Grupo 7

La importancia de la base de datos documentales

1. Concepto de Base de Datos Documental:

Una base de datos es un conjunto de informacin estructurada en registros y

almacenada en un soporte electrnico legible desde un ordenador. Cada registro
constituye una unidad autnoma de informacin que puede estar a su vez
estructurada en diferentes campos o tipos de datos que se recogen en dicha
base de datos. Por ejemplo, en un directorio de miembros de una asociacin, un
registro ser la ficha completa de cada uno de los socios. En cada registro se
recogern determinados datos, como el nombre, la profesin, la direccin o el
telfono, cada uno de los cules constituye un campo.

2. En que dominios pueden utilizarse?

Diccionarios de Datos.
Ayuda al diseador a garantizar la calidad, fiabilidad, consistencia
y coherencia de la informacin introducida en la base de datos, de
tal manera que el mismo marcar decisivamente el rendimiento y
la calidad global del sistema de informacin.
Consiste en la lista detallada de cada uno de los campos que
forman los distintos modelos de registro de la base de datos. A
cada campo de cada modelo de registro se le aplica una parrilla de
anlisis que contempla, como mnimo, los siguientes aspectos:

1. Dominio
2. Tipo
3. Tratamiento de indexacin
4. Tratamiento documental
5. Lengua
6. Otros controles de validacin

Supongamos una base de datos documental sobre noticias de

actualidad con slo tres campos: <Ttulo>, <Descriptores> y
<Fecha de publicacin>. El diccionario de datos tendra esta
forma:

Campo Ttulo
Dominio: Ttulo del documento. Se transcribe de la siguiente
forma: Ttulo: antettulo: subttulo.
Tipo: Alfanumrico
Tratamiento indexacin:Indexado
Tratamiento documental:Lenguaje libre
Lengua: Lengua del documento
Controles de validacin:No puede quedar vaco. Si por alguna
razn el documento careciera de ttulo, el documentalista asignar
un ttulo descriptivo.
 3. Que ventajas aportan al usuario?

Almacenan grandes cantidades de informacin.

Esto es muy til para las grandes compaas que manejan grandes
volmenes de informacin.
Compartir la informacin.
Los usuarios de distintas oficinas pueden compartir datos e informacin
que son de gran importancia para sus departamentos o funciones.
Acceso rpido a la informacin.
Esta es una gran ventaja, ya que la informacin siempre estar disponible
para los usuarios.
Eliminacin de informacin repetida o redundante.
Los usuarios tendrn la certeza de que la informacin que estn
solicitando no est repetida o es redundante.
Aumento en la productividad.
Como la informacin est disponible y es coherente, los usuarios podrn
aumentar su rendimiento al saber que cuentan con una informacin fiel.
Reduccin del espacio de almacenamiento.
Al tener la informacin en medios electrnicos, se reduce
considerablemente el espacio para almacenar de manera tradicional.
Mejora la seguridad de la informacin.
Existe un acceso reducido para los usuarios, de tal manera que cierta
informacin podr ser controlada por los administradores de la base de
datos.
Mejor mantenimiento.
 Al estar la informacin en medios electrnicos, el darle mantenimiento es
mucho ms fcil ya que se cuentan con herramientas para este
mantenimiento.
Tienen algn inconveniente?
Puntos dbiles
Necesidad: si se tienen muy pocos datos no es eficiente el uso de una
BBDD
Complejidad: los DBMS son software muy complejos y as personas que
vayan a usarlo deben tener conocimiento de las funciones del mismo
para poder aprovecharlo al mximo.
Tamao: la complejidad y la gran cantidad de funciones que tienen hacen
que sea un software de gran tamao, que requiere gran cantidad de
memoria para correr.
Coste de hardware adicional: los requisitos de hardware para correr de
un DBMS por lo general son relativamente altos por los que los equipos
pueden llegar a costar gran cantidad de dinero.
https://www.slideshare.net/Jose_Pino/bases-de-datos-documentales-514482