INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA COMERCIAL E INDUSTRIAL DE

PALMAR DE VARELA

MODULO DE EXCEL PARA MICROSOFT OFFICE

ELABORADO POR EL DOCENTE:

HEBERTO CHARRIS R.
 Excel Básico

Contenido
INTRODUCCION ............................................................................................................................................................... 6
EN ESTA UNIDAD ............................................................................................................................................................. 7
COMPETENCIAS ............................................................................................................................................................... 7
PRIMERA UNIDAD: LA HOJA DE CALCULO EXCEL ............................................................................................................ 8
1.1. DEFINICION ............................................................................................................................................................... 8
1.2. INGRESAR A EXCEL.................................................................................................................................................... 8
1.3. ENTORNO GRAFICO DE LA VENTANA DE EXCEL ....................................................................................................... 8
1.3.1. NOCIONES BASICAS ............................................................................................................................................. 10
1.3.2. SELECCIÓN DE CELDAS Y DESPLAZAMIENTOS ..................................................................................................... 11
1.3.2.1. COMBINACIONES DE TECLAS............................................................................................................................ 11
....................................................................................................................................................................................... 11
1.4. INSERTAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO: .................................................................................................. 11
1.4.1. INSERTAR VARIAS HOJAS DE CÁLCULO A LA VEZ: .................................................................................... 12
1.4.2. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO: ................................................................................. 12
1.4.3. ELIMINAR UNA HOJA DE CÁLCULO .............................................................................................................. 12
1.5. INTRODUCCION DE DATOS ..................................................................................................................................... 12
1.5.1. INGRESAR DATOS ................................................................................................................................................ 12
1.6. AMPLIAR O REDUCIR LA LONGITUD DE UNA COLUMNA ....................................................................................... 13
1.7. MANEJO DE ARCHIVOS ........................................................................................................................................... 13
1.7.1. LA FICHA ARCHIVOS ............................................................................................................................................. 13
1.7.2. GUARDAR UN ARCHIVO....................................................................................................................................... 13
1.7.2.1. GUARDAR UNA COPIA DE UN ARCHIVO: ................................................................................................. 15
1.7.3. ESTABLECER UNA CONTRASEÑA PARA ABRIR O MODIFICAR UN LIBRO EN EXCEL ............................................. 15
1.8. ABRIR UN ARCHIVO ................................................................................................................................................ 15
1.9. CERRAR UN ARCHIVO ............................................................................................................................................. 16
1.10. CREAR UN DOCUMENTO NUEVO DESDE LA FICHA ARCHIVOS ............................................................................ 16
1.11. SELECCIONAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS: ....................................................................................................... 17
EN ESTA UNIDAD: .......................................................................................................................................................... 19
2.1.1 ELEMENTOS DE UNA FORMULA ........................................................................................................................... 19
2.1.2.1. OPERADORES ARITMÉTICOS ............................................................................................................................. 19
2.1.2.2. OPERADORES DE COMPARACIÓN .................................................................................................................... 19
2.1.2.3. OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO .................................................................................................... 19
2.1.2.4. OPERADORES DE REFERENCIA.......................................................................................................................... 19

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2.1.3.3. USO DE PARÉNTESIS ......................................................................................................................................... 19

SEGUNDA UNIDAD: APLICACIÓN DE FORMULAS EN UNA TABLA DE DATOS NUMERICOS ........................................... 20
2.1. APLICAR FORMULAS ............................................................................................................................................... 20
2.1.1 ELEMENTOS DE UNA FORMULA ........................................................................................................................... 20
2.1.2. UTILIZAR OPERADORES DE CÁLCULO EN FÓRMULAS: ............................................................................ 20
2.1.2.1. OPERADORES ARITMÉTICOS ............................................................................................................................. 20
2.1.2.2. OPERADORES DE COMPARACIÓN .................................................................................................................... 21
2.1.2.3. OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO .................................................................................................... 21
2.1.2.4. OPERADORES DE REFERENCIA.......................................................................................................................... 21
2.1.3. ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS: ........................................................... 22
2.1.3.1. ORDEN DE CÁLCULO ......................................................................................................................................... 22
2.1.3.2. PRIORIDAD DE OPERADORES ........................................................................................................................... 22
2.1.3.3. USO DE PARÉNTESIS ......................................................................................................................................... 22
2.1.4. SUMAR TODOS LOS NÚMEROS CONTIGUOS EN UNA FILA O COLUMNA CON AUTOSUMA: ................ 23
2.2. COPIAR UNA FÓRMULA ..................................................................................................................................... 23
2.2.1. COPIA DE FORMULAS CON REFERENCIAS DE CELDAS ......................................................................................... 23
2.2.1 COPIAR UNA FORMULA CON UNA REFERENCIA DE CELDA RELATIVA: ................................................. 24
2.2.2. CREAR Y COPIAR UNA FORMULA CON UNA REFERENCIA DE CELDA ABSOLUTA: .............................. 24
2.2.3. CREAR Y COPIAR UNA FORMULA CON UNA REFERENCIA DE CELDA MIXTA ....................................................... 25
2.2.4. COMO OBTENER PORCENTAJES .......................................................................................................................... 25
2.2.4.1. FORMAS PARA OBTENER PORCENTAJES .......................................................................................................... 26
3.4. CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS: ................................................................................................................ 28
3.4.1. TAMAÑO DE LA CELDA ....................................................................................................................................... 28
3.4.1.1. ALTO DE FILA .................................................................................................................................................... 28
3.4.2. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS, COLUMNAS U HOJAS ............................................................................................ 28
3.4.2.1. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS ............................................................................................................................. 28
3.4.2.2. OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS .................................................................................................................. 28
3.4.2.3. OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS ........................................................................................................................... 28
3.4.2.4. PROTEGER HOJAS Y BLOQUEAR CELDAS .......................................................................................................... 28
3.7.2. FILTROS CON EL ESTILO DE TABLA ....................................................................................................................... 28
3.7.3. QUITAR FILTROS Y CONVERTIR TABLA EN RANGO .............................................................................................. 28
COMPETENCIAS ............................................................................................................................................................. 28
UNIDAD 3: LABORES DE EDICION Y FORMATO ............................................................................................................. 29
3.1. ORDENAR LISTAS DE DATOS ................................................................................................................................... 29

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3.2. ASIGNAR FORMATOS A LOS NÚMEROS ................................................................................................................. 29

3.3. INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS: ........................................................................................... 30
3.3.1. INSERTAR CELDAS EN BLANCO EN UNA HOJA DE CÁLCULO ............................................................................... 30
3.3.2. INSERTAR FILAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO ....................................................................................................... 30
3.3.3. INSERTAR COLUMNAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO: ........................................................................................... 31
3.3.4. ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS.............................................................................................................. 32
3.4. CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS: ................................................................................................................ 32
3.4.1. TAMAÑO DE LA CELDA ....................................................................................................................................... 32
3.4.1.1. ALTO DE FILA .................................................................................................................................................... 32
3.4.2. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS, COLUMNAS U HOJAS ............................................................................................ 33
3.4.2.1. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS ............................................................................................................................. 33
3.4.2.2. OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS .................................................................................................................. 33
3.4.2.3. OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS ........................................................................................................................... 33
3.4.2.4. PROTEGER HOJAS Y BLOQUEAR CELDAS .......................................................................................................... 34
3.5. CENTRAR FRASES DENTRO DE VARIAS CELDAS ...................................................................................................... 34
3.6. COPIAR Y MOVER DATOS........................................................................................................................................ 35
3.6.1. COPIAR DATOS..................................................................................................................................................... 35
3.6.2. MOVER DATOS..................................................................................................................................................... 35
3.7. DAR FORMATO A UNA TABLA DE EXCEL ................................................................................................................ 35
3.7.1. SELECCIONAR UN ESTILO DE TABLA: . ........................................................................................................ 36
3.7.2. FILTROS CON EL ESTILO DE TABLA ....................................................................................................................... 36
3.7.3. QUITAR FILTROS Y CONVERTIR TABLA EN RANGO ........................................................................................ 36
3.7.4. FORMATO CONDICIONAL .................................................................................................................................... 37
3.7.5. BORRAR FORMATOS: ........................................................................................................................................... 38
3.8. OPERACIONES DE AUTORELLENO........................................................................................................................... 38
3.8.1. GENERAR LISTAS PERSONALIZADAS DE AUTORELLENO ...................................................................................... 38
3.9. APLICAR FILTROS .................................................................................................................................................... 39
EN ESTA UNIDAD ........................................................................................................................................................... 40
4.4.2.1. SELECCIONE EL RANGO DE CELDAS A GRAFICAR.............................................................................................. 40
4.4.2.2. SELECCIONE EL TIPO DE GRAFICO .................................................................................................................... 40
4.4.2.3. MOVIENDO EL GRÁFICO HACIA OTRO LUGAR DEL LIBRO ................................................................................ 40
4.4.2.4. CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DE LOS DATOS ENTRE FILAS Y COLUMNAS ......................................................... 40
4.4.2.5. CAMBIAR EL DISEÑO DEL GRÁFICO .................................................................................................................. 40
4.4.2.6. ESTILOS DE DISEÑO DEL GRÁFICO .................................................................................................................... 40

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 Excel Básico

COMPETENCIAS ............................................................................................................................................................. 40
UNIDAD 4: FUNCIONES Y GRAFICOS ESTADISTICOS ...................................................................................................... 41
4.1. FUNCIONES: ............................................................................................................................................................ 41
4.2. CREAR UNA FORMULA QUE CONTENGA UNA FUNCIÓN ....................................................................................... 41
4.2.1. FUNCION PROMEDIO........................................................................................................................................... 41
4.2.2. FUNCION MAX Y MIN: ......................................................................................................................................... 42
4.2.3. LA FUNCION SI ..................................................................................................................................................... 42
4.2.4. FUNCION BUSCARV ............................................................................................................................................. 43
4.4. GRÁFICOS ESTADÍSTICOS ........................................................................................................................................ 47
4.4.1. TIPOS DE GRÁFICOS ............................................................................................................................................. 47
4.4.2. CREAR UN GRAFICO ............................................................................................................................................. 47
4.4.2.1. SELECCIONE EL RANGO DE CELDAS A GRAFICAR.............................................................................................. 47
4.4.2.2. SELECCIONE EL TIPO DE GRAFICO .................................................................................................................... 47
4.4.2.3. MOVIENDO EL GRÁFICO HACIA OTRO LUGAR DEL LIBRO ................................................................................ 48
4.4.2.4. CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DE LOS DATOS ENTRE FILAS Y COLUMNAS ......................................................... 48
4.4.2.5. CAMBIAR EL DISEÑO DEL GRÁFICO .................................................................................................................. 48
4.4.2.6. ESTILOS DE DISEÑO DEL GRÁFICO .................................................................................................................... 48
4.4.2.7. CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO:........................................................................................................................ 49
4.4.3. INSERTAR GRAFICOS PREDERMINADOS .............................................................................................................. 49
4.5. SUBTOTALES AUTOMATICOS.................................................................................................................................. 51
TRABAJO FINAL: ............................................................................................................................................................. 52
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................................................................ 53

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 Excel Básico

INTRODUCCION

Este Modulo presenta de manera dinámica y didáctica los temas de Excel que más se
requieren en el mundo académico o comercial en su actividad diaria. Apoya al
conocimiento de informática a partir de la organización temática basada en el
desarrollo cognitivo de alumnos(as) y de su interacción con esta tecnología.

Las actividades, talleres y proyecto del módulo, busca permanentemente, el desarrollo

de los(as) estudiantes. De otro lado se garantiza una organización adecuada para que
se oriente con los contenidos académicos de la asignatura por períodos escolares. Los
temas se llevan de manera secuencial partiendo desde lo más simple hasta lo más
complejo, partiendo en algunos casos de prerrequisitos para poder desarrollar
algunos temas más complejos de acuerdo con el grado de desarrollo y experiencia de
alumnos y alumnas.

Este módulo, presenta en su mayoría de ejemplos de aplicación, situaciones reales

que se da en el interior de la Institución educativa y su entorno, promueve la
formación activa de los estudiantes, donde la teoría y el conocimiento de procesos
informáticos y tecnológicos privilegian la puesta en marcha de ideas y de proyectos
significativos que buscan el desarrollo de habilidades y destrezas para enfrentar y
resolver en la práctica retos cotidianos que hacen de los seres personas capaces en un
entorno que busca la calidad del saber, del ser y del hacer.

Quiero invitarte a que abordes el conocimiento de la tecnología informática con una

visión creativa, innovadora, transformadora y propiciadora de soluciones.

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 Excel Básico

EN ESTA UNIDAD:

1. PRIMERA UIDAD: LA HOJA DE CALCULO EXCEL

1.1. DEFINICION
1.2. INGRESAR A EXCEL
1.3. ENTORNO GRAFICO DE LA VENTANA DE EXCEL
1.3.1. NOCIONES BASICAS
1.3.2. SELECCIÓN DE CELDAS Y DESPLAZAMIENTO
1.3.2.1. COMBINACIONES DE TECLAS
1.4. INSERTAR UNA NUEVA HOJA DE CALCULO
1.4.1. INSERTAR VARIAS HOJAS DE CALCULO A LA VEZ
1.4.2. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CALCULO
1.4.3. ELIMINAR UNA HOJA DE CALCULO
1.5. DATOS
1.5.1. INGRESAR DATOS
1.6. AMPLIAR O REDUCIR LA LONGITUD DE UNA COLUMNA
1.7. MANEJO DE ARCHIVOS
1.7.1. GUARDAR UN ARCHIVO
1.7.1.1. GUARDAR UNA COPIA DE UN ARCHIVO
1.7.1.2. ESTABLECER UNA CONTRASEÑA PARA ABRIR O MODIFICAR UN DOCUMENTO, UN LIBRO
1.7.2. ABRIR UN ARCHIVO
1.7.3. CERRAR UN ARCHIVO.
1.8. CREAR UN DOCUMENTO NUEVO DESDE EL BOTON MICROSOFT OFFICE
1.9. SELECCIONAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS

COMPETENCIAS:

 Identifica a Excel como una hoja de cálculo para efectuar operaciones numéricas y que cuenta con
herramientas para ahorrar tiempo al ingresar datos.
 Identifica las características de cada una de las partes que conforman el entorno gráfico de la hoja de
cálculo, tales como: Filas, columnas y referencias de celdas.
 Selecciona celdas, filas, columnas y toda la hoja para aplicar determinadas acciones a lo seleccionado.
 Usa las opciones de Guardar, Abrir y Cerrar documento para almacenar, recuperar y cerrar información
contenida en una hoja de cálculo.

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 Excel Básico

PRIMERA UNIDAD: LA HOJA DE CALCULO EXCEL

1.1. DEFINICION:
La hoja de cálculo EXCEL es un programa que se utiliza para realizar cálculos matemáticos como suma, resta,
multiplicación y división. En su aspecto más simple, un programa de hoja de cálculo es una calculadora de
escritorio costosa y con múltiples opciones. Con una hoja de cálculo EXCEL puedes utilizar con facilidad sus
funciones para sumar totales, calcular porcentajes, promedios, etcétera.

1.2. INGRESAR A EXCEL:

El ingreso a Excel se puede realizar de distintas formas, la forma más común es desde el
escritorio, si existe un icono de acceso directo del programa, se hace doble clic sobre el icono de
acceso y automáticamente entras al programa.
 Otra forma es desde el botón Inicio, ir hasta La lista de aplicaciones y seleccionar el acceso Excel 2017
 Al ingresar con cualquiera de las formas aprendidas en el tema anterior, observarás la primera pantalla de
Excel, en la que podrás tener la opción de crear un documento nuevo como Libro en blanco o con alguna
plantilla predeterminada; También podrás acceder a tus archivos Recientes o tener la opción de Abrir
otros libros si dado el caso tu documento no se encuentra entre los recientes:

 Para comenzar a crear un documento nuevo lo más recomendable por ahora es que seleccionemos la
opción de un Libron en Blanco, para crear un documento nuevo en blanco.

