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Unefa Tesis Gerencia Logistica Diseño de Gestion Operacional para Mejorar Las Compras de La Unidad Ipasme El Tigre
Unefa Tesis Gerencia Logistica Diseño de Gestion Operacional para Mejorar Las Compras de La Unidad Ipasme El Tigre
AUTORA:
LIC. ELIANA MARINA GONZÁLEZ BARROSO
TUTOR:
LIC. M.Sc. JESÚS FUENTES
Tutor
LIC. M.Sc. JESÚS FUENTES
C.I. Nº 3.337.860
i
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA
DEFENSA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
BOLIVARIANA
NÚCLEO ANZOÁTEGUI
i
DEDICATORI
A mi madre Ana de Jesús, por haberme dado el ser, mi eterna gratitud por ser
A mis hijos David Antonio y Sergio Antonio, por ser mi mayor estímulo y
A toda mi familia, con los que he compartido las experiencias buenas y malas.
vida.
 X Ä | t Ç t Z É Ç é ö Ä x éÊ
i
AGRADECIMIENT
UNEFA, por haberme facilitado las herramientas necesarias para hacer posible
mi formación profesional.
grado.
A Todos, Gracias.
 X Ä | t Ç t Z É Ç é ö Ä x éÊ
v
INDICE GENERAL
Pág.
PÁGINAS PRELIMINARES...………………………………………………. i
LISTA DE TABLAS.….…………………………………………………........ ix
LISTA DE GRÁFICOS.…………………………………………………….... x
RESUMEN...….…………………………………………….……………….... xi
INTRODUCCIÓN…..……………………………………………………….... 1
CAPITULO I. EL PROBLEMA…...………..………………………………... 3
Objetivo general……………………………….…………………………….… 9
Objetivos específicos……………………………...……………..………........ 9
Justificación e importancia……………………………………………………. 9
Delimitación y alcance…………………..………...…………………………... 11
Antecedentes………………….……………………………………………….. 12
Bases Teóricas………………………………………………………………… 15
Bases legales…………………………………………………………………... 26
Definición de variables………………………………………………………... 33
Operacionalización de variables………………………………………………. 33
v
Pá
CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO…………………………….. 35
Tipo de investigación……………………………………………………….. 35
Diseño de la investigación………………….………………………………... 35
Población y Muestra……………………….………………………………… 37
Etapas de la investigación…………………………………………………… 42
Factibilidad de la propuesta……………….……….………………………… 62
Conclusiones………………………….……………………………………… 77
Recomendaciones….………………………………….……………………... 80
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS………………………………………. 81
vi
Pá
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………… 84
APÉNDICES………………………………………………………………….. 85
ANEXOS..................................................................................................................111
vi
LISTA DE
Tabla Nº Pág.
1 Operacionalización de las Variables…………………………... 34
2 Detección de Necesidades.................................................................44
3 Búsqueda y Selección de Proveedores..............................................45
4 Solicitud y Análisis de Compras.......................................................46
5 Negociación con los Proveedores……………………………... 47
6 Colocación de Ordenes de Compras…………………………... 48
7 Verificación de Condiciones y Características..………………. 49
8 Seguimiento de los Acuerdos............................................................50
9 Almacenaje y Registro………………………………………… 51
10 Control de Calidad…………………………………………….. 52
11 Proceso de Compras..........................................................................53
12 Materiales y Servicios Solicitados y Recibidos……………….. 65
13 Solicitud de Materiales Recibidos…………………………….. 65
14 Órdenes de Compras Procesadas……………………………… 66
15 Tiempo de Respuesta del Proceso de Compras……………….. 66
16 Proceso Interno de Compras en H/H………………………….. 66
i
LISTA DE
Gráfico Nº Pág.
1 Detección de Necesidades.................................................................44
2 Búsqueda y Selección de Proveedores...............................................45
3 Solicitud y Análisis de Compras........................................................46
4 Negociación con los Proveedores......................................................47
5 Colocación de Ordenes de Compras..................................................48
6 Verificación de Condiciones y Características..................................49
7 Seguimiento de los Acuerdos............................................................50
8 Almacenaje y Registro.......................................................................51
9 Control de Calidad.............................................................................52
10 Flujograma del Proceso de Compras Propuesto................................59
x
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA
NÚCLEO ANZOÁTEGUI
COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
RESUMEN
x
INTRODUCCION
1
fueron definidos los procedimientos del diseño que permitieron el logro de los
objetivos planteados.
Capítulo II: constituido por el marco teórico en el cual se exponen los antecedentes
relacionados con el estudio, las bases teóricas, legales y conceptuales, y la
operacionalización de las variables.
2
CAPITULO I
EL PROBLEMA
4
pública orientada a resultados, en la cual el ciudadano sea el eje del desempeño de la
administración y se persiga permanentemente el mejor aprovechamiento de los
recursos.
En este sentido, toda organización, sea pública o privada tiene como objetivo
fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con el uso adecuado de
sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles
y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la
empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones.
Las empresas públicas son creadas por el gobierno para prestar servicios
públicos. Son aquellas entidades que pertenecen al Estado, tienen
personalidad jurídica, patrimonio y régimen jurídico propios. Se
crean mediante un decreto del Ejecutivo, para la realización de
actividades mercantiles, industriales y cualquier otra actividad
conforme a su denominación y forma jurídica. Richard (2005)
http://www.monografias.com
5
beneficiarios. Para cumplir con este fin dispone de 64 sedes a lo largo y ancho del
territorio nacional.
6
Público en niveles cada vez más altos de eficacia, eficiencia y excelencia, en la
seguridad y asistencia social de la población afiliada.
