“Año del fortalecimiento de la soberanía nacional”

Proyecto
“Implementación de un Sistema de Mesa de Ayuda para la atención
de incidentes y requerimientos de las Embajadas y Consulados del
Perú en el Exterior”

Entregable: Semana 05 - Tema 01: Avance de Proyecto Final 2

Curso: Gestión de proyectos

Grupo: Grupo 7

Integrantes:

Mariella Silvana Saira Eyzaguirre U18310746

Giancarlo Aquiño Guevara U20220629
Diana Gutierrez Palomino U19306751
Geferson Esmith Ibarra Tapia U20236503
Luis Alberto Huamán Domador U21213445

Octubre 2022
 I. Acta de Constitución del proyecto

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

“Implementación de un Sistema de Mesa de Ayuda para la

atención de incidentes y requerimientos de las Embajadas y
Título del proyecto
Consulados del Perú en el Exterior”

Mariella Saira Eyzaguirre

Gerente del proyecto Giancarlo Aquiño Guevara
Geferson Esmith Ibarra Tapia
Patrocinador del Dirección General de Comunidades Peruanas en el Exterior
proyecto (DGC) del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.
 Dirección General de Comunidades Peruanas en el
Exterior (DGC) del Ministerio de Relaciones
Exteriores del Perú.
Organización
Ejecutora
 Oficina General de Apoyo a la Gestión de Apoyo a la
Gestión Institucional.

Dirección General de Comunidades Peruanas en el Exterior

Cliente (DGC) del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú.

1. Despacho del Viceministro.

2. Secretaria General.
3. Dirección General de Comunidades en el Exterior.
4. Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.
Breve descripción de
Actores involucrados 5. Oficina General de Administración.
e influencia
6. Oficina General de Apoyo a la Gestión de Apoyo a la
Gestión Institucional.
7. Oficina General de Comunicación.
8. Funcionarios de las Embajadas y Consulados.
Requerimientos de los 1. Gestión de incidentes y/o requerimientos, brindando la
Interesados trazabilidad del ciclo de vida del ticket.
2. Gestión del Inventario de Activos, mantener actualizado el
inventario del parque informático controlando las bajas y
altas.
3. La Herramienta a implementar debe contar con al menos 13
procesos certificados de ITIL, los mismos que se consideran
óptimos para alcanzar calidad y eficiencia en las
operaciones de TI.
4. Gestión de las encuestas, a fin de medir la satisfacción del
usuario final.
Justificación del Facilitar el trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores para
proyecto la adecuada y oportuna atención de incidentes y requerimientos
de las 121 oficinas consulares del Perú en relación a los
sistemas que brindan servicios de trámites consulares.
Breve descripción del El Proyecto de “Implementación de un Sistema de Mesa de
producto Ayuda para la atención de incidentes y requerimientos de las
Embajadas y Consulados del Perú en el Exterior” consiste en
poner en ejecución un Sistema que permita registrar y atender
los incidentes y requerimientos reportados por las 121 oficinas
consulares, los cuales ingresan por llamadas a la mesa de
ayuda de la Cancillería ubicada en Lima.
Asunciones/supuestos - Información sobre cantidad de registros de incidentes
del entorno mensuales de las oficinas consulares a la mesa de
ayuda.
- Información sobre cantidad de registros de
requerimientos y/ solicitudes mensuales de las oficinas
consulares a la mesa de ayuda.
- Cantidad de equipos en las oficinas consulares.
- Catálogo de servicios.
- Información sobre los SLA´s existentes.
Restricciones del - No disponibilidad de presupuesto.
entorno
- Observaciones al contrato con el proveedor.
- Poca disponibilidad de tiempo por parte de las oficinas
involucradas en el proceso de implementación.
Fuentes de Costo Beneficios
Software (inc. Licencia) de Estandarización de una
Mesa de Ayuda e Inventario herramienta de gestión de
de Activos servicios de TI.
Implementación del Software - Contar con una
de Mesa de Ayuda herramienta
certificada y alineada
a las buenas prácticas
de ITIL para la gestión
Análisis Preliminar de servicios.
Costo/Beneficio
- Mantener actualizado
el inventario de
equipos de las 121
oficinas consulares.
- Tener personal
capacitado en el uso
de herramientas de
gestión de servicios
de TI.
Presupuesto resumido  Software (inc. Licencia) de Mesa de Ayuda e Inventario de
Activos S/. 327,473.6

 Implementación del Software de Mesa de Ayuda S/.

