GUIA DE CONTROL INTERNO

Es un documento que concentra la información referente al manejo administrativo

de la Municipalidad de manera transparente, ordenada y eficiente

.
Procedimientos Administrativos Internos

1.- Requerimientos necesarios que toda factura o recibo debe contener:

 Ser original, membretada, caso contrario debe ser extendida por persona
natural y deberá anotarse el nombre, firma, huella y número de identidad
del proveedor.
 Detallar lo comprado: (Cantidad, precio unitario, total pagado, impuesto,
nombre del comprador, lugar y fecha)
 Debe presentar un solo color de tinta y tipo de letra.
 No presentar borrones y tachaduras que permitan dudar de su legitimidad.
 Deberán estar asimismo, pre- enumeradas.

En el caso de presentación de factura o recibos por gastos de transporte se

deberá anotar:

 El número o ruta.
 Nombre del conductor.
 Fecha
 Valor pagado
 Explicar motivo del transporte interno

Observaciones: Este recibo se llenará, en caso de no presentar comprobante de

transporte.

2. Tabla de viáticos

 Para hotel en régimen individual se reconocerá un gasto máximo de

L.__________. día (sujeto al reglamento interno de viáticos de la
municipalidad ).

 Para gastos de alimentación la cantidad de L. __________por tiempo.

Para efectos de aprobación de solicitud de viáticos, esta se deberá hacer en un

formato establecido, y presentar tal solicitud por lo menos con cinco (5) días de
anticipación al viaje, lo cual deberá ser aprobada por el Alcalde Municipal. Para
ello, a continuación, se anexa un formato standard para los viáticos:
 SOLICITUD DE VIATICOS

Lugar y fecha:__________________________

Nombre del empleado:_______________________________Cargo:___________

Fecha: Salida: Regreso:

Resumen de actividades:

DESCRIPCIÓN LEMPIRAS
Asignación Solicitada.
Alimentación

Hospedaje

Transporte
Subtotal
Total

___________________________ ______________________
Firma del empleado Vo. Bo. Coordinación/Administración
 LIQUIDACION DE VIATICOS

Lugar y fecha:__________________________

Nombre del empleado:_______________________________Cargo:___________

Fecha: Salida: Regreso:

Resumen de actividades:

DESCRIPCIÓN LEMPIRAS
Asignación adelantada
Gastos Realizados
Alimentación

Hospedaje

Transporte
Subtotal
Total gastos
Saldo a favor de la municipalidad
Saldo a favor del empleado

___________________________ __________________
Vo. Bo. Coordinación/Administración Firma del empleado
Para viajes internacionales, cuando la institución que patrocina el evento cubra los
gastos de hospedaje, alimentación y materiales del curso/ evento, se reconocerán
los gastos de bolsillo.

Se deberá anexar el impuesto de salida de los aeropuertos cuyo monto será

reembolsado.

Nota:
a. En el caso de viajes internacionales se deberá enviar la solicitud por lo
menos con diez (10) días laborables de anticipación.
b. Si se tiene pendiente liquidaciones de viáticos anteriores no se precederá a
la autorización de nuevas giras.

3. Contratos de la Administración Pública

Las municipalidades para este apartado tendrán que ampararse en la ley de

contratación del estado y las disposiciones al presupuesto que el Gobierno de la
Republica

Entre las principales disposiciones contenidas en el decreto 215-2004 Aprobadas

para el Presupuesto de Ingresos y Egresos de la República para el Ejercicio Fiscal
2005, presentado por el Poder Ejecutivo y específicamente en su sección de
Contratos de la Administración Pública, se tiene:

ARTÍCULO 39. Los organismos del sector Público, que deben celebrar contratos
de Obras Publicas cuyo monto sea igual o superior a UN MILLON SETECIENTOS
MIL LEMPIRAS (L.1,700,000.00), tendran como exigencia la Licitación Pública
para montos iguales a OCHOCIENTOS CINCUENTA MIL LEMPIRAS (L.
850,000.00) y menores de UN MILLON SETECIENTOS MIL LEMPIRAS
(L.1,700,000.00), debera seguir el procedimiento de Licitación Privada.

