1 DEFINICION DE UN SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

Sistema de información administrativa

Todo sistema se puede dividir en subsistemas. Dado que la empresa se comporta

como un sistema, es posible fragmentar sus partes en subsistemas. Según la
literatura de teoría de la organización, se puede dividir la empresa en los siguientes
sistemas: comercial, de operaciones, financiero, de personal, y de información. El
sistema de información se relaciona con el resto de sistemas y con el entorno. Un
sistema de información en la empresa debe servir para captar la información que
esta necesite y ponerla, con las transformaciones necesarias, en poder de aquellos
miembros de la empresa que la requieran, bien sea para la toma de decisiones, bien
sea para el control estratégico, o para la puesta en práctica de las decisiones
adoptadas (Meguzzato y Renau, 1991). De ahí que el desempeño de un directivo
dependa de su habilidad para explotar las capacidades de los sistemas de
información para obtener unos positivos resultados empresariales.

Para el propósito de este capítulo, adoptaremos la definición de sistema de

información que dan Andreu, Ricart y Valor (1991). Según estos autores, el sistema
de información: «Es el conjunto formal de procesos que operando sobre una
colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa,
recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha
empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando,
al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para
desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia».

Así, esta definición incluye solamente el sistema de información formal, que es la

parte del sistema de información que toda la empresa conoce y sabe cómo utilizar.
Ello no quiere decir que no se consideren importantes los sistemas de información
informales, sino que simplemente se trata de reconocer la limitación de que estos
son, por naturaleza, menos estudiables, menos planificables, y seguramente menos
dirigibles, al menos desde un punto de vista cohesionado y global. Los sistemas de
información informales no son resultado de un proceso diseñado, sino que
proporcionan información de casualidad. No obstante, no debemos ignorar la
existencia de lo informal, y la rapidez y eficiencia con que puede llegar a funcionar,
haciendo que, en ocasiones, los rumores en la organización se propaguen más
deprisa que la información que sigue los cauces normalizados.
La definición que hemos dado hace referencia a funciones y estrategias de negocio;
con ello, se pretende transmitir la idea que el sí de una empresa debe estar al
servicio de su enfoque de negocio. Al fin y al cabo, el si es solamente uno más de
los elementos que la empresa diseña y utiliza para conseguir sus objetivos, y es, por
tanto, imprescindible que se coordine de manera explícita con ellos.

Para completar esta definición de sistema de información trataremos de aclarar la

confusión que existe entre este concepto y el de sistema informático. El sistema
informático consiste en la compleja interconexión de numerosos componentes de
hardware y software, los cuales son básicamente sistemas deterministas y formales,
de tal forma que con un input determinado siempre se obtiene un mismo output. Los
sistemas de información son sistemas sociales cuyo comportamiento se ve en gran
medida influido por los objetivos, valores y creencias de individuos y grupos, así
como por el desempeño de la tecnología. Así pues, el comportamiento del sistema
de información no es determinista y no se ajusta a la representación de ningún
modelo algorítmico formal.

Rafael Lapiedra / Carlos Devece / Joaquín Guiral – Edición (2011). Introducción a la

gestión de sistemas de información en la empresa. Pág. # 13

Definición de un Sistema de Información:

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son
de naturalezas diversas y normalmente incluyen:

● El equipo computacional, (Hardware)

● El recurso humano que interactúa con el sistema de información.

● Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.

● Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados,

(Software)

Actividades Básicas de un Sistema de Información:

1. Entradas de información. Que es proceso mediante el cual el Sistema de

Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas.
 2. Almacenamiento de Información. A través de esta propiedad el sistema
puede reconocer la información guardada en la sesión o proceso anterior.
3. Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
prestablecida. Estas características de los sistemas permiten la
transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para
la toma de decisiones.
4. Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada, al
exterior.

Administrador y los Modernos Sistemas de Información:

Los modernos sistemas de información están cambiando la forma en que operan las
organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues
automatizan los procesos operativos de las empresas, proporcionan información de
apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es más importante, facilitan el
logro de ventajas competitivas a través de su implementación en las empresas.

Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto. Sistemas de información administrativa. Pág., #

1-2

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Es su sistema de información. Inicialmente este es un sistema de información

manual en el que se apuntan en un archivo de papel los detalles de cada folleto
entregado. Finalmente, como el negocio crece en cuanto al número de folletos a
manejar y la complejidad de las instrucciones de entrega de sus clientes, el sistema
manual se vuelve engorroso. Al final compran un ordenador personal y almacenan la
información de entrega en un sistema de base de datos. Esto constituye la
tecnología de la información que sirve de apoyo al sistema de información. Ahora,
parte de la actividad del sistema de información implica la utilización del sistema de
bases de datos Pero todavía sirve como apoyo a un sistema de actividad humana
similar.
PROPIEDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Los sistemas de información tienen que ser diseñados en el sentido de que es

necesario determinar a priori las características clave de estos sistemas antes de
construirlos e imple- mentarlos. Estas propiedades, o características clave, son la
principal forma que tenemos de calcular el valor o el éxito de un sistema de
información. Tradicionalmente las características de diseño de un sistema de
información se pueden clasificar en una de las dos categorías siguientes:
funcionalidad (lo que el sistema hace), y usabilidad (cómo se utiliza el sistema).
Obsérvese que tanto la funcionalidad como la usabilidad están relacionadas
inherentemente con el lugar que ocupa el sistema de información dentro del
contexto de un sistema de actividad humana. Por lo tanto, deberíamos añadir la
utilidad a la funcionalidad y la usabilidad. La utilidad o eficacia es una característica
importante, aunque descuidada, de un sistema de información. La utilidad se ocupa
de la contribución que el SI realiza como apoyo a la actividad humana de alguna
organización.

FUNCIONALIDAD

La funcionalidad de un sistema de información se determina normalmente

examinando los requisitos de la organización con detalle. La funcionalidad de un
sistema de información es lo que un sistema hace o debería ser capaz de hacer.
Determinar el núcleo de la funcionalidad de un SI es un aspecto crítico en el proceso
de desarrollo de los sistemas de información.

USABILIDAD

La usabilidad se manifiesta en la forma en la que un SI se incorpora dentro de la

actividad humana. La usabilidad de un sistema de información es la facilidad con la
que se puede utilizar un sistema para el propósito con el que fue creado. La
usabilidad es evidente en la interfaz hombre-máquina, el lugar donde el usuario
interactúa con el sistema TI.

UTILIDAD

Mientras que la funcionalidad define lo que hace un sistema y la usabilidad cómo se

usa un sistema, la utilidad define si un sistema hace lo que es necesario hacer. La
utilidad se refiere al valor de un sistema de información en cuanto a la contribución
que realiza a su sistema de actividad humana y a la organización en conjunto. La
funcionalidad es ante todo una característica del sistema tecnológico de información.

La utilidad es principalmente una característica del sistema de actividad humana. La

usabilidad es una característica mediadora entre el sistema técnico (el sistema
tecno- lógico de información) y el sistema so El proceso dedicado a construir un SI
es lo que entendemos por desarrollar un SI. El desarrollo de los SI se ha centrado
históricamente en la funcionalidad. La preocupación ha sido, y todavía es, producir
sistemas cuya ingeniería sea correcta, en el sentido de que hagan el trabajo para el
que han sido diseñados. Pero no es suficiente con obtener sistemas cuya ingeniería
sea correcta. También debe ser posible utilizarlos. Por lo tanto, se trabaja mucho en
mejorar las interfaces de usuario asociadas con los sistemas TI. Sin embargo, los SI
han sido creados tradicionalmente sólo para automatizar los patrones de trabajo
existentes, sobre todo para replicar las funciones manuales de los sistemas de
actividad humana existentes. Algunas evidencias sugieren que la utilidad de estos
sistemas, aunque importante, es limitada en el sentido de que sólo ofrecen una
mejora incremental. Por lo tanto, y cada vez más, los SI se utilizan para diseñar
nuevas formas de trabajo con la intención de obtener mayores apalancamientos
desde el punto de vista de la utilidad para las organizaciones. Por ello, la
funcionalidad, la usabilidad y la utilidad son tres variables necesariamente
interdependientes que sirven para definir la interacción entre el diseño de un sistema
de información y la actividad humana a la que se pretende apoyar o habilitar.
Evidentemente, el diseño de un SI pude afectar esta interacción de varias y sutiles
maneras.

Beynon-Davies, P. (2014). Sistemas de información: introducción a la informática en

las organizaciones. Barcelona, Spain: Editorial Reverté. Página =36. 37. 38.

2 QUE ES UN SISTEMA
Definición
Los sistemas son evidentemente una conceptualización humana. No existen de
forma in- dependiente del observador en el sentido de que es el observador
humano el que ve algo como un sistema. Puede haber cierto acuerdo entre un
grupo de personas sobre la forma o las propiedades de un sistema, en cuyo caso
hay un consenso intersubjetivo sobre
Fuente: Beynon-Davies, P. “S.I.: introducción a la informática en las
organizaciones” (2014)
La definición de los límites, componentes y relaciones presentes en el sistema.

ENTRADAS Y SALIDAS

Un sistema se comunica con su entorno mediante las entradas y salidas del

sistema. Un sistema transforma las entradas en salidas. En la figura 3.1 se
representan los procesos como cajas y las entradas y salidas como flechas. El
entorno de un sistema se define a partir de diversos agentes que interactúan con
el sistema (representados con formas redondeadas en el diagrama).

TIPOS DE SISTEMA

Podemos definir los tipos de sistemas de diversas formas.

Fuente: Beynon-Davies, P. “S.I.: introducción a la informática en las

organizaciones” (2014).
3 QUE ES INFORMACION

Toda persona, toda empresa, y en general toda organización, está continuamente

captando una serie de datos, gran parte de los cuales no tienen significación alguna
para ella, pero en cambio existen otros datos que le sirven para conocer mejor el
entorno que le rodea y también para conocerse mejor. Estos datos, que constituyen
la llamada información, le van a permitir tomar decisiones más acertadas.

Por ello, la información a tiempo y en la cantidad precisa es un factor clave para

toda organización. En cualquier empresa, los directivos toman decisiones, preparan
planes y controlan las actividades utilizando la información que pueden obtener, ya
sea de fuentes formales o por medio de canales informales, tales como
conversaciones cara a cara, llamadas telefónicas, contactos sociales, etc. Los
directivos afrontan un entorno que se caracteriza por una creciente complejidad e
incertidumbre.

En estas circunstancias, y en teoría, el directivo debería ser capaz de definir el tipo

de información que requiere y obtenerla. Sin embargo, en la práctica no ocurre de
esta forma sino que los directivos realizan su labor en función de la información
disponible y accesible. Así, la mayoría de decisiones son tomadas sin disponer de
un conocimiento absoluto, ya sea porque la información no está disponible o porque
supondría un coste muy elevado el adquirirla. A pesar de la dificultad para obtener la
información, los directivos necesitan información relevante en base a la cual realicen
sus funciones de planificación, control y toma de decisiones.

En ocasiones se utilizan indistintamente los términos datos e información; sin

embargo, su significado es diferente. Datos son símbolos no aleatorios que
representan valores de atributos o sucesos. Así pues, los datos son hechos,
acontecimientos y transacciones que se han ido almacenando en un código
convenido. Los datos son hechos obtenidos mediante la lectura, la observación, el
cálculo, la medición, etc. Por ejemplo, en una organización podemos llamar datos a
las cantidades y otros detalles de una factura o cheque, o detalles del pago de la
nómina, etc. Los datos se obtienen automáticamente, producto de alguna rutina,
tales como la producción de facturas o procesos de medición.
La información es un conjunto de datos transformados de forma que contribuye a
reducir la incertidumbre del futuro y, por tanto, ayuda la toma de decisiones. La
información representa los datos transformados de forma significativa para la
persona que los recibe, es decir, tiene un valor real o percibido para sus decisiones
y para sus acciones. Así pues, la información son datos que han sido interpretados y
comprendidos por el receptor del mensaje. La relación entre los datos y la
información es equivalente a la que existe entre la materia prima y el producto
acabado. Una información será significativa en cuanto que sea útil como materia
prima para una decisión determinada.

Hay un proceso de reflexión y entendimiento, y este es el que hace posible que el

mensaje pueda dar significados distintos para diferentes personas. También implica
que los datos que han sido analizados, resumidos o procesados para producir
mensajes solo se convertirán en información si su significado es comprendido por el
receptor.

Para que se transformen los datos en información es necesario ser conscientes de

los requerimientos de uso, formación, posición en la organización, familiaridad con
el lenguaje y con el cálculo de la persona que recibe el mensaje. A pesar de que
todos los directivos necesitan información, no la necesitan del mismo tipo.

El tipo de información requerido dependerá de diversos factores: nivel jerárquico,

labor que se está realizando, confidencialidad, urgencia, etc. De hecho, la utilidad de
la información es cuestionable, y puede suceder que algo que para una persona es
información, para otra sea un dato. Por ejemplo, si nos situamos dentro de una
organización, la transferencia de información de un nivel organizativo a otro puede
provocar un cambio de significado de dicha información, y así lo que para un nivel
jerárquico es información significativa, para otro se convierte en un dato
(Menguzzato y Renau, 1991).

La información es el conocimiento y la comprensión de los datos por parte del

receptor. La información reduce la incertidumbre y proporciona al receptor algo que
este no conocía. La información reviste el carácter de un recurso más para la
empresa, como lo es el capital, las materias primas y el trabajo, pues sin
información no hay empresa viable. La consideración de la información como un
recurso escaso nos obliga a plantearnos el problema de la economía de la
información, es decir, cómo establecer la relación necesaria entre el valor de la
información y el coste de esta.

De acuerdo con Menguzzato y Renau (1991), los costes de la información pueden

ser estimados en función de: – El contenido de la información requerida.

– La velocidad con que se requiere la información.

– La cantidad de información necesaria.

– La accesibilidad de esa información.

En cambio, el valor de la información es algo más difícil de determinar. Como un

intento para facilitar su estimación se puede utilizar el concepto de valor esperado
de la información perfecta (veip), que puede definirse como ‘la diferencia entre el
resultado medio esperado con información perfecta y el resultado medio esperado
con información disponible’.

Es necesario efectuar la comparación entre el coste y el valor de la información si se

desea conocer cómo ese recurso escaso que es la información debe ser utilizado,
en qué cantidad y qué beneficios se esperan de su utilización. La información
constituye un factor esencial para la empresa en cuanto que la posesión o no de las
informaciones oportunas va a ser un factor determinante de la calidad de las
decisiones que se adopten y, en consecuencia, de la estrategia que pueda en un
momento determinado diseñarse y posteriormente ponerse en práctica. Una
información bien elaborada puede evitar en gran medida problemas derivados de la
incertidumbre sobre el entorno, ya sea por la falta de claridad sobre algunos
aspectos, o por una gran acumulación de datos donde se requiere tomar una
decisión en un corto periodo de tiempo.