La Unidad IPASME EL TIGRE, forma parte de las 64 sedes con que cuenta el
instituto a nivel nacional, y en consecuencia debe cumplir con todos los lineamientos
y políticas emanadas del Nivel Central (Sede Administrativa) para alcanzar los
objetivos propuestos por la institución. Fue creada el 15 de enero de 1963, se
encuentra ubicada en la Avenida Intercomunal El Tigre- San José de Guanipa, en El
Tigre, Estado Anzoátegui, Para la atención de sus afiliados y beneficiarios, el
IPASME dispone de Servicios Médicos, Odontológico, de Laboratorio y Rayos X.
Las especialidades con que cuenta la Unidad son: Medicina General, Ginecología,
Psiquiatría, Oftalmología, Medicina Interna, Pediatría, Cardiología Pediátrica,
Gastroenterología, Oncología, Traumatología, Nefrología, Otorrinolaringología,
Foniatría.
Situación Actual:
7
servicios medico-asistenciales se vea afectada negativamente, debido a la falta de
materiales e insumos para cumplir con sus funciones, imposibilitando la consecución
de los objetivos y metas propuestas por la institución.
Situación Deseada:
8
¿Cuál es la necesidad de implantar un Diseño de Gestión Operacional para mejorar
las Compras de la Unidad IPASME EL TIGRE?
Objetivo General.
Objetivos Específicos.
Justificación e Importancia.
Por cuanto la función de compras reviste una importancia fundamental para los
organismos públicos, no solo porque representan un rubro al cual se le asignan
9
cuantiosos recursos financieros dentro del costo operativo total de las mismas,
expresado en sus respectivos presupuestos de gastos anuales, sino porque también de
una compra bien planificada depende su óptimo funcionamiento, en concordancia con
la misión, visión, objetivos y metas previstas por el organismo.
1
de Gestión Operacional para mejorar las Compras, ya que le permitirá disponer de
una herramienta indispensable para llevar el control de cada uno de los
procedimientos en materia de adquisiciones.
Delimitación y Alcance.
1
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la investigación.
1
proveedores, a fin de fortalecer las debilidades que pudiese tener la empresa en los
procesos de compras. En este caso, el aporte de este trabajo a la presente
investigación es similar al primer antecedente, ya que esta investigación se encuentra
orientada al proceso de compras, con el fin único de realizar recomendaciones que
mejoren sus procesos.
1
las necesidades de un organismo público como el IPASME EL TIGRE, promoviendo
la utilización de nuevas tecnologías, con el propósito de lograr los objetivos
institucionales.
Bases Teóricas
Compras.
1
precio en dinero algún bien, derecho o
Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir
algo por dinero. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de
adquisición. Tradicionalmente se dice que comprar es la función responsable de
efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno.
Asimismo, las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una
determinada necesidad. Esta descripción conlleva al proceso administrativo. Es por
ello que el departamento de compras lleva un papel muy importante dentro de la
administración de operaciones.
1
tanto contribuye a mejorar la posición
Las compras tienen gran importancia en las empresas, porque es el área que
articula las necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales
que necesita para cumplir su tarea y porque ella genera el proceso de pagos, por lo
tanto tienen incidencia en la operatoria de la empresa. Por eso es necesario establecer
una serie de procedimientos coordinados en orden cronológico para satisfacer esa
necesidad de la mejor forma.
Gestión de Compras
Una empresa que decide comprar material en lugar de hacerlo, debe gestionar
una función de compras. La gestión de compras tiene en cuenta numerosos factores,
tales como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la
eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores.
1
En otras palabras, la gestión de compras es una de las áreas más dinámicas de
cualquier empresa y una de las claves para la competitividad de las mismas, debido a
la importancia que tiene en los resultados empresariales a través del margen de
beneficio, de los plazos de entrega, de la calidad del producto/servicio, de la
satisfacción del cliente, etc. La Gestión de Compras tiene como objetivo el manejo
de proveedores, control y seguimiento de compras.
1
Existen varias razones por las cuales las empresas deberían implementar una
gestión adecuada de compras:
- Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo: Mejorar el manejo
del tiempo de entrega tiene un alto impacto en la disponibilidad de capital de trabajo.
Existen diversas razones por las que las compras adquieren especial importancia
en toda la actividad industrial, comercial y de servicios siendo éstas: la participación
del departamento de compras en la obtención de utilidades, la fijación del precio de
compra, la fijación del precio de venta, la operación eficiente de la inversión, y, los
costos y sustitución de materiales.
1
En este sentido la importancia de las compras radica en lo siguiente:
En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el
éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo será adquirir mediante practicas de ahorro,
las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes a
que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios
adecuados, ayudando a disminuir los costos de producción y, por consiguiente, ello se
reflejará en utilidades para la empresa.
Políticas de Compras
2
4. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.
5. Niveles que deben abarcar. (p. 36)
En otras palabras las políticas de compras son 1os criterios generados desde la
dirección de una empresa con respecto a las condiciones, tipo de materiales, plazos de
pago, selección de proveedores, etc., que se aplican para realizar todas las
adquisiciones de esa organización.
Todos estos objetivos dan una idea acerca de la actividad de compras dentro de
las organizaciones, la importancia y relevancia que se debe dar a este proceso y la
justificación del esfuerzo para mejorarlos y alcanzar altos niveles de calidad y
servicio.
2
Funciones del Departamento de Compras
Procedimientos de Compras
2
4.- Expeditación.
5.- Recibo de materiales.
6.- Control de calidad.
7.- Rechazos y/o devoluciones.
8.- Pagos. (p. 13)
2
eficiente, con más efectividad y economía. Siguiendo de una manera efectiva todos
los planes establecidos para la realización de las compras, apegándose siempre a las
políticas de la organización y las propias del departamento de compras.
Gestión Operacional
2
organización productiva. Cada empresa tiene algo que vender o proveer
(satisfacer una necesidad) y esto debe ser producido. https://www.u-
cursos.cl/ingenieria/2006/1/IN47A/1/.../85812
Con el uso de la gestión operacional se optimizan todos los pasos del proceso de
compras, desde la solicitud de los productos, búsqueda de proveedores y análisis de
precios hasta la adjudicación, cierre de la transacción y posterior gestión de pedidos.
