INVESTIGACION

POLITICAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Trabajo presentado al docente:

CARLOS PACHECO

Elaborado por los Estudiantes:

RENSO AGUILERA ORTEGA
RODRIGO RUZ LOPEZ

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL CARIBE “CECAR”

FACULTADA DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVA
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
IX SEMESTRE - JORNADA NOCTURNA
SEPTIEMBRE 2011
 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En Colombia hoy en día se puede observar que gran parte de las empresas, tanto del
sector privado como el público implementan políticas de control en cada una de sus
áreas, buscando minimizar los riesgos de no alcanzar los objetivos propuestos, y así,
elevar sus ganancias.

Las políticas de control administrativo aplicadas en estas empresas, buscan garantizar

que los objetivos planteados por cada una de estas, sean alcanzados a plenitud, ya que la
idea de controlar esta centrada en que los procesos se manejen dentro de los parámetros
establecidos.

Aunque estas empresas tratan de todas formas de disminuir sus pérdidas en cada uno de
sus recursos (tiempo, humano, técnico, entre otros), no logran alcanzar el estatus que
ellas buscan, ya que se evidencia de forma financiera y visual que se desperdician gran
parte de dichos recursos.

Como prueba de todo esto en la ciudad de Sincelejo, se evidencia que son pocas las
organizaciones que tienen plasmados sus procesos de control por escrito, ya que al
indagar en algunas de estas, informan que sí tienen políticas de control, pero que son
manejadas de forma verbal.

La comercializadora de materiales para la construcción “La Bloquera”, es una

organización con más de 14 años de experiencia en el mercado manufacturero de
Sincelejo, esta se ha mantenido vigente y ha tenido una buena aceptación frente a la
gran demanda local.

“La Bloquera” forma parte de muchas organizaciones de este tipo en Sincelejo, debe
tener claridad sobre las políticas internas de control administrativo que deben manejar ,
ya que estas centran su actividad comercial en la conversión de materia prima a
productos terminados, y es en cado uno de estas estaciones de trabajo donde hay que
plantear objetivos en caminados hacia la disminución de desperdicios, por tal razón la
gran importancia de tener claros los motivos de dichas perdidas, buscando con esto
disminuir la diferencia entre los objetivos propuestos y los porcentajes alcanzados sobre
la misma.
Dado lo anterior, se hace pertinente analizar detalladamente las políticas de control
administrativo de la comercializadora de materiales para la construcción “La Bloquera”,
con la finalidad de ofrecer a esta, estrategias que le permitan mejorar las políticas
actuales.
 OBJETIVO GENERAL

Realizar un diagnostico sobre las políticas de control administrativo manejadas en la

actualidad por la comercializadora de materiales para la construcción “La Bloquera”

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Conocer las políticas de control administrativo, de la comercializadora de

materiales para la construcción “La Bloquera”

 Analizar el sistema actual de control de la comercializadora de materiales para la

construcción “La Bloquera”

 Describir como se aplican las políticas de control en cada una de las áreas de la
comercializadora de materiales para la construcción “La Bloquera”

 Realizar un análisis detallado de cada proceso de control ya establecido dentro

de la comercializadora de materiales para la construcción “La Bloquera”

 Presentar una propuesta para mejorar las políticas de control administrativo de la

comercializadora de materiales para la construcción “La Bloquera”
 JUSTIFICACION

Las organizaciones en la actualidad buscan hacer que sus procesos se mantengan dentro
de parámetros establecidos por la misma, buscando disminuir los riesgos de tener
pérdidas o desperdicios dentro de cada uno de estos, para esto las organizaciones
establecen políticas de control.

Las políticas de control administrativo, planteadas en algún momento por Henri Fayol,
entran a formar parte importante de las empresas, ya que es por medio de estas
políticas, que se pueden identificar posibles oportunidades de mejora en los procesos. El
control administrativo es un tema tratado hoy en día por muchas organizaciones, las
cuales tienen clara la importancia de establecer metas alcanzables y cumplir con estas
mismas.

