Control del Ciclo Logístico.

Caso1

Rebajas del precio de las compras

Mad Chips es una empresa dedicada al mantenimiento informático. Sus
clientes son empresas de Madrid a las que le vincula un contrato. Se com-
promete a solucionar los problemas de los equipos informáticos en plazos
acordados.

Para que los equipos estén parados el mínimo tiempo el técnico retira los
componentes que cree averiados en casa del cliente y los sustituye por
otros que funcionan correctamente.

La logística de este tipo de operaciones es compleja. Sólo se verán los aspectos

relativos al almacén de repuestos.

A la entrada del almacén se verifican todas las unidades. Si funcionan correc-

tamente pasan al stock de repuestos. Si no, se envían a reparar al laboratorio,
quien devuelve al almacén todo lo reparado. Los materiales pedidos para aten-
der una avería salen del almacén.

El cuadro que sigue muestra las existencias y movimientos del almacén, ordena-
dos por categoría ABC.

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 Control del Ciclo Logístico. Caso1

MAD CHIPS ABC CRUZADO DECONSUMO Y STOCK

Cat stock
Cat Uds Datos A B C Sin Stock Total general
Número de 53 62 11 45 171
referencia 195971 78860 10061 219930 510822
A Consumo 410466 1122 14 42602
anual Uds.
Unidades en
stock
Número de 44 484 229 496 1253
referencia 5249 44249 12807 33714 96019
B Consumo 6962 5110 335 12407
anual Uds.
Unidades de
stock
Número de 16 787 1554 5091 7448
referencia 105 5446 7285 18968 31804
C Consumo 4865 5824 1988 12677
anual Uds.
Unidades de
stock
Total número de referencia 113 1333 1794 5632 8872
Total consumo anual uds 201325 128555 36153 272612 638645
Total unidades en stock 53293 12056 2337 67686

Los componentes se almacenan en estanterías de diferente tamaño. Cada posi-

ción contiene materiales del mismo tipo, de referencias diferentes.

La plantilla que maneja el almacén son 33 técnicos informáticos. Colocan los

componentes según su criterio y experiencia. La búsqueda de los componentes
que se piden se realiza sin ninguna ayuda.

Los materiales se registran en tres sistemas diferentes. Uno recoge el historial

del componente (unidades reparables), otro refleja la instalación en la que tra-
baja y otro actualiza las existencias del almacén.

En el último año se han expedido 638.645 unidades de 130.613 componentes

distintos – líneas de pedido -, correspondientes a 109.387 peticiones.

Los técnicos se presentan en el almacén. Dejan componentes averiados y soli-

citan otros en buen estado. A primera hora de la mañana se producen grandes

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 Control del Ciclo Logístico. Caso1

aglomeraciones. El resto del día es tranquilo.

La tabla siguiente muestra el tiempo transcurrido desde que se ha pedido un

material hasta que se ha entregado.

MAD CHIPS CALIDAD DE SERVICIO EN LAS ENTREGAS

UNIDADES LINEAS
Plazo Días Uds servidas % Uds Días Lín servidas % Lín
0 días 0,00 425.431 66,61 % 0,00 86766 66,43%
1 días 1,00 75.123 11,76% 1,00 21248 16,27%
2 días 2,00 21.095 3,30% 2,00 3856 2,95%
3 días 3,00 31.059 4,86% 3,00 5132 3,93%
4 días 4,00 12.630 1,98% 4,00 2758 2,11%
5 días 5,00 9.864 1,54% 5,00 1534 1,17%
6 días 6,00 17.686 2,77% 6,00 11,80 0,90%
7 días 7,00 19.363 3,03 % 7,00 1233 0,94%
8 días 8,00 4.545 0,715 8,00 838 0,64%
9 días 9,00 872 0,14% 9,00 462 0,35%
10 días 10,00 1.531 0,24% 10,00 402 0,31%
10 días 11,00 736 0,12% 11,00 398 0,30%
12 días 12,00 1.583 0,25% 12,00 421 0,32%
13 días 13,00 1.436 0,22% 13,00 437 0,33%
14 días 14,00 1.421 0,22% 14,00 460 0,35%
Hasta 3 semanas 17,66 5.302 0,83% 17,65 1.338 1,02%
Hasta 4 semanas 25,77 3.876 0,61% 24,88 661 0,51%
Hasta 4 semanas 37,07 1.635 0,26% 35,77 716 0,55%
Hasta 2 meses 49,28 1.480 0,23% 52,25 241 0,18%
Hasta 2,5 meses 67,89 627 0,10% 66,85 142 0,11%
Hasta 3 meses 83,44 127 0,02% 83,13 63 0,05%
Hasta 4 meses 102,50 490 0,08% 104,46 84 0,06%
Hasta 5 meses 131,48 115 0,02% 134,48 50 0,04%
Hasta 6 meses 167,25 55 0,01% 167,69 35 0,03%
Hasta 9 meses 238,83 291 0,05% 222,63 68 0,05%
Hasta 12 meses 306,11 75 0,01% 306,81 27 0,02%
Hasta 15 meses 406,32 37 0,01% 404,43 23 0,02%
Hasta 18 meses 471,40 20 0,00% 494,00 6 0,00%
Hasta 716 días 640,38 138 0,02% 629,00 34 0,03%
TOTALES 2,09 638.645 100% 2,19 130.613 100%