No se requerirá licitación para los proyectos de inversión llevados a cabo por

administración ni los contratos cuyo monto sea inferior a los OCHOCIENTOS
CINCUENTA MIL LEMPIRAS (L. 850,000.00), ni garantía de cumplimiento de
contrato cuando no exceda de OCHENTA Y CINCO MIL LEMPIRAS
(L.85,000.00). La excepción de garantía no rige para los contratos que prevean
adelanto de fondos.

Los montos anteriores serán aplicables también a los contratos de Consultoría.

Los contratos de Suministro de Bienes y Servicios requerirán Licitación Pública,

cuando el monto supere los CUATROCIENTOS VEINTE Y CINCO MIL
LEMPIRAS (L.425,000.00), y Licitación Privada cuando exceda los CIENTO
SESENTA MIL LEMPIRAS (L.170,000.00).
 Sin perjuicio de las normas que a tal efecto emita la Oficina Normativa de
Contratación y Adquisiciones, las compras cuyo monto no exceda los
CINCUENTA MIL LEMPIRAS (L.50,000.00), deberán efectuarse mediante dos (2)
cotizaciones de proveedores no relacionados entre sí. Para montos superiores al
citado y hasta CIEN MIL LEMPIRAS (L.170,000.00), se requerirán como mínimo
tres (3) cotizaciones. Las adquisiciones de bienes o prestación de servicios no
personales, así como las contrataciones de obras, estudios, consultorías y
supervisiones que se concerten entre entidades del sector público nacional, no
estarán sujetas a licitación ni caución.

Obras publicas y consultorías

No. Contratos Requerimiento Requerimiento de
Garantía.
1 Montos iguales o superiores al L. Licitación Pública Requiere de garantía y
1,700,000.00 pago de 12.5% sobre
honorarios
profesionales
2 Montos iguales a L. 850,000.00 y menores a Licitación Privada Requiere de garantía y
L. 1,700,000.00 pago de 12.5% sobre
honorarios
profesionales
3 Proyectos de inversión llevados por No requiere de licitación Requiere garantía y
administración y menores a L. 850,000.00 pago de 12.5% sobre
honorarios
profesionales
4 Contratos menores a L. 85,0000.00 No requiere licitación No requiere garantía
( excepto los
contratos que
preveen adelanto de
fondos)
Suministro de Bienes y Servicios
No. Contratos Requerimiento Requerimiento de
Garantía.
5 Montos mayores a L. 425,000.00 Licitación Pública No requiere garantía
6 Montos mayores a L. 170,000.00 Licitación Privada No requiere garantía
7 Compras menores a L.50,000.00 Requiere de dos (2) No requiere garantía
cotizaciones de proveedores
no relacionados entre sí
8 Compras entre L. 50,000.00 hasta Requiere de tres (3) No requiere garantía
L.170,000.00 cotizaciones.
Las adquisiciones de bienes o prestación de servicios no personales, así como las contrataciones
de obras, estudios, consultorías y supervisiones que se concerten entre entidades del sector
público nacional, no estarán sujetas a licitación ni caución.
4. Sobre reuniones de trabajo y actividades o eventos de capacitación.

Se debe presentar lo siguiente:

 El informe de la actividad realizada debidamente firmado por el responsable

 Listado de participantes con número de identidad y firma (con el propósito

de cuadrar el número de participantes con la alimentación comprada,
recibos y facturas respectivas). En caso de que el participante no pueda
firmar, colocar su huella dactilar.

 En caso de que existiesen fondos de cooperantes, habrá que adaptar los

formatos generales a la fuente del presupuesto del cooperante.

5. Sobre pago de salarios y honorarios de trabajo.

Se debe presentar recibo original, el cual deberá contener:

 Monto y fecha de emisión

 Concepto del pago
 Número de identidad o pasaporte del beneficiario. (En caso que proceda)
todas las deducciones que al empleado se le aplique como ser: Seguro
social, impuesto sobre la renta, cooperativa entre otros.
 Planilla correspondiente, en el que aparezcan todos estos ítems.

6. Sobre bancos y manejo de cuentas

 El libro de bancos deberá llevar un registro diario y conciliado

mensualmente.

