÉRDIDAS
530520 INTERESES 5905 GANANCIAS Y PÉRDIDAS
530525 DIFERENCIA EN CAMBIO 590505 GANANCIAS Y PÉRDIDAS
530595 OTROS 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
5310 PÉRDIDA EN RETIRO DE BIENES 83 DEUDORAS DE CONTROL
531030 RETIRO DE PROPIEDADES PLANTA Y 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
EQUIPO
531035 RETIRO DE OTROS ACTIVOS 93 ACREEDORAS DE CONTROL
5315 GASTOS EXTRAORDINARIOS
531505 COSTAS Y PROCESOS JUDICIALES
531510 ACTIVIDADES CULTURALES Y CÍVICAS
531515 COSTOS Y GASTOS DE EJERCICIOS
ANTERIORES
531520 IMPUESTOS ASUMIDOS
531525 GASTOS SUMIDOS
531530 INTERESES DE MORA
531595 OTROS
5395 GASTOS DIVERSOS
539505 DEMANDAS LABORALES
539510 DEMANDAS POR INCUMPLIMIENTO DE
CONTRATOS
539515 INDEMNIZACIONES
539520 MULTAS, SANCIONES Y LITIGIOS
539525 DONACIONES
539595 OTROS

Fuente: Elaboración Propia

120
 3.4 PRESENTACIÓN DE INFORMES A LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN

Presentada la propuesta de reestructuración del Plan Único de Cuentas y en pro de ofrecer

mejoras en el funcionamiento de las áreas, las autoras presentan en este apartado los tipos de
informes que se elaboran para los usuarios de la información, clasificandose en dos grupos.

El primer grupo corresponde a los informes financieros y narrativos que exige cada uno de los
cooperantes internacionales en donde se da cuenta de la ejecución de los recursos (informes
financieros) y del impacto que tuvieron las actividades en las comunidades beneficiarias
(informes narrativos). Actualmente la ESAL caso de estudio cuenta con cinco cooperantes
internacionales a los cuales se les presentan informes con la siguiente temporalidad:

Tabla 23 – Calendario de Informes Financieros y Narrativos.

Cooperante Informe Financiero Informe Narrativo

Cooperante 1 Trimestral Semestral
Cooperante 2 Semestral Semestral
Cooperante 3 Anual Anual
Cooperante 4 Semestral Semestral
Cooperante 5 Trimestral Noveno mes y anual.
Fuente: Elaboración Propia

Estos informes dan cuenta de la ejecución realizada conforme en lo proyectado, presupuestado

y aprobado en los convenios firmados con cada cooperante, siendo estos el medio por el cual
los cooperantes internacionales vistos como usuarios de la información contable y financiera
evidencian la corecta y oportuna ejecución de los proyectos.

Ahora bien, el segundo grupo de informes para usuarios de la información corresponden a los
Estados Financieros bajo normas internacionales que la ESAL caso de estudio por pertenecer
al grupo II de las NIIF- Pymes debe implementar buscando representar correctamente su
información financiera. A continuación se presentan los modelos de los Estados Financieros:

121
Modelo de Estado de Situación Financiera

122
Modelo de Estado de Resultados

123
Modelo de Estado de Flujos de Efectivo

124
Modelo de Estado de Cambios en el Patrimonio

Finalizada la presentación de los modelos de Estados Financieros para la ESAL caso de estudio,
las autoras han culminado la presentación de los elementos que componen el SIC, los cuales
consideran oportunos y necesarios para un óptimo desempeño del área administrativa y
contable. Considerando el ciclo contable como un todo: recepción, procesamiento y el
resultado final de la información financiera, el cual es representado en los estados financieros.
Es importante mencionar que no existe una ruta establecida de manera general como la única
aceptada, pero, la desarrollada por las autoras si es puesta en práctica de forma adecuada
permitirá la obtención de resultados oportunos y veraces.

3.5 RECOMENDACIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SIC

Para dar cierre a este capítulo del diseño del Sistema de Información Contable y, entendiendo
que la finalidad de este trabajo de investigación es el diseño y no la implementación, las autoras
se permiten presentar en este apartado una serie de recomendaciones generales que conduzcan
a una óptima implementación del Sistema de Información Contable en la ESAL Caso de
estudio:

1. Revisión y actualización de normas y políticas: en el momento en que se vaya a dar

inicio a la implementación del SIC se debe revisar la normatividad aplicable a la ESAL
caso de estudio, así como en las políticas a nivel general establecidas y hacer los ajustes
a que haya lugar.