69,759.00 Soles.

 Total, S/. 397,232 00 Soles.

 Fase Hito
1. Gestión de Inicio del - Acta de reunión de
Proyecto. inicio del proyecto
constitución del
proyecto
- Plan de Trabajo.

2. Aplicación del - Documento de

Servidor. Requisitos del
Servidor.
- Documento de
Configuración de Base
de datos y aplicación
Web.
- Documento de
Inserción de licencias.
Fases principales del
proyecto
3. Despliegue del Agente - Documento del
del Módulo de Cuestionario agentes
inventario de Activos. inventario.
- Documento de
Pruebas de
despliegue.

4. Parametrización del - Documento de Diseño

Módulo de Gestión de de parametrización.
Incidentes y/o - Documento de
Requerimientos. Parametrización
realizada.

5. Capacitación en el uso Certificados.

de la Herramienta.
II. Enunciado del alcance del proyecto

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Título del “Implementación de un Sistema de Mesa de Ayuda para la

Proyecto atención de incidentes y requerimientos de las Embajadas y
Consulados del Perú en el Exterior”

Objetivos del - El costo de la Implementación de la Herramienta de Mesa de

Producto Ayuda no deberá exceder los S/. 399.000.00 soles.
- Evaluar una herramienta de gestión de mesa de ayuda que
esté alineada a las buenas prácticas ITIL.1
- Llevar a cabo la implementación del sistema de gestión de
servicios en un tiempo no mayor a 3 meses.
- Garantizar que los usuarios del sistema de gestión de
servicios estén capacitados oportunamente.
Descripción del El sistema de mesa de ayuda a implementar debe cubrir las
Alcance del necesidades de gestión de los tickets de incidentes y/o
producto requerimientos reportados, así como mantener actualizado el
inventario de los equipos de las 121 Oficinas Consulares.
Límites aceptados (con
Parámetro
unidades de medida)
- 5 certificados de
1. Inducción y/o Capacitación capacitación de
de los gestores de mesa personal de mesa de
de ayuda y personal de ayuda.
soporte técnico en nivel 1,
- 10 certificados de
Criterios de 2 y 3 en el uso y
administración de la capacitación de
Aceptación personal de soporte
herramienta.
técnico nivel 1,2 y 3.
2. Personal calificado con las - 1 certificado como
competencias requeridas PMP
de acuerdo al perfil del - 1 certificado como ITIL
personal que labora en la
Managing Professional
mesa de ayuda.

1 Documento que acredite que

3. Software de calidad según la herramienta es certificada
las especificaciones en al menos 13 procesos de
técnicas solicitadas por la
Institución. ITIL, incluyendo los solicitados
en el requerimiento.
Objetivos del Implementar una herramienta de gestión de servicios de TI que
Proyecto permita optimizar la gestión de incidentes y requerimientos de las
Oficinas Consulares del Perú en el Exterior para garantizar la
atención oportuna en favor de los trámites realizados por los
connacionales.

Riesgos iniciales 1. La parametrización de la herramienta excede en el tiempo

definidos estipulado.
 2. El nuevo software no cumpla con las expectativas de los clientes
internos.
3. Personal poco comprometido con la implementación, reacio al
cambio.