1.3. ENTORNO GRAFICO DE LA VENTANA DE EXCEL:

Al ingresar con cualquiera de las formas aprendidas en el tema anterior, observarás un entorno gráfico de
trabajo de forma semejante a un libro con sus hojas correspondientes, igual como lo observas en la gráfica:

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 Excel Básico

Observarás unos ficheros que al hacer clic, desplegarán unas persianas con opciones. Dichas persianas son:
Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Cada persiana está prevista
con botones o comandos que permiten aplicar algunas acciones sobre lo seleccionado, solo tienes que hacer
clic sobre la palabra de cada persiana y las observarás.

ACTIVIDADES: 1. Explora cada persiana del entorno gráfico de Excel desde la persiana Inicio, con excepción
de persiana Archivo, ya que esta, se explicará más adelante. Elabora en la tabla siguiente un listado con los
distintos botones o comandos que aparecen en cada grupo de la persiana que estas explorando, ten en cuenta
que al pasar el puntero del mouse sobre cada botón se activa un recuadro con el nombre de dicho botón y su
correspondiente función. Sigue el ejemplo inicial que aparece.
PERSIANA GRUPO BOTONES O COMANDOS
PORTAPAPELES: PEGAR, CORTAR, COPIAR, COPIAR FORMATO

FUENTE:

INICIO

INSERTAR

DISEÑO DE PAGINA

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 Excel Básico

FORMULAS

DATOS

REVISAR

VISTA

2. En las líneas que aparecen después, responde la pregunta: ¿Qué otras herramientas se encuentran dentro
del entorno grafico de Excel, distintas a las persianas, que te servirán para tener un mejor control sobre el
entorno gráfico? Realiza una lista de esas herramientas o botones.

OTRAS HERRAMIENTAS:

1.3.1. NOCIONES BASICAS: cuando inicias Excel, ves la primera hoja de

cálculo de forma de un libro, por eso observarás en la barra de título, antes
de la palabra Microsoft Excel el nombre Libro1, como nombre inicial que le
da el programa, hasta cuando el usuario determine cambiarlo por otro
nombre al guardarlo por primera vez.

1. De forma predeterminada, Excel proporciona una hoja de cálculo en cada

libro. Sin embargo, puede insertar hojas de cálculo adicionales (y otros
tipos de hojas, como hojas de gráficos, hojas de macros y hojas de
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 Excel Básico

diálogos) o eliminarlas si es necesario. Si tiene acceso a una plantilla de hoja de cálculo creada
previamente, o una hoja disponible en Office Online, puede basar en dicha plantilla la nueva hoja de
cálculo. El nombre (o título) de una hoja de cálculo aparece en la ficha de hoja correspondiente, en la parte
inferior de la pantalla. De forma predeterminada, el nombre es Hoja1, aunque se puede especificar un
nombre más adecuado a cualquier hoja de cálculo.

2. Una hoja de cálculo es una cuadricula de filas y columnas. Se cuentan 18.278 columnas (A a XFD),
representadas por las letras en el encabezamiento de cada columna y filas que vienen siendo 1.048.576.
Las filas están representadas por los números que observamos en la parte izquierda de la hoja de Excel.

3. Se le llama CELDA a la intersección de una fila con una columna, por ejemplo, la celda
A1 corresponde al cruce de la columna A con la fila 1, cuando seleccionas al hacer clic
en un celda, dicha celda se llamará Celda Activa, porque es la celda que está lista para
recibir información.

4. Su respectiva dirección aparece en el área de referencia del cuadro de nombres de la barra de fórmulas.
Una dirección de celdas está conformada al igual que una nomenclatura de ciudad, por
la letra de la (A) el número de la fila correspondiente (1). Ejemplo: A1

1.3.2. SELECCIÓN DE CELDAS Y DESPLAZAMIENTOS: Puedes seleccionar cualquier tipo de celdas, haciendo
clic en cada una de ellas, por ejemplo, haz clic en C5, luego en D12, F15, notarás en el cuadro de nombres la
ubicación de la celda seleccionada. También puedes utilizar el teclado para poder desplazarte por toda la hoja
de cálculo, usando las teclas de dirección flecha arriba↑, flecha abajo↓, a la izquierda← o la derecha→.

1.3.2.1. COMBINACIONES DE TECLAS: Usa las distintas combinaciones de teclas que se muestran en la tabla
siguiente, para hacer desplazamientos más largos sobre una hoja de cálculo e ir a otras hojas. Practícalas.

PRESIONA PARA DESPLAZARTE PRESIONA PARA DESPLAZARTE

A LA ULTIMA COLUMNA DE LA HOJA DE
CTRL+ CTRL+INICIO A LA PRIMERA CELDA DE LA HOJA
CALCULO
A LA PRIMERA COLUMNA DE LA HOJA DE A LA CELDA INFERIOR DERECHA DE
CTRL+ CTRL+FIN
CALCULO LA HOJA DE CALCULO
A LA ULTIMA FILA DE LA HOJA DE AvPag UNA PANTALLA HACIA ABAJO
CTRL+↓
CALCULO RePag UNA PANTALLA HACIA ARRIBA
A LA PRIMERA FILA DE LA HOJA DE Alt + AvPag UNA PANTALLA A LA DERECHA
CTRL+↑
CALCULO Alt + Re pag UNA PANTALLA A LA IZQUIERDA
Ctrl+AvPag A LA HOJA SIGUIENTE
Inicio A LA PRIMERA CELDA DE LA FILA
Ctrl+Repag A LA HOJA ANTERIOR
ACTIVIDAD: Practica cada tipo de desplazamiento en tu hoja de trabajo.

1.4. INSERTAR UNA NUEVA HOJA DE CÁLCULO: Para insertar una hoja de
cálculo, siga uno de los procedimientos siguientes: Para insertar rápidamente
una nueva hoja de cálculo al final de las hoja1 existente, haga clic en el botón
Hoja nueva en la parte inferior de la pantalla.

Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, seleccione
esa hoja de cálculo y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga
clic en el botón Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.

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 Excel Básico

1.4.1. INSERTAR VARIAS HOJAS DE CÁLCULO A LA VEZ:

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione un número de
fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que desee
insertar en el libro abierto. Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo
nuevas, seleccione tres fichas de hoja de las hojas de cálculo existentes.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar
hoja.
ACTIVIDAD 1: inserta 3 hojas, en tu documento de Excel para un total de 6, utilizando cualquier
procedimiento
ACTIVIDAD 2: Explora todas las opciones de la mini barra Celdas y explica la funcionalidad de cada una de
ellas, en las líneas siguientes:

1.4.2. CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA DE CÁLCULO: Las hojas de cálculos aparecen con el nombre
inicial: Hoja1, Hoja2, etc., pero pueden ser renombradas con nombres distintos al inicial. Para cambiar el
nombre de una hoja realice los siguientes pasos:
1. Haga clic con el botón secundario o derecho del mouse, en la ficha de
hoja cuyo nombre desea cambiar en este caso a la Hoja1 y, a
continuación, haga clic en Cambiar nombre.
2. Seleccione el nombre actual y, a continuación, escriba el nombre
nuevo. Dale nombre de Ejemplo1 y presiona la tecla Enter.
SUGERENCIA: También puedes colocarle un color de etiqueta a tu hoja
para diferenciarlo de las demás hojas, siguiendo el mismo
procedimiento anterior solo que esta vez selecciona la opción Color de
etiqueta para que se despliegue la cinta de colores disponibles.
Selecciona el color de tu preferencia.
Actividad: A las etiquetas de las demás hojas del libro, asígnales los
nombres: Ejemplo2, Ejemplo3, Ejemplo4, Ejercicio y Evaluación y un color de etiqueta distinto para cada
hoja.
1.4.3. ELIMINAR UNA HOJA DE CÁLCULO
 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, después, en
Eliminar hoja. SUGERENCIA También puede hacer clic con el botón secundario del mouse en la ficha de
la hoja de cálculo que desea eliminar y, a continuación, hacer clic en Eliminar.
1.5. INTRODUCCION DE DATOS: Para poder trabajar con Excel introduciéndole información de cualquier
especie y que Excel nos produzca un resultado, debemos introducirle datos. Los datos que se le introducirán
al documento pueden ser de tipo Alfanuméricos y numéricos.
Alfanuméricos: Son cadenas de caracteres (A..Z; 0..9; #$%?, etc.), que se utilizan para representar títulos,
nombres, etc. Al introducir textos o números seguidos de texto en una celda, Excel los reconoce como cadenas
alfanuméricas y automáticamente los alinea a la izquierda. Son los datos que no se emplearan en operaciones
numéricas. Ejemplo: (Teléfono: 3258741). Aquí en este ejemplo se combinan texto y números a la vez.
Numéricos: Son los representados por los números (0..9) ya sean enteros, reales, etc.
Cuando los datos son solo numéricos, Excel los alinea a la derecha todo número que se
introduzca en la celda es tomado como dato numérico, a menos que se especifique lo
contrario estas cantidades pueden ser enteras, decimales o racionales, negativos o
positivos. Ejemplo: 2578; -15; 5/8; 0.2358
1.5.1. INGRESAR DATOS: Consiste en introducir caracteres alfabéticos y numéricos en una celda activa de la
hoja de cálculo. Vas a notar que cuando introduzcas textos, estos se alinearán o se desplazarán a la parte

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 Excel Básico

izquierda de cada celda y van a carecer de valor numérico para realizar

operaciones. Y que cuando escribas números, éstos se desplazarán al lado
derecho de cada celda y si tienen valor para realizar operaciones matemática.
Realiza estos pasos para introducir los primeros datos en tu hoja Ejemplo1.
 En la hoja con etiqueta Ejemplo1, haz clic en la celda B1 y escribe Artículos
 Para aceptar la entrada presiona Enter de tu teclado, para que se acepte el
dato y ubicarse en la siguiente celda activa B2. Si quieres cancelar la
entrada presiona la tecla Esc. del teclado.
 Sigue digitando a partir de la celda B2 los nombres y números que aparecen
en el recuadro de la derecha, también los encabezados: Cantidad en la celda
C1 y en D1: V. Unit.
Nota: si introduces números y estos se alinean a la izquierda, Excel los ha
tomado como datos de caracteres de texto y carecen de valor numérico. Este
será tu primer documento en Excel.

1.6. AMPLIAR O REDUCIR LA LONGITUD DE UNA COLUMNA: A veces

cuando escribimos datos en una celda, la información sobresale en la otra
celda o la celda es muy grande para el valor o palabra que contiene,
entonces hay que ampliar o reducir la longitud de dicha columna donde se
encuentra dicha información.
 Selecciona cualquier celda de la columna que vas ampliar, en la ficha
Inicio, del grupo Celdas presione Formato y en la lista desplegada
selecciona Ancho de columna…, en el cuadro de mensaje escribe el
número del ancho de la columna deseado, recuerda que el normal es:
10,71 y a continuación Aceptar
 Una segunda forma es ubicar el puntero entre la división de las dos columnas
adyacentes a la cual pertenece la columna que vas ampliar o a reducir, cuando el
puntero cambie de forma de una cruz con doble dirección, haz clic sostenido y
arrastra el mouse hacia la derecha o izquierda, hasta lograr el ancho requerido.
 Una tercera forma es ubicar el puntero entre la división de las dos columnas adyacentes a la cual pertenece
la columna que vas a ampliar o a reducir, cuando el puntero cambie de forma de una cruz con doble
dirección, haz doble clic seguido y dicha columna se ajusta al dato más extenso (números o textos) que se
encuentre en toda la columna.

1.7. MANEJO DE ARCHIVOS: Referido al tratamiento de la información procesada en

Excel, tales como: Guardar, cerrar y abrir un documento o archivo. En las aplicaciones
Microsoft Office se presenta una nueva persiana llamada Archivo, en ella se
presentan todas las opciones para el manejo de archivos.

1.7.1. LA FICHA ARCHIVOS: Al hacer clic en la pestaña Archivo,

verás comandos básicos cómo: Información, Nuevo, Abrir,
Guardar. Guardar como, entre otros. Algunos comandos, como:
Importar, se han trasladado a la cinta que forma parte de Interfaz de
usuario de Microsoft Office. A continuación explicaremos cuatro de
las opciones más utilizadas por los usuarios de Microsoft Office:
Guardar, Guardar como, Abrir y Cerrar. También encontrarás el
botón Regresar () para ubicarte nuevamente en el documento.

1.7.2. GUARDAR UN ARCHIVO: Cuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de
disco duro, en una ubicación de red, en un disco, en un CD, en el escritorio o en otra ubicación de
almacenamiento. Debe identificar la ubicación de destino en la lista Guardar en. Por lo demás, el proceso de
guardar es el mismo sea cual sea la ubicación que elija. Proceda como se indica a continuación en estos
programas de Microsoft Office: Word, Excel o PowerPoint.

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 Excel Básico

Haga clic en la persiana Archivo, y a continuación, haga clic en Guardar. Otra forma es el Método abreviado
de teclado, para guardar un archivo con el teclado, presione CTRL+G. En cualquier modo se muestra el cuadro
de diálogo Guardar como (cuando se guarda por primera vez), como se observa en la imagen siguiente:

1. Como observarás el documento que vas a guardar se podría almacenar en la nube OneDrive y en tu PC,
identificado con la palabra Equipo, o podrías agregar un sitio para guardarlo.
2. Si esta seleccionado Equipo, este mostrará las Carpetas recientes donde se ha guardado un documento
en tu PC. Selecciona dentro de las recientes Mis documentos, que es la carpeta donde generalmente se
guardan los documentos elaborados en Microsoft Office.
3. Si no está la carpeta Mis documentos, u otra carpeta distinta en la que guardas tus documentos, dentro de
las Carpetas recientes, entonces debes presionar el botón Examinar, para que se te despliegue el
recuadro Guardar como y localices la carpeta indicada, por lo general por defecto se muestra la
Biblioteca Documentos. Como se observa en la imagen.

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 Excel Básico

Si va a guardar el archivo por primera vez, se le solicitará un nombre: escriba por ejemplo, su nombre y su
curso y tenga en cuenta el directorio donde lo guardó, en este caso la mayoría de los archivos se guardan en el
directorio Biblioteca de Documentos, y a continuación presione el botón Guardar

1.7.2.1. GUARDAR UNA COPIA DE UN ARCHIVO: A veces quieres guardar una copia de tu documento con un
nombre distinto y también en una carpeta distinta al guardado:
1. Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
2. Seleccione de Equipo, en carpetas recientes la carpeta a guardar o en Examinar si no aparece,
3. En el cuadro de dialogo Guardar como, haga clic en la carpeta o en la unidad en la que desea guardar y
cámbiele su nombre para obtener una copia igual al documento original.

ACTIVIDADES: 1. Los datos que escribiste por primera vez, debes guardarlo como se indica, o sea con el
nombre tuyo y el grupo o curso a que perteneces.
2. Crea un nuevo documento, si no sabes crear otro documento nuevo, presiona la ficha el Archivo, selecciona
la opción Nuevo y presione el botón Libro en blanco. Observarás el nuevo documento en blanco. Elabora la
tabla con los siguientes campos: Nombre del país, Cantidad de Habitantes, escribe mínimo 10 países con sus
respectivas cantidades de habitantes, guárdalo con otro nombre, tu curso y tu número de lista.