 No se podrán emitir cheques, ni notas de débito hasta no asegurarse de

que se tiene disponibilidad de efectivo en la cuenta a debitar, ya que
todo cobro que realice el banco y otros en concepto de cheques devueltos
por fondos insuficientes, deberá ser cargados a la persona responsable de
la transacción.

 Todo depósito que se efectué deberá detallar el concepto mismo.

 Todo cheque deberá ser firmado por el Alcalde y Tesorero Municipal o por
el personal que designe la Corporación Municipal y debe emitirse previa
elaboración del vaucher y orden de pago respectivos, procurando que todo
gasto haya sido debidamente planificado y ajustado al presupuesto.
  Las conciliaciones bancarias deberán elaborarse mensualmente en la
primer semana de cada mes, las que detallaran lo siguiente:

o Saldo anterior
o Saldo actual (Libros y bancos)
o Detalle de cheques emitidos en el mes
o Detalle de cheques en circulación
o Depósitos en circulación
o Detalle de los intereses devengados (en el caso que aplique)
o Notas de débitos (Identificar motivo)
o Notas de crédito (Identificar motivo)

Y demás información que permita tener una mejor comprensión de la

conciliación elaborada.

 Las conciliaciones serán revisadas mensualmente por el Alcalde, por el

Tesorero Municipal, Encargado de Contabilidad, Auditor de la
Municipalidad y cuando lo requiera el contralor social y la ciudadanía en
general.

7. Sobre compras de material y equipo de oficina.

La compra de papelería y útiles, material y equipo de limpieza, comestibles,

utensilios diversos para ser utilizados en la oficina, se deberá realizar en una sola
compra mensual previa presentación de cotizaciones y selección de proveedor
respectivo, con el propósito de no realizar compras al detalle y evitar la
presentación y acumulación de facturas por valores mínimos.

8. Sobre pagos de servicios telefónicos y Internet (HONDUTEL, TIGO,

CLARO y Proveedor de Internet)

Deberá presentarse:

 Llevar control de llamadas oficiales debidamente autorizadas por el alcalde

o Superior inmediato de la Municipalidad, valor aprobado que será debitado
de la cuenta destinada para tal rubro.
 Listado de las llamadas personales (nacionales e internacionales) ,
valor que deberá ser acreditado a las cuentas respectivas del programa
 Ajustarse al presupuesto mensual.
 Llamadas oficiales están autorizadas; las privadas deben ser canceladas.
 En caso de celular y Internet suscribir plan mensual para minimizar la
compra de tarjetas.
9. De la Liquidación caja chica

La Caja Chica es una cantidad disponible de dinero para gastos menores:

 La liquidación de caja chica deberá efectuarse dentro de los primeros

cinco (5) días hábiles de cada mes; de estos fondos por ningún punto se
cancelaran gastos por concepto de viáticos.
 Se asignará un monto máximo de L.__________________los cuales serán
reembolsados a la Tesorería cuando este se haya gastado en un 80% y
siempre de acuerdo al reglamento interno de la Municipalidad.

10. Sobre el pago de combustible

Se ajustaran de acuerdo a lo presupuestado, las facturas deben ser firmadas por

el miembro de la Municipalidad que utiliza el vehículo, asimismo deberá consignar
kilometraje, placa, revisar monto total.

Asimismo, se deberá llevar un control periódico y exhaustivo del gasto que se

realiza del combustible y de los lubricantes del vehiculo. Para ello se anexa a
continuación un modelo de formato de control de combustible:

Formato de control de gasto de combustible del vehiculo

Fecha Kilómetros Galones Costo Lps. Conductor Observaciones

"
11. Sobre uso de Vehículo
Por disposición de la Corporación Municipal de lunes a viernes el vehículo estará
asignado al responsable que designe la Municipalidad, quien le dará el
mantenimiento preciso. Para ello se deberá de utilizar el formato de control de uso
y mantenimiento.
El uso del vehículo será exclusivamente para realizar trabajos de la Municipalidad;
nunca para fines personales o políticos.
El Alcalde Municipal es el responsable de facilitar y autorizar el uso del vehículo
exclusivamente a los regidores y funcionarios municipales (Los días sábado y
domingo el vehículo permanece estacionado en la oficinas de la municipalidad sal
vo actividad oficial). Asimismo, el o los vehículos deberán estar debidamente
matriculados y asegurados si es posible para la corporación asumir este gasto.
 FORMATOS DE APOYO A LA GESTION ADMINISTRATIVA

ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

MUNICIPALIDAD:
FECHA DE NO. DE NO. DE CHEQUE CANTIDAD DESCRIPCION CODIGO DE
ADQUISICION COMPROBANTE IDENTIFICACION

_______________________________________
FIRMA RESPONSABLE

Nombre:__________________________
Cargo:____________________________
SOLICITUD /COTIZACIÓN

Sírvase cotizar lo siguiente:

Proyecto:

MUNICIPALIDAD DE __________

SEÑOR:_________________ TEL ______________ FAX_________

No. Detalle Precio Unitario Total

Subtotal
12% Impuesto S/V

Total

Acepta orden de Compra Si ____ No____

Lugar y Fecha: _______________________________________________

______________________
Firma y sello proveedor

Comprobante de recepción de fondos

Municipalidad de : ______________
Fecha : ______________

RECIBÍ DE LOS FONDOS DEL PROYECTO DE ________________LA

CANTIDAD DE ____________________________( EN LETRAS
)

Cheque No._______________ Banco No.__________________

MEDIANTE
Fecha de deposito____________________

Estos fondos están destinados a_______________________________________

__________________________________________________________________
_________________ para el periodo: _______________________

SOLICITUD DE FONDOS
NO.____________

REFERENCIA:
SOLICITUD REEMBOLSO NO._____________ RECIBIDO:
NOMBRE:________________
El Monto arriba indicado ha sido __
depositado/acreditado en la cuenta FIRMA:___________________
No________________________________ _
Del IDENTIDAD_______________
banco:__________________________________ _
A nombre
de:________________________________
Con
fecha:__________________________________

LIQUIDACIÓN DE FONDOS DE EVENTOS

Nombre del evento:__________________________________________________

Fecha:____________________________________________________________

Fecha de No. de Proveedor Concepto Valor

pago comprobante

SUMA TOTAL

Anticipo Cheque No.________ Fecha:_____________ L. _______________

Anticipo : L ________________.
Gasto : L ________________
Reintegro:
A favor de la Municipalidad : L ________________
A favor empleado : L ________________

_____________________ _________________________
Responsable del evento Alcalde Municipal

___________________________________
Revisado Asistente Administrativo.
 LIBRO DE BANCOS

MUNICIPALIDAD _________________________________________________

BANCO:_________________________ CTA. ____________________________

Fecha No. de Beneficiario Detalle ENTRADA SALIDA Saldo

Ch. ( Cargo) (Crédito

SALDO DEL MES DE__________________________________DEL 200_____

(Se deberá anexar al presente formato la respectiva conciliación bancaria)

 RESUMEN DE COTIZACIÓN, ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIO

MUNICIPALIDAD DE: _______________________________________________

N ARTICULOS CANTIDAD CASAS COMERCIALES ASIGNADO

O

OBSERVACIONES

Certificamos que la información detallada en este resumen, sobre las cotizaciones

solicitadas es verídica y correcta

Responsable del Resumen:

Autorizado por: _____________________ Firma: ____________________

 SOLICITUD INTERNA DE EQUIPO Y MATERIAL DE OFICINAS

MUNICIPALIDAD DE:________________________________________________

N. CANTIDAD DETALLE OBSERVACIONES

VALOR TOTAL
UNITARIO

USOS

__________________________ __________________________
Autorizado por Técnico
Alcalde y/o Responsable Solicitante
 FORMATO VAUCHER

COD. DESCRIPCION DEBE HABER

PRESUPUESTARIO

CONCEPTO DEL GASTO

Elaborado por:__________________ Revisado por:____________________

Recibí conforme (beneficiario) __________________________

No. Identidad____________________________

Nota: Engrapar VAUCHER con Copia del Cheque entregado

 ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA

MUNICIPALIDAD:
FECHA DE NO. DE NO. DE CANTIDAD DESCRIPCION CODIGO DE
ADQUISICION COMPROBANTE CHEQUE IDENTIFICACION

______________________________________
FIRMA RESPONSABLE

Nombre: ______________________________

Cargo :________________________________