Costo
Preliminar
Fase Hito
(Unidad
Monetaria)
1. Gestión de Inicio del - Acta de reunión
Proyecto. de inicio del
40000 proyecto
constitución del
proyecto
- Plan de Trabajo.
2. Aplicación del - Documento de
Servidor. Requisitos del
Servidor.
- Documento de
145232 Configuración de
Base de datos y
Fases aplicación Web.
principales del - Documento de
proyecto Inserción de
licencias.
3. Despliegue del - Documento del
Agente del Módulo de Cuestionario
inventario de Activos. agentes
127000 inventario.
- Documento de
Pruebas de
despliegue.
4. Parametrización del - Documento de
Módulo de Gestión de Diseño de
Incidentes y/o 50000 parametrización.
Requerimientos. - Documento de
Parametrización
realizada.
5. Capacitación en el uso Certificados.
de la Herramienta. 35000

Límites del - Brindar equipamiento faltante como resultado de la

proyecto implementación.
- Brindar licencias adicionales sin costo.
Requerimientos Productos Entregables
Requerimientos 1. Gestión de incidentes y/o
y productos requerimientos,
brindando la trazabilidad Módulo de gestión de incidentes
entregables del
del ciclo de vida del y requerimientos funcionando.
proyecto ticket.
2. Gestión del Inventario de
Activos, mantener
actualizado el inventario
del parque informático Módulo de gestión de
controlando las bajas y inventarios funcionando.
altas.

3. La Herramienta a
implementar debe contar
con al menos 13
procesos certificados de
ITIL, los mismos que se
consideran óptimos para Certificados.
alcanzar calidad y
eficiencia en las
operaciones de TI.

4. Gestión de las
encuestas, a fin de medir Módulo de Encuestas al usuario
la satisfacción del final activo.
usuario final.
 III. EDT del Proyecto

Implementación de un Sistema de
Mesa de Ayuda para la atención
de incidentes y requerimientos de
las Embajadas y Consulados del
Perú en el Exterior

4. Parametrización del
3. Despliegue del Agente
1.Gestión de Inicio del Módulo de Gestión de 5. Capacitación en el uso
2. Aplicación del Servidor del Módulo de Inventario
Proyecto Incidentes y/o de la Herramienta
de Activos
Requerimientos

1.1 Análisis del Proceso
del Negocio
2.1 Documentos de
requisitos del servidor
3.1 Elaborar el
4.1 Elaborar documento 5.1 Capacitación de
documento del
de diseño de personal de mesa de
cuestionario de agentes
parametrización ayuda y a especialistas.
de inventario

2.2 Definir el documento

1.2 Especificación del 3.2 Elaborar documentos 5.2 Certificados de
de configuración de base
requerimiento de pruebas de despliegue capacitación
de datos y aplicación Web

1.3 Elaboración de Acta

2.3 Elaborar documento
de reunión de inicio del
de inserción de licencias
proyecto

1.4 Plan de Trabajo

IV. Diccionario del EDT

FASE ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DEL PAQUETE DE TRABAJO

Consiste en desarrollar un documento

1.1 Análisis del Proceso donde se recopilación información de
del Negocio las unidades que utilizaran el
software.
Consiste en elaborar un documento
para poder determinar cómo se
1.2 Especificaciones del definen las normas, exigencias y
requerimiento procedimientos que van a ser
empleados y aplicados en todos los
trabajos.

1.Gestion de inicio
del Proyecto Consiste en elaborar un documento
1.3 Elaboración Acta de que recoge los temas tratados, los
reunión de inicio del comentarios relevantes, las
proyecto discusiones, decisiones y acciones
acordadas, así como los puntos
pendientes.
Es el instrumento de planificación,
orden y sistematiza información de
modo que pueda tenerse una visión
1.4 Plan de Trabajo
del trabajo a realizar, así nos indica:
objetivos, metas, actividades,
responsables y cronograma.

Consiste en elaborar un documento

donde se realicen las
2.1 Documentos de
especificaciones técnicas del
requisitos del servidor
software, así como los requisitos
indispensables en del servidor donde
se alojará.