Hoy en día las organizaciones manufactureras en Sincelejo, dentro de las que se

encuentra la comercializadora de materiales para la construcción “La Bloquera”
muestran que estas podrían presentar mejores utilidades, a partir de la mejora en muchos
de sus procesos de control, desde la administración de los negocios, por lo cual es de
vital importancia mostrar las oportunidades de mejora del sistema actual, tratando de
inquietar a los administrativos de estas, a buscar una mejor forma de controlar cada
proceso.

Al analizar el sistema actual de la comercializadora de materiales para la construcción

“La Bloquera”, se pretende realizar un análisis, buscando presentar mejoras al sistema
actual.

Este análisis es de vital importancia para la empresa, ya que con esto se busca el
progreso de la misma en cada una de sus actividades, tratando de igual forma de
disminuir sus desperdicios y tiempos ociosos al finalizar cada proceso.

Por otro lado la necesidad de plantear con claridad políticas de control administrativo
encaminadas a interactuar con la diaria operación del negocio se hace fundamental, ya
que esta debe buscar la optimización de sus procesos y la estandarización de los
mismos, dirigiendo cada uno de estos a la permanencia y crecimiento de dicha
organización.
Este proyecto puede ser visto como base para las próximas generaciones interesadas en
introducirse en este medio y de igual forma ser tomado por la empresa “La bloquera”
como una guía que le permita alcanzar estándares más altos en sus procesos.

Además es de vital importancia conocer cómo se estructura una empresa manufacturera

desde la vista de las políticas de control administrativo, ya que en la actualidad,
Sincelejo presenta escasez de organizaciones de este tipo, que tengan contemplado y
estructurado dicho sistema.
 MARCO TEORICO

A la vista del control, las empresas manufactureras deben estar estructuradas de tal
forma que permitan una revisión estricta y constante, dentro de cada una de sus
actividades. En este sentido algunos autores (Robbins, Stoner, Fayol), señalan que el
control en el proceso administrativo que contribuye a que la organización establezca con
efectividad sus medios de acciones estratégicas, en la planeación de cada proceso
administrativo ejecutado por la empresa.

En este mismo lineamiento, se refleja que existen seis tipos de controles con sus
diferentes políticas:

Control Gerencial: Está orientado a las personas, con el objeto de influir en los en los
individuos para que las acciones y comportamientos sean conscientes con los objetivos
de la organización.

Control Contable: comprende todas las normas y procedimientos contables

establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están
relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad de
los registros contables.

Control Operativo de Gestión: está orientado a procesos y tareas ya ejecutadas.

Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que se necesitan
para alcanzar los objetivos de la organización.

Control Presupuestario: es una herramienta técnica, en la que se apoya el control de

gestión, basado en la dirección u objetivos. Consistente en confrontar periódicamente el
presupuesto frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de
poner en evidencia las desviaciones.

Control Informático: está orientado a lograr el uso de la tecnología y la informática

como herramienta de control; su objetivo será mantener controles automáticos efectivos
y operativos sobre las operaciones.
Control Administrativo u Operativo: "se relacionan con normas y procedimientos
relativos a la eficiencia operativa y la adhesión a las políticas prescritas por la
administración".

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en

los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos
mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con
respecto a los estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas
utilizan parte de su energiza para retroalimentar información se compara el desempeño
con un estándar e inicia la acción correctiva.

Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de

retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este aspecto
se puede ver con claridad al observar el proceso de retroalimentación en el control
administrativo el la figura. Este sistema presenta el control en una forma más compleja
y realista que si se considera solamente como un asunto de fijación de estándares,
medición del desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el
desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican las
desviaciones; pero después, para realizar las correcciones necesarias deben desarrollar
un programa de acción correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeño deseado.
Por lo tanto se debe tener claro sobre cuál de estos mencionados se debe trabajar, a la
hora de dar funcionalidad de control a una actividad analizada.

Para Robbins, el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que
aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier
desviación significativa".

Sin embargo Stoner, lo define como: "El control administrativo es el proceso que
permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas"

Mientras que para Fayol, el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al
programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene
la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se puedan reparar y evitar su
repetición".