125
2. Revisión y actualización de diagnóstico interno y externo: con el fin de implementar un
SIC veraz y oportuno se debe hacer una revisión del estado en el que se encuentre la
ESAL caso de estudio para de esa manera validar y tener certeza de que las necesidades
que dieron lugar al actual diseño del sistema de información contable se mantienen,
asegurando que su implementación será oportuna y basta para satisfacerlas.
3. Socialización y capacitación: es importante previa implementación del SIC socializar
con los miembros del equipo de trabajo el diseño del mismo mencionando el objetivo
del mismo y el papel que tendrá cada uno de ellos en el proceso tanto de implementación
como de continuidad permitiendo de esta manera un relacionamiento con los nuevos
procedimientos y resolver oportunamente las dudas que se generen.
4. Acompañamiento y Monitoreo del SIC: finalmente dando inicio al proceso, las
personas del área administrativa y contable deben estar en continuo acompañamiento
de la dirección y el equipo coordinador para dar frente y oportuna respuesta a la toma
de decisiones a que haya lugar, así como también una comprensión profunda sobre el
sistema que se esté ejecutando lo cual permite revisiones, correcciones y proyecciones
a partir de su amplio conocimiento.

126
 4. CONCLUSIONES

Transitar por la experiencia de realizar esta monografía nos invitó como autoras a
confrontarnos frente a las insatisfacciones y frustraciones que dieron lugar a esta investigación.
Este ejercicio nos permitió encontrar nuestra propia dinámica para desarrollarla entendiendo
cómo funciona de manera interna una ESAL. Profundizar en la entidad caso de estudio para
conocer sus particularidades, evidencia como se ve afectada tanto interna como externamente
por factores que, desde los diferentes puntos de vista de los usuarios de la información, se
consideran oportunidades de mejora para la organización.

La primera conclusión que nos queda de la elaboración de este trabajo de investigación, es que
las entidades sin ánimo de lucro son universos que no fueron tan explorados en nuestros
procesos de formación en la Universidad del Valle, pese a que estás entidades han
experimentado un alto grado de expansión y se han posicionado como una de las formas
asociativas más comunes. Igualmente, también es importante considerar la poca bibliografía
disponible en comparación con las entidades con ánimo de lucro.

Ahora bien, al adentrarnos en el universo de las ESAL y centrando nuestra vista en la entidad
caso de estudio realizamos un análisis interno y externo que nos permitió evidenciar a nivel
interno lo siguiente: 1. Se hace necesario reestructurar las funciones del área administrativa-
contable para poder dar cumplimiento a las tareas estipuladas para cada uno de los cargos, 2.
Implementar políticas que permitan un mayor control interno en las operaciones de la ESAL y
3. Promover el cumplimiento de las funciones para obtener mayor eficacia. Por su parte el
análisis del entorno externo nos permitió evidenciar dos enfoques importantes el primero es
que la influencia del contexto afecta gravemente el desarrollo de los planes y proyecciones que
se tienen no solo para el área administrativa - contable, sino para la organización en general, y
segundo que no se puede perder de vista la dependencia y la variabilidad que tiene la entidad
caso de estudio con las fuentes de financiación por cooperación internacional, dado que se
depende en gran medida del comportamiento de los mercados para asegurar los ingresos
proyectados a mediano y largo plazo los cuales dependen en gran medida de las condiciones
políticas y del enfoque de los planes estratégicos de los cooperantes para la incidencia
estructural en el territorio nacional.

127
Así las cosas, al desarrollar los métodos de investigación propuestos, pusimos en práctica las
técnicas de recolección de datos que nos permitieron acercarnos a los sentires y percepciones
de los usuarios de la información contable ratificando los hallazgos de los diagnósticos internos
y externos y contrastarlos con las tensiones propias de las autoras, evidenciando:

1. Sobresale la existencia de tensiones por no poder desligar el cumplimiento de la norma

y de los ritmos y tiempos propios de cada cooperante con la salvaguarda de los derechos
humanos, sociales, económicos, culturales y ambientales de las comunidades
beneficiarias.
2. Cada usuario de la información contable la llena de significado de acuerdo a su
necesidad, es por ello que se hace necesario producir información transparente,
pertinente y veraz para generar así confianza en los usuarios de la información.
3. Las comunidades toman como referencia el trabajo desarrollado por la entidad caso de
estudio y consideran importante realizar procesos de formación en los temas
administrativos y contables, para fortalecer a las comunidades de base en el desarrollo
de sus propios procesos productivos.

Tras el recorrido realizado por las autoras a lo largo de la presente investigación encontraron
puntos comunes que permiten responder las preguntas que dieron vida al planteamiento del
problema. Partiendo del reconocimiento de las tensiones internas y externas de cada
organización se pueden identificar los elementos particulares que permiten producir
información contable con significado para los stakeholders, lo cual está mediado por contar
con una estructura clara, definida y transparente que permita la optimización y control de los
recursos significando esto en una adecuada la toma de decisiones, todo esto se consigue con el
diseño e implementación del Sistema de Información Contable.

128
 5. BIBLIOGRAFÍA
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