Indicadores
Gestión
2
fundamentales, como lo son: el logro de los objetivos, los procesos para alcanzar esos
logros y los recursos utilizados para obtener los productos.
Indicadores de Gestión
Bases Legales
2
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Ley Orgánica de Licitación y su Reglamento. Art. 2, Art. 61, Art. 72, Art. 87.
Ley Contra la Corrupción. Art. 1, Art. 3, Art. 58.
Ley de Administración Pública.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Art. 125.
Las compras del sector público, están condicionadas por las leyes, regulaciones
o estatutos, por lo cual se debe tener cuidado de no salirse de los lineamientos legales
dentro de los cuales debe operar, ya que su responsabilidad se basa en una legislación
y en los sectores que lo eligieron para tales funciones.
Todas las compras del estado están regidas por el Decreto Nº 1.555.
Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones
Gaceta Oficial Nº 5.556 Extraordinario de fecha 13 de noviembre de 2001.
2
cuya administración éstos tengan poder decisorio, cuando los precios de
los contratos a que se refiere al presente Decreto Ley hayan de ser
pagados total o parcialmente con fondos propios o no, incluido el situado
constitucional.
9. Los entes que reciben subsidios o donaciones por parte del Estado o de
empresas públicas o privadas.
2
3. Si la ejecución de la obra, el suministro de los bienes o la prestación
del servicio se encomienda a un organismo del sector público.
Esta ley tiene por objeto regular los procedimientos que deben seguir todos los
organismos de la administración pública, para la selección de los contratistas que
ejecuten obras, suministren materiales o bienes o presten servicios distintos a los
profesionales y laborales.
2
c) Manejen o custodien almacenes, talleres, depósitos y, en general,
decidan sobre la recepción, suministro y entrega de bienes muebles de los
entes u organismos para su consumo.
d) Movilicen fondos del ente u organismos depositados en cuentas
bancarias.
e) Representen al ente u organismo con autoridad para comprometer a la
entidad.
f) Adquieran compromisos en nombre del ente u organismo o autoricen
los pagos correspondientes.
g) Dicten actos que incidan en la esfera de los derechos u obligaciones de
los particulares o en las atribuciones y deberes del Estado.
Las disposiciones de la presente Ley se aplican a las personas indicadas
en este artículo, aun cuando cumplan funciones o realicen actividades
fuera del territorio de la República.
Esta Ley tiene por objeto establecer de normas que rijan la conducta que deben
asumir las personas sujetas a la misma, a los fines de salvaguardar el patrimonio
público, garantizar el manejo adecuado y transparente de los recursos públicos.
3
financiero, y el mismo se mantendrá durante la ejecución de la Ley de
Presupuesto, así como de los presupuestos de los demás organismos
sujetos a la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector
Público”
Es decir, la Unidad Tributaria a utilizar para las compras del año 2007 será de
Bs. 33.600,00 y para el año 2008 será de Bs. 37,63.
Licitación General
De Bs. 323.400,00 en adelante
Licitación Selectiva
De Bs. 32.340,00 hasta 323.400,00
Adjudicación Directa
Hasta Bs. 32.340,00
3
Gestión Compras: Serie de actividades como la elección de los productos y
servicios por adquirir, reclutamiento de proveedores, envió de cotizaciones y órdenes
de compras, tramites y formas de pago, recibos de la mercancía, traslado y
almacenamiento. http://html.rincondelvago.com/gestion-de-compra-de-la-empresa-
baldosas-y-azulejos-los-pinos.html#
3
Definición de variables.
Operacionalización de variables
3
TABLA Nº 1
OPERACIONALIZACIÓN DE LA VARIABLE
- Estudio anticipado
- Evaluar las
necesidades Dpto.
-Planificación - Petición de ofertas Admón
Gestión -Organización - Análisis y valoración
Operacional de ofertas Dpto.
-Dirección - Negociación y Almacén
-Control acuerdo Entrevista
- Solicitud de pedido
Diseñar la Gestión - Recepción y
Operacional para verificación del pedido
mejorar las - Seguimiento de los
Compras de la acuerdos
Unidad Ipasme El - Calidad de los
Tigre Productos
- Requisición Dpto.
-Manual de
- Cotización. Admón
normas y pro- Entrevista
Mejorar las cedimientos - Pedidos u órdenes de
Compras compras Lista de Cotejo Dpto.
- Recibo de materiales Almacén
-Formatos
- Control de calidad
Impresos
- Rechazos y/o
devoluciones
- Pagos
FUENTE: Autora de la Investigación (2008)
3
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación.
Por otra parte Bernal (2000) señala que: “Se considera investigación descriptiva
aquella en que se reseñan las características o rasgos de la situación o fenómeno
objeto de estudio”. (p. 111).
Es por ello que, esta investigación es descriptiva por que en ella se reseña en
forma objetiva la situación actual del proceso de compras y se analiza el
procedimiento para luego diseñar la gestión operacional para dicho proceso.
Diseño de la Investigación.
El diseño del presente estudio se ajusta a la investigación documental y de
campo, ya que cuenta con el apoyo a nivel teórico basado en material impreso, y
permitió recoger la información directamente de la realidad, es decir, en su
ambiente natural.
3
Población y Muestra.
3
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.
Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que
le permitan al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el
desarrollo del mismo. Las técnicas e instrumentos que se utilizaron en la recolección
de datos para este estudio, fueron las siguientes:
Técnicas.
En este sentido Sabino (citado por Pérez 2004) define que: “La observación
directa es el uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que se
necesitan para resolver un problema de investigación”. (p.68).
