GESTION DE CARTERA

Conciliación de Cartera con las EPS: Para proceso de conciliación con las Eps se debe tener en
cuenta lo siguiente:

1. Establecer contacto con la persona encargada de la conciliación (analista de cartera, cuentas

médicas, etc.)
2. Es indispensable para tener una información más real del estado de cartera de la Eps que
todos los pagos que hallan realizados estén aplicados.
3. Verificar que todas las facturas tengan fecha de radicación en sistemas; las que no tengan
fecha si son muy antigua enviar listado de facturas al área de facturación para que corrobore
si se deben anular o están pendientes por radicar; se envía a la Eps independientemente si
está radicada para que ellos en su análisis nos informen en qué estado la tienes en la
entidad.
4. Se verifica archivo de conciliación de banco (pagos pendientes por pagar de la eps) para
solicitar soportes de pago y descargar.
5. Luego de la depuración de pagos, teniendo contacto de la persona de conciliación, se lista
cartera con corte actual por el módulo de contabilidad, Genova a través de la ruta: Genova
– Cuentas por cobrar – Reporte y consultas – Cartera Por Edades – Fecha referencia:
Vencimiento – Detallado: Nit o Nombre de la Eps a conciliar.
6. Se exporta descarga en formato Excel cartera generada y se envía correo a contacto de
conciliación, que de acuerdo a lo estipulado por cada Eps ponen a diligenciar formato de
cartera, e indican hasta que corte de radicación va a ser la conciliación. Nota: Antes de
enviar archivo a las Eps, verificar que esté correcto (que no tenga saldos inicial en Cero,
que no haya facturas con saldos negativo, etc).
7. De acuerdo a lo conversado con la Eps o la entidad responsable de pago, se estipulan fechas
de conciliación, y modalidad (por correo electrónico – Vía telefónica o presencial).
8. Cuando se recibe cruce de cartera enviada, se verifican y desglosan Detalles (facturas
canceladas, glosadas, devueltas, Pdte. Por radicar, Pdte. De pago y en auditoria); las
facturas que dicen que cancelaron y que en nuestra contabilidad aparecen con saldo o en
su totalidad, se verifica si fueron aplicados bien los pagos, las retenciones o los saldos de
glosa (se debe ir al recibo de caja con las que fueron descargados los pagos notificados y
verificar que este se descargó correctamente, de lo contrario se realizan la modificación por
Nota cliente para que queden saldos iguales a la Eps (saldo de glosa, o factura descargada
en su totalidad)).
9. Para las facturas que notifican Como devueltas, se solicita soporte de la devolución a la
entidad responsable de pago, y se consulta con facturación si está devolución fue
respondida y si tiene factura de reemplazo, de no tenerlo, y según lo acordado con la eps se
reconstruye la factura para su radicación.
10. Para las facturas que notifican sin Radicación, se busca soporte de factura radicada en
archivo y si facturación tiene soporte escaneado de orden y documento de paciente para
que en el caso de no encontrar soporte de radicación se radique o refacture.
11. Luego del desglose y corrección de cada detalle del cruce, se envían observaciones y
correcciones realizadas a la Eps o entidad responsable de pago, para que en Acta de
conciliación se modifiquen saldos y se proceda a la firma de la misma, teniendo referenciado

Elaboró: Ada López. Revisó: Carolina Zúñiga.

 compromisos de pagos. NOTA: Las actas ya corregidas y verificadas son firmadas por
gerencia a quién se le da análisis de lo conciliado.

NOTA: Si durante del cruce de cartera se encuentran facturas que se deben anular, se imprime
factura con soportes que se tengan para la anulación, se solicita Vo.Bo. De Gerencia para proceder
anular factura por Nota Cliente.

Conciliación Ante Secretaria de Salud (MESAS DE CONCILIACIÓN GOBERNACIÓN):

Periodicidad: De 3 a 4 Veces al año, de acuerdo a Circular 030.
Llega al correo de Gerencia y cartera Notificación de mesa de conciliación, el cual se debe confirmar
asistencia por ese mismo medio a los correos estipulados en la notificación. Tener en cuenta lo
siguiente:

