UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NJUEVO LEON

FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA ELECTRICA

ANALISIS DE SISTEMAS DE PRODUCCION

3.Documento de propuesta de mejora

Ing. Blanca Elizabeth Montemayor Sauceda

Nombre Alumna: Mara Yarelly Torres Reyna
Matricula: 179446
Carrera: IMA
Semestre: Enero – Junio 2023
Introducción
Las 5S es una herramienta básica; cualquier transformación Lean empieza por las
5S ya que acondiciona el área de trabajo para técnicas más exigentes y ayuda a
empezar el cambio cultural hacia una mayor disciplina y participación.

La técnica de las 5S nos ofrece una sistemática basada en cinco etapas (las cinco
S), que nos permiten obtener un lugar de trabajo ordenado, organizado y limpio, y,
lo que es más importante, mantener lo conseguido y mejorarlo continuamente.

El nombre de la técnica viene de los nombres en japonés de cada una de las cinco
etapas (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke), que hemos traducido en Ordenar,
Organizar, Limpiar, Estandarizar y Seguir.

Por una parte, sirven para acondicionar el lugar de trabajo para que puedan
implantarse técnicas más exigentes como TPM, SMED, KANBAN… más tarde sin
problemas.

Por otra parte, las 5S sirven como catalizador del cambio cultural requerido para
que Lean pueda echar raíces en la organización:

- Promueve la participación e implicación de los trabajadores

- Asienta los principios de responsabilidad y disciplina personal (accountability) sin

los cuales la filosofía Lean no se encarna de forma duradera.
 Las 5´s

Las 5S son una técnica de Lean desarrollada por Hiroyuki Harano. Es importante
destacar que la técnica recibe su nombre por la primera letra del nombre que en
japonés designa cada una de sus cinco etapas:

Seiri - Clasificación
Seiton - Orden
Seiso - Limpieza
Seiketsu - Estandarización
Shitsuke – Disciplina

Enfocarse en los aspectos particulares del proceso de las 5S sirve para transformar
un entorno de trabajo lleno de desperdicios en un entorno organizado, eficiente, que
genera valor y es seguro. La técnica suele considerarse como la herramienta
fundamental de un entorno Lean, asegurando la reducción de los desperdicios.

Las 5S hacen parte del Sistema de Producción de Toyota, también conocido como
Lean, a pesar de que el sistema en sí mismo usa solo 4S. El uso de este método en
todos los niveles de la organización ayuda a los miembros del equipo a entender,
apreciar y hacer valer su impacto en el proceso y los resultados de negocio.

¿Cómo usar la técnica de las 5S?

Usando las 5S en iteraciones ayuda a los equipos a mejorar constantemente los
estándares y el progreso a lo largo del camino de Lean de forma metódica.

Es importante considerar que las etapas que conforman las 5S reciben su nombre
por cómo se escriben en Japonés, sus traducciones al Español no empiezan con la
letra S pero sus conceptos fundamentales se han adaptado para que poder
vincularlos a dicha letra.
Al igual que con los términos generales Lean y Kanban, las 5S no son una
herramienta que pueda ponerse en práctica adecuadamente sin entender su
filosofía. Y el pensamiento detrás de las 5S, al igual que en Lean, es que mantener
las cosas en orden es requerido para la supervivencia, especialmente en entornos
caóticos.

Antes de que inicie tu travesía por las 5S, es una buena idea comenzar a mapear
tu flujo de valor. La razón por la que recomendamos esto es que primero necesitas
conocer que actividades agregan valor a tu proceso. Esto te ayudará a guiarte a la
hora de decidir qué equipos, servicios e ítems del inventario no son necesarios para
que el proceso continúe funcionando y mejorando.

Paso 1: Seiri – Clasificación – Separar lo innecesario

Es el paso que te ayudará a remover todos los artículos innecesarios de tu área de
trabajo. Puede ejecutarse en cualquier lugar: en un depósito, en el área de
producción, o en tu escritorio – y traerá mejoras sin importar donde lo ejecutes. Con
tu flujo de valor como arma, comienza a tomar nota de todos los ítems presentes en
el área. La palabra japonesa Seiri significa organizar. Un área organizada te ayudará
a determinar rápidamente lo que es necesario para efectuar tu trabajo y lo que no.
En particular, una mejor visión general y reducción de desperdicios puede lograrse
si nos deshacemos del equipo que no necesitamos. Por ejemplo: tener 3 unidades
del mismo destornillador regadas por el área de trabajo únicamente para
asegurarnos de tener alguno a la mano cuando se necesite. Tener un área
designada donde guardar un solo destornillador es la manera correcta.

