Colombia
República de
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SISTEMA DE
CONTROL INTERNO Version:1

Alcaldía Municipal de
ENTREGA DE EXPEDIENTE CONTRACTUAL
San José de Cúcuta Fecha: Agosto 2018
APOYO A LA GESTION GESTIÓN DOCUMENTAL
GESTION ADMINISTRATIVA
INSTITUCIONAL ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Macroproceso Proceso Subproceso
ACTA No: FECHA: PAGINA Nº: 1 de 2

HORA DE INICIO: [Insertar Información]

LUGAR: [Insertar Información]
RESPONSABLE: [Estructurador del Proceso de Contratación]
ENTREGA DE DOCUMENTOS DE LA GESTION CONTRACTUAL AL
TIPO DE REUNION: FUNCIONARIO DESIGNADO PARA EJERCER EL SEGUIMIENTO,
VIGILANCIA Y CONTROL DEL CONTRATO CELEBRADO POR LA
ADMINISTRACION MUNICIPAL.
CONTRATO No. OBJETO CONTRACTUAL

[Insertar Información] [Insertar Información]

ASISTENTES POR PARTE DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL

Nombres y Apellidos No. documento de Calidad en Firmas
Identidad que actúa

[Estructurador del Proceso] [Insertar información] [Insertar información]

[Supervisor designado] [Insertar información] [Insertar información]

DESARROLLO DE LA DILIGENCIA

En las instalaciones del Despacho del [Ordenador del Gasto] se reunieron quienes aparecen firmando
la presente acta, con el fin de formalizar la entrega y recibo del Expediente Contractual que
corresponde al Proceso de Contratación No. [Insertar el número de la Convocatoria que dio la
Plataforma del SECOP].

Que los documentos que se entregan por parte del doctor [Insertar información], en calidad de
Estructurador del Proceso de Contratación No. [Insertar información] al Señor [Insertar información],
designado como supervisor del Contrato No. [Insertar información] por el [Ordenador del Gasto]
mediante comunicación de fecha [Insertar información], se describen a continuación:

No. De
Carpetas o Inventario
Ubicación No. de folios por Carpeta
Cajas archivos según el
física entregada
magnéticos Área de
Archivo

Que los intervinientes en la presente diligencia, dejan constancia expresa que los documentos
entregados y recibidos, corresponden en su integralidad a los documentos señalados en la Hoja de Ruta
para la Modalidad de Contratación de [Incluir la clase de contratación], los cuales fueron producidos
durante la Gestión Contractual liderada por el doctor [Estructurador del Proceso].

ANOTACIONES

[En este acápite se deja constancia por parte del Supervisor de los hallazgos encontrados al revisar el
expediente en su totalidad, tales como: (i) Falta de firma de algún documento; (ii) Falta de algún
documento según el orden de archivo de la Hoja de Ruta; (iii) Falta de Publicación de alguno de los
documentos en el SECOP y (iv) Cualquier otro hallazgo encontrado que requiera ser dejado como
evidencia].

[Por parte del Estructurador se dejara constancia de lo que se encuentra pendiente de archivo, u
otras circunstancias que así lo requieran].
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