INDICE

INTRODUCCION ........................................................................................................................ 2
CAPITULO I................................................................................................................................. 3
DOCUMENTOS MERCANTILES ............................................................................................ 3
1.1 Definición .......................................................................................................................... 3
1.2 Importancia de la Documentación Mercantil ............................................................... 3
1.3 Personas que intervienen .............................................................................................. 4
CAPITULO II ............................................................................................................................... 6
TIPOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES ......................................................................... 6
2.1 Documentos Negociables............................................................................................... 6
2.1.1 Letra de Cambio ....................................................................................................... 6
2.1.2 Pagaré ........................................................................................................................ 8
2.1.3 Cheque ..................................................................................................................... 10
2.2 Documentos no Negociables .................................................................................. 11
2.2.1 Recibo...................................................................................................................... 11
2.2.2 Factura..................................................................................................................... 15
2.2.3 Vale .......................................................................................................................... 16
2.2.4 Nota de Remisión .................................................................................................. 16
2.2.5 Nota de Abono ....................................................................................................... 17
2.2.6 Nota de Credito ...................................................................................................... 17
CONCLUSIÒN .......................................................................................................................... 18
RECOMENDACIONES............................................................................................................ 19
REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS ...................................................................................... 20

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 INTRODUCCION

Desde hace mucho tiempo, la complejidad de las relaciones comerciales y de

las actividades económicas imperantes han supuesto que se deban dejar de
lado los acuerdos de tipo verbal que se usaban antaño, haciéndose constar en
la gran mayoría de las ocasiones los pactos o acuerdos alcanzados por escrito.

En la actualidad, prácticamente cualquier tipo de negocio de tipo mercantil

exige la existencia de un sustento a través de documentos que se encuentren
firmados por parte de sujetos cualificados de la Compañía, los cuales servirán
como respaldo para otros de diversa índole emitidos o recibidos en el marco de
transacciones económicas y financieras.

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 CAPITULO I

DOCUMENTOS MERCANTILES

1.1 Definición

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de

débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales
sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las
operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de

Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios
para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los
comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de

usar estos documentos.

1.2 Importancia de la Documentación Mercantil

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas

especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión,
archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las
operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para
tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen
elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de
mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una
norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de
una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro
del plazo establecido.

Los documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad

donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos

3
 necesarios para efectuar los asientos de diario en los libros. Cuanto más
grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de
documentos. Los documentos mercantiles adquieren forma en el momento
en que se realizan las operaciones. Su importancia desde el punto de vista
de la contabilidad es que, para registrar cualquier operación en el Libro
Diario, debe estar amparado dicho asiento por algún documento que
justifique la veracidad de la operación.

1.3 Personas que intervienen

La persona que ordena pagar es el librador; la persona a quien va dirigida

la letra y que paga es el librado; la persona que cobra la Letra es el
tomador o tenedor.
Las Letras de Cambio pueden girarse con distintos términos o plazos,
obligando cada uno de estos términos o plazos, al pago de las letras.

a) A la vista: debe presentarse al cobro dentro de los 40 días de su emisión

y deberá ser pagada a su presentación.

b) A días o meses vista: se contará a partir de su presentación y lo acredita

la Aceptación de la letra, contándose desde el día siguiente a dicha
Aceptación.

c) A día fijo: Está obligada a pagarse en la fecha que se indica.

d) La aceptación: es la manifestación escrita que hace el Librado u otra

persona, de que se encuentra plenamente de acuerdo con el contenido
de la letra, obligándose a satisfacer su importe, sin términos de prórroga,
el día señalado como vencimiento. El Librado no se convierte en deudor
sino después de haber aceptado.

e) Aceptante: reconoce la letra como buena y se compromete a realizar el

pago. El acto por el cual se realiza se denomina Aceptación.

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f) El endoso: transmisión de un título de crédito que legitima a su nuevo
titular para que pueda cobrar el importe contenido en el documento.
Cuando el Tomador endosa la letra a otra persona, se convierte por
virtud de la transmisión en Endosante, y el adquiridor en Endosatario.

g) El Protesto: es el medio de acreditar la falta de aceptación o de pago, o

de ambos, de un Título Valor para hacer que éste conserve todas las
acciones que emanan normalmente del mismo. Es el acta notarial o
documento por el que se hace constar la falta de pago por el deudor del
crédito vencido.

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 CAPITULO II

TIPOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una

transacción comercial se puede utilizar para:

 Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

 Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de

contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede
convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.
Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

2.1 Documentos Negociables.

Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de
endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

2.1.1 Letra de Cambio

La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una
persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica,

6
con el objeto de exigir que ésta efectúe el pago de una determinada
cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO

Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la
contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de:

 A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta

presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su
pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica.
 A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el
plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la
letra, es decir la fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el
compromiso de pagaría.
 A días o meses fecha. En esta modalidad el plazo de vencimiento se
computa desde la fecha en que la letra fue girada. En este caso se
cuentan los días conforme al año civil, es decir computando los días que
tiene cada mes.
 A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de pago en la letra
de cambio.