2.2 Definir el documento Consiste en elaborar un archivo que

2.Aplicacion del de configuración de base permita configurar los datos de la
Servidor de datos y aplicación web base datos y que tenga conexión con
el aplicativo web.

2.3 Elaboración de El proveedor, insertará las licencias

documento de inserción en el servidor (códigos
de licencias hexadecimales).
 3.1 Elaboración de
Requisitos del servidor,
Documento del
configuraciones del Active Directory
Cuestionario agentes
necesarias para el despliegue de los
3.Despliegue del inventario
agentes de inventario en cada equipo.
Agente del Módulo
de inventario de
Activos
3.2 Elaboración de
Elaboración de los informes con los
Documento de Pruebas de
resultados de la revisión del
despliegue.
documento y el proceso.

4. Parametrización
del Módulo de Consiste en adaptar el diseño
4.1 Documento de Diseño
Gestión de mediante determinados valores o
de parametrización
Incidentes y/o parámetros definido.
Requerimientos.

5.1 Capacitación de Es proporcionar los conocimientos y

personal de mesa de las competencias que necesitan para
ayuda y a especialistas ser muy eficientes con el software.
5.Capacitación en el
uso de la
Herramienta.
Emisión de certificados cuando el
5.2 Certificados de
personal indicado por el contratista ha
Capacitación
cumplido con conocer todos los
beneficios del software.
 V. Plan de Gestión del Tiempo: Cronograma

VI. Gestión de Costos: Presupuesto

La herramienta para poder tener una adecuada gestión de costos es la

comparación periódica entre lo planificado y lo realmente ejecutado, en este
caso refiriéndonos a costos se tiene el costo planificado y el costo real del
proyecto

El presupuesto que servirá de línea base es el presupuesto de implementación

que incluye el costo directo y los gastos generales variables tal como se
muestra en la tabla.

Personal Equipo Materiales

PR Costo de
Sup O LAP Servid Licenc Actividad
ervi Anali (S/ (S/ or (S/ ias (S/
sor sta x x x x
(S/x (S/ x hor hor cantid cantid
Actividad GP (S/ x h) h) h) a) a) ad) ad)
 80 70 45 50 15 10000 500

DESCRIPCION DE
LA
ORGANIZACIÓN 50 0 100 100 0 0 S/ 10,000.00

IDENTIFICACION
DE PROCESOS 120 120 S/ 7,200.00

ANALISIS DEL
SISTEMA 160 S/7,200.00

DISEÑO DEL
SISTEMA 170 160 4 4 S/52,050.00

CODIFICACION 250 100 S/12,750.00

IMPLANTACION 190 190 4 4 S/61,950.00

SOPOR Y
MANTEN 90 80 S/9,300.00

CAPACITACION 70 100 80 S/ 9,350.00

INICIO 120 100 S/ 11,100.00

PLANEACION 100 90 S/ 9,350.00

EJECUCION 120 120 S/ 21,000.00

MONITOREO Y
CONTROL 90 S/ 7,200.00

CIERRE 100 S/ 8,000.00

S/
Presupuesto 226,450.00

COSTOS POR FASES

Los costos del proyecto están referidos a los gastos directos e indirectos del
proyecto (gastos generales del proyecto). Estos costos son manejados por el
área contable, pues es ahí donde se tienen los registros de todos los gastos
directos (servirá para contrastar los datos de implementación) y los gastos
indirectos
El presupuesto del proyecto deberá estar organizado en las fases determinadas,
las cuales estarán codificadas para realizar el registro correspondiente, esta
codificación servirá en la orientación de mano de obra, materialesY EQUIPOS.

