Descripción y Especificación de puestos

Introducción

Descripción de puestos

Referencias

Revisión del módulo

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Introducción

La razón de ser de una organización es cumplir con sus objetivos. Cuando

nace, las personas que la forman, se ponen de acuerdo para cumplir un
objetivo. Para poder llevarlo a cabo, toman elementos del entorno y los
transforman en sus productos. Estas transformaciones se realizan a través
de procesos que están previamente establecidos. Los procesos son una
serie de acciones que se llevan a cabo en forma ordenada. Cada una de
estas acciones, será en la práctica un puesto de trabajo.

Cuando ingresamos a una organización, somos acompañado al puesto de

trabajo y nos dicen: “Acá tienes que meter esa pieza ahí y ponerle el tornillo.
Cualquier cosa, pregúntale al de bigotes que ese es el jefe”; de ese modo,
nos están dando, de una forma muy precaria, lo que se denomina descripción
del puesto.

En la Revolución Industrial, los puestos de trabajo eran diseñados bajo la que

se llamó administración científica, que estudiaba a través de los tiempos y
movimientos que debían realizarse la manera de crear puestos de trabajo
que tuvieran dos características principales: una, ser ocupados por cualquier
persona en cualquier momento y, otra, que sean lo más productivos
posibles. 
La descripción de los puestos era algo sencillo, ya que el departamento de
ingeniería se encargaba de ellos y las tareas eran en extremo repetitivas y
simples. Por lo general, la tarea consistía realizar una sola acción; se
especificaba el movimiento que debía hacer el operario y en cuánto tiempo,
esa era toda la información que iba a necesitarse. El operario no podía
equivocarse, por eso, no se realizaban controles de calidad.

A medida que avanzó el tiempo, las organizaciones se fueron complejizando

y los puestos también. Si a esto le sumamos las teorías motivacionales que
nos hablan sobre el enriquecimiento de los puestos como factor motivador,
nos da que, al día de hoy, los puestos de trabajo se han vuelto complejos y
multitarea.

También, las organizaciones buscan aumentar la eficiencia, pero no a costa

de los empleados, sino ajustando al máximo sus procesos. Esto hace que no
se permitan superposiciones de tareas, pérdidas de tiempo y, menos aún,
tareas que no tengan operador asignado.

Actualmente, además, se suma el factor del cambio permanente que sufre el

entorno de las organizaciones y al que se ven también sometidas. Estos
cambios constantes hacen que los puestos también deban ser modificados.
Se agregan tareas, se quitan otras, se cambia el proceso y hasta se modifica
la estructura.

Es por todo esto que desde el departamento de Recursos Humanos,

debemos mantener un registro formal de cada puesto. Por este motivo es
que se desarrollan las descripciones de puestos.

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Descripción de puestos

La descripción de puestos es un documento escrito que recopila los deberes,

las condiciones de trabajo, los estándares y todos los aspectos importantes
referidos al puesto. El formato que se use, debe ser el mismo para todas las
descripciones de puestos que haya en la organización, por más diferentes
que sean los puestos entre sí.

Toda descripción de puestos debe tener lo que se describe a continuación.

Datos básicos:
–

Código: usado más que nada en organizaciones grandes. Nos permite a

través de un código numérico corto obtener información sobre el puesto. A
qué departamento pertenece, qué jerarquía tiene, etc.

Fecha: esto nos sirve para saber si la descripción que tenemos entre las
manos está actualizada o si existen versiones posteriores.

Datos del analista del puesto: este dato tiene, más que nada, la utilidad de
poder hacer una evaluación de desempeño sobre el analista que lo ocupa.

Localización: hace referencia a la ubicación dentro del organigrama de la

organización, no a su ubicación física.
 Jerarquía: suele existir este dato cuando se supone que podría haber
confusiones con temas como la retribución.

Supervisor: esta información debe consignarse en puestos en los que ejerce

autoridad directa sobre estos.

Características especiales: es este apartado podrá ir la información que es

importante para el puesto, pero que no encaja en otro lugar. La posibilidad de
realización de horas extras, de tener que viajar, cambios de horario, etc.