Por otra parte Arias (2006) sostiene que Observación Directa Estructurada: “Es
aquella que además de realizarse en correspondencia con unos objetivos, utiliza una
guía diseñada previamente, en la que se especifican cada uno de los elementos que
serán observados”. (p. 68).
3
Mediante la observación directa se pudo captar, en términos generales, el
desarrollo de algunas operaciones directamente vinculadas al proceso de compras;
que sirvieron de base para corroborar la información obtenida a través de la entrevista
y el cuestionario.
De igual manera Arias (2006) expone que Entrevista Estructurada: “Es la que se
realiza a partir de una guía prediseñada que contiene las preguntas que serán
formuladas al entrevistado”. (p. 71).
3
Según Ibíd. señala que: “Lista de cotejo también denominada lista de control o
verificación, es un instrumento en el que se indica la presencia o ausencia de un
aspecto o conducta a ser observada”. (p. 68).
Cuestionario: Se utilizó para recopilar los datos sobre cada aspecto relacionado
con los objetivos de la investigación.
La Lista de Cotejo consta de nueve (09) características de las cuales pueden ser
indicadas con Si ó No, y fue elaborada para medir la variable: Mejorar las Compras.
4
Validez y Confiabilidad de los Instrumentos.
Esta técnica se basa en el supuesto de que cada ítem del instrumento constituye
una prueba paralela, de modo que cada ítem es tratado como paralelo de todos los
demás ítems. La misma sólo es aplicable en aquellos casos en que las respuestas a
cada ítem puede calificarse como 1 ó 0 cada una (correcto - incorrecto, presente -
ausente, etc.). La fórmula para calcular la confiabilidad de un instrumento con n
ítems será:
4
Donde:
k= número de ítems del instrumento.
p= Porcentaje de personas que responde correctamente cada ítem
q= Porcentaje de personas que responde incorrectamente cada ítem.
st2= Varianza total del instrumento.
En consideración que entre más cerca de uno (1) este “r”, mas alto es el
coeficiente de confiabilidad, en este caso el resultado obtenido fue de 0,87 y se ubicó
dentro del rango alto, lo cual es considerado aceptable para que un instrumento sea
confiable.
Etapas de la investigación.
Actividades.
4
CAPITULO IV
Nº ITEMS SI % NO %
8 SI 0%
4
NO
2
0
0
SI 0% NO 100%
4
TABLA Nº 3 BUSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Nº ITEMS SI % NO %
8 SI 0%
4
NO
2
0
0
SI 0% NO 100%
4
TABLA Nº SOLICITUD Y ANÁLISIS DE
Nº ITEMS SI % NO %
6
SI 75%
4
6 NO
2
2
0
SI 75% NO 25%
4
TABLA Nº NEGOCIACIÓN CON LOS
Nº ITEMS SI % NO %
SI 50%
4
NO
4 4
2
0
SI 50% NO 50%
4
TABLA Nº 6 COLOCACIÓN DE ORDENES DE COMPRAS
Nº ITEMS SI % NO %
8 SI 0%
4
NO
2
0
0
SI 0% NO 100%
4
TABLA Nº VERIFICACIÓN DE CONDICIONES Y
Nº ITEMS SI % NO %
8 SI
4 100%
0
0
SI 100% NO 0%
4
TABLA Nº SEGUIMIENTO DE LOS ACUERDOS
Nº ITEMS SI % NO %
SI
4 38%
5
2 3
0
SI 38% NO 62%
5
TABLA Nº 9 ALMACENAJE Y REGISTRO
Nº ITEMS SI % NO %
8 SI
4 100%
0
0
SI 100% NO 0%
5
TABLA Nº 10 CONTROL DE CALIDAD
Nº ITEMS SI % NO %
SI 62%
4
5 NO
2 3
0
SI 62% NO 38%
Según lo expresado por los sujetos entrevistados un (62%) afirma que se verifica
la calidad de los materiales e insumos y por otra parte el (38%) restante manifiesta
que no se realiza, esta diferencia de opiniones permite señalar la importancia del
control durante el proceso para corregir anticipadamente problemas de calidad, ya
que esta es condición necesaria para garantizar la prestación satisfactoria de los
servicios.
5
Análisis de los datos de la lista de cotejo.
Permitió verificar que no se cumplen con todos 1os pasos del proceso de
compra, para lograr la eficiencia de la Gestión Compras, a fin de suministrar en forma
5
efectiva, a todas las áreas del instituto los insumos necesarios, para el cumplimiento
efectivo de las actividades establecidas en las mismas.
5
CAPITULO V
Para que las instituciones del sector público logren alcanzar sus objetivos y
metas, deben mejorar significativamente en todos los ámbitos, cambiando paradigmas
y modificando sus estructuras administrativas y operativas, a fin de ser productivas,
para lo cual es fundamental que operen bajo lineamientos específicos, que les permita
tener una gestión compras exitosa.
5
Tomando en consideración los resultados obtenidos a través del análisis
efectuado y los objetivos de la investigación, se procede a la presentación de un
Diseño de Gestión Operacional para mejorar las Compras de la Unidad IPASME El
Tigre.
5
El Comité de Compras decide si aprueba o no la Orden de Compra.
Departamento de Compras pide material a Proveedor y hace seguimiento a los
acuerdos, en relación a la Orden de Compra.
Almacén recibe y revisa, los materiales e insumos si esta conforme registra y
almacena. Si no esta conforme, comunica diferencia a Proveedor.
Almacén entrega materiales e insumos al Departamento Solicitante.
(Necesidad Satisfecha)
No esta satisfecho, comunica diferencia a Almacén.
Fin del proceso.
5
Inicio
Proveedor Recibe
Dpto.
Ord. Compra
Solicitante
Requisito de Material
Envío del Material
Solicitud de Material
NO Comunica Diferencia
Material Conforme
Almacén
A
SI
NO
Fin
5
Después de mostrar el flujograma del proceso de compras propuesto y describir
dicho proceso, es pertinente presentar el manual de compras (Ver Apéndice Nº 03),
debido a que es un elemento importante en toda organización como parte de una
estructura formal sólida.
