¿Qué nos está robando el tiempo?

Para saber gestionar bien el tiempo, primero debemos poder identificar cuáles
son nuestros principales ladrones del tiempo para posteriormente
contrarrestarlos. Los más típicos son:

 NO TENER ORGANIZACIÓN NI PLANIFICACIÓN: en muchas ocasiones

se dedica más tiempo decidiendo qué tema tratar que, el que finalmente se
brinda al tema seleccionado. Por esto, es conveniente elaborar previamente
un plan de trabajo. Programar todas las actividades con anticipación, en
este sentido es recomendable dedicar los últimos 15 minutos de la jornada
anterior a dicha actividad para una mayor organización al comienzo de la
jornada siguiente.

● NO PRIORIZAR: Objetivos y prioridades confusos y cambiantes.

Para evitar dichos inconvenientes en necesario elaborar una planificación,
estableciendo prioridades y alcanzando un importante nivel de compromiso
con ella ya que su función debe ser organizar de la mejor manera posible el
tiempo disponible en función de las tareas pendientes y los objetivos
previamente establecidos.

 DELEGACIÓN INSUFICIENTE: En las organizaciones se llevan a cabo

múltiples funciones y actividades necesarias para garantizar la misión para
la cual fue creada. Como es razonable una persona no es capaz de asimilar
ni desarrollar todas las actividades, ya que no se podría avanzar a un ritmo
adecuado, por lo que es imprescindible la delegación entendida como la
transferencia u otorgamiento de poder legítimo a una persona o varias
personas para que las mismas desarrollen, realicen y cumplan actividades
específicas, para las cuales poseen las competencias y conocimientos
necesarios.
La falta de delegación genera una sobrecarga innecesaria sobre quien
acapara actividades y también genera repercusiones en los colaboradores
ya que pueden sentirse desvalorizados, perder motivación por su trabajo,
espíritu de iniciativa y ser menos innovadores.

 EL TELÉFONO: es un recurso que en numerosas ocasiones agiliza el

trabajo, pero es necesario realizar ciertas observaciones como por ejemplo
 valorar si es el medio más adecuado, ya que en ocasiones es posible
transmitir la información a través de un mail porque no se necesita una
respuesta inmediata, o puede tratarse de una información que requiera un
contacto personal.
Utilizar el teléfono requiere:

� Hacer una lista de las llamadas para realizar y agruparlas, ello permitirá
preparación previa y evitar constantes interrupciones en el momento de
trabajo.
� Reducir en lo posible el número de llamadas.
� Conocer el horario más idóneo para poder contactar fácilmente al
interlocutor.
� Al realizar la llamada es importante tener a mano los documentos y datos
que sean necesarios para la comunicación que vamos a establecer.
� Nunca perder de vista el objetivo que pretendemos con nuestra llamada.

 LA MULTITAREA: No es rentable, como parece a primera vista, realizar

varias tareas a la vez. Se interrumpen unas a otras y se incrementa el
riesgo de errores. Lo mejor: realizar una a una y las tareas y terminarlas. En
aras a la eficiencia, lo mejor es hacer una sola cosa a la vez.
En términos de agenda, es posible liberarla en la medida que se completen
las tareas planificadas, no en la medida en que se haya avanzado con la
mayoría de ellas.

 ENTORNO DESORDENADO: No tener organizada la oficina y en concreto,

la mesa de trabajo, no tener el material de trabajo sobre la mesa o tener la
mesa completamente desorganizada, papeles amontonados, post-it por
todas partes, etc. Buscar una documentación resta tiempo y hace que se
pierda el nivel de concentración. Se pierde mucho tiempo buscando cosas
(hasta ¼ de la jornada laboral).

Recomendaciones para organizar con facilidad:

 Archivar en el momento. No dejar que los papeles se vayan

acumulando.
 Usa separadores rígidos, caratulados.
  Colocar la información más reciente en la parte delantera de la
carpeta.
 Destinar un sitio a cada cosa.
 En el ordenador crear carpetas para guardar diferenciadamente la
información.
 Utilizar una agenda telefónica para registrar en un lugar seguro y de
rápido acceso los teléfonos de contacto que se utilizan
frecuentemente.

 LAS INTERRUPCIONES: por ejemplo, visitas inesperadas o reuniones no

programadas. El trabajo constantemente interrumpido es menos eficaz y
ocupa más tiempo que si fuera efectuado de forma continua. Por tanto, es
importante protegerse de las interrupciones, en muchas ocasiones no es
viable evitarlas, pero es necesario que generen la menor interrupción
posible y que se retomen las actividades planificadas rápidamente.
 EL CORREO ELECTRÓNICO: Mucha gente pierde horas leyendo correos
que no le interesa o leyendo chistes. Además, la gente tiene las bandejas
de entradas llenas de cosas pendientes o tareas por realizar. El correo
electrónico es una forma de comunicación rápida y eficaz, pero en
ocasiones se utiliza de manera inadecuada. Algunos consejos son:

 Usa un buen antispam.

 Desapúntate de las listas de distribución en las que no estés
interesado.
 Pide a la gente que te mande copia de los e-mails sólo cuando
realmente necesites estar enterado.
 Lee los correos a determinadas horas que tú te fijes, no tienes por
qué leerlo en cuanto llegues. Puede ser bueno a primera hora de
la mañana, a media mañana, a primera hora de la tarde y a última
de la tarde.
 Usa Reglas del e-mail para dirigir los e-mails a determinadas
carpetas.

 REUNIONES INTERMINABLES: muchas veces se tiende a convocar a

las reuniones al mayor número de personas posibles, y además suelen
 tener objetivos poco definidos. Para realizar una adecuada utilización de
la herramienta es preciso que sean preparadas con antelación,
respetando tiempos de inicio, exposición y finalización de la misma como
así también convocando exclusivamente a aquellas personas que
tengan una participación relevante según los objetivos planteados.

● NO SABER DECIR “NO”: Es necesario aprender a ser asertivo. Decirle

a un compañero o colaborador que en estos momentos no podemos
atenderle no significa que rechacemos su persona, ni que no estemos
dispuestos a escucharle en otro momento.

Es posible aprender a decir que NO considerando:

- Dar una razón, fundamentación de la negativa.

- Ser diplomático.
- Sugerir otra persona si no soy el indicado.
- No retardar la decisión de aceptar la tarea. Si en vez de decir
que no, se pospone y evita afrontar la situación, aumentará el
conflicto y la mala utilización del tiempo.

 NO AUTOIMPONERSE FECHAS LÍMITE: Toda tarea se dilata

indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible, por lo que
ajustar las acciones a un plazo de tiempo previamente establecido,
brinda mayor organización.
 TRABAJAR EN AMBIENTES INADECUADOS: Los ambientes
inadecuados favorecen la falta de concentración y la dilatación en el
tiempo de la ejecución de tareas. El descuido de las condiciones
ambientales de temperatura, ventilación, ruido. Son factores que
interferirán en la concentración y en las intenciones de trabajar.

Conocer y detectar los ladrones del tiempo es el primer paso para erradicarlos
ya que si no se lleva un registro sobre ellos continuaran afectando
irremediablemente el desempeño.