CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

ADQUISICIONES

LÍDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO

JEFE DE LA OFICINA DE ADQUISICIONES APOYO
OBJETIVO ALCANCE
Adquirir los bienes, servicios y obra pública que demande la Administración Municipal, en Inicia con identificación de las necesidades de bienes, servicios y obra pública y termina
total acatamiento de la normatividad legal y bajo parámetros de eficiencia, calidad, con la ejecución de las actividades contractuales descritas mediante acta de terminación
transparencia y oportunidad. y/o acta de liquidación.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: (CICLO PHVA)

Usuarios/Partes
Proveedores Entradas Actividades Salidas
Interesadas

Proceso Identificación de necesidades y

Contexto Estratégico de la
Direccionamiento Entidad Identificar las necesidades y expectativas de los usuarios y expectativas de los usuarios y
estratégico. partes interesadas en el proceso partes interesadas en el proceso
Necesidades y expectativas
Secretarías de de los usuarios y partes Analizar el contexto estratégico de la entidad, identificando Identificación de oportunidades y
riesgos para el proceso
Despacho y áreas interesadas en el proceso oportunidades y riesgos para el proceso
adscritas a la Política y Objetivos de Plan Anual de Adquisiciones. Proceso de
Identificar las necesidades de Bienes, Servicios y Obra Adquisiciones
Administración Calidad. Manual de Supervisión e
municipal y P Pública del Municipio. Procesos de la Entidad
Plan de Desarrollo Interventoría.
Congreso de la Elaborar el Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y Unidades
Planes de Acción Normatividad consultada y
República, obra pública de acuerdo con el plan de desarrollo y las Administrativas.
actualizada.
Gobierno Nacional. Documentación aplicable al normas contractuales sobre la materia.
proceso. Procedimientos documentados de
Altas Cortes. acuerdo a la modalidad de
Consultar las leyes y decretos referentes a los bienes,
Necesidades de selección y de contratación
Asamblea Concejo servicios y obra pública requeridos.
Contratación. aplicable.
Municipal.
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ADQUISICIONES

Usuarios/Partes
Proveedores Entradas Actividades Salidas
Interesadas
Procesos del SIGI. Normatividad Aplicable. Consultar la Jurisprudencia aplicable al proceso contractual.
Proceso de Requerimientos de bienes,
Consultar todos los Actos Administrativos aplicables al
Planificación servicios y obra pública.
Proceso de Adquisiciones.
Financiera.
Normatividad e información
Proceso de sobre Plan de Adquisiciones Definir la información documentada que debe ser aplicada
Adquisiciones. de bienes, servicios y obra en la ejecución del proceso.
pública.
Identificar los recursos necesarios para la gestión del
Leyes, Decretos Nacionales proceso.
y Departamentales.
Información de los Procesos
del Sistema Integrado de
Gestión.
Presupuesto.

Procesos de la Plan anual de Adquisiciones. Invitación Pública. Procesos de la Entidad.

Desarrollar etapa precontractual de acuerdo a las
Entidad.
Registro de Banco de modalidades de selección aplicable para Adquirir los bienes, Resolución de Apertura. Secretarías de
Proceso de Proyectos. servicios y obra pública requeridos. Despacho y
Pliegos de Condiciones.
Adquisiciones. Dependencias de la
Certificados de
Registrar proveedores. Contratos. Administración
Departamento disponibilidad presupuestal y H
Bienes. Municipal.
Administrativo de registro presupuestal. Desarrollar la etapa contractual y pos contractual, de
Planeación. acuerdo a la modalidad de selección o de contratación Servicios. Ciudadanos del
Documentación asociada al
Secretaría de proceso. aplicable para Adquirir los bienes, servicios y obra pública Municipio de Itagüí.
Informes de Interventoría.
Hacienda. requeridos. Población beneficiaria
Manual de Contratación. Evaluación de Contratistas. de la ejecución del
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Usuarios/Partes
Proveedores Entradas Actividades Salidas
Interesadas
Comité Asesor de Manual de Supervisión e Recibir los bienes y servicios y Ejecutar las labores de Contratos. contrato.
contratación. Interventoría. supervisión e interventoría.
Acta de recibo a satisfacción de Agencia Colombia
Ordenador del Pólizas de Garantía. los bienes, servicios y obra compra eficiente –
Preparar, entregar, enviar o publicar la información
Gasto. relacionada con el proceso, requerida legalmente o pública. SECOP.
Contratistas. solicitada por órganos de control y partes interesadas Acta de Liquidación. Veedurías Ciudadanas.
internas y externas, a través de los medios solicitados y
Unidades de la dispuestos para tal fin. Órganos de Control
Administración
Concejo Municipal.
municipal.