6
adecuado seria la utilización del método PEPS, esto debido a que el lote que primero
entra es al que primero se le da salida, y evita así tener productos vencidos y
obsoletos por problemas de despacho. También se emplea una valoración del
inventario a costos mas recientes.
Este método consiste en que los primeros artículos que entran al almacén,
son los primeros en salir por lo tanto en inventario o sea las existencias
están valuadas a las últimas entradas o sea a los últimos precios de
adquisición.
Cuando existe alza en los precios o sea en época inflacionaria el
inventario queda sobrevaluado ya que tiene precios de compra recientes,
y el costo de venta queda valuado a precios anteriores, esto afectará los
resultados produciendo una mayor utilidad. (p. 128)
Puede aplicarse sin gran dificultad aun en el caso que no se lleven inventarios
perpetuos; únicamente es necesario determinar los precios que muestran las facturas
más recientes por cantidades suficientes para igualar el número de unidades del
inventario.
6
técnicas sobre materiales y servicios que prepare a los integrantes de los Área de
Compras y del Comité de Compras en mejores condiciones para negociar y
recomendar decisiones.
Factibilidad de la propuesta.
6
Después de definir la problemática presente y establecer las causas que ameritan
el Diseño de Gestión Operacional para mejorar las Compras, es pertinente realizar un
estudio de factibilidad para determinar la capacidad técnica, operativa, económica y
social que implica la implantación del diseño en cuestión. Los aspectos tomados en
cuenta para este estudio fueron clasificados en cuatro áreas, las cuales se describen a
continuación:
Factibilidad Técnica.
Factibilidad Operativa.
6
En la actualidad, la Unidad IPASME EL TIGRE, tiene a su disposición un
personal calificado (T.S.U. en Administración), en el Departamento de Compras y
Almacén, que maneja en cierta forma éstas áreas. Por tal motivo, la propuesta de un
Diseño de Gestión Operacional para mejorar las Compras, posee un gran índice de
factibilidad operativa, ya que el personal adscrito será el encargado de lograr la
máxima eficiencia, efectividad de los procesos, para implantar la propuesta.
Factibilidad Económica.
Con la puesta en marcha de este proyecto se logrará optimizar los procesos que
involucra la Gestión Compras, permitiendo la consecución de los objetivos y metas
institucionales.
6
TABLA Nº 12 MATERIALES Y SERVICIOS SOLICITADOS Y RECIBIDOS
6
TABLA Nº 14 ÓRDENES DE COMPRAS PROCESADAS
6
PERFIL DEL
TENDENCIA: = 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN:
- Reposición tardía de los recursos financieros
- Ausencia de planificación de compras y servicios
- Que no se tomen las decisiones requeridas o se adopten tarde
CORRECTIVOS:
- Solicitar y lograr que los recursos lleguen en su oportunidad
- Planificar las compras y la contratación de servicios
- Adoptar las decisiones necesarias a tiempo
6
PERFIL DEL
TENDENCIA: =1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN:
- Carencia de un fondo para compras de emergencia
- Manejo inadecuado de inventarios
- Reposición tardía de los recursos
CORRECTIVOS:
- Solicitar premura en la reposición de los recursos
- Solicitar incremento del anticipo para gastos
6
PERFIL DEL
TENDENCIA: ≤ 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN:
- Falta de base de datos de proveedores
- Cadena de aprobación inadecuada para inicio de proceso
- Carencia de estándares de tiempo de aprobación para inicio del proceso
CORRECTIVOS:
- Crear de base de datos de proveedores
- Crear estándares de tiempo de aprobación para iniciar el proceso en el
tiempo previsto
- Asertividad en las estimaciones del tiempo
6
PERFIL DEL
OBJETIVO: Medir el tiempo que tarda el operario para procesar una compra,
en relación al tiempo establecido
RANGOS DE DESEMPEÑO: De 0,10 a 0,50: Gestión Eficiente Gestión Regular Gestión poco Ef
De 0,50 a 0,85:
De 0,85 a1:
Mayor a1,10:
TENDENCIA: ≤ 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN:
- Carencia de base de datos de proveedores
- Que el tiempo estimado sea insuficiente
- No contar con personal idóneo para el desarrollo del proceso
- Cadena de aprobación inadecuada para inicio de proceso
CORRECTIVOS:
- Creación de base de datos de proveedores
- Aplicar ajustes para optimizar el tiempo de ejecución del proceso
- Adiestrar al personal para el correcto desarrollo de sus funciones
- Constatar fuentes de aprobación para iniciar el proceso en el tiempo previsto
7
PERFIL DEL
TENDENCIA: ≤ 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN:
- Tardanza en la recepción de recursos financieros
- Ausencia de planificación de compras
- No se planifican los pagos
- No existe un sistema se inventario
CORRECTIVOS:
- Solicitar y lograr que los recursos lleguen en su oportunidad
- Planificar las compras
- Adoptar las decisiones necesarias a tiempo
7
PERFIL DEL
TENDENCIA: ≤ 1
CAUSA DE LA DESVIACIÓN:
- Tardanza en la recepción de recursos financieros
- Ausencia de planificación en la contratación de servicios
- Que no se tomen las decisiones requeridas o se adopten tarde
CORRECTIVOS:
- Solicitar y lograr que los recursos lleguen en su oportunidad
- Planificar la contratación de servicios
- Adoptar las decisiones necesarias a tiempo
7
Una vez examinados e interpretados los resultados, sobre la base de la matriz
de análisis y realizando revisiones de toda la documentación relacionada al
departamento, tales como: informes, correspondencia interna, leyes (Licitaciones,
Contra la Corrupción, Administración Financiera del Sector Público) lineamientos
internos, resoluciones Junta Administradora, se llegó a las siguientes conclusiones:
7
actualizado, lo cual no le facilita al responsable de las compras, la correcta elección
del mismo. No se realizan evaluaciones desde el punto de vista técnico, financiero y
legal a los proveedores antes de su contratación.