Resumen del puesto

–
A través de frases breves y concisas se especifica qué es el puesto, cómo se
lleva a cabo, por qué y para qué.

Relaciones
–
Algunos lo incluyen. Especifica con qué otros puestos tienen alguna relación de
tipo formal. Puede ser hacia arriba, hacia abajo u horizontal.

Condiciones de trabajo
–
Debemos partir de la base que existe toda una legislación sobre la higiene y la
seguridad en el trabajo. Cuando hablamos de condiciones, en este punto,
hacemos referencias a cuestiones inherentes al puesto, como sus condiciones
físicas, riesgos posibles, etc. Por ejemplo, nos dirá si el trabajo se realiza en el
exterior, en el interior con luz artificial, el nivel de ruido que existe, etc. Esta
información es fundamental para poder hacer una mejor selección de personal.

Aprobaciones
–
Los puestos de trabajo son el corazón de la organización y si no están
correctamente diseñados, podremos llegar a tener problemas a futuro. Es por
este motivo que muchas veces se agrega este ítem para que un superior avale el
trabajo realizado por el analista. 

Niveles de desempeño
–
Establece cómo debe ser el desempeño del ocupante del puesto. Nos dice la
cantidad y la calidad sobre cómo deber ser el resultado. Esto tiene dos grandes
utilidades, por un lado, le dice al empleado cuál es el objetivo de producción. Esto
es de gran importancia porque le da un parámetro objetivo de hasta dónde llega
su responsabilidad, cubriéndolo de posibles arbitrariedades. Además, le sirve de
parámetro motivacional, cada vez que alcanza la meta. Por otro, también es útil a
los supervisores porque tendrán la herramienta indicada para saber hasta dónde
exigirle al empleado y, posteriormente, calificarlo en la evaluación de desempeño.

Figura 1: Ciclo del desempeño

 Fuente: Elaboración propia.

Figura 2: Ejemplo de descripción de puestos parte 1, 2,

3y4
Fuente: Elaboración propia.
Fuente: Elaboración propia.
Fuente: Elaboración propia.
 Fuente: Elaboración propia.

Diseño de puestos

Hasta ahora hemos visto qué sucede cuando una empresa que ya está en
marcha necesita hacer la descripción de los puestos. Pero, ¿qué pasaría si se
está creando una empresa nueva? O si ya estuviera funcionando y se abriera
una nueva unidad de negocios, ¿qué deberíamos hacer? La respuesta a
ambas preguntas es diseñar los puestos de trabajo.

Cuando el especialista diseña un puesto, debe tener en cuenta una amplia

variedad de aspectos de la organización. El diseño debe responder a
requerimientos organizativos, ambientales y conductuales. Los puestos
deben mostrar un balance lo suficientemente equilibrado entre todos esos
aspectos para que sea funcional. Si se le asignan demasiadas tareas, se
podría volver un cuello de botella, si las tareas son demasiado monótonas,
nos generarían ausentismo y desmotivación; si las condiciones físicas son
muy desfavorables, habría bajas médicas.

Figura 3: El diseño de puestos desde una perspectiva sistémica

 Fuente: Werther, y Davis, 1992, p. 78.

El diseño de los puestos es crucial, ya que repercutirá en todas las áreas de la

organización. Si le otorgamos mayor categoría, se deben aumentar los
salarios; si exigimos más capacitación, deberemos modificar los criterios de
reclutamiento; si sobrecargamos de tareas a un puesto, tendrá
consecuencias sobre el área de producción.

Aspectos organizativos
–
Son los que están relacionados con factores del puesto, tales como
productividad y eficiencia.

Enfoque mecanicista: se estudian todas las tareas de un puesto y se las

reduce al mínimo posible. Luego, se toman esas tareas eficientizadas y se
las asigna a un puesto. Así, se logra un alto nivel de especificación en algunas
tareas. De este enfoque, se obtienen puestos de ciclo corto. La tarea es
rápida y repetitiva. Por lo sencilla, no necesita mucha capacitación. El
empleado se vuelve muy eficiente en poco tiempo. Es muy usada para líneas
de ensamblaje.