MODELO DE LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio puede seguir el siguiente modelo:

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El llenado de una letra de cambio se realiza de la siguiente manera:
1) Valor o importe de la letra de cambio en números.
2) Fecha de emisión de la letra de cambio.
3) Número correlativo de letras de cambio que emite la empresa.
4) Plazo o fecha de vencimiento.
5) Letra o Única.
6) Nombre del beneficiario.
7) Valor de la letra en forma literal.
8) Recibido.
9) Registro del nombre del deudor, su dirección y teléfono.
10) Firma del acreedor.

2.1.2 Pagaré

El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija

o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento
tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser

elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y
rúbricas antes o después de la transacción.

El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

 Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.

 No pueden ser girado a la vista sino:
 A días o meses fecha.
 A fecha fija.

Los pagarés pueden ser de diferentes tipos:

a) Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el
deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de
vencimiento.
b) Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe
la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se

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 compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en
caso del incumplimiento por parte del deudor.
c) Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una
prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc.
d) Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de
que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este
caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el
valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de
vencimiento.
e) Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de
las garantías mencionadas. Como por ejemplo: el crédito se otorgue con
garantías personales y prendarias.

FORMATO DE UN PAGARE

El formato de un pagaré puede tomar el siguiente modelo:

Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera:

1) Importe en cantidad de la deuda.

2) Nombre completo del deudor.
3) Fecha de vencimiento de la obligación.

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4) Nombre del beneficiario o acreedor.
5) Importe literal.
6) El porcentaje de interés ordinario.
7) El porcentaje de interés penal en caso de mora.
8) Nombre del garante.
9) Fecha de emisión del pagaré.
10) Firma del deudor.
11) Firma del garante.

2.1.3 Cheque
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero,
debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos.

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en

su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del
librado o Banco.

CARACTERISTICAS DEL CHEQUE

El cheque tiene las siguientes características:

 El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener,

fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber
recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una
apertura de crédito.
 El cheque se puede girar por dos modalidades:
 Al portador.
 Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o
jurídica.

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 FORMATO DE UN CHEQUE

Por lo general el cheque tiene el siguiente formato:

En la emisión de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos:

1) Cantidad en cifras.
2) Fecha de emisión del cheque.
3) Nombre del beneficiario.
4) Cantidad en letras.
5) Firma del girador o librador.
6) Número del cheque.
7) La clave o número de cuenta.
2.2 Documentos no Negociables
Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en
los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto
de vista legal.

2.2.1 Recibo
El recibo es un documento mercantil, mediante el cual una persona
acredita haber recibido de otra persona una determinada suma de dinero
en efectivo o en especie y sirve de comprobante de pago.

Existen varios tipos de recibos, entr las más importantes tenemos los
recibos de:
 Recibo de Caja de Ingreso.
 Recibo de Caja de Egreso.
 Recibo de Alquiler.
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  Recibo de Depósito en cuenta corriente.
 Recibo de Depósitos en garantía.
 Recibo de Depósitos en custodia.
 Recibo de Depósito a plazo fijo.
 Recibo de Depósito judicial.

2.2.1.a RECIBO DE CAJA DE INGRESO

Es un documento que se emite para respaldar la recepción de efectivo o
cheque por ventas al contado, cobranzas al cliente y otros deudores.
El formato del recibo de caja de ingreso, por lo general toma la siguiente
estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la

correlatividad de los mismos.
La emisión se efectúa de la siguiente forma:
1) Importe en numeral.
2) Nombre de quién se recibe el efectivo o cheque.
3) Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4) Una breve descripción del pago.
5) Número del cheque y el banco.
6) Lugar y fecha de emisión.
7) Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme.

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 2.2.1.b RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO
Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de
bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa.
El formato de los recibos de caja de egreso pueden seguir la siguiente
estructura:

Los recibos deben ser prenumerados y deben emitirse respetando la

correlatividad.

La emisión se efectúa de la siguiente forma:

1) Importe en numeral.
2) Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo.
3) Importe en literal, tachando lo que no corresponde.
4) Una breve descripción del pago.
5) Lugar y fecha de emisión.
6) Firma del cajero en señal de haber pagado conforme.
7) Firma del beneficiario.

2.2.1.c RECIBO DE ALQUILER

Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa,
por el dinero que recibe del inquilino.

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El formato del mencionado recibo sigue el siguiente modelo:

2.2.1.d RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE

Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como

constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro
una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de
la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante,
quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques
o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tiene este
servicio.

2.2.1.e RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO

Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el

plazo del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de
interés que reconoce el Banco.

En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo

mayor tasa de interés.

El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital

más intereses.

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2.2.1.f RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA

Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber

recibido valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo
otorgado, de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la
deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de
vencimiento.

