Gestión de Talento Humano

Grupo 14

Entrega 1

Integrantes:

Paula Daniela Cadena Castellanos

Nidia Fernanda Mendoza Sanchez Cod 100316454
Adriana Rocío Nieto Hernández Cod
Ruth Mireya Rincón Mariño
Carmen Alicia Vega Sánchez

Bogotá D.C.
18 de Abril del 2023

Entrega 1
Elija una empresa de cualquier sector económico, la cual debe tener por lo menos cinco
niveles jerárquicos, preferiblemente donde está usted laborando actualmente (si labora), con
el fin de facilitar la consecución de información para el trabajo:
1.En un organigrama, identifique su estructura organizativa. RUTH

2.Investigue a qué clase y tipo de organigrama administrativo pertenece dicha estructura

organizativa. ADRIANA
- Organigrama Líneal O Vertical : Este es uno de los organigramas más rígidos ya
que muestra la autoridad y Responsabilidad, este muestra los cargos más altos, de
arriba hacia abajo tenido siempre un CEO o líder y este subordina las demás áreas.
Este Organigrama es uno de los más utilizados y sencillos se adapta muy fácilmente
a las organizaciones de diferentes tamaños .

3.Seleccione tres (3) cargos de diferentes niveles jerárquicos de este organigrama.

Cargo Función
LIDER DE Cumplir con todos los requerimientos de personal. Cumplir con la cuota
SELECCIÓN Sena. Solventar las necesidades de los clientes de cada campaña.
Cumplir con las políticas de seguridad de la información y gestión de
calidad establecidas
GESTOR Control de Ingreso de la Documentación. Organización del Fondo
DOCUMENTAL Documental (clasificar, ordenar, describir). Descripción (Inventarios, e
Indización). Aplicación de las Normas Internacionales de Descripción
Archivística. Gestión Documental. Creación de un Sistema de
Información para el control, localización y Digitalización de la Información
Estratégica. Responsable del listado maestro de documentos y registros
Validación y revisión de estado de documentos en procesos. creación de
documentos (teniendo en cuenta el procedimiento de elaboración de
documentos y registros). Escanear y capturar la documentación. Prepara
los procedimientos establecidos en la presentación, recuperación y copia
de documentación de archivos. Responsable de la actualización de los
diferentes procesos documentados de la compañía. Asistir a las
reuniones con el jefe inmediato. Revisión de control documental
(internos, externos). Realizar toda actividad que le sea encomendada por
jefe directo dentro del área de su responsabilidad
JEFE DE Coordinación estratégica de las operaciones. Seguimiento de las
OPERACIONES operaciones durante todos los días y horas laboradas, evaluando y
analizando estrategias al momento para mejorar la efectividad y calidad
en las gestiones realizadas. Informar a directivos del cliente sobre alguna
falla que afecte de manera significativa la gestión. Planificación y puesta
en producción de nuevas estrategias para las mejoras de los procesos y
procedimientos realizados. Asegurar el cumplimiento de las metas
definidas con anterioridad en todas las áreas de las campañas. Asegurar
que los procesos de los departamentos relacionados con las Campañas
encuentren tal y lo pautado en el contrato inicial con el Cliente.
Planificación y ejecución de planes de acciones sobre las oportunidades
de mejoras. Envío de reportes informativos a los clientes. Supervisión del
personal asociado a toda la campaña. Consolidación y revisión de la
Nómina en los cortes solicitados por RRHH, asegurando el pago a
tiempo de todo el personal. Planificación diaria de la Mallas de turno,
basado en los resultados diarios de gestión. Asegurar el cumplimiento de
los compromisos pautados con el personal (beneficios, pagos,
capacitación entre otros) a su cargo, promoviendo motivación y buen
ambiente laboral. Asegurar que la infraestructura física y tecnológica sea
la adecuada para lograr los objetivos planteados. Apoyo al área de
RRHH a la selección correcta del personal que laborara en las campañas
asociadas. Asistir a las reuniones internas con la directiva y otros
departamentos clientes cada vez que se amerite. Supervisión de los
procesos de Ingresos, contratación, entrenamiento y terminación de
contrato de los empleados. Cumplir con las políticas de seguridad de la
información y gestión de calidad establecidas.
4.De los cargos seleccionados, en un cuadro describa y analice cada uno de los cargos
seleccionados. FERNANDA

CARGO ANÁLISIS
Para este cargo se busca una persona con empatía, comunicación
asertiva, capacidad de escucha, pensamiento estratégico y analítico,
entre otras características idóneas para el cargo. Esta persona se
encargará de cumplir con todos los requerimientos de personal,
cumplir con la cuota Sena, solventar las necesidades de los clientes
de cada campaña, cumplir con las políticas de seguridad de la
información y gestión de calidad establecidas. Estará bajo
LIDER DE subordinación del jefe de selección, y el objetivo principal será llevar
SELECCIÓN a cabo un proceso de selección organizado, transparente y justo para
dar con el candidato perfecto para cada puesto de la organización.