ESTRUCTURACIÓN Y CODIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO CONTRATADO

POR FASES
 Prepuesto según
Fases contrato

1. Gestión de Inicio del Proyecto. S/ 39,723.20

2. Aplicación del Servidor. S/ 107,252.64

3. Despliegue del Agente del Módulo de inventario de Activos. S/ 139,031.20

4. Parametrización del Módulo de Gestión de Incidentes y/o

Requerimientos. S/ 63,557.12

5. Capacitación en el uso de la Herramienta. S/ 47,667.84

Total S/ 397,232.00

ESTRUCTURACIÓN Y CODIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO INTERNO POR

FASES

Prepuesto
Fases interno propio

1. Gestión de Inicio del Proyecto. S/ 22,645.00

2. Aplicación del Servidor. S/ 61,141.50

3. Despliegue del Agente del Módulo de inventario de Activos. S/ 79,257.50

4. Parametrización del Módulo de Gestión de Incidentes y/o

Requerimientos. S/ 36,232.00
5. Capacitación en el uso de la Herramienta. S/ 27,174.00

Tottal S/ 226,450.00

Durante la ejecución de la obra se deberá realizar el seguimiento y la

administración adecuada del presupuesto, asegurando que la ejecución no
sobrepase el presupuesto meta y se realice de acuerdo al costo estimado inicial.
VII. Plan de Gestión de Recursos: Histogramas-RBS

EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO CONTRATADO POR SEMANA

EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO INTERNO POR SEMANA

VIII. Plan de Gestión de Calidad: Plan de Aseguramiento de Calidad y Control
de Calidad

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD

Sistema de Calidad

- Dirección General de Comunidades Peruanas en el

Exterior (DGC) del Ministerio de Relaciones Exteriores
del Perú.
Estructura - Oficina General de Apoyo a la Gestión de Apoyo a la
Organizacional Gestión Institucional.

Roles y - Director del proyecto: verifica el cumplimiento de las

Responsabilida metas y objetivos propuestos.
des - Especialistas: asegurar que se cumplan los
procedimientos operativos y normas.

- Mediciones de control y calidad

- Entregables validados
Procedimientos
- Información del desempeño del trabajo
- Actualizaciones de los documentos del proyecto.

Procesos

Recursos S/.50.000.00

Gestión de la Calidad

1. Plan de gestión de calidad y plan de mejora para los

procesos: se efectuarán mediante herramientas
técnicas para planificar y realizar el control de calidad
Aseguramiento 2. Documentos del proyecto: mediante análisis de
de la Calidad procesos
3. Medición de control de calidad: mediante auditorias de
calidad

- Tomar acciones para la mejora

Mejora - Medir el desempeño de los procesos, de acuerdo a los
Continua del objetivos.
Proceso - Establecer objetivos y procesos
- -implementar procesos para alcanzar los objetivos

Control de Entradas:
Calidad
- documentos del proyecto
 - Listas de verificación de calidad
- Datos de desempeño del trabajo
- Activos de los procesos

Técnicas y herramientas:
- Muestreo estadístico
- Auditorias de calidad
- Análisis de procesos

PLAN DE PUNTOS DE INSPECCION

(PLAN DE CONTROL DE LA CALIDAD- QC)

Req. Proceso/ Especificació Frec./ Protocolo Resp.

Produc n /
Actividad Oport C S O
t
(Norma /STD Form/Re
Técnico) g
Revisión del ISO 9001 mensua X
funcionamient l
o del sistema
Instalaciones ISO 9001 trimestr x
en donde se al
implementó el
sistema

C: Contratista (Ejecutor)
S: Supervisor (QA)
O: Propietario (Owner)

PLAN DE AUDITORIAS
(PLAN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD -QA)

Proceso Proced. Auditor Audita Requisit Programa.

s STD do os del
Proceso
Me Me Mes 3
s1 s2
Control  Pedr Encarga El x
de o do del óptimo
calidad Gon proyect funciona
zale o miento
s del
sistema,
conforme
a los
requisitos
de la ISO
9001
Admini Pedro Encarga La buena x
stración Gonzales do del administr
de los proyect ación de
recursos o los
recursos,
conforme
a los
requisitos
de la ISO
9001