7
Mejorar la comunicación con nuestros proveedores; aplicando un sistema
automatizado la relación proveedor - cliente, se puede esperar una mejora en
los procedimientos de compras y de existencias; esto llevaría, sin lugar a
dudas, a una disminución tanto de los costos de adquisición, como también a
una disminución de los tiempos del procedimiento de compras y la
consecución de los objetivos organizacionales.
7
1. Jerarquizar el área de compras, llevándola al menos a nivel de Departamento
y reforzándola con personal técnico especializado, que garanticen la implantación y
funcionamiento efectivo del sistema.
Factibilidad Social.
7
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones.
La Unidad no cuenta con una gestión compras que permita planear, organizar,
elaborar estrategias y procedimientos para realizar las adquisiciones, con el propósito
de satisfacer las necesidades de toda la institución y lograr los objetivos y metas
propuestos por la dirección.
7
que es el principal objetivo de la institución.
7
Recomendaciones
8
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
8
Guerrero y Martínez (2000). Determinar como el uso de los manuales de
procedimientos podrán contribuir a la optimización del proceso de compras en
la Universidad de Carabobo [Página Web en Línea] Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos6/cara/cara.shtml
8
Pérez, A. (2004) Guía Metodológica para Anteproyectos de Investigación. (1ra
Reimpresión). Caracas: Fondo Editorial de la Universidad Pedagógica
Experimental Libertador.
Richard, Ch. (2005). Empresas Públicas. [Página Web en línea] Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos24/empresas-publicas/empresas-
publicas.shtml
Rivas, Y (1998) Mecanismo para optimizar el proceso relacionado con las compras
y los inventarios de la empresa C.V.G. Venalum, C.A. Trabajo de grado
no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua, San Joaquín de
Turmero.
8
BIBLIOGRAFÍA
Claret, A. (2005) Como hacer y defender una tesis. (3era Edición) Caracas,
Venezuela: Editorial Texto, C. A.
8
APENDICE Nº 01
CUESTIONARIO
Instrucciones
1.- ¿Se realiza un estudio anticipado para evaluar las necesidades de la Institución?
SI NO
2.- ¿Se dispone de un registro de proveedores actualizado que permita cubrir las
necesidades de la institución?
SI NO
SI NO
4.- ¿Se negocian las condiciones de Compras, entrega, pagos, devoluciones, ajustes,
etc., con los proveedores?
SI NO
5.- ¿Se utilizan Ordenes de Compras para hacer las solicitudes de pedidos?
SI NO
SI NO
8
7.- ¿Se realiza seguimiento de los acuerdos con los proveedores?
SI NO
SI NO
SI NO
8
APENDICE Nº
LISTA DE COTEJO
8
APÉNDICE Nº
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA UNIDAD IPASME EL TIGRE
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL
Estandarizar y plasmar los procedimientos de Compras de acuerdo a la
legislación vigente, de tal manera que se facilite el eficiente uso de los recursos
humanos, financieros, optimizando los procedimientos de compras, almacenamiento
y distribución de los materiales o servicios, permitiendo un adecuado control y la
debida observación de las normas legales y de probidad vigentes, a fin de satisfacer la
demanda de la Institución.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.- Proporcionar normas, reglamentos e instrucciones referentes a los diferentes
procesos de compras que se realizan en la Unidad Ipasme El Tigre.
2.- Señalar procedimientos generales para la recepción, almacenamiento y
distribución de los artículos adquiridos.
3.- Servir como un documento de apoyo para la ejecución de las actividades propias
de la Unidad de Compras.
ALCANCE
El manual abarca desde la Planificación de las Compras, Adquisiciones de
Materiales e Insumos, Recepción y Despacho de Materiales, hasta el Registro de las
Empresas Proveedoras. Se aplicará al Área de Compras de la Unidad El Tigre.
BASE LEGAL
1.- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial 5453
extraordinaria del 24 de marzo de 2000.
8
2.- Ley Orgánica de Licitación y su Reglamento. Art. 2, Art. 61, Art. 72, Art.
87. Gaceta Oficial Nº 5.556 Extraordinario de fecha 13 de noviembre de 2001.
3.- Ley Contra la Corrupción. Gaceta Oficial Nº 5.637. Extraordinario de abril
de 2003.
4.- Ley Orgánica de Administración Pública. Gaceta Oficial Nº 37.305. de fecha
17 de Octubre de 2001.
5.- Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Art. 125.
Gaceta Oficial Nº 38.198 de fecha 31 de mayo de 2005.
8
REQUISITOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Solicitar informe donde se describa al equipo y la falla que presenta.
Identificación del responsable del manejo del equipo y del Jefe de Servicio,
donde esté ubicado el mismo.
Solicitar tres (3) cotizaciones de casas especializadas en reparación de equipos
similares (Se tomarán en cuenta la ubicación geográfica de la Unidad para
exigir este requisito).
El monto máximo a cancelar por reparación, debe estar ajustado a la
resolución de Junta vigente, para el momento en la que se fije el tope por
factura. En caso que la reparación, sobrepase este tope, debe solicitarse
autorización a la Dirección que corresponda.
PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE COMPRAS
OBJETIVO
Ejecutar las políticas y procedimientos de adquisiciones de materiales, insumos
y servicios, así como planificar, coordinar, administrar y evaluar la distribución de los
mismos, de acuerdo a los requerimientos de los distintos departamentos de la Unidad
Ipasme El Tigre.
ALCANCE
Abarca desde la Planificación de las Compras, Adquisición, Recepción y
Despacho de Materiales e Insumos, hasta el Registro de las Empresas Proveedoras.