3.2. Características de la información

La buena información es la que proporciona valor. La experiencia demuestra que la

buena información debe reunir las siguientes cualidades:

3.3. Necesidades de información

Nuestro mundo es el mundo de la información. Multitud de libros, revistas y
periódicos se presentan todos los días a los posibles lectores. A pesar de ello, la
capacidad humana es limitada y solamente una pequeñísima cantidad de toda esa
información llega a su conocimiento. Lo cierto es que no existen procedimientos
claros que nos ayuden a identificar con rapidez todas las informaciones de interés.
Las necesidades de información se refieren a la información necesaria para llevar a
cabo correctamente tanto la adopción de decisiones como la ejecución de las tareas
derivadas de tales decisiones. Hay tres grandes conjuntos de necesidades de
información que se asocian con las tres fases del proceso de dirección estratégica:

– En la formulación de la estrategia se debe llevar a cabo el diagnóstico estratégico,

es decir, debe realizarse un análisis interno y un análisis del entorno tanto general
como específico. En esta fase del diagnóstico estratégico la información es un
elemento fundamental.

Es preciso obtener información acerca de los principales factores estratégicos del

entorno: culturales, financieros, políticos, competencia, tecnología, no solo referida
al estado actual de dichos factores, sino también la relativa a las evoluciones de
estos factores clave. Para llevar a cabo el análisis interno, la empresa necesita una
información que ella misma genera como resultado de su actividad. Esta
información se puede agrupar de acuerdo con las funciones de la empresa.

– En la implementación de la estrategia, cada miembro de la empresa que interviene

en ella debe conocer qué parte de la estrategia le corresponde ejecutar, para lo cual
ha de recibir información de qué tareas debe desempeñar, y cómo, en orden a la
puesta en práctica de la estrategia y de los planes que la concretan. Así, los
encargados de llevar a cabo las acciones necesitan información acerca de qué
debemos hacer y cómo hacerlo. Esta información generalmente se comunica
siguiendo un flujo de carácter descendente.

– Control de la estrategia; para llevar a cabo un control eficaz hay que conocer
cuáles son los resultados de las acciones emprendidas al ejecutar los planes, y hay
que conocer también cómo van evolucionando los distintos componentes del
entorno, todo ello a fin de verificar si la estrategia se está desarrollando
correctamente y si no hay cambios que influyen en la viabilidad de la estrategia.
Parte de la información requerida en esta fase de control será la misma que la
requerida durante la formulación de la estrategia por la necesidad de comparar los
estándares con los resultados que vaya obteniendo la empresa. Por ello, en esta
fase también se necesita información relativa a los resultados de la ejecución de los
planes. Esta información debe llegar en el tiempo adecuado, para que cuando el
control detecte desviaciones se puedan tomar las medidas oportunas para
corregirlas y alcanzar las metas fijadas.

Así pues, podemos considerar que en el proceso de dirección hay tres conjuntos de
necesidades de información, y en cada uno la información exigida será diferente, y
la forma con que esta sea obtenida también será distinta. Es sumamente importante
limitar la información a la realmente necesaria, ya que existe un riesgo de exceso de
información, y todo lo que sobrepase lo estrictamente necesario lleva al
empobrecimiento y no al enriquecimiento del sistema, en la medida en que influye
en el coste de obtención de la información.

La economía de la información pretende indicar cuál es, en un problema

determinado, la cantidad óptima de información, en base al contraste entre coste
marginal de la información y valor de la información muestral o adicional. Sabemos
qué tipo de información queremos obtener. Veamos ahora las fuentes de
información que pueden ser utilizadas para obtenerla.

3.4. Fuentes de información

La información se convierte en un recurso esencial y estratégico, que se podrá

obtener por múltiples fuentes. Para encauzar este apartado, podemos distinguir
entre información interna, o relativa al ámbito interno de la empresa, e información
sobre su entorno. Muchos de los datos capturados por los sistemas de información
se refieren al funcionamiento de la organización sirviendo para producir información
interna. Esta información interna le proporciona al directivo conocimientos respecto
del funcionamiento de la empresa, y si esta está consiguiendo o no sus objetivos.

Respecto al ámbito interno, la mayor parte de la información procede del sistema de

contabilidad y de los análisis estadísticos (de ventas, de producción, etc.). Otras
fuentes de información interna son las encuestas y entrevistas con los miembros de
la empresa, que proporcionarán información cualitativa, tal como el nivel de
motivación de los trabajadores, u otros indicadores de difícil cuantificación

Rafael Lapiedra / Carlos Devece / Joaquín Guiral – Edición (2011). Introducción a la

gestión de sistemas de información en la empresa. Pág. # 5, 6, 7, 8, 9, 10,11

4 SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVA Y SUS APLICACIONES

Lo podemos definir como un sistema basado en ordenador que proporciona in-

formación a usuarios que tienen necesidades similares. El principal objetivo de
los sistemas de información administrativa es proporcionar a los directivos la in-
formación necesaria para tomar decisiones y resolver problemas. Los sistemas
de información administrativa se apoyan en las bases de datos corporativas, que
incluyen datos que se van generando como consecuencia del procesamiento de
transacciones.
En cualquier organización se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que
se presentan con regularidad, ya sea a la semana, al mes o al trimestre, y para
hacerlo se requiere de cierta información. Un ejemplo sería un análisis de ventas
mensual por cliente. Dado que los procesos de decisión están claramente defini-
dos, se puede identificar la información necesaria para formular las decisiones.
Así, un sistema de información administrativa puede preparar informes periódicos
para el soporte de tales decisiones; estos informes se preparan y se presentan en
un formato diseñado con anterioridad. De esta manera, podemos decir que estos
sistemas sirven de apoyo a las decisiones estructuradas, en el sentido que los ad-
ministradores conocen de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para
la toma de decisiones, y el sistema de información administrativa proporciona
informes bien estructurados que contienen la información necesaria para dichas
decisiones estructuradas.
El contenido de los informes puede mejorarse incorporando el concepto de ad-
ministración por excepción, en el que el procesador de información compara
el desempeño real con los estándares y avisa al gerente cuando el desempeño
se sale del intervalo aceptable. La administración por excepción puede incor-
porarse en los informes de un sistema de información administrativa de cuatro
maneras:
1. Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones.
2. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones. Es posible ordenar
los registros del informe en una secuencia ascendente o descendente con
base en uno o más campos clave, de manera que aparecen en primer lugar los
registros hacia los cuales el usuario debe dirigir en mayor medida su atención.
Por ejemplo, un informe de ventas puede ordenarse de manera descendente
en función de las ventas a cada cliente durante un período de tiempo; de esta
manera los clientes a quienes se ha vendido más aparecen en primer lugar. Otro
ejemplo podría ser un informe del volumen de ventas por artículos de la empresa,
que si siguiera una secuencia ascendente, pretendería llamar la atención del
usuario hacia aquellos productos con menor salida en un determinado período
de tiempo, que se encontrarían al principio de la lista.
3. Agrupar las excepciones. En este caso, los informes se preparan de manera
que el usuario pueda buscar las excepciones en ciertas áreas siguiendo algún
criterio. Por ejemplo, se puede preparar un informe en el que aparezcan por
columnas el volumen de las cuentas de clientes a cobrar agrupándolas por el
criterio del plazo en el que se van a cobrar, ya sea antes de un mes, más de
30 días, más de 60 días o más de 90 días. De esta manera, al directivo le resulta
fácil identificar las cuentas a cobrar que tenga para determinado plazo, que le
aparecerán en una columna.
4. Mostrar la variación respecto a la norma. Los resultados de las acciones se
comparan con las actividades planeadas y la diferencia se presenta como una
variación. Por ejemplo, se puede diseñar un informe que recoja las ventas de
nuestros productos por zonas geográficas comparando el volumen de ventas
obtenido en cada zona con las previsiones realizadas y mostrando en una columna
las variaciones.
En los años sesenta se pretendió desarrollar un sistema de información que pudiera
proporcionar de forma automática global todas las necesidades de información
en la empresa a través de un sistema de información administrativa que recibió
el nombre de mis (Management Information System). El mis constituía un
compromiso formal por parte de los ejecutivos de poner la informática a disposición
de todos los gerentes. El mis se basaba en la idea de mantener un flujo continuo de
información hacia el gerente.
Normalmente esta información viene recogida en:
1. Informes al nivel estratégico de la dirección para proporcionar a este grupo la
información requerida para realizar sus actividades de planificación, tales como
formulación y revisión de los objetivos de la empresa, determinando metas a
largo plazo (más de tres años) y estableciendo las políticas de la compañía.
2. Informes sobre situaciones tácticas (y de estatus) para que el nivel de dirección
pueda formular constantemente nuevos o revisados planes a corto plazo (de
1 a 3 años), y que la dirección pueda realizar sus funciones de planificación
y control eficientemente, de tal forma que la coordinación entre los distintos
subsistemas funcionales pueda ser llevada a cabo.
3. Informes sobre el nivel operativo de la empresa que se utilizan como la infor-
mación diaria de la dirección para que esta esté completamente informada de
la situación actual de la empresa y pueda ejercer su función de control. Adicio-
nalmente, mucha de la información que la empresa envía al entorno es propor-
cionada por el mis en forma de facturas a clientes, pago de salarios y pago de
impuestos.
En el mis se estructura el sistema de información en función de determinados tipos
de decisiones previamente fijadas, por lo cual no sirve al decisor al cual se le
plantea un problema que no está preestablecido. Se trata de una concepción en la
que se interpretan las decisiones para unos tipos de decisiones definidas a priori,
y, principalmente a nivel estratégico, resulta difícil articular sus necesidades de
información.
Dadas las limitaciones de un sistema de información como el mis en cuanto a su
utilidad como apoyo a las decisiones no programadas, se hace necesario invertir
la perspectiva desde la cual se concibe el sistema de información (Menguzzato y
Renau, 1991). No se debe estructurar el sistema de información desde el punto de
vista de la persona que interpreta necesidades predeterminadas de información,
sino desde el punto de vista del decisor, dotando de mayor flexibilidad al sistema.
De esta manera, en lugar de establecer a priori los tipos de decisión a tomar, se
debería organizar la información en función de su origen y su naturaleza en base
al conocimiento general de los decisores, de forma que cuando estos tuvieran que
tomar una decisión pudieran acudir a buscar la información necesaria para tomar-
la. En este aspecto, debemos destacar la importancia de un correcto diseño de la
base de datos de la empresa, que debe facilitar un uso racional de la información
y facilitar una integración del si. Así, la base de datos de una empresa debe ser
lo suficientemente flexible como para poder ser estructurada de acuerdo con las
necesidades particulares de los diferentes decisores. Ello nos lleva a la necesidad
de desarrollar sistemas más interactivos que permitan hacer frente a las decisiones
poco o nada estructuradas.
Rafael Lapiedra / Carlos Devece / Joaquín Guiral. Edición 2011.Introducción a
la gestión de sistemas de información en la empresa. Pág. # 29,30,31,32