1.7.3. ESTABLECER UNA CONTRASEÑA PARA ABRIR O MODIFICAR UN LIBRO EN EXCEL: Realice los
siguientes pasos para proteger su documento:

 Haga clic en la ficha Archivo y a continuación, haga clic

en Guardar como. En el recuadro Guardar como que
aparece presione el triangulito del botón
seleccione de lista desplegable la orden
, a continuación escriba la contraseña
de apertura y luego de escritura. Excel volverá a
mostrar otro cuadro de diálogo para confirmar las
contraseñas escritas. Cuando vuelvas abrir el
documento, Excel te pedirá las contraseñas para poder
abrirlo.

1.8. ABRIR UN ARCHIVO: Dispone de varias opciones para abrir un archivo en Microsoft Office. Puede abrir el
archivo original para su modificación, abrir una copia o abrir el archivo en modo de sólo lectura, que le impide
guardarlo a menos que lo haga con otro nombre.
 Siga los procedimientos siguientes en los programas de Microsoft Office que se indican:
1. Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. o el Método abreviado de
teclado Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir, presione en el teclado CTRL+A. Aparecerá el cuadro de
dialogo Abrir como ves en la imagen siguiente:

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 Excel Básico

2. Puedes abrir tu documento desde una lista de Libros recientes que observarás a la derecha. Desde el
internet si lo tienes almacenado en la nube de OneDrive. Desde tu Pc, seleccionando Equipo y a la
derecha seleccionando las carpetas recientes utilizadas o presionando el botón Examinar.
3. Haga clic en la carpeta, unidad o ubicación de Internet que contiene el archivo que desee abrir. Sino en la
lista de la derecha de documentos que aparece por defecto: Biblioteca Documentos que pertenece a la
carpeta Documentos.
4. En la lista de carpetas, busque y abra la carpeta que contiene el archivo. Haca clic en Abrir

NOTA Los archivos que se ven en el cuadro de diálogo Abrir son sólo los archivos creados por el programa
que se está usando. Por ejemplo, si usa Microsoft Office Word, no verá los archivos creados con Microsoft
Office Excel a menos que haga clic en Todos los archivos de la barra Tipos de archivos.

1.9. CERRAR UN ARCHIVO: Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en la opción Cerrar.
ATENCION: Si no efectuaste modificaciones se cerrará el documento, si
hiciste cambios en él, aparecerá un cuadro de alerta para recordarte
que guardes las modificaciones, ten en cuenta que el nombre que
aparezca, sea el nombre de tu archivo donde haz hecho cambios, si es
tu archivo, haz clic en Si, si no lo es haz clic en No, si por casualidad
presionaste SI, te debe salir el cuadro de diálogo Guardar, pidiéndote
el nuevo nombre al documento, no le coloques el mismo nombre que
usabas, ya que lo pues reemplazar y perder la información anterior.

1.10. CREAR UN DOCUMENTO NUEVO DESDE LA FICHA ARCHIVOS. A veces se hace necesario crear
documentos nuevos, sn tener que salir del documento actual y así poder trabajar con varios documentos al
mismo tiempo. Si deseara crear un documento nuevo sin salir del anterior, pruebe a hacer lo siguiente:
 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo. Para mostrar el cuadro de diálogo
Plantilla y temas disponibles. En la lista del recuadro Plantillas y temas disponibles asegúrese de que
esté seleccionada la opción Libro en blanco.

Nota: Tambien puede crear documentos nuevos teniendo como base plantillas predeterminadas por Excel que
te facilitarán el trabajo en estos tipos de documentos, tales como: Informe de ventas semanal, etc.

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 Excel Básico

1.11. SELECCIONAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS: Consiste en marcar un rango de estas, ya sea para aplicar
un formato, eliminar, copiar, mover o realizar cualquier otra operación con el conjunto de datos que contienen.
Al seleccionar un rango este aparece resaltado con un color de fondo más oscuro.
Un rango es aquel grupo de celdas que están previamente seleccionada y que está conformada desde una
celda inicial, hasta una celda final, separados por dos punto, ejemplo: B2:B8, lo cual indica que se está
seleccionando desde B2 hasta B8. Los mal llamados rangos en Excel, son grupos o intervalos de celdas que se
definen indicando la primera y última celdas, separadas por dos puntos (:).

Tipos de rango
Tipo Descripción Ejemplo
Cuando se seleccionan varias celdas en
Rango horizontal B3:G3
la misma línea
Cuando se seleccionan varias celdas en
Rango vertical B8:B18
la misma columna
Cuando se seleccionan varias celdas de
Rango rectangular D8:G18
varias filas y varias columnas
ACTIVIDAD: Sigue los pasos que se encuentran en el recuadro siguiente, para aprender distintas forma de
seleccionar una celda, rango de celdas, filas o columnas. Para seleccionar un bloque de celdas, coloque el
puntero del ratón en la primera celda, pulsa el botón izquierdo y desplaza el ratón hasta la última celda de la
selección.

Para seleccionar Haga lo siguiente Ejemplo

Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para
moverse hasta ella.
Un rango de Haga clic en la primera celda del rango y, después, arrastre
celdas hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS
mientras presiona las teclas de flecha para extender la
selección. Del ejemplo de los artículos, seleccione el rango
B2:B11. También puede seleccionar la primera celda del
rango y presionar después F8 para extender la selección
utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para
detener la extensión de la selección.
Un rango amplio Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación,
de celdas mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la
última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la
última celda sea visible.
Todas las celdas Haga clic en el botón Seleccionar todo.
de una hoja de
cálculo

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la

hoja de cálculo.
NOTA Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+E se
selecciona el área actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez
se selecciona toda la hoja de cálculo.
Celdas no Seleccione la primera celda o rango de celdas y, después,
adyacentes o mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona otras
rangos de celdas celdas o rangos.
También puede seleccionar la primera celda o rango de
celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a
la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para
dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione
MAYÚS+F8 otra vez.
NOTA No puede cancelar la selección de una celda o rango
de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la
selección.

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 Excel Básico

Una fila o una Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

columna

Encabezado de fila
Encabezado de columna.
También puede seleccionar celdas de una fila o columna
seleccionando la primera celda y presionando después
CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o
FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o
FLECHA ABAJO para las columnas).
NOTA Si la fila o columna contiene datos, al presionar
CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la
columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar
otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda
la fila o columna.

TALLER: Explora las opciones de la ficha Archivos que no se han tratado, y describe de cada una de ellas, las
funciones y otras opciones o comandos y subcomandos que contienen estas.

Información:

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Opciones:

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EN ESTA UNIDAD:

2. SEGUNDA UNIDAD: APLICACIÓN DE FORMULAS EN UNA TABLA DE DATOS NUMERICOS

2.1. APLICAR FORMULAS
2.1.1 ELEMENTOS DE UNA FORMULA
2.1.2. UTILIZAR OPERADORES DE CALCULO EN FORMULAS
2.1.2.1. OPERADORES ARITMÉTICOS
2.1.2.2. OPERADORES DE COMPARACIÓN
2.1.2.3. OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO
2.1.2.4. OPERADORES DE REFERENCIA
2.1.3. ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FORMULAS
2.1.3.1 ORDEN DE CÁLCULO
2.1.3.2. PRIORIDAD DE OPERADORES
2.1.3.3. USO DE PARÉNTESIS
2.1.4. SUMAR TODOS LOS NUMEROS CONTIGUOS EN UNA FILA O COLUMNA
2.2. COPIAR UNA FORMULA
2.2.2. COPIAR UNA FORMULA CON UNA REFERENCIA DE CELDA RELATIVA
2.2.3. CREAR Y COPIAR UNA FORMULA CON UNA REFERENCIA DE CELDA ABSOLUTA
2.2.3. COPIAR UNA FORMULA CON UNA REFERENCIA DE CELDA MIXTA

COMPETENCIAS:

 Realiza fórmulas con las cuatro operaciones básicas de matemática: Suma, resta, división y Multiplicación;
haciendo uso de los nombres de las celdas para identificar los elementos de estas operaciones.
 Utiliza los operadores de cálculo de fórmulas para aplicarlas de acuerdo a un orden de cálculo y su
correspondiente prioridad en las operaciones.
 Elabora sumatorias con números contiguos en una fila o columna.
 Crea y copia fórmulas con una referencias de celdas relativa, absolutas y mixtas

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 Excel Básico

SEGUNDA UNIDAD: APLICACIÓN DE FORMULAS EN UNA TABLA DE DATOS NUMERICOS

2.1. APLICAR FORMULAS: Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de
cálculo. Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes.
Con Excel se pueden realizar operaciones matemáticas, relacionales y lógicas; aplicando fórmulas para obtener
resultados esperados. La mayoría de las operaciones matemáticas se dan entre referencias de celdas, dicha
referencia de celda es aquella celda donde se encuentra almacenado un valor constante ya sea numérico o
alfanumérico. Por ejemplo en la referencia de celda B2, estará almacenado el valor constante 5840.

2.1.1 ELEMENTOS DE UNA FORMULA: Una fórmula consta de los siguientes elementos: El Signo igual (=), los
valores o referencias de celdas que se vayan a calcular y los operandos: (* para multiplicar, / enlace para
dividir, la suma + y la resta -, etc.), estas fórmulas son también llamadas Expresiones. Por ejemplo = B2 + C2,
es una expresión y esta fórmula toma el valor de la celda de referencia B2 y lo suma con la celda de referencia
C2, mostrando el resultado en la celda donde se hizo la fórmula, pero la estructura de dicha fórmula se puede
observar en la barra de la fórmulas, si la celda donde hiciste la fórmula es la activa.

ACTIVIDAD: Realizaremos algunas fórmulas utilizando diferentes operadores matemáticos: Haz clic en la hoja
con etiqueta Ejemplo2.
 En la celda B2 escribe el número 5840 y en C2 el número 3850, en la
celda D2 oprime la tecla = en tu teclado, haz clic en la celda B2
(también lo puedes escribir desde tu teclado) y pulsa la tecla + y
finalmente haz clic en la celda C2.
 Oprime la tecla Enter, el resultado de la suma: 9690 aparecerá en la celda D2.
 Recuerda no siempre se realizan operaciones entre dos referencias de celdas o valores, ya que pueden ser
más referencias de celdas o más expresiones y puedes colocar la cantidad de valores y operadores que
desees en la fórmula a manera de expresión.

Actividades: 1. Que operadores utilizarías

para obtener los mismos resultados que se
observan en la gráfica siguiente, incluyendo el
ejemplo anterior. Recuerda que toda fórmula
inicia con el signo igual (=).

Taller: Crea un documento nuevo en Excel para solucionar los ejercicios aplicados en la metodología para la
solución de problemas, ¿Cómo solucionarías con la ayuda de Excel los siguientes enunciados?

 Obtener la superficie de un triángulo proporcionando su base por altura.

 Leer 3 calificaciones, para obtener su promedio.
 Convertir a grados Kelvin la temperatura dada en grados Centígrados. Teniendo en cuenta que tienes que
sumar los grados centígrados que tengas + 273,15
 Leer un valor entero, lo doble, se multiplique por 25 y visualice el resultado.
 Leer cuatro números y calcule e imprima su producto, su suma y su media aritmética (promedio).
 Leer el peso de 5 hombres distintos en libras y se obtenga su peso en kilogramos y gramos. Ten en cuenta
que una libra equivale a 0,453592 kilogramos

2.1.2. UTILIZAR OPERADORES DE CÁLCULO EN FÓRMULAS: Los operadores especifican el tipo de cálculo
que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los
cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis. Existen cuatro tipos de operadores de cálculo:
aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

2.1.2.1. OPERADORES ARITMÉTICOS: Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o
multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores
aritméticos:

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 Excel Básico

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3
– (signo menos) Resta 3–1
Negación –1
* (asterisco) Multiplicación 3*3
/ (barra oblicua) División 3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%
^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

2.1.2.2. OPERADORES DE COMPARACIÓN: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores.
Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o
FALSO.
Operador de comparación Significado Ejemplo
= (signo igual) Igual a A1=B1
> (signo mayor que) Mayor que A1>B1
< (signo menor que) Menor que A1<B1
>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1
<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1
<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

ACTIVIDAD: para poner en práctica estos operadores de comparación

debes continuar en la misma hoja y a partir de la columna F, realiza
los siguientes ejemplos, ubícate en la columna F1 y escribe 25 y en G1
el 35, ubícate en la celda H1 y ahí empieza a escribir la fórmula del
operador de comparación igual (=): =F1=G1, en H2 =F1>G1, H3 las
mismas referencia de celda pero cambiando al operador menor que
(<), sigue el mismo procedimiento para H4, H5 y H6, pero cambiando
su operador relacional de comparación. Notarás que el resultado que
se te arroja es de FALSO o VERDADERO como observas en la gráfica:

2.1.2.3. OPERADOR DE CONCATENACIÓN DE TEXTO: Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias
cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto:
Operador de texto Significado Ejemplo

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para ="Viento"&"norte", Esta dos palabras se unirán y
generar un valor de texto continuo. formará la palabra “Vientonorte”

2.1.2.4. OPERADORES DE REFERENCIA: Combina rangos de celdas para los cálculos con los siguientes
operadores.

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango, que genera una B5:B15, referencias seleccionadas
referencia a todas las celdas entre dos desde B5 hasta B15, aquí se incluyen
referencias, éstas incluidas. todas las celdas que estén dentro de
este rango

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 Excel Básico

; (punto y coma) Operador de unión, que combina SUMA(B5:B15;D5:D15)

varias referencias en una sola.
(espacio) Operador de intersección, que genera B7:D7 C6:C8, esta selecciona las
una referencia a las celdas comunes a celdas desde B7 hasta D7 y desde C6
dos referencias hasta C8
ACTIVIDAD: Ahora te ubicas a partir de la celda B7 y escribes
hacia abajo hasta la celda B10, los números: 45, 56, 78 y 85.
Después en la celda D7 escribes hasta la celda D10, los
números: 72, 36, 25, y 47. En la celda C12 escribe
=SUMA(B7:B10;D7:D10), lo que hace que se sumen todos los
números que estén comprendidos entre estos dos rangos y su
resultado sea 444. Observa la gráfica:

2.1.3. ORDEN EN QUE EXCEL EJECUTA LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS: En algunos casos, el orden
en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante
comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los resultados
deseados.
2.1.3.1. ORDEN DE CÁLCULO: Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel
siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes
constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operando),
separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico
de cada operador de la fórmula.
2.1.3.2. PRIORIDAD DE OPERADORES: Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel
ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores
con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de
división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción
: (dos puntos) Operadores de referencia
(un solo espacio)
; (punto y coma)
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponenciación
*y/ Multiplicación y división
+y- Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= Comparación
<>
<=
>=
<>

2.1.3.3. USO DE PARÉNTESIS: Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la
fórmula que se calculará en primer lugar.
 Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la
suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado. : =5+2*3
 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación,
multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. =(5+2)*3
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 Excel Básico

 En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que
calcule A15+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas B15, C15 y
D15. =(A15+25)/SUMA(B15:D15). ACTIVIDAD: 1. Realice este ejemplo en la hoja que se lleva para tal
efecto y escribes los datos en las celdas correspondientes y realiza dicha fórmula en la celda E15, como lo
observarás en la imagen, al presionar ENTER de tu teclado el resultado será: 1,125

Taller. Aplica las fórmulas para obtener el valor total del ejemplo inicial de Factura que se lleva en la hoja
Ejemplo1, antes de empezar a crear las fórmulas recuerda colocar el encabezado V. Total., en la celda D1. Por
ejemplo, la fórmula inicial de este ejercicio que colocarías en la celda D2, sería: =B2*C2 y así sucesivamente.