FUNCIONES
Planificar las necesidades de materiales e insumos que requieren los
diferentes departamentos de la Unidad Ipasme El Tigre.
9
Realizar investigaciones en el mercado nacional tendientes a identificar
proveedores potenciales y actualizar el catalogo de proveedores.
Controlar y mantener el registro de proveedores.
Desarrollar, conforme establecen las normas legales vigentes, los
procedimientos adquisiciones de materiales e insumos que requiere la
institución para su eficiente funcionamiento.
Gestionar oportunamente, la adquisición de materiales, insumos y servicios,
conjuntamente con los diferentes departamentos y de acuerdo a los
procedimientos legales.
Elaborar cuadros de cotizaciones de acuerdo, a las diferentes requisiciones y
órdenes de compras.
Establecer negociaciones con los proveedores sobre las cantidades, precios,
fechas de entrega de las compras solicitadas.
Supervisar y controlar la entrega oportuna de los materiales e insumos
requeridos, de manera que se cumplan las normas vigentes en la institución.
Administrar y organizar adecuadamente el almacén, mediante el
establecimiento e implementación de controles que permitan la entrada,
salida y seguridad de los materiales e insumos en existencia.
Llevar inventarios actualizados sobre los materiales en existencia y
supervisar que exista la necesaria cantidad necesaria para atender las
demandas institucionales.
Mantener una base de datos automatizada sobre la existencia de materiales,
para garantizar el stock del inventario.
Mantener registros actualizados de todas las órdenes de compras y
requisiciones que se necesitan en el departamento de adquisiciones.
Elaborar registros estadísticos sobre el consumo de materiales para
determinar el nivel de consumo de cada departamento en base a los mínimos
y máximos establecidos para el buen funcionamiento de la institución.
91
UNIDAD DE ALMACÉN
OBJETIVO
Establecer los mecanismos más idóneos para cumplir eficazmente con la
recepción, almacenaje y distribución de los materiales e insumos adquiridos,
garantizando el resguardo de los mismos, a fin de satisfacer las necesidades de los
distintos departamentos de la Unidad Ipasme El Tigre.
ALCANCE
Comprende desde la recepción de los materiales e insumos adquiridos, hasta la
entrega de estos, a los diferentes departamentos que realizaron la solicitud.
FUNCIONES
Recibir, custodiar y distribuir los diferentes materiales e insumos requeridos
por la institución.
Mantener los controles administrativos que garanticen una administración
efectiva del inventario.
Velar por el estricto cumplimiento de las especificaciones, cantidades y
garantías de los equipos, materiales y otros insumos que se reciben.
Establecer los registros y controles de los materiales recibidos.
Registrar las distintas solicitudes de materiales y suplir a los diferentes
departamentos.
Realizar inventarios físicos, de acuerdo a solicitud del Área de Compras.
Mantener actualizados los registros de entrega y salida de materiales por
departamento.
92
sistema automatizado. Cualquier modificación o corrección en el registro,
tendrá que estar respaldada por el documento del caso.
2. El registro debe hacerse de acuerdo al código del artículo (o nombre) e
indicar cantidad, precio unitario, proveedor, fecha y Nº de documento que
ocasiona el ingreso (notas de entrega, facturas, etc.). Además, consignar
todos los datos que solicite el sistema automatizado en uso, por ejemplo,
fecha de vencimiento y lote de producción.
3. Almacenar el artículo en el lugar determinado, aplicando la técnica PEPS o
FIFO (first in, first out) (primero entra, primero sale). Es decir, los
productos que recién ingresan quedan al final para que así, se entreguen
primero los que ya estaban almacenados y con esto se evita tener productos
vencidos y obsoletos por problemas de despacho inadecuado.
4. Ordenar los artículos o productos por tipo o familia y por código, lo que
facilitará su ubicación para el despacho o distribución.
5. En todo momento, el recinto destinado a Almacén debe encontrarse limpio,
ordenado y libre de cualquier elemento que pueda ocasionar accidentes a
los funcionarios o facilitar la existencia de roedores e insectos o servir como
combustible que puedan provocar un incendio.
6. Los artículos que estén con la fecha de vencimiento cumplida o que hayan
quedado obsoletos, es conveniente tenerlos, claramente, identificados y en
un lugar especial, mientras se tramita la baja o eliminación.
7. La eliminación de artículos o productos deberá hacerse previa acta suscrita
por la Comisión que se nombre para el efecto y deberá determinar la
eliminación, el Coordinador Médico o Profesional que la Dirección del
Instituto determine.
8. El acta de eliminación o de decomiso tendrá que señalar, al menos lo
siguiente:
Nombre del artículo
93
Cantidad
Precio de referencia
Motivo de la eliminación
Fecha
9. Los materiales e insumo que se eliminen, serán destruidos o inutilizados de
acuerdo a instrucciones que imparta el Coordinador Médico o el Profesional
que la Dirección del Instituto designe para estas funciones.
10. El registro de las eliminaciones se hará en el sistema automatizado teniendo
como soporte el acta correspondiente, y se hará con copia para Almacén.
94
departamento usuario para su retiro.
6. Al momento de la entrega, se verificará artículo por artículo que todo
corresponda a lo consignado en el formulario de Pedido-Entrega. Esto,
para quien firme “Recibido Conforme” no tenga dudas y pueda asumir, su
responsabilidad en el acto administrativo.
7. Luego de despachados los pedidos, o en el mismo instante en que se están
preparando, se deben rebajar las cantidades entregadas, haciendo la
anotación en la respectiva en el sistema automatizado.
8. Si algún artículo resultare con fallas o defectuoso al momento de ser
utilizado por el departamento usuario, se devolverá al Almacén con una nota
para que le sea reemplazado, por lo cual si no hubiere se procederá a rebajar
en el sistema al departamento usuario respectivo, quedando en el Almacén
para la tramitación que corresponda.