2.5 TIPOS DE SISTEMA DE INFORMACION

Son un compendio de las categorías de los sistemas que hemos estudiado
anteriormente, sistema de proceso de transacciones (tps), sistema de información
administrativo (mis), sistema de soporte de decisiones (dss), y de sistemas basados
en el conocimiento e inteligencia competitiva. Estos sistemas se organizan por parte
de los usuarios a través de paquetes informáticos modulares integrados.
• Sistema de información de marketing.
• Sistema de información de producción y fabricación.
• Sistema de información financiero y administrativo.
• Sistema de información de recursos humanos.
• Sistema de información de recursos de la información.
El sistema de información de marketing
Es el área de la empresa que mayor cantidad de información posee del exterior,
sobre todo de clientes y mercados, y la que más necesidad tiene de procesarla para
mejorar su competitividad.
El área de marketing está en relación constante con el entorno, para dar mayor
satisfacción a los usuarios. Se articula alrededor de la bdc, y los datos propios de
que dispone el área, junto con el subsistema de inteligencia de marketing, que
realiza un estudio e investigación del mercado de forma continuada y capta las
necesidades de los usuarios.
Los sistemas de información de marketing o mercadotecnia (siim) poseen cierta
ventaja sobre la investigación de mercados tradicional, pues operan de forma
continua y en tiempo real, actúan como prevención de posibles problemas y
manejan a la vez información interna y externa. Los actuales sistemas de gestión de
los clientes (Customer Relationship Management) serían una parte del sim.
La investigación de mercados trabaja con datos subjetivos y cualitativos (opiniones
de los consumidores del producto o satisfacciones), lo cual siempre supone una
barrera para el procesamiento y análisis, creando problemas en el momento de
tratar estos datos para obtener resultados óptimos.
Sistema de información de fabricación
El uso de ordenadores en el área de producción se considera como un recurso
fundamental en todas las actividades que se desarrollan desde el almacén hasta la
salida y diseño del producto.
La informatización y programación de los procesos productivos ha dado lugar a una
mejora en la eficiencia, tanto en los rendimientos (acortar el tiempo de producción,
menores rechazos, adecuar la producción al pedido, etc.) como en la reducción
significativa de los costes, por el mejor ajuste de los inputs al producto, y en la
entrega a tiempo, obteniendo mayor satisfacción del cliente.
Este menor uso de recursos, adecuación de la producción a la demanda y reducción
en coste, han dado como resultado un significativo incremento de la productividad.
El sistema de información financiero y administrativo
La función financiera en la empresa es la encargada de buscar los recursos
económicos necesarios para poder realizar los objetivos de la empresa, por ello es
una función básica de la gerencia conocer cuál es el presupuesto disponible para
ejecutar la estrategia.
La administración de los recursos se realiza en todos los departamentos, y estas
unidades administrativas se relacionan con la administración general de la empresa,
donde se centralizan las operaciones.
El sistema de información de recursos humanos
El área de recursos humanos se encarga de buscar empleados que se ajusten tanto
a la actividad que los requiere como a la filosofía de la empresa, así como crear una
bolsa de trabajadores por especialidades que se adecúen a las necesidades futuras,
en función de los proyectos que vaya a desempeñar la empresa.
Además de la búsqueda de nuevos trabajadores, una de las tareas más importante
es la formación de los empleados nuevos y antiguos, para adaptarlos a la evolución
tecnológica que se desarrolla en la empresa.
El grado de sofisticación del sistema depende de las técnicas de gestión en rrhh
empleadas. Si se desea implantar un sistema de gestión por competencias, la
aplicación de estas herramientas indica el grado de optimización y rendimiento
alcanzado, mejorando la productividad.
Otra tarea que realizan es la tramitación de contratos y bajas que se realizan en la
empresa, así como la gestión de las prestaciones del trabajador (bajas, maternidad,
vacaciones, nóminas...).
El sistema de recursos de información
Es una de las áreas que más se ha desarrollado en los últimos tiempos debido a la
importancia que tiene el manejo de información en las organizaciones, bien sea para
reducir costes, obtener ventajas competitivas o adaptarse a la estructura del sector.
Para la correcta organización y gestión de los recursos informáticos, debe integrar a
los ejecutivos de la empresa, analistas de sistemas, programadores,
administradores de bases, especialistas en redes y ejecutores de tareas.
BIBLIOGRAFIA Introducción a la gestión de sistemas de información en la empresa
5 TIPOS DE SISTEMA DE INFORMACION
TIPOS DE SISTEMAS
Los sistemas de información se desarrollan para distintos fines, dependiendo de las
necesidades de los usuarios humanos y la empresa. Los sistemas de
procesamiento de transacciones (TPS) funcionan en el nivel operacional de la
organización; los sistemas de automatización de oficinas (OAS) y los sistemas de
trabajo de conocimiento (KWS) brindan soporte para el trabajo a nivel del
conocimiento. Entre los sistemas de nivel superior se encuentran los sistemas de
información administrativa (MIS) y los sistemas de soporte de decisiones (DSS)∗.
Los sistemas expertos aplican la experiencia de los encargados de tomar decisiones
para resolver problemas específicos y estructurados. En el nivel estratégico de la
administración se encuentran los sistemas de soporte para ejecutivos (ESS). Los
sistemas de soporte de decisiones en grupo (GDSS) y los sistemas de trabajo
colaborativo asistido por computadora (CSCWS), que se describen en forma más
general, ayudan en el proceso de toma de decisiones, a nivel de grupo, de la
variedad semiestructurada o no estructurada.
En la figura 1.1 se muestra la variedad de sistemas de información que pueden
desarrollar los analistas. Observe que la figura presenta estos sistemas de arriba
hacia abajo, indicando que el nivel operacional de la organización (el más bajo)
cuenta con apoyo (soporte) de los sistemas TPS, mientras que el nivel estratégico
de decisiones semiestructuradas y no estructuradas (el más alto) cuenta con
soporte de los sistemas ESS, GDSS y CSCWS en la parte superior. En este libro
utilizamos los términos sistemas de información administrativa, sistemas de
información (IS), sistemas de información computarizados y sistemas de información
de negocios computarizados para indicar los mismos sistemas de información
computarizados que ofrecen soporte para el rango más amplio de interacciones de
los usuarios con las tecnologías y actividades comerciales por medio de la
información que producen en contextos organizacionales.
Sistemas de procesamiento de transacciones
Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son sistemas de
información computarizados que se desarrollaron para procesar grandes cantidades
de información para las transacciones de negocios rutinarias, como nóminas e
inventario. Un TPS elimina el tedio de las transacciones operacionales necesarias y
reduce el tiempo que se requería para realizarlas en forma manual, aunque la
mayoría de las personas aún deben introducir los datos en forma manual en los
sistemas computarizados.
Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas que atraviesan
límites y permiten que la organización interactúe con los entornos externos. Como
los administradores analizan los datos generados por el TPS para obtener
información actualizada sobre lo que ocurre en sus empresas, es imprescindible que
estos sistemas funcionen sin problemas ni interrupciones para sustentar las
operaciones diarias de estas compañías.
Sistemas de automatización de oficinas y sistemas de trabajo de conocimiento
En el nivel de conocimiento de la organización hay dos clases de sistemas. Los
sistemas de automatización de oficinas (OAS) brindan apoyo a las personas que
trabajan con datos no para crear conocimiento sino para analizar la información y
transformar los datos o manipularlos de cierta forma antes de compartirlos o
diseminarlos de manera formal a través de la organización y, algunas veces, más
allá. Los aspectos más conocidos de los sistemas OAS son el procesamiento de
palabras, las hojas de cálculo, el diseño gráfico por computadora, la planificación
electrónica y la comunicación a través de correo de voz, correo electrónico (e-mail) y
teleconferencias. Los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) brindan apoyo a
profesionales como científicos, ingenieros y médicos, ayudándoles a crear
conocimiento (a menudo en equipos) y a integrarlo a su organización o la sociedad.
Sistemas de información administrativa
Los sistemas de información administrativa (MIS) no sustituyen a los sistemas de
procesamiento de transacciones; más bien, todos los sistemas MIS incluyen el
procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de información
computarizados que funcionan debido a la decidida interacción entre las personas y
las computadoras. Al requerir que las personas, el software y el hardware funcionen
en concierto, los sistemas de información administrativa brindan soporte a los
usuarios para realizar un espectro más amplio de tareas organizacionales que los
sistemas de procesamiento de transacciones, incluyendo los procesos de análisis y
toma de decisiones. Para acceder a la información, los usuarios del sistema de
información administrativa comparten una base de datos común; ésta almacena
tanto los datos como los modelos que permiten al usuario interactuar con ellos,
interpretarlos y aplicarlos. Los sistemas de información administrativa producen
información que se utiliza en el proceso de toma de decisiones. También pueden
ayudar a integrar algunas de las funciones de información computarizadas de una
empresa.
Sistemas de soporte de decisiones
Los sistemas de soporte de decisiones (DSS, o sistemas de apoyo a la toma de
decisiones) pertenecen a una clase superior de sistemas de información
computarizados. Los sistemas DSS son similares al sistema de información
administrativa tradicional debido a que ambos dependen de una base de datos
como fuente de datos. La diferencia estriba en que el sistema de soporte de
decisiones está más enfocado a brindar respaldo a la toma de decisiones en todas
sus fases, aunque la decisión misma aún corresponde de manera exclusiva al
usuario. Los sistemas de soporte de decisiones se ajustan más a la persona o el
grupo usuario que un sistema de información administrativa tradicional. También se
describen a veces como sistemas enfocados en la inteligencia de negocios.
Inteligencia artificial y sistemas expertos
La inteligencia artificial (AI) puede ser considerada como el campo dominante de los
sistemas expertos. La idea general de la AI ha sido desarrollar equipos que se
comporten de manera inteligente. Dos ramas de investigación de la AI son 1) la
comprensión del lenguaje natural y (2) el análisis de la habilidad para razonar un
problema y llegar a una conclusión lógica. Los sistemas expertos utilizan las
metodologías de razonamiento de la AI para resolver los problemas que los usuarios
de negocios (y otros tipos de usuarios) les presentan.
Los sistemas expertos son una clase muy especial de sistema de información que
ha demostrado su utilidad comercial gracias a la disponibilidad extendida de
hardware y software como las computadoras personales (PC) y las interfaces de
sistemas expertos. Un sistema experto (también conocido como sistema basado en
el conocimiento) captura y utiliza en forma efectiva el conocimiento de uno o varios
expertos humanos para resolver un problema específico al que una organización se
enfrenta. Cabe mencionar que a diferencia de los sistemas DSS, que en última
instancia dejan la decisión a la persona encargada de la toma de decisiones, un
sistema experto selecciona la mejor solución para un problema o una clase
específica de problemas.
Los componentes básicos de un sistema experto son la base de conocimiento, un
motor de inferencia que conecta al usuario con el sistema mediante el proceso de
consultas en lenguajes —como el lenguaje de consulta estructurado (SQL) —, y la
interfaz de usuario. Las personas conocidas como ingenieros del conocimiento
capturan la experiencia de los expertos, crean un sistema computacional que
incluye este conocimiento y después lo implementan.
KENNETH E. KENDALL (2011) ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS PEARSON
EDUCACIÓN DE MÉXICO, S.A
6. IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA
1. ¿Qué es una implementación?
La implementación de un sistema de información es la manera en que se hacen las
tareas; una cosa es lo que un sistema de información hace, lo que son las
funciones, y otra cómo lo hace, es decir su implementación, lo que requiere de
cuatro componentes: personal, hardware, software y almacenamiento de datos.
2.Componentes:
Los componentes personales son fuentes de entrada y receptores de salidas, son
los realizadores de los procesos, son los que desarrollan y mantienen el sistema, y
como proveedores de soporte administrativo y técnico para la operación del sistema.
Hardware son los equipos en donde se instala el sistema de información, ya sean
PC o equipos más grandes, llamados mainframes; la medida más útil del tamaño de
un equipo es sobre la base del volumen de información y a los datos que mantendrá
en memoria para su proceso, y quiénes van a compartir los datos, la necesidad de
una respuesta rápida y consistente, la protección de la información y la
responsabilidad en el manejo de la máquina y los datos de una persona o personas
en particular.
Software, es la habilidad de aceptar e interpretar conjuntos de instrucciones
suministradas por el usuario; a los conjuntos de instrucciones se les llaman
programas; existen cuatro tipos de software, primero, el sistema operativo, que es la
interface entre el software de aplicación y el hardware, los sistemas de aplicación,
que son los utilizados por los usuarios para realizar sus tareas y pueden ser de
aplicación específica o de uso general; las utilerías de desarrollo del sistema, los
cuales son los lenguajes de programación, los lenguajes de cuarta generación o de
usuario, y los paquetes de uso general y los medios útiles de mantenimiento del
sistema, que son unos conjuntos de instrucciones para copiar archivos, crear,
monitorear, etc.
Almacenamiento de datos, es generalmente la decisión más crucial que debe
tomarse, lo cual implica la manera de guardar los datos (centralizados o en
subdivisiones y el medio en el que se deben guardar).
3.Implementación de procesos:
La implementación de procesos puede ser manual o automática, y se tiene una
tercera opción: los procesos interactivos, que son llevados a cabo por una persona y
una máquina conjuntamente. Un sistema informático es tan bueno como la persona
que la ha configurado; en un sistema completo se tienen procesos manuales,
automáticos e interactivos.
Cualquier implementación debe satisfacer los requisitos básicos de funcionamiento
del sistema; es decir, la información suministrada debe ser oportuna, precisa e
importante, y además, debe ser confiable y flexible. Una implementación es mala si
cambios, aparentemente triviales, son difíciles o imposibles de implementar. La
información necesaria debe ser accesible en la forma correcta sin que se requiera
mucho esfuerzo.
Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh. SISTEMA DE INFORMACION
ADMINISTRATIVA
6. IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA
Implementación y evaluación del sistema En esta última fase del desarrollo de
sistemas, el analista ayuda a implementar el sistema de información. En esta fase
hay que capacitar a los usuarios para operar el sistema. Los distribuidores se
encargan de una parte de la capacitación, pero la supervisión de la capacitación es
responsabilidad del analista de sistemas. Además, el analista necesita planear una
conversión sin problemas del sistema antiguo al nuevo. Este proceso incluye
convertir los archivos de los formatos anteriores a los nuevos, o crear una base de
datos, instalar equipo y llevar el nuevo sistema a producción. www.xlibros.com 12
PARTE I • FUNDAMENTOS DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS La evaluación se
incluye como parte de esta fase final del SDLC principalmente por cuestiones
informativas. En realidad, la evaluación se realiza durante cada fase. El criterio clave
que debemos satisfacer es si los usuarios previstos están utilizando el sistema. Hay
que tener en cuenta que a menudo el trabajo relacionado con los sistemas es
cíclico. Cuando un analista termina una fase del desarrollo de sistemas y continúa
con la siguiente, al descubrir un problema tal vez se vea obligado a regresar a la
fase anterior y modificar el trabajo que realizó ahí.
KENNETH E. KENDALL (2011) ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS PEARSON
EDUCACIÓN DE MÉXICO, S.A
7 ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA
1. Búsqueda de la Información
Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente
será en su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones
reales, a menudo debe trabajar sin una investigación exhaustiva.
La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste
simplemente en formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por
expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y
paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.
● Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:
● Qué se está haciendo
● Por qué se está haciendo.
● Cómo se está haciendo.
● Quién lo está haciendo.
En la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes
niveles:
● Ambiente de la industria y de la compañía.
● La industria
● La compañía y la alta gerencia.
● La gerencia media.
● Gerencia de primera línea y sistemas de operación.
Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los
niveles inferiores de la compañía.
Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de
implantación. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a:
● Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.
● Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.
● Evaluar las metas y estrategias.
● Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas
dentro de la compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de
operaciones.
● Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre
actividades a largo plazo y operacionales.
● Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de
costos).
● Prevenir desastres.
2. Métodos de búsqueda de datos
Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios
niveles. Los datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista
para que le sean de utilidad. He aquí los métodos.
● Buscar organigramas, misiones de la organización.
● Buscar la documentación referente al actual sistema de información
administrativa.
● Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.
● Realizar un análisis en la estación de trabajo.
● Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada
con el proyecto en cuestión.
● Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de
cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa.
● Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de
empleados) sus necesidades de información, los problemas que advierten y las
decisiones que toman. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere
considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una
estructura poco rígida.
3.Elaboración de técnicas de entrevista
El diseñador del sistema de información administrativa (SIA) entrevistará a los
gerentes y a otras personas de rango más alto que el suyo en la organización.
Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que
ahorrarles el mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación
antes de entrevista.
Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del
gerente. Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y
su estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del gerente para saber cuál será
la reacción de éste ante la entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar
sus ideas, durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su
aprobación antes de presentar la propuesta del proyecto.
1. Programa.
El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego
manipularlas para cumplir con los honorarios de los gerentes.
2. Aprobación
El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados
de éste o buscar información aplicando técnicas.
3. Venta de un servicio.
Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos
con recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe
ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son
indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en cuya
solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa.
4. Realización de la entrevista.
El Analista de Sistemas procurará:
● Encontrar un lugar donde no haya distracciones.
● Realizar la entrevista para aprender.
● Tener y mostrar interés por lo que dice el entrevistado.
● Escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta
libertad.
● No tomar apuntes, pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificulta al
analista penetrar más a fondo en los problemas.
● Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o inquietud.
Pero nunca finalizará de modo abrupto.
5. Análisis en la estación de trabajo.
Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control,
medir la salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e
informes en los "nodos" del sistema de información.
6. Título y la descripción del puesto.
Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una
descripción. Una buena descripción contiene tres elementos:
1. El título del puesto y la relación jerárquica,
2. Un resumen de objetivos y funciones,
3. Una lista completa de responsabilidades.
7. Entradas y salidas.
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video,
etc.) y las salidas de la estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene
examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.
8. Equipo utilizado.
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por
computadoras personales, terminales de video, máquinas de escribir, archivos
tubulares, teléfonos especiales, máquinas reproductoras y estampadoras.
9. Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.
Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre
las estaciones son una importante consideración en la distribución de las oficinas.
10. Medición del trabajo.
Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de
trabajo, puede servirse del análisis de métodos y de un estudio de medición del
trabajo. Ese estudio revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas
operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la
eficiencia.
Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh. SISTEMA DE INFORMACION
ADMINISTRATIVA
2.7 ESTRATEGIAS PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA
Las diferencias entre las tres metodologías antes descritas no son tan grandes
como parecen en un principio. En las tres metodologías, el analista necesita
comprender primero a la organización (capítulo 2). Después el analista o el equipo
del proyecto necesitan elaborar un presupuesto del tiempo y los recursos necesarios
para desarrollar la propuesta del proyecto (capítulo 3). A continuación, deben
entrevistar a los miembros de la organización y recopilar información detallada
mediante el uso de cuestionarios (capítulo 4), obtener muestras de los datos de los
informes existentes y observar cómo se lleva a cabo la actividad empresarial actual
(capítulo 5). Las tres metodologías tienen todas estas actividades en común.
Incluso los mismos métodos tienen similitudes. La metodología SDLC y la
metodología orientada a objetos requieren de un proceso exhaustivo de planeación
y elaboración de diagramas. La metodología ágil y la metodología orientada a
objetos permiten crear subsistemas uno a la vez hasta que se complete todo el
sistema. La metodología ágil y la metodología SDLC se interesan por la forma lógica
en que los datos se desplazan a través del sistema.
Entonces, dada la opción de desarrollar un sistema mediante el uso de una
metodología SDLC, una metodología ágil o una metodología orientada a objetos,
¿cuál escogería usted? La figura 1.9 muestra un conjunto de lineamientos para
ayudarlo a elegir qué método utilizar para desarrollar su siguiente sistema.
KENNETH E. KENDALL (2011) ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS PEARSON
EDUCACIÓN DE MÉXICO, S.A
8 CONCEPTO DE DATOS E INFORMACION
Desde el punto de vista de la teoría de las decisiones, cabe decir que la
organización es una serie estructurada de redes de información que ligan a las
fuentes de datos con las necesidades de información de cada proceso de decisión.
Estas redes, si bien separadas, se sobreponen y se interpretan de forma compleja.
Para entender cómo funcionan, es preciso definir el significado de los términos dato,
información y comunicación.
Los datos son los elementos que sientan las bases para formar juicios o para
resolver problemas. Un dato es sólo un índice, un registro, una manifestación
objetiva, que puede ser sujeto a un análisis subjetivo; es decir, su manipulación
exige que la persona lo interprete. Los datos en sí tienen poco valor, pero una vez
clasificados, almacenados y relacionados entre sí, permiten obtener información.
Así, los datos aislados no son significativos y no constituyen ninguna información.
Los datos deben ser procesados (clasificados, almacenados y relacionados) para
poder adquirir significado y así informar. Significado e intencionalidad son aspectos
que diferencian a la información del concepto de dato. Los medios a través de los
cuales se almacenan datos para su empleo posterior se conocen como banco de
datos.
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS IDALVETO CHIAVENATO
8.2 CONCEPTO DE DATOS E INFORMACION
Dato
es una representación simbólica (numérica, alfabética, etc.) de un atributo o
característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí
mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la
realización de cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy común en el
ámbito informático.
En el ámbito de las ciencias de la información y la bibliotecología, ejemplos de datos
son la altura de una montaña, la fecha de nacimiento de un personaje histórico, el
peso especifico de una sustancia, el número de habitantes de un país, etc.
Los datos son la materia prima de la cual se deriva la información. Cualquier
cantidad o hecho, sin analizar, que por sí solos no tienen significado alguno y deben
ser presentados en forma utilizable y colocados en un contexto que le de valor.
Ejemplos: Edad, número de artículos vendidos, sueldo, etc.
Información.
En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos, que
constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. De esta manera, si
por ejemplo organizamos datos sobre un país (número de habitantes, densidad de
población, nombre del presidente, etc.) y escribimos por ejemplo, el capítulo de un
libro, podemos decir que ese capítulo constituye información sobre ese país.
Cuando tenemos que resolver un determinado problema o tenemos que tomar una
decisión, empleamos diversas fuentes de información (como podría ser el capítulo
mencionado de este imaginario libro), y construimos lo que en general se denomina
conocimiento o información organizada que permite la toma de decisiones.
Según otro punto de vista, la información es un fenómeno que proporciona
significado o sentido a las cosas, e indica mediante códigos y conjuntos de datos,
los modelos del pensamiento humano. La información, por tanto, procesa y genera
el conocimiento humano. Aunque muchos seres vivos se comunican transmitiendo
información para su supervivencia, la superioridad de los seres humanos radica en
su capacidad de generar y perfeccionar tanto códigos como símbolos con
significados que conformaron lenguajes comunes útiles para la convivencia en
sociedad, a partir del establecimiento de sistemas de señales y lenguajes para la
comunicación.
SENN, JAMES. (1986). Sistemas de información para la administración. Editorial
Iberoamericana.
8.3 CONCEPTO DE DATOS E INFORMACION
Conceptos y ejemplificación de Dato e Información.
El ordenador se encarga de procesar información en forma de datos, datos que
pueden ser textos, imágenes, tablas de hojas de cálculo, etc.
El ordenador también maneja información que servirá para procesar esos datos. En
este caso, nos estamos refiriendo a programas o aplicaciones informáticas, como
los procesadores de textos, que se utilizan para procesar datos en formato texto, las
herramientas de diseño gráfico que se utilizan para procesar datos en formato de
imagen, etc.
Un sistema informático necesita otro tipo de software fundamental. Este software
está compuesto de programas y datos que ponen en funcionamiento las
aplicaciones informáticas, las cuales procesan a su vez sus propios datos. En este
caso nos referimos al sistema operativo, definido como el componente software que
sirve para que la información pueda ser procesada por las aplicaciones informáticas
mediante la utilización de todos los componentes hardware del sistema informático.
1 DATOS DE ENTRADA. Son los que se suministran al ordenador desde los
periféricos de entrada (teclado, mouse, módem, escáner, etc.) o desde los
diferentes soportes de información (disquetes, discos duros, CD-ROM, etc.). Forman
la primera fase del tratamiento automático de la información: entrada.
2 DATOS INTERMEDIOS. Son aquellos que se obtienen en la segunda fase del
tratamiento automático o de la información: proceso.
3 DATOS DE SALIDA. También llamados resultados, completan el proceso del
tratamiento automático de la información: salida. A través de las diferentes unidades
periféricas de salida (monitor, impresora, plotter, etc.), que con su posterior
distribución y análisis, completan el proceso.
Un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, etc.) de un atributo o
característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí
mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la
realización de cálculos o toma de decisiones. Es de empleo muy común en el
ámbito informático y se los puede clasificar en:
DATOS FIJOS. Son los que permanecerán constantes durante el proceso o
programa que se les aplique. Los datos fijos reciben el nombre de constantes. Un
ejemplo es un programa que emita facturas; el iva aplicado será el mismo en todo el
proceso.
DATOS VARIABLES. Son aquellos que sí se modifican a lo largo del proceso según
sucedan determinadas condiciones o acciones realizadas por los programas.
Pueden clasificarse en:
DATOS NUMÉRICOS. Son los dígitos del 0 al 9.
DATOS ALFABÉTICOS. Son las letras mayúsculas y minúsculas de la A hasta la Z.
DATOS ALFANUMÉRICOS. Son una combinación de los anteriores, más una serie
de caracteres especiales (*, /, -, %, etc.).
Operaciones sobre los datos:
– Captura. Es la acción de registrar los datos antes de ser procesados. Puede ser
manual o mediante cualquier dispositivo de entrada directa (teclado, caja
registradora, lector óptico, captación sonora).
– Validación. Proceso de verificación y corrección de datos durante la captura o
después de ésta con la finalidad de minimizar el número de errores cometidos en su
trascripción. Verifica que los datos capturados cumplan con ciertos parámetros
previamente establecidos para el control de los mismos desde el punto de vista de
su consistencia.
– Almacenamiento. Proceso de guardar los datos previamente capturados para su
conservación en cualquier dispositivo físico (papel, magnético, microfilm, etc.)
– Recuperación. Es el proceso mediante el cual se logra el acceso posterior a los
datos almacenados.
– Reproducción. Es la acción de copiar o trasladar los datos de un dispositivo a
otro. Ejemplo: impresión de un documento, envío por internet, etc.
Lic. Ana del Prado Fundamentos de Informática
9. PROCESAMIENTO DE DATOS E INFORMACIÓN
9.1 PROCESAMIENTO DE DATOS
El término procesamiento de datos designa la variedad de actividades que ocurren
en las organizaciones, en los grupos sociales y entre las personas; es decir, existe
un cierto volumen de datos o información inicial (en los archivos, en las expectativas
o en la memoria) los cuales son sumados constantemente a otros datos o
información posteriores (mayor volumen de datos, alteraciones, modificaciones),
que da como resultado un mayor volumen de datos (o información).
El procesamiento de datos es la actividad que consiste en acumular, agrupar y