IX. Plan de Gestión de las Comunicaciones: Matriz de las Comunicaciones

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

1. Gestión de incidentes y/o requerimientos, brindando la

trazabilidad del ciclo de vida del ticket.
Requisitos de 2. Gestión del Inventario de Activos, mantener actualizado el
información inventario del parque informático controlando las bajas y
de los altas.
interesados 1. La Herramienta a implementar debe contar con al menos
13 procesos certificados de ITIL, los mismos que se
consideran óptimos para alcanzar calidad y eficiencia en
las operaciones de TI.
 2. Gestión de las encuestas, a fin de medir la satisfacción del
usuario final.

1. Módulo de gestión de incidentes y requerimientos

Información funcionando.
que será 2. Módulo de gestión de inventarios funcionando.
comunicada 3. Certificados
4. Módulo de Encuestas al usuario final activo.

Responsable
s de distribuir
Gerente del proyecto
la
información

Personas que Personal de la Dirección General de Comunidades Peruanas en

recibirían la el Exterior (DGC) del Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú
información encargado del proyecto.

Métodos o
tecnologías Memorandus, correo electrónico, comunicados de prensa,
para software(Excel, Word,etc.).
transmitir la
información

Frecuencia
de Quincenal
Comunicació
n

- Gerencia general – 3dias

Proceso de - Comité de control – 2 días
escalamiento - Gerente del proyecto – 2 días
- Encargado del proyecto – 2 días

- Notificaciones de los interesados: información sobre

incidentes resueltos, cambios y estado del proyecto.
Método para - Informes del proyecto: describen el estado del proyecto
actualizar y - Presentación del proyecto: la información que proporciona
refinar el plan el equipo de manera constante
de - Retroalimentación de los interesados: se recibe la
comunicacio información del proyecto, se distribuye y se utiliza para
nes mejorar el desempeño a futuro.

Glosario de
terminología
común
MATRIZ DE COMUNICACIONES

Método de
Comunicació Frecuencia
Informació
Interesado n a ser de
n que será
s Responsables utilizado comunicaci
comunicad
principales de distribuir la ón
a (Memorando,
información (mensual,
(entregable correo seminal,
s) electrónico, quincenal)
actas, etc.)
Gerente del Informes informes quincenal
proyecto sobre
Cliente entregables
del proyecto
Encargado del Reporte del informes semanal
proyecto avance de
Gerencia
proyecto
Ejecutiva

Encargado del Reuniones Correo Lunes y

proyecto sobre electrónico miércoles
Patrocinado
actividades,
r
entregables
del proyecto
Encargado del Reunión Correo Lunes y
Miembros proyecto sobre electrónico miércoles
del equipo actividades,
de proyecto reportes del
proyecto
Encargado del Reportes Correo Lunes y
proyecto del proyecto electrónico viernes
Empleados

Encargado del Reportes de Correo semanal

proyecto la logística electrónico
Proveedore
s
 X. Plan de Gestión de Riesgos: Registro de Riesgos-Análisis de Riesgos-
RBS-Matriz de Riesgos y Plan de Respuesta Riesgos

PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

ISO 3001 Gestion de Riesgos

Metodología
Consulta permanente con área usuaria

Roles y Mariella Saira Eyzaguirre – Gerente del Proyecto.

Responsabilidades
Encargada de la identificación de riesgos del proyecto, análisis,
planificación de la respuesta al riesgo y el monitoreo del mismo.

Presupuesto
S/. 399.000.00 soles. (Total del presupuesto máximo del proyecto)

Periodicidad
Semanalmente hasta la finalización del proyecto.

Categorías de Técnico, externo, presupuesto, interno, proyecto

Riesgo

Definiciones de
Probabilidad e De acuerdo a los objetivos del proyecto descritos en la matriz de
Impacto riesgos.