2.2.1.g RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA

Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es

otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos
y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo
pago de una comisión.

2.2.1.h RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL

Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una

entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el
endoso de la misma autoridad.

2.2.2 Factura

La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga

un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle
de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura
representa para el adquiriente la prueba de propiedad de los bienes o
servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

 Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la

constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.
 Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque
que respalda el nacimiento de una obligación, para el comprador.
 Se utiliza para fines estadísticos y para el control del
movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar.

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2.2.3 Vale

Un vale es un documento que permite conocer las medidas y cálculos de

un objeto y puede construir miles de cosas comercial, para pagar ya sea
un producto, o bien un servicio. Puede representar el pago total o parcial
(descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que
aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos
comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.

También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un

artículo más barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de
devolución, el comercio extiende un vale que permite cambiar un
producto adquirido por otro en un tiempo futuro.

Por último, el vocablo vale se utiliza para movimientos internos de una

oficina o empresa. Cuando un empleado toma dinero para comprar
algún material o artículos que no haya en existencia en la empresa, o
porque desea un adelanto sobre su salario, se llena un «vale de caja».
Este vale contiene:

 Fecha
 Cantidad (en número y letra)
 Especificación clara sobre el concepto
 Rúbrica de autorización
 Firma de la persona que recibe el dinero

El vale es una oferta de reducción del precio final del artículo que puede
estar patrocinado por el fabricante o por el minorista.

2.2.4 Nota de Remisión

La nota de remisión es un documento mercantil interno de las

compañías, que sirve como prueba documental en todo acto de compra
venta comercial, cuya función es dejar constancia, a través de la firma
del receptor, de la recepción de un pedido de mercadería.

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La función principal de la nota de remisión es acreditar la entrega de un
pedido en tiempo y forma, requiriendo como condición indispensable la
firma de quien recibe la mercadería para que tenga validez legal.

2.2.5 Nota de Abono

Una nota de abono es un documento comercial de utilidad contable, que

se utiliza cuando es necesario realizar algún ajuste a la cantidad que una
persona ha pagado en una transacción comercial.

Estos ajustes pueden deberse a algún error en la facturación o una

promoción realizada a algún cliente especial. La nota de abono
únicamente se elabora cuando ya se ha emitido la factura
correspondiente a la transacción realizada.

Otra de las causas por las que se genera una nota de abono es cuando
existe una devolución total o parcial de las mercancías amparadas en
una factura.

Contablemente la nota de abono se registra en las cuentas de

devolucionesy puede aplicarse una devolución del dinero, el cambio de
mercancía por otra igual o la adquisición de nueva mercancía que
ampare el monto establecido en la nota de abono. Mediante el registro
de este documento es posible justificar la no entrada de dinero en las
cuentas de banco.

2.2.6 Nota de Credito

Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en

transacciones de compraventa donde interviene un descuento posterior
a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto
incurrido de más, devolución de bienes.

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 CONCLUSIÒN

Se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha

empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos
financieros que se ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes empresas.
Los documentos mercantiles, son documentos de créditos que poseen una
gran importancia a la hora de realizar una operación en cualquier área del país.
Muchos de estos documentos representan una garantía o permiten ser
intercambiados por efectivo, como el cheque, el pagaré o la letra de cambio.
Sin embargo también pueden ser un comprobante a la hora de realizar una
compra u operación bancaria, como por ejemplo el recibo y la factura. Todos
estos documento, fundamentales para el registro tanto de una empresa, como
del cliente que realiza una operación, ya que representan de forma escrita y
palpable, los gastos o ventas realizados por estos.

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 RECOMENDACIONES

Es recomendable almacenar o archivar estos documentos, ya que a la hora de

presentarse algún daño de un material comprado, el cliente tendrá un
justificativo que compruebe el lugar, el día y el precio, en el cual se realizó la
compra. Así como también la empresa registra el nombre del cliente para
comprobar que la información es verdadera. consiguiente, se ha apoyado en
diversas formas para lograr su fin.

 Se debe tener en cuenta que los documentos no deben tener tachones o

enmendaduras, utilizar corrector y se recomienda no dejar espacios en
blanco.
 Se elabora original (para el cliente) y copia (para registros contables).
 Colocar atención a la escritura de los nombres propios, porque existe
gran variedad.
 Verificar que todos los datos estén bien diligenciados antes de firmar el
documento o entregarlo al cliente.
 Los documentos se deben diligenciar o firmar con tinta negra.

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 REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS

 https://contabilidadbasica.weebly.com/documentos-mercantiles.html

 https://www.monografias.com/trabajos23/documentos-

mercantiles/documentos-mercantiles.shtml

 http://documentosmercantileseuk.blogspot.com/2012/06/caracteristicas-

los-documentos.html

 https://noticias.infocif.es/noticia/documentos-mercantiles-definicion-tipos-

y-caracteristicas

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