Siguiendo con el control, según el boletín 3050 de estudio de control interno de los
contadores de Perú, definen la los elementos de la estructura del control interno así: “La
estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y procedimientos
establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos
específicos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos:

a) El ambiente de control.
b) La evaluación de riesgos.
c) Los sistemas de información y comunicación.
d) Los procedimientos de control.
e) La vigilancia

En la publicación realizada por Giovanny E. Gómez, sobre manuales de procedimiento

y su aplicación dentro del control interno de diciembre de 2001, plantea que: “La
empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe elaborar un
manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las actividades y establecer
responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de los objetivos
organizacionales.

El manual de procedimientos, es un componente del sistema de control interno, el cual

se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.”

A demás de esto este mismo (Giovanny E. Gómez) plantea que: La evaluación del
sistema de control interno por medio de los manuales de procedimientos afianza las
fortalezas de la empresa frente a la gestión. En razón de esta importancia que adquiere
el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el
levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el
principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para
alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

A demás se plantes unos objetivos y políticas en caminadas al mejoramiento del

proceso:

 El desarrollo y mantenimiento de una línea de autoridad para complementar los

controles de organización.
 Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las
posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.

 Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta

información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.

 Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles

ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñados para
presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como
para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y
técnicamente identificados, dándole la importancia que cada uno merece dentro del
proceso productivo u operacional 

 La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido

como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima
protección posible contra errores, fraude y corrupción.
  La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de
control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión
proyectada y los objetivos futuros.

 La correcta disposición de los controles validos, de tal forma que se estimulen la

responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así
como la extensión de los necesarios.

Luego se presenta el contenido del manual de procedimientos:

- Título y código del procedimiento.

- Introducción: Explicación corta del procedimiento.

- Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

- Descripción del procedimiento.

 Objetivos del procedimiento

 Normas aplicables al procedimiento

 Requisitos, documentos y archivo

 Descripción de la operación y sus participantes

 Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento 

- Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del

proceso.

- Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.

- Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.

- Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de

autocontrol.
Justificación del contenido manual de procedimientos frente al control
interno.
Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que
tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los
lineamientos y exigencias establecidas por la ley. 

Dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el momento de plantear y

justificar, el establecimiento de objetivos:

 La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.

 La evaluación del sistema de organización.

 Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.

 Las normas de protección y utilización de recursos.

 La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de

personal.

 La generación de recomendaciones.

 La creación de sistemas de información eficaces.

 El establecimiento de procedimientos y normas.

 La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.

 El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.

 La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.

 La generación y aplicación de procedimientos son aplicables a cada una de las

empresas, en los diferentes artículos referentes al Control Interno se podrá
ahondar sobre los temas específicos de cada departamento o sección
empresarial.
 MARCO CONCEPUAL

CONTROL: Función administrativa, que permite verificar, constatar, palpar,

medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

POLITICA: Rrepresenta el marco de referencia para la realización de las

acciones que se deben emprender en una empresa en un periodo de tiempo. La
política debe incluir tres cosas: “que debemos hacer, como hacer para llegar a
hacerlo, y la medida empleada para evaluar lo que hemos hecho”.

EMPRESA MANUFACTURERA: Dice de todas aquellas que tienen como fin

elaborar o convertir materias primas, productos semi-elaborados y productos
terminados, con la finalidad de tranzarlos en el mercado nacional o internacional
y dentro de estas tenemos: Empresas que producen bienes de producción, estas
tienen como fin satisfacer la demanda de empresas de consumo final, y
Empresas que producen bienes de consumo final, las que se alimentan de las
empresas que producen bienes de producción.

FUNCION: Conjunto de actividades afines, dirigidas a proporcionar a las

unidades de una organización los recursos y servicios necesarios para hacer
factible la operación institucional.

SISTEMA: Es un conjunto de "elementos" relacionados entre sí, de forma tal

que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos.
 MARCO ESPACIAL

Esta investigación se realizara en la comercializadora de materiales para la construcción

“La Bloquera”, la cual queda ubicada en la ciudad de Sincelejo, en el departamento de
Sucre.

Dirección: Calle 25 # 27 – 42 Av. Las Peñitas

 MARCO TEMPORAL

La investigación sobre las políticas de control administrativo de la comercializadora de

materiales para la construcción “La Bloquera”, Abracara un periodo de 3 meses
(Agosto, Septiembre, Octubre de 2011)