1. En caso de que no asista el representante legal, se debe llevar poder autenticado,

autorizando a terceros (funcionarios de cartera, o contabilidad) para que firmen
compromisos de pagos y de depuración de cartera, por parte de la IPS. Llevar cámara de
comercio no mayor a 30 días.
2. Se analiza con que clientes se trabajará en la mesa (de acuerdo a pagos realizados, y
procesos realizados con cada entidad).
3. Luego de tener las entidades con las que se trabajará, se lista cartera de cada una de estas
y dependiendo la cartera se imprime o se guarda en medio magnético.
4. Si se tiene algún proceso de conciliación antes de mesa, se llevan actas firmadas o acuerdos
de pagos y conciliaciones de meses anteriores.
5. Para agilizar procesos de conciliación con las entidades, deben ir dos funcionarios de la Ips,
ya que se deben tomar turnos con cada Eps para proceso de conciliación y acuerdo de
depuración y acuerdos de pagos.
6. De acuerdo a los compromisos firmados se envía correos de cartera o solicitudes realizadas
para cumplir con lo pactado en mesa, hacer seguimiento a proceso y verificar si la Eps o
entidad responsable de pago cumple o no con lo acordado, para que sea notificado en
próxima mesa.
7. Inmediatamente finalizada la mesa, se envía a gerencia E-mail de los procesos y acuerdos
realizados.

PRE JORNADA Y JORNADO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL (SUPERSALUD):

Periodicidad: 1 Vez al año

Llega al correo de Gerencia notificación de pre jornada de conciliación, quién a su vez reenvía
información a Contabilidad para que sean estipuladas las entidades a convocar por medio de la
Supersalud.

1. Se descarga de la página de la Superintendencia Nacional de Salud:

WWW.Supersalud.goy.co/es-co/delegadas/jurisdiccional-y-
conciliaci%C3%b3n/conciliacion los modelos de cartas y requisitos específicos.

Elaboró: Ada López. Revisó: Carolina Zúñiga.

 2. Cada carpeta debe contener:
 Modelo Solicitud de conciliación (debidamente diligenciada y firmada por Representante
legal) deben diligenciarse dos, 1 para la Eps y Otra para la Superintendencia de Salud.
 Modelo Certificación Financiera (firmada por representante legal y Revisor fiscal o
contador).
 Caratula Solicitud de conciliación (Con los datos del convocante: IPS y los datos del
convocado: EPS o entidad responsable de pago).
 Cámara de Comercio.
 Fotocopia del representante Legal
 Fotocopia Tarjeta profesional del Revisor fiscal o contador público (quién firme la
certificación).
 Medio magnético que contenga relación de facturas adeudadas por la Eps o la Entidad
responsable de pago (esta relación debe ser igual a la dada en la certificación financiera);
escáner de contratos, Otrosí, actas de conciliación, compromisos de pagos, glosas
conciliadas y demás soportes de acuerdos y conciliaciones que se hallan tenido entre las
partes.
 Se envía por correo certificado el 2do. Modelo de solicitud de conciliación a cada Eps o
entidad responsable de pago que se va a citar a conciliar.
 Se debe anexar a carpetas de cada entidad a conciliar, Colilla de envío que soporta la
notificación de solicitud de conciliación.
3. El día de la Pre-Jornada de conciliación ante la Supersalud, se debe tomar turno por el
representante legal quién debe firmar y diligenciar datos en planilla de asistencia.
4. El día de la Pre-Jornada, se espera llamado por parte del delegado de la Superintendencia
quién procederá a dar cita para la revisión de los archivos que se encuentran en cada una
de las carpetas.
5. Una vez sean revisados y aceptadas las carpetas, Se espera correo por parte de la
Superintendencia Nacional de Salud, donde notifican fecha, lugar y Hora de conciliación con
las diferentes entidades convocadas; cabe resaltar que en correo pueden haber citas con
entidades que no fueron convocadas por parte de IPS, pero que según informe de PISIS la
Superintendencia ve pertinente convocar, por lo cual el día asignado se debe presentar
carpetas con los documentos requeridos de la entidad responsable de pago que la
Superintendencia haya convocado.
6. Las citas pueden ser en diferentes días, de acuerdo a las fechas de la jornada estipulada por
la Superintendencia Nacional de Salud.
7. A las citas de conciliación, debe asistir Representante legal de la Ips o su lugar apoderado
debidamente capacitado para conciliar y pactar acuerdos de pagos, este apoderado debe
ser abogado. Se debe asistir con relación de facturas y montos adeudados por cada Eps o
entidad responsable de pago, ya sea impreso o en medio magnético con propuesta de
monto a pagar por cada uno de los adeudados.

Elaboró: Ada López. Revisó: Carolina Zúñiga.