Flujo de trabajo: se estudia el producto final y en base a eso se traza el

proceso completo de producción. Así se van otorgando tareas agrupadas en
forma de puestos, una a continuación de la otra. La clave es balancear
equitativamente las tareas entre los puestos para que tengan una cadencia
similar.

Prácticas laborales: son los procedimientos adoptados para hacer el trabajo.

Pueden provenir de estructuras y hábitos del pasado, de prácticas colectivas,
demandas colectivas, de lineamientos de las personas que dirigen la
organización, de la cultura. Es importante tener esto en cuenta para no caer
en problemas con el gremio, por ejemplo.

Ergonomía: a diferencia del diseño de puestos de la Revolución Industrial,

actualmente la ergonomía es un factor importante. La ergonomía es la
interacción de la persona con los elementos del puesto. Un diseño basado en
ergonomía parte de la persona y diseña el puesto a su alrededor.

Elementos ambientales
–
Hacen referencia al mercado laboral y a la mano de obra disponible.

Habilidad y disponibilidad de los empleados: debemos ser consecuentes al

momento de diseñar un puesto para que las tareas que haya que realizar
puedan ser llevadas a cabo por potenciales ocupantes.
 Demandas del entorno: un puesto bien diseñado será atractivo para las
personas del entorno. Mientras menos pensemos en esto, más difícil se nos
hará cubrirlo.

Elementos conductuales
–
Al diseñar el puesto, deberemos tener en cuenta factores intrínsecos de las
personas y no solamente la productividad. Es necesario que contemplemos
algunos de estos factores: 

Autonomía/responsabilidad por el trabajo: la autonomía significa ser

responsable por nuestro propio trabajo. Si el puesto nos brinda la capacidad
de decidir, aumenta la responsabilidad individual, la autoestima y la
motivación.

Variedad/uso de diferentes habilidades y conocimientos: la falta de variedad

de actividades en un puesto, nos lleva al aburrimiento, a las fallas de calidad y
accidentes.

Identificación con la tarea: el empleado debe poder identificar el aporte que

realiza al producto final.

Significado de la tarea: la persona necesita saber que su tarea es útil, que

está haciendo un aporte valioso para la sociedad.

Identificación con la posibilidad de seguir todas las fases de la labor: en

sistemas productivos como líneas de montaje, cada operario realiza una
pequeña parte del producto. Es importante que conozca qué parte del
producto final realiza él y qué importancia sobre este conlleva.

Retroalimentación/información sobre el desempeño: si el empleado no

recibe retroalimentación sobre la tarea que está realizando, es probable que
no tome ninguna medida para superarse.
Equilibrio en los puestos de trabajo

Los elementos conductuales y los factores de eficiencia son dos opuestos

dentro del diseño del puesto. Un diseñador con criterio de eficiencia buscará
especializar cada vez más los puestos y uno con criterio humanista buscará
brindarles autonomía. No existe un diseño perfecto. Todos deben estar
balanceados y dependerán de otros factores como la calidad, el tipo de
productos y las normativas vigentes.

Figura 4: Equilibrio entre eficiencia y motivación

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Grá co A - La productividad y la especialización

La especialización aumenta la productividad hasta que, en cierto punto, esta comienza a

producir aburrimiento, lo que conlleva a errores y accidentes.
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Grá co D - Rotación y especialización

Los puestos muy especializados son poco motivantes y tediosos. El porcentaje de gente
que no tolera mucho tiempo este tipo de puestos es alto, ya que tiende a abandonarlos
rápidamente.
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Grá co C - Aprendizaje y especialización

Como son tareas sencillas y repetitivas, a mayor nivel de especialización, menor es el

tiempo de aprendizaje necesario.
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Grá co B - La satisfacción y la especialización

En un comienzo, la satisfacción sube porque los puestos especializados necesitan poca

capacitación. El ocupante adquiere rápidamente los conocimientos y eso lo lleva a tener
una alta productividad. Mientras más aumenta la especialización, disminuyen factores
como la retroalimentación sobre la tarea, la autonomía y la identificación con la tarea, lo
que lleva a una baja motivacional.

