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Fuente: adobestock/482116668
Autor:
Ricardo Rojas
ÍNDICE
Fórmulas y condicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Conclusión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Manejo de fórmulas
y condicionales
disponibles en Excel
A continuación te explicaré fórmulas a utilizar en una base de datos de ventas, las cuales
te pueden ayudar a dar resultados veraces sobre los reportes suministrados. Te invito a
descargar la base de datos y realizar el ejercicio a medida que avanzas por la unidad.
Como puedes observar en el ejemplo, el ideal es unificar la palabra que para este ejem-
plo es la ciudad y que esté correctamente escrita (Medellín) y que no vayamos a tenerla
escrita de diferentes maneras.
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Te diriges a la opción de filtrar y vas seleccionando las ciudades que se encuentran
repetidas y vas corrigiendo poco a poco.
Filtrar
Seleccionar datos o as-
pectos para configurar
una información.
Por ejemplo, acá vas a marcar las dos opciones que existen de Bogotá y Bogota, luego
das ACEPTAR.
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Copias la que está correctamente escrita y sobrescribes las que están mal escritas.
Luego, realizas ese mismo proceso con cada ciudad que exista duplicada en la base de
datos. El resultado del campo ciudad ya depurado, debe ser así:
Depurado
Pulido, trabajado, elaborado
cuidadosamente.
Elaborar
Idear o inventar algo com-
plejo.
También debes revisar los formatos numéricos, para utilizar uno solo, ya sea en formato
contabilidad, numérico o moneda, para que la información sea más amigable a la vista al
momento de la elaboración del informe, esto lo vas a hacer, seleccionando toda la columna
de la información numérica y el formato más acorde a lo que quieres mostrar.
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Figura 7. Columna Ventas
Fuente: propia
Una vez selecciones toda la columna, escoges el formato que sea más amigable a
la vista, sin embargo, mi sugerencia al manejar datos de ventas o que haga referencia a
dinero, es usar el de moneda o contabilidad.
Sugerencia
Insinuación, inspiración,
idea que se sugiere.
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La visualización de los datos de la columna ventas debería quedar de la siguiente
manera.
Ahora validamos si nuestra base de datos tiene registros de fecha y si toda esta se
encuentra con el mismo formato, para darle seriedad y orden a la información. Por ejemplo,
tenemos la siguiente columna con las siguientes fechas:
Seriedad
Dicho de una acción propia
de una persona seria.
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Lo ideal es dejar únicamente un formato para toda la columna de fecha, entonces vas
a seleccionar la columna y la fecha corta que es el formato estándar a usar para este tipo
de información. Si realizaste correctamente los pasos mencionados, deberías visualizar
de la siguiente manera la información de la columna fecha.
Estándar
Que sirve como tipo, modelo,
norma, patrón o referencia.
Duplicidad
Que implica dos elementos
iguales o semejantes, o la
repetición de algo dos veces.
¿Sabías qué?
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Para ello, puedes hacer el procedimiento de dos maneras, la primera y más larga es:
Seleccionas la opción del filtro del campo a validar y escoges la opción de ordenar, ya
sea de menor a mayor o mayor a menor, lo importante es que se haga el ordenar, para que
los posibles datos repetidos, queden seguidos.
Posteriormente vas a agregar una columna al lado, para realizar la validación y realizarás
la fórmula de igualar el valor de al lado, con el valor de arriba, para que me devuelva un
posible VERDADERO en caso de encontrar un dato repetido.
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Luego vas a copiar la fórmula de validación y la pegarás hasta el final de los registros,
ahora busca el posible valor VERDADERO:
Para este ejercicio, deberías encontrar duplicado la factura 852147, de ser así, hiciste
correctamente los pasos, si no fue de esta manera, por favor regresa desde la opción de
ordenar y repite nuevamente los pasos. Una vez encontrado el valor repetido, procede a
eliminar la fila del registro duplicado y también puedes eliminar la columna de validación.
La otra opción de validar un posible valor duplicado (la opción más rápida), es selec-
cionar la columna a la que necesitas realizar la validación y luego seleccionas la pestaña
de Inicio, vas a las opciones de Estilos, Formato condicional, Reglas para resaltar celdas,
y por último eliges la opción valores duplicados y ACEPTAR.
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Figura 15. Opción de validación
Fuente: propia
Una vez seleccionada esta opción, te resaltará los datos duplicados y allí procedes a
realizar la eliminación del registro repetido.
Registro
Conjunto de datos relaciona-
dos entre sí, que constituyen
una unidad de información
en una base de datos.
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Tu resultado después de realizar las correcciones y validaciones de la base de datos
debe ser similar a la siguiente:
Fórmulas y condicionales
Las fórmulas más comunes y que posiblemente puedas llegar a usar son Y, O, SI. A
continuación, realizarás algunos ejercicios con estas fórmulas, para que conozcas cómo
funcionan:
quedar así:
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Figura 18. Comparación Y
Fuente: propia
Luego vas a copiar la fórmula y pegarla a lo largo de la columna donde estamos usando
la fórmula Y. El resultado debe ser:
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Figura 20. Comparación O
Fuente: propia
Luego vas a copiar la fórmula y pegarla a lo largo de la columna donde estamos usando
la fórmula O. El resultado debe ser:
SI
Utilizando la misma base que vienes manejando, vas a realizar la siguiente fórmula: en
prueba lógica, vamos a ser un O y en valor lógico 1 pregunta-
rás si el valor de ciudad es igual a “Bogotá” y en valor lógico 2
preguntarás si el valor de ciudad es igual a “Medellín”, cerrarás
con paréntesis la fórmula O, para pasar a valor si verdadero y Traiga
Conducir o trasladar algo al
allí colocarás el campo Vendedor, para que sea ese el valor a lugar en donde se habla o de
mostrar si se cumple la condición mencionada anteriormente que se habla.
y en valor si falso le diremos a la fórmula que me traiga el texto
“Otras ciudades”, debería quedar así:
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Figura 22. Comparación SI
Fuente: propia
Luego vas a copiar la fórmula y pegarla a lo largo de la columna donde estamos usando
la fórmula O. El resultado debe ser:
¿Qué pudiste observar con el resultado de la fórmula? Mezclamos una fórmula ya vista
como la O, para realizar la validación de dos ciudades diferentes y que el resultado te traiga
una información cuando es VERDADERA y otra información cuando es FALSA. Para esto
sirve el SI, para realizar validaciones de uno o varios valores y obtener información según
sea el resultado. Te invito a seguir practicando y agregar nuevos argumentos o cambiar los
ya mencionados, para validar si cumple y que muestre los resultados que quieres según
sea V/F.
Conclusión
A continuación, comparto un link donde podrás encontrar más información sobre este
tema: https://bit.ly/3MLxqj2
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BIBLIOGRAFÍA