ACTA DE

POLITICA VERSION FECHA

CAJA CONSEJO
MENOR JULIO 15 DE
2.1 V1 xxxx
2016

OBJETIVO

Establecer un fondo de dineros en efectivo que permita la erogación inmediata para satisfacer
necesidades de menor cuantía, permitiendo de esta forma dar solución oportuna y de manera
exclusiva a la administración del CONJUNTO RESIDENCIAL ROSALEDA P.H., en sus
operaciones diarias hasta una cuantía máxima de $100.000 por desembolso.

POLÍTICAS DEL FONDO

Para el cumplimiento del objetivo del FONDO DE CAJA MENOR y su normal funcionamiento se
aplican como mínimo las siguientes condiciones:

a. FUNCIONARIOS RESPONSABLES

El Representante legal es el máximo órgano de la administración y control del fondo, sus decisiones
respecto al fondo son de obligatorio cumplimiento. Este fondo será gestionado por la administración
quien es el responsable del manejo del dinero en efectivo.

b. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL EN LA DIRECCIÓN DEL FONDO

 Supervisar el funcionamiento general del fondo de caja menor vigilando la debida y oportuna
ejecución de las operaciones.
 Mantener el dinero en caja de seguridad.
 Responsable por la autorización de los montos de acuerdo con las restricciones establecidas.
 Responsable por la elaboración y presentación oportuna de la relación de gastos de caja menor
para el reembolso.

c. DEBERES DEL PERSONAL QUE SOLICITA RECURSOS DEL FONDO.

 Diligenciar el recibo de caja menor, explicando el motivo de la solicitud.

 Legalizar los gastos a más tardar 48 horas después de haber sido recibido el dinero.

d. MONTO DE CAJA MENOR.

El monto de Caja menor es de setecientos mil pesos M.cte ($700.000); el mismos puede ser
modificado únicamente por el Consejo de administración.

e. AUMENTO DEL MONTO DEL FONDO O DISOLUCIÓN DEL MISMO

Por decisión del consejo de administración y de acuerdo al incremento del SMMLV aumentara
anualmente.

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f. REEMBOLSO DE CAJA MENOR.

El reembolso de caja menor se solicita al haberse utilizado el 90 % del mismo y lo avala la persona
designada por el Consejo como (Tesorero), sobre la relación de los gastos efectuados.

g. MONTOS PARA GASTOS DE CAJA MENOR.

El fondo de caja menor está encaminado a cubrir gastos menores por compras de bienes y
servicios. El monto máximo autorizado a cancelar por caja menor es de $ 100.000 (Cien mil pesos
m/cte.) por gasto.

LEGALIZACIÓN DE GASTOS – REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Existen recibos de caja menor provisionales que corresponden a dineros entregados como anticipo
para pagos menores, los cuales deben ser legalizados a más tardar 48 horas después de entregados,
de lo contrario se tomaran las medidas administrativas del caso. Es responsabilidad del encargado
de caja menor verificar la legalidad de la factura comercial, esta debe traer relacionado claramente
nombre, Nit o cédula de quien vende el producto o servicio, descripción del bien o servicio, valor
comercial y discriminación del IVA si aplica.

El reembolso de Caja Menor se debe hacer en un formato resumen que detalle cada uno de los
recibos agrupados por concepto y fechas (Que incluya los mismos conceptos que hacen parte del
presupuesto detallado por concepto que maneja la copropiedad), Ej.: Cafetería, Papelería,
fotocopias, Transporte urbano, Implementos de aseo, autenticaciones, compras de materiales, portes
y correo.

El formato de reembolso debe contener: Fecha del reembolso, período que comprende (de qué fecha
a que fecha comprende los recibos y/o facturas que se van a detallar): Número del recibo y/o
factura, fecha, concepto, valor.

Todo soporte de caja menor debe estar a nombre de la copropiedad, no se acepan recibos con
borrones y enmendaduras siendo estos a cargo de la persona que los haya autorizado. Finalmente
los casos y gastos que se ocasionen por caja menor deben tener relación de causalidad con el
conjunto residencial.

Los reembolsos deben ser preparados y causados en el mismo mes en que se causó el hecho
económico. No se puede incluir dentro del reembolso de gastos de caja menor recibos de meses
anteriores si esto llegare a suceder es responsable el administrador para que informe al contador su
respectivas causaciones al mes que corresponda. Por tal motivo la Administración debe planear en
forma adecuada el proceso de la gestión del reembolso y solicitarlos en las fechas precisas.

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ARQUEOS DE CAJA MENOR

El Revisor Fiscal realizara arqueos esporádicos, verificando que los montos establecidos
correspondan al total de dinero en efectivo más el total representado en facturas y recibos de caja
menor previamente autorizados.

Los faltantes serán reportados al Consejo de Administración para tomar las medidas del caso, los
sobrantes serán consignados como sobrantes de caja menor.

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PRESIDENTE CONSEJO DE ADMINISTRACION REPRESENTANTE
LEGAL

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