cruzar datos para transformarlos en información, para cierta finalidad u objetivo, a

efecto de obtener otra información, o la misma, pero de otra forma.
El procesamiento de datos puede ser:
1. Manual: cuando se efectúa manualmente, con la utilización de fi chas,
talones, tarjetones, mapas, etc., con o sin ayuda de máquinas de escribir o
calculadoras.
2. Semiautomático: cuando presenta características de procesamiento manual y
también de procesamiento automático; es decir, cuando se utilizan máquinas
de contabilidad o microcomputadoras, en las cuales el operador inserta fi
chas, talones o tarjetones, uno a uno (la parte del procesamiento manual) y
después de recibir la ficha y los datos iniciales, la máquina realiza numerosas
operaciones consecutivas, ya programadas, sin la intervención del operador
(la parte del procesamiento automático).
3. Automático: cuando una máquina programada para un conjunto determinado
y complejo de operaciones, de las cuales ejecuta la secuencia entera, sin que
haya necesidad de la intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Las
 computadoras o las microcomputadoras procesan los datos de forma
automática.
4.

Bibliografía: Chiavenato Idalberto 451

La primera aplicación de la computadora envolvió la manipulación más simple de
símbolos, la conversión de datos en información. Los datos consisten de símbolos
que representan propiedades de objetos y eventos. Los datos se convierten en
información cuando los símbolos son transformados a una forma usable. La
utilización de la computadora en esta transformación de datos e información es la
mecanización de dicho proceso, se produjeron así los sistemas de procesamiento
de datos.
En organizaciones productoras de bienes o servicios, la aplicación de estos sistema
mecanizados de procesamiento de datos Incluyó la preparación de nómina órdenes
de compra, facturación, contabilidad, etc.
Las operaciones lógicas y matemáticas utilizadas en esas aplicaciones son
relativamente simples. La complejidad de estos procesos generalmente se relaciona
a la gran cantidad de datos y la variedad de tratamientos a hacer.
9.2 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los sistemas mecanizados de procesamiento de datos no han remplazado
empleados que antes hacían eso. Los empleados comenzaron a hacer algo que
dichos sistemas no hacían. Esos empleados estaban ocupados respondiendo
preguntas, las cuales se habían incrementado con la introducción de los sistemas
de procesamiento de datos.
Un empleado no solo procesa datos, sino también contesta preguntas de las
personas que reciben la información. Quien la recibe puede encontrar errores,
inconsistencias deficiencias de algún tipo y cuando esto sucede pregunta a quienes
generaron la información para aclarar, corregir o complementar.
Quienes diseñaban los sistemas mecanizados para la manipulación de símbolos,
enfocaron entonces su atención a ese proceso de preguntar y contestar.
Observaron que la mayoría de las preguntas eran contestadas por los empleados
Ilendo a los archivos de datos de donde la información había sido obtenida,
recuperaban Ios datos relevantes y reprocesaban para producir la información
deseada. En algunos casos tengan que obtener datos adicionales.
Se desarrollaron así sistemas computarizados que generaban, recolectaban,
almacenaban, recuperaban y procesaban datos de tal modo de responder preguntas
específicas. Estos se llamaron sistemas computarizados de información, cuyos
archivos, también computarizados, juegan un papel principal y se les conoce como
bancos de datos.
Bibliografía: Camacho Abanto Héctor Pág 29 sistema de Información
9.3 DATOS E INFORMACIÓN

Hay tres actividades en un sistema de información que producen los datos

necesarios para que las organizaciones tomen decisiones, controlen las
operaciones, analicen problemas y creen nuevos productos o servicios. Estas
actividades son: entrada, procesamiento y salida. La entrada captura o recolecta los
datos en crudo desde el interior de la organización o a través de su entorno externo.
El procesamiento convierte esta entrada en bruto en un formato significativo. La
salida transfiere la información procesada a las personas que harán uso de ella, o a
las actividades para las que se utilizará. Los sistemas de información también
requieren retroalimentación: la salida que se devuelve a los miembros apropiados
de la organización para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de entrada.
En el sistema de los Yanquis para vender boletos a través de su sitio Web, la
entrada en bruto consiste en los datos de los pedidos de boletos, como el nombre y
dirección del comprador, su número de tarjeta de crédito, la cantidad de boletos que
pidió y la fecha del juego para el que está comprando boletos. Las computadoras
almacenan estos datos y los procesan para calcular los totales de los pedidos,
rastrear las compras de boletos y enviar solicitudes de pago a las compañías de
tarjetas de crédito. La salida consiste en los boletos a imprimir, los recibos de los
pedidos y los informes sobre los pedidos de boletos en línea. El sistema proporciona
información importante, como la cantidad de boletos vendidos para un juego
específico, el número total de boletos que se venden cada año y los clientes
frecuentes.
Aunque los sistemas de información basados en computadora usan la tecnología
computacional para procesar los datos en bruto y convertirlos en información
significativa, hay una clara distinción entre una computadora y un programa
computacional, por un lado, y un sistema de información por el otro. Las
computadoras electrónicas y los programas de software relacionados son la base
técnica, las herramientas y materiales, de los sistemas de información modernos.
Las computadoras proveen el equipo para almacenar y procesar la información. Los
programas de computadora, o software, son conjuntos de instrucciones de
operación que dirigen y controlan el procesamiento de la máquina. Es importante
saber cómo funcionan las computadoras y los programas computacionales para
diseñar soluciones a los problemas organizacionales, sin embargo, las
computadoras sólo son parte de un sistema de información.
9.4 FUNCIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
Una vivienda es una analogía apropiada. Las casas se construyen con martillos,
clavos y madera, pero éstos no las constituyen. La arquitectura, el diseño, el
entorno, el paisaje y todas las decisiones que conducen a la creación de estas
características forman parte de la casa y son cruciales para resolver el problema de
poner un techo sobre nuestra cabeza. Las computadoras y los programas son los
martillos, clavos y madera de los sistemas de información basados en computadora,
pero por sí solos no pueden producir la información que necesita una organización
en particular. Para comprender los sistemas de información, debe entender los
problemas que están diseñados para resolver, sus elementos arquitectónicos y de
diseño, y los procesos organizacionales que conducen a estas soluciones.
Bibliografía: Sistemas de Información gerencial Kenneth C Laundon, Jane Laundon
pag16

10. HERRAMIENTAS DE LA ESTRATEGIA DE FLUJO DE DATOS

Las metodologías estructuras de utilizan para documentar y diseñar el sistema de

información desde la decana de los 1970. Estructurado se refiere a que las técnicas
son paso a paso dónde cada movimiento se basa en el anterior. Los métodos de
desarrollo estructurado son orientados al proceso que se enfoca primordialmente en
el modelado de los procesos, o en las acciones que capturan, almacenan,
manipulan y distribuyen datos a medida que éstos fluyen a través de un sistema.
Estos métodos separan los datos de los procesos. Hay que escribir un
procedimiento de programación separado cada vez que alguien desea realizar una
acción sobre una pieza específica de datos. Los procedimientos actúan sobre los
datos que el programa les transfiere.
La principal herramienta para representar los procesos componentes de un sistema
y el flujo de datos entre ellos es el diagrama de flujo de datos (DFD), el cual ofrece
un modelo gráfico lógico del flujo de la información, ya que particiona un sistema en
módulos que muestran niveles de detalle manejables. Especifica rigurosamente los
procesos o transformaciones que ocurren dentro de cada módulo y las interfaces
que hay entre ellos datos, que son inventarios manuales o automatizados de los
datos. Las flechas representan flujos de datos que muestran el movimiento entre los
procesos, las entidades externas y los almacenes de datos. Contienen paquetes de
datos con el nombre o contenido de cada flujo de datos que se lista a un lado de la
flecha.
Este diagrama de flujo de datos muestra que los estudiantes envían formularios de
registro con su nombre, número de identificación y los números de los cursos que
desean tomar. En el proceso 1.0, el sistema verifica que cada curso seleccionado
esté todavía abierto, para lo cual revisa el archivo de cursos de la universidad. El
archivo distingue los cursos abiertos de los que se cancelaron o están llenos. Así,
determina cuál de las selecciones del estudiante se puede aceptar o rechazar. El
proceso inscribe al estudiante en los cursos en que fue aceptado. Actualiza el
archivo de cursos de la universidad con el nombre del estudiante y su número de
identificación.
Bibliografía: Kenneth C Laundon Sistemas de Información Gerencial