Para este cargo se busca una persona ordenada, con atención al

detalle, ético por la información que maneja, innovador, estratégico,
entre otras características idóneas para el cargo. Esta persona se
encargará del control de ingreso de la documentación, organización
del fondo documental (clasificar, ordenar, describir), descripción
(Inventarios, e Indización), gestión documental, creación de un
sistema de información para el control, localización y digitalización
de la información estratégica, responsable del listado maestro de
documentos y registros, validación y revisión de estado de
documentos en procesos, creación de documentos (teniendo en
cuenta el procedimiento de elaboración de documentos y registros).
Escanear y capturar la documentación, preparar los procedimientos
establecidos en la presentación, recuperación y copia de
documentación de archivos, responsable de la actualización de los
diferentes procesos documentados de la compañía, asistir a las
reuniones con el jefe inmediato, revisión de control documental
GESTOR (internos, externos), realizar toda actividad que le sea encomendada
DOCUMENTA por jefe directo dentro del área de su responsabilidad. Todo lo
L anterior siendo aplicado bajo la aplicación de las normas
internacionales de descripción archivística. Estará bajo subordinación
del jefe del coordinador sistemas de gestión, y el objetivo principal
será evitar la pérdida de tiempo en la recuperación de la
documentación, permitiendo el control de acceso y seguridad de la
información, impidiendo que personas no autorizadas accedan a
contenidos de uso privado.

Para este cargo se busca una persona con liderazgo, pensamiento

crítico, con capacidad trabajo en equipo. Esta persona se encargará
de la coordinación estratégica de las operaciones, seguimiento de las
operaciones durante todos los días y horas laboradas, evaluando y
analizando estrategias al momento para mejorar la efectividad y
 calidad en las gestiones realizadas. Informar a directivos del cliente
sobre alguna falla que afecte de manera significativa la gestión.
Planificación y puesta en producción de nuevas estrategias para las
mejoras de los procesos y procedimientos realizados. Asegurar el
cumplimiento de las metas definidas con anterioridad en todas las
áreas de las campañas. Asegurar que los procesos de los
departamentos relacionados con las Campañas encuentren tal y lo
pautado en el contrato inicial con el Cliente. Planificación y
ejecución de planes de acciones sobre las oportunidades de mejoras.
Envío de reportes informativos a los clientes. Supervisión del
personal asociado a toda la campaña. Consolidación y revisión de la
Nómina en los cortes solicitados por RRHH, asegurando el pago a
tiempo de todo el personal. Planificación diaria de la Mallas de turno,
basado en los resultados diarios de gestión. Asegurar el
JEFE DE cumplimiento de los compromisos pautados con el personal
OPERACIONE (beneficios, pagos, capacitación entre otros) a su cargo, promoviendo
S motivación y buen ambiente laboral. Asegurar que la infraestructura
física y tecnológica sea la adecuada para lograr los objetivos
planteados. Apoyo al área de RRHH a la selección correcta del
personal que laborara en las campañas asociadas. Asistir a las
reuniones internas con la directiva y otros departamentos clientes
cada vez que se amerite. Supervisión de los procesos de Ingresos,
contratación, entrenamiento y terminación de contrato de los
empleados. Cumplir con las políticas de seguridad de la información
y gestión de calidad establecidas. Estará bajo subordinación de, y el
objetivo principal será garantizar los procesos y practicas correctas
en la organización, formulando estrategias para mejorar el
rendimiento de los recursos de la organización.

