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Taller de computación
Sec. 11
Integrantes:
Programa educativo
INNOVACIÓN EMPRESARIAL
Presento a:
4. Consulta........................................................................................................................................................................................ 5
5. Registro ......................................................................................................................................................................................... 6
6. Formulario.................................................................................................................................................................................... 7
7. Relación ........................................................................................................................................................................................ 7
8. Llave ............................................................................................................................................................................................... 8
9. Informe ......................................................................................................................................................................................... 8
Referencias ..................................................................................................................................................................................... 19
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Introducción
Microsoft Access es un software de gestión de bases de datos que forma parte de la suite de
aplicaciones de Microsoft Office, con Access, los usuarios pueden crear y administrar bases de datos
para almacenar y organizar grandes cantidades de información de manera eficiente.
El propósito de este documento es acerca de saber los informes que constituyen un modo de ver,
formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo,
se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del
total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.
Cuando crea una base de datos, normalmente empieza creando varios objetos de base de datos, como
tablas, formularios e informes, finalmente, llega a un punto en el que tiene que agregar algo de
programación para automatizar algunos procesos y vincular los objetos de la base de datos, esta
actividad le orientará sobre la definición y el uso de las herramientas de programación en Access.
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Base de datos (Definición, características, empleo, ejemplos de aplicación)
Algunos de las situaciones donde las bases de datos de Access se pueden utilizar son:
● Una biblioteca que necesita una base de datos donde se registren datos como título del libro,
autor, fecha de publicación, número de páginas, etc; esto para poder llevar un control sobre
las existencias que puedan tener.
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● Un Gimnasio que necesita una base de datos para registrar los datos del registro de sus
miembros y llevar control sobre los pagos de estos.
● Un restaurante crea una base de datos para anotar la información sobre todas las recetas de
los alimentos que venden.
5. Autonumeración: Es un valor único que es automáticamente generado por Access cada que
se ingresa un registro nuevo, tienen tamaños de 4 bytes.
6. Sí/no: Como se indica en este se registran datos con una sola respuesta sea “Sí” o sea “No”, 1
byte de tamaño.
7. Objeto OLE: En este se almacenan imágenes, gráficas u otros objetos pueden tener tamaños
de hasta 2 GB.
9. Datos Adjuntos: Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo o
gráficos; cada campo puede contener una cantidad ilimitada de datos adjuntados por
registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un archivo de base de datos,
guardan hasta unos 2GB.
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10. Calculado: Puede crear una expresión que use datos de uno o varios campos. Puede designar
tipos de datos de resultados diferentes de la expresión, dependiendo del tipo de dato
registrado puede almacenar hasta 243 caracteres.
11. Asistente para búsquedas: Este no es considerado un tipo de datos. Al elegir esta entrada,
inicie el Asistente para ayudarle a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un
campo de búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o una lista de valores para validar
el contenido de un único valor por fila. Un campo de búsqueda compleja permite almacenar
varios valores del mismo tipo de datos en cada fila. El tamaño depende del tipo de datos del
campo de búsqueda.
3. Tablas Paola
MS Access tablas son objetos clave en el archivo de Access, ya que contienen los datos que se
almacenan en la base de datos. Las tablas se componen de filas y columnas, y permiten la entrada de
datos en sus redes. Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en
Excel, por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos. Sin ellas
sería imposible que las bases de datos funcionen correctamente.
4. Consulta
Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una pregunta
específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples como: ¿cuál es la
dirección de determinado cliente?, al contrario, resuelven preguntas complejas como: cuáles son los
correos electrónicos de los clientes que han comprado tortas en el último mes. Por lo tanto, una
consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no podrías encontrar fácilmente en
una tabla, de forma rápida y sencilla. Al crear una consulta, es necesario definir los criterios
específicos de búsqueda para que aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.
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5. Registro
Las filas en Access son denominadas registros. Cada registro corresponde a la información completa
de un elemento. De este modo, cada celda en una fila es parte de la información del mismo registro.