Matriz de
Probabilidad e De acuerdo a la matriz de riesgos.
impacto

Formatos de De acuerdo a la matriz de riesgos.

registro de riesgos

Seguimiento Se realizará seguimiento de los riesgos semanalmente.

  RBS-Matriz de Riesgos

Implementación de un Sistema de
Mesa de Ayuda

Técnico Externo Interno Proyecto

Requisitos Proveedor Recurso humano Estimación

Dependencias del
Rendimiento
Proyecto Costo

Equipos
Comunicación

Supervisión

 Tabla de Impacto
Condiciones definidas para escalas de Impacto de un Riesgo sobre los principales
objetivos del Proyecto
Objetivos del Muy Bajo Bajo Moderado Alto Muy Alto
Proyecto (0.1) (0.2) (0.4) (0.6) (0.8)
Costo: El costo
de la Aumento del
Aumento del Aumento del Aumento del Aumento del
implementación presupuesto
presupuesto presupuesto presupuesto presupuesto >
no debe exceder entre 16 y
< 3% < 8% entre 8 y 15% 25%
los S/. 25%
399.000.00 soles
Tiempo: El plazo Retraso de
Retraso de la
para la Retraso de la Retraso de la la Retraso de la
implantación
implementación implantación implantación implantación implantación > 15
de 6 a 10
no debe pasar < 3 días < 5 días de 11 a 15 días
días
del 21 de Enero. días
Alcance: Cambios
Cambios
Cambios en el Cambios que Cambios que que afectan
mínimos que Cambios que
alcance inicial afectan al afectan al al
no afectan ni afectan al
del proyecto, ya presupuesto presupuesto presupuesto
al presupuesto y/o
sea por decisión y/o y/o y/o
presupuesto cronograma en
del negocio o del cronograma cronograma cronograma
ni al >10%
organismos en < 3% entre 4 y 7% entre 8 y
cronograma
regulador. 10%
Incidencias Incidencias Incidencias
Número de
en el en el en el
Calidad: Deben incidencias Incidencias en el
aplicativo de aplicativo aplicativo
haber pocas en el aplicativo >30
entre 6 a 12 entre 13 a 20 entre 21 a
incidencias y un aplicativo < 5 y/o tiempos de
y/o tiempo de y/0 tiempos 30 y/0
buen tiempo de y/o tiempos respuesta de más
respuesta de de respuesta tiempos de
respuesta en la de respuesta de 10 segundos
5 segundos de 7 respuesta
aplicación. de 3 por transacción
por segundos por de 9
segundos
transacción transacción segundos
 por por
transacción transacción
 Matriz de Probabilidad e Impacto

 Registro de Riesgos y Plan de respuesta al riesgo

 XI. Plan de Gestión de las Adquisiciones: Registro de Cronograma de
Adquisiciones

Plan de Gestión de Adquisiciones

Información general

El plan de adquisiciones da a conocer la necesidad, justificación, requisitos y

límites del proyecto, especificando el enfoque e identificar a los proveedores
potenciales.
El plan de adquisiciones del proyecto es “Implementación de un Sistema de
Mesa de Ayuda para la atención de incidentes y requerimientos de las
Embajadas y Consulados del Perú en el Exterior”. Este plan indica el proceso
que se establece para la adquisición de contratos de bienes o servicios. Este
plan será actualizado cada vez que sea requerido por la organización.

· Definición y criterios de evaluación de proveedores

La evaluación de las propuestas se hará con base a su contenido y se descartará

la propuesta que no cumpla con las características técnicas o económicas y que
contenga la información inexacta o falsa.
Para la evaluación de los proveedores, se emplearán los criterios de evaluación
que se encuentran relacionados de la siguiente manera:

