¿Qué es el método de las 5s y cómo funciona?

El método de las 5S es una técnica de gestión originaria de Japón basta en

cinco principios o fases muy sencillas, que comienzan por S (en japonés) y que
son las que dan nombre al método. Su origen está en 1960 en la ciudad
de Toyota y su objetivo era conseguir lugares de trabajo que estuviesen mejor
organizados. Para ello se basa en dos principios básicos: el orden y la limpieza.
En realidad, es una herramienta de aumento de la productividad muy barata,
puesto que genera grandes beneficios sin necesidad de invertir grandes
cantidades económicas.

Fases del método de las 5s

Como su propio nombre indica, este método japonés está compuesto por cinco
fases en las que se llevan a cabo una serie de acciones:

Clasificación (Seiri) (seleccionar, eliminar, reducir)

Esta primera técnica del método de las 5S se resume en separar lo innecesario.

Así, con el objetivo de eliminar del espacio en el que se desempeña el
trabajo todo aquello que no sea útil, se debe llevar a cabo una clasificación de
los objetos y elementos presentes en el lugar de trabajo.
Eliminar todo lo innecesario liberará espacio y ahorrará tiempo de
producción dedicado a buscar las herramientas o limpiar la zona de trabajo.
Orden (Seiton)  (ordenar, identificar)

Tras la clasificación, encontramos el orden. El concepto principal de esta técnica

es la de determinar lo que no es necesario. Es decir, una vez eliminados los
elementos u objetos que no son obligatorios para desempeñar correctamente el
trabajo, deben ordenarse aquellos que sí se
han considerado como imprescindibles.
Al igual que la anterior, esta técnica ayudará a ser más rápido a la hora de
encontrar las herramientas necesarias, así como en una gran claridad a la
hora de abordar el trabajo.

Limpieza (Seiso) (limpiar, sanear, anticipar)

La necesidad de suprimir la suciedad es el motivo principal de que la limpieza

esté incluida dentro de las 5S. Mejorar el nivel de limpieza de los lugares de
trabajo y alrededores reducirá, entre otras cosas, los accidentes de
trabajo, aumentando exponencialmente la seguridad.
Del mismo modo, la calidad de la producción se verá directamente afectada por
la mayor o menor limpieza del lugar de trabajo.

Estandarización (Seiketsu) (estandarizar y normalizar)

La estandarización gira en torno a la necesidad de señalizar anomalías. Con la

intención de prevenir que surja el desorden y la suciedad (ya eliminados mediante
las técnicas anteriores) en el lugar de trabajo, es necesario establecer estrictas
normas y procedimientos.
Únicamente a través del establecimiento de consignas relacionadas con
la estandarización de los métodos de trabajo y favoreciendo la gestión visual se
permitirá un mantenimiento del orden y limpieza; así como de una mayor
velocidad en la toma de decisiones. De este modo, todo ello incidirá positivamente
en la productividad.

Disciplina (Shitsuke) (auditar, autodisciplina, hábito)

La técnica de la disciplina se centra en el hecho de seguir mejorando. La

situamos en el final de la lista, precisamente porque ha de aplicarse después de
las técnicas anteriores. La disciplina rígida permite sacar el máximo partido al
resto de elementos que conforman las 5S, pues facilitan su aplicación rigurosa y
efectiva. El mantenimiento de la disciplina irá en estrecha relación con la
necesidad de aplicar un riguroso control del sistema en su aplicación; así como
un seguimiento continuo de la productividad.
Como puedes ver el método de las 5S es una técnica de muy fácil aplicación,
pero de enormes resultados. No obstante, hay que destacar que se trata de un
método que tiene que ser de seguimiento estricto y liderado por personas
rigurosas, con capacidad de observación y mente analítica.
De hecho, en su rigurosidad radica su éxito para reducir tiempo y energía al
realizar una tarea, en mejorar la moral del trabajador y hasta en evitar en
accidentes laborales.

Por qué implantar un proyecto 5S

Otro aspecto capital a evaluar será la de la conveniencia, o no, de que la implantación de la
herramienta se haga conjuntamente dentro de un proyecto de cambio global en la organización.

Esto es clave para que las conexiones interdepartamentales tengan continuidad y todas las
mejoras de las 5S en el almacén tengan su continuidad y utilidad en el resto de la empresa. Si esto
no fuera posible estimo oportuno se reevalúe por parte del responsable la reducción del impacto de
su implantación…puede que no sea el esperado y se vea fuertemente limitado.

Para terminar un punto clave que debe conseguir el promotor de las 5S en el almacén, debe de
obtener el compromiso de la dirección de la organización. Este compromiso debe medirse en
apoyo moral (participando activamente en ciertas actividades de promoción, concienciación y
motivación) y también respaldo económico (con una pequeña o mediana partida presupuestaria
para el proyecto, aunque un proyecto 5S no es, en principio, excesivamente costoso).

Proyecto 5S en un almacén: ¿proyecto o actividad cotidiana?

