Manuel Salas, Luisa Romero, Andrea Galvan

Descripción de
N° Actividad Responsable
actividades

Inicio de procedimiento

Realizar la apertura del mes

Realizar apertura en a liquidar.
el Sistema de Validar en el archivo Excel la
1. Jefe de nómina
Nómina del periodo a aplicación de
liquida los conceptos de referencia
o parametrizados

Se reciben todas las

novedades de nómina
internas y externas que
luego serán entregadas al
jefe de nómina; tales como
inasistencia, permisos,
embargos, incapacidades,
Recepcionar las bonificaciones, horas
novedades de extras, turnos ( en el caso de
nómina con los los vigilantes), descuentos
2. de matrículas, deducciones Jefe de nómina
documentos de (Cooperativas, bancos,
soporte casas crediticias, juzgados)
directamente desde las
entidades financieras, en el
caso de las deducciones,
con los respectivos soportes
físicos.
Nota 1: Para el descuento
de matrícula se recibe la
autorización del
 descuento por nómina.

Se obtienen y clasifican
Clasificar las todas las novedades,
3. novedades y además se entregan al Jefe de nómina
entregarlas analista de nómina para
corroborarlas.

Se cerciora de que las

novedades sean
Recibir, Verificar y
4. consistentes, así como, los Analista de nómina
remitir las novedades
documentos de soporte.

En caso de presentar
inconsistencias en las
¿Hay novedades y/o en los
5. Analista de nómina
inconsistencias? documentos soportados:
dirigirse a la actividad 2
No: dirigirse a la actividad 6

Se incorpora las novedades

Recibir e incorporar correspondientes en el
las novedades en el Excel (sistema)
6. Auxiliar de nómina
Excel establecido para la
correspondiente liquidación de la
nómina

Se verifican las novedades

Examinar que las teniendo en cuenta los
novedades documentos de soporte, al
7. Auxiliar de nómina
ingresadas sean igual de que todas hayan
correctas sido incorporadas al Excel
(sistema)
 ¿Hay alguna
novedad Sí: dirigirse a la actividad 2
8. Auxiliar de nómina
inconsistente o No: dirigirse a la actividad 9
faltante?

De acuerdo a las
Proyección de los novedades, se establece la
9. recursos proyección del uso de los Jefe de nómina
presupuestales recursos financieros para
los pagos

Se realiza la liquidación de
Generar la
la nómina de acuerdo los
10. liquidación de Jefe de nómina
registros en el Excel
Prenómina
(sistema).

Se envían a los
responsables de firmar y
Enviar la liquidación
11. aprobar la prenómina para Auxiliar de nómina
a revisión
establecerla como la
definitiva

Verificar y aprobar el reporte

Recibir y hacer Vicerrector
previo de la nómina para
12. revisión de la Administrativo y
convertirlo en el reporte
prenómina Financiero
oficial de aquella.

¿Existen Sí: Dirigirse a la actividad 2 Vicerrector

13. inconsistencias en la No: Continuar con la Administrativo y
prenómina? actividad 14 Financiero

Se aprueba el reporte
Vicerrector
Aprobar la nómina y preliminar y se convierte en
14. Administrativo y
firmar la liquidación definitiva la liquidación de
financiero
nómina que fue realizada
 Envío y revisión de
15. nómina por parte del Recibe y revisa la nómina Rectoría
rector

Sí: Dirigirse a la actividad 2

¿Encuentra
16. No: Continuar con la Rectoría
desaciertos?
actividad 17

Se envía la liquidación de
Remitir la liquidación nómina al departamento
de nómina al financiero para que sean
17. Jefe de nómina
departamento de revisados los recursos
finanzas disponibles y luego ser
firmada por el revisor fiscal.

Se revisan los recursos

Revisión de los disponibles para hacer Departamento
18.
recursos disponibles efectiva la liquidación de financiero
nómina

¿Son suficientes los Sí: Continuar con la

Departamento
19. recursos actividad 20
financiero
disponibles? No: Dirigirse a la actividad 9

Se firma el Certificado de
Autorización de nómina remitido y se Departamento
20.
pagos procede a la aprobación de financiero
los pagos

Una vez revisada la

Generar orden de disponibilidad Departamento
21.
pago Presupuestal y de firmar, se financiero
dispone a generar los pagos

22. Elaborar, imprimir y Se realizan los Departamento

 enviar comprobantes de financiero
Comprobante de pago teniendo en cuenta la
pago al base de
Empleado datos con la cual se realiza
una
combinación de
correspondencia
para luego imprimir y enviar
el
comprobante de pago al
empleado
por medio electrónico.

Enviar al área de talento

Envío de Soportes de humano (analista de Departamento
23.
pago de nómina. nómina) los soportes de los financiero
pagos hechos.

Reportar o informar a
terceros sobre los pagos,
Reportar a terceros como los bancos o servicios
24. sobre los pagos y de salud prepagada, los Analista de nómina
enviar los archivos descuentos así como la
evidencia.

Se archiva la liquidación de
nóminas,
Archivar los
así como también los turnos
25. documentos Jefe de nómina.
de
Pertinentes
vigilancia, la planilla de
pagos de
recargos extras, domingos y
 festivos
Relación de libranzas,
Descuentos de
administrativos y también
los archivos de pagos a
entidades externas

Fin del proceso