2.1.4. SUMAR TODOS LOS NÚMEROS CONTIGUOS EN UNA FILA O COLUMNA CON AUTOSUMA: Esta
función suma todos los números de un rango contiguo. Para realizar esta actividad, utilice Autosuma , que
se encuentra en la ficha Inicio. Sigue los siguientes pasos:
1. Haz clic en la etiqueta Ejemplo3, e ingresa 5 columnas de números que desees sumar, semejante a la
gráfica:

2. Ubícate en la celda B8 y luego presiona Autosuma , que se encuentra en la

ficha Inicio. Observa la línea punteada que recorre el rango a sumar que va desde
B2 hasta B7, y en la barra de fórmulas como en la celda de referencia aparece la
fórmula del rango de datos que se están sumando. 
3. Presiona la tecla Enter o el mismo botón Autosuma y observa el resultado
de la celda correspondiente. Nota: Recuerda también que la autosuma funciona en
rangos de datos continuos que se encuentren a lo ancho de la fila u
horizontalmente.
4. Repite el proceso para realizarlo de manera horizontal en la celda G2 de la fila que corresponde al servicio
de luz. Una vez terminado coloca debajo de internet y al lado del mes de mayo las palabras Totales.

2.2. COPIAR UNA FÓRMULA

1. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea copiar B8.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar .
3. Ubique la celda donde desea pegar la fórmula en este caso C2, Siga el procedimiento
siguiente: Para pegar la fórmula: en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en
Pegar. NOTA Puede pegar solamente los resultados de la fórmula. En la ficha Inicio, en
el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y luego en Valores. Compruebe que
las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado.

2.2.1. COPIA DE FORMULAS CON REFERENCIAS DE CELDAS: En la tabla siguiente se indica cómo se
actualiza un tipo de referencia si la fórmula que la contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la
derecha. Existen cuatro formas de copia de fórmulas, una relativa, una absoluta y dos mixtas que
veremos a continuación.

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 Excel Básico

Para una fórmula que se va a copiar: Si la referencia es Cambia a:

$A$1 (columna absoluta y fila absoluta) $A$1
A$1 (columna relativa y fila absoluta) Mixta C$1
$A1 (columna absoluta y fila relativa) Mixta $A3
A1 (columna relativa y fila relativa) C3
NOTA También puede copiar fórmulas en celdas adyacentes utilizando el controlador de relleno .
Tras comprobar que las referencias de celda de la fórmula producen el resultado deseado en el paso 4,
seleccione la celda que contiene la fórmula copiada y, a continuación, arrastre el controlador de relleno por el
rango que desea rellenar.

2.2.1 COPIAR UNA FORMULA CON UNA REFERENCIA DE CELDA RELATIVA:

Como observaste en el gráfico anterior la celda relativa es aquella en la que tanto la columna como la fila son
variables y van a cambiar tomando el valor de la referencia de celda siguiente.
 Retomando el ejemplo anterior, haz clic sobre la celda donde se encuentra la suma de los números
correspondientes al mes de ENERO, o sea en la Celda B8.
 Ubicando el puntero del mouse en la esquina inferior de dicha
celda, espera que aparezca el controlador de relleno, semejante
a un signo +, a continuación arrastre el controlador de manera
horizontal hasta el mes de MAYO o celda F8 y suéltelo.
 Observa que todas las celdas adyacentes, le han sido copiada
las fórmulas en forma relativa, para evitar que copies la misma
fórmula otra vez. 
 Si te das cuenta, cada celda contiene la fórmula, pero con los rangos diferentes de cada columna, esto
puedes hacerlo observando la barra de fórmulas que te los va mostrando a medida que
vas pasando por cada celda.

ACTIVIDADES: 1. realiza los mismos pasos para obtener los totales por servicio, esta vez la copia la vas a
realizar hacia abajo con el controlador de relleno, desde G2 hasta G8.
2. En la hoja de ejemplo2 a partir de la celda A18, escribe
los datos como lo observas en la gráfica, obtén la fórmula
del valor de AUMENTO del 20% del precio inicial,
multiplicando el COSTO, para el primer caso es la celda
B18 multiplicada por el 20% en celda C18, de la siguiente
manera: =B18*20%, una vez escrita la fórmula copia dicha
fórmula según lo aprendido, para el caso de NUEVO
VALOR, suma COSTO + AUMENTO, en la celda D18 escribe:
=B18+C18 y repite el proceso de copiado. Obtén el total de
todas las columnas con AUTOSUMA.

2.2.2. CREAR Y COPIAR UNA FORMULA CON UNA REFERENCIA DE CELDA ABSOLUTA:
Como está en la gráfica, una referencia de celda absoluta es aquella que contiene en su estructura un elemento
o dirección de celda (fila y columna) que debe permanecer constante. Si quieres convertir una celda relativa a
una celda absoluta debes escribir el comodín de signo pesos $
antes del componente (fila y columna), por ejemplo $A$1,
que hará siempre referencia a dicha celda, permaneciendo
inamovible para cuando se quiera copiar una referencia de
celda. Sigue estos pasos para aplicar el tema:
 En el mismo ejercicio que se lleva, ahora escribe en E17,
POR.AUMENT (que significa porcentaje de aumento
abreviado). Se trata de obtener el porcentaje aumentado
de los electrodomésticos de manera individual, con base

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 Excel Básico

al total general que se encuentra en la celda D25 que representa el 100% del total de los
electrodomésticos para así obtener el porcentaje individual de cada electrodoméstico por ejemplo para el
caso de la nevera, la celda D18 contiene el nuevo valor de la nevera (899400) y la celda D25 contiene el
total general de todos los electrodomésticos (3084960) o sea el 100%. En la celda E18 escribe la fórmula
que vas a utilizar, incluyendo los signos pesos $ de la referencia de celda absoluta para hacerla constante
de la siguiente forma: =D18/$D$25. Y presiona Enter (observa la gráfica)
 Este resultado aparece en decimales (0,29154…), regresa a la celda E18 y antes de copiar la formula,
presiona el botón Estilo porcentual de la ficha Inicio, para observar el nuevo
formato en porcentaje (29%), que viene siendo el porcentaje de aumento.
 Para copiar dicha fórmula absoluta, realiza los mismos pasos arrastrando con el
controlador de relleno hacia abajo hasta la celda E25, este total general será el 100%.
 Observa los resultados que solo se ajustan a la fórmula original, para adaptarse a la
posición, utilizando la referencia de celda absoluta en cada fórmula, es decir la
primera parte de la fórmula es relativa porque va cambiando a medida que se copia la
fórmula, pero la segunda parte después del operador de división(/) se mantuvo
constante en las demás celdas donde se copió dicha fórmula por los signos pesos $.

ACTIVIDAD: Realiza este procedimiento para el ejercicio de los servicios públicos que se encuentra en la hoja
con etiqueta Ejemplo3, agrega el título de columna PORCENTAJE en la celda H1 y obtengas el porcentaje de
gastos por servicios.

2.2.3. CREAR Y COPIAR UNA FORMULA CON UNA REFERENCIA DE CELDA MIXTA: Referido a que alguna de
las dos partes de la referencia de celda (fila o columna) permanecerá absoluta y la otra relativa, como lo
muestra la tabla anterior. Si quieres convertir una celda de referencia relativa a una mixta, debes colocar el
signo $ ya sea en la columna o en la fila correspondiente a la que quieres convertir absoluta. Por Ejemplo: $A1,
aquí la columna es absoluta y la fila relativa; A$1, aquí la columna es relativa y la fila es absoluta. En la hoja con
etiqueta Ejemplo4, realiza la siguiente tabla de datos, como aparece en la gráfica:

 Escribe la fórmula en la celda B4, tal cual como aparece en la barra de fórmula con el signo $, =A4*B$3 y
presiona Enter.
 Copia la fórmula hacia abajo con los métodos aprendidos, observarás que solo se ajusta la parte de la
fórmula original que no contiene un signo $.
Nota: Si al realizar la formula con algún porcentaje, el resultado se
muestra con formato de porcentaje, debes borrar el formato que
aparece, haciendo clic en el botón Borrar del recuadro Modificar y
seleccionar Borrar formatos
ACTIVIDAD: Copia las fórmulas que hacen falta en las siguientes
columnas de porcentaje, utilizando los mismos pasos del tema anterior.

2.2.4. COMO OBTENER PORCENTAJES: En los distintos procedimientos que

realizaremos a lo largo de la temática del libro de Excel, nos vamos a tropezar con
ejercicios o enunciados donde hay que obtener porcentajes ya sea para aumentar o para descontar. El obtener
un porcentaje es un procedimiento en que se basa en sacar una porción de valor de un valor total, pero esto no
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 Excel Básico

quiere decir que sea para aumentar o para restar. Con ese valor obtenido y unido con otro valor de otra celda
se puede definir si es para sumar o restar de acuerdo con el enunciado o la lógica del ejercicio. Sea este el
momento para adquirir destreza para obtenerlos sin dificultad.

2.2.4.1. FORMAS PARA OBTENER PORCENTAJES: Existen muchas formas de obtener porcentajes, aquí se les
va explicar las más utilizadas, producto de su simplicidad para obtenerlas:

1. El valor en referencia a obtener el porcentaje se debe encontrar en una celda específica a la fórmula de
obtención del porcentaje en el ejemplo en A2, para este caso vamos a sacar el porcentaje del 5%, veamos las
cuatro formas:

 En el primer caso se obtiene el porcentaje multiplicando

directamente la celda A2 (1000000) por el 5%, su resultado para
aumentar sería 105000 y para descontar sería 95000, con las
fórmulas =A2+B2 para aumentar, y =A2-B2 para restar escrita en la
celda C2. Se copia la fórmula a las demás celdas, arrastrándolo con
los métodos aprendidos, si el valor siguiente al referenciado se le tiene que sacar el mismo porcentaje.
 En el segundo caso se obtiene el porcentaje multiplicando
directamente la celda A2 (1000000) por el número decimal 0,05,
teniendo en cuenta que para números decimales inferiores a 10, se
le antepone un cero (0) después de la coma decimal y si es superior
a 10 no. Ejemplo (0,20) su resultado para aumentar sería 105000
y para descontar sería 95000, con las fórmulas =A2+B2 para aumentar, y =A2-B2 para restar escrita en la
celda C2. Se copia la fórmula a las demás celdas, arrastrándolo con los métodos aprendidos, si el valor
siguiente al referenciado se le tiene que sacar el mismo porcentaje.
 En el tercer caso se obtiene el porcentaje multiplicando
directamente la celda A2 (1000000) por 5 y dividiéndolo entre
100, su resultado para aumentar sería 105000 y para descontar
sería 95000, con las fórmulas =A2+B2 para aumentar, y =A2-B2
para restar escrita en la celda C2. Se copia la fórmula a las demás
celdas, arrastrándolo con los métodos aprendidos, si el valor siguiente al referenciado se le tiene que sacar
el mismo porcentaje.
 En el cuarto caso se obtiene el porcentaje multiplicando
directamente la celda A2 (1000000) por la referencia de celda
B$1 donde se encuentra el valor de 5%, su resultado para
aumentar sería 105000 y para descontar sería 95000, con las
fórmulas =A2+B2 para aumentar, y =A2-B2 para restar escrita en
la celda C2. Acuérdate que si el comodín se encuentra después de la letra, la copia de la formula se realiza
hacia abajo y si está antes de la letra la copia de la formula se realiza de manera horizontal.

2. Hay otras cuatro formas para obtener el resultado de aumento o descuento con el porcentaje de descuento
incluido sin tener que hacerla en una tercera columna. Veamos los procedimientos:
 En primer caso para aumentar se puede utilizar las cuatro formas de
obtener porcentaje aprendidas en el tema anterior, pero a la vez
sumándoselo a la referencia de celda que se le está realizando el
aumento. Copia la fórmula a las demás celdas si es necesario.
 En segundo caso para restar se puede utilizar las cuatro formas de
obtener porcentaje aprendidas en el tema anterior, pero a la vez
restándoselo a la referencia de celda que se le está realizando el
aumento. Copia la fórmula a las demás celdas si es necesario.
 En el tercer caso para aumentar se le agrega el residuo de porcentaje al
100%, o sea en este ejemplo, sería 105%, al decimal 1,05, para el caso de
la división 105 sobre 100. Aquí el resultado será 105000, copia la
fórmula si es necesario
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 Excel Básico

 En el cuarto caso para restar se le quita el residuo de porcentaje al 100%,

o sea en este ejemplo, sería 95%, al decimal 0,95, para el caso de la
división 95 sobre 100. Aquí el resultado será 95000, copia la fórmula si
es necesario.

TALLER: Elabora una tabla en la hoja de etiqueta Ejercicios con las siguientes especificaciones: El ejercicio
consiste en que los estudiantes de cualquier grado, pueden matricularse para realizar un curso de inglés, y que
su matrícula tiene un 20% de descuento de acuerdo al grado en que este el alumno y un costo adicional por el
material didáctico a emplear. Se debe obtener el valor total a pagar de 10 estudiantes matriculados
incluyendo el descuento y el material didáctico. Crea los campos y escribes los nombres y valores que
observas en la gráfica a partir de la celda A3

1. Obtener el valor del 15% de descuento de la columna 15% por concepto de matrícula, con una fórmula
matemática. Copia dicha fórmula Relativamente a las demás celdas.
2. Obtener el total a pagar en la columna TOTAL, sumando el valor de la MATRÍCULA y el valor del
MATERIAL para luego restarle el resultado obtenido del descuento de la columna 15%
3. Obtener todos los totales de las columnas MATRÍCULA, DESCUENTO, MATERIAL Y TOTAL con el botón
Autosuma al final de cada columna.
4. En la columna PORCENTAJE aplícale desde la celda G4, la fórmula con celda de referencia absoluta que
obtiene el porcentaje y cámbiale el formato decimales por el de porcentaje %.
5. Graba los cambios una vez hayas concluido.

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 Excel Básico

EN ESTA UNIDAD

COMPETENCIAS

3. UNIDAD 3: LABORES DE EDICION Y FORMATO

3.1. ORDENAR LISTA DE DATOS
3.2. ASIGNAR FORMATOS A LOS NUMEROS
3.3. INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS
3.3.1. INSERTAR CELDAS EN BLANCO EN UNA HOJA DE CALCULO
3.3.2. INSERTAR FILAS EN U UNA HOJA DE CALCULO
3.3.3. INSERTAR COLUMNAS EN UNA HOJA DE CALCULO
3.3.4. ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS
3.4. CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS:
3.4.1. TAMAÑO DE LA CELDA
3.4.1.1. ALTO DE FILA:
3.4.2. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS, COLUMNAS U HOJAS:
3.4.2.1. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS
3.4.2.2. OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS
3.4.2.3. OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS
3.4.2.4. PROTEGER HOJAS Y BLOQUEAR CELDAS
3.5. CENTRAR FRASES DENTRO DE VARIAS CELDAS
3.6. COPIAR Y MOVER DATOS
3.6.1. COPIAR DATOS
3.6.2. MOVER DATOS
3.7. DAR FORMATO A UNA TABLA DE EXCEL
3.7.1. SELECCIONAR UN ESTILO DE TABLA
3.7.2. FILTROS CON EL ESTILO DE TABLA
3.7.3. QUITAR FILTROS Y CONVERTIR TABLA EN RANGO
3.7.4. FORMATO CONDICIONAL
3.7.5. BORRAR FORMATOS
3.8. OPERACIONES DE AUTORELLENO
3.8.1. GENERAR LISTA PERSONALIZADA DE AUTO RELLENO
3.9. APLICAR FILTROS

COMPETENCIAS

 Diseña una hoja de cálculo mediante la combinación de celdas, el estilo, el formato condicional para
adecuar una presentación de acuerdo con las necesidades.
 Inserta o elimina celdas, filas y columnas para mejorar el aspecto de la tabla, cuando sea necesario.
 Da formato a los números, y aplica estilos para darle una mejor presentación a la tabla realizada en Excel.
 Genera listas personalizadas de autorelleno para facilitar labores repetitivas o que se ejecutan
cotidianamente.