Vale la pena destacar que la gente encargada de organizar un área suele ser la
misma que la desordenó en primer lugar. Por lo tanto, es útil y recomendable que
un líder o gerente supervise la etapa de Clasificación. Con esto, apoyarán de
manera objetiva a los miembros del personal que estén etiquetando y clasificando
los ítems que se encuentran en su respectiva área.

Sin duda debes empezar por tu oficina o escritorio – los ítems físicos que
desordenan tu área de trabajo, o incluso tu campo visual, pueden considerarse una
distracción o algo que ralentiza tu trabajo. Pero, para quienes trabajan
principalmente en sus mentes y sus computadores, el área en que deben enfocarse
es en el proceso. ¿Cuentas con un esquema claro? ¿Hay pasos que podrían
eliminarse? Cómo, por ejemplo, requerir la autorización de tu jefe para cada tarea
que hayas planeado, preparar reportes que nadie lee, etc. La idea es remover todos
los bloqueos organizacionales y burocráticos del proceso y – para todos los ítems
de trabajo – tratar de apegarse a una secuencia de etapas una vez establecida.

Limpia el escritorio de tu computador de cualquier tipo de desorden – elimina los

archivos innecesarios y ordena los archivos que queden. Decide que soluciones de
software son mejores para ayudarte, y trata de hacer todo lo posible para limitar la
cantidad a 2 o 3 aplicaciones. Mantener una cantidad mayor, será una carga en sí
mismo, y antes de que te des cuenta, te retrasará. ¡Facilítate las cosas!

Paso 2: Seiton – Orden – Situar lo necesario

Esta etapa se encarga de ubicar todo en su lugar. El Orden y la Limpieza, son
probablemente las dos etapas más difíciles de ejecutar correctamente. Quienes
practican Lean, y el fundador de las 5S, recomiendan considerar varios factores a
la hora de elegir el lugar de cada ítem:
 • Frecuencia de uso.
• Tamaño y peso del ítem.
• Mano hábil del miembro del equipo (si es diestro o zurdo).
• Seguridad del ítem.

Recuerda que los movimientos innecesarios son considerados un desperdicio en

Lean, así que, el ir al otro lado del área de producción por un martillo que se usa la
mitad del tiempo es un desperdicio y no se alinea con el Seiton que se busca
establecer.

El Orden también ofrece la posibilidad de hacer que las instrucciones sean visuales,
en lugar de escribirlas como instrucciones de trabajo, que es posible que nadie lea
nunca – lo cual constituye un desperdicio. El etiquetado correcto de la ubicación de
los ítems es crítico en esta etapa. Algunas compañías que practican Lean tienen
plantillas con indicaciones para que los empleados sepan donde dejar sus
herramientas. Las cuales deben ser ubicadas en un lugar claramente visible y con
el acceso más fácil possible. Una Buena implementación del Seiton quiere decir que
los empleados pueden tomar el equipo necesario de un “parqueadero” sin tener que
estar buscándolo, y luego de usarlo pueden devolverlo sin necesidad de abandonar
su lugar de trabajo.

Además, los miembros del equipo, que nunca han trabajado en el área, podrían
encontrar con facilidad lo que necesiten, removiendo la necesidad de largas
sesiones de orientación. Otra ventaja es que en el momento en que una herramienta
se pierda, se notará de inmediato, y los empleados podrán revisar su estación de
trabajo visualmente antes de retirarse al final de su jornada. Trazar líneas en el
suelo, indicando donde deben ubicarse los ítems, por donde se puede caminar, o
quedarse de pie, son herramientas fantásticas para minimizar costos, aumentar el
flujo y promover la seguridad.

Aquí es donde cerramos el círculo y llegamos al punto de mantener todos los

elementos de trabajo en el menor número de lugares – o en este caso, aplicaciones.
Tener que buscar la documentación de un software, procesar el trabajo en otro y
enviarlo a otro, puede no parecer un problema en teoría. Pero en nuestra mente, el
hecho de que las cosas no se encuentren en el mismo lugar, infla el tamaño del
trabajo. Conectar todo tu trabajo en una sola aplicación que sea fácil de navegar
para simplificar el proceso, eliminar fuentes de error y asegurarse de que las cosas
en las que trabajas puedan compartirse fácilmente con tus colegas y tu jefe. En vez
de tener que reportar lo que hiciste, solo deja que echen un vistazo a las métricas
automáticas incorporadas en tu aplicación.
¿Y qué hay de tu escritorio? Considera trazar líneas en tu fondo de pantalla para
designar zonas según su nivel de importancia – por ejemplo: urgente,
procesamiento, monitoreo – en las que almacenerás los documentos y carpetas
correspondientes.

