MANUAL

CREACIÓN
DE NOTAS
CRÉDITO Y DÉBITO
Plataforma SaphetyDOC
 REALIZA DE MANERA
MANUAL TUS NOTAS CRÉDITO
Y DÉBITO
Aclaración

Conoce la ruta

Sigue el paso a paso

TE DAMOS LA BIENVENIDA

En este manual encontrarás paso

a paso la forma de interactuar
con nuestra plataforma,
accediendo a todos sus recursos
de manera sencilla.

¡COMENCEMOS!
2
PARA ACLARAR
El proceso para realizar
tanto las Notas Débito
como las Notas Crédito
es exactamente el
mismo, solo debes
ingresar específicamente
a la opción que necesites.

3
Ingresa al formulario
Ubica el módulo Documentos, haz clic sobre la
opción Nueva nota Débito o Nueva nota Crédito.

Encontrarás un formulario con campos a

diligenciar, algunos de éstos están identificados
con un punto azul, lo que indica que son
obligatorios, no olvides ingresar información allí.

4
Paso a paso…
Iremos completando la información solicitada.

Ingresa la información del cliente a quien le

enviarás la Nota Crédito o Débito.

Si tienes varias empresas asociadas a tu

usuario en la plataforma deberás digitar el
nombre de la que requieres en el recuadro
señalado.

5
Siguiendo con los clientes…
Selecciona la casilla
Consumidor final
Ingresa el nombre y
el correo electrónico
si así lo deseas.
Estos campos son opcionales
Contamos con la posibilidad de emitir
documentos a un “Consumidor
final”, o sea, a un destinatario que no
se encuentra registrado en nuestra
plataforma como cliente, debido a
que algunas personas o empresas no
desean proporcionar su NIT o no
cuenta con correo electrónico, datos
necesarios para crear un cliente en la
plataforma.
Para más información

Consulta el Anexo Técnico https://factura-electronica.dian.gov.co/documentacion-normatividad-16.html

Abre el enlace → Ubica la opción Anexos → Haz clic en _→ Descomprime el archivo

descargado → Haz clic en la carpeta → Ingresa en el archivo PDF → Presiona las teclas
Ctrl + f → Escribe CONSUMIDOR FINAL O 2222222222 → Aquí hallarás la información que necesitas.

6
Además… Es posible enviar tus notas crédito ý débito a más destinatarios, ingresa
manualmente los correos electrónicos adicionales.

Haz clic en la X
para eliminar el
correo
Así se visualiza cuando agregado
has agregado otro
correo electrónico

Incluye el
correo
electrónico
Haz clic aquí
para
agregarlo

7
 Tipo de
operación
Nota Crédito Nota Débito
Selecciona
el tipo de
operación a
realizar.

1. Nota Crédito/Débito que referencia una factura electrónica: Corresponde a una nota crédito que anula
(total o parcialmente) o una nota débito que modifica un documento emitido en la versión con validación previa.

Haz clic en el ícono para conocer cómo referenciar un documento.

2. Nota Crédito/Débito sin referencia a facturas: Se utiliza para realizar una nota crédito o débito sin
referenciar un documento.

8
Pasemos a la pestaña

Haciendo clic en
el ícono podrás
visualizar el
Selecciona la Serie creada para nota calendario. Elige
Crédito o Débito, digita una Fecha y
manualmente el número o hora de entrega
selecciona “autoincrementar” en la y la fecha de
configuración de la serie para que Vencimiento del
sea automático, elige una Fecha de documento.
emisión del documento.
9
 Pasemos a la
siguiente pestaña

Por último, dependiendo si estás

realizando una Nota de Crédito o una
Nota de Débito elige el motivo que Encontrarás los campos
corresponda. para ingresar la
información
Despliega el listado dando clic en la correspondiente al
flecha señalada. periodo de facturación del
documento a emitir.
Diligenciar estos campos
es OPCIONAL.

10
 Ahora…
Si haz elegido el Tipo de operación #1 deberás referenciar un RECUERDA QUÉ:
documento, en este caso selecciona la opción Referencia factura. Para el tipo de operación #2 no
es obligatorio referenciar un
Consulta cómo obtener estos datos haciendo documento.
clic sobre el ícono

No olvides hacer clic

Digita el número de documento
en el botón Agregar
(prefijo y consecutivo) y selecciona la
Referencia.
fecha que corresponda a la creación
de la Factura.