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 Excel Básico

UNIDAD 3: LABORES DE EDICION Y FORMATO

3.1. ORDENAR LISTAS DE DATOS: Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que
desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos
de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a
comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más
eficaces. El ordenamiento puede ser de forma ascendente, es decir de menor a mayor o de la A a la Z y el orden
descendente es de mayor a menor o de la Z a la A. Para hacer un ordenamiento realiza los siguientes pasos.

 Crea una hoja de etiqueta Ejemplo5 , llena los datos que aparecen en el recuadro 
 Haz clic en cualquier celda de la lista de países
 En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en
Ordenar y filtrar.
 Siga uno de los procedimientos siguientes:
o Para ordenar en orden alfanumérico ascendente,
haga clic en Ordenar de A a Z.
o Para ordenar en orden alfanumérico descendente,
haga clic en Ordenar de Z a A.
 Escoge Ordenar de A a Z, los países aparecerán en orden
ascendente.

3.2. ASIGNAR FORMATOS A LOS NÚMEROS: El formato de los números son características específicas de la
presentación de estos en las celdas, tales como, posiciones decimales, separadores de miles y la manera como
se muestran los números negativos.
 Debajo de la lista de países a partir de la
celda A13, coloca los siguientes datos que
aparecen en el recuadro y selecciona el rango
desde B14:B19
 En la ficha Inicio y en el grupo Números, haz
clic en la flecha del botón Formato de
número, donde se observa:
al desplegarla en el final
de la lista selecciona Mas formato de
número…, en el recuadro Formato de
celdas, selecciona la categoría Número, en

posiciones decimales
selecciona 2.
 Activa la casilla
de verificación Usar
separador de miles y
clic en el botón
Aceptar.
Haz clic fuera del rango
seleccionado y podrás
observar el nuevo
formato de los números:
Sugerencia: También
puedes escoger de una
vez la opción Número
que se encuentra en la lista del recuadro Formato de Celdas.

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 Excel Básico

ACTIVIDAD 1: Con ese mismo rango de datos prueba presionar los demás botones
que se encuentran en el recuadro Número de la ficha Inicio, prueba ampliar o
reducir decimales. Describe en las líneas siguientes la respectiva funcionalidad de
todas las opciones que conforman la mini barra Número y aplica cual sería la ideal
de todas estas, para este rango que habla de cantidades de artículos y no monetarios.

ACTIVIDAD 2: Busca en todos los ejemplos y ejercicios anteriores, que tipo de formato de números le
corresponde a los datos numéricos de dichos rangos y asígnaselos siguiendo los mismos pasos del ejemplo
anterior. Si es monetario el formato debe ser $ y así sucesivamente.

3.3. INSERTAR O ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS: Puede insertar celdas en blanco por encima o a la
izquierda de la celda activa de una hoja de cálculo, desplazando hacia abajo las demás celdas de la misma
columna o hacia la derecha las de la misma fila. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila y
columnas a la izquierda de una columna. También puede eliminar celdas, filas y columnas.

3.3.1. INSERTAR CELDAS EN BLANCO EN UNA HOJA DE CÁLCULO

1. Seleccione la celda o el rango de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en
blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para
insertar seis celdas en blanco en el ejemplo que llevamos, debe seleccionar seis celdas a
partir de la celda A15 hasta B18.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto
a Insertar y, después, en Insertar celdas. SUGERENCIA También
puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en las celdas
seleccionadas y, a continuación, hacer clic en Insertar en el menú
contextual. En el cuadro de diálogo Insertar, haga clic en la dirección en
la que desea desplazar las celdas circundantes, escoge la segunda opción
Desplazar las celda hacía abajo. Llene las celdas vacías con más
elementos de la lista de útiles escolares, así como sus respectivas
cantidades

NOTA Por tanto, cuando se insertan celdas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la
inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas. Lo mismo ocurre con la
eliminación de celdas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada. Si
desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las
fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales.

Puede insertar celdas que contengan datos y fórmulas copiándolas o cortándolas, para después hacer clic
con el botón secundario del mouse en el punto donde desea pegarlas y, a continuación, elegir Insertar
celdas copiadas o Insertar celdas cortadas en el menú contextual.
Sugerencias: Para repetir rápidamente la acción de insertar una celda, haga clic en la ubicación donde
desea insertar la celda y, a continuación, presione CTRL+Y. Si la celda tiene algún formato aplicado, puede
utilizar Opciones de inserción para elegir el formato de las celdas insertadas.

3.3.2. INSERTAR FILAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
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 Excel Básico

 Para insertar una única fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella
en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 5, haga clic
en una celda de la fila 5.
 Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas.
Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres nuevas filas, es
necesario seleccionar tres filas.
 Para insertar filas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona las filas no
adyacentes.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a
Insertar y, después, en Insertar filas de hoja. SUGERENCIA También puede
hacer clic con el botón secundario del mouse en las filas seleccionadas y, a
continuación, hacer clic en el comando Insertar del menú
contextual. NOTA Cuando se insertan filas en la hoja de cálculo, todas las
referencias afectadas por la inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como
absolutas. Lo mismo ocurre con la eliminación de filas, excepto cuando una fórmula hace referencia
directamente a una celda eliminada. Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es
conveniente utilizar referencias de rango en las fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar
celdas individuales.
Sugerencias: Para repetir rápidamente la acción de insertar una fila, haga clic en el lugar donde desea insertar
la fila y, a continuación, presione CTRL+Y. Si las filas tienen aplicado un formato, puede utilizar las Opciones
de inserción para elegir el formato de las filas insertadas.

ACTIVIDADES: en la fila 1 inserta una fila y colócale título a la celda A1 de Países y a la celda B1 Habitantes,
inserta otras dos filas adyacentes en las filas 12 y 13. Llena los datos correspondientes a los habitantes

3.3.3. INSERTAR COLUMNAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO:

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

 Para insertar una única columna, seleccione la columna o una celda de la columna situada
inmediatamente a la derecha de la posición en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo,
para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna B, haga clic en una celda de la columna B.
 Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la
posición en la que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que
desea insertar. Por ejemplo, para insertar tres columnas nuevas, deberá seleccionar tres columnas.
 Para insertar columnas no adyacentes, mantenga presionada tecla CTRL mientras selecciona columnas
no adyacentes.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a

Insertar y, después, en Insertar columnas de hoja. SUGERENCIA También
puede hacer clic con el botón secundario del mouse en las celdas seleccionadas y, a
continuación, hacer clic en Insertar en el menú contextual.
NOTA Por tanto, cuando se insertan columnas en la hoja de cálculo, todas las referencias afectadas por la
inserción se ajustan en consecuencia, tanto si son referencias relativas como absolutas. Lo mismo ocurre con
la eliminación de columnas, excepto cuando una fórmula hace referencia directamente a una celda eliminada.
Si desea que las referencias se ajusten automáticamente, es conveniente utilizar referencias de rango en las
fórmulas que sean apropiadas, en lugar de especificar celdas individuales. Sugerencias: Para repetir
rápidamente la acción de insertar una columna, haga clic en el lugar donde desea insertar la columna y, a
continuación, presione CTRL+Y. Si las columnas tienen aplicado algún formato, puede utilizar las Opciones de
inserción para establecer el formato.
ACTIVIDAD: inserta una columna en la letra B, y colócale el título de Idioma, llena las celdas con los distintos
idiomas de los países, la tabla de útiles escolares, las cantidades se movieron una columna, ¿Qué pasos harías
para volver a juntarlos?

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 Excel Básico

3.3.4. ELIMINAR CELDAS, FILAS O COLUMNAS

1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los procedimientos
siguientes:
Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto
a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar celdas. Para eliminar
filas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a
continuación, haga clic en Eliminar filas de hoja. Para eliminar columnas
seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a
continuación, haga clic en Eliminar columnas de hoja. SUGERENCIA También puede hacer clic con el
botón secundario del mouse en una selección de celdas, filas o columnas, hacer clic en el comando
Eliminar del menú contextual y, a continuación, hacer clic en la opción que desee usar. Si va a eliminar una
celda o un rango de celdas, haga clic en Desplazar las celdas hacia la izquierda, Desplazar las celdas
hacia arriba, Toda la fila o Toda la columna en el cuadro de diálogo Eliminar. Si va a eliminar filas o
columnas, otras filas o columnas se desplazarán automáticamente hacia a arriba o hacia la izquierda.
Sugerencias: Para repetir rápidamente celdas, filas o columnas, seleccione las celdas, filas o columnas
siguientes y, a continuación, presione CTRL+Y. Si es necesario, puede restaurar inmediatamente datos
eliminados. En el menú de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Deshacer Eliminar o
presione CTRL+Z.
NOTAS Presionando SUPR sólo se elimina el contenido de las celdas seleccionadas, no las propias celdas.
Microsoft Office Excel mantiene actualizadas las fórmulas ajustando las referencias a las celdas desplazadas
para que reflejen sus nuevas ubicaciones. Sin embargo, una fórmula que haga referencia a una celda eliminada
mostrará el valor de error #¡REF!.

ACTIVIDADES: En los ejemplos anteriores del archivo que llevamos de ejemplo inserta o elimina celdas, filas o
columnas, donde fuere necesario. Explique en las siguientes líneas que otras acciones se pueden realizar en las
opciones Insertar, Eliminar que encuentran de la mini barra Celdas:

3.4. CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS: Con estas opciones puedes cambiar el alto de las filas o el
ancho de las columnas, además organiza tus hojas, o las puedes proteger, además de ocultar las celdas, filas o
columnas de tus hojas de cálculos.

3.4.1. TAMAÑO DE LA CELDA: La celda puede ser modificada, tanto en su alto cuando se trata de una fila o en
su ancho cuando se trata de una columna. Puedes utilizar su valor predeterminado de tamaño o modificarlos
para que sean o más pequeños o más grandes. En este tema solo no vamos a referir al alto de celda para las
filas, porque ya el de las columnas fue explicado en un tema anterior.

3.4.1.1. ALTO DE FILA: Para modificar el alto de fila, realiza los

siguientes pasos:
1. Seleccione las celdas o filas que desea modificar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, en la opción de Formato
despliegue el triángulo de dicha opción y haga
clic en la opción Alto de fila, en el recuadro en
el que aparece el ancho por defecto 15,
escriba un número para el alto ideal que anda
buscando y luego presione Aceptar.
3.
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 Excel Básico

4. Nota: También el alto de altura lo puede realizar de manera manual,

trasladando el puntero de mouse al número de la fila al cual le va cambiar su
altura, cuando éste cambie de forma a una cruz con puntas verticales, haga clic
sostenido y arrastre hacia donde quiere ampliar o reducir la fila.
3.4.2. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS, COLUMNAS U HOJAS: Puede ocultar y mostrar filas, columnas u hojas
que no desee que otro usuario las observe, así como también las puede mostrar más adelante, siga estos pasos
para cada elemento.

3.4.2.1. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS: Para ocultar una fila o varias filas, seleccione primero la fila o las filas a
ocultar.
 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, en la
opción de Formato despliegue el triángulo
de dicha opción y descienda hasta la opción
Ocultar y mostrar, allí inmediatamente se
despliega otra persiana y haga clic en la
opción Ocultar filas.
 De manera automática se oculta dicha fila o
filas seleccionadas.
 Para mostrar la fila oculta, debe primero
seleccionar las filas que se encuentran
adyacentes a la oculta y seguir los mismos pasos, como si fuera ocultarlo, solo que esta vez, seleccione
Mostrar Filas.
Nota: También puede realizar este procedimiento, seleccionado la(s) fila(s) a ocultar y mostrar, a continuación
presione el botón secundario del mouse y en la persiana que se despliega seleccione Ocultar o Mostrar.

3.4.2.2. OCULTAR Y MOSTRAR COLUMNAS: Para ocultar una columna o varias de ellas, seleccione primero
la(s) columna(s) a ocultar.
 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, en la opción de Formato despliegue el triángulo de dicha opción y
descienda hasta la opción Ocultar y mostrar, allí inmediatamente se despliega otra persiana y haga clic en
la opción Ocultar columnas.
 De manera automática se oculta dicha(s) columna(s) seleccionada(s).
 Para mostrar la columna oculta, debe primero seleccionar las columnas que se encuentran adyacentes a la
oculta y seguir los mismos pasos, como si fuera ocultarlo, solo que esta vez, seleccione Mostrar columnas.
Nota: También puede realizar este procedimiento, seleccionado la(s) columna(s) a ocultar y mostrar, a
continuación presione el botón secundario del mouse y en la persiana que se despliega seleccione Ocultar o
Mostrar.

3.4.2.3. OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS: Para ocultar la hoja solo debe estar ubicado en cualquier celda de la
hoja a ocultar.
 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, en la opción de
Formato despliegue el triángulo de dicha opción y
descienda hasta la opción Ocultar y mostrar, allí
inmediatamente se despliega otra persiana y haga clic en
la opción Ocultar hoja.
 De manera automática se oculta dicha hoja.
 Para mostrar la hoja oculta, siga los mismos pasos, como
si fuera ocultarlo, solo que esta vez, seleccione Mostrar
hoja... se despliega el cuadro Mostrar seleccione la hoja
y presione Aceptar.

Nota: También puede realizar este procedimiento, seleccionado la hoja a ocultar y mostrar, a continuación
presione el botón secundario del mouse y en la persiana que se despliega seleccione Ocultar o Mostrar.

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 Excel Básico

ACTIVIDAD: Explora la sección Organizar hojas del botón Formato, describe en las líneas siguientes las
acciones que se pueden realizar con esta sección y después las aplica en tu documento de aplicación.

3.4.2.4. PROTEGER HOJAS Y BLOQUEAR CELDAS: Impiden que se realicen cambios no deseados en los datos
de una hoja, especificando la información que se puede cambiar. Por ejemplo, puede impedir que otros editen
celdas bloqueadas o cambien el formato del documento. Puede especificar una contraseña para desproteger la
hoja y permitir esos cambios.
IMPORTANTE La protección de elementos del libro u hoja no debe confundirse con la seguridad mediante
contraseña de nivel de libro. La protección de elementos no protege un libro frente a usuarios
malintencionados. Siga estos pasos para bloquear hoja o celdas:

 En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, en la opción de

Formato despliegue el triángulo de dicha opción y
descienda hasta la sección Protección, allí seleccione la
opción Proteger hoja… se despliega el cuadro de diálogo
Proteger hoja. 
 Si quiere puede escribir una contraseña para desproteger la
hoja, que le va pedir cuando ya la haya protegido.
 Seleccione las casillas para que los usuarios en su hoja de
cálculo no puedan realizar modificaciones. Por defecto se
encuentran bloqueadas y desbloqueadas las celdas, el resto
de opciones para bloquear es opcional para cada tipo de
usuario.
 Presione el botón Aceptar y dicha hoja como sus celdas
estarán bloqueadas hasta que el usuario las desbloquee.
NOTA: Recuerda que las celdas solo la puedes bloquear, si la
hoja a la que vas a bloquear las celdas, está protegida.