Por ejemplo, si tenemos la tabla "Clientes", cada fila tendrá los datos de un cliente específico: su
nombre, correo electrónico, dirección, teléfono, etc., cada uno en una celda diferente.
Verás que cada registro aparece enumerado en el campo ID. Este corresponde al número de
identificación de cada registro y no podrá cambiarse. Para eliminar un número ID, es necesario
eliminar todo el registro.
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6. Formulario
Puedes incluir campos de una o varias tablas, y configurar algunas restricciones para asegurarte de
que los datos sean ingresados en el formato correcto.
7. Relación
La relación permite que Access determine qué registros de una tabla se relacionan con qué registros
de otra para combinarse en el conjunto de resultados, una relación también puede impedir que se
pierdan datos, al evitar que los datos eliminados dejen de estar sincronizados.
Por ejemplo, el usuario tiene un campo Id Producto en una tabla Productos y en una tabla Detalles
de pedido.
En una base de datos de Access, puede crear una relación de tabla usando uno de los siguientes
métodos:
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8. Llave
Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y
combinarlos de forma que tenga sentido, puede incluir los campos de clave principal en otras tablas
para hacer referencia a la tabla que sea origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se
denominan claves externas.
Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y
otras operaciones, al igual comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal
y que este es siempre distinto, cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea
automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo de id, y el tipo de datos
Autonumeración.
● Claves principal
● Primaria
● Externa.
9. Informe
Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de
datos con alguno de los siguientes propósitos:
● Crear etiquetas.
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10. Campo
Como ya lo habíamos mencionado, las tablas están compuestas por filas y columnas. Una fila es una
seguidilla horizontal de celdas y una columna es una seguidilla vertical.
En Access, a cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos
por el tipo de información que contienen. Por ejemplo, en la imagen anterior, en el campo
"Nombre", siempre habrá celdas con nombres de personas y en el campo "Correo electrónico" las
celdas tendrán direcciones de correo electrónico.
La vista Diseño le ofrece una vista más detallada de la estructura del formulario. Puede ver las
secciones de encabezado, detalle y pie de página del formulario. No puede ver los datos subyacentes
mientras realiza cambios de diseño; sin embargo, hay ciertas tareas que puede realizar más fácilmente
en la vista Diseño que en la vista Diseño. Puede:
● Agregue una amplia variedad de controles al formulario, como etiquetas, imágenes, líneas y
rectángulos.
● Editar orígenes de control de cuadro de texto en los propios cuadros de texto, sin usar la hoja
de propiedades.
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12. Vista hoja de datos
● Agregar acciones automáticas que se suceden cuando se abre la vista y cuando alguien se
mueve entre registros con la vista
● Agregar acciones personalizadas que se suceden cuando alguien hace clic en un botón (elige
el botón)
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Para modificar a la vista SQL en Access, realizaremos clic en el icono SQL en la esquina inferior
derecha de Access:
Vista SQL en Access. También puedes elegir Vista SQL desde el icono View en la parte superior
izquierda de la pantalla.
Paso 1: Después de iniciar Microsoft Access, seleccione abrir para que se abra una base de datos
existente o seleccione la opción nueva para crear una nueva base de datos. Si estás creando una base
de datos, debes generar y guardar un nombre para la misma.
Paso 2: Después de seleccionar o crear una base de datos, haz clic en Consultas a la izquierda y luego
pulsa el botón "Nuevo" ubicado cerca de la parte superior de la pantalla.
Paso 3: selecciona Vista de diseño y haz clic en Aceptar (Mira la siguiente imagen que ilustra los pasos
dos y tres).
Diseño de tabla.
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También le permite declarar un valor predeterminado para un campo; sin embargo, sólo podrá
alterar los campos de uno en uno. Suponga que tiene una base de datos de facturación y que desea
agregar un campo a la tabla Customers (Clientes).