Busca el código CUFE de la

factura de venta a referenciar,
cópialo y pégalo en éste campo.
Así verás reflejada la información de la
OJO: Asegúrate de no dejar espacios, puntos, comas o cualquier carácter referencia que acabas de registrar.
que no corresponda al CUFE (código alfanumérico) en el momento de
relacionar este dato.
11
Continúa…
Selecciona el Medio y Código de pago que
corresponde a la Nota Crédito o Nota Débito que
estás realizando.
En caso de que el adquiriente cuente con un
plazo para realizar el pago, en la siguiente
opción puedes definir en que fecha se
termina dicho plazo.

Después de realizar la selección en cada uno

de los campos da clic en el botón Agregar
Medio de Pago para que los cambios sean
guardados.

12
Luego…
Incluye una nota si lo deseas, ésta Elige la divisa que vas a
aparecerá en la representación gráfica utilizar.
Amplía la información sobre éste
en el campo “Notas Finales”. campo haciendo clic AQUÍ.

Describe el producto facturado, incluye la cantidad, el

precio unitario, selecciona un impuesto de ser necesario y
su porcentaje; al final verás el valor total de éste producto.

Agrega más líneas si deseas incluir

otros productos.

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Detalle de líneas
Campo GTIN
El campo GTIN está destinado para indicar el código del producto o servicio a facturar, y lo
encontrarás en el detalle de la línea…

Para desplegar el detalle de la línea

deberás hacer clic sobre la flecha.
Allí verás el campo GTIN, en caso de
que no realices la facturación por
medio de códigos te recomendamos
ingresar “000”

IMPORTANTE → El campo GTIN no deberá quedar vacío ya que, de acuerdo con reglamentaciones de la DIAN si no se
incluye un código se duplicará la información que se ingrese en la descripción y se visualizará en la columna Código de la
representación gráfica.

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Por último…
En la parte inferior izquierda de la página visualizarás los impuestos que asignaste al documento, y al
lado derecho verás los valores totales de la Nota crédito o débito..

Para continuar tienes dos opciones:

Al hacer clic en esta opción estarás guardando la
información como una plantilla que podrás
consultar y modificar cuando lo requieras,
asigna un nombre a tu borrador, haz clic en el
botón “OK” y listo.
15
Si deseas enviar el documento deberás elegir
esta opción, cuando veas el cuadro de diálogo
que te informa la transmisión de la información
a la DIAN haz clic en el botón “OK” para finalizar
la emisión.
Anexo
Moneda
Al facturar en nuestra plataforma por defecto verás que en campo moneda se asocia la divisa “Peso
colombiano” . Si deseas realizar una Nota crédito o débito con otra moneda debes hacer lo siguiente:

1. Ubica el campo moneda que se encuentra al lado derecho de la pantalla

2. Haz clic en la flecha señalada para desplegar el listado de divisas disponibles

3. Selecciona la moneda con la cual quieres facturar

4. Ingresa los datos correspondientes a los campos:

Tasa de cambio COPs: Digita el valor

correspondiente a la tasa de cambio en
pesos colombianos.

Fecha en la que se fijó la tasa de

cambio: Incluye la fecha correspondiente
a la tasa de cambio registrada.

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Anexo
Sigue ésta ruta para hallar el CUFE…
1 Ve al módulo Documentos, haz clic.

2 Elige la opción Enviados de la lista.

3 Busca la factura de venta y ubica la columna Número.

4 Ingresa al detalle del documento haciendo clic en su Número

En la pestaña Metadatos verás el CUFE en la parte inferior de

5
la página.
Cópialo y pégalo en el campo
Mira un ejemplo aquí
6 asignado en la factura de
venta.

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Anexo
Encuentra los datos que necesitas para realizar una
referencia de factura
1. Dirígete al módulo Documentos, haz
clic en la opción Enviados.
2. Busca la factura sobre la cual vas a
realizar la referencia.
3. Ingresa a ver el detalle de la factura
haciendo clic sobre el Número.
4. Ubica la pestaña Metadatos, allí
encontrarás en resumen la
información de la factura.
5. Copia tal cual los datos señalados en
la imagen y pégalos en los campos
destinados en la Nota crédito o
débito.
18
 Contáctanos
Estamos para aclarar tus dudas y
brindarte la asesoría que mereces.

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