9. El funcionario a cargo del Almacén, informará al Coordinador
Administrativo sobre los artículos o productos devueltos por los usuarios,
por fallas o por estar en mal estado, para que se comunique con el proveedor
que deberá reponerlos. Este trámite se hará en el más breve plazo.
10. El registro de las existencias o stock, deberá mantenerse actualizado
mensualmente, entre el sistema automatizado y el físico, de tal manera que,
antes de empezar a preparar los pedidos del mes siguiente, se conozca con
exactitud, los diferentes saldos reales.
95
b. Determina la necesidad de adquirir materiales, y autoriza el proceso.
c. Autoriza y supervisa todo el proceso de compras.
d. Agilizar las tramitaciones de órdenes de compras.
96
PERFIL DEL COMPRADOR
Para desempeñar este cargo el candidato debe cumplir con una serie de
características que se especifican a continuación:
T.S.U. en Administración, Mercadeo o Carrera a fin.
Excelentes habilidades comunicativas, atención al público, diligente y versátil.
Manejo de sistemas de información de compras.
Ejecutar el proceso de compra con eficiencia y siguiendo las políticas y
normas establecidas por la organización.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
OBJETIVO
Establecer los criterios y las acciones administrativas necesarias para la
selección de proveedores de la Unidad Ipasme El Tigre, de forma tal que al ser
aplicados se seleccionen proveedores que llenen los requisitos establecidos en las
leyes y procedimientos aplicables.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los procesos de adquisición de materiales,
insumos y servicios ejecutados por el personal con responsabilidad en el proceso de
compras de la Institución.
DISPOSICIONES
Se debe tener claro cuales son los productos que se desean adquirir, la
cantidad, calidad y precio, para que la selección se realice comparando
productos de iguales o muy similares características.
Para la selección de proveedores, se harán las investigaciones
correspondientes para asegurarnos que éstos se encuentren legalmente
constituidos y con la capacidad instalada requerida para el abastecimiento de
97
productos y materiales de calidad para la institución.
98
son los siguientes:
1. Precio, teniendo en cuenta calidad
2. Calidad del producto.
3. Calidad del Servicio. Asistencia técnica, Servicio Post-venta.
4. Plazo de entrega.
5. Desempeño del proveedor.
6. Ubicación geográfica del proveedor.
7. Otros criterios: Prestigio de la marca y el producto.
5.- Registro de proveedores: Se debe llevar un registro de proveedores con los que
se trabaja habitualmente. Estas fichas permitirán buscar con rapidez los datos de los
proveedores. También se deben llevar fichas de los productos de forma que se tenga
los nombres de más de un proveedor de un mismo producto.
RESPONSABILIDADES
Los funcionarios que participan en la selección de proveedores deberán ser
imparciales y evaluar parámetros de precio, calidad y confiabilidad de productos y
materiales, así como, la capacidad instalada para cumplir con lo requerido,
actuando con integridad en todas y en cada una de las operaciones que se realicen.
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GLOSARIO
PROCEDIMIENTO: Método o sistema estructurado para ejecutar actividades o
tareas.
DIAGRAMA DE FLUJO: Representación gráfica de la secuencia de actividades
dentro de un procedimiento.
FORMATOS IMPRESOS: Formas impresas que se utilizan en un procedimiento,
las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.
ADQUISICION: Se refiere a toda compra de bienes que lleve a cabo el comprador
público o privado.
REQUISICION DE COMPRA: Es una solicitud escrita que usualmente se envía
para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros.
COTIZACIÓN: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una
negociación.
ORDEN DE COMPRA: Es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido, donde se especifican los términos de pago y
entrega.
ALMACÉN: Centro de trabajo donde se resguardan materiales originando
movimientos de entradas y salidas de los mismos.
DISTRIBUCIÓN: Conjunto de operaciones llevadas a cabo para que los materiales
e insumos sean enviados hasta las áreas solicitantes.
10
MODELO DE TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
PROVEEDOR:
VALOR MONTO
CANTIDAD
UNITARIO TOTAL
FECHA COMPROBANTE
10
MODELO DE FICHA DE PRODUCTOS
Producto Código
Presentación:
Proveedores
Código Nombre
Observaciones
10
MODELO DE FICHA DE DATOS DE PROVEEDOR
Nombre: ........................................................................................................................................
Dirección: .....................................................................................................................................
Tipo de Producto
Observaciones
10
FECHA:
SOLICITUD DE COMPRAS
SOLICITUD DE COTIZACIÓN Nº
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
DIRECTOR COORDINADOR FINANCIERO
COMITÉ DE COMPRAS
DIRECTOR COORD. FINANCIERO COORDINADOR MÉDICO POR EL SERVICIO
PARCIAL TOTAL
UNIDAD DE
RENGLÓN DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL
MEDIDA
SUB-TOTAL 0.00
IVA 9% 0.00
TOTAL 0.00
AUTORIZADO POR:
DIRECTOR COORDINADOR FINANCIERO
Nº DE LA
PROCEDENTE (NOMBRE DEL Nº CÓDIGO CANTIDAD
ORDEN DE DESCRIPCIÓN DEL ARTICULO
PROVEEDOR) PROVEEDOR RECIBIDA
COMPRA
OBSERVACIONES: ALMACÉN
FIRMA Y SELLO
CANTIDAD CANTIDAD
RENGLÓN NOMBRE DE MATERIAL CÓDIGO PRESENTACIÓN
SOLICITADA ENTREGADA
SERVICIO
OBSERVACIONES: DIRECTOR ALMACÉN RECIBE
SOLICITANTE
RANGOS DE CONTRATACIÓN
UNIDADES BOLIVARES TIPO DE CONTRATO
TRIBUTARIAS
CLASIFIC. DESDE HASTA DESDE HASTA BIENES Y
SERVICIOS
OBRAS DE
CONSTRUCCIÓN
111
ANEXO Nº 02