5.Suponga que hay una necesidad de personal para esos cargos por lo cual debe hacer el
proceso de reclutamiento de acuerdo con la descripción del cargo, utilizando fuentes
internas y externas. DANIELA

6.Haga un cuadro comparativo con los tres cargos, escogiendo la fuente más adecuada y
correcta y establezca las ventajas y desventajas de las fuentes seleccionadas. CARMEN
 CARGOS VENTAJAS DESVENTAJAS
Reclutamiento Interno
La persona ya conoce la Inversión en capacitación de la
organización, los diferentes persona elegida. Es posible que
departamentos, el funcionamiento no tenga todos los
de la misma. Ese proceso de conocimientos adquiridos, por
adaptación es muy breve, lo que necesitará formarse.
facilitando su rápida
incorporación a las nuevas
funciones.
Los gastos para la captación y Menor número de candidatos,
atracción también son menores. lo cual también limita las
Además, no existirá la opciones de contratación.
incertidumbre de si la persona
seleccionada es la correcta.
Mejora de la motivación. Saber Posibilidad de resentimiento o
que existe la posibilidad de desmotivación por parte de las
ascender y progresar, también personas no elegidas, que
serán un estímulo para las también postularon para el
personas que forman parte de la puesto ofrecido.
organización.
Ajuste a la cultura  
organizacional. Al igual que
LIDER DE ocurre con el funcionamiento de
SELECCIÓN la organización, si la persona que
se incorpora al nuevo puesto ya
estaba en la empresa, también
conocerá su cultura y no será
necesario que se empape de la
misma.
Reclutamiento Externo
Nuevas ideas. El reclutamiento Aumento de los costes. Abrir
externo permite la entrada de un proceso de selección supone
perfiles con ideas nuevas, destinar una serie de recursos
diferentes, innovadoras y económicos y de tiempo para la
disruptivas. Una visión captación. Fundamentalmente
completamente distinta a la que se basa en tres pasos: buscar,
pueden tener las personas que evaluar y seleccionar.
llevan años en la organización. La
incorporación de ideas diferentes
ayudará a mantener activo el
negocio frente al resto de
competidores.
 Aumento del número de
candidatos. Las opciones de
contratación se incrementan y se
abren otras posibilidades de
comparación, contemplando
cualidades que en un principio no
se habían considerado.
Favorece la contratación de
candidatos más experimentados y
cualificados. La capacitación será
menor en este caso, porque ya
cuentan con la formación
necesaria para el puesto.
Mejorar la diversidad de los
equipos.
ACCESIBILIDAD: Este formato
permite ampliar el número de
canales a través de los cuales se
accede a la información. Sin
embargo, los archivos quedan
controlados porque la empresa
decide cuales podrán tener acceso
GESTOR o no a los mismos. De esta forma,
DOCUMENTAL se centralizan los datos y la
búsqueda resulta mucho más
directa y eficiente en tu negocio.
SEGURIDAD: Además, este
sistema garantiza una custodia
documental. Esto quiere decir que
los archivos estarán protegidos y
guardados de manera segura.
Como ya hemos comentad, se
pueden almacenar tantas copias
de seguridad como necesitemos
para garantizar que nuestros
archivos están a salvo.  Además,
controlaremos perfectamente que
archivos deben ser eliminados
llegado el momento. Sin
embargo, para asegurar
una destrucción confidencial de
documentos de acuerdo a la
normativa y la legalidad, es
necesario contar con
Riesgo de tomar una mala
decisión. Diseñar una
estrategia de reclutamiento
100% libre de sesgos es casi
imposible, por lo que siempre
existe el riesgo de tomar una
mala decisión de contratación.
Aumento del tiempo de
adaptación. La persona
seleccionada ha de tomarse un
tiempo para conocer a los
compañeros, las dinámicas de
la empresa, la cultura y el
aprendizaje del negocio.
 