Paso 3: Seiso – Limpieza – Suprimir la suciedad

La fase de Limpieza o Seiso, describe la actividad diaria de limpiar y mantener el
área de trabajo lo más impecable posible. Por ejemplo, un empleado del taller
debería asegurarse de que los pisos están limpios (reduciendo el riesgo de
resbalones y caídas) y la maquinaria está libre de suciedad (minimizando el riesgo
de accidentes, y desgaste). Al limpiar el equipo, el operador también puede
determinar si las máquinas presentan algún defecto y brindar mantenimiento menor.

Es importante destacar que no hay persona mejor calificada para mantener una
máquina limpia y ordenada que su operador, por lo tanto, no se debería encomendar
dicha acción a un equipo externo – eso sería catalogado como un desperdicio. Las
compañías en las que sus líderes no vivan las 5S en la práctica en sus entornos,
solo estarán ejecutando el concepto de la boca para afuera. El involucramiento de
los Líderes en la implementación de las 5S previene que los trabajadores se sientan
tratados de forma condescendiente y hace que las mejoras impulsadas por las 5S
se esparzan por todos los niveles de la organización.

Rara vez se presentan casos en los que el proceso existente no puede mejorarse
más. Luego de que hayas limpiado y ordenado tu flujo de trabajo, presta atención a
la posibilidad de que tus viejos hábitos o la falta de enfoque no te ayuden a
reconstruir el desorden del que te acabas de deshacer. Mantener tu tablero de
procesos y tu almacenamiento de archivos en un estado impecable, remover las
tareas innecesarias, y encargarse del archivo regularmente. Asegúrate de que
siempre te puedas dar cuenta de cuál debería ser tu enfoque cada día, cada
semana, y lo que has logrado en días recientes.

Paso 4: Seiketsu – Estandarización – Señalar anomalías

La etapa de Estandarización se utiliza para mantener todo lo que se ha logrado en
las tres primeras fases. Hablando en tono figurado, comenzaste a rodar una piedra
cuesta arriba y ahora necesitas poner una cuña debajo para que no se ruede cuesta
abajo nuevamente. Tanto en Lean como en Seis Sigma, existe una práctica de
estandarización, orientada a mantener lo que se ha logrado y prevenir que la
variación cause defectos y errores. La estandarización en 5S muestra cómo la
aplicación constante de un conjunto de reglas mantendrá un área en un estado
limpio y ordenado.

Si miras tu estación de trabajo, puedes ver que a menudo son las tareas no
estandarizadas las que crean el desorden. Tu jefe te dice que necesitan un informe
urgente lo antes posible, así que lo dejas todo y corres a buscar la información
necesaria, entregas el informe al final del día dejando tu escritorio desordenado y
todas tus otras tareas – planificadas – a medio camino. Incluso puedes pensar “No
voy a guardar esto, por si lo vuelven a necesitar”.

Ahora, si tuvieras una forma estandarizada de trabajar en todo para empezar,

entonces incluso las tareas no planificadas serían posibles de manejar. Podías
haber sabido, que se requiere un informe de presupuesto cada 6 meses, para que
hayas reunido los datos necesarios a tiempo. O, la fase de Estandarización o
Seiketsu te haría utilizar un verdadero ejercicio único para elaborar un mejor plan
de acción de cara al futuro.

Aplicación Al Trabajo De Conocimiento: Aunque no siempre va a ser fácil

estandarizar un proceso de trabajo basado en el conocimiento, hay mucho que se
puede planear. Por ejemplo: puedes estandarizar la forma de nombrar tus archivos
y la estructura de las carpetas de proyectos. También puedes establecer diferentes
escenarios de proceso para los diversos tipos de trabajo que realizas – una plantilla
de elementos diferentes para la investigación, la escritura, la codificación, el
mantenimiento, los proyectos de análisis, etc. Muchas aplicaciones que se utilizan
típicamente en estos casos de uso, como los tableros Kanban, te permitirán crear
tareas repetitivas o automatizar acciones específicas para que gran parte del flujo
de trabajo se lleve a cabo de forma automática para ti. Todo esto se suma para
mantener el estándar una vez que se establezca.