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Una encuesta entre los técnicos arroja los siguientes resultados:

Encuesta SÍ NO
He recibido el material pedido 63,25% 36,75%
No hay material disponible 48,17% 51,83%
Tengo que esperar mucho para recoger un repuesto 86,59% 13,41%

Se pide:
Evaluar la situación de Mad Chips, identificando los problemas y sus posibles
causas. A partir de los datos disponibles construir un Sistema de Control,
especificando:
ശശ la situación actual
ശശ los objetivos que se pretenden,
ശശ la manera de medir su cumplimiento, y
ശശ las iniciativas que se tomarían para alcanzar las metas propuestas

Solución
De la matriz ABC cruzado se calcula la rotación del almacén 638.645 unidades sa-
lidas/67.686 unidades en stock = 9,43 veces al año. Excelente valor.

También se observa que han salido 219.930 unidades de 45 referencias, de las

que no hay existencia en almacén. Los componentes pertenecen a la categoría
A de movimiento, aquellos de mayor consumo. Representan 219.930 / 638.645
x 100 = 34,43% del total de unidades pedidas. Las referencias afectadas suponen
45 / 8.872 x 100 = 0,5% de las que trata el almacén.

Estos datos hacen pensar que hay que aprovisionarse de las unidades de cada
una de esas referencias cada vez que se pide. Por tanto, el técnico tendrá que vol-
ver a pasar por el almacén a retirar lo que pidió y no se le entregó en el acto.

Este razonamiento encaja con la estadística de calidad de servicio, por la que el

66,5% de las peticiones – aproximadamente – se atienden en el momento de
pedirlas. También es coherente con los porcentajes de la encuesta a los técnicos.

El almacenamiento de varios componentes en una misma posición del almacén

es una fuente de errores, especialmente si son del mismo tipo y tienen formas
parecidas. Si se entrega un componente distinto al solicitado, el técnico tendrá

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 Control del Ciclo Logístico. Caso1

que volver para cambiarlo por el adecuado.

El registro de la información en 3 sistemas distintos consume tiempo y no garan-

tiza que los datos comunes a los sistemas sean idénticos.

La eficiencia del personal de almacén arroja un valor de 638.645unidades servi-

das en un año/33 personas = 19.353 unidades que una persona sirve al año.

El almacén tiene una elevada rotación pero presenta importantes problemas de

servicio a los técnicos y, por tanto, a los clientes. Los tiempos medios de entrega
son elevados. La eficiencia de los técnicos mejorará con cambios en el almacén.

Iniciativas de mejora:
ശശ Constituir un stock de unas 4.500 unidades de las 45 referencias de alto movi-
miento, equivalentes al consumo de algo más de una semana. Se espera un in-
cremento importante de entregas en cero días.
ശശ Incrementar el stock de las 62 referencias de alto movimiento y categoría B
de stock, y de las 11 de alto movimiento y categoría C de stock. El efecto es el
mismo que la iniciativa anterior.
ശശ Reducir al mínimo el stock de las 16 referencias con elevado stock -categoría A-
de las que se consumen 105 unidades al año. La mayoría de esas unidades no se
consumirán en un tiempo razonable.
ശശ Colocar una referencia por posición de almacenamiento, en lugar de acumular
varias referencias en una misma posición. Los tiempos de búsqueda de mercan-
cía disminuirán, igual que los errores en la selección de los componentes.
ശശ Construir un programa para que los datos solo se registren una vez, y se inserten
en el sistema informático que corresponda. Se ahorra tiempo de captura de da-
tos y se reducen las discrepancias de datos en los sistemas.

El sistema de control que podría construirse para observar el progreso de estas

iniciativas podría ser el que sigue. Se han definido unas metas en virtud del efecto
esperado por su aplicación.

Objetivo Criterio Meta Real

Rotación de almacén Veces/año 9,25 9,43
Eficiencia de almacén Uds/pers/año 25.000 19.353
Entrega en el día % unidades 80.000 66,61
Entrega en más de 2 semanas % unidades 0,00 2,25