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Tras fusionarse tres compañías de alquiler, Tri-Part Leasing experimentó un gran aumento de ventas pero también problemas en el cobro de facturas que añadían seis a diez semanas a los pagos. Pequeños proyectos de mejora redujeron parcialmente este tiempo pero era necesario un rediseño del proceso de facturación y cobros, el cual se aprobaron realizar por fases para solucionar de raíz los defectos heredados de la fusión y asegurar la supervivencia de la empresa.
Tras fusionarse tres compañías de alquiler, Tri-Part Leasing experimentó un gran aumento de ventas pero también problemas en el cobro de facturas que añadían seis a diez semanas a los pagos. Pequeños proyectos de mejora redujeron parcialmente este tiempo pero era necesario un rediseño del proceso de facturación y cobros, el cual se aprobaron realizar por fases para solucionar de raíz los defectos heredados de la fusión y asegurar la supervivencia de la empresa.
Tras fusionarse tres compañías de alquiler, Tri-Part Leasing experimentó un gran aumento de ventas pero también problemas en el cobro de facturas que añadían seis a diez semanas a los pagos. Pequeños proyectos de mejora redujeron parcialmente este tiempo pero era necesario un rediseño del proceso de facturación y cobros, el cual se aprobaron realizar por fases para solucionar de raíz los defectos heredados de la fusión y asegurar la supervivencia de la empresa.
Tras la fusión de tres compañías regionales de alquiler de equipamiento, el
negocio estaba en su mejor momento. Nuevos contratos sobre equipos de construcción, impresoras, fotocopiadoras y camiones estaban llevando a Tri – Part Leasing a cifra de negocio comparables a las de las grandes empresas nacionales del sector. Sin embargo, el gran aumento de las ventas se estaba viendo empañado por algunos problemas en el cobro de las facturas. Los esfuerzos iniciales realizados para combinar los procesos de facturación de las tres compañías fusionadas había que añadir otras seis a diez semanas para recibir el pago. En un primer momento, Tri – Part Leasing consiguió un pequeño respire. Tres equipos inter funcionales de mejora de acción rápida identificación algunos problemas especialmente llamativos en la gestión interna de los contratos de alquiler, cuya solución supuso acortar el periodo de facturación en algunos días. A continuación, un black belt de mejora de procesos, junto con algunos green belts, encontraron las causas de la pérdida de datos en los sistemas contables de la compañía, o que acortó drásticamente el tiempo de ciclo, pero solo para los clientes de equipamiento ofimático. Tras revisar los resultados de las mejoras implantadas hasta el momento, el vicepresidente financiero de Tri – Part propuso un Nuevo curso de acción: Creo que estábamos soñando cuando intentamos unir nuestros diferentes procesos con un simple remiendo – comentó-. Hay tantas inconsistencias y tantos fallos en lo que estamos hacienda, que necesitaríamos docenas de pequeños proyectos de mejora para conseguir resultados apreciables. Mientras tanto, ¡nuestro flujo de caja disminuirá día a día a no ser que consigamos adelantar los cobros! La discusión que siguió a estas palabras fue muy intensa. Algunos directivos objetaban que tratar de rediseñar el proceso de facturación y cobros era una tarea demasiado grande y peligrosa. Sin embargo, la idea de acometer este rediseño en distintas fases ayudo a acercar posturas. Al final, se aprobó por unanimidad el comienzo del rediseño del proceso con gran entusiasmo por parte de todos. Algunas veces – apunto el supervisor de facturación – hay que abandonar lo Viejo para dar paso a lo nuevo. ¿Por qué el diseño/rediseño era la estrategia adecuada en este caso? El impacto del problema es muy significativo, pudiendo incluso amenazar la supervivencia de la empresa. No solo se ve afectado el flujo de caja, sino también su imagen frente a los clientes, ya que existe una gran demora al emitir las facturas. Los intentos previos de solucionar el problema a través de grupos de acción rápido para detectar los fallos más visibles, así como con equipos de mejora Seis Sigma, han conseguido solo resultados parciales. Es necesario llegar mucho más lejos. La historia del proceso y de la fusión que lo creó indica que es necesario un mayor esfuerzo para eliminar todos los defectos existentes en las actividades de facturación. Está justificada una acción más extensa y agresiva. El equipo directivo está dispuesto a apoyar el esfuerzo que supone el diseño. Sin el apoyo y la paciencia necesarios para realizar el rediseño del proceso habría sido mejor continuar con la política de mejoras incrementales. Además, al realizar el rediseño en distintas fases, Tri- Part conseguirá beneficios antes de terminar el Proyecto completo.