3.5. CENTRAR FRASES DENTRO DE VARIAS CELDAS: A veces es necesario centrar frases o títulos dentro de
varias celdas, para mejorar el documento, estas frases se pueden centrar ya sea de manera horizontal con la
fila o vertical con las columnas. Por ejemplo, para ubicar un título dentro de 2 o más celdas adyacentes, realiza
los siguientes pasos.
 En la hoja con etiqueta ejemplo4, encontrarás un título TABLA
DE PORCENTAJES DE COMISION, si no la tienes escríbela desde
la celda A1. Y como te darás cuenta, este título, ocupa varias
celdas.
 Selecciona las celdas desde la columna A donde aparece el título,
hasta la columna F, que viene siendo la última columna que
conforma la tabla, o sea desde A1 hasta F1.
 Haz clic en el botón Combinar y Centrar del recuadro
alineación que pertenece a la ficha Inicio y notarás que las
celdas se combinaron en una celda y la frase se ha centrado entre el rango de celdas que conforman la
tabla.

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 Excel Básico

ACTIVIDAD: Coloca títulos a las demás tablas de datos elaboradas anteriormente y realiza el proceso que
aprendiste para combinar y centrar los títulos dentro de varias celdas. Describe en las siguientes líneas la
funcionalidad de los otros botones de alineación que no se han explicado.

3.6. COPIAR Y MOVER DATOS: Esta es una labor de edición que permite duplicar o trasladar datos a otro
lugar de la hoja actual o a otra hoja distinta.
3.6.1. COPIAR DATOS: La operación copiar datos consiste en duplicarlos en otro rango de celdas de la misma
hoja de trabajo, en otra hoja de trabajo o en un archivo diferente.
 Utiliza el ejemplo de la hoja con etiqueta ejemplo3, la de los gastos de servicios públicos. Selecciona el
rango desde A2 hasta H2 o sea desde Servicio hasta Porcentaje.
 Presiona el botón Copiar del recuadro Portapapeles en la ficha Inicio. A continuación ubica la celda
A12, donde deseas pegar los datos copiados y luego haz clic en el botón Pegar de la ficha Inicio. Notarás
que se duplicó el rango de celdas en el nuevo lugar.
 Haz clic fuera del rango demarcado para quitar la selección y presiona la tecla ESC para quitar la selección.
3.6.2. MOVER DATOS: La operación mover datos consiste en trasladarlos en otro rango de celdas de la misma
hoja de trabajo, en otra hoja de trabajo o en un archivo diferente.
 Utiliza el ejemplo de la hoja con etiqueta ejemplo3, la de los gastos de servicios públicos. Selecciona el
rango desde A3 hasta H9 o sea desde Luz hasta 100%.
 Presiona el botón Cortar del recuadro Portapapeles en la ficha Inicio. A continuación ubica la celda
A13, donde deseas pegar los datos copiados y luego haz clic en el botón Pegar de la ficha Inicio. Notarás
que se trasladó el rango de celdas al nuevo lugar. Haz clic fuera del rango demarcado para quitar la
selección
ACTIVIDAD: ¿Qué procesos emplearías para dejar la tabla tal cual como estaba, volviéndola a mover? Explica
el proceso empleado en estas líneas.

3.7. DAR FORMATO A UNA TABLA DE EXCEL: Es importante darle una

buena presentación a la tabla de datos, ya que de esto depende que los
informes impresos sean entendibles por el usuario final. Recuerda todo
rango al que se le vaya aplicar un formato debe estar previamente
seleccionado. Para aplicar este tema, utiliza la hoja de etiqueta Ejemplo1 o
donde tengas la factura de ejemplo. Aplica los formatos siguientes, para que
quede tal cual como se aprecia en la gráfica.
 El título, el NIT y la dirección; deben estar centrado o ajustado a la tabla
con el botón Combinar y Centrar
 Selecciona el título y presiona los botones negrita y cursiva del
recuadro Fuente de la ficha Inicio. Tamaño de fuente: 12, Color de
fuente : Rojo
 Al NIT y la dirección, también en negrita y color de relleno :
Amarillo.
 Los títulos de las columnas en Negrita y Centrado .
 Selecciona el rango D5:E17 y presiona el botón Estilo Moneda

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 Excel Básico

ACTIVIDADES: Aplica distintos formatos de presentación a todas las tablas de datos que tengas en tu libro o
archivo. Recuerda que si los valores se representan como monetarios le aplicas formato Moneda, si son
números, tú decides que cantidad de decimales le colocas, y así sucesivamente con todas las tablas elaboradas.

3.7.1. SELECCIONAR UN ESTILO DE TABLA: Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de
tabla (o estilos rápidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato rápidamente a una tabla. Si los
estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla
personalizado. Aunque sólo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier
estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos. Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla
seleccionando opciones de estilos rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de
totales, la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas.
1. En la hoja de cálculo de etiqueta ejemplo3, seleccione el rango de celdas
A2:H9 al que desea aplicar rápidamente el formato de tabla. Recuerde solo
marque el rango de la tabla especificada y no los rangos donde haya títulos,
direcciones, etc.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como
tabla.
3. En la persiana desplegada, elija los distintos estilos que se encuentran en las secciones: Claro, Medio u
Oscuro, haga clic en el estilo de tabla que desea utilizar.
4. En el recuadro Dar formato como tabla, verifique el rango dado en
¿Dónde están los datos de la tabla? y que el símbolo de verificación
este activado en La tabla tiene encabezados. para mostrar los
encabezados o nombres de campos. Presione Aceptar.
5. Haga clic afuera de la selección y notará el nuevo estilo asignado a su
tabla.
 SUGERENCIA Ten en cuenta aplicar estos formatos a las tablas, cuando hayas terminado con todas las
operaciones de cálculos aplicados en formulas, porque al momento que ya lo hayas hecho y quieras
modificar o colocar una nueva fórmula, las observarás de manera distinta y más complicadas para ti al
momento de aplicarlas. Para volverlas a ver las fórmulas de manera original, tienes que convertir la tabla
en rango, como se explicará en los temas siguientes.
ACTIVIDADES: Aplica distintos estilos de tabla a todas las tablas que tienes en la hoja de trabajo o tus
distintos archivos.

3.7.2. FILTROS CON EL ESTILO DE TABLA: Al seleccionar un estilo de tabla predeterminado de manera
automática se dejan observar en el encabezado de cada columna unos botones para desplegar , el cual sirven
para filtrar información específica de lo que quieras mostrar en la tabla. Por ejemplo puedes organizar la
información de manera alfabética, de menor a mayor o viceversa, por color, filtros por texto o por números.

 Haz clic en algún botón de los encabezados de cada columna de tu documento.

 Si la columna donde has hecho clic son de datos alfabéticos puedes organizar la información de manera
alfabética de la A a la Z o viceversa, puedes organizar por color y puedes filtrar por texto.
 Si la columna donde has hecho clic son de datos numéricos puedes organizar la información de manera
numérica de mayor a menor o viceversa, puedes organizar por color y puedes filtrar por números.

3.7.3. QUITAR FILTROS Y CONVERTIR TABLA EN RANGO: Al momento de seguir haciendo operaciones o
formulas con la tabla, a veces es más fácil trabajar con ella, sin que estorben los filtros y el estilo aplicado a la
tabla, porque ello hace que las operaciones que se realicen, no se noten enredada en la barra de fórmulas
donde se muestran. Para quitar los filtros de tu tabla y convertir dicha tabla en rangos normales haz lo
siguiente:
 Ubíquese en algún lugar de la tabla a la que desee convertir en rango. En la barra Herramientas de tabla
que debe mostrarse activa si se encuentra alguna celda de la tabla seleccionada como en la imagen:

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 Excel Básico

 En el cuadro Herramientas, selecciona la opción

Convertir en rango y seleccione Si a la pregunta ¿Desea
convertir la tabla en rango normal?
 Así ya puede ir realizando más operaciones con fórmulas.

ACTIVIDAD: Explica en las líneas siguientes que otras operaciones se pueden realizar con la barra
Herramientas de tabla en las opciones Propiedades, Herramientas, Datos externos de la tabla y
Opciones de estilos de tablas.

3.7.4. FORMATO CONDICIONAL: Mediante el formato

condicional puedes asignar diversos atributos que te permiten
identificar fácilmente los datos que cumplen con criterios o
condiciones específicas. Aplica este tema en la hoja de etiqueta
Ejemplo5
 Selecciona el rango D2:D11, donde se encuentran los
habitantes de los distintos países.
 Selecciona el triangulito del botón Formato condicional
de la ficha Inicio, al desplegarse, selecciona Resaltar
reglas de celdas y haz clic sobre Es menor que…
 En el recuadro Es menor que, cambia el número que el
sugiere por el deseado por ti, en este caso 30000000 y en el
recuadro Con, selecciona el relleno de tu gusto, aquí
selecciona Relleno rojo claro con texto rojo oscuro,
luego presionas Aceptar. Notarás que solo se resaltarán
aquellos que cumplen con la condición mencionada.

ACTIVIDAD: Explica las otras opciones que existen en los

formatos condicionales: Resaltar reglas de celdas, Reglas
superiores e inferiores, Barras de datos, Escalas de color y
conjuntos de iconos.

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 Excel Básico

3.7.5. BORRAR FORMATOS: Los diferentes estilos y formatos (Fuente, Tamaño,

Monetario, Porcentual, autoformatos, etc.) aplicados a una tabla de datos son
factibles de eliminación sin afectar su contenido real; hay que tener en cuenta que lo
que se borra es el estilo o formato aplicado a la celda y no su contenido.
 Para borrar por ejemplo el estilo de tabla que le aplicaron a la hoja de cálculo de
etiqueta ejemplo3, seleccione el rango de celdas A2:H9 al que desea quitarle el
formato de tabla.
 Presiona el triangulito del botón Borrar que se encuentra en el recuadro
Modificar de la ficha Inicio. Al desplegarse la lista selecciona Borrar formatos.
 Haz clic fuera de la selección y notarás que la tabla de datos, estará sin ningún formato preestablecido.
Recuerda que si quieres restaurar los formatos puedes presionar la combinación de teclas CTRL+Z.

NOTA: Generalmente cuando le colocas directamente al valor digitado en la celda el signo

de porcentaje (15%), al presionar Enter el formato de porcentaje se copia
automáticamente a la siguiente celda y si es de fórmula al copiar hacia todas las celdas,
todas estas saldrán con formato %, confundiéndote con los datos esperados como
resultado. Para solucionarlo aplica los pasos aprendidos para borrar este tipo de formato.

3.8. OPERACIONES DE AUTORELLENO: Para escribir datos de forma rápida, puede configurar Microsoft
Office Excel de manera que repita los datos o puede rellenar los datos de manera automática. Se puede utilizar
el comando Rellenar para rellenar datos en las celdas de una hoja de cálculo. También se puede configurar
Excel para que continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o
períodos de tiempo, en función de un modelo establecido. Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos
de series de datos, seleccione las celdas y arrastre el controlador de relleno .
 En la hoja Ejemplo5 en la celda F1 escribe Meses y en G1 escribes Números. En la
celda debajo de meses en F2 escribe Enero. Coloca el puntero del Mouse sobre el
controlador de relleno del mes de enero, es decir en la esquina inferior derecha de
la celda. Cuando se transforme en una cruz, haz clic sostenido arrastrando hacia abajo
hasta la celda F13, notarás que a medida que bajas, van saliendo al lado derecho de la
celda los meses correspondientes hasta diciembre. Suelta el botón del mouse y
aparecerá la lista. Nota: Dentro de las listas preestablecidas solo se encuentran la de los
meses y los días de la semana en palabras completas o abreviadas, en español o inglés.

 Para los números secuenciales, en la celda G2 escribe el

número 100, haz clic con el botón derecho o secundario
del mouse, sobre el controlador de relleno y sin
soltarlo, arrástralo hasta la celda G13.
 Suelta el botón del mouse y en el menú que se despliega
selecciona Serie de relleno, automáticamente aparecerá
la serie numérica.
 Esta misma operación también la puedes hacer más fácil, con el botón izquierdo del mouse, pero
manteniendo pulsado al mismo tiempo y sin soltarlo, la tecla CTRL de tu teclado. Nota: toda lista se puede
generar vertical como horizontal, de atrás hacia adelante y viceversa. También se puede generar una lista
combinando texto y numero, para que en la siguiente celda se genere la otra celda teniendo en cuenta el
número, por ejemplo: Día 1 al rellenar saldrá Día 2… respectivamente

3.8.1. GENERAR LISTAS PERSONALIZADAS DE AUTORELLENO: También el usuario de Excel puede generar
su propia lista de auto relleno. Por ejemplo un profesor que necesita a diario rendir informe de sus diez cursos
que este tiene. ¿Cómo generaría su propia lista?
 Haga clic en la ficha Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones para luego en el recuadro que
aparece selecciona la opción Avanzadas. Si no puedes observar a primera vista el botón Modificar listas
personalizadas, Entonces utiliza la barra de desplazamiento hasta que localices el botón. Haz clic en él.

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 Excel Básico

 En el recuadro Listas personalizadas que aparece, observarás las listas preestablecidas y la opción
NUEVA LISTA resaltada en azul, si no está, haz clic
ahí y en el recuadro Entrada de listas debe aparecer
en blanco, en esta sección debes escribir en orden
ascendente las palabras que observas en el recuadro,
presionando la tecla Enter para cada palabra que
escribas.
 Una vez terminado, hay que agregar la lista al
recuadro Listas personalizadas haz clic en Agregar.
Notarás la nueva lista en el recuadro de Listas
personalizadas. Haz clic en el botón Aceptar.
 Para utilizar esta lista sigue los mismos pasos del
tema anterior, Autorelleno, escribe el primer
nombre de la lista que creaste, en este caso Primero,
coloca el puntero del Mouse sobre el controlador de
relleno de la palabra Primero, es decir en la
esquina inferior derecha de la celda. Cuando se
transforme en una cruz, haz clic sostenido
arrastrando hacia abajo hasta cuando salga el último curso.
ACTIVIDADES: Realiza al menos dos listas personalizadas, prueba con los nombre de tus compañeros y con
una lista de útiles.

3.9. APLICAR FILTROS: El filtro es otra utilidad de gran ayuda, para cuando se quieran mostrar datos que
cumplan ciertos criterios. Su función es filtrar los datos que cumplen ciertas condiciones impuestas por el
usuario. Utiliza la tabla de datos de Gastos de servicio públicos que está en la hoja Ejemplo3. La tabla si se le
aplicó un estilo de tabla predefinido, ya viene con filtros automáticos, solo hay que aplicar los tipos de
condiciones para una columna en especial. Si no tiene los filtros realiza los siguientes pasos.
 Selecciona el rango A2:H2 o desde servicio hasta porcentaje. Ten en cuenta que los filtros solo se aplican a
los encabezados o nombres de campos de la tabla de datos y no a los datos, ni tampoco a la zona de títulos
de la tabla.
 Haga clic en triangulito del botón Ordenar y filtrar del recuadro Modificar, en la lista
desplegable, seleccione la opción Filtro
 De manera automática al rango seleccionado y en las columnas aparecen unos botones con
triángulos , si selecciona algún botón de las diferentes columnas, este aparecerá con una
serie de opciones, que tu tomarás para filtrar la información.
 Despliega el botón de la columna señala la opción
en la otra persiana haz clic en
, llena los datos tal cual como aparecen en el
recuadro de la grafica y luego presiona Aceptar. Se mostrarán solo
los datos que cumplen con esa condición. Actividades: Realiza los
mismos paso con los demás meses y prueba con otros tipos de
condiciones. ¿Cómo filtrarías los 3 porcentajes más altos en los
servicios?