1. Tecnico 30%
1. Personal capacitado 40%
2. Equipos 30%
3. Seguridad 30%
2. Servicio 20%
1. Garantía del producto 50%
2. Servicio de soporte 30%
3. Esquema de mesa de ayuda 20%
3. Comercial 20%
1. Posicionamiento en el mercado 15%
2. Experiencia de la empresa 30%
3. Tamaño de la empresa 15%
4. Experiencia en proyectos similares 40
4. Económico 30%
1. Precio 80%
2. Pago impuestos 20%

Los criterios de evaluación para cada uno de los conceptos a evaluar serán los
conceptos de evaluación proveedor a continuación mencionados.
1. Capacitación del personal
 1. Funcionalidades adicionales a las requeridas (3).
2. Cumple con funcionalidad requerida (2)
3. No ofrece funcionalidad requerida (1).
2. Equipos.
1. Los equipos exceden requisitos de la propuesta (3).
1. Los equipos cumplen con los requisitos de la propuesta (2).
2. Los equipos apenas cumplen con los requisitos de la propuesta
(1).
2. Posicionamiento en el mercado
1. Es líder en el mercado (3)
2. Es conocido en el mercado (2)
3. No es muy conocido / no es conocido (1)
3. Experiencia de la empresa
1. Superan las necesidades (3)
2. Cumplen con las necesidades (2)
3. Tiene algunas restricciones (1)
4. Tamaño de la empresa
1. Tiene más de 500 empleados (3)
2. Tiene entre 300 a 500 empleados (2)
3. Tiene menos de 300 empleados (1)
5. Precio
1. El precio se ajusta a lo presupuestado, ofrece algún descuento
(3).
2. El precio tiene algunas restricciones al Presupuesto (2).
3. El precio sobrepasa el presupuesto (1).

Se asignará el siguiente puntaje a las ofertas:

1. TÉCNICA (Especificaciones, Experiencia) Habilita o Inhabilita.
2. ECONÓMICA (100 Puntos)

3. Criterio Calificación Específica

Para determinar si la oferta cumple o no con los requerimientos técnicos
obligatorios, los solicitantes verificarán cada uno de los puntos enunciados y los
enunciados en el anexo Técnico. Para esta evaluación deberá diligenciarse el
anexo técnico respondiente punto a punto cada numeral, especificando SI
CUMPLE o NO CUMPLE.

4. Criterios de contratación, ejecución y control de compras y contratos

Inicialmente los solicitantes harán una verificación del cumplimiento de

las especificaciones técnicas, económicas y jurídicas. Los oferentes que
cumplan con los requisitos formales, jurídicos y técnicos se evaluarán de
acuerdo con los siguientes criterios
 El OFERENTE deberá haber contestado todos los numerales del
documento RFP punto por punto especificando ENTENDIDO,
ACEPTAMOS Y CUMPLIMOS, en lo referente a los anexos financieros y
lo referente a las especificaciones técnicas deberán responder punto a
punto y cualquier numeral sin contestar será causal de no evaluación de
la propuesta.

Para los criterios de evaluación no será tomada en cuenta información o

documentación que no se haya adjuntado en la oferta inicial según el
plazo determinado para su presentación

XII. Plan de Gestión de Stakeholders/Interesados: Registro de Interesados,

Matrices de Impacto/Poder/Influencia

GESTION DE STAKEHOLDERS

1.1 Identificar a los interesados. - Identificar las partes interesadas del

proyecto, gestor de proyectos.

1.2 Planificar el involucramiento de los interesados. -

Organizaciones, embajadas y consulados del Perú para la elaboración
de estrategias de gestión apropiadas para que los interesados participen
de manera efectiva en todo el ciclo de vida del proyecto.

1.3 Gestionar la participación de los interesados. - Gestionar las

expectativas de los interesados mediante negociación y comunicación.
1.4 Monitorear el involucramiento de los interesados. - Monitorear
las relaciones de los interesados del proyecto y adaptar las estrategias
para involucrar a los interesados.
1.5 Reunión para la conclusión del proyecto. - Confirmar que el
trabajo ya está completo y con todo lo requerido, contar con la
aceptación formal de los principales involucrados.