10.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

Un diagrama de flujo de datos (DFD) sirve para describir el flujo de los datos en una
operación empresarial y emplea sólo cuatro símbolos para estos elementos: las
entidades externas, los procesos, los almacenes de datos y la dirección en la cual
fluyen los datos. Entre las entidades externas están las personas y los grupos de
personas ajenos al sistema, como los clientes, los empleados, los otros
departamentos de la organización u otras organizaciones.
Un proceso es cualquier evento o secuencia de eventos en la cual los datos se
modifican o se afectan, como la transformación de los datos en información o la
aplicación de los datos en la toma de decisiones. Un almacén de datos es cualquier
forma de datos inactivos, como un archivo o una base de datos. Los datos fluyen de
una entidad externa a un proceso, de un proceso a un almacén de datos, de un
almacén de datos a un proceso y así de manera sucesiva. Por lo tanto, un DFD
cuidadosamente dibujado ofrece una representación útil de un sistema existente o
planificado.
Las grandes ventajas de los DFD son la utilización de sólo cuatro símbolos y la
sencillez. Los analistas de sistemas suelen producir varios niveles de DFD para un
sistema. El nivel más alto contiene la menor cantidad de símbolos y es el menos
detallado. Un nivel inferior es más detallado; lo que se representa solamente como
un proceso general en el nivel superior se detalla en varios procesos secundarios y
varias bases de datos. El diagrama de nivel más bajo ahonda todavía más en
algunos procesos y es el más detallado; muestra todos los procesos posibles, los
almacenes de datos y las entidades relacionados. Los diagramas de primer y
segundo nivel se representan para los ejecutivos ajenos al IS y el DFD de nivel más
bajo es considerado por los profesionales del IS mientras analizan o desarrollan el
sistema.
El DFD muestra un proceso del cálculo de un incentivo de ventas. Un vendedor es
una entidad que introduce datos (en este caso, los números de identificación de los
vendedores), los cuales fluyen dentro de un proceso, por ejemplo, el cálculo de un
incentivo, el cual también recibe datos de la base de datos de vendedores (en este
caso, la cantidad que aportó cada vendedor durante el año anterior). El resultado del
proceso, la cantidad del incentivo para cada vendedor, es la información que fluye
hacia un archivo de incentivos. Más adelante, el contralor de la compañía utilizará la
información para preparar los cheques de los premios.
Los símbolos de un DFD son convenientes para describir cualquier IS, incluso si no
se prepara en una computadora. Un DFD del sistema existente ayuda a detectar sus
debilidades al describir de manera gráfica el flujo de los datos y permite a los
analistas detectar cuáles procesos y bases de datos es posible automatizar, que
sean compartidos por los diferentes procesos o modificarse de algún modo.

Bibliografía: Miguel Ángel Martínez administración de los sistemas de información

10.2 DICCIONARIO DE DATOS
El diccionario de datos es una versión especializada de los diccionarios que se
utilizan como referencias en la vida cotidiana. El diccionario de datos es una obra de
consulta de información sobre los datos (es decir, metadatos); es compilado por los
analistas de sistemas para guiarse a través del análisis y diseño. Como documento,
el diccionario de datos recopila y coordina términos de datos específicos, además
de confirmar lo que significa cada término para distintas personas en la
organización. Los diagramas de flujo de datos que vimos en el capítulo 7 son un
excelente punto de partida para recolectar entradas para el diccionario de datos.
Una razón importante para tener un diccionario es con el fin de mantener limpios los
datos; es decir, para conservarlos consistentes. Si usted almacena datos sobre el
sexo de un hombre como “M” en un registro, “Masculino” en un segundo registro y
como el número “1” en un tercer registro, los datos no están “limpios”. En este
aspecto el diccionario de datos le será muy útil.
Los diccionarios de datos automatizados (parte de las herramientas CASE que
mencionamos antes) son valiosos por su capacidad de realizar referencias cruzadas
con los elementos de Datos para permitir los cambios necesarios en todos los
programas que compartan un elemento común. Gracias a esta característica ya no
hay necesidad de modificar los programas al azar ni esperar hasta que el programa
no se ejecute debido a un cambio que no se implementó en todos los programas
que compartan el elemento actualizado. Es evidente que los diccionarios de datos
automatizados son importantes para los sistemas extensos que producen varios
miles de elementos de datos para clasificarlos y usarlos en referencias cruzadas.

10.3 Necesidad de comprender el diccionario de datos

En la actualidad, muchos sistemas de administración de bases de datos vienen
equipados con un diccionario de datos automatizado. Estos diccionarios pueden ser
elaborados o simples. Algunos diccionarios de datos computarizados clasifican de
manera automática los elementos de datos al momento de llevar a cabo la
programación; otros simplemente proveen una plantilla en la que se pide a la
persona que llena el diccionario clasificar todas las entradas de una manera
uniforme.
A pesar de la existencia de los diccionarios de datos automatizados, las cuestiones
que siguen siendo pertinentes para el analista de sistemas durante el esfuerzo de
sistemas son comprender qué datos componen un diccionario de datos, las
convenciones utilizadas en los diccionarios de datos y la forma en que se desarrolla
un diccionario de datos. Al comprender el proceso de compilar un diccionario de
datos, el analista de sistemas puede conceptualizar con más facilidad el sistema y la
forma en que funciona. En las siguientes secciones permitiremos al analista ver el
razonamiento detrás de lo que existe en los diccionarios de datos automatizados.
Además de proveer documentación y eliminar la redundancia, podemos usar el
diccionario de datos para:
1. Validar la integridad y precisión del diagrama de flujo de datos.
2. Proveer un punto de partida para desarrollar pantallas e informes.
3. Determinar el contenido de los datos almacenados en archivos.
4. Desarrollar la lógica para los procesos del diagrama de flujo de datos.
5. Crear XML (lenguaje de marcado extensible)
10.4 EL REPOSITORIO DE DATOS
Aunque el diccionario de datos contiene información sobre los datos y
procedimientos, hay una colección más grande de información sobre el proyecto: el
repositorio. El concepto de repositorio es uno de las muchas implicaciones de las
herramientas CASE y puede contener lo siguiente:
1. Información sobre los datos que mantiene el sistema, incluyendo flujos de datos,
almacenes de datos, estructuras de registros, elementos, entidades y mensajes.
2. Lógica de procedimiento y casos de uso.
3. Diseño de pantallas e informes.
4. Relaciones de datos, como la forma en que una estructura de datos está
vinculada con otra.
5. Requerimientos del proyecto y entregables finales del sistema.
6. Información administrativa del proyecto, como calendarios de entrega, logros,
cuestiones que hay que resolver y usuarios del proyecto.
Para crear el diccionario de datos hay que examinar y describir el contenido de los
flujos de datos, los almacenes de datos y los procesos, Hay que definir cada
almacén y flujo de datos, para después expandirlo de manera que influya los
detalles de los elementos que contiene debemos describir la lógica de cada proceso
mediante el uso de los datos que entran o salen del proceso. Hay que identificar y
resolver las omisiones y otros errores de diseño.

Hay que desarrollar las cuatro categorías del diccionario de datos (flujos de datos,
estructuras de datos, elementos de datos y almacenes de datos) para promover la
comprensión de los datos del sistema.
Para ilustrar la forma en que se crean las entradas en el diccionario de datos, vamos
a usar un ejemplo para la División de catálogos de World’s Trend. Esta empresa
vende ropa y otros artículos por correo mediante el uso de un sistema de pedidos
vía telefónica (el formulario de pedido por correo también se puede enviar vía fax), y
a través de Internet por medio de formularios Web personalizados. Sin importar
dónde se origine el pedido, los datos subyacentes capturados por el sistema son
iguales para los tres métodos.
10.5 USO DEL DICCIONARIO DE DATOS
El diccionario de datos ideal es automatizado, interactivo, en línea y evolutivo. A
medida que el analista de sistemas aprende sobre los sistemas de la organización,
se agregan elementos de datos al diccionario de datos. Por otra parte, el diccionario
de datos no es un fin en sí mismo y nunca deberá serlo. Para evitar desviarse con la
construcción de un diccionario de datos completo, el analista de sistemas debe
considerarlo como una actividad paralela al análisis y diseño de sistemas.
Para que tenga el máximo poder, el diccionario de datos debe enlazarse en varios
programas de sistemas, de manera que cuando se actualice o elimine un elemento
del diccionario de datos, se actualice o elimine automáticamente de la base de
datos. El diccionario de datos se convierte simplemente en una curiosidad histórica
si no se mantiene actualizado.
Podemos usar el diccionario de datos para crear pantallas, informes y formularios.
Por ejemplo, examine la estructura de datos para la LISTA DE SELECCIÓN DE
PEDIDO de World’s Trend. Como se han definido los elementos necesarios y sus
longitudes, el proceso de crear documentos físicos consiste en ordenar los
elementos de una forma agradable y funcional mediante el uso de los lineamientos
de diseño y sentido común. Los grupos repetitivos se convierten en columnas y los
registros estructurales se agrupan en la pantalla, el informe o el formulario. La
distribución del informe para la LISTA DE SELECCIÓN DE PEDIDO de World’s
Trend se muestra en la figura 8.15. Cabe mencionar que PRIMER NOMBRE y
APELLIDO PATERNO están agrupados en NOMBRE; además CANTIDAD
(SELECCIONADA y ORDENADA), SECCIÓN, NÚMERO DE REPISA, NÚMERO
DE ARTÍCULO, DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO, TAMAÑO y COLOR forman una
serie de columnas, ya que son los elementos repetitivos.
La estructura de datos y los elementos para un almacén de datos se utilizan
comúnmente para generar el correspondiente código fuente en lenguaje de
computadora, el cual se incorpora a su vez en los programas de computadora.
Podemos utilizar el diccionario de datos junto con el diagrama de flujo de datos para
analizar el diseño del sistema, detectar fallas y áreas que necesiten aclaración.
Algunas consideraciones son:
1. Todos los elementos base en un flujo de datos de salida deben estar presentes
en un flujo de datos de entrada para el proceso que produce la salida. Los
elementos base se teclean; nunca deben ser creados por un proceso.
2. Un elemento derivado debe ser creado por un proceso y debe estar en la salida
de por lo menos un proceso del cual no sea entrada.
3. Los elementos presentes en un flujo de datos entrante o saliente de un almacén
de datos deben estar contenidos en el almacén de datos.
Si se empieza en las primeras etapas de las fases de análisis y diseño, el
diccionario de datos nos puede ahorrar muchas horas. Éste es la única fuente
común en la organización para responder preguntas y resolver disputas sobre
cualquier aspecto de la definición de datos. Un diccionario de datos actualizado
puede constituir un excelente marco de referencia para los esfuerzos de
mantenimiento en sistemas con los que no estemos familiarizados. Los diccionarios
de datos automatizados pueden servir como referencias tanto para las personas
como para los programas.
Bibliografía Kendall Análisis y diseño de sistemas
Un DBMS incluye capacidades y herramientas para organizar, administrar y acceder
a los datos en la base de datos. Las más importantes son: su lenguaje de definición
de datos, el diccionario de datos y el lenguaje de manipulación de datos.
Los DBMS tienen una capacidad de definición de datos para especificar la
estructura del contenido de la base de datos. Podría usarse para crear tablas de
bases de datos y definir las características de los campos en cada tabla. Esta
información sobre la base de datos se puede documentar en un diccionario de
datos, el cual es un archivo automatizado o manual que almacena las definiciones
de los elementos de datos y sus características. Microsoft Access cuenta con una
herramienta rudimentaria de diccionario de datos, la cual muestra información sobre
el nombre, la descripción, el tamaño, tipo, formato y otras propiedades de cada
campo en una tabla (vea la figura 6-6). Los diccionarios de datos para las grandes
bases de datos corporativas pueden capturar información adicional, como el uso, la
propiedad (quién en la organización es responsable de dar mantenimiento a la
información), autorización, seguridad y los individuos, funciones de negocios,
programas e informes que utilizan cada elemento de datos.
Bibliografía: Kenneth C Laundon, Jane P. Laundon Sistemas de Información
Gerencial
10.3 METODO ENTIDAD RELACIÓN
10.1 Operaciones Relacionales
Como ya se mencionó, los DBMS más populares son los que apoyan el modelo
relacional. Por lo tanto, a usted le serviría familiarizarse con una base de datos
relacional muy utilizada, como Access, Oracle o SQL Server. Al emplearla, sabría
cómo funcionan las operaciones relacionales.
Una operación relacional crea una tabla temporal que es un subconjunto de la tabla
o tablas originales. Le permite crear un informe que contenga registros que
satisfagan una condición, crear una lista con sólo algunos campos acerca de una
entidad o generar un informe de una tabla combinada, la cual incluye datos
relevantes de dos o más tablas. Si lo requiere, el usuario puede guardar la tabla
recién creada. Casi siempre la tabla temporal sólo se necesita para un informe ad
hoc y suele desecharse de inmediato.
Las tres operaciones relacionales más importantes son select, project y join. Select
es la selección de los registros que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, un
gerente de recursos humanos necesita un informe que muestre el registro completo
de cada empleado cuyo sueldo es mayor de $60 000. Project es la selección de
ciertas columnas de una tabla, como los sueldos de todos los empleados. Una
consulta puede especificar una combinación de selección y proyección. En el
ejemplo anterior, el gerente puede requerir sólo el número de identificación, el
apellido (proyección) y el sueldo de los empleados que superan los $60 000
(selección)Una de las manipulaciones más útiles de una base de datos relacional es
la creación de una tabla nueva a partir de dos o más tablas. Recuerde en nuestro
análisis del modelo relacional que la combinación de datos de varias tablas se llama
una join (combinación). Ya hemos utilizado un ejemplo simple con la base de datos
de la tienda de DVD. Sin embargo, las consultas combinadas pueden ser mucho
más complejas. Por ejemplo, una base de datos relacional empresarial puede tener
cuatro tablas: SalesRep (Vendedores), Catalogo, Order (Pedidos) y Custome
(Clientes). Un gerente puede necesitar un informe que muestre, para cada
vendedor, una lista de todos los clientes que compraron algo el mes anterior, los
artículos que adquirió cada cliente y la cantidad total que gastó cada uno. Se crea
una tabla nueva a partir de la operación relacional que extrae datos de las cuatro
tablas.
La operación de combinación es una manipulación poderosa que puede crear
informes muy útiles para tomar decisiones. Una tabla combinada se crea “en un
paso” como resultado de una consulta y sólo mientras el usuario quiera verla o
imprimirla. Las funciones de diseño permiten al usuario cambiar el encabezado de
los campos (aunque los nombres de los campos se conservan intactos en la tabla
interna), preparar el resultado en diferentes diseños en la pantalla o el papel y
agregar imágenes y texto al informe. La tabla nueva puede guardarse como una
tabla adicional en la base de datos.
13.2 Lenguaje de consulta estructurado
El lenguaje de consulta estructurado (SQL) se ha convertido en el lenguaje de
consulta preferido por muchos desarrolladores de DBMS relacionales. SQL es un
estándar internacional y se proporciona con casi todos los programas de
administración de una base de datos relacional. Su ventaja son sus comandos
intuitivos fáciles de recordar. Por ejemplo suponga que el nombre de la base de
datos es DVD_Store, para crear una lista de todos los títulos de DVD de “acción”
cuyo precio de venta sea menor que $5.00, la consulta sería SELECT TITLE,
CATEGORY FROM DVD_STORE
WHERE CATEGORY = ‘Thriller’ and RENTPRICE < 5
Se emplean instrucciones como ésta para las consultas ad hoc o se integran en un
programa que se guarda para uso repetido. Los comandos para actualizar las bases
de datos también son fáciles de recordar: INSERT, DELETE y UPDATE (insertar,
eliminar y actualizar).
Existen varias ventajas de integrar el SQL en un DBMSCon un lenguaje estándar,
los usuarios no tienen que aprender conjuntos de comandos diferentes para crear y
manipular bases de datos en diferentes DBMS.
Las instrucciones del SQL se incluyen en lenguajes de tercera generación muy
utilizados como COBOL o C y en los lenguajes orientados a objetos como C++ o
Java, en cuyo caso estos lenguajes se llaman “lenguajes anfitriones”. La
combinación de instrucciones de 3GL muy adaptadas y eficientes, e instrucciones
orientadas a objetos con SQL aumenta la eficiencia y la eficacia de las aplicaciones
que consultan las bases de datos relacionales.
Debido a que las instrucciones del SQL se pueden trasladar de un sistema operativo
a otro, el programador no se ve obligado a redactar de nuevo las instrucciones.
Algunos DBMS relacionales como Microsoft Access, proporcionan GUI para crear
consultas de SQL, las cuales se preparan al hacer clic en iconos y seleccionar
elementos de un menú, los cuales se convierten de manera interna en consultas de
SQL y se ejecutan. Esta capacidad permite emplear el SQL a los diseñadores poco
experimentados con una base de datos.
13.3 El esquema y los metadatos
Al desarrollar una base de datos nueva, los usuarios primero desarrollan un
esquema (de la palabra griega que significa “plan”). El esquema describe la
estructura de la base de datos que se diseña: los nombres y tipos de los campos en
cada tipo de registro y las relaciones generales entre los diferentes conjuntos de
registros o archivos. Incluye una descripción de la estructura de la base de datos,
los nombres y tamaños de los campos y detalles como cuál campo es una llave
principal. El número de registros no se especifica nunca porque puede cambiar y la
capacidad del medio de almacenamiento determina el número máximo de registros.
Los campos pueden contener diferentes tipos de datos: numéricos, alfanuméricos,
imágenes o relacionados con el tiempo. Los campos numéricos contienen números
que se manipulan mediante suma, multiplicación, promedio y demás. Los campos
alfanuméricos contienen valores de texto: palabras, números y símbolos especiales,
los cuales forman nombres, direcciones y números de identificación. Los números
introducidos en los campos alfanuméricos, como el número del seguro social o el
código postal, no se manipulan matemáticamente. El diseñador de una base de
datos nueva también debe indicar cuáles campos se van a usar como llaves
principales.
Muchos DBMS también permiten a un diseñador indicar cuándo un campo no es
único, lo que significa que el valor en ese campo puede ser igual para más de un
registro.
La figura presenta el esquema de una tabla de bases de datos creada con el DBMS
Microsoft Access. Se pide al usuario que introduzca los nombres y tipos de los
campos. Access permite al usuario nombrar los campos y determinar los tipos de
datos. La sección Description permite al diseñador describir la naturaleza y las
funciones de los campos para las personas que conservan la base de datos. La
parte inferior de la ventana ofrece al usuario muchas opciones para cada campo,
como el tamaño y el formato del campo y demás. En Access, el campo de la llave
principal se indica mediante un icono de una llave pequeña a su izquierda.
Bibliografía: Miguel Ángel Martínez Sarmiento Administración de los sistemas de
información
10.4. DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓNAL

La figura 7.9 presenta un ERD inicial. Los diseñadores también deben detallar los
campos de cada objeto, lo cual determina los campos para cada registro de ese
objeto. Los atributos se listan en el cuadro de cada objeto y el atributo de la clave
principal está subrayado. Por lo general, el campo de la clave principal aparece al
principio de la lista de campos en el cuadro, las bases de datos pueden emplear
notaciones diferentes. Por lo tanto, antes de revisar un ERD, debe comprender lo
que significa cada símbolo.
Los ejemplos presentados son bastante sencillos. En la realidad, los informes que
necesitan generar los gerentes pueden ser bastante complejos, en términos de las
relaciones entre los diferentes elementos de datos y la cantidad de tablas diferentes
con las que se integran. Imagine las relaciones entre los datos conservados en las
bibliotecas: un usuario puede pedir prestados varios títulos; la biblioteca conserva
varios ejemplares de cada título; un título puede ser un libro, una videocinta o un
CD; varios autores pueden haber publicado diferentes libros con el mismo título; los
bibliotecarios deben poder ver la disponibilidad y los artículos en préstamo por título,
autor y usuario; también deben ser capaces de producir un informe de todos los
préstamos de cada usuario durante cierto periodo; y así de manera sucesiva. Al
diseñar las bases de datos deben considerarse todas estas relaciones y las
diferentes necesidades de informes.
Bibliografía: Miguel Ángel Martínez Sarmiento Administración de los sistemas de
información
10.5 MODELO RELACIÓNAL
El modelo relacional está formado por tablas. Sus raíces están en el álgebra
relacional, aunque usted no tiene que conocer álgebra para desarrollar y utilizar las
bases de datos relacionales. Sin embargo, los expertos en una base de datos
todavía emplean la terminología del álgebra relacional: en una base de datos
relacional, un registro se llama un tupla, un campo también llamado columna se
denomina un atributo y una tabla de registros se conoce como una relación. Este
texto emplea los términos más sencillos, igual que los paquetes de software
conocidos: campos, registros y tablas.
Para diseñar una base de datos relacional, necesita tener una idea clara de las
diferentes entidades y cómo se relacionan. Por ejemplo, en una base de datos de
una tienda de DVD, las entidades pueden ser Customer (Cliente), DVD Rental
(Renta de DVD), DVD y Distributor. Se construye una sola tabla para cada entidad
(aunque cada tabla puede contener de unos cuantos registros a millones de ellos).
DVD Rental es una entidad asociativa y en la figura 7.5 se observa que la tabla DVD
Rental asocia los datos de las tablas Customer y DVD.
El mantenimiento de una base de datos relacional es relativamente fácil porque
cada tabla es independiente de las demás, aunque algunas tablas se relacionan con
otras. Para agregar el registro de un cliente, el usuario accede a la tabla Customer.
Para eliminar un registro de un DVD, el usuario accede a la tabla DVD. Las ventajas
de este modelo hacen que los sistemas de administración de base de datos
relacionales sean los más populares en el mercado. Prácticamente todos los DBMS
que se ofrecen en el mercado se apegan al modelo relacional. Este modelo sirve en
los sistemas de administración de una cadena de suministro (SCM) y muchas otras
aplicaciones empresariales e IS locales individuales.
Para recuperar o clasificar, los registros de una base de datos relacional usted debe
utilizar una llave. Una llave es un campo cuyos valores identifican los registros que
se van a exhibir o a procesar. Puede emplear cualquier campo como llave. Por
ejemplo, puede pedir a la base de datos el registro de John Smith de la tabla
Customer con el campo CustName como llave. Es decir, usted introduce una
consulta, una condición que indica al DBMS que recupere un registro con el valor de
CustName como “John Smith”. Una clave es única y el valor (el contenido) en ese
campo aparece sólo en un registro. A veces una llave está formada por varios
campos, de modo que su combinación proporciona una llave única.
Como puede apreciar, el diseño de una base de datos requiere una preparación
cuidadosa. El diseñador debe incluir los campos de las llaves foráneas de otras
tablas para crear tablas combinadas en el futuro. Una tabla puede incluir llaves
foráneas de varias tablas, de modo que existe mucha flexibilidad al crear informes
con los datos relacionados de varias tablas. La inclusión de llaves foráneas puede
provocar bastante redundancia de los datos. No obstante, esta complejidad no ha
disminuido la popularidad de las bases de datos relacionales.
Bibliografía: Miguel Ángel Martínez Sarmiento Administración de los sistemas de
información
11 importancia del diccionario de datos

Para completar la representación se deben proporcionar especificaciones de los

procesos y un diccionario de datos, el cual tiene más detalle sobre el contenido de
los archivos y flujo de datos. Las partes principales para dibujar un diagrama de flujo
de datos son: descomposición funcional, seguimiento de los flujos de datos y el uso
de un diagrama físico de flujo de datos. Los modelos de datos sirven para analizar
los datos en el sistema como un todo, y mostrando cómo pueden organizarse para
eliminar duplicados y redundancias, y de esa manera, alcanzar mejores
implementaciones. El modelo entidad relación pertenece a una clase de modelos
conocida como nivel objeto, la cual describe a los datos en términos de objetos en el
sistema; también se les conoce como modelos conceptuales. Para llevar esto a una
representación gráfica, se deben identificar muy bien los objetos de datos, que se
denominan entidades, los cuales tienen ciertas propiedades o atributos. Un atributo
se convierte en un identificador cuando se utiliza para encontrar una información en
particular y puede ser que algún atributo o más se conviertan en identificadores para
ser más específicos en las búsquedas.

En alguna implementación en particular, estos identificadores pasan a ser clave

primaria o clave principal y es el orden en que está almacenada la información.
Existe una segunda clase de modelos llamados de nivel implementación, los cuales
tienden a trabajar en un nivel más detallado; incluyen los modelos relacionales, de
redes y jerárquicos.

PROCESOS

1.Captura de datos y codificación: Los procesos básicos que tienen lugar en todo
sistema de información, como la captura de datos, se les llama procesos primitivos y
pueden ocurrir como un flujo de información dentro del sistema, o como información
generada dentro del sistema. Al proceso de convertir información real a otra que se
englobe en categorías se le conoce como codificación y a la conversión de datos de
una forma física a otra se le llama transcripción. Para que en un sistema de
información se tengan datos precisos y dignos de confianza se deben realizar las
comprobaciones en diferentes niveles: comprobar la cumplimentación de los datos,
comprobaciones de datos individuales, la consistencia interna, la consistencia con
los datos existentes, y la comprobación de la fiabilidad de los mismos datos. La
transformación de datos está a la cabeza de cualquier sistema de información,
algunos son simples (clasificar los datos), y otros más complejos (preparar informes
de pérdidas en ventas). La parte esencial de los sistemas de información en alguna
clase de sistema de archivo, es el proceso de colocar la información relativa a
objetos particulares en su lugar correcto y configurar las referencias necesarias para
la recuperación de la información de un objeto en particular o una clase de objetos
relacionados dando algún criterio.

2.Transformación: Los procesos de nivel superior se dividen en transacciones, que

son una secuencia de procesos primitivos, o una combinación de varios de ellos;
significan cualquier proceso rutinario, con pequeñas variaciones, que suceden con
frecuencia. Las áreas críticas son las de captación de datos y la entrada de datos.
La siguiente subdivisión es la edición de datos, la cual implica la recuperación, la
modificación y el almacenamiento, normalmente se le conoce como actualización.
También los procesos se dividen en toma de decisiones, lo cual ocurre cuando hay
alternativas de acción en una situación particular, y es necesario efectuar una
elección. Existen cuatro etapas: organizar la información, determinar alternativas,
modelizar las consecuencias y, elegir la acción apropiada. La siguiente división son
los procesos de soporte de una decisión, que es el que lleva a cabo la rutina
importante necesaria para tomar una decisión, las cuales realizan dos funciones
distintas: dictaminar, que es el proceso de organizar la información, y, modelizar, se
diseña un modelo para predecir el efecto de algunos cambios en ciertos parámetros
del sistema. Y, por último, los procesos de nivel superior se dividen en recuperación
de información, lo cual es esencialmente el proceso de recuperación primitivo
considerado a un nivel de usuario.

12 BANCO DE DATOS DE RECURSOS HUMANOS

El banco de datos es un sistema para almacenar y acumular datos debidamente

codificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. En
realidad, el banco de datos es un conjunto de archivos relacionados de forma lógica,
organizados de tal modo que facilitan el acceso a los datos y eliminan la
redundancia. La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de bancos de
datos, lo cual reduce la “memoria” en los archivos, porque los datos
interrelacionados de forma lógica permiten la actualización y el procesamiento
integrado y simultáneo. Esto disminuye las incongruencias y los errores que ocurren
debido a archivos duplicados.

Es común que existan varios bancos de datos relacionados lógicamente entre sí por
medio de un software que ejecuta las funciones para crear y actualizar archivos,
recuperar datos y generar informes. En las áreas de recursos humanos, los diversos
bancos de datos vinculados unos con otros permiten obtener y almacenar datos
respecto de diferentes rubros o niveles de complejidad, a saber:

1. Datos personales sobre cada empleado para formar un inventario de personal.

2. Datos sobre los ocupantes de cada puesto para formar un registro de puestos.

3. Datos sobre los empleados de cada área, departamento o división, para formar
un registro de áreas.

4. Datos sobre los salarios e incentivos salariales para formar un registro de

remuneración.

5. Datos sobre las prestaciones y la seguridad social para formar un registro de

prestaciones.

6. Datos sobre candidatos (registro de candidatos) sobre cursos y actividades de

capacitación (registro de capacitación), entre otros.
Muchas organizaciones forman periódicamente registros profesionales para
actualizar los datos personales de sus trabajadores en relación con cursos externos,
eventos sociales, etcétera. Procesamiento de datos El término procesamiento de
datos designa la variedad de actividades que ocurren en las organizaciones, en los
grupos sociales y entre las personas; es decir, existe un cierto volumen de datos o
información inicial (en los archivos, en las expectativas o en la memoria) los cuales
son sumados constantemente a otros datos o información posteriores (mayor
volumen de datos, alteraciones, modificaciones), que da como resultado un mayor
volumen de datos (o información).

El procesamiento de datos es la actividad que consiste en acumular, agrupar y

cruzar datos para transformarlos en información, para cierta finalidad u objetivo, a
efecto de obtener otra información, o la misma, pero de otra forma. El
procesamiento de datos puede ser:

1. Manual: cuando se efectúa manualmente, con la utilización de fi chas, talones,

tarjetones, mapas, etc., con o sin ayuda de máquinas de escribir o calculadoras.