La respuesta a esta pregunta es Si a las dos, pero en dos fases consecutivas:

 En primer lugar habrá que tomarse la implantación 5S en nuestro almacén como un

proyecto con: su director de proyecto, sus actividades de formación y promoción, sus
planes de acción, su cronograma, etc., Dedicar horas a planificar el proyecto no será en
ningún caso una pérdida de tiempo.
 Una vez puesto en marcha el proyecto (al menos realizadas las primeras 3S, las “S”
operativas) el proyecto 5S mutará a una actividad cotidiana que deberá formar parte del
grupo de operaciones que se realicen en nuestro almacén como, por ejemplo:
mantenimiento de equipos y utillajes, inventarios periódicos, etc., Atención!!, si no se
contempla la actividad 5S como un conjunto de operaciones más a realizar en el almacén
(esto supone una obligación para los empleados del almacén) seguramente el proyecto
fracasará en un plazo breve.

Pasos a seguir para implantar un proyecto 5S

Antes de llevar a cabo cada una de las “S” de la herramienta tendrá que existir un periodo de
mentalización hacia el nuevo cambio que supone la adopción de la misma en nuestro almacén.

1. Estos serán los pasos a seguir y por este orden:

2. Lograr la aprobación de la alta dirección (moral y económicamente).
3. Comunicación a los empleados del almacén.
4. Proceso de mentalización: reuniones, charlas, talleres explicativos.
5. Nombrar a un responsable de proyecto 5S.
6. Planificar un plan de acción.
7. Ejecutar cada una de las 5S en relación con los plazos y condiciones del plan de acción.

En qué consisten las 5S

Vamos con las 3 primeras “S”

Estas primeras 3S son las denominadas por los expertos “operativas”, y créeme si te digo que son
las más fáciles de aplicar porque son las que suponen un mayor cambio, más radical en cuanto al
“gemba” o área de trabajo donde se aplican.

1S SEIRI (seleccionar, eliminar, reducir)

Esta primera S consiste en determinar y diferenciar lo que realmente es necesario de lo que es
innecesario.
Aquí lo interesante será acompañar al operario más veterano del almacén para que nos vaya
“contando” qué utiliza (importancia), cada cuanto (frecuencia), cuanto(s) hay (cantidad), etc., Si el
operario empieza a decirnos expresiones como: “por si acaso”, ”de vez en cuando”, “más o menos”,
entonces el objeto u objetos a los que se refieran son susceptibles de ser denominados
“innecesarios” y por tanto apartados de los “necesarios” (todos aquellos que no caen en esta
categoría).

2S SEITON (ordenar, identificar)

Esta segunda S consistirá en ordenar los artículos necesarios para el trabajo rutinario,
estableciendo un lugar específico para cada uno, de manera que se facilite su identificación,
localización, disposición y devolución o regreso a su lugar de origen después de haber sido
utilizado.

Aquí lo verdaderamente útil será pensar en elementos de ordenación y clasificación que eviten el
error en la clasificación de los elementos (como los sistemas “poka yoke”, otro término que merece
una entrada en este blog). Estos elementos deben fomentar la rapidez, sencillez y eliminación del
error humano sobre todo en la gestión del orden de manera visual.

3S SEISO (limpiar, sanear, anticipar)

Esta tercera S consistirá en diseñar sistemas para no ensuciar siguiendo el dicho famoso de que:
“No es más limpio quien más limpia sino quien menos ensucia”.

En esta S será importante en primer lugar diseñar elementos que ayuden a eliminar los focos de
suciedad, y en segundo lugar establecer un calendario de tipos de limpieza, frecuencia de las
misas y responsables para llevarlas a cabo. Otra particularidad interesante de esta programación
sistemática de limpiezas es que la “técnica” de limpieza a utilizar debe ser respectada y seguida
por todos aquellos responsables de su realización, esto asegurará el buen funcionamiento del
equipo o gemba limpiado para el siguiente usuario o turno.

…y para finalizar las 2 últimas S

Ahora que tenemos en nuestro almacén lo necesario, bien ordenado, y limpio, ¿qué hacemos?
Sencillamente, mantenerlo y supervisarlo….y no será fácil, son las 2S más complicadas de
conseguir porque son las garantes de que el proyecto 5S se mantenga en el tiempo.

4S SEIKETSU (estandarizar y normalizar)

Esta cuarta S consiste en diseñar procedimientos, prácticas y actividades que se ejecuten
consistentemente y de manera regular para evitar o anticipar anomalías y con ello asegurar las 3S
operativas realizadas previamente.

En esta S será interesante crear un consenso entre las personas que comparten el mismo
gemba de trabajo para determinar qué se considera un estado óptimo del mismo y que necesita
corregirse ante una desviación. Para ayudar con esto mi consejo es que una vez terminada la 3ªS
se proceda a fotografiar como ha quedado el gemba y protocolizar todas las actividades que
ayuden a su mantenimiento.

5S SHITSUKE (auditar, autodisciplina, hábito)

Esta quinta S consiste en controlar en base a auditorías periódicas el mantenimiento de las S
anteriores. Estas auditorías tienen como objetivo perpetuar el cambio logrado con el esfuerzo
anterior.

Aquí será importante crear listas de chequeo que ayuden al personal encargado de su revisión a

revisar  solo los puntos importantes generadores de desviaciones. Estas revisiones tienen que
servir de punto de partida para mejoras futuras en las 5S del almacén.