Paso 5: Shitsuke – Disciplina – Seguir mejorando

La etapa final consiste mantener la práctica en el tiempo. En el libro “The 5 Pillars
of Visual Workspace”, Hirano expresa como las 5S requieren del pilar de la
disciplina. Los gerentes de Lean deben usar técnicas como las caminatas Gemba
para observar y revisar lo que se hace en el área de producción. Listas de control
de área, así como ejercicios de limpieza de 3 minutos, e incentivos de recompensas
de la compañía, pueden ser incorporados para promover la disciplina. Las
evaluaciones de los equipos deben ser realizadas con puntos otorgados en base a
lo bien que lo hacen en todas las áreas donde se implementen las 5S. Puedes usar
la siguiente tabla para ver cómo le va a tu empresa.

Asegurarte de revisar tu proceso de vez en cuando te ayudará a detectar cualquier

paso que ahora se puede dejar de lado o cambiar. Pero es mucho más fácil y
eficiente mantenerse al día con estos cambios diariamente. Siempre que el tamaño
de tu equipo de proceso lo permita, cada vez que veas una oportunidad de hacer
un cambio - hazlo. Altera el flujo de trabajo, prueba nuevos enfoques, ajusta y
prueba formas alternativas de procesar los elementos. Esta es a menudo la forma
más fácil de mantener un proceso evolutivo, saludable y efectivo para el trabajo
basado en conocimiento.

Los principales beneficios de implementar las 5S para mejorar tu proceso son:

 • Un flujo de trabajo más claro y limpio mediante la gestión visual.
• Menos desperdicio de tiempo, esfuerzo y materiales; incrementos en la
productividad y la calidad.
• Métodos y flujos de trabajo estandarizados.
• Aumento en la moral del equipo, mediante el empoderamiento individual que
da el hacer cambios para mejorar.

Aplicación de las 5´S

Conclusión
Los principios de las 5S no se limitan solo a una planta productiva, se pueden aplicar
a cualquier tipo de actividad (oficina, mercado, …).

La herramienta 5S es un proceso de mejora continua, que no exige un nivel de

conocimientos elevados, si no que trata temas bastante elementales y que lo
conforman 4 procesos (cuyas palabras en japonés empiezan por S). Las fases son
eliminar lo sobrante, ordenar, limpiar e inspeccionar, estandarizar y la autodisciplina
de mantener los pasos anteriores. A pesar de la no complejidad técnica de ninguno
de los pasos anteriores, la necesidad de disciplina, hace que muchos de estos
proyectos fracasen.
Algunos de los beneficios obtenidos con esta herramienta son:

• Aumento de la productividad
• Disminución de número de averías y aumento de vida de herramientas
• Aumento de la seguridad laboral
• El desarrollo de los 5 pasos hace que salgan a la luz problemas ocultos
derivados del proceso productivo.

La implantación de las 5S en la empresa debe comenzar de manera controlada y

acotada, no tiene sentido empezar con un proyecto que abarque a toda la empresa,
si no que es mucho más factible empezar con una zona pequeña o acotada e ir
experimentado y adquiriendo el conocimiento sobre esta, para posteriormente
adaptar al resto de la empresa.

De esta manera, será más fácil comenzar el proyecto con un éxito, se dotará a la
metodología de cierta fama de éxito, y nos dará una primera idea de los problemas
que nos encontraremos posteriormente.

Es importante acotar y cuantificar la zona de actuación, buscando unos objetivos

claros, y pudiendo realizar mediciones de lo conseguido.

Para poder medir el avance de consecución del proyecto es buena idea realizar
auditorias 5S. Estableciéndose una sistemática y un cuestionario parecidos a los
necesarios para las auditorias de calidad.

De esta manera siempre se evaluarán los mismos aspectos, no se dejarán temas

por tratar y los resultados se pueden comparar en el tiempo o entre distintas zonas.
Bibliografía
Título: 5S Para la mejora continua
Autores: Jaume Aldavert, Eduard Vidal, Jordi Lorente J., Xavier Aldavert
Editor: Cims, 2016
ISBN: 8484112217, 9788484112211
N.º de páginas: 208 páginas