Qué no hacer al preparar el cronograma de un proyecto Por Joe Lukas, PMP, PE, CCE

En "Qué hacer al preparar el cronograma de un proyecto" definimos términos básicos de

programación y ofrecimos sugerencias sobre qué hacer al preparar el cronograma de su próximo
proyecto. A continuación se enumeran algunas sugerencias sobre lo que no se debe hacer al
preparar un cronograma. Tenga en cuenta que hay excepciones a la mayoría de las reglas, por lo
que las siguientes son pautas para usar, especialmente si es un programador sin experiencia.

1. Evite demasiados detalles. Un error frecuente es crear demasiadas tareas, lo que puede hacer
que el cronograma sea inmanejable. Evite este error utilizando un cronograma de proyecto de alto
nivel basado en los entregables del proyecto. Se pueden preparar subprogramas más detallados
para cada fase o para los entregables principales y vincularlos al cronograma del proyecto.

2. No vincule las tareas de resumen. Una tarea de resumen es un grupo de tareas relacionadas
agregadas a un nivel de resumen. Vincular dos tareas de resumen con una relación de fin a
comienzo significa que todas las tareas predecesoras deben completarse antes de que se pueda
iniciar cualquiera de las tareas sucesoras. Sin embargo, muchas veces puede iniciar algunas de las
tareas posteriores antes de que se complete toda la tarea de resumen anterior. La regla es
vincular solo las tareas de nivel más bajo y no vincular tareas de resumen a otras tareas o tareas
de resumen.

3. Esté atento a las perchas. Una regla de programación básica es que cada tarea en el programa
debe tener al menos un predecesor y al menos un sucesor, excepto las tareas de resumen. Cuando
a una tarea le falta un predecesor y/o un sucesor, la tarea tiene un suspenso, que es una
interrupción no deseada en la lógica del cronograma. El problema es que el pase hacia adelante y
hacia atrás, que calcula las fechas de inicio y finalización más tempranas y más tardías, será
incompleto y posiblemente incorrecto porque cada percha da como resultado un callejón sin
salida. Para obtener más información sobre el pase hacia adelante y hacia atrás, consulte la
función del 25 de abril.

4. No ingrese fechas de inicio o finalización. Si ingresa una fecha de inicio, agrega una restricción
de "comenzar no antes de" a la tarea. Si ingresa una fecha de finalización, agrega una restricción
de "terminar no antes de" a la tarea. En ambos casos, está forzando las fechas y anulando el valor
de que el software de programación determine las fechas en función de la lógica y la duración de
la programación. ¡Deje que su software de programación calcule las fechas de inicio y finalización
de la tarea!

5. Evite las restricciones. Las restricciones afectan las fechas del cronograma. Suponga que agrega
una restricción "debe terminar el" del 4 de agosto para la Tarea A y que la fecha de finalización
calculada para la Tarea A, antes de agregar la restricción, era el 11 de agosto. El software de
programación seguirá su comando de restricción y mostrará la finalización del 4 de agosto, lo que
da como resultado cinco días de holgura negativa. Esto es equivalente a agregar una nueva tarea
con una duración de menos cinco días justo antes de la Tarea A. Esto es imposible, por lo que
también podría etiquetar la nueva tarea como "Ocurre un milagro". ¡El punto es evitar el uso de
restricciones y ser consciente de cómo las restricciones afectan su horario! Hay una
recomendación final que le ayudará a mejorar su horario. La vista de Gantt no es realmente útil
para verificar el cronograma, ya que es difícil seguir las relaciones de las tareas. La vista de
diagrama de red tampoco es muy útil ya que

debe desplazarse hacia arriba y hacia abajo, hacia la izquierda y hacia la derecha para ver el
diagrama de red completo. Una buena práctica es trazar el cronograma completo (muchas
empresas de fotocopias pueden imprimirlo por usted) y colgarlo en una pared. Cuando se hace
esto, el equipo del proyecto inevitablemente encuentra errores en las relaciones de las tareas y
oportunidades para mejorar el cronograma.

El Sr. Lukas es vicepresidente de PMCentersUSA. Dirige un equipo de instructores y consultores

que brinda capacitación y consultoría en administración de proyectos y análisis de negocios a
clientes de todo el país. Ha estado involucrado en la gestión de proyectos durante más de 30 años
y su experiencia abarca sistemas de información, desarrollo de productos, construcción de capital
y proyectos de fabricación.