La gestión documental supone
una inversión. Esto quiere decir
que será necesario realizar un
desembolse económico para
implantar el nuevo sistema.
Además, también se debe
invertir o establecer un sistema
de seguridad rigurosos y con
un alto nivel de protección. De
otra forma, podría producirse
una brecha en la seguridad y
todos los datos de la empresa y
de sus clientes quedarían al
descubierto.
La gestión documental y
organización de archivos tienen
como principal ventaja la
seguridad de la información
ante un extravío, perdida o
destrucción de la original. Sin
embargo, para garantizar que
realmente están protegidas
nuestras copias, debemos
resguardarlas en otro lugar. Es
decir, en otro edificio y
dispositivo. De esta forma, en
caso de incendio o catástrofe
en alguno de los dos lugares, la
otra copia seguiría intacta.
profesionales.
GESTION: Por último, la gestión  
de archivos asegura que el trabajo
se realice de una forma más
rápida y eficiente. Los procesos
de trabajo se pueden controlar de
manera automatizada, se
controlan las nuevas versiones y
quien las ha efectuado y hay un
control de cambios. Además,
estos sistemas permiten que
varias personas consulten la
misma información de manera
simultánea. Con un software de
gestión documental controlaras la
ubicación de todos los
documentos electrónicos y sabrás
exactamente cuándo pueden ser
eliminados para liberar aún más
espacio.
COSTES: Por si fuera poco, se  
trata de una inversión que te
resultará realmente rentable. Las
empresas de gestión documental
permiten a otros negocios trabajar
con la seguridad de que cumplen
con la normativa vigente, además
de facilitar una base de datos con
la que hacer un uso mucho más
eficaz de los documentos y
archivos en formatos digitales.
Incluso utilizar el correo
electrónico será más rápido y
eficaz cuando cuentes con
gestores documentales.
Gestionar la logística Riesgo de no cumplir con
interna: coordinar la eficiente buscar mejorar la
distribución de recursos y tareas, productividad de su equipo en
además de velar por la buena todos los sentidos, en no
gestión de productos y despachos implicando el uso
mediante procesos automatizados de software de seguimiento
de seguimiento. Todo esto con la logístico para la evaluación de
finalidad de evitar retrasos, las rutas de distribución,
errores y percances en la gestión de transporte y mejoras
logística.  en las entregas.
Desarrollar estrategias para la  
optimización de los procesos: la
premisa es lograr la máxima
 eficacia con mínimos costes.
JEFE DE Hacer seguimiento a las rutas y
OPERACIONES control a los productos
promoverá la identificación de
fortalezas y debilidades,
permitiendo aplicar estrategias
de lean management para cumplir
con estos objetivos.
Velar por la viabilidad de los  
procesos: toda actividad dentro de
la logística debe generar aportes
significativos a la empresa y al
cliente. Por lo tanto, el gerente de
operaciones debe evaluar si cada
uno de los procesos genera algún
tipo de valor y si realmente
merecen su continuidad o, por el
contrario, deben suprimirse. 
Analizar los procesos: mediante  
el desarrollo de reportes
constantes que permitan examinar
el rendimiento de las operaciones.
Con esto, el gerente tiene plena
consciencia de lo que ocurre, con
lo cual puede planificar medidas
preventivas y correctivas.

7. Concepto de Reclutadores de la empresa escogida

- 1. RECLUTAMIENTO
La gestión de reclutamiento para los 3 cargos se realiza 1 por diferentes fuentes de
empleabilidad, como, por ejemplo: CompuTrabajo, el empleo, redes sociales, LinkedIn
entre otras. Despues de esto se procede a realizar un barrido para identificar quienes
cumplen con el perfil interno y externo, una vez quedan seleccionadas las hv según
corresponda perfil se procede a contactar, por llamada y/o msj esto porque a veces no
contestan.
Al contactar al candidato se le indican todas las condiciones de la oferta y si este accede
se procede a realizar una entrevista semiestructurada y si cuenta con los conocimientos
requeridos se agenda assessment.
Lo que cambia en el proceso de reclutamiento de cada cargo es lo siguiente:
El líder y Jefe suelen postularse más por CompuTrabajo y LinkedIn que en otras
páginas. Adicional en estos cargos se ingresa tambien a personal que puede ya estar
laborando y realizar un proceso de head hunter (Robar excelentes empleados de otras
compañías)
 El gestor documental si en todas las páginas de empleabilidad por ser un cargo un
poco más sencillo.
2. REQUISITOS
Cumplir con todos los requerimientos del área de selección, tener estudio profesional y
en lo posible especialización, experiencia de más de 1 año liderando procesos de
selección y reclutamiento, redacción de informes sobre indicadores de su área, manejo
de herramientas ofimáticas. En cuanto habilidades blandas : Comunicación asertiva,
tolerancia a la frustración y toma de decisiones bajo presión.
A) En el gestor documental puede ser bachiller si cuenta comas de 6 meses de
experiencia en el sector (Perfil interno) Pero lo ideal es que sea desde el técnico
B) Jefe de operaciones esta muy completo lo que designaron. Los estudios lo ideal es
que sea desde tecnólogo, estudiantes a partir de 6 semestre y/o profesional y as
herramientas ofimáticas y en algunos casos un segundo idioma según las campañas
que vayan a manejar
C) A veces el personal interno no cuentan con la experiencia que se requiere con
inmediates para comenzar a suplir la vacante.(Tiempos de operación). En otros
casos no cuentan con el nivel educativo que se requiere y en otros casos el mismo
personal no desea postularse.

3.
7. Defina conclusiones y aprendizajes de los resultados. TODAS
Bibliografía

- https://www.endalia.com/news/organigrama-empresa/
- https://www.talenmo.es/organigrama-de-una-empresa/