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 Excel Básico

TALLER: En las afueras del pueblo, los estudiantes están tomando una muestra de flujo vehicular y peatonal,
para la asignatura de estadística. Para eso controlan el flujo por categorías: Automóviles, Camiones, Buses,
Taxis, Motocicletas, Bicicletas y Peatones por un mes, la muestra se toma día por día. Se quiere determinar:
1. Cuanto es el flujo día por día y por cada categoría, que porcentaje y promedio hubo por día y por categoría,
al finalizar la muestra se desea saber cuál fue el total general en el mes.
2. Aplicar en este taller, todos los temas planteados en esta unidad con fórmulas incluidas.
3. Crea las columnas o nombres de campos correspondientes a cada categoría.

4. En las filas se colocarán los días, desde el día primero (Día 1) hasta el día 30. ¿Cómo crearías esta lista con
la opción Autorelleno. Utiliza las diferentes fórmulas para obtener los totales, porcentaje y promedio.

EN ESTA UNIDAD

COMPETENCIAS

4. UNIDAD 4: FUNCIONES Y GRAFICOS ESTADISTICOS

4.1. FUNCIONES
4.2. CREAR UNA FORMULA QUE CONTENGA UNA FUNCION
4.2.1. FUNCION PROMEDIO
4.2.2. FUNCIONES MAX Y MIN
4.2.3. LA FUNCION SI
4.2.4. FUNCION BUSCARV
4.4. GRAFICOS ESTADISTICOS
4.4.1. TIPOS DE GRAFICOS
4.4.2. CREAR UN GRAFICO
4.4.2.1. SELECCIONE EL RANGO DE CELDAS A GRAFICAR
4.4.2.2. SELECCIONE EL TIPO DE GRAFICO
4.4.2.3. MOVIENDO EL GRÁFICO HACIA OTRO LUGAR DEL LIBRO
4.4.2.4. CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DE LOS DATOS ENTRE FILAS Y COLUMNAS
4.4.2.5. CAMBIAR EL DISEÑO DEL GRÁFICO
4.4.2.6. ESTILOS DE DISEÑO DEL GRÁFICO:
4.4.3. INSERTAR GRAFICOS PREDETERMINADOS
4.5. SUBTOTALES AUTOMATICOS
4.6. PROYECTO FINAL

BIBLIOGRAFIA

COMPETENCIAS

 Resuelve problemas mediante el uso de funciones prediseñadas de una hoja de cálculo, para construir
modelos de soluciones.
 Crea fórmulas que contengan funciones para dar soluciones a tablas de datos complejas.
 Utiliza funciones para la búsqueda de datos dentro de la hoja de cálculo y de otros documentos.
 Elabora gráficos a partir de información contenida en una hoja de cálculo para representar gráficamente
las relaciones entre ellos.
 Aplica los distintos tipos de gráficos que existen en Excel, para hacerlo más entendible para el usuario.
 Utiliza subtotales para conocer resultados parciales por categorías o elementos de una misma especie.

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 Excel Básico

UNIDAD 4: FUNCIONES Y GRAFICOS ESTADISTICOS:

4.1. FUNCIONES: Son formulas predefinidas que ejecutan cálculos, utilizando valores específicos,
denominados argumentos, en un orden determinado o de estructura. Las funciones pueden utilizarse para
ejecutar operaciones simples o complejas. En su estructura una función comienza por el signo (=), seguido
por el nombre de la función, un paréntesis de apertura. Los argumentos de la función separados por comas y
un paréntesis de cierre. Los argumentos pueden ser números, rango de datos, texto, valores lógicos, referencia
de celda, etc.); el argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo.

4.2. CREAR UNA FORMULA QUE CONTENGA UNA

FUNCIÓN: Aunque en temas anteriores ya habíamos puesto
en ejecución la función de Autosuma , haciendo clic sobre
su botón, sigues estos pasos para cuando crees una fórmula
que contenga una función, presione el botón insertar
función que se encuentra en la barra de fórmulas o el
botón Insertar función del recuadro Bibliotecas de funciones de la ficha Fórmulas, el botón Insertar
función le ayudará a introducir las funciones en la hoja. También en el recuadro Modificar de la ficha Inicio,
se observan algunas de las funciones más utilizadas, desplegando su triangulito . Sigue estos pasos para
crear una función.
4.2.1. FUNCION PROMEDIO: En la hoja Ejemplo3, haga clic
después de la celda del mes de enero, en B10 aplicaremos la
función PROMEDIO, que proporciona la media aritmética de
los datos escogidos. El promedio es una función estadística
que divide la suma de los valores numéricos contenidos en un
conjunto de celdas, entre la cantidad de casillas de ese bloque.
 Para iniciar la formula con la función haga clic en
insertar función de la barra de fórmulas, en el cuadro
de diálogo: Insertar función seleccione O seleccionar
una categoría: Allí busca Estadística y selecciónalo para
que aparezcan las funciones de ésta categoría en el
recuadro Seleccionar una función busca la función
PROMEDIO y la señalas, luego haces clic en Aceptar.
 En el cuadro de diálogo Argumentos de función, el
recuadro Numero1, aparece resaltado el rango B3:B9,
pero hay que tener en cuenta que en el promedio solo van
los servicios públicos y B9 es una celda que contiene el
total de enero, corrija el rango por B3:B8, si quiere
seleccionar usted mismo el rango donde va a obtener el
promedio, haga clic en el botón Contraer diálogo
para ocultar el recuadro de diálogo temporalmente
quedando este como una barra. Seleccione el rango y
luego haga clic en Expandir diálogo .
 Una vez completa la fórmula haga clic en el botón
Aceptar. En la celda observarás el resultado, pero en la
barra de fórmulas, la estructura de dicha fórmula es
=PROMEDIO(B3:B8).
SUGERENCIA: esta función es una de las funciones que más
se usan con frecuencia, por lo tanto, la puedes encontrar de manera rápida en el recuadro Modificar de la
ficha Inicio, se observan algunas de las funciones más utilizadas, desplegando su triangulito busca
PROMEDIO haz clic y enseguida te muestra la función con el rango, si es correcto presiona Enter, sino
corriges el rango y presiona Enter de tu teclado.
ACTIVIDAD: Coloca la palabra Promedio en A10 y obtén el promedio de los demás meses incluido la
columna total. Puedes utilizar el controlador de relleno . Para copiar la formula

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 Excel Básico

4.2.2. FUNCION MAX Y MIN: La función MAX, devuelve el valor máximo de una lista de valores, omite los
valores lógicos y texto.
 Siga en Ejemplo3 y ubíquese en la celda B11. Para iniciar
la formula con la función haga clic en insertar función
de la barra de fórmulas,
 En el cuadro de diálogo Insertar función en O
seleccionar una categoría: busca Estadística en el
recuadro Seleccionar una función busca la función MAX y
la señalas, luego haces clic en Aceptar.
 En el cuadro de diálogo Argumentos de función, el
recuadro Numero1, aparece resaltado el rango B3:B10,
pero hay que tener en cuenta que la máxima solo van los
servicios públicos, corrija el rango por B3:B8, si quiere seleccionar usted mismo el rango donde va a
obtener el promedio, haga clic en el botón Contraer diálogo para ocultar el recuadro de diálogo
temporalmente quedando este como una barra. Seleccione el rango y luego haga clic en Expandir diálogo
. Una vez completa la fórmula haga clic en el botón Aceptar. En la celda observarás el resultado, pero
en la barra de fórmulas, la estructura de dicha formula =MAX(B3:B8). Nota: puedes realizar el mismo
procedimiento para la función Mínima, solo que tienes que cambiar la función por MIN y el rango.
ACTIVIDAD: Coloca la palabra Máxima en A11, Mínima en A12 y obtén la máxima y la mínima usando el
mismo procedimiento de los demás meses incluido la columna total. Utiliza el controlador de relleno .

4.2.3. LA FUNCION SI: Esta opción se enmarca en la categoría de funciones lógicas. Evalúa un enunciado
lógico y produce un determinado valor cuando es verdadero y otro distinto si es falso. Podemos explicar esta
función tomando un ejemplo del lenguaje común, así: la frase “Si llueve me quedo en casa, si no llueve salgo a
la calle”, establece una condición que implica consecuencias diferentes, según se cumpla. Esto es lo mismo,
pero con enunciados lógicos que realiza la función SI.
Ejemplo:
Se requiere realizar unos descuentos en las ventas de CD de
un almacén de distribuciones mayoristas musicales, la
condición radica en que obtienen descuentos del 15%,
aquellos CD que en su total a pagar sean superiores o iguales a
$500.000, y del 8% a los que no sean superiores de
$500.000 del total a pagar. Sigue estos pasos para
solucionarlo.
 Llena los datos de la tabla que se aprecian en la gráfica, en
una hoja nueva con etiqueta Ejemplo6.
 Haz clic en la celda E5 debajo de Descuento, luego para
iniciar la formula con la función SI, haga clic en insertar
función de la barra de fórmulas.
 En el cuadro de diálogo Insertar función en O
seleccionar una categoría: busca Lógicas en el recuadro Seleccionar una función busca la función SI y
la señalas, luego haces clic en Aceptar.
 En el cuadro de diálogo Argumentos de función, en el
primer recuadro Prueba_lógica escriba la condición de
referencia de comparación D5>=700000, el cual indica “Si
el valor contenido en la celda D5 (1000000) es mayor o
igual al valor de referencia de comparación (700000).
Observarás también al instante del lado derecho su
respectiva evaluación (VERDADERO) o sea que se cumple.
 En el recuadro Valor_si_verdadero, se escribe la fórmula
que se ejecutaría si la prueba lógica resulta verdadera, en
ese caso escribe D5*15%, también notarás el valor que se
produce al lado derecho (150000).

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 Excel Básico

 En el recuadro Valor_si_falso, se escribe la fórmula que se ejecutaría si la prueba lógica resulta falsa, en
ese caso escribe D5*8%, también notarás el valor que se produce al lado derecho (80000) y más debajo el
valor que cumple la prueba lógica (150000). Una vez completada la fórmula, presione clic en Aceptar.
 Copia la formula hacia abajo utilizando el controlador de relleno . Para que la fórmula condicional
se copie de manera relativa hacia las demás celdas, donde hay que realizar este mismo procedimiento.
Completa la tabla sumando el V. total más el descuento para obtener el total a pagar. Nota: No siempre se
colocan formulas en los recuadros Valor_si_verdadero y Valor_si_falso , se puede poner un valor
numérico, de texto, etc., así como también es factible que por alguna de las dos opciones (lado verdadero o
lado falso) no vaya nada por colocar.

4.2.4. FUNCION BUSCARV: Esta función busca información dentro de una tabla o base de datos existente,
dejando claro que una base de datos es solo una hoja de cálculo normal. Lo más importante de una base de
datos es que tenga la información requerida, para ser utilizada en los momentos justos, esto quiere decir, por
ejemplo, si estamos realizando facturas de ventas con los mismos artículos todos los días de la semana, etc., lo
más probable es que resulte engorroso estar introduciendo la misma información de los códigos y los
nombres de los artículos cada vez que sea necesario, lo ideal sería es que ya se tuviera dicha información
tabulada en una tabla o base de datos y solo requerirla con solo escribir una referencia o código para cuando
sea necesario y eso es lo que hace la función BUSCARV: Busca un valor específico en la primer columna de una
matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla:
 Elabora una tabla en una
hoja nueva, tal cual como aparece
en la gráfica, etiqueta la hoja con el
nombre Códigos
 Ordena la tabla en orden
ascendente por la columna
CODIGO, utilizando los rangos
A2:B15, asegúrate que el primer
campo seleccionado sea A2, luego
selecciona el botón Ordenar y
filtrar y en la lista desplegable haz
clic en . Este es
un requisito necesario para poder
aplicar la búsqueda en dicha tabla.
La tabla debe quedar como lo
muestra la gráfica: .

 Crea una segunda hoja para realizar la factura, etiqueta la hoja con el nombre de Factura y coloca los
siguientes nombres de campos: en A3, Código; en B3. Descripción; en C3, Cantidad; en D3, V. unitario;
en E3, subtotal; en F3, Descuento y en G3 V. total.
 Haz clic sobre la celda B4 y en la barra de fórmula haz clic
sobre el botón insertar función , en el cuadro de
diálogo Insertar Función, selecciona la categoría
Búsqueda y referencia y en Seleccionar una función,
selecciona BUSCARV y haz clic en Aceptar.
 En el cuadro de diálogo Argumentos de función y en el
recuadro Valor_buscado, escribe A4 que corresponde a
la referencia o código que se vaya a escribir en dicha
celda.
 En el recuadro Matriz_buscar_en, haga clic en el botón
Contraer diálogo para ocultar el recuadro de diálogo
temporalmente quedando este como una barra, haz clic sobre la etiqueta Códigos para que se abra dicha
hoja y selecciona el rango: A2:B15, luego haga clic en Expandir diálogo . Para normalizar el tamaño del
cuadro Argumentos de función.

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 Excel Básico

 En el recuadro Indicador_columnas escribe 2, que corresponde al número de columna, en este caso la

columna B, del cual debe devolverse el valor que coincida. El recuadro Ordenado se deja en blanco porque
él toma por defecto la organización de la tabla en orden ascendente, solo haz clic en Aceptar.
 Observa la celda donde pegaste la función aparece: #N/A, que te indica que no hay valor de referencia.
Esta fórmula cópiala para todas las celdas utilizando el controlador de relleno . Hasta B15
 En la celda A4 que corresponde a la columna Código, escribe el primer código del artículo a colocar en la
factura: C001TL que corresponde a Camisa de hombre, talla L, presiona Enter y automáticamente saldrá
la descripción del artículo en la columna Descripción. Copia los demás códigos debajo del anterior, no
debes repetir un código que ya este escrito en la columna, o que sea inferior en el orden ascendente que
corresponde a la tabla.
 Concluye la factura, inventa cantidades, valores unitarios, obtén las fórmulas para el subtotal, descuento
del 20% para cuando sean mayores o iguales las compras a $500000 y del 10% si son inferiores y el valor
total, al final de esta columna obtén también el total de la factura, debajo el 16% de IVA y el total general.

TALLER: elabora una tabla y etiquétalo con el nombre Empleados, con los siguientes campos: en A1, Código
y en B1, Nombre del trabajador a manera de base de datos, que contenga una lista de 20 empleados.
 A estos empleados se les desea aumentar su salario anterior de la compañía ABC. Los aumentos se dan de
acuerdo a la siguiente condición: Si el trabajador tiene menos de 5 años de estar laborando con la empresa,
se le realizará un aumento del 10%, de acuerdo a su salario anterior, si tiene 5 o más años con la empresa,
el aumento será del 15% de su salario anterior.
 Inserta una nueva hoja y colócale el nombre de Aumentos con las siguientes columnas o nombres de
campos: Código en A4; Nombre del trabajador en B4, Salario anterior en C4, Antigüedad en D4,
Aumento en E4 y Nuevo salario en F4.
 Utiliza los procedimientos de la función CONSULTAV, para buscar los empleados que se encuentran en la
hoja Empleados.
 Para obtener el aumento debes aplicar la fórmula de función lógica SI, donde se condicione lo que se debe
aumentar de acuerdo a su antigüedad.
 Obtener el nuevo salario sumando el aumento con el salario anterior, obtener el total de las columnas
Salario anterior, aumento y nuevo salario con autosuma, el promedio, la máxima y la mínima de estas
columnas.
 Colocar razón social (Nombre de la empresa, Nit y dirección) con combinar y centrar, aplicar un estilo de
formato preestablecido, aprendidos aquí.