Para agregar un campo con la instrucción ALTER TABLE, utilice la cláusula ADD COLUMN con
el nombre del campo, su tipo de datos y el tamaño de éste, si es necesario en una tabla básica de SQL.
Para cambiar el tipo de datos o el tamaño de un campo, utilice la cláusula ALTER COLUMN con
el nombre del campo, el tipo de datos y el tamaño del tipo de datos deseados, si es necesario.
Si desea cambiar el nombre de un campo, tendrá que quitar el campo y volver a crearlo. Para quitar
un campo, utilice la cláusula DROP COLUMN con el nombre del campo únicamente.
Tenga en cuenta que usar este método eliminará los datos existentes del campo. Para conservar los
datos existentes, debe cambiar el nombre del campo con el modo de diseño de la tabla de la interfaz
de usuario de Access, o escribir código para conservar los datos actuales en una tabla temporal y
anexarlos de nuevo a la tabla cuyo nombre ha cambiado.
Un valor predeterminado es el valor que se introduce en un campo cada vez que se agrega un nuevo
registro a una tabla y no se especifica ningún valor para esa columna en particular. Si desea establecer
un valor predeterminado para un campo, utilice la palabra clave DEFAULT después de declarar el
tipo del campo en una cláusula ADD COLUMN o ALTER COLUMN.
Para introducir consultas SQL en una base de datos Access, iremos a Consultas y luego pulsar
"nueva" en Vista Diseño: Y sin seleccionar ninguna tabla ir directamente a la Vista SQL. A partir de
este instante ya podemos introducir el código SQL.
1. Seleccione Crear > Diseño de consulta. Si es necesario, cierre el cuadro de diálogo Agregar
tablas(Mostrar tabla en Access 2013.
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Informes de datos SQL.
Inicie el Generador de informes desde el equipo, el portal web de Reporting Services o el modo
integrado de SharePoint.
Cree un informe de tabla con el Asistente para tablas o matrices. Existen dos modos: diseño de
informe y el diseño de conjunto de datos compartido. En el modo de diseño de informe, los datos se
especifican en el panel Datos de informe y el diseño del informe se especifica en la superficie de
diseño. En modo de diseño de conjunto de datos compartido, se crean consultas de conjunto de
datos para compartir con otros usuarios.
En un informe puede usar un conjunto de datos compartido que tenga una consulta predefinida o
crear un conjunto de datos incrustado para usarlo exclusivamente en ese informe. En este tutorial,
creará un conjunto de datos incrustado.
En este ejemplo, la consulta contiene los valores de datos, de forma que no necesita un origen de
datos externo. Esto hace que la consulta requiera bastante tiempo. En un entorno empresarial, la
consulta no contendría los datos. Esto es solo con fines de aprendizaje.
15. Controles
Los controles de Access son los elementos que permiten enriquecer una aplicación y vienen a
completar las interfaces que el desarrollador pone a disposición del usuario final.
Como cualquier aplicación profesional, debe ser intuitiva, y la gran variedad de controles
directamente disponibles en el motor de Access, así como la posibilidad de llamar a controles
adicionales, hace la que la realización del formulario y del informe sea muy exitosa.
El objetivo de esta sección es permitir al lector tener un inventario de los controles directamente
disponibles, asociados a su tipo VBA correspondiente. Para añadir nuevos controles a un formulario
o a un informe, puede abrir el formulario o el informe en modo Creación. Una vez que se activa este
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modo, aparece en la cinta de opciones una pestaña Diseño en la que podemos ver el grupo Controles,
que se muestra a continuación:
La lista de los controles mostrados en el orden de lectura (de izquierda a derecha, de arriba hacia
abajo):
Etiqueta Label
Gráfico Chart
Trazo Line
Rectángulo Rectangle
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Marco del objeto UnboundObjectFrame...
independiente
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Establecer la propiedad Modal en Sí hace que el formulario sea modal solo cuando:
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Conclusión cada integrante
Gracias a la tecnología, hoy en día existen varios programas que nos ayuda a solucionar problemas
empresariales o a llegar a una conclusión de algún informe, en este caso se trata del programa Access
al crear bases de datos con tablas relacionadas entre sí, esto permite almacenar y recuperar
información mucho más eficientemente, lo que resulta en un mayor rendimiento y mejores
resultados para el usuario final para las empresas, este programa Access, tiene muchos
funcionamientos y varias herramientas importantes.
