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1000-0802 DIRECTIVA DE ORGANIZACIN, MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIN DE LOS LEGAJOS PERSONALES DIRENAMM N 031 - 2008

EJEMPLAR N . ESCUELA NACIONAL DE MARINA MERCANTE ALMIRANTE MIGUEL GRAU CHUCUITO - CALLAO GFH.: 051531 SETIEMBRE 2008 Ref. Mensaje: LL(31)V

ANEXO A CARACTERSTICAS Y ORGANIZACIN DEL LEGAJO PERSONAL I. CARACTERSTICAS DEL LEGAJO PERSONAL: 1. El Legajo Personal es un documento nico de manejo descentralizado cuyo archivo, ordenamiento y conservacin se efectuar a nivel de la Seccin de Personal y de las Direcciones (segn corresponda). 2. Todo Funcionario, Personal Administrativo, Personal Naval y Docente, nombrado, contratado y/o destacado, deber tener su Legajo Personal completo y actualizado. 3. La informacin que poseen los Legajos son de manejo confidencial y reservado, su acceso est permitido slo a las personas autorizadas segn las normas de los Manuales de Funciones de la ENAMM o al titular del Legajo. 4. Los Legajos Personales no pueden salir de la Oficina donde se archivan. 5. En los Legajos Personales se archivarn los documentos obligatorios y los documentos facultativos. 6. Los documentos obligatorios sern originales o copias fedateadas del documento original por el Funcionario autorizado de la ENAMM, a nivel de la Seccin de Personal y Direcciones (en el caso de legajos personales de docentes). 7. Los documentos facultativos pueden ser originales o copias refrendadas por el propio trabajador, como declaracin jurada (Ley 25035) y del funcionario receptor. 8. Ningn documento que exista en el Legajo, que no sea original, tendr validez sino cuenta con Legalizacin Notarial, de los Fedatarios de la Escuela o del propio trabajador y funcionario receptor segn sea el caso. 9. En los casos de copias legalizadas o acreditadas, el titular se obliga a presentar los originales siempre que le sea requerido por el Jefe de la Seccin de Personal. 10. Los documentos que se presenten no deben estar deteriorados, tener enmendaduras, ni manchas que dejen dudas sobre su autenticidad. A-1

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11. Los documentos que ingresen deben tener un sello que identifique fecha, nombre y firma de quien lo recibi e ingres al Legajo de Personal y en el caso de las resoluciones que se registran, en la resolucin original que va al archivo general de resoluciones de acuerdo al ente promotor. 12. Constituyen documentos obligatorios: Partida de Nacimiento/ Resolucin de Nacionalizacin Documento Nacional de Identidad (DNI) Certificado de antecedentes policiales Certificado de antecedentes penales Certificado de salud Certificados, Diplomas, Ttulos que acrediten formacin tcnico profesional de Pre y Post grado. Resoluciones relacionados en su carrera laboral 13. Constituyen documentos facultativos: Todos aquellos que el titular considere importante y lo proporciona a la entidad para que est califique su condicin laboral. 14. Peridicamente se actualizar el Legajo devolviendo al trabajador los documentos facultativos que tengan ms de CINCO (5) aos de vigencia y que no constituyan aporte para fines de evaluacin. 15. La informacin del Legajo y los documentos que lo sustentan debe ser actualizada en perodos no mayores de DOS (2) aos por el propio trabajador y funcionario responsable de la Seccin de Personal y de las Direcciones respectivas; los documentos duplicados debern ser devueltos al titular. 16. Los Legajos de las personas que se retiran por cese, renuncia, destitucin o fallecimiento pasarn a un archivo pasivo de la Seccin de Personal. 17. La confiabilidad de los documentos es de responsabilidad del titular del legajo que proporciona la documentacin (Ley 25035) y la responsabilidad de su conservacin dentro del Legajo Personal es del Jefe de la Seccin de Personal y de las Direcciones, segn corresponda. 18. Peridicamente, en plazos no mayor a TRES (3) meses, la Seccin de Personal efectuar controles de la informacin computarizada contrastada con la del Legajo Personal.

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II. ORGANIZACIN DEL LEGAJO PERSONAL: La estructura del Legajo Personal tendr la siguiente organizacin: Seccin I: Seccin II: Seccin III: Seccin IV: Seccin V: Seccin VI: Seccin VII: Seccin VIII: Seccin IX: Seccin X: Datos personales y familiares Contratos y Resoluciones Beneficios Estudios y capacitacin Licencias y permisos (por capacitacin/ enfermedad/ maternidad/ accidente de trabajo / asuntos personales/ asuntos particulares) Investigaciones y publicaciones (produccin cientfica y tcnica) Mritos Demritos Registro de asistencia Registro de remuneraciones

a. DATOS PERSONALES Y FAMILIARES: En esta rea se archivarn: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. La Ficha de Datos Personales y Datos Familiares (Apndice I) La partida de nacimiento o Resolucin de nacionalizacin Copia del Documento Nacional de Identidad Certificado de salud Certificado de Antecedentes Policiales Certificado de Antecedentes Penales Partida de Matrimonio Partida de Nacimiento de los hijos.

b. CONTRATOS Y RESOLUCIONES: Registra todas las acciones acontecidas al trabajador dentro de la ENAMM estrictamente relacionadas con su ingreso, trabajo y trmino de la misma, sustentada en Resoluciones, tales como: 1. Contratos, prrrogas de contrato, nombramientos, reingreso, destaques, traslados, reasignaciones. 2. Encargaturas, designaciones de cargos y trmino de las mismas 3. Cambios de categora y clase o de grupo ocupacional y nivel, promociones 4. Reconocimiento de tiempo de servicios 5. Rescisin de contrato, cese temporal y definitivo, destitucin

