Memorándum

Un memorando o memorándum es un tipo de comunicaciones escritas,

generalmente breves y de carácter oficial, a través de las cuales una
instancia dentro de una organización se comunica con otra para hacerle
alguna solicitud, recordatorio, instrucción, etcétera, y usualmente de
parte de una instancia jerárquica superior a sus distintos subordinados.
Este tipo de comunicaciones son comunes en el mundo corporativo,
diplomático y oficial, siempre revestidos de más formalidad que una
simple nota o carta.

¿Significado de Memorándum?
El nombre “memorándum” es una adaptación del latín (cultismo) que
proviene del verbo memorare, “recordar”, y utilizada en castellano desde
1824. Su sentido literal vendría a ser algo como “lo que se debe recordar o
tenerse en mente” o simplemente “recordatorio”.

Beneficios del Memorándum

1. Asegura que la comunicación interna sea eficiente.
2. Mantiene al tanto a las personas sobre novedades de la empresa.
3. Agiliza peticiones o solicitudes.

Características de un memorándum
En líneas generales, un memorándum se caracteriza por lo siguiente:
1. Es una comunicación escrita y de tinte formal, por lo que suele
estar impresa en un papel con distintivos, o a lo sumo contar con un
encabezamiento oficial.
2. Suele ser breve, al grano (sin rodeos), y comunicar un
requerimiento, notificar una decisión o instruir una orden a quien lo
recibe.
3. Normalmente es emitido por una instancia oficial y está dirigido a
sus subordinados o agentes adscritos, o a las personas que
pudieran estar interesadas en la información que contiene.
4. Suelen estar serializados o numerados, y una vez emitidos suelen
archivarse copias del mismo como parte de la historia burocrática
de la organización.
 5. No suelen recibir ningún tipo de respuesta, ni esperarla. Son
comunicaciones unidireccionales.

Tipos de Memorándum
1. Informativo
Este tipo de memorándum tiene una función principal: anunciar a la
mayor cantidad de personas posible un cambio de política, el ingreso de
nuevo talento a la empresa o un acontecimiento o evento, como un día
feriado o reunión extraordinaria.
Por lo tanto, la comunicación debe ser clara, concisa y accesible. No debe
dejar espacio para dudas, así que al redactarlo es importante confirmar
que contiene los datos necesarios: horario, lugar, fecha, involucrados,
nombres, vigencia, etc.
2. De aclaración
Cuando es necesario atender una inquietud que varios colaboradores
comparten o que los responsables de un área han descubierto cierta
información errónea sobre una política, un memorándum de aclaración
puede ser la solución que disipará cualquier duda. Incluso, en más de una
ocasión tendrá que compartirse después de que un memorando
informativo hizo su primera ronda. Así que también es una segunda
oportunidad para que se disipen malentendidos y que quede constancia
de la corrección o precisión que hayan sido necesarias.
3. Social
Un memorándum social es más relajado y amigable, ya que su intención
es anunciar un evento recreativo —como un viaje para los empleados a
modo de premio por su trabajo—, compartir buenas noticias de la vida
fuera de la empresa con consentimiento de las personas involucradas —
alguien está por jubilarse o acaba de saber que será padre— o recordar
alguna fecha especial, como cumpleaños.
4. De directiva
Es el tipo de mensaje que comunica una instrucción, que no siempre está
dirigida a varias personas al mismo tiempo. Se envía en casos específicos,
cuando se nota que no se siguen ciertos lineamientos ya establecidos o
cuando se desea recordar el procedimiento para llevar a cabo un proceso.
Por ejemplo, un memo de este tipo es oportuno si una o varias personas
comienzan a llegar tarde a su puesto de trabajo. O también si un equipo
regresa de un viaje de trabajo y es momento de que entreguen
comprobantes de sus gastos para solicitar un reembolso de viáticos.
5. De respuesta
Es el que se utiliza cuando se hace una consulta o una petición. Podría ser
que se trate del seguimiento de un proyecto —como confirmar si ya se
entregaron los contratos al cliente— o si es posible cambiar de fecha una
reunión por causas de fuerza mayor.
6. De estado
A diferencia de los memos de respuesta, este memorándum no necesita
que se haga una pregunta para enviarlo a las partes interesadas, sino que
se redacta para informar el estatus de una asignación o proyecto. Ayuda a
mantener al tanto a las personas que están a cargo de puestos de
supervisión, y a llevar un registro de los aspectos importantes cada
semana, por ejemplo, para entender mejor el avance y lo que falta por
hacer.

Partes de un Memorándum

1. Fecha y lugar de emisión

La fecha es muy importante, ya que permite ubicar al documento en
tiempo y forma.
2. Destinatario o destinatarios
En ocasiones los memorandos van dirigidos a algunas personas en
específico, ya sea jefes de área, gerentes o proveedores. Por ello es
importante indicar a quiénes está dirigido el mensaje para evitar cualquier
tipo de confusión.
3. Tema del cual trata
Este elemento determina el lenguaje con el que vas a comunicar la
información.
4. Mensaje
Es el cuerpo del memorándum. Sé claro, breve y directo; recuerda que la
intención es transmitir la información de la manera más rápida y efectiva.
5. Firma o sello de validez
Este elemento sirve para concluir de manera formal el comunicado, ya sea
a través de una firma o sello que identifique a tu compañía.
Aunque los elementos que te acabamos de mencionar pueden variar
dependiendo de la compañía y el formato, si es la primera vez que
escribes un memo, es conveniente que utilices una plantilla de
memorándum. Con ella podrás facilitar el proceso de escritura de tu
memorándum empresarial o de negocios.

Ejemplo de Memorándum
SISTEMAS BANCOMER DE MÉXICO S.A.
MEMORANDUM

De: Jefe de personal

ASUNTO: Suspensión

Para: Mg. Arny Herrera

FECHA: Pucallpa, abril 20 del 2023

Jefe del Dpto. de cheques:

Por este conducto se le informa que el señor Enrique Cuesta Alvarado

ha sido suspendido de sus labores a partir del presente y hasta el día 15 de Julio del

2004, esto en virtud de haber cometido faltas administrativas.

Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto,

se despide de usted.

Atentamente

JESÚS ESPINOZA IGLESIAS

JEFE DE PERSONAL