Fuente: Werther, y Davis, 1992, p. 83.

Rediseño de los puestos

Existen ocasiones en las que nos encontramos con puestos que ya se

encuentran diseñados. Si detectamos que ese diseño no es el ideal,
podremos hacer modificaciones.
Especialización insuficiente: cuando un puesto tiene mucha
variedad de tareas y se vuelve poco eficiente, podremos aumentar
la especialización. Esto se hace quitándole tareas innecesarias o
dividiendo sus tareas con otros puestos. El riesgo es especializarlo
mucho y que provoque aburrimiento. Mientras más capacitado
esté el ocupante, más rápidamente sucederá esto.

Especialización excesiva: si queremos aumentar la motivación en

los puestos, podemos tomar medidas como rotación de tareas,
incluir tareas nuevas y enriquecimiento del puesto.

Rotación de labores: los puestos siguen siendo iguales, pero las

personas rotan entre ellos. Eso lleva a que no se produzca tan
rápido el aburrimiento. Esta técnica aumenta el valor del empleado,
ya que adquiere mayores conocimientos y aumenta su nivel de
autoestima.

Inclusión de nuevas tareas: reduce la monotonía y apela a

desarrollar nuevos conocimientos en los empleados.

Enriquecimiento del puesto: se incrementan las fuentes de

responsabilidad, autonomía y control. No es solamente incluirle
tareas existentes, sino crear nuevas funciones que apelen a la
planeación y al control.

Creación de grupos autónomos de trabajo: esta técnica es más

usada para trabajos por proyectos. El equipo de trabajo tiene un
objetivo a cumplir y sus miembros serán los encargados de realizar
la división de tareas y el autocontrol.
Especificaciones del puesto

Una vez que tenemos el puesto diseñado y la descripción realizada, nos llega
la pregunta, ¿qué debe tener la persona que ocupe este puesto? ¿Qué rasgos
personales? ¿Qué nivel de experiencia? Por medio de las especificaciones,
sabremos qué perfil de persona reclutar y qué cualidades deberemos buscar.

Para los puestos profesionales se deben tener en cuenta factores como el

título universitario, años de experiencia, en qué tipo de rubros se desempeñó
previamente, etc. Pero en puestos de baja calificación, deberemos tener en
cuenta otros factores como la capacidad motriz o la fuerza física. Los
requerimientos de un puesto serán elaborados dependiendo el criterio del
especialista. Seguramente para esto usará su sentido común y experiencia,
pero también deberá incluir factores culturales, los objetivos de la empresa,
la misión, la visión y los valores de esta.

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Referencias

Werther, W. y Davis, K. (1992). Administración de Personal y Recursos

Humanos. MX: McGraw Hill.

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Revisión del módulo

Hasta acá aprendimos

Introducción a la planificación de los recursos humanos

–
Para que las organizaciones puedan cumplir con lo establecido en el plan
estratégico, deberán contar con el personal adecuado para ello. La planeación de
los recursos humanos consiste en alinear las políticas del área con el plan
estratégico de la organización.

Planificación y proyección de los recursos humanos

–
Dentro de una organización se producen permanentes cambios en la plantilla de
personal, ya sea por factores externos o internos. Para que los procesos de la
organización puedan seguir funcionando, deberemos prever estas situaciones
con antelación.

Análisis de tareas
–
En ocasiones no hay dentro de la organización un registro formal de las tareas y
características que tienen los puestos de trabajo. A través del análisis de las
tareas se obtendrá la información necesaria para poder realizar ese registro.

Descripción y especificación de puestos

–
Para que una organización pueda seleccionar a las personas correctas para sus
puestos de trabajo, necesitará la información de qué se debe realizar en cada
puesto y qué características deberá tener dicho ocupante.

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