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Se llenar nicamente la planilla de Contratos y Resoluciones (Apndice II), registrndolas en ella cronolgicamente; excepcionalmente se incluirn documentos que no sean Resoluciones. Las Resoluciones, emitidas por Funcionarios de la Escuela que respalden su informacin, se archivarn en el Archivo de Resoluciones del Ente promotor. En esta rea se registrar y archivarn las Resoluciones e informes de otras entidades del Sector Pblico. 6. Las Fichas de Evaluacin Laboral c. BENEFICIOS: Se archivarn dentro de ella todos los informes importantes de expedientes de los beneficios concedidos al trabajador como consecuencia de su desempeo laboral tales como: 1 Vacaciones acumuladas, vacaciones truncas 2 Rgimen de pensiones, cambio de rgimen de pensiones, suspensin de pensin, restitucin de pensin, nivelaciones, mayor nivel, pensin de viudez, orfandad, ascendientes, bonificaciones por edad (Art.49 D.L.20530) 3 Subsidios por sepelio y luto, gastos de sepelio. 4 autorizaciones de descuentos. Las Resoluciones que lo sustenten se registran cronolgicamente en la planilla de REGISTRO DE RESOLUCIONES DE BENEFICIOS (Apndice III). d. ESTUDIOS Y CAPACITACIN: Archiva los documentos que acrediten estudios, formacin tcnico profesional de pre grado y post grado, actualizacin, perfeccionamiento, as como su colegiacin segn sea el caso. Se llenar la planilla de REGISTRO DE DOCUMENTOS DE ESTUDIOS Y CAPACITACION (Apndice IV), en forma cronolgica; la copia legalizada o fedateada del documento se archivar en el Legajo Personal. e. LICENCIAS: Registrar todos los permisos y Resoluciones de licencias concedidas por: A-4

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Enfermedad, maternidad, accidente de trabajo Capacitacin Asuntos personales Asuntos particulares

En las planillas que para cada uno de ellos se establece: 1 Registro Individual de Descanso Mdicos (Apndice V) 2 Registro de Permisos (Apndice VI) y Licencias (Apndice VII) por Capacitacin, asuntos Personales y Particulares. g.MERITOS Se archivarn en l los documentos que reconozcan el trabajo realizado mediante Resolucin Directoral o de otro nivel, diplomas, certificados, emitidos por la propia Escuela o entidad ajena y la participacin calificada no relacionada con su trabajo, en actividades culturales, deportivas y de proyeccin social a la comunidad que tenga trascendencia como atributos para configurar el perfil integral de la persona. Los documentos se registran en la planilla MERITOS (Apndice VIII) h.DEMERITOS Se archivarn los documentos que signifiquen sanciones aplicadas por la ENAMM, en cualquier nivel, o entidad ajena a ella, registrndolos cronolgicamente en la planilla DEMERITOS (Apndice IX) i. REGISTRO DE ASISTENCIA Se archivar el Cuadro de Asistencia Mensual/Anual Personal (Apndice X) que anualmente emite en forma consolidada la Seccin de Personal Control de Asistencia de Personal. La informacin para perodos anuales no completos se mantendr en el programa de cmputo de Control de Asistencia del Personal, que complementa el programa de cmputo de Legajo Personal. j. REGISTRO DE REMUNERACIONES Se archivar el Informe Anual de Remuneraciones que emite la Oficina A-5

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de Administracin (Apndice XI). III. DEL PROGRAMA DE COMPUTO DEL LEGAJO PERSONAL 1. Toda la informacin consignada dentro del Legajo Personal se registrar en el denominado Programa de Cmputo del Legajo Personal. 2. La informacin del Legajo Personal a nivel de la ENAMM ingresada al programa de cmputo se mantendr actualizada en el Seccin de Personal. 3. El programa computarizado del Legajo Personal constar de: Las fichas de datos personales y datos familiares (Apndice I) Las planillas de Contratos y Resoluciones (Apndice II) Registro de Resoluciones de Beneficios (Apndice III) Registro de Documentos de Estudios y Capacitacin (Apndice IV) Registro de Documentos de Descanso Mdico (Apndice V) Registro de Documentos de Permisos (Apndice VI) Registro de Licencias (Apndice VII) Mritos (Apndice VIII) Demritos (Apndice IX) Registro de Asistencia (Apndice X) Registro de Remuneraciones (Apndice XI)

4. En todo documento del Legajo Personal cuya informacin sea ingresada al programa de cmputo, deber colocrsele un sello con la siguiente leyenda. 1 Digitado 2 Fecha 3 Apellidos Nombre 4 Firma 5. El llenado de las Fichas y Planillas, que integren el Legajo Personal, ser efectuado por el programa de cmputo del Legajo Personal. 6. Cada vez que se actualice la informacin en el programa de cmputo, se imprimir la nueva ficha o planilla actualizada, que reemplazar a la que existe en el Legajo Personal debiendo quedar la anterior como antecedente por un periodo mximo de DOS (2) aos, salvo que repita la informacin anterior y sta se encuentre en el programa de cmputo, en este caso deber ser eliminada la anterior. A-6

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7. La informacin que ingresa al programa de cmputo no podr ser borrada ni modificada; la correccin que hubiese necesidad de hacer se efectuar con un nuevo ingreso autorizado por autoridad responsable cuyo cdigo queda registrado. 8. El programa de cmputo permite el acceso solo a la persona autorizada y el ingreso de informacin se cierra con la fecha y el cdigo del usuario.

Luis LOPEZ de Vinatea Capitn de Navo Director de la Escuela Nacional de Marina Mercante Almirante Miguel Grau

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