2. Semiautomático: cuando presenta características de procesamiento manual y

también de procesamiento automático; es decir, cuando se utilizan máquinas de
contabilidad o microcomputadoras, en las cuales el operador inserta fi chas, talones
o tarjetones, uno a uno (la parte del procesamiento manual) y después de recibir la
ficha y los datos iniciales, la máquina realiza numerosas operaciones consecutivas,
ya programadas, sin la intervención del operador (la parte del procesamiento
automático).

3. Automático: cuando una máquina programada para un conjunto determinado y

complejo de operaciones, de las cuales ejecuta la secuencia entera, sin que haya
necesidad de la intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Las
computadoras o las microcomputadoras procesan los datos de forma automática.

Nota interesante: El procesamiento de datos El sistema de procesamiento de datos

requiere de entradas (datos) para proporcionar salidas (información). El
procesamiento en sí implica la clasificación, el almacenamiento, la recuperación y el
tratamiento de los datos, así como la consecuente información para colocarla a
disposición de aquellos que la necesitan, sea en el momento oportuno (diariamente,
semanalmente, anualmente, etc.), sea en tiempo real (en línea). Los datos se
pueden referir a los horarios de entrada y de salida de los trabajadores, las horas
trabajadas al día, semana o mes, la producción diaria, etcétera.

SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA (SIA)

El sistema de procesamiento de datos tiene objetivos específicos que varían de una

organización a otra
La información puede provenir del entorno exterior (fuera de la organización, como
el mercado de trabajo, competidores, proveedores, organizaciones
gubernamentales, otras organizaciones, etc.) o del entorno interior (dentro de la
organización, como el organigrama y los salarios correspondientes a los puestos,
personas que trabajan en ella, horas/hombre trabajadas, volumen de producción y
de ventas, productividad alcanzada, etc.).

La información que sirve a toda la organización constituye el sistema de

información global (implica el nivel institucional o directivo, el intermedio o ejecutivo
y el operativo de la organización), mientras que la información que sustenta las
decisiones de los gerentes constituye el sistema de información administrativa (que
implica el nivel institucional o directivo y el intermedio o ejecutivo).
La preparación del sistema de información necesita tomar en cuenta el ciclo de las
operaciones utilizado tradicionalmente en la contabilidad. Este concepto localiza
cadenas de eventos que se inician fuera de la organización, engloban una cadena
principal de eventos dentro de la organización y terminan en un punto fuera de la
organización. El concepto del ciclo de las operaciones permite identificar un punto
inicial y un punto final (ambos externos a la organización) que se ligan entre sí por
cadenas de eventos. Una vez especificado el punto inicial y el final, se evita el
riesgo de proyectar un sistema de información tan sólo para una parte de los flujos
de información, una vez que la dimensión del proceso de decisión está definida

Recuerde: La apertura gradual de los sistemas de información Los antiguos

sistemas tradicionales de información constituían verdaderos sistemas cerrados y
tan sólo abarcaban los flujos más importantes de información formal. El
planteamiento de los sistemas abiertos establece un conjunto programado de reglas
de decisión para aplicarse a un gran volumen de tipos repetitivos de transacciones
entre los participantes. Después de especificadas, estas reglas pueden ser
administradas entre las actividades diarias y cotidianas por una persona cualquiera,
con ello libera a la administración para poder dedicar sus esfuerzos a tratar el
conjunto de transacciones no programado o fuera de lo común. Esto significa aplicar
el principio de excepción. Toda la administración por sistemas se apoya en la
planeación y la implantación de un sistema integrado de información.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS El sistema de

información es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), ligados
de forma lógica, de modo que su interacción genere la información necesaria para la
toma de decisiones.
1 Como la administración de recursos humanos es una responsabilidad de línea y
una función de staff, el departamento encargado de la ARH debe delimitar y
abastecer a los departamentos de línea la información relevante sobre el personal,
en forma de lotes para cada uno de los departamentos a efecto de que los
respectivos gerentes puedan administrar a sus subalternos. Nota interesante:
Objetivo de un sistema de información de recursos humanos El punto de partida de
un sistema de información de RH es el banco de datos. Su objetivo final es
abastecer a los gerentes con información sobre su personal.

Un sistema de información es, por definición, aquel por medio del cual se obtienen y
procesan datos para transformarlos en información, de manera esquematizada y
ordenada, de tal modo que sirvan de suministro para el proceso de la toma de
decisiones. El sistema de información recibe entradas (inputs) que son procesadas y
transformadas en salidas (outputs) a manera de informes, documentos, índices,
listas, medidas estadísticas de la posición o la tendencia, etc. Si bien los datos
involucran detalles y no tienen un significado más amplio, la información obtenida
por medio del manejo, procesamiento y combinación de datos representa un
significado más amplio y definido. La información reduce las condiciones de
incertidumbre. Un sistema de información requiere abastecerse y surtirse por medio
de alguna forma de procesamiento de datos. La preparación del sistema de
información de recursos humanos requiere del análisis y la evaluación de la
organización o de sus subsistemas y de sus respectivas necesidades de
información.

Un sistema de información debe identificar e incluir toda la red de flujos de

información para ser proyectado para cada grupo de decisiones. Se debe subrayar
la necesidad de información y no el uso de ésta, como se suele hacer. En el fondo,
el sistema de información es la base del proceso de decisión de la organización.

Planeación de un sistema de información de recursos humanos Un sistema de

información de recursos humanos utiliza como fuentes de datos a los elementos que
son provistos por:

• Banco de datos de recursos humanos.

• Reclutamiento y selección de personal.

• Capacitación y desarrollo de personal.

• Evaluación del desempeño.

• Administración de sueldos y salarios.

• Registros y controles de personal, respecto a faltas, retrasos, disciplinas, entre

otros.

• Estadísticas de personal.

• Higiene y seguridad.

• Respectivas jefaturas, etcétera.

Principales aplicaciones del sistema de información de recursos humanos La
jornada laboral y la disciplina son dos de las múltiples aplicaciones tradicionales del
sistema de información de recursos humanos.

1. Jornada laboral La jornada laboral se refiere a la cantidad de horas diarias,

semanales o mensuales que debe cubrir cada trabajador para cumplir con su
contrato individual de trabajo y con el contrato colectivo de trabajo. La jornada prevé
una hora determinada para la entrada y otra para la salida en los días hábiles, con
una cierta tolerancia para los retrasos o las anticipaciones. También prevé un
intervalo determinado para la comida y para los descansos. Estos horarios se deben
respetar estrictamente para que la coordinación del sistema productivo opere de
forma adecuada y para no perder eficiencia debido a que se ausentan personas que
lo integran. Así, éstas se deben adaptar a la rigidez de la jornada laboral, sobre todo
en las fábricas. De lo contrario, cuando las personas se retrasan o faltan, son
sujetas a descuentos o sanciones por incumplimiento del horario de trabajo

Nota interesante: Calendario anual En muchas organizaciones existe un calendario

anual que marca los llamados puentes (días hábiles que caen entre los feriados y
los sábados y domingos, en los cuales no se trabaja). En esos días, el ausentismo
es bastante elevado y, para evitarlo, se aplica la idea de no trabajar en los puentes,
pero para compensar las horas correspondientes a esos días se labora en algunos
sábados o se extiende la jornada durante varias semanas, trabajando algunos
minutos de más a lo largo de todo el año. Con esto, los trabajadores pueden gozar
del día feriado, del puente y del fi n de semana, con un periodo de descanso más
prolongado. La empresa gana por el hecho de que evita el ausentismo y toda su
fuerza de trabajo se concentra en trabajar. Vimos que el contexto del trabajo sufre
grandes cambios. Sin embargo, la estructura organizacional y el diseño de los
puestos no son lo único que está cambiando. Algunos de los cambios más signifi
cativos que han ocurrido se refi eren a diversos medios alternativos para que las
personas programen sus horarios de trabajo a su conveniencia y que son un medio
para atraer y retener a la mejor fuerza de trabajo, sobre todo cuando los
trabajadores presentan una enorme variedad de necesidades e intereses. Las tres
razones principales que fundamentan estos planes alternativos son: la respuesta de
la organización a las exigencias de sus trabajadores, el apoyo para mejorar la
imagen de la organización y la adopción de programas de ayuda para el equilibrio
de la vida laboral-familiar. Esta situación lleva a horarios de trabajo alternativos y fl
exibles como: 1. Semana laboral comprimida: las 40 horas semanales de trabajo
son cumplidas en sólo cuatro días. Se trata de un programa que implica que el total
de horas laborales se cumplirá dentro de un patrón más breve que el de cinco
jornadas de ocho horas. La forma más común es la de 4-40; es decir, 40 horas
cumplidas en cuatro días de 10 horas. La ventaja del sistema es que permite al
trabajador gozar de tres días consecutivos de descanso a la semana y de más
tiempo de ocio, además de que reduce los costos de operación de la empresa. Con
ello, se presenta una consistente disminución del ausentismo y una mejora en el
desempeño. Las desventajas son que se puede aumentar la fatiga y presentar
problemas de adaptación familiar, quejas del cliente y problemas sindicales.

2. Horario laboral flexible: el trabajo está sujeto a un programa ajustable de horas

diarias. En inglés se conoce como flextime y a veces se llama horario flexible. Se
trata de programar el trabajo, lo que permite al empleado escoger una parte del
modelo de su horario por día. Existe un horario núcleo; es decir, un bloque central
de horas en las que todos los empleados deben estar presentes en el trabajo. Fuera
de ese horario núcleo, los empleados pueden escoger libremente las horas del día
en las que trabajarán.

El ejemplo siguiente ilustra este sistema.

El horario flexible brinda mayor autonomía a las personas y les confiere mayor
responsabilidad en su trabajo, pues permite que los madrugadores lleguen y salgan
más temprano, mientras que los dormilones pueden entrar y salir más tarde. Las
personas pueden atender sus compromisos personales y familiares, siempre y
cuando cumplan con las 40 horas diarias y desempeñen su trabajo. Cuando la
organización ofrece flexibilidad puede atraer y retener a personas que tienen otras
responsabilidades fuera del trabajo y garantizar que cumplan con las metas de su
trabajo. Nota interesante: Banco de horas Las compañías armadoras de
automóviles, como Ford, Mercedes-Benz y Volkswagen, llegaron a un acuerdo con
los respectivos sindicatos de las categorías de trabajadores involucrados en la
jornada laboral flexible, el cual permite a los trabajadores aumentar o disminuir el
tiempo que trabajan conforme a sus necesidades personales, pero sin reducción de
salarios. La variación es de entre 36 y 44 horas semanales, con una media de 42
horas. Para conseguir la flexibilización de la jornada, esas empresas dejarán libres
dos horas de trabajo a la semana. El acuerdo prevé un “banco” de horas de cada
trabajador, el cual permite que éste compense una reducción de hasta cuatro horas
a la semana. Además de este acuerdo del sindicato metalúrgico con las principales
armadoras de automóviles, el de los trabajadores de la industria del papel y
derivados ha celebrado acuerdos que también establecen jornadas laborables
flexibles, las cuales pueden variar entre 40 y 44 horas a la semana.
3. Trabajo compartido. Dos o más personas comparten o desempeñan un puesto.
Un mismo puesto de tiempo completo es dividido entre dos personas y cada una de
ellas trabaja media jornada diaria.

4. Trabajo a distancia. El trabajo es desempeñado en casa por un trabajador

externo. Se trata de la llamada oficina en casa que actualmente adquiere muchos
adeptos en todo el mundo. Incluye toda una variedad de alternativas, desde el
autoempleo y la actividad emprendedora apoyada en casa, hasta el trabajo para un
trabajador externo con la libertad para pasar

13. CLASE DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Sistemas para el procesamiento de transacciones

Los sistemas para el procesamiento de transacciones constituyen los pilares del

sistema de información de una empresa y recogen las operaciones empresariales
diarias. Muchas empresas no podrían funcionar sin este tipo de sistemas. A medida
que se van realizando operaciones en la empresa, los sistemas para el
procesamiento de transacciones adquieren, procesan y mantienen datos, y reflejan
las distintas transacciones empresariales de ventas, compras, pagos, etc.

Los sistemas para el procesamiento de transacciones abarcan los procesos de

información más definidos o estructurados de la organización, automatizando el
núcleo fundamental de sus operaciones. Tienen como finalidad mejorar las
actividades rutinarias de una empresa. Las transacciones más comunes incluyen
facturación, nóminas, realización y recepción de pedidos. Las empresas tratan de
realizar dichas actividades de una forma rápida, ordenada y eficiente. Todas estas
actividades se realizan en el nivel operativo de cualquier organización. Estas
actividades reúnen características similares en cualquier organización:

– Son operaciones que se repiten muchas veces en las empresas.

– Existe una gran similitud en la forma de realizar las transacciones en todas las
empresas.

– Las actividades se pueden separar en etapas (procedimientos) que están bien

comprendidas y se pueden describir en detalle.

– Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales.

Estas características permiten establecer rutinas para el manejo de transacciones.

El gran volumen de transacciones asociado al nivel operativo de una organización

hace que muchas empresas traten de desarrollar formas más eficientes y eficaces
para procesar los datos que se generan con este tipo de actividades. Los sistemas
para el procesamiento de transacciones ofrecen una mayor velocidad y exactitud
que los procedimientos manuales en la realización de dichas actividades rutinarias.
Un sistema para el procesamiento de transacciones sustituye los procedimientos
manuales por otros basados en ordenador en la ejecución de tareas rutinarias bien
estructuradas.

El output producido por un sistema para el procesamiento de transacciones puede

ser clasificado como documentos de transacciones, o como consultas sobre la base
de datos.

a) Documentos de transacciones

Muchos sistemas para el procesamiento de transacciones producen documentos de

transacciones, tales como facturas, órdenes de pedido o listados de pago
denóminas. Estos documentos pueden ser clasificados como documentos de acción
o como documentos de información.

a-1. Documentos de acción

Los documentos de acción se orientan a que se lleve a cabo una acción. Por
ejemplo, un billetede avión permite garantizar un asiento en un vuelo, y un banco
tiene que pagar un dinero a la presentación de un cheque.

a-2. Documentos de información

Los documentos de información confirman el que una transacción haya tenido lugar
o informan acerca de una o varias transacciones. Por ejemplo, un justificante
enviado con un pago para explicarlo, o una lista de los cargos de una tarjeta de
crédito que llega con la factura.

b) Consultas sobre la base de datos

A través de la utilización de un sistema de administración de bases de datos y los

lenguajes de cuarta generación orientados al usuario, se puede extraer con cierta
facilidad una gran variedad de información de la base de datos. De dichas consultas
se pueden obtener listados de todas las transacciones procesadas durante un
determinado tiempo, o informes de errores, en los que aparezcan las transacciones
procesadas erróneamente.

3.3. Sistemas de información administrativa

Lo podemos definir como un sistema basado en ordenador que proporciona

información a usuarios que tienen necesidades similares. El principal objetivo de los
sistemas de información administrativa es proporcionar a los directivos la
información necesaria para tomar decisiones y resolver problemas. Los sistemas de
información administrativa se apoyan en las bases de datos corporativas, que
incluyen datos que se van generando como consecuencia del procesamiento de
transacciones.