Proceso de Informe de resultados del
Adquisiciones. proceso.
Proceso Evaluación Mapa de Riesgos
y Mejoramiento Ficha de Indicadores
Continuo
Manual y procedimientos de
Órganos de Control. Contratación Interventoría y
Supervisión
Control Interno de V servicios no conformes
Productos o Servicios No
Gestión. Conformes
Informes de Auditorías
Internas y Externas
Plan de Adquisiciones
Plan de Mejoramiento
Realizar seguimiento y control a la ejecución del proceso. Informes de análisis y evaluación Proceso Adquisiciones.
del proceso.
Analizar los riesgos del proceso. Proceso Evaluación y
Mapa de Riesgos analizado y Mejoramiento Continuo.
Analizar los indicadores del proceso actualizado
Control Interno de
Verificar el cumplimiento de las políticas en materia de Indicadores analizados y
Gestión.
contratación y supervisión e interventoría. estadísticas actualizadas
Recopilar y analizar los datos de las salidas no conformes Informe de análisis de Productos y Órganos de Control.
Realizar seguimiento a la efectividad de los controles
Información de Seguimiento al
aplicados al proceso.
Plan de Adquisiciones
Realizar Seguimiento al Plan de Adquisiciones de bienes, Plan de mejoramiento actualizado
servicios y obra pública.
Hallazgos de Auditoria analizados
Analizar los informes de Auditorías Internas y externas
Identificación de Oportunidades de
realizadas al proceso. mejoramiento

Proveedores Entradas
Oportunidades de
Mejoramiento del análisis
de:
Plan de Adquisiciones
Resultados de la gestión del
Proceso de
proceso
Evaluación y
Mejoramiento PQRS Tramitadas
Continuo.
Hallazgos de Auditorías
Internas y Externas
Proceso Soporte Registro de Salidas No
Jurídico Conformes
Mapa de riesgos
Interventoría y supervisión a
los Servicios contratados
Indicadores de gestión
RECURSOS:
Tipo de Recurso
Secretario(a) Jurídico; Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Directores, Jefe de
Humanos Adquisiciones; Líderes de Programa, Profesionales Universitarios, Técnicos y Auxiliares
Administrativos.
Físicos Instalaciones locativas adecuadas para la prestación de los servicios, oficinas dotadas de equipos
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ADQUISICIONES
Usuarios/Partes
Actividades Salidas
Interesadas
Proceso de Evaluación
Información Documentada del y Mejoramiento
Actualizar la Información Documentada aplicable al proceso proceso actualizada Continuo.
Correcciones
Aplicar acciones de mejoramiento (Correctivas, Preventivas
y de mejora). Acciones Correctivas Proceso Soporte
Jurídico
A Acciones Preventivas
Actualizar el Mapa de Riesgos
Acciones de Mejora
Realizar seguimiento a la eficacia de las acciones Alta Dirección
Mapa de Riesgos actualizado
(Correctivas, preventivas) Implementadas (Acciones Preventivas). Control Interno de
Gestión.
Plan de Mejoramiento Actualizado
Órganos de Control
Descripción Quien lo Suministra
Gestión del Talento Humano.
Proceso Gestión de Recursos Físicos y
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ADQUISICIONES

Tipo de Recurso Descripción Quien lo Suministra

de cómputo, softwar’s, red interna, aplicaciones, Internet, sistemas de información y comunicación Logísticos.
y papelería en general. Proceso Sistemas de Información e
Infraestructura tecnológica.

Condiciones favorables y/o adecuadas en cuanto a temperatura, ambiente, ruido, iluminación, Proceso Gestión de Recursos Físicos y
Ambiente de Trabajo ventilación, ergonomía, relaciones interpersonales, trabajo en equipo. No requiere condiciones Logísticos.
ambientales especiales. Gestión del Talento Humano.