ACTIVIDAD: Realiza en la tabla: Lista las categorías y por lo menos describe la funcionalidad de 3 funciones
de cada categoría con su ejemplo de aplicación, exceptuando las ya explicadas, sigue los pasos según el
ejemplo:
CATEGORIA FUNCION EJEMPLO
ESTADISTICA PROMEDIO: Devuelve el promedio (media =promedio(B4:B14)
aritmética) de los argumentos, los cuales Obtiene el promedio del rango
pueden ser: números, nombres, matrices o de números que se encuentran
referencias que contengan números. desde B4 hasta B14.

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Excel Básico

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Excel Básico

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 Excel Básico

4.4. GRÁFICOS ESTADÍSTICOS: Son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de
comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto
incrustado en una hoja de cálculo. Para crear un gráfico debe especificar primero sus datos previamente
seleccionados de la hoja de cálculo.
Un gráfico incrustado se considera un objeto gráfico y se guarda como parte de la hoja de cálculo en la que se
ha creado; utilice este tipo de gráfico cuando desee mostrar uno o varios gráficos con los datos de la hoja.
Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro que tiene su propio nombre de hoja; utilice este tipo,
cuando desee ver o modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de la hoja, o bien
cuando necesite dejar espacio libre en la pantalla mientras trabaja en la hoja.

4.4.1. TIPOS DE GRÁFICOS: Existen diferentes tipos de gráfico que se pueden emplear de acuerdo como estén
organizado los datos. Los hay para un gráfico de columnas, barras, líneas, de área, de superficie o radial,
circular o de anillos, para un gráfico XY (dispersión), de burbujas y para un gráfico de cotizaciones.

4.4.2. CREAR UN GRAFICO: Para crear un gráfico, asegúrese de que los datos de la hoja de cálculo estén
organizados correctamente para el tipo de gráfico que desea realizar y los tipos de datos seleccionados
previamente que se quieran mostrar. Aunque usted puede realizar un gráfico rápido con los datos básicos de
la tabla, éste no se va observar entendible para el usuario final, por lo tanto se hace necesario especificar los
datos a seleccionar. Siga estos pasos.

4.4.2.1. SELECCIONE EL RANGO DE CELDAS A GRAFICAR:

Utilice como ejemplo de aplicación la hoja Ejemplo1 el de la
factura. Es conveniente seleccionar las celdas que se desean
incluir en el gráfico, en este caso la columnas con los
nombres de los artículos y la columna de las ventas, para
eso, seleccione el primer rango de datos B4:B14, si el rango
de los artículos se encuentran ahí, si no donde ellos estén
desde el nombre de campo Artículo hasta Interiores, a
continuación mantenga pulsada la tecla CTRL y sin soltar la
tecla, seleccione con el mouse el rango E4:E14 o el rango
desde V. total hasta el último valor que le corresponde a
Interiores. Una vez seleccionado, suelte a la vez la tecla
CTRL y el Mouse.

4.4.2.2. SELECCIONE EL TIPO DE GRAFICO:

En la ficha Insertar, haga clic en el botón Columnas del recuadro
Gráficos, cuando se despliegue la lista, selecciona del grupo Columna
en 3D, la opción Columna agrupada 3D, en la que compara valores
entre categorías y muestra columnas agrupadas en formato 3D.
También notarás que a medida que pasas el puntero del mouse por los tipos
de gráficos, este inmediatamente se observa reflejado en la hoja de trabajo.
 Al hacer clic este tipo de gráfico de manera automática se incrusta como
objeto en la hoja de donde obtuviste los rangos para el gráfico y al mismo
tiempo también se activa la ficha Herramientas de gráfico.

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4.4.2.3. MOVIENDO EL GRÁFICO HACIA OTRO LUGAR DEL LIBRO:

Este gráfico como objeto en la hoja de la factura estorba la visualización de la tabla de datos, de manera que es
posible moverlo a un lugar dentro la misma hoja para tener la opción de observar el gráfico y a la vez la tabla o
moverlo hacia otras hojas o en una hoja nueva de gráfico. Si el gráfico está seleccionado, notarás también que
la Barra de Herramientas de Gráfico, se encuentra activa para que realices cambios, como el sugerido.

 Presiona el botón Mover gráfico del recuadro

Ubicación de la ficha Herramientas de
gráfico y selecciona la opción Hoja nueva: y
coloca el nombre Grafico Factura y haz clic en
Aceptar. Notarás que el gráfico se traslada a la
hoja nueva de grafico con el nombre de
etiqueta Gráfico Factura..

4.4.2.4. CAMBIAR LA ORIENTACIÓN DE LOS DATOS ENTRE FILAS Y COLUMNAS:

También notarás el grafico con las barras a un solo color (Azul) y sin ningún diseño, ni estilo de gráfico,
porque Excel lo incrusta según los datos con un estilo preestablecido por él. Para mejorarlo hay que cambiar
los datos del eje correspondiente a la orientación de los datos el gráfico se puede observar en filas y en
columnas.
 Para cambiar la orientación de los datos, haz clic sobre el botón Cambiar entre filas y
columnas del recuadro Datos de la ficha Herramientas de gráfico. Notarás que de
acuerdo a la orientación, el gráfico se hace más entendible, y ya observarás la escala de
valores donde se encuentran los datos, y que cada color corresponde a un artículo en la
serie que se muestra a la derecha.

4.4.2.5. CAMBIAR EL DISEÑO DEL GRÁFICO:

Correspondiente al diseño del gráfico, este todavía se hace más entendible, si
se muestran su título, la serie de datos que lo conforman, los valores que lo
conforman, etc. Haz clic en el botón Diseño rápido del grupo Diseños de
Gráficos y selecciona el primer diseño (Diseño1). Notarás en este tipo de
diseño, una escala de valores al lado izquierdo, los nombres de los artículos a
la derecha identificados con su color respectivo y en la parte superior
observarás el recuadro Titulo del gráfico, que puedes cambiar haciendo
doble clic sobre él, borra la frase y coloca el nombre: Gráficos de Ventas de
Artículos de Caballeros.

4.4.2.6. ESTILOS DE DISEÑO DEL GRÁFICO:

Sobre el estilo, existe una gama de estilos de diseños, escoge el que más te llame la atención haciendo clic
sobre el botón desplegar más estilos que se encuentra en el recuadro Estilos de diseño. Busca o
selecciona el Estilo 6 para que notes los cambios en el gráfico.

El gráfico quedará más o menos como lo observas en la siguiente gráfica. SI tu gráfico se ve distinto al que
aparece en la siguiente gráfica, obedece a que de pronto te hayas equivocado en la introducción de los datos o
de la fórmulas que este lleva o también puede ser en la orientación, su estilo o diseño. Vuelve a revisar los
datos o los temas anteriores para que tu gráfico quede más semejante a este.

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 Excel Básico

4.4.2.7. CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO: Si lo que quiere es cambiar el tipo de gráfico,

entonces seleccione el botón Cambiar tipo de gráfico, del recuadro Tipo selecciona el tipo de
gráfico que vaya más de acuerdo con los datos que quieras graficar.
 Para hacerlos más entendible, por ejemplo escoja en la categoría Circular, el tipo de
Gráfico circular 3D y presione Aceptar,
 El gráfico cambia a circular 3D, pero se observa de manera sencilla, nuevamente hay que modificarlo para
que sea entendible.
 Vuelve a presionar el botón Cambiar entre filas y columnas, en el recuadro Diseños de gráfico
selecciona nuevamente Diseño1, notarás la diferencia.

4.4.3. INSERTAR GRAFICOS PREDERMINADOS: Excel puede insertar un gráfico preestablecido de manera
rápida, de acuerdo a una serie de datos previamente seleccionados.
 Escoge la tabla de los servicios públicos del Ejemplo3.
 Ahora selecciona solo los meses, desde enero hasta mayo y con la tecla control y clic sostenido del mouse
los totales de esos meses o sea el rango B9:F9 (con Excel también se pueden seleccionar rangos
horizontales para realizar gráficos).
 luego presiona en el teclado, la tecla de función F11 y observarás el nuevo gráfico creado a partir de los
datos seleccionados. Si quieres cambiar su aspecto y el tipo de gráfico, sigue los pasos del tema anterior.

ACTIVIDADES: Escoge las otras tablas de datos del libro que llevamos de aplicación y aplícale un gráfico
estadístico de distinto tipo, trata de escoger tipos de gráficos entendibles prueba con el botón cambiar entre
filas y columnas, asígnales diseños de gráfico y estilo de gráfico para hacerlo más llamativo.

Busca todas las categorías de tipos de gráficos, enuméralos, dibújalo y describe la funcionalidad de cada tipo
de gráfico que pertenece a cada categoría, según el ejemplo en la siguiente tabla:

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 Excel Básico

CATEGORIA TIPO DE GRÁFICO NOMBRE Y FUNCION DEL GRAFICO DIBUJO DEL GRÁFICO
COLUMNA COLUMNA 2D COLUMNA AGRUPADA: Compara
valores entre categorías usando
rectángulos verticales

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 Excel Básico

4.5. SUBTOTALES AUTOMATICOS:

A veces resulta muy útil conocer los subtotales de cada
uno de los productos ofrecidos en una factura, a cuanto
ascendió la venta por artículo, que cantidad se vendió de
cada modelo y cualquier información que se obtenga de
totalizar nuestra tabla. Aunque puede hacerlo
manualmente, sacando el total de cada uno de los rangos
que nos interesan, resulta más rápido utilizar la función
Subtotales. Llena los datos que se presentan en la tabla
de la gráfica en una hoja nueva de etiqueta Subtotales. 
 En primer lugar es necesario clasificar los datos de
nuestra tabla por artículos, ordenándolos
alfabéticamente. Si no lo están, realiza los procesos
para ordenarlos alfabéticamente de la A a la Z.
 Primero para que no se alteren los datos por ejemplo
que el precio de la camisa es del pantalón o viceversa,
debes seleccionar el rango de datos a ordenar desde el
encabezado de la columna Articulo (B3) hasta el
último valor del Total Venta (E18) o sea 435000.
 Luego haz clic en el botón Ordenar del recuadro
Ordenar y filtrar que se encuentra el ficha datos. En
el recuadro Ordenar por selecciona Articulo y en
criterio de ordenación selecciona de la A a la Z y
luego Aceptar.
 En la tabla ordenada, haz clic sobre cualquier celda de la tabla, por ejemplo en A3. En la ficha Datos haga
clic sobre el botón Subtotal del recuadro Esquema, para que se habla el cuadro de diálogo
Subtotales. 
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 Excel Básico

 Despliega la lista Para cada cambio en: y elija Artículo,

porque vamos a sacar subtotales por artículos. En Usar
función: seleccione Suma para que realice una suma
automática de los artículos que tengan un mismo nombre y
en Agregar subtotal a: marque las casillas Cantidad y Total
Venta para mostrar el valor que resulta de sumar las
cantidades y el total de ventas.
 De esta manera le estaremos ordenando al programa que
divida la tabla por artículo y que calcule, para cada uno de
ellos la cantidad vendida así como el conjunto de las ventas
llevadas a cabo.
 Excel asume por defecto que debe Reemplazar los
subtotales actuales y mostrar un resumen debajo de los
datos, como se reconocen en dos de las tres casillas con que
finaliza el cuadro. Haz clic en Aceptar. Se mostrarán los
resultados parciales de entrada de datos, como se observa en
la gráfica:

TRABAJO FINAL: Elaborar una nómina que calcule los sueldos quincenales de los empleados que se
encuentran en la base de datos de la hoja de cálculo con etiqueta Empleados. Debes investigar previamente
todo lo relacionado con las fórmulas que permiten obtener una nómina. La tabla debe tener los siguientes
elementos para tener en cuenta:

 Para los datos del trabajador escribir las siguientes columnas a partir de la celda A4: Código, Nombre del
trabajador, sección, Salario básico
 Los nombres del trabajador debes sacarlos de la base de datos Empleados con la función BuscarV.
 Para los datos de los devengos (éstos son los valores que va a ganar el empleado), escribe las abreviaturas
en las columnas de: Días trabajados (DT), Sueldo quincenal (S. Quincenal), Horas extras diurnas
(HED), Horas extras nocturnas (HEN), Horas extras dominicales y festivos (HEDF), Pago de horas
extras (PHE), Subsidio de transporte (Sub. Transp.) y total devengado (T. Deveng.)

 Para los datos de la sección deducidos (Son los descuentos que se le hacen al trabajador por distintos
conceptos), escribe las siguientes columnas: Salud, Retención en la fuente (Retefuente), Préstamos y
total deducido (T. Deducido). Para el pago total de la quincena: Neto a pagar.
 Llena los datos de la sección donde labora el empleado, teniendo en cuenta las siguientes secciones:
Administración, Oficios Varios y Producción.
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 Excel Básico

 El sueldo básico obedece al salario asignado por el empleador, llena esta columna con valores que se
encuentre desde el salario mínimo, hasta $2’500.000, teniendo en cuenta que los salarios asignados estén
de acuerdo con la sección donde labora el empleado. En los días trabajados (DT) escribir el número
correspondiente a los días trabajados en una quincena.
 Obtener el sueldo quincenal, partiendo de los días trabajados que no deben ser superiores a 15 días y el
salario básico.
 Calcular el pago de horas extras, dependiendo si éste las laboró en un día normal, en la noche, en domingo
o feriado. El valor de una hora extra diurna se paga con un 25% más de una hora normal, la nocturna un
75%, la dominical y festiva vale el doble o sea el 200%. ¿Cómo se obtiene el valor de una hora normal, si
día laboral tiene 8 horas y el mes 240 horas?
 Asignar el subsidio de transporte, para aquellos empleados que tengan menos de dos salarios mínimos,
aplicando la función SI. Averigua en cuánto está un subsidio de transporte.
 Obtén el total devengado, teniendo en cuenta el sueldo quincenal, el pago de horas extras y el subsidio de
transporte.
 Hallar la fórmula para obtener la Salud, del sistema de descuento nacional en salud, utilizando la función
SI. La retención en la fuente se le descuenta a aquellos empleados que tienen más de 3 Salarios mínimos.
¿Bajo que porcentaje se descuenta? Utiliza la función SI
 Llenar la casilla de préstamos realizados por los empleados con valores que no deben superar la tercera
parte del total devengado en la quincena, esto quiere decir que si un empleado gana en la quincena, por
decir $600.000, solo se le debe descontar $200.000 o menos.
 Hallar el total deducido, teniendo en cuenta la salud, la retención en la fuente y préstamos.
 Obtener el Neto a pagar teniendo en cuenta el total devengado y el total deducido.
 Sacar los subtotales por sección para determinar cuánto se va a pagar por sección con el neto a pagar.
 Colocarle razón social de la empresa, con su NIT, dirección, email y teléfonos.
 Aplicarle formato de $ a los valores de las celdas que lo requieran. También aplica un estilo de tabla y
formato condicional de color rojo, para aquellos valores menores de $500.000 en el total devengado.
 Realiza mínimo dos tipos de gráfico estadístico, con rangos seleccionados verticalmente y
horizontalmente. Para demostrar de manera visual, el rendimiento de la nómina.

BIBLIOGRAFIA

1. AMADOR M. José Francisco, Informática en el Aula 7 y 8, Editorial Prentice Hill de Colombia, Santa Fe de
Bogotá. 1998
2. TIZNADO S. Marco A. Password 3D, Nivel 2, 3, 4 y 5 Editorial Mc Graw Hill Interamericana, Santa Fe de
Bogotá. 2003
3. AMADOR M. José Francisco, KeyPoint 2, 3, 4 y 5, Editorial educativa, Fondo educativo panamericano,
Bogotá. 2006.

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