En cualquier organización se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que se

presentan con regularidad, ya sea a la semana, al mes o al trimestre, y para hacerlo
se requiere de cierta información. Un ejemplo sería un análisis de ventas mensual
por cliente. Dado que los procesos de decisión están claramente definidos, se
puede identificar la información necesaria para formular las decisiones. Así, un
sistema de información administrativa puede preparar informes periódicos para el
soporte de tales decisiones; estos informes se preparan y se presentan en un
formato diseñado con anterioridad. De esta manera, podemos decir que estos
sistemas sirven de apoyo a las decisiones estructuradas, en el sentido que los
administradores conocen de antemano los factores que deben tenerse en cuenta
para la toma de decisiones, y el sistema de información administrativa proporciona
informes bien estructurados que contienen la información necesaria para dichas
decisiones estructuradas.
El contenido de los informes puede mejorarse incorporando el concepto de
administración por excepción, en el que el procesador de información compara el
desempeño real con los estándares y avisa al gerente cuando el desempeño se sale
del intervalo aceptable. La administración por excepción puede incorporarse en los
informes de un sistema de información administrativa de cuatro maneras:

1. Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones.

2. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones. Es posible ordenar
los registros del informe en una secuencia ascendente o descendente con base en
uno o más campos clave, de manera que aparecen en primer lugar los registros
hacia los cuales el usuario debe dirigir en mayor medida su atención.

Por ejemplo, un informe de ventas puede ordenarse de manera descendente en

función de las ventas a cada cliente durante un período de tiempo; de esta manera
los clientes a quienes se ha vendido más aparecen en primer lugar. Otro ejemplo
podría ser un informe del volumen de ventas por artículos de la empresa, que si
siguiera una secuencia ascendente, pretendería llamar la atención del usuario hacia
aquellos productos con menor salida en un determinado período de tiempo, que se
encontrarían al principio de la lista.

3. Agrupar las excepciones. En este caso, los informes se preparan de manera que
el usuario pueda buscar las excepciones en ciertas áreas siguiendo algún criterio.
Por ejemplo, se puede preparar un informe en el que aparezcan por columnas el
volumen de las cuentas de clientes a cobrar agrupándolas por el criterio del plazo en
el que se van a cobrar, ya sea antes de un mes, más de 30 días, más de 60 días o
más de 90 días. De esta manera, al directivo le resulta fácil identificar las cuentas a
cobrar que tenga para determinado plazo, que le aparecerán en una columna.

4. Mostrar la variación respecto a la norma. Los resultados de las acciones se

comparan con las actividades planeadas y la diferencia se presenta como una
variación. Por ejemplo, se puede diseñar un informe que recoja las ventas de
nuestros productos por zonas geográficas comparando el volumen de ventas
obtenido en cada zona con las previsiones realizadas y mostrando en una columna
las variaciones.
En los años sesenta se pretendió desarrollar un sistema de información que pudiera
proporcionar de forma automática global todas las necesidades de información en la
empresa a través de un sistema de información administrativa que recibió el nombre
de mis (Management Information System). El mis constituía un compromiso formal
por parte de los ejecutivos de poner la informática a disposición de todos los
gerentes. El mis se basaba en la idea de mantener un flujo continuo de información
hacia el gerente.

En la parte superior de la figura aparece representado el entorno, el recuadro del

centro representa la dirección de la empresa y los distintos subsistemas dentro de la
misma, mientras que el recuadro inferior representa el mis. Información y datos
fluyen desde el entorno hacia la dirección de la empresa y hacia el mis.
Adicionalmente, el grupo de dirección envía también información y datos al mis
(inputs del mis), los cuales son procesados por sistemas informáticos especialmente
diseñados para proporcionar output en la forma de documentos e informes a los
grupos de dirección de los niveles estratégico, táctico y operativo, así como al
entorno. La base de datos contiene los datos proporcionados por el sistema de
información contable, y también se introducen datos desde el entorno. La dirección
formula los objetivos de la empresa, establece las metas, planes y estándares
(centro de la figura 3.1).

Estos planes y estándares proporcionan otro tipo de input al mis, estableciendo las
bases sobre las que los elementos de control y retroalimentación pueden operar. El
software que produce informes periódicos usa la base de datos. Normalmente esta
información viene recogida en:

1. Informes al nivel estratégico de la dirección para proporcionar a este grupo la

información requerida para realizar sus actividades de planificación, tales como
formulación y revisión de los objetivos de la empresa, determinando metas a largo
plazo (más de tres años) y estableciendo las políticas de la compañía.

2. Informes sobre situaciones tácticas (y de estatus) para que el nivel de dirección

pueda formular constantemente nuevos o revisados planes a corto plazo (de 1 a 3
años), y que la dirección pueda realizar sus funciones de planificación y control
eficientemente, de tal forma que la coordinación entre los distintos subsistemas
funcionales pueda ser llevada a cabo.

3. Informes sobre el nivel operativo de la empresa que se utilizan como la

información diaria de la dirección para que esta esté completamente informada de la
situación actual de la empresa y pueda ejercer su función de control.
Adicionalmente, mucha de la información que la empresa envía al entorno es
proporcionada por el mis en forma de facturas a clientes, pago de salarios y pago de
impuestos. En el mis se estructura el sistema de información en función de
determinados tipos de decisiones previamente fijadas, por lo cual no sirve al decisor
al cual se le plantea un problema que no está preestablecido. Se trata de una
concepción en la que se interpretan las decisiones para unos tipos de decisiones
definidas a priori, y, principalmente a nivel estratégico, resulta difícil articular sus
necesidades de información.

3.1. Sistemas de apoyo a la decisión (dss)

En la empresa no todas las decisiones son de carácter recurrente, sino que algunas
se presentan muy pocas veces o incluso una sola vez. Los dss son instrumentos
para abordar problemas de definición o estructuración menos precisa, y de carácter
más esporádico. Los sistemas de apoyo a la decisión ayudan a los directivos que
deben tomar decisiones no estructuradas.

Una decisión se considera no estructurada si no existen procedimientos claros para

tomarla y tampoco es posible identificar, con antelación, todos los factores que
deben considerarse en la decisión. Hay que decir que todos los sistemas de
información sirven de apoyo a la toma de decisiones, aunque sea de forma
indirecta.

Los dss son el tipo de sistemas de información desarrollados expresamente para

servir de apoyo en el proceso de toma de decisiones. Estos sistemas facilitan un
diálogo con el usuario que está considerando soluciones alternativas a un problema,
y el sistema proporciona modelos construidos para la presentación de la información
y acceso a bases de datos.

El ordenador debe apoyar facilitando el acceso a los datos y la prueba de soluciones

alternativas, pero no debe reemplazar el criterio del directivo, es decir, no se trata de
dar repuestas ni de imponer una secuencia de análisis predefinida, sino que es el
usuario quien elige cómo afrontar el problema y quien en último término toma la
decisión. Un dss utiliza datos del sistema de procesamiento de transacciones de la
organización y del sistema de información administrativa, y además, utiliza datos
procedentes de fuentes externas. De hecho, los datos necesarios para generar la
información pueden proceder de diversas fuentes y no solo de una base de datos,
como suele suceder con los sistemas de procesamiento de transacciones y con los
sistemas de información administrativa. Además, un dss puede almacenar y
posteriormente reprocesar los datos previamente obtenidos. El usuario interactúa
con el sistema: realiza demandas, crea o modifica modelos para adaptarlos a las
variaciones y para facilitarle su comprensión del problema, manipula datos y diseña
el formato y contenido de los informes a obtener, los cuales pueden incluir texto,
informaciones estructuradas o gráficos. Un factor clave en el uso de estos sistemas
es determinar la información necesaria. En situaciones bien estructuradas es posible
identificar esta información con anticipación, pero en un ambiente no estructurado
resulta difícil hacerlo.

3.2. Resolución de problemas con dss

Los dss son sistemas de información interactivos que ayudan al decisor a afrontar
problemas poco estructurados ofreciendo modelos analíticos y acceso a bases de
datos. Estos sistemas están diseñados para ayudar en el proceso de toma de
decisiones. Una de las características principales de estos sistemas es la
flexibilidad. Los dss personales deberían ser fáciles de desarrollar: Herramientas
orientadas al usuario final disponibles para ese propósito. Por otra parte, un dss de
una organización, utilizado ampliamente por diferentes miembros de una empresa,
debería ser el resultado de proceso bien planificado. Todos los dss deberían ser
fáciles de utilizar. Dentro de su área de aplicación un dss debería proporcionar al
usuario la forma de utilizar modelos y bases de datos de forma interactiva que mejor
le ayude de cara a afrontar el problema que se le presenta. Por tanto, ¿cuál es la
esencia de un dss? ¿En qué tipo de situaciones empresariales debemos pensar en
la utilización de un enfoque de dss? La forma de afrontar un problema por parte de
las personas en una organización difiere de lo estructurado que esté, es decir,
depende del grado en que existan procedimientos predefinidos para tomar
decisiones en esa cuestión. Los dss son de ayuda, principalmente, en la toma de
decisiones en problemas semiestructurados, donde algunas fases del proceso de
decisión a menudo requieren ayuda significativa del ordenador. Esto es porque un
modelo, que en algunos casos contiene cientos de relaciones, tiene que aplicarse
sobre una base de datos que a menudo contiene una gran cantidad de datos, en
cuya selección se requiere la intervención del decisor. Los dss también se pueden
utilizar para la ayuda en la toma de decisiones para problemas no estructurados.

Implementación de procesos:

La implementación de procesos puede ser manual o automática, y se tiene una

tercera opción: los procesos interactivos, que son llevados a cabo por una persona y
una máquina conjuntamente. Un sistema informático es tan bueno como la persona
que la ha configurado; en un sistema completo se tienen procesos manuales,
automáticos e interactivos. Cualquier implementación debe satisfacer los requisitos
básicos de funcionamiento del sistema; es decir, la información suministrada debe
ser oportuna, precisa e importante, y además, debe ser confiable y flexible.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN TÍPICOS

1.Clasificación: La clasificación de los sistemas de información se puede dar de
diferentes formas, por ejemplo, por Área funcional, la cual es de acuerdo con el
subsistema funcional de la organización en el que va a usarse. Por tipo de función,
es decir, por procesos de transacciones, para dar soporte a decisiones o por
recuperación de información. También los sistemas pueden ser Institucionales o
Personales, y también se pueden clasificar por su implementación: Manual,
interactivo o en línea, y por procesos batch. Los sistemas de transacciones pueden
ser: un sistema de nómina, un sistema de reserva de boleto o un sistema de
contabilidad.

2.Diseño: Para el diseño de sistemas se pueden utilizar diferentes metodologías; un

diseño es siempre nuevo y diferente en algo, además que existe una gran cantidad
de experiencias disponibles sobre qué cosas funcionan y cuáles no, y sobre las
formas de abordar los problemas de diseño. El diagrama de flujo de datos es un
intento de describir los procesos implicados en diseñar algo. Los procesos de
operación de diseño son de tres tipos: formulación de ideas, análisis funcional de las
ideas, y la selección de una solución.

3.Programación: El problema de la programación consiste en disponer de tiempos

determinados para realizar un conjunto de actividades, sujetas a restricciones.
Existen tres tipos principales de operaciones de programación: programación de un
proyecto, programación de un trabajo y la confección de horarios

Para la programación de un proyecto, el cual es un trabajo preciso: tiene un inicio,

un punto intermedio y un final, y que normalmente se divide en tareas realizadas por
grupos distintos de gente, es necesario decidir sobre las tareas, estimar el tiempo y
los recursos a utilizar. El valor real de los sistemas de proyecto reside en su
monitorización. La programación de un trabajo, como programar las entregas de
mercancía a clientes, debe configurarse diariamente; la aproximación empleada es
heurística, es decir, no siempre es la más óptima, pero sí la más razonable. Y, la
confección de horarios implica la configuración de un programa que se repite
muchas veces: diario, semanal, mensual o anual. Un sistema experto es un sistema
que intenta emular el comportamiento de un experto humano en un área en
particular. Las técnicas empleadas en sistemas expertos han sido desarrolladas
como parte de investigación en la inteligencia artificial y su objetivo es crear
sistemas computacionales que se comporten de forma prerrogativa de los seres
inteligentes, como: interpretación de lenguaje, interpretación de imágenes, juegos,
resolver problemas matemáticos o diagnosticar enfermedades. Los sistemas
expertos tienen un mecanismo explicativo: dan una lista de las reglas empleadas, y
donde se han utilizado, para alcanzar la conclusión; esto puede ser usado para
adaptar los resultados o adaptar al sistema para alcanzar un resultado distinto.
Aunque debe señalarse que el computador no actúa de forma inteligente,
simplemente hace lo que se le indica, pero mediante un análisis más complicado del
problema y un conjunto de instrucciones más complejo.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

1.¿Quién hace la planificación estratégica? La planificación estratégica está

relacionada con la toma de decisiones a largo plazo; es una función de alta
dirección dentro de una organización. En compañías particulares, a estos sistemas
de soporte a decisiones, se les da el término de sistemas de información de
dirección. En el sector público, la planificación estratégica juega un papel más
significativo, ya que los gobiernos están interesados en la planificación económica,
de infraestructura, a largo plazo en sectores particulares (agricultura, industria,
educación). Los requerimientos de información de dirección se encuentran en la
acumulación o fuente de información, la formulación de posibles soluciones, la
modelización de las consecuencias y la selección de la mejor solución. El resultado
final de un ejercicio de planificación estratégica es un informe: tablas, gráficas y
mucho texto.

2.Procesos de planificación estratégica

Existe una necesidad, en el ámbito organizativo, de mover información entre los

sistemas, y en traer información a partir de los distintos sistemas en conjunto. Los
sistemas integrales son extremadamente difíciles de implementar y de operar con
eficacia, ya que el área responsable del sistema ha de pensar en todo y ha de ser
capaz de responder con flexibilidad a muchas peticiones conflictivas. Las técnicas
de modelización de datos ayudaron en la integración de sistemas y es una forma de
asegurar que el contenido en una base de datos estuviera debidamente
especificado, eliminando duplicidad y ambigüedad en los datos y darle un uso
efectivo. Desarrollar un sistema informático para un usuario es una forma de
ingeniería: se aplican ideas teóricas, experiencias pasadas y sentido estético para
dar una solución a un problema particular. El sentido estético es el más difícil de
obtener. La prueba principal: un sistema sencillo, elegante y fácil de usar, o uno
enredado y complicado. Los elementos de solución son: hardware, software,
personal y almacenamiento de datos. Se deben considerar también los problemas
de encontrar la solución y ponerla en práctica, y el tiempo y forma de transición al
nuevo sistema. Existen dos tipos de problemas: los técnicos de llevar a cabo el
diseño de un sistema que funcione, y los problemas administrativos de asegurarse
que es el sistema correcto

BIBLIOGRAFIA
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Sistemas de Informacion en la Empresa” Primera Edicion.
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