Estoy asombrada de lo que se puede hacer en Access, no creí que fuera muy útil, sólo pensaba que
era una base de datos y que eso era lo único, pero también tiene sus herramientas para que seas más
específico con lo que deseas. En algún punto de nuestra vida lo ocuparemos y es importante saber
cómo usarlo y para qué sirve, es sorprendente las cosas que puedes hacer con las herramientas que
tiene Access y usarlo de una forma correcta para que tengamos los resultados que deseamos, y es
parecida a Excel e incluso se puede importar de un software al otro.
Ser estudiantes aspirantes a profesionistas en México no es tan sencillo hoy en día, pues en las
vacantes donde ofrecen un sueldo muy competitivo solicitan tener conocimientos y manejos de
Access. La razón de ello es porque ayuda a administrar la información.
Con Access tenemos un sistema que nos ayuda a gestionar bases de datos, de manera fácil y divertida,
aunque no contemos con conocimientos básicos de programación como los ingenieros, Access nos
permite usar SQL y tiene la ventaja de que es compatible en todos los tipos de aplicación. Por ende,
cada vez que agreguemos criterios a nuestra consulta en la vista “Diseño”, estos criterios se agregan a
la instrucción SQL y podemos limitar los resultados solo a los registros exactos que nos interesan.
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PEDRO DAMIAN IHUIT MEZETA
Recientemente por relación a una materia que llevo empecé a trabajar con Access, la verdad me
sorprendió la gran versatilidad que se le puede dar a este programa, dado que se puede usar en
distintos ambientes como lo serían, restaurantes, librerías, estéticas, gimnasios; quienes en el caso de
querer llevar una base de datos, estos datos que ingresen pueden no tener relación alguna y aun así
usar el programa con la misma facilidad. Access es realmente un programa que se le debe de tener en
cuenta en el caso que deseemos llevar una base de datos en el caso de que no seamos cercanos con el
tema de la programación, porque al no necesitar grandes conocimientos de esto nos facilitará mucho
este trabajo.
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Referencias
● Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access - Soporte técnico de Microsoft. (n.d.).
https://support.microsoft.com/es-es/office/tipos-de-datos-para-bases-de-datos-de-escritorio-de-access-df2b83ba-cef6-
436d-b679-3418f622e482#ID0EBBD=Newer_versions
● Usar una vista Hoja de datos web en una aplicación de Access - Soporte técnico de Microsoft. (n.d.).
https://support.microsoft.com/es-es/office/usar-una-vista-hoja-de-datos-web-en-una-aplicaci%C3%B3n-de-
access-08cd7ceb-8c11-49ad-8d17-19ba48760e26
● Crear, modificar o eliminar una relación - Soporte técnico de Microsoft. (s. f.).
https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-modificar-o-eliminar-una-relaci%C3%B3n-dfa453a7-0b6d-
4c34-a128-
fdebc7e686af#:~:text=Una%20relaci%C3%B3n%20en%20Access%20le,una%20tabla%20Detalles%20de%20p
edido.
● Agregar o cambiar la clave principal de una tabla en Access - Soporte técnico de Microsoft. (s. f.).
https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-o-cambiar-la-clave-principal-de-una-tabla-en-access-
07b4a84b-0063-4d56-8b00-65f2975e4379
● Curso gratis Microsoft Access 2007. Avanzado Tema 11: Propiedades de un formulario. (s. f.).
https://www.aulaclic.es/access2007/a_11_4_1.htm#:~:text=Modal%3A%20cuando%20un%20formulario%
20se,los%20